UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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1 1 de 9 ÍNDICE 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONTENIDO Generalidades Políticas de Operación Descripción del Procedimiento DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS CONTROL DE CAMBIOS ANEXOS Diligenciamiento de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma Diligenciamiento del seguimiento a la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma... 9 Proyectado por Valenia Castaño Caraballo Firma: Cargo Revisado y Aprobado para uso por Cargo Revisado y Aprobado para publicación por Cargo Gestor de Calidad Proceso de Gestión Legal Ana Milena Humanez Arroyo Líder Proceso de Gestión Legal Oscar Darío González Herrera Coordinador del SIGEC Firma: Firma:

2 2 de 9 1. OBJETIVO Definir los lineamientos y actividades secuenciales para la identificación, obtención, elaboración, actualización y evaluación de cumplimiento aplicable a la Matriz de Requisitos Legales, que permitan garantizar la aplicación eficaz y controlada de la normatividad vigente destinada a los distintos procesos de la Universidad de Córdoba. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de elaboración y/o actualización de la base normativa, hasta la revisión, aprobación y oficialización de la Matriz de Requisitos Legales, el cual aplicara a todos los procesos de la Universidad de Córdoba. 3. DEFINICIONES Matriz de Requisito Legal y/o Normograma: Formato que contiene toda la información legal aplicable a los procesos y procedimientos del sistema de gestión de calidad, mediante el cual se delimitan las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo del objeto misional y que contempla las obligaciones legales asociadas a cada proceso de la entidad. Requisito Legal: Son los requisitos contenidos en la normatividad vigente, que le aplican a una organización, que pueden ser de carácter general o específicos, dependiendo del sector u naturaleza Jurídica de la entidad; las mismas son de obligatorio cumplimiento. Normatividad: Es el marco regulatorio nacional que existe en el ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica en dicho territorio. Constitución Política: Es la máxima ley, la ley fundamental y la de mayor jerarquía. En ella se establecen los derechos y obligaciones de los ciudadanos, la estructura y organización del Estado y bajo sus lineamientos se aprueban las demás normas que rigen la vida del país. Ley: Norma expedida por el congreso de la república y que tiene como característica ser de contenido general, abstracto e impersonal. Decreto - Ley: Acto expedido por el presidente de la república que tiene la misma fuerza que una ley, pero que por mandato de la Constitución en algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas por el Congreso. Decreto: Son actos administrativos expedidos por autoridad de la Rama Ejecutiva, especialmente de elección popular, como lo es el Presidente de la República, Gobernadores y Alcaldes. Circulares: Se llama Circular a una comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el mismo tema y con el mismo propósito. Este es el procedimiento empleado por las autoridades superiores para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y decisiones. Las circulares

3 3 de 9 tienen el carácter de abstractas, obligatorias para los subordinados, sin tener las características del reglamento. Conceptos: Término jurídico que se aplica en todas las ramas del derecho al resultado de las consultas, facultativas u obligatorias según los casos, formulados a los órganos nacionales e internacionales. Directivas: Acto jurídico o disposición de rango superior emanado por el director de la Institución u Órgano Nacional, que debe ser cumplida por sus miembros o administrados; es de aplicación general, ya que obliga a adoptar las disposiciones legislativas o reglamentarias necesarias para que se consiga la finalidad establecida en ella. Resolución: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la administración pública, adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones. Parte Interesada: Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad. (Tomado del Manual Técnico del MECI2014). Plan de Mejoramiento: Es aquel aspecto que permite el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de su misión, objetivos, procesos, etc., deben operar la entidad pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir son su función, en los términos establecidos en la Constitución y la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés. (Tomado del Manual Técnico del MECI2014). 4. CONTENIDO 4.1. Generalidades La elaboración y/o actualización de la Matriz de Requisitos Legales concierne a la consolidación y fortalecimiento de la base normativa institucional y debe incluir además de las normas vigentes que le apliquen a cada uno de los procesos que hacen parte de ella, los Acuerdos y demás actos administrativos vigentes, desde el génesis de la Universidad de Córdoba, hasta la iniciación de su actualización. Los componentes de la Matriz de Requisitos Legales son: Constitución Política Leyes Decretos Acuerdos

4 4 de 9 Resoluciones Circulares Conceptos Directivas 4.2. Políticas de Operación La Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma debe ser revisada y actualizada con una frecuencia no superior a seis 6 meses a partir de la consolidación de la base normativa institucional La información de cada una de las normas se debe enviar en medio magnética, dentro de los Diez (10) días hábiles al recibido de la solicitud de información, al líder del proceso de gestión legal quien se encarga de consolidar dicha información. La publicación de La Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma se lleva a cabo en a través del aplicativo para la gestión de documentos de la Entidad. El Líder del Proceso de Gestión Legal asigna un profesional en Derecho, responsable de verificar, consolidar y conformar la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma de la Universidad de Córdoba, quien será el coordinador del Normograma y mantendrá contacto con los responsables del manejo, suministro y diligenciamiento de la información. Cada Líder de Proceso del SIGEC es el responsable del suministro de la información, asignará al funcionario que apoyarán la labor de consolidación para la elaboración y/o actualización de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma, el cual trabajara conjuntamente con el coordinador del Normograma. y serán conjuntamente responsables en el cumplimiento de dicha gestión. La Unidad de Control Interno, realizara una vez al año, seguimiento a la debida observancia de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma, a través del formato FGLE-000 seguimiento a la normatividad y mediante la metodología de muestreo que ellos determinen. El resultado derivado del seguimiento que la Unidad de Control Interno realizara a la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma, servirá de indicador de cumplimiento de la normatividad del proceso.

5 5 de Descripción del Procedimiento PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 2 Líder del Proceso de Gestión Legal Líderes de los procesos del SIGEC Solicita mediante oficio la elaboración o actualización de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma a todos los líderes de los procesos del SIGEC, describiendo el medio para recolectar la información (Medio magnético), el periodo de tiempo con que cuentan para diligenciar la información. Esta información debe ser detallada en el Formato FGLE Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma. En compañía de su equipo de mejoramiento identifica la base normativa, teniendo en cuenta los siguientes criterios: a. Las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la Institución por la Constitución Política. b. Las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la Institución por las normas con fuerza de Ley: leyes o decretos. c. Las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la Institución por decretos ordinarios o reglamentarios. d. En lo posible, las relaciones que tenga la Institución con otras Institución o Entidades con las cuales debe entrar en contacto para el ejercicio de las competencias, responsabilidades, objetivos o funciones. e. Otras normas que, así no asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestión de la Institución, tales como circulares, directivas o conceptos. f. Normas en tránsito que afecten, negativa o positivamente, la gestión de la Institución. g. Los Estatutos, Acuerdos, Resoluciones, Circulares, Directivas, y demás disposiciones y/o Actos Administrativos, que regulan todos los aspectos internos de la Institución. 3 Funcionario Asignado del Proceso Se encargara de: a. Conformar base normativa del Proceso al que pertenece. b. Diligencia el formato FGLE Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma, con la base normativa del Proceso específico al que pertenece, previo visto bueno del Líder de su Proceso c. Enviar al proceso de Gestión Legal el formato FLEG Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma diligenciado y aprobado por el Proceso al que pertenece.

6 6 de 9 PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Se encargara de: a. Velar que cada líder del proceso, envié dentro de los términos otorgados, el formato FLEG Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma, completamente diligenciado. 4 5 Coordinador del Normograma Jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos b. Verifica, consolida y conforma la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma de la Universidad de Córdoba, teniendo en cuenta el cumplimiento de los siguientes criterios: Completitud del formato Coherencia de la Información suministrada. Existencia de los soportes del formato. Relevancia de norma e impacto en las funciones. Teniendo en cuenta estos aspectos procede de la siguiente manera: Si el formato está diligenciado correctamente, continúa con el proceso. Si el formato no está diligenciado correctamente, se regresa al proceso responsable para que realice los ajustes pertinentes. Envía a la Unidad de Asuntos Jurídicos el formato FGLE Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma consolidado por cada proceso. La Unidad de Asuntos Jurídicos, le da el aval al consolidado teniendo en cuenta lo siguiente: Completitud del formato Coherencia de la Información suministrada. Relevancia de la norma e impacto en las funciones. En cumplimiento de las funciones asignadas al Jefe de la Unidad de Asuntos Jurídicos, mediante Acuerdo 066 de 2010, dicha Unidad utilizara el formato para alimentar y actualizar el registro sistematizado de las normas que se llevan en su dependencia. Teniendo en cuenta estos aspectos procede de la siguiente manera: Si el formato está diligenciado correctamente, Se envía al Proceso de Gestión Legal. Si el formato no está diligenciado correctamente, el coordinador del Normograma hará los ajustes pertinentes y de ser necesario se regresa al proceso responsable con las anotaciones respectivas.

7 7 de 9 PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN Equipo de Mejoramiento del Proceso de Gestión Legal. Proceso de Gestión de la Calidad Unidad de Control Interno En Reunión de Equipo de mejoramiento del Proceso y mediante acta, legaliza y aprueba la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma de la Universidad de Córdoba. Una vez aprobada se inicia el proceso de publicación por el aplicativo de gestión documental para la posterior publicación de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma de la Universidad de Córdoba, en la página web de la Institución. Realiza la oficialización de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma de acuerdo a los procedimientos establecidos. Verifica el cumplimiento de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma, a través de las auditorías internas, mediante la utilización del formato FGLE-020 Seguimiento a Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma Fin del Procedimiento 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Decreto 1072 Acuerdo 066 Fecha de Emisión 26 de mayo de de agosto de 2010 Breve Descripción Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo Por el cual se adopta el manual especifico de funciones, requisitos mínimos y competencias laborales de la Universidad de Córdoba. Ente que expide la Norma El Presidente de la República de Colombia El Consejo Superior de la Universidad de Córdoba 6. REGISTROS Código FGLE-019 FGLE-020 Nombre Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma Seguimiento a la Normatividad. Legales y/o Normograma Responsable de Diligenciarlo Todos los Procesos Todos los Procesos Lugar de archivo Archivo de Gestión Archivo de Gestión Medio de Archivo Tiempo de Archivo Disposición Informático 1 año Eliminación Informático 1 año Eliminación

8 8 de 9 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA No Aplica 8. ANEXOS 8.1. Diligenciamiento de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma Parámetros Indicación Ejemplo Ítem Tipo de Legislación Numero Fecha de Emisión Entidad Emisora Objeto de la Norma Tema o asunto al que se aplica aplicables Lineamientos aplicables Actuaciones y tramites al que aplica Soporte del cumplimiento Número de casillas o cada parte individual que conforma el formato. Nombre, clase o tipo de legislación o documento que será consultado Número del documento legal. Fecha en la cual se emite, expide o publica el documento legal, bajo el formato: día mes año. Entidad que emite o que origina el documento legal. El encabezamiento, inscripción o rótulo del documento legal Solo se registra el tema específico que aplica de esa norma a las actuaciones y trámites que se adelantan en el área. Solo se mencionan los títulos, capítulos, artículos, parágrafos que se aplican a las actuaciones y trámites que se adelantan en el área. Se especifica el trámite, actuación, servicio o asunto en el cual se debe tener en cuenta dicho documento legal. Documentos, actas, formatos y demás evidencia material o inmaterial que acredite la aplicación del documento legal. Ítem Ítem Ítem 1 I a. 2 II b. 3 III c. Ley Decreto Acuerdo de diciembre de de junio de de agosto de 2010 El Congreso de la República de Colombia. El Ministerio de Educación Nacional. El Consejo Superior de la Universidad de Córdoba. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Por el cual se establece el régimen salarial y prestacional de los docentes de las Universidades Estatales. Por el cual se adopta el manual especifico de funciones, requisitos mínimos y competencias laborales de la Universidad de Córdoba. Régimen de transición Prestaciones del personal docente. Cumplimiento de deberes. Todo el documento Capítulo IX de las prestaciones del personal docente. De las funciones de la Unidad de Asuntos Jurídicos. Reconocimiento de pensión de jubilación. Liquidación definitiva de prestaciones sociales. Actualización del registro sistematizado de normas. Acto administrativo que reconoce la pensión de jubilación. Acto administrativo que ordena el pago de la liquidación. Registro sistematizado

9 Información Diligenciada por la Unidad de Control Interno CONTROL DE CUMPLIMIENTO SOPORTES VIGENCIA NORMATIVA Información Derivada de la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA 9 de Diligenciamiento del seguimiento a la Matriz de Requisitos Legales y/o Normograma Agente Parámetros Indicación Ejemplo Ítem Tipo de Legislación Numero Soporte del cumplimiento CUMPLE NO CUMPLE CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES Número de casillas o cada parte individual que conforma el formato. Nombre, clase o tipo de legislación o documento que será consultado Número del documento legal. Documentos, actas, formatos y demás evidencia material o inmaterial que acredite la aplicación del documento legal. Casilla que se marcara con una (x) cuando el auditor corrobore la vigencia de la norma. Casilla que se marcara con una (x) cuando el auditor corrobore la derogación de la norma. Casilla que se marcara con una (x) cuando el auditor corrobore los soportes del cumplimiento. Casilla que se marcara con una (x) cuando el auditor confirme la carencia de los soportes del cumplimiento. El auditor consignara los comentarios o indicación que considere, y/o para aclarar o precisar un punto dudoso o relevante. Ítem Ítem Ítem 1 I a. 2 II b. Ley Decreto Acuerdo Acto administrativo que reconoce la pensión de jubilación. Acto administrativo que ordena el pago de la liquidación. Registro sistematizado Ley 1755 de 2015, aplicable al trámite del derecho de petición. Por estar vigente se cumple con el objetivo de la matriz. Ley 1437 de 2011, Título II, Derecho de Petición, fue sustituido por el art. 1, Ley 1755 de Seguir aplicando la ley 1437 al trámite de los derechos de petición, sería una no conformidad. La presencia de los documentos, actas, formatos y demás evidencia material o inmaterial, referenciados en la matriz, será tomada en cuenta como cumplimiento al objetivo de la matriz. La ausencia de los documentos, actas, formatos y demás evidencia material o inmaterial, referenciados en la matriz, será tomada en cuenta como una no conformidad Criterio del Auditor