PROYECTO TRAZABILIDAD

Transcripción

1 FASE PLANIFICACION INICIAL 1. Solicitud del proyecto PROYECTO TRAZABILIDAD El proyecto surge de una necesidad de un productor de fresa y propietario de tres fincas ubicadas en el departamento de Antioquia, quien ha pedido la construcción de un Software de Trazabilidad que le facilite la tarea de registrar todas las operaciones realizadas durante el proceso de producción de cada una de sus propiedades, que permita optimizar el manejo de información en el campo y demostrar que se cumple con la trazabilidad. Como todo cliente, y es lógico que así sea, de las dos primeras preguntas de las cuales espera obtener respuesta son: Para cuándo va a estar listo? Cuánto va a costar? Para dar respuesta a ellas se decidió tener tres entrevistas con el potencial cliente con el objetivo de comprender el porqué de la solicitud, determinar más en detalle sus necesidades, y conocer su situación actual, entonces, a partir de ello, elaborar la propuesta comercial. 2. El porqué de la solicitud del proyecto Esta solicitud de desarrollar este tipo de Software para controlar la producción de fresa se da a partir de las falencias que han surgido en el mundo en materia de control que han llevado a Norte América y Europa a adoptar estrictas medidas en los procedimientos de importación de productos, especialmente los alimentos para uso humano y animal. La situación que se presenta en la actualidad parte de una apertura en general de prohibición que define que no se comercializarán productos que no sean aptos para el consumo humano. En el sector agro la calidad debe constituir, ante todo, una garantía de protección de la salud humana y, en consecuencia, este aspecto representa hoy el núcleo alrededor del cual se establecen las exigencias para la producción y la comercialización de los alimentos. Este problema viene a ser asistido por las normas de calidad en general y por la trazabilidad en particular. En de Mayo de dos mil cinco 2005 entró en vigencia la normativa para la comercialización de productos con Europa, que se refiere específicamente a la trazabilidad en la producción.

2 La trazabilidad es un hecho, Europa la exige como un requisito y contempla distintos procedimientos a seguir. Inclusive, podemos esperar que otros países le sigan en su requerimiento. La previsión es que la nueva norma afecta a las etapas de producción, transformación, elaboración, distribución y comercialización alimentaria. Poco antes de su aplicabilidad, surgen las dudas sobre si todos los operadores presentes a lo largo de la cadena alimentaria están preparados para asumir las obligaciones que provienen de la normativa comunitaria. La inquietud se ha cimentado en algunos sectores, especialmente en la producción primaria, que en algunos supuestos ya se han manifestado como incapaces de complementarlos en este breve espacio de tiempo, conocedores de la responsabilidad que asumen cuando el resto de los enlaces ya han dispuesto medidas para adaptarse a estos nuevos requisitos normativos. Sin embargo la trazabilidad, no es la única causa de esta realidad, aunque sí es un elemento que contribuye decisivamente y una herramienta útil para los productores. Las empresas de este sector tienen un significativo reto ante los compradores y ante sí mismos: pueden contemplar la nueva legislación como un problema o como una oportunidad para lograr que sus productos sean mejor valorados y compitan con ciertas ventajas con productos de otros países que no aplican los estrictos criterios de los que se ha dotado Europa. Si, además, la utilización de la trazabilidad permite penetrar mercados rigurosos como Estados Unidos, las empresas empezarán a obtener beneficios tangibles y más participación en el mercado. 3. Valoración de la información deseada Una vez comprendido el porqué de la solicitud del proyecto, se determinan las necesidades del cliente. Es decir, se establecen los aspectos que debe abarcar el Software de Trazabilidad. Previo al desarrollo del producto, el grupo de trabajo colaborativo deben hacer una mínima investigación sobre la producción de fresa, sus exportaciones a países de Europa; así como también, las normativas vigentes referentes a la trazabilidad, la importancia de la misma y alternativas para aplicarla. Esta investigación será el primer entregable que se dará al cliente. Con respecto al Software de Trazabilidad debe permitir conocer la historia de la fresa a través del ciclo de producción de la fresa; identificar el cómo, quién, cuándo, dónde y por qué se hizo en cualquier etapa de la cadena agrícola. Debe poder identificar los productos, hasta el momento en que el operador realice su entrega al siguiente eslabón en la cadena.

3 El software deberá mantener un registro de las propiedades rurales, identificando para cada una de ellas sus titulares y/o productores, origen de los mismos, el tipo de conducción y las variedades de fresa que contempla. Administrar datos de titulares y/o productores, trabajadores, proveedores y bodegas. Administrar las maquinarias y camiones, con sus revisiones técnicas y seguros de transportes correspondientes. Permitir predefinir las tareas y tratamientos agrícolas con relación a las fresas con el fin de simplificar su identificación en el momento de su aplicación e indicando, para cada labor realizada, los insumos, agroquímicos, dosis y métodos de aplicación utilizados. En todos los casos debe identificarse un responsable, que se encargue tanto de la operación como de su respectivo registro. Registrar en forma rápida y sencilla cada uno de los partes de las tareas agrícolas con relación a la producción de las fresas que se realizan en la finca, que contienen información como: tarea que se realizó, duración, trabajador, máquinas y agroquímicos utilizados. Registrar en forma rápida y sencilla cada uno de los ítems de cosecha de la fresa que se efectúan durante la colecta, que contienen información como: finca, cuartel, cosechador, kilos, camión, bodega destino, etc. Permitir la captura automática del peso de las cajas de fresas proveniente de la báscula. El sistema debe dar la opción de que la captura sea automática o manual. Ver la trazabilidad de los productos en ambos sentidos. Realizar consultas sobre la cosecha de fresa y las auditorias. Administrar usuarios. Permitir diferentes niveles de acceso al sistema. A esta altura ya se cuenta con una noción general de lo que el software debe realizar con relación a la producción de fresas, por lo tanto resta conocer realmente cual es la situación actual del cliente y de sus propiedades. 4. Situación actual A continuación se describe la situación actual ante la cual se encuentra el cliente productor de fresas, es decir, la forma en la que se manejan sus propiedades rurales hasta el momento. En dichas propiedades, nunca se ha contado con un sistema informático, todo queda asentado en papel. Se lleva un registro completo y detallado del personal.

4 Pero, aparte de ello, son muy pocas la tareas de producción de fresas que se registran, quedando éstas prácticamente reducidas a la etapa de la cosecha, donde se deja asentada una información mínima de lo que se ha cosechado. Dicho registro, que se realiza manualmente, queda en planillas y también en lo que es denominado el Libro del Dueño. Esta manera de operar imposibilita llevar un control de las actividades realizadas durante todo el proceso de producción de la fresa y manifiesta la incapacidad de contar con información rápida y precisa en el momento que se solicite. El cliente les ha pedido que el software esté listo para dentro de 5 meses para entregar el software de Trazabilidad terminado. Finalmente el cliente: Desea tener su propio software, elaborado a medida para él. Considera que las alternativas existentes no se adaptan a lo que necesita. Quiere tener un software sencillo y fácil de manejar (solución intermedia). No quiere correr el riesgo de que se conozcan sus datos. Nota: No se requiere crear el software para este trabajo solo es desarrollar la siguiente metodología para tal fin. DESARROLLO METODOLOGÍA SCRUM A continuación están en condiciones de comenzar con el desarrollo del proyecto utilizando este método y se propone lo siguiente: I. Estructura de División del Trabajo (EDT) Al inicio no se cuenta con mucha información o entendimiento de todos los requisitos del proyecto para desarrollar un EDT completo. Por lo tanto, desarrollen un EDT de alto nivel que permita obtener una visión general del alcance del proyecto.

5 II. Conformación del equipo humano A la hora de elaborar un presupuesto y calcular la fecha de entrega del producto final se debe conocer de cuanta gente se dispone para trabajar en el proyecto y los roles SCRUM que cada participante del grupo selecciona. Persona Contacto Rol III. Estimación del plazo de entrega En base al EDT se arma una tabla para obtener una primera estimación general del proyecto, y poder así determinar su duración. IV. Gestión de riesgo Todos los proyectos, sin excepción y más en este requerimiento del cliente productor de fresa, tienen implícito algún tipo de riesgo. Y éste no tiene relación alguna con el tamaño del proyecto. La gestión del riesgo es necesaria y consiste en indagar y administrar de manera efectiva. Para ello, se identifican los riesgos potenciales, se valora su probabilidad de ocurrencia y su impacto y se establece una prioridad según su importancia. Los criterios de puntuación de riesgos que se han definido para la probabilidad e impacto son los siguientes: Muy bajo (1); Bajo (2); Medio (3); Alto (4); Muy alto (5). Complementar el siguiente cuadro teniendo en cuenta el desarrollo del caso identificando posibles riesgos del proyecto: Riesgo Probabilidad Impacto Puntaje Prioridad Fecha de entrega ajustada Muy Alta Media 15 1

6 Se ha definido la siguiente política para la selección de estrategias: Puntaje del riesgo Estrategia Evitar 6-14 Reducir 3-5 Aceptar activamente 1-2 Aceptar pasivamente Una vez que los riesgos han sido identificados, calculados y priorizados, se concibe un plan de respuesta para dichos riesgos, complementar el siguiente cuadro. Plan de respuesta al riesgo Riesgo Estrategia Acción Fecha de entrega ajustada Evitar Renegociar alcance V. Backlog de Producto. El primer paso es comenzar a armar el Backlog de Producto. Inicialmente colocan en él los requerimientos de la etapa de investigación, que será la primera que llevaran a cabo; luego colocan los requerimientos que fueron identificados a partir de los casos de uso en la planificación inicial del proyecto (que forma parte del análisis) y que luego fueron priorizados por el cliente. Si bien toda la gestión del proyecto de Software de Trazabilidad para la producción de fresas se debería llevar a cabo con ScrumWorks, se requiere para el desarrollo del caso que tanto el Backlog de Producto como los Backlogs de Sprints sean dinámicos esto quiere decir que los requerimientos colocados en el Backlog de Producto para la producción de fresas Software de Trazabilidad se van pasando a los Backlogs de Sprints y las tareas detalladas en éstos se retoman diariamente.

7 Se solicita realizar 1 Sprint para cada una de las fases (Planificación, Análisis, Diseño, Construcción y prueba e Implementación con las siguientes características: Primer Sprint Planificación Objetivo: Alcance: Backlog de Sprint: Burndown chart: Recuerden que todos los roles tienen responsabilidades, se deben realizar reuniones para ver el estado de las tareas y una vez terminados los sprint se muestran los resultados que es el trabajo final.