DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 LOS COSTES: CONCEPTO Y SISTEMAS. AUTOR: JAVIER INDARTE SALINAS

2 INTRODUCCIÓN CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN AL CONTROL DE LOS COSTES 2. SISTEMAS DE CONTROL DE COSTES 3. TIPOS DE ESTANDAR 4. ESTÁNDAR DE MATERIALES 5. CONTROL DE LA CANTIDAD 6. LOS TRABAJOS 7. GAMA DE PRODUCTOS 8. ESTÁNDAR DE MANO DE OBRA 9. ESTÁNDAR DE GASTOS 1. INTRODUCCIÓN AL CONTROL DE LOS COSTES Para facilitar la comprensión del concepto de coste, debemos considerar como base de partida el concepto y esquema de empresa. El concepto de empresa, desde el punto de vista de su funcionamiento, se define como una acción a realizar llevada a cabo por un conjunto de personas y que utilizan una cierta cantidad de medios. Al hablar de acción a realizar, se quiere significar la materialización del proceso productivo, es decir, la transformación de los componentes del proceso en el producto final.

3 Para la obtención de los productos finales, la empresa debe incorporar, permanentemente, factores productivos de dos procedencias distintas: del exterior de la empresa y del interior de la misma. Los factores productivos exteriores son fundamentalmente dos: materiales y servicios externos. Los factores internos son, también, dos: los servicios prestados por el personal de la empresa y la utilización de los bienes de equipo. La aplicación de ambos factores y, consecuentemente, el consumo de los mismos da lugar al producto final que al salir al exterior genera un valor económico llamado ingresos. La acumulación de los consumos, valorados en términos económicos, se denomina costes. En el gráfico siguiente vemos el proceso.

4 MAGNITUDES RESULTANTES EFECTOS GENERA QUE ORGANIZACIÓN EXTERIOR INGRESOS INGRESOS CONSUMO DE MATERIALES CONSUMO DE SERVICIOS COSTES EMPLEO DE PERSONAL AMORTIZACIÓN DE BIENES DE EQUIPO En consecuencia, podemos definir coste como la valoración económica de los factores productivos consumidos en el proceso productivo para la obtención de los productos. El término coste tiene multitud de acepciones. Vamos a definir alguna de ellas: -Coste total o coste: suma de los consumos o gastos incorporados en un período de tiempo y referidos a:

5 Un área funcional de la empresa. Una sección. Un servicio. Un producto. Por ejemplo, a todos los consumos o gastos incorporados en la fabricación de un vehículo, se le denomina coste del automóvil; igualmente, al valor económico de todos los materiales consumidos en la fabricación del mismo, se les denomina coste de materiales. -Precio de coste o coste unitario de un producto o servicio: la suma de los costes originados por su fabricación, dividido entre el número de unidades. -Precio de coste de un producto o servicio: la suma de los costes necesarios para su realización. 2. SISTEMAS DE CONTROL DE COSTES -Sistema clásico o de coste total: este sistema se basa, esencialmente, en dos principios. Los costes que se imputan a los productos, para conocer su coste unitario o precio de coste, son la totalidad de los devengados en el período económico en el que se realiza el cálculo con independencia de que se hayan aplicado a no al proceso productivo. El principio de la absorción total: el sistema reparte todos los costes del período al producto. El primer inconveniente de este sistema es que utiliza los costes reales o

6 históricos, habidos, para realizar los cálculos. Para ello parte de la base de que si ya se ha incurrido en ellos, el análisis se puede hacer de algo real. En la práctica, los costes históricos resultan ser obsoletos y, por tanto, no reales. Resumiendo sus inconvenientes, podemos afirmar: No son, en definitiva, costes reales, pues los cálculos se realizan sobre un período pasado. Este procedimiento nos obliga a trabajar con estimaciones porque determinados costes, sólo se conocen al final del período o al principio del siguiente. La información que proporcionan, al ser histórica, no permite tomar las decisiones a tiempo de influir sobre la gestión de la empresa. Otro inconveniente es que reparte todos los gastos habidos entre todas las unidades de producto. Gastos reales habidos Productos obtenidos = precio de coste o coste unitario NOTA Los precios de coste o coste unitario sólo serán válidos para productos homogéneos y, en consecuencia, no se podrán aplicar a empresas con diferentes líneas de productos. Finalmente, el sistema tiene un ámbito de aplicación muy reducido en comparación con las finalidades que debe perseguir un control de costes.

7 -Sistema de costes directos: la empresa, para subsistir y progresar en el mercado, debe obtener beneficio. La propia economía de mercado impide a la empresa fijar los precios de venta en función de los precios de coste y, como consecuencia de ello, se necesitan nuevos sistemas de costes que sustituyan al de coste total, por la ineficacia de éste último en el plano de la gestión. Lo anterior da lugar a la aparición del sistema de coste directo combinándose con un análisis, adecuado, de los márgenes con la finalidad de la optimización del beneficio o de la minimización de los costes. El modelo aportado por sistema de costes directos, correlaciona la cifra de ventas con el beneficio bruto de los productos y, por otra parte, el equilibrio en la utilización de medios y personas en la empresa, sobre la base de comparar los márgenes brutos de los productos con el volumen de los gastos fijos. El análisis de los costes según los criterios del coste directo, permite distinguir entre los costes que son necesarios para mantener una determinada capacidad de funcionamiento de aquellos otros que resultan del nivel de actividad desarrollado. De esta manera, se distingue entre: Costes directos o variables, son todos aquellos directamente proporcionales al volumen de producción y de venta. Costes indirectos o fijos, son aquellos en que hay que incurrir necesariamente para mantener la estructura de la empresa, sea cual sea el nivel de producción y de ventas. Una modificación del volumen de producción no modifica la estructura de los costes fijos, pero sí repercute, directamente, sobre los costes variables. Los costes fijos se cubren sea cual sea el nivel de actividad, con la diferencia entre el

8 precio de venta y el coste variable unitario: es decir, con el margen bruto o contribución al beneficio. IMPORTANTE La idea central del coste directo considera que, de los costes consumidos en la obtención de un producto, sólo hay que incluir en el cálculo del precio de coste, los gastos variables o directos y llevar directamente a la cuenta de explotación del producto todos los costes fijos del período Una dificultad importante es que pueden existir gastos variables, como los ciertos gastos de ventas (comisiones, descuentos comerciales, de transporte, etc.) que se imputen directamente a un producto. En un caso así, se podría optar por: Añadir los gastos variables de ventas a los gastos variables de producción con el fin de obtener un precio de coste directo comercial del producto. Deducir los gastos variables comerciales del precio de venta para llegar a un ingreso neto IMPORTANTE Después de todo lo dicho anteriormente, podríamos decir que la medida de la rentabilidad de los productos se hace a través de los márgenes brutos obtenidos por comparación entre los ingresos producidos por cada producto y los gastos variables de producción y venta. La diferencia entre los ingresos totales y los gastos totales representa el beneficio bruto propio del producto y se le denomina margen bruto.

9 Las ventajas más claras de este sistema pueden ser: Su simplicidad de manejo. La facilidad para programar los márgenes y controlar los costes a corto plazo. Se elimina la arbitrariedad en el reparto de los gastos de estructura. Se estudian los gastos de estructura por separado permitiendo un control más fácil. Se produce una aproximación a la teoría económica de los costes al comparar el coste variable con el precio de venta y operar sobre los márgenes brutos. Se simplifica la valoración de los stocks ya que sólo se consideran los costes variables. Separa los costes de la capacidad ya que no se incluyen los costes fijos. Entre los inconvenientes e podrían citar: Dificulta la fijación de los precios de venta de los productos al imputarles únicamente, los gastos variables. No facilita información suficiente para planificar a medio y largo plazo. Se alteran los beneficios de la empresa con las oscilaciones en las ventas ya que los costes se imputan a la unidad vendida y no a la producida. No aporta las informaciones necesarias para realizar un correcto control de costes. Su relación con los coses marginales, teoría microeconomía, es sólo a muy corto plazo. Todos los gastos de estructura son soportados por los productos vendidos. Es difícil fijar unos criterios homogéneos para clasificar los costes fijos y variables. Según las ventajas y los inconvenientes detallados en el párrafo anterior, para el sistema de los costes directos, la validez del mismo será sólo para:

10 Control comercial de productos. Control de márgenes en mercados. Planificación comercial a corto plazo. Sistema de costes estándar: la diferencia principal con los otros sistemas de costes es que mientras el resultado de un período, de los sistemas de costes históricos, sólo se podía comparar con el resultado de un período anterior, en el sistema de los costes estándar, éste se calcula con anterioridad y tiene la característica de objetivo a alcanzar. Se trata de costes preestablecidos basados en el estudio de las condiciones de trabajo que se pueden considerar como posibles y deseables. Estos costes no se apoyan en experiencias de períodos anteriores tal como los costes medios. La determinación de los costes estándar comprende un proceso previo de planificación con lo que es necesario establecer las necesidades de mano de obra, de los materiales y del resto de los bienes y servicios que se van a utilizar en el proceso productivo. Esta previsión es la diferencia principal respecto de los costes históricos o reales. Así se pasa de trabajar con hechos históricos (gastos habidos) a trabajar con lo que el gasto debería haber sido. A pesar de todo, hay que admitir que el único coste verdadero es el histórico o real. En todo caso, los datos históricos son de gran valor como una de las bases principales para analizar las desviaciones y, sin la cual, la determinación de los costes estándar se quedaría en una mera previsión sin ningún tipo de exactitud. El cálculo de los costes estándar es una técnica que comprende la determinación de los gastos que será necesario efectuar durante un período determinado de acuerdo con una previsión basada en los hechos disponibles y su comparación con los resultados reales obtenidos.

11 La frecuencia con la que será necesario reajustar dichos costes dependerá del volumen de trabajo que requiera el nuevo cálculo y de la estabilidad de los factores en los que se ha basado. 3. TIPOS DE ESTÁNDAR -Estándar teórico o ideal: se basa en la eficacia del 100% y en el mejor funcionamiento posible del equipo. Este tipo de estándar se establece como objetivo ideal y, en la practica, sólo se puede alcanzar bajo condiciones ideales. Aunque este estándar puede actuar como un estímulo, la casi imposibilidad real de alcanzarlo, produce el efecto contrario. En general, sólo se aplica en el control de los materiales. -Estándar accesible: se basa en una buena realización bajo las condiciones reales, teniendo en cuenta el estado real de la empresa (y especialmente de los elementos relacionados con el proceso productivo), de la mano de obra y de los materiales. Para la buena realización se hacen concesiones razonables para las ineficiencias corrientes. Este estándar presenta un objetivo razonable y se acepta como base justa para calcular las desviaciones. -Estándar de realización media anterior o promedio: este estándar está basado en la media de las realizaciones pasadas y su validez viene condicionada por la veracidad de las anotaciones sobre el contenido pasado de la mano de obra y de los materiales. -Estándar básico máximo: es un estándar inferior al habitual (que es un promedio de valores más o menos ventajosos) que no debe superarse si no se

12 desea empeorar el promedio alcanzado. -Estándar programado: se trata de un estándar ideal a alcanzar de forma programada. Un estándar debe ser un patrón de referencia con respecto al que se define cualquier fenómeno de la empresa, cuantitativa o cualitativamente. Así, un estándar de actividad corresponde a la producción posible de un grupo de máquinas que funcionan dentro del horario normal, teniendo en cuenta los tiempos medios de mantenimiento, reparación y cambio de utillajes. El estándar no indica un resultado máximo u óptimo, sino aquel que se puede esperar si todas las condiciones previstas se realizan sin que se produzcan excesos o defectos de carga ni de ocupación. Los estándares se establecen y calculan en función de experiencias prácticas anteriores, debidamente observadas y analizadas. No tienen un carácter definitivo, en el sentido de que deben revisarse periódicamente, y, especialmente, cada vez que se modifiquen las condiciones básicas que se han tenido en cuenta para su cálculo. Aunque existen ocasiones en que algunos estándares no se adaptan muy bien a la realidad, no suele ser conveniente modificarlos con mucha frecuencia. Todo cambio en los estándares implica nuevas bases de comparación y aquellos que se definen para períodos largos de tiempo, no deben falsearse realizando cambios en su escala de medida, especialmente, si no hay razones de peso que

13 justifiquen dicha variación. El objetivo que se persigue con el estándar es doble: Crear un patrón de medida, un sistema de referencia que permita valorar las realizaciones en función de las normas establecidas. Inducir a los directivos a cuantificar sus reflexiones y sus decisiones, obligándoles a identificar éstas con las acciones previsibles mediante normas, dimensiones, cualificaciones y un sistema de tolerancias. 4. ESTÁNDAR DE MATERIALES OBJETIVO Cuando la empresa establece un sistema de control de costes enfocado hacia el control de la gestión, es conveniente separar las distintas responsabilidades que pueden resultar de un mismo coste. En lo que se refiere al coste de materiales es preciso distinguir al menos: La responsabilidad en la eficacia de las compras que se traducen en un precio. La responsabilidad en la eficacia de su utilización que da lugar a la cantidad consumida. CONTROL DEL PRECIO La estandarización del precio de compra permite:

14 Controlar la gestión del departamento de compras, por comparación de los precios que se le han señalado como objetivo y los realmente alcanzados. Aislar la influencia que ésta gestión pueda tener sobre la fábrica, separando ambas responsabilidades. Simplificar los cálculos de costes. Las principales dificultades que se plantean son: La variabilidad de los precios. Esto obliga a revisiones periódicas según se vayan produciendo alteraciones en las condiciones de mercado. El gran número de productos que se suelen manejar. En la mayoría de las empresas se puede distinguir entre: a) Aquellos que por su gran volumen o elevado precio tienen verdadera influencia en los resultados generales. b) Los de menor importancia o que influyen en poca cuantía sobre el precio final del producto. CÁLCULO DEL ESTÁNDAR El cálculo del estándar es, en definitiva, una estimación del precio medio a que probablemente podrá compra la empresa durante un cierto período, teniendo en cuenta la evolución prevista de las condiciones del mercado y las cantidades a adquirir. Depende, por tanto, de los factores siguientes: Precio del mercado, para cuya determinación se debería tener en cuenta: a) La tendencia, considerando los datos del pasado. b) Las modificaciones previsibles, de acuerdo con el conocimiento de los hechos que tenga el Responsable de Compras. c) La política de la empresa en lo referente a proveedores, gestión de

15 compras, etc. Costes de suministro, entre ellos se considerarán: a) Transporte desde el proveedor hasta el almacén propio. b) Financiación, conservación y manipulación de los materiales acopiados. c) Gastos de compra y el resto de los imputados a esta función. 5. CONTROL DE LA CANTIDAD La estandarización en este terreno, debe permitir: Controlar la gestión de las áreas o departamentos que utilizan el material, por comparación entre los consumos previstos como normales y los efectivamente habidos para una producción determinada. Distinguir, con claridad, el resultado de la gestión de compras desde el punto de vista de la fabricación bajo el aspecto de la cantidad. Simplificar los cálculos de coste. NOTA En el terreno de la estandarización de la cantidad, es relativamente sencillo él llevarlo a cabo por la evolución de los métodos de producción. La estandarización del consumo de materiales en cantidad, se basa en el estudio del producto, analizando dos nuevos aspectos: los trabajos y la gama de productos.

16 6. LOS TRABAJOS Se entiende por trabajo el resultado de la actividad o la disponibilidad o la utilización de los elementos de la empresa. Entre otros, se pueden distinguir: Trabajos productivos. a) Trabajos facturables. Realizados según el proceso (su estandarización será total). No sólo se realizan en secciones cuyo coste es conocido sino que también están perfectamente definidas la cantidad y calidad de los materiales a emplear. Coste estándar = Unidades estándar X Precio estándar unitario b) Trabajos no facturables. Realizados sin proceso. Por muy normalizados que estén los procesos, siempre existirán algunos trabajos que no estarán definidos ni integrados en el mismo. Coste estándar = Unidades reales X Precio estándar unitario Entre los trabajos no facturables se pueden citar los trabajos para el propio inmovilizado de la empresa y los trabajos de I+D. Trabajos improductivos. Son trabajos necesarios que incrementan el coste final del producto pero que no forman parte directa del proceso de producción del mismo.

17 7. GAMA DE PRODUCTOS Se entiende por gama de productos de la empresa, a la agrupación homogénea de los mismos en función de determinadas características. Según sean estas características, se pueden establecer una serie de clases de gamas: Gamas idénticas: serán aquellas en que tanto la lista de operaciones como los tiempos concedidos son absolutamente idénticos entre sí. Gamas homogéneas: la lista de operaciones de los distintos productos será idéntica, pero los tiempos señalados no, aunque si serán semejantes. Gamas análogas: son aquellas en las cuales, las operaciones importantes se realizan todas y en el mismo orden, aunque los tiempos difieran. Se puede alterar el orden de las operaciones de unas gamas a otras e incluso, que operaciones secundarias desaparezcan. Gamas dispares: son aquellas en que las operaciones, el orden de las mismas y los tiempos son distintos. 8. ESTÁNDAR DE MANO DE OBRA La base de los estándares de tiempo es el análisis del trabajo, lo cual supone las fases siguientes: Estudio de la serie de operaciones. Calificación de la persona que ha de ejecutarlas. Estudio de los movimientos necesarios para realizar cada operación. Cálculo del tiempo teórico por operación.

18 El cálculo del tiempo puede realizarse por: Cronometraje del tiempo individual de cada operación. Suma de tiempos elementales estudiados de forma experimental. Empleo de tablas de tiempos elementales (tiempos establecidos sobre diferentes observaciones sobre movimientos simples). La determinación del estándar se hace por suma de: El tiempo teórico de la operación. El tiempo de preparación repartido entre todas las unidades que constituyen la serie a fabricar. Los tiempos de descanso entre operaciones. El cálculo del coste depende del sistema de remuneración que se utilice: En el caso de que la remuneración sea por pieza, el coste estándar viene determinado por la tarifa de la pieza o por la tarifa que corresponde a un número de piezas. En caso de que se remunere por hora, el coste estándar dependerá de la tarifa horaria. En el caso de producción a prima, el coste estándar se calcula en función de las previsiones de producción. 9. ESTÁNDAR DE GASTOS La determinación del estándar de gastos tiene en cuenta las siguientes consideraciones:

19 Parte del presupuesto de gastos por naturaleza. Si el procedimiento utilizado es el de secciones, el reparto de los gastos entre ellas se realiza en función de determinados coeficientes fijados de forma más o menos subjetiva.