Boletín Advisory* mysap SRM y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley. *connectedthinking. Mayo 2006

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1 Boletín Advisory* Mayo 2006 y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley *connectedthinking

2 y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley Actualmente las empresas están en búsqueda de soluciones integrales que apoyen la reducción de los costos involucrados en sus procesos de procura y, que al mismo tiempo, logren incrementar su efectividad en la cadena de suministros, bajo el marco de cumplimiento de las normas y políticas establecidas por leyes como la de Sarbanes Oxley, mejor conocida como SOX. mysap Supplier Relationship Management (SRM) es una herramienta de la plataforma de negocios mysap Business Suite que está construida bajo la plataforma tecnológica de SAP NetWeaver y habilita a los múltiples niveles de proveedores, socios estratégicos y de manufactura para trabajar juntos en las diferentes etapas del proceso de suministros. mysap Supplier Relationship Management (SRM) fue desarrollada con el objetivo de buscar simplificar y automatizar los procesos de compras, permitiendo la integración de prácticas estratégicas efectivas para la calificación de proveedores, negociación y administración de contratos con funciones de otras empresas y procesos de proveedores a través de un marco analítico y soporte multicanal. Está diseñado como una base a largo plazo para asegurar las ventajas en costos y calidad de compras centralizadas e incrementar las relaciones con los proveedores para obtener resultados duraderos y valiosos. Asimismo, la plataforma mysap ERP utiliza sus capacidades de análisis de datos, emisión de reportes, consolidaciones financieras y administración de riesgo para proveer una completa e integral solución a la gestión de cumplimiento de la ley SOX. Estas funcionalidades se apoyan en los diferentes componentes incluidos en la aplicación, cuya relación con el proceso de procura se muestra en la Figura 1. Figura 1: Relación de con el proceso de procura 4Haga click en la imagen para ampliarla

3 y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley SAP Markets Enterprise Buyer (Professional) SAP Markets Enterprise Buyer (Professional) es el sistema de procura central para las soluciones de administración de proveedores. Facilita la gestión de compras mediante el autoservicio de procura, habilitación de compras directas y centralizadas así como la incorporación de herramientas que apoyan a los compradores en el proceso de toma de decisiones. Adicionalmente, este componente provee herramientas para la realización de compras indirectas, las cuales permiten el uso de workflow y autoservicio de compras para los empleados; compras directas, las cuales permiten la integración con los módulos de planificación y ejecución, sistemas de mantenimiento y de administración de proyecto; administración de contratos, tablero de mando de compras, inclusión de múltiples requerimientos, selección de fuentes de suministro por asignación o por solicitudes, definición de listas de proveedores aprobados (ver Figura 2) así como servicios adicionales para la gestión de compras que incluyen límites e integración del portal de proveedores para las labores de autoservicio. Figura 2: Calificación de proveedores en SAP Markets Enterprise Buyer (Professional) 4Haga click en la imagen para ampliarla SAP Markets Dynamic Bidding Esta aplicación apoya las necesidades derivadas del proceso de procura mediante el uso de solicitudes para la creación de propuestas, cotizaciones y licitaciones. El sistema facilita el proceso de transformar pedidos planificados, pedidos no planificados y pedidos estratégicos en contratos y órdenes de compra. Provee soporte automatizado para el proceso de toma de decisiones de proveedores ideales para diferentes escenarios. SAP Markets Dynamic Bidding provee herramientas de manejo de documentos de solicitudes de compras y cotizaciones, procesos de licitaciones, flexibilidad en la definición de reglas de negociación y atributos dinámicos, control sobre listas de distribución y workflow, soporte de decisiones mediante análisis de ofertas, correlación de parámetros simples y múltiples, determinación y clasificación de proveedores (ver Figura 3), monitoreo mediante el seguimiento del negocio e integración con módulos de creación de contratos, creación de órdenes de compra así como funcionalidades analíticas adicionales que apoyan la gestión de procura. Figura 3: Selección de proveedores en SAP Markets Dynamic Bidding Continua en la página siguiente

4 y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley SAP Markets Enterprise Buyer (Professional) (continuación) SAP Markets Supplier Self Services Ofrece a los proveedores acceso a órdenes con funcionalidades gerenciales que apoyan la gestión de procura, lo cual facilita la reducción de costos y optimiza cadena de valor. Esto se logra mediante herramientas web que permiten a los proveedores registrar órdenes de venta, entrada de servicios y facturación así como funcionalidades especiales como procesos sin entrada de servicios y entrada de facturas sin referencia en órdenes de compra. SAP Markets Decision Support Provee un análisis detallado de los procesos que apoyan la gestión de SRM, mediante el uso de reportes flexibles y predeterminados basados en la tecnología SAP destinada para el uso del datawarehouse (SAP BW). Asimismo, ofrece un enfoque de 360 a procesos estratégicos del SRM tales como gerencia estratégica de proveedores, fuentes estratégicas de suministro (ver Figura 4), seguimiento de relaciones con proveedores, análisis de gastos globales y seguimiento del proceso de compras a nivel de documentos. Sus principales capacidades son los análisis de gastos globales, análisis de proveedores a nivel de producto y de familia de productos, análisis de contratos en función del tiempo, valor y volumen, análisis de los gastos realizados con o sin contratos o contratos por vencer. Adicionalmente, permite el seguimiento de las relaciones con el proveedor mediante indicadores de rendimiento, seguimiento de la gestión de calidad y scorecards por proveedor. Por otro lado, ofrece una funcionalidad para analizar la historia de compras por proveedor, material, solicitante, comprador, gerente de centro de costos, entre otros niveles. Figura 4: 4Haga click en la imagen para ampliarla Desarrollo de la estrategia de suministro en SAP Markets Decision Support Cumplimiento de la Ley SOX Las soluciones que ofrece mysap están diseñadas con una variedad de controles configurables e inherentes que, al ser utilizados apropiadamente, proveen las características y funcionalidades requeridas para apoyar a los CEO s y CFO s en la certificación del control interno relacionado con el procesamiento de la información en sus aplicaciones. En este sentido, mysap ofrece herramientas específicas que sirven de apoyo a las labores de cumplimiento de la ley SOX, tales como el módulo Management of Internal Controls (MIC), el cual evalúa la efectividad del control interno mediante el reporte de cualquier deficiencia o debilidad significativa que se presente; el módulo Audit Information System (AIS), el cual apoya en el cumplimiento de las secciones 302 y 404 de la ley SOX mediante la incorporación de soluciones clave para los procesos de auditoría de sistemas y de negocios; así como la funcionalidad Whistle- Blowing, la cual permite a los empleados enviar correos anónimos a la alta gerencia con sugerencias o quejas, almacenando una copia del mismo en la Base de Datos central de acuerdo a lo estipulado en la sección 301 de la ley SOX. Continua en la página siguiente

5 y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley Cumplimiento de la Ley SOX (continuación) En torno al proceso de negocios de compras, la herramienta provee una herramienta clave de apoyo para el cumplimiento de dicha regulación mediante la incorporación de las siguientes facilidades: Controles inherentes incluidos en el sistema lógico que no requieren ser nuevamente diseñados en la aplicación. Por ejemplo, el principio utilizado para la gestión de documentos provee funcionalidades que permiten realizar el seguimiento de cada posteo desde la fuente de registro. Controles automáticamente configurados al momento de la instalación. Un ejemplo es la funcionalidad workflow, la cual ayuda a ejecutar las actividades de forma secuencial, en el tiempo oportuno con las personas autorizadas para ello. Controles de reporte mediante funcionalidades estándares, por ejemplo los reportes para revisar los cambios realizados a los archivos de master data. Controles de seguridad con los privilegios de acceso sobre roles de usuarios de acuerdo a las aprobaciones y delegaciones definidas. Adicionalmente, las funcionalidades específicas de apoyan a las compañías en sus labores de cumplimiento, no solo de la ley SOX, sino de otras regulaciones que apliquen, entre las cuales destacan: Emisión de reportes por parte de las unidades de negocio El cumplimiento de la ley SOX supone las labores de emisión de reportes y seguimiento de las operaciones en los procesos de negocio a fin de tomar acciones sobre los nichos de alto riesgo que sean identificados. Este enfoque debe incluir una visión completa de la Compañía, considerando las unidades de negocio, departamentos, organizaciones de compras y compradores individuales. - Análisis del desempeño operacional Basado en las metas fijadas por la Compañía, el resultado y el rendimiento de la organización interna debe ser medido. En este sentido, se pueden incorporan algunos indicadores de desempeño operacional tales como el número de órdenes de compra procesadas en un período determinado así como el tiempo promedio entre la creación de una solicitud de compra y la emisión de la orden de compra. - Gerencia del desempeño de compradores La administración del rendimiento del comprador permite hacer seguimiento a los valores de compras, el número de órdenes de compra y los precios promedios alcanzados. - Emisión de reportes por parte del comprador Los reportes de cumplimiento del comprador permiten hacer seguimiento de gastos irregulares por comprador y cantidades de cancelaciones de contrato sin importar en cuál sistema de ejecución se encuentre el contrato.

6 y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley Beneficios de se enfoca en los resultados finales para facilitar la reducción de costos de bienes vendidos en toda la Compañía, ayudando a optimizar los procesos de suministro y maximizar el valor de las relaciones con proveedores. En este sentido, mysap SRM provee beneficios de negocio significativos en las siguientes áreas: Beneficios en suministro permite a la organización alcanzar los siguientes objetivos: Reducción de costos significantes y sostenibles en corto plazo. Pruebas de concepto para iniciativas de suministro transformadoras. Decisiones de suministro mejoradas que optimizan el valor total de contribución de los proveedores. Mejor habilidad para capturar, compartir y continuamente optimizar el conocimiento. Mejor habilidad para administración de categorías Mejor utilización de recursos mediante el enfoque en las iniciativas y proveedores más importantes Llegada al mercado en menores tiempos e innovaciones más fructíferas Habilidad para administrar el cumplimiento de normas por parte de proveedores, unidades de negocio, aprobadores y compradores individuales Procesos de compras ejecutados transparente y consistentemente Beneficios en compras Procesos de pagos de compras alineados, con menor administración y procesos de negocio más eficientes, eliminación de errores, productividad incrementada, procesos más rápidos y costos de procesamiento menores. Mejoras generales en el proceso de administración de solicitudes. Mejoras en el cumplimiento de contratos. Más tiempo para enfocarse en actividades de valor agregado. Mejor cumplimiento de regulaciones como la Ley SOX. Beneficios en capacitación de proveedores Interacción óptima con proveedores en numerosos procesos de negocio y documentos (como optimización del procesamiento de cambios en las órdenes de compra). Procesos de negocio alineados entre el comprador y los proveedores, permitiendo un mayor enfoque en actividades estratégicas que aporten valor agregado a la gestión. Mayor adopción de compras electrónicas como resultado de una conectividad escalable del proveedor. Conclusiones La solución provee herramientas de administración, mantenimiento, análisis, reportes y controles para todos los elementos y procesos pertenecientes al proceso de procura. Sus componentes principales ofrecen características que permiten a la Compañía la toma de decisiones, la administración eficiente de recursos, la reducción de costos y el cumplimiento de normas y políticas establecidas. Asimismo, proporciona características estratégicas enfocadas en el cumplimiento de la ley SOX mediante el análisis de indicadores de rendimiento y control, herramientas de cumplimiento de reportes y seguimiento del negocio como un todo y a detalle, permitiendo así tener un proceso de procura controlado y eficiente. En todo caso, y más allá del cumplimiento regulatorio, el objetivo sigue siendo establecer procesos estándares de procura a fin de incluirlos en el desarrollo de fuentes estratégicas transaccionales y operativas que permitan optimizar los procesos de negocio de la Compañía.

7 y su apoyo en el cumplimiento de la ley Sarbanes Oxley Boletín Advisory El Boletín Advisory es publicado mensualmente por la Línea de Servicios Advisory de Espiñeira, Sheldon y Asociados, Firma miembro de PricewaterhouseCoopers. El presente boletín es de carácter informativo y no expresa opinión de la Firma. Si bien se han tomado todas las precauciones del caso en la preparación de este material, Espiñeira, Sheldon y Asociados no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones; tampoco asume ninguna responsabilidad por daños y perjuicios resultantes del uso de la información contenida en el presente documento. *connectedthinking es una marca registrada de PricewaterhouseCoopers. Todas las otras marcas mencionadas son propiedad de sus respectivos dueños. PricewaterhouseCoopers niega cualquier derecho sobre estas marcas Editado por Espiñeira, Sheldon y Asociados Depósito Legal pp CS141 Teléfono master: (58-212) Si está interesado en recibir en su correo electrónico este Boletín, por favor envíenos su dirección de a: Espiñeira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos reservados. PricewaterhouseCoopers se refiere a la firma venezolana Espiñeira, Sheldon y Asociados, o según el contexto, a la red de firmas miembro de PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada e independiente. RIF: J

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