PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE REPROGRAFÍA Y SU MANTENIMIENTO PARA LA SEDE DE SEPI

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE REPROGRAFÍA Y SU MANTENIMIENTO PARA LA SEDE DE SEPI Nº de Expediente: SEPI INDICE 1. OBJETO Y CONTENIDO DEL PLIEGO 2 2. PRESUPUESTO OFERTA TECNICA Equipos de Reprografía a instalar Control de uso Otros requerimientos técnicos Plan de Formación Mantenimiento 8 4. VOLUMEN DE COPIAS/IMPRESIONES OFERTA ECONÓMICA Importes Máximos Precios Unitarios Regularización por Compensación de Mínimos 11 ANEXO Documentos para Pruebas marzo

2 1. OBJETO Y CONTENIDO DEL PLIEGO El objeto del presente pliego es el suministro mediante arrendamiento de los equipos digitales de copia, impresión y escaner de documentos y el correspondiente servicio de mantenimiento, para realizar los servicios de reprografía en la Sociedad Estatal de Participaciones Industriales (SEPI). Su contenido recoge las condiciones técnicas y económicas básicas por las que se regirá el contrato relativo al arrendamiento y mantenimiento citado por un periodo de cuatro años a partir de la formalización de dicho contrato. 2. PRESUPUESTO El importe total máximo del contrato para el total de cuatro años es de TRESCIENTOS VEINTICINCO MIL EUROS ( ), sin estar incluidos el I.V.A. ni las revisiones anuales de acuerdo con el IPC mencionadas en el Apartado XI del Pliego de Condiciones Particulares. 3. OFERTA TECNICA La oferta técnica deberá comprender el arrendamiento de catorce equipos (14) de reprografía y su correspondiente servicio de mantenimiento, incluido un operario/gestor en las dependencias de SEPI. Incluirá, a su vez, el detalle de la organización y gestión del sistema, las funcionalidades correspondientes y la total compatibilidad del sistema EQUIPOS DE REPROGRAFÍA A INSTALAR El adjudicatario instalará, configurará y pondrá en marcha, en los espacios que SEPI habilitará a su disposición en sus oficinas, los equipos nuevos que se detallan a continuación para atender el servicio requerido: Trece equipos multifunción blanco y negro: 1 de alta producción 11 de media producción (de planta) 1 de baja/media producción Un equipo multifunción color y blanco y negro de media/alta producción En el Departamento de Reprografía se instalarán los equipos de alta producción y de color. Para el resto de equipos se facilitará, en su momento, la ubicación correspondiente. Todos los equipos ofertados, a los que los licitadores indicarán marca y modelo aportando los catálogos/fotografías correspondientes, deberán cumplir, como mínimo, los requerimientos y características que se detallan a continuación y que deberán incluir en la oferta técnica: 2

3 Características y requerimientos comunes (excepto fotocopiadora b/n de baja/media producción) - Equipos nuevos - Tecnología Láser - Doble cara automática - Copiado a doble cara sin necesidad de manipulación - Tiempo máximo de primera copia 7 seg. - Tiempo de calentamiento máximo 1 min. - Formato máximo de papel A3 - Resolución mínima de copiado 600 x Velocidad de escaneo 55 ppm - Zoom 25 a 400 % - Display amplio con pantalla táctil - Escaneado en color de documentos a una carpeta, dirección de correo electrónico o a una dirección FTP en formatos TIFF, TIFF multipágina o PDF (excepto en máq. de 105 y 30 ppm) - Impresión retenida y/o bloqueada - Cambio automático de bandeja de hojas - Alimentador automático - Finalizador - Reducción / Ampliación - Borrado HDD - Ajustes automáticos - Conexión a red en entornos de XP, Windows 7 32 y 64 bits, Windows Server 2003, Windows Server Protocolos de red TCP/IP - Conexión a Red Ethernet 10/100 base Tx - Lenguaje de impresora PCL5 /PCL6 y Adobe Postcript, PDF y XPS - Driver de impresión único para todos los modelos que se presenten en la oferta y compatible con las impresoras, PCL s, Postcript existentes en SEPI - Encriptación - Etiquetado medioambiental Energy Star o similar - Eficiencia energética de bajo consumo y respeto al medio ambiente - Todos los accesos deberán hacerse con garantías de seguridad y ajustándose a los niveles de seguridad establecidos en SEPI (Firewalls, VLan, etc) y deberán disponer de las medidas de seguridad necesarias 1 Equipo multifunción b/n de alta producción * Fotocopiadora/impresora/escáner * Velocidad mínima de copiado -formato A4 de 80 gr/m²- 105 ppm * Gramaje de papel admisible 60 a 210 gr/m² * Disco duro mínimo 80 Gb * Memoria mínimo 1,5 Gb * Alimentador de gran capacidad * Capacidad de papel mínimo hojas 3

4 * Capacidad de producción mensual copias * Acabadora estandar y de folletos * Dobladora * Clasificador * Grapador * Perforador de 2 y 4 agujeros 1 Equipo multifunción Color y blanco y negro (de alta resolución) * Fotocopiadora/impresora/escáner * Velocidad mínima de copiado: formato A4 de 80 gr/m² 60 ppm color 60 ppm b/n * Gramaje de papel admisible desde 65 a 280 gr/m² * Disco duro mínimo 160 Gb * Memoria 2 Gb * Capacidad de papel mínimo hojas * Display amplio * Acabadora estandar * Alimentador gran capacidad * Clasificador * Grapador * Perforador de 2 y 4 agujeros * Módulo de control servidor de color Efy Fiery, con las siguientes características: Memoria mínima de 1 Gb Editor de perfiles de color y espectofotómetro. Visualización del trabajo pre y post-ripeo. Utilización de colores Pantone de proceso. Corrección de calidad de imagen de trabajo antes y después de ripeo Optimización de impresión de ficheros de baja resolución. Admisión de impresión e inserción de separatas. Función Imprimir durante el ripeo. 11 Equipos multifunción b/n de producción media * Fotocopiadora/impresora/escáner/fax * Velocidad mínima de copiado -formato A4 de 80 gr/m²- 55 ppm * Velocidad primera página 7 seg. * Disco duro mínimo 60 Gb * Memoria 1 Gb * Capacidad de papel mínimo hojas * Acabadora estandar * Clasificador * Grapador 1 Equipo multifunción b/n de producción baja * Equipo nuevo * Tecnología Láser * Velocidad mínima de copiado -formato A4 de 80 gr/m²- 30 ppm 4

5 * Velocidad primera copia 7 seg. * Tiempo de calentamiento máximo 1 min. * Formato máximo de papel A3 * Zoom 25 a 400 % * Disco duro mínimo 40 Gb * Memoria 512 Mb * Capacidad de papel mínimo hojas * Bandeja de salida con clasificado electrónico 3.2. CONTROL DE USO El adjudicatario deberá incluir una solución que permita aplicar políticas de restricción del uso de los equipos multifunción: identificación del usuario que realiza los trabajos, opciones de uso como predeterminar la doble cara, etc. o de restricciones a nivel de equipos o de funcionalidades. Se deberán configurar los equipos con el hardware y software necesario para que se permita la Autorización, Autenticación y Accounting de las impresiones, copias y escáner. Para acceder a las funcionalidades de impresión directa, copiado y escáner, la solución debe permitir identificar por usuario del directorio activo con una tarjeta de proximidad y en caso de que el servidor de autenticación de usuario no responda, o la tarjeta no esté asociada a ningún usuario o exista un problema en las comunicaciones, el equipo mostrará un mensaje en el display solicitando al usuario que se autentique en local en el propio equipo mediante una clave de acceso. La solución deberá dar cobertura aproximadamente a 250/300 usuarios y la tarjeta será la que actualmente disponen los trabajadores de SEPI: Tarjeta Contactless de alta frecuencia (13,56 Mhz) con tecnología ISO/IEC 15693, chip original de NXP ICODE (SL2 ICS20). Memoria de almacenamiento de 1024 bits y tiempo de transacción inferior a 100 ms. Fabricada según estándares internacionales ISO/IEC 7810:2003: formato ID-1 (dimensiones de 85,60 53,98 mm.), grosor de 0,76 mm., en PVC blanco laminado y temperatura soportada de -25ºC a +50 C. o en su defecto la que proporcione la propia adjudicataria. El adjudicatario será el encargado de mantener dicha solución, así como de todas las tareas necesarias de actualizaciones y modificaciones de configuraciones para realizar el servicio, que permitirá generar informes de explotación del sistema: número de impresiones por equipo y usuario, entre fechas, por equipos instalados, por Direcciones y contabilizar la actividad exacta de cada usuario, incluyendo los casos en los que el usuario cancele parcialmente los trabajos de impresión. SEPI dispone de un servidor de impresión que daría servicio a todos los dispositivos de impresión. Las características técnicas de este servidor son: Maquina Virtual Intel Xeon 2,66 GHZ, 2GB Ram, Virus Scan Enterprise 8.7.0i Disco C: 20GB ampliable -disponibles actualmente 5.5GB Disco- D: 10GB disponibles actualmente (ubicación drivers de impresión actuales), Integrado en Directorio Activo (W2003 Server) y el sistema operativo de este servidor es Windows 2003 Server Standard Edition con Service Pack 2. 5

6 El adjudicatario deberá proveer la infraestructura de hardware y software necesaria para el sistema de control, incluyendo los servicios y administración del sistema operativo y de las soluciones software propuestas y la actualización de las mismas durante todo el periodo contractual. El acceso a las máquinas del centro de Reprografía únicamente será mediante PIN/clave de acceso para el operario/gestor y personal especialmente autorizado Push printing impresión segura de documentos- Los trabajos de impresión deberán quedar retenidos predeterminadamente hasta que el usuario se autentique en el equipo elegido -follow me-, visualice exclusivamente los trabajos que le pertenecen y los libere manualmente, en cualquiera de los equipos multifunción de planta instalados en SEPI, excepto en los equipos de Reprografía Escáner Una vez autenticado el usuario, los equipos multifunción deberán mostrar, en el display general, el acceso que permita escanear directamente a su dirección de correo replicada del directorio activo. El remitente de los escaneos por mail realizados desde el equipo deberá ser el usuario autenticado Posibilidad de impresión desde dispositivos móviles Implementar el software necesario para que desde determinados dispositivos móviles: smartphones, tablets, etc. se pueda ordenar la impresión en el equipo elegido dentro de la red de SEPI sin coste adicional para SEPI Control de las máquinas de puesto La solución requerida dispondrá de la posibilidad de poder controlar las máquinas impresoras de puesto, tanto de blanco y negro como de color, existentes en la sede de SEPI Software de gestión unificada Implantación de una herramienta de monitorización de los equipos de multifunción para gestionar proactivamente desde el puesto de operario/gestor y desde la propia empresa adjudicataria, todo tipo de alertas de incidencias y alarmas, lectura de contadores, estado de los consumibles, generación de informes de uso, errores en display, etc. que no impacte en los actuales servicios de TI de SEPI. 6

7 3.3. OTROS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Organización del servicio Detalle de la organización del servicio a realizar Gestión de incidencias Detalle de la gestión de todo tipo de incidencias y los tiempos de respuesta en averías, reparación y sustitución Gestión de consumibles Plan de entrega, stock mínimo en SEPI y sistema de recepción de avisos Gestión de residuos Detalle pormenorizado de la retirada de residuos con certificado de compromiso por parte del adjudicatario Informes Informes a realizar de gestión, de incidencias, de consumos de toner, etc., detallando su temporalidad Compromiso de salvaguarda de datos confidenciales borrado seguro- Formateo del disco duro de las máquinas con el correspondiente certificado de su posterior realización, o en su defecto en las dependencias de SEPI, cuando haya cambios del citado disco duro por avería, sustitución o finalización del contrato Plan de mejora continua del servicio durante la vida del contrato Detalle del plan de mejora para optimizar el entorno documental y su rendimiento, que incluya el análisis del servicio, la evolución de los principales indicadores y por consiguiente el redimensionamiento idóneo de los equipos multifunción, contemplando la posibilidad de cambiar de ubicación, a petición de SEPI o del propio adjudicatario, habilitando este último los trámites y acciones oportunas que tenga que realizar sin coste alguno para SEPI, aquellos equipos que, durante la duración del contrato, puedan tener una problemática mas acentuada motivada por mayor número de averías, trabajos realizados, etc. por aquellos otros equipos que se conserven, en ese momento, con mejores condiciones para el trabajo requerido Calidad de la impresión La oferta técnica incluirá también pruebas físicas de la calidad de la impresión de cada modelo de máquina requerido en la misma, indicando en cada prueba impresa que máquina la ha realizado, para lo cual SEPI incluye en este pliego, como Anexo I, dos documentos en PDF para su reproducción 7

8 3.4. PLAN DE FORMACION Plan detallado de formación para todos los posibles usuarios y responsables TI, con entrega de manuales básicos de funcionamiento y documentación técnica MANTENIMIENTO La empresa adjudicataria se hará cargo del mantenimiento de este servicio de reprografía durante los cuatro años de vigencia del arrendamiento, que se efectuará en el lugar de trabajo de las máquinas y que será el necesario para el buen funcionamiento del mismo. El servicio de mantenimiento comprende la realización por parte del adjudicatario de todas las operaciones necesarias para la conservación, reparación y verificación de todos los equipos, incluyendo un operario/gestor dedicado y la sustitución de cuantas piezas sean necesarias para su normal funcionamiento, así como los consumibles, (toner blanco/negro, toner de color, aceite, grapas, fusores, etc.), con la única excepción del papel y la energía eléctrica Operario/Gestor La empresa adjudicataria destinara un operario/gestor en las dependencias de SEPI durante el tiempo de arrendamiento encargándose de, al menos, los siguientes servicios: - Supervisión de los equipos comprobando que su funcionamiento es el correcto, con seguimiento y control de la totalidad de incidencias de las máquinas - Lectura mensual de los contadores y control de las copias realizadas - Atención a los usuarios ante cualquier incidencia, tanto de funcionamiento como de manejo de los equipos instalados, dando apoyo de formación de los mismos - Realización de trabajos de impresión/copiado y encuadernación de documentos - Manejo del equipamiento instalado en el Centro de Reprografía - Mantenimiento preventivo (reparaciones que no precisen un técnico especializado) de los equipos instalados, además de las reposiciones de papel, toner, etc. - Realización de todo tipo de informes relacionados con el control de uso - Gestión y control de los consumibles, disponiendo de un pequeño stock para que ningún equipo se quede sin servicio por este motivo, realizando las peticiones de reposición de los mismos - Organización y registro de visitas de técnicos de servicio especializados, función de interlocución con técnicos a distancia o diagnósticos para asistir en situaciones de servicio y reparaciones más avanzadas, así como de la coordinación de la comunicación entre el servicio y los distintos departamentos del fabricante (postventa, venta, suministros, facturación y servicios). - Coordinar con los responsables TI la problemática informática de los equipos 8

9 - Retirada inicial de materiales inservibles para su aprovechamiento ecológico, hasta que la empresa adjudicataria se haga cargo de los mismos. El horario del operario/gestor será el general establecido para los empleados de SEPI, con una duración de 37 horas y media semanales. Los servicios prestados por el operario/gestor fuera de este horario contratado podrán ser facturados de acuerdo con las tarifas que el adjudicatario tenga vigentes, que se incluirán en el contrato y podrán actualizarse periódicamente. El operario/gestor asignado ha de acreditar una reconocida experiencia en la ejecución y desarrollo de todos estos servicios, para lo cual el adjudicatario deberá proporcionarle la correspondiente formación. Por dicho motivo, SEPI se reserva el derecho de rechazar al personal propuesto por el adjudicatario si considera que su capacitación no es suficiente o su comportamiento es incorrecto Tiempos máximos de respuesta en caso de avería El tiempo de respuesta desde el aviso de avería hasta la presencia del técnico correspondiente no podrá exceder de 6 horas hábiles El tiempo de respuesta para la solución de averías sin reposición expresa de materiales no podrá exceder de 12 horas hábiles El tiempo de respuesta por avería con reposición de materiales será de máximo 36 horas hábiles La empresa adjudicataria garantizará que ningún equipo quedará inoperativo por falta de consumibles Inactividad La máquina no podrá estar inactiva por un periodo superior a siete días, contados a partir de la notificación al fabricante y siempre por causas ajenas a SEPI, estando la empresa adjudicataria obligada a sustituir la misma por otra de similares características. No obstante, transcurridos cinco días de inactividad, SEPI se reserva el derecho de aplicar las penalizaciones correspondientes Seguros Los equipos estarán asegurados a todo riesgo, y en caso de robo, etc. deberán ser sustituidos en un plazo máximo de diez días, por otros nuevos de similares características Requisitos medioambientales El adjudicatario se compromete a cumplir con todos los requisitos legales vigentes en materia medioambiental y de residuos. 9

10 El adjudicatario, a través del operario/gestor ubicado en SEPI, deberá gestionar todos los materiales inservibles, tales como cartuchos vacíos, toner, etc. de los equipos instalados por medio de un gestor autorizado, debiendo presentar copia de la autorización del mismo y del contrato de recogida establecido, en su caso, entre el adjudicatario y el gestor. 4. VOLUMEN DE COPIAS/IMPRESIONES SEPI se compromete a fijar los volúmenes de copias/impresiones durante el periodo contractual establecido en las siguientes cantidades: 4.1. Compromiso de realización de Copias/impresiones en blanco y negro para los trece equipos b/n objeto de este contrato, incluidas las copias en b/n del equipo de color: - Total del contrato: unidades - Total anual: unidades - Total mensual: unidades 4.1. Compromiso de realización de Copias/impresiones en color para el equipo de color objeto de este contrato: - Total del contrato: unidades - Total anual: unidades - Total mensual: unidades 5. OFERTA ECONÓMICA El adjudicatario realizará su oferta tomando como referencia el importe máximo total del presupuesto del contrato, detallando además en dicha oferta el desglose de dicho importe total en los conceptos de arrendamiento y mantenimiento, así como a modo de referencia, los correspondientes importes anual y mensual y, por último, los precios unitarios que en el Punto 5.2 se detallan. La oferta realizada no incluirá I.V.A., ni las posibles revisiones de precio en función del IPC Importes Máximos (I.V.A. no incluido) Importe Total del Contrato (Precio Base Total) El precio máximo total del Contrato por los cuatro años de vigencia del mismo es de TRESCIENTOS VENTICINCO MIL EUROS ( ), El pago mensual será fijo y de igual cantidad para toda la vigencia del contrato, a excepción de las revisiones anuales por el IPC que correspondan Punto XI del PCAP- y de los ajustes puntuales que se abonen o reintegren, con carácter adicional por cada regularización anual, contemplados en el Punto 5.3 de este Pliego. 10

11 5.2. Precios Unitarios: El adjudicatario deberá detallar los Precios unitarios por exceso y defecto de copia/impresión tanto en los equipos multifunción de blanco y negro como en el de color, a partir de las cantidades comprometidas en el Punto 4 de este Pliego Precio por copia/impresión por exceso copia b/n El precio máximo es de 0, Precio por copia/impresión por defecto copia b/n El precio mínimo es de 0, Precio por copia/impresión por exceso copia color El precio máximo es de 0, Precio por copia/impresión por defecto copia color El precio mínimo es de 0,020 El importe por exceso de la copia/impresión en los equipos b/n deberá coincidir con el de exceso de copia/impresión que se realice en b/n en el equipo de color Regularización por Compensación de mínimos/máximos Cada doce meses se efectuará una regularización anual de las copias realizadas, tanto en b/n como en color, respecto a los volúmenes de copias comprometidos, que se aplicará exclusivamente en la factura del siguiente mes de dicho periodo junto con el pago fijo mensual correspondiente. Como consecuencia de la misma, los excesos o defectos sobre dicho volumen se abonarán, por parte de SEPI o reintegrarán, por parte de la empresa adjudicataria, conforme a los precios que se hayan establecido para ambos supuestos en la oferta económica. Los abonos/reintegros a efectuar por dichas regularizaciones anuales se continuarán realizando de igual forma, a lo largo de la vigencia del contrato, hasta que el total acumulado de dichas regularizaciones alcance un máximo del 5 % del importe total adjudicado, tanto por defecto como por exceso. Madrid, 26 de marzo de 2013 El Subdirector de Contabilidad y Servicios Generales Francisco J. Gil Ríos 11

12 A N E X O Documentos para Pruebas 12

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