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1 Boletín Advisory* Enero 2005 Distribución exclusiva para clientes y relacionados de Espiñeira, Sheldon y Asociados En este número Evolución de los sistemas SAP mysap Business Suite: La nueva generación del ERP Propuesta de valor de mysap Business Suite mysap CRM: Negocio centrado en el cliente mysap SCM: Mejorando el control operacional y de stocks mysap SRM: Gestión de proveedores mysap PLM: procesos de desarrollo y presentación de nuevos productos El paso de SAP R/3 a mysap Business Riesgo en los procesos apoyados por sistemas ERP La nueva generación de los sistemas ERP en SAP Los sistemas ERP son sistemas inteligentes los cuales ayudan a la toma de decisiones en los niveles directivos de las empresas, ya que se concentra toda la información de varias áreas de la compañía para poder pronosticar y mantener una mejor organización de los datos actuales y futuros de diferentes procesos del negocio, como son: finanzas, contabilidad, ventas, mercadotecnia, entre otros. Este tipo de sistemas se caracterizan por su modularidad, integración, universalidad, estandarización e interfaces con otras aplicaciones, y está enfocado principalmente a optimizar las operaciones de back office, permitiéndoles evaluar y gestionar más fácilmente el negocio consiguiendo así mejorar los procesos en distintas áreas. Son sistemas abiertos y en la mayoría de los casos multiplataforma, es decir, que pueden operar bajo distintas plataformas tecnológicas. Entre los principales objetivos de los sistemas ERP tenemos: Optimización de los procesos de la Organización. Acceso a información confiable, precisa y oportuna. Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la Organización. Reducción de tiempos y de los costos de los procesos. *connectedthinking

2 El origen de los sistemas ERP se remonta a la década de los 70, cuando se comenzó a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era planificar todos los requerimientos de materia prima dentro de las organizaciones empresariales. Uno de los primeros sistemas MRP fue el llamado Mapics, desarrollado por IBM y utilizado originalmente en México. A comienzos de la década de los 80 aparecen los sistemas de planificación de recursos de fabricación MRP II (Manufacturing Resources Planning), mediante los que se pretende contrastar la disponibilidad de recursos necesarios para la ejecución de las órdenes de producción planificadas. Es por esto que en ocasiones se les denomina MRP con capacidad finita. Si bien durante los años 80 hubo intentos de integración de la gestión de la empresa (iniciativas como la denominada BRP: Bussiness Resources Planning), este proceso puede considerarse característico de la década de los 90, en que termina por imponerse la denominación ERP (Enterprise Resources Planning). Los retos son algo inherente en épocas de dinamismo económico. Se debe evaluar cualquier inversión de IT en base a su capacidad para proporcionar un rápido retorno de la inversión y una reducción de los costos operativos. Al mismo tiempo, las organizaciones deben evaluar los requerimientos de sus entornos de TI, desde el soporte a nuevos modelos de negocio a la ampliación de procesos de negocio en Internet y mobile business. En la Figura N 1 se muestra la evolución de los sistemas ERP. Para que una organización sobreviva a los constantes cambios de las estructuras tecnológicas y así adaptarse con suficiente rapidez para responder ante nuevos retos y aprovechar nuevas oportunidades, deben cumplir con los siguientes requerimientos, entre otros: Estructuras de IT flexibles que permitan que las organizaciones ajusten sus procesos de negocio rápidamente. Integración simple de nuevas funciones y procesos, sin afectar negativamente a la tecnología subyacente ni a inversiones anteriores. Estructuras de IT menos complejas y procesos de negocio optimizados. Datos, procesos y soluciones personalizados para cada empleado en cualquier momento y lugar. Integración de partners, proveedores y clientes dentro de la Intranet o Extranet corporativa Hoy ERP = MRP Sin definición - SAP estaba muy ocupado inventandolo! ERP - Standar Business Software (= SAP!) ERP = Antiguo E-Business - Nuevo E- Business deja de ser reemplazo, sino extensión del ERP Figura N 1: Evolución de los sistemas ERP. 2 Advisory ENERO

3 Satisfacer todas estas necesidades crea nuevas presiones para los sistemas ERP. No sólo deben aumentar la eficacia en la parte menos visible sino que también deben conseguir nuevos niveles de integración de los procesos de negocio y de tecnologías para lograr una transparencia óptima entre plataformas ERP y el resto de aplicaciones corporativas. Se debe garantizar una disponibilidad inmediata, pero segura, a todas las funciones y procesos organizativos internos para todos los empleados, clientes y proveedores. Evolución de los sistemas SAP La primera generación de los sistemas SAP aportó valor a las organizaciones a través de la noción de integración de sistemas en tiempo real en un ambiente mainframe centralizado. La segunda generación estandarizó los procesos de negocio en un ambiente cliente-servidor. Finalmente, la tercera generación integra ambientes heterogéneos. En la Figura N 2 se Requisistos negocio SAP R/2 SAP R/3 ERP Sustituir Informática Centralizada Automatización Procesos Integrados muestra los cambios en los procesos de negocios en los sistemas SAP. Los nuevos retos que afrontan los sistemas SAP se encuentran enmarcados en la amplia integración de sistemas heterogéneos, administración centralizada de usuarios y acercamiento a las regulaciones gubernamentales. Evolucionar Arquitectura Cliente/Servidor Eficiencia & Control Negocio adaptable Arquitecturas Orientadas a Servicios Valor Estratégico Avances Tecnología Figura N 2: Cambios en los procesos de negocio en sistemas SAP. Fuente: SAP AG.2004 mysap Business Suite: La nueva generación del ERP Es una solución ERP que establece un estándar de integración de procesos de negocio en entornos de sistemas heterogéneos. En la Figura N 3, se muestra la evolución de los sistemas SAP desde el R/2 hasta mysap Business Suite. SAP R/2 Tiempo real Integración Mainframe R/2 Revolución SAP R/3 Estandarización de procesos Sistema Abierto Arquitectura cliente/ servidor R/3 Evolución ERP Integración y extensión con sistemas SAPy No SAP Reducción de costos de integración entre aplicaciones y plataforma SRM Business Suite PLM ERP SCM SAP NetWeave CRM Figura N 3: Evolución de los sistemas SAP. Fuente: SAP AG 2004 Advisory ENERO 3

4 Características de mysap Bussiness Suite Las características de la plataforma de negocio integrada de mysap Business mejora la gestión de la empresa convirtiendo los datos en información, la información en conocimiento y el conocimiento en acción, para ello se basa en la siguientes características: Proporciona herramientas de análisis y evaluaciones para planificar y controlar actividades de la empresa para mejorar el rendimiento. Brinda soporte para la toma de decisiones con simulaciones para mejorar la respuesta ante los cambios. Permite monitorear todas las transacciones financieras en tiempo real para obtener una información más precisa y oportuna. Mejora la organización de los procesos de negocio y la comunicación con clientes y proveedores, mejorando la utilización de activos de información. Arquitectura técnica uniforme y una plataforma de solución flexible. Integra usuarios, información, procesos y aplicaciones. Soporta la tecnología de portal, business intellence, gestión de conocimiento y tecnologías portátiles que ahorran tiempo y minimizan costos. Propuesta de valor de mysap Business Suite Las innovaciones que ofrece mysap Business Suite contribuyen con la sincronización de la emisión de componentes tecnológicos y proporciona nuevas mejoras funcionales que ayudan a ejecutar estrategias flexibles de negocios e impulsar el cambio y la innovación de los mismos, reduciendo simultáneamente los costos y complejidades asociados a la tecnología de la información. Entre las ventajas que ofrece esta solución tenemos: Visibilidad: Funcionalidad completa y eficiente para corporate governance: Sarbanes Oxley, Basilea II. Suite de soluciones analíticas integradas en finanzas, operaciones, ventas, fuerza de trabajo y seguimiento estratégico. Adaptabilidad: La organización tiene capacidad para trabajar en red, aplicaciones que transcienden las fronteras. Integración de todos los participantes en el negocio. Capacidad para introducir procesos globales. Productividad: Contenido prefigurado en función del rol. Acceso más rápido a la información relevante. Interfaces de usuarios más intuitivas, fáciles y efectivas. Flexibilidad: Estrategias flexibles para crecimiento, fusiones, adquisiciones, consolidación de sistemas, outsourcing. Componentes de mysap Business Suite mysap Business Suite está formada por un conjunto de soluciones e-business y servicios, tal como se muestra en la Figura N 4. mysap Business Suite son paquetes Socio de Ingeniería Colaboración en la elaboración del producto PLM Proveedor Manejo de relaciones con el proveedor SRM ERP SCM CRM Cliente Manejo de relaciones con el cliente SAP NetWeave Socio de Cadena de Suministro Colaboración y Optimización de la Cadena de Suministro Figura N 4: Componentes de mysap Business Suite. Fuente: SAP AG Advisory ENERO

5 de soluciones que pueden ser utilizados en combinación con R/3, o como un producto de software independiente. Esta centrado en utilidades de e-business y comercio electrónico, unificando los procesos de negocio de varias empresas, logrando optimizar la cadena de valor a través de las redes de negocios utilizando herramientas como CRM (Gestión y Relación con Clientes), SCM (Gestión de la Cadena de Suministro), SRM (gestión de proveedores) y productos como BW (Almacenamiento de Información de Negocio) o SEM (Dirección Estratégica de la empresa). mysap CRM: Negocio centrado en el cliente La solución CRM de SAP proporciona a las compañías la capacidad para construir procesos centrados en el cliente, permitiendo brindar un mejor servicio a menor costo. La arquitectura abierta de la solución mysap CRM está diseñada para permitir a los clientes de SAP alcanzar el mayor rendimiento posible de las aplicaciones SAP y de cualquiera otra aplicación que esté integrada a los procesos conectados de CRM. De esta forma elimina la típica categorización de front-office y back-office, permitiendo a las organizaciones centrarse en los clientes y en sus requerimientos. mysap SCM: Mejorando el control operacional y de stocks Es una solución para la planificación, ejecución y gestión de eventos que interfieren en la cadena de suministro, lo que le permite manejar las redes de cadenas de suministro de forma eficaz y llegar a los clientes con mayor efectividad. mysap SCM posee funcionalidades de coordinación que realizan un seguimiento de los procesos financieros, de información y de materiales e identifica las excepciones de procesamiento, con la finalidad de medir el rendimiento en tiempo real y reaccionar con mayor rapidez ante los posibles fallos en la red. mysap SRM: Gestión de proveedores Es una solución diseñada por SAP Markets para administrar de manera integral las relaciones con los proveedores, con la finalidad de mejorar competitividad y rentabilidad de las cadenas logísticas de valor. Las funcionalidades de mysap SRM incluyen el desarrollo de estrategias de aprovisionamiento, calificación y selección de los proveedores, administración de contratos, el abastecimiento planificado y el monitoreo de las relaciones. A su vez, el monitoreo de las relaciones esta integrado con el desarrollo de las estrategias de aprovisionamiento, lo que hace de esta una solución de gestión del ciclo completo de las relaciones con los proveedores y permite administrar las relaciones de aprovisionamiento de manera continua y no como un evento aislado. mysap PLM: Procesos de desarrollo y presentación de nuevos productos Es una solución que integra a todos los participantes del proceso de desarrollo: diseñadores, proveedores, fabricantes y clientes, con la finalidad de lograr una administración de calidad proactiva y mejorar el rendimiento tanto de equipos como de plantas industriales. SAP NetWeaver El comercio y el correo electrónico amplían el alcance de la tecnología más allá de los límites de su propia empresa. Internet y soluciones personalizadas, le dan acceso a su negocio desde cualquier parte del mundo. Para ello se requiere una tecnología flexible, abierta y capaz de integrar diferentes plataformas. La última generación de tecnología mysap, denominada SAP NetWeaver es la plataforma de aplicación para la integración total Advisory ENERO 5

6 que posibilita una arquitectura de servicios de empresa. Las funcionalidades de SAP NetWeaver tendran la posibilidad de un acceso multicanal a la gestión del conocimiento, ya que su capacidad para unificar una multitud de fuentes de información no estructurada permite integrar la gestión de documentos, archivos de servicio, alimentación de XML, etc., de manera que facilita esta tarea. Aunque no son las únicas funcionalidades, ya que también presentan características para la comunicación en tiempo real entre personas, infraestructura para extraer, agregar y analizar información de negocio (Business Intelligence) y la gestión de un portal empresarial. El paso de SAP R/3 a mysap Bussines Suite Desde el punto de vista de la implementación, los usuarios de soluciones SAP anteriores pueden hacer la transición fácilmente a mysap Business Suite y obtener los beneficios de aplicaciones que aportan una nueva dimensión de la eficacia del negocio a su infraestructura ERP. Este planteamiento utiliza y protege las inversiones de IT existentes, garantizando un ahorro considerable. SAP NetWeaver es la condición previa para el diseño de entornos de IT integrados capaces de procesar prácticamente cualquier tipo de información y aplicación. SAP NetWeaver no sólo conecta sistemas de IT entre sí; también conecta usuarios, información y procesos de negocio superando fronteras tecnológicas y en toda la organización. Riesgos en los procesos apoyados por sistemas ERP Las Organizaciones se han dado cuenta que para alcanzar sus objetivos estratégicos deben contar con gerencias eficientes y eficaces, que puedan satisfacer las necesidades del cliente y adaptarse rápidamente a los cambios que demanda el mercado, así como también la importancia de contar con información confiable, íntegra y oportuna. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia tener comunicadas a todas sus gerencias, por lo cual sus fuentes y almacenes de información deben disponer de los medios para generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener información útil y confiable para el logro de sus objetivos. Las Organizaciones siempre han estado expuestas a riesgos de seguridad de activos de información, tales como divulgación indebida de la información, fraudes, fallas de hardware o software, planificación no efectiva de actividades y riesgos asociados con las operaciones de usuarios finales; pero el impacto de estos riesgos y la velocidad con la cual surgen, han cambiado dramáticamente, requiriendo hoy en día una respuesta inmediata y efectiva de control, por esta razón las organizaciones deben afrontar continuamente nuevos desafíos en términos de seguridad para fortalecer sus sistemas y salvaguardar la información clave para el éxito en sus negocios y de esta forma operar de manera óptima, asegurando un mejor retorno de la inversión y reduciendo los costos operativos. El uso de los sistemas ERP, como el caso de SAP, conjuntamente con los manuales de políticas y procedimientos, deben permitir o facilitar la identificación, medición, control, adecuación, seguimiento y administración de gran parte de los riesgos existentes en las organizaciones, así como facilitar el establecimiento de las acciones correctivas a ser implementadas y del seguimiento de las instrucciones impartidas. Boletines El presente boletín es de carácter informativo y no expresan opinión de la Firma. Su interpretación requiere tener el texto completo de las respectivas referencias y contar con la opinión y orientación de los abogados. Si está interesado en recibir por correo electrónico este Boletín, por favor envíenos su dirección de a: Boletín Advisory Depósito Legal pp CS141 Editado por Espiñeira, Sheldon y Asociados Teléfono master: Espiñeira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos reservados. PricewaterhouseCoopers se refiere a la firma venezolana Espiñeira, Sheldon y Asociados, o según el contexto, a la red de firmas miembro de PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada e independiente. *connectedthinking es una marca registrada de PricewaterhouseCoopers. 6 Advisory ENERO

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