Gestion por Procesos Oficina Central de Desarrollo Organizacional (OCDO)

Transcripción

1 Curso-Taller Gestion por Procesos Oficina Central de Desarrollo Organizacional (OCDO) UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA Basado en los Lineamientos y Metodología de Gestión por Procesos en las Entidades de la Administración Pública Docente: María del Pilar Arrese

2 Contenido SESIÓN 6: DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Documentación de los procesos mejorados La Gestión por procesos y su institucionalización Propuesta de Mejora de Procesos Procedimiento documentado

3 Revisión Revisión del Trabajo encargado en la Sesión 5: Propuesta de Mejora de Procesos

4 Mejora de Procesos

5 Mejora de Procesos Recordemos Cuando la entidad haya logrado los resultados planificados en los diferentes procesos y cumpla los requisitos del ciudadano o destinatario de los bienes y servicios, debe enfocar sus esfuerzos en mejorar el desempeño de los procesos. Algunos ejemplos de mejoras de desempeño son: simplificar el proceso, innovar el proceso, aumentar su eficiencia, mejorar su eficacia y reducir tiempos.

6 Mejora de Procesos Documentación de los procesos mejorados Una vez mejorados los procesos, éstos se actualizan conforme se describe en las etapas de: Elaboración del Mapa de Procesos actuales y Descripción de los Procesos actuales. Para describir los procesos actuales, la entidad debe elaborar, revisar y aprobar los Manuales de Gestión de Procesos y Procedimientos de cada uno de los procesos de Nivel 0 que se hayan identificado en el Mapa de Procesos. El Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos, en adelante el Manual, contendrá la descripción del proceso de nivel 0 desagregado hasta el nivel N. Debe ser elaborado por los órganos o unidades orgánicas que realizan o ejecutan el proceso, con asesoría de la Oficina encargada del Desarrollo Organizacional y Modernización de la entidad, y será aprobado por el dueño del proceso.

7 Mejora de Procesos

8 Ejemplo

9 Documentación de un Procedimiento Documentación de los procesos mejorados Las empresas suelen documentar procesos para asegurarse de que cada trabajador sepa cómo realizarlos correctamente o para analizar en qué se pueden mejorar. Los procesos se documentan en sus siguientes características: - Titulo de proceso - Datos de identificación: código, versión, elaboración, revisión, aprobación - Objetivo del proceso - Documentos de referencia - Definiciones - Descripción del proceso - Flujograma - Registros Las medidas para racionalizar, simplificar y/o automatizar los procedimientos sólo pueden identificarse y llevarse a cabo una vez que se cuenta con una imagen clara de los procesos y procedimientos actuales.

10 Ejemplo Ejemplo de "Tal como está" Proceso de Arribo de Buque a Puerto

11 Ejemplo

12 Documentación de un Procedimiento Para documentar un proceso: 1. Limítate a emplear un solo proceso cada vez que te sea posible. No trates de describir todo tu empleo en un solo diagrama de flujo. Una serie de documentos cortos que cubra cada tarea por separado será mucho más fácil de seguir. 2. Divide el panorama general en subprocesos. Los subprocesos son las tareas clave que se realizan durante el proceso. Si no estás íntimamente familiarizado con el proceso que vas a documentar, se recomienda entrevistar a los administradores del proyecto y demás expertos en el proceso para que tengas un buen entendimiento de las tareas relacionadas.

13 Documentación de un Procedimiento 3. Decide si el proceso es tan sencillo como para un documento de texto. Si el proceso es similar siempre, y solo implica un par de decisiones o variaciones, podrías simplemente escribir los pasos en una lista. Haz uso de un documento de texto electrónico (como un archivo de Microsoft Word ) o una hoja de papel rayado. 4. Considera la posibilidad de hacer un diagrama de flujo. Un diagrama de flujo simple es una manera fácil de mostrar el proceso visualmente. 5. Procura que en lo posible sea corto. Una página es lo ideal, pero incluso para los procesos complicados, procura reducirlo a 5 páginas o menos. Solo para las tareas especializadas y complejas se deberán emplear documentos más largos y solo si las personas encargadas de realizarlas serán las que usarán ese documento. Elimina los adjetivos de los nombres de las tareas. Por ejemplo, escribe: Enviar factura al cliente y no Enviar factura completa por todos los servicios al cliente que haya pedido el producto.

14 Documentación de un Procedimiento 6. Incluye visuales si te ayudan a que el proceso sea más fácil de leer. Si es necesario que el lector identifique las diferencias entre dos tipos de máquinas, en ese caso deberemos colocar diagramas o imágenes claras de dichas máquinas. Diagramas, fotografías o capturas de pantalla, pero que sean simples y claras. 7. Refiérete a las personas por su cargo, no por su nombre. El documento podría durar más tiempo que una persona en su cargo. No decir Enviar las minutas de las reuniones a Juan, más bien: Enviar las minutas de las reuniones al presidente 8. Deja en claro la manera en que los procesos se relacionan entre sí. Ejm: el documento del proceso Organización del boletín podría terminar con una nota como El resultado final se envía al sector de edición. Ver el documento Edición del boletín. El documento titulado Edición del boletín podría empezar con la nota El presente está precedido por Organización del boletín y termina con Luego se envía al sector de publicación. Ver el documento titulado Publicación del boletín.

15 Documentación de un Procedimiento 9. Haz documentos editables y accesibles. Haz copias para los que quieran leerlos o estudiarlos. Mantén un documento maestro electrónico en un formato editable para que se hagan cambios si es necesario. 10. Etiqueta los documentos del proceso cuidadosamente. Escribe la fecha de creación y la fecha de la última edición en un lugar visible en cada documento como la parte superior de la página. Si varias personas van a editar el documento, te recomendamos poner el nombre o las iniciales al lado de la última fecha de edición. Por último, ponle un título y nombre de archivo que comunique claramente qué proceso se va a documentar.

16 Documentación de un Procedimiento La Oficina encargada del Desarrollo Organizacional y Modernización de la entidad es la responsable de custodiar todos los documentos que se originen de la gestión por procesos, así como realizar acciones de seguimiento, revisión y mejora de procesos; y actualización de los documentos correspondientes

17 Institucionalizar la Gestión por Procesos Institucionalizar la Gestión por Procesos El cambio que representa la adopción de la gestión por procesos, debe lograr resultados de manera progresiva. El Mapa de Procesos de la entidad, al ser un documento de gestión, una vez aprobado, debe publicarse en el Portal de Transparencia Estándar. Cada entidad debe definir los criterios de difusión de sus respectivos Manuales. La entidad debe incorporar en el Plan Operativo Institucional (POI), actividades relacionadas al plan de trabajo institucional, la implementación, seguimiento, revisión, mejora y actualización de los documentos (Mapa de Procesos y de los Manuales).

18 Institucionalizar la Gestión por Procesos Una estrategia de institucionalización debe estar orientada a convertir la gestión por procesos en práctica usual en la entidad. Debe asimismo permitir identificar los avances y las brechas existentes a fin de asegurar los avances y trabajar en la corrección de las brechas. Se sugiere que luego de lograr avances relevantes se adopten acciones orientadas a lograr la sostenibilidad de los mismos, considerándose la formalización de los avances para evitar retrocesos

19 Institucionalizar la Gestión por Procesos La estrategia de institucionalización debe considerar lo siguiente: Revisión de todos los pasos de la implementación de la Metodología. Identificación de las fortalezas y debilidades (FODA) Tener en cuenta la percepción de los funcionarios Definir acciones clave para corregir las brechas Identificar evidencias de avances Formalizar a través de normas internas los avances logrados El Mapa de Procesos y los Manuales de Gestión de Procesos y Procedimientos, deberán ser considerados como insumo para la revisión y actualización de los instrumentos de gestión como el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), el Manual de Perfiles de Puestos (MPP), el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), el Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE), entre otros.

20 TALLER Entregable: 1. Propuesta de Mejora de un Proceso 2. Procedimiento Documentado

21 Muchas gracias por su atención