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1 Pliego de Prescripciones Técnicas para la contratación en alquiler y mantenimiento integral de dispositivos de impresión, escaneo y copia de documentos para las distintas dependencias municipales. Versión Fecha Estado Departamento 1 08/03/16 Definitivo DCCI Página - 1

2 INDICE 1.- INTRODUCCION OBJETO DESCRIPCION TECNICA Características técnicas mínimas de los equipos Características software de control FORMACION Y DOCUMENTACION PLANIFICACION DURACION CONTRATO OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO RESPUESTAS A LAS AVERIAS OTROS CASOS DE ARRENDAMIENTO O SUMINISTROS DE EQUIPOS SANCIONES RESOLUCIÓN Y EXTINCIÓN DEL CONTRATO PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL COSTE DE LICITACIÓN DEL PROYECTO CRITERIOS DE VALORACIÓN Oferta económica...18 Página - 2

3 Asistencia técnica y servicios Mejoras del contrato DOCUMENTACIÓN REQUERIDA...19 Página - 3

4 1.- INTRODUCCIÓN. El presente pliego pretende poner en funcionamiento un sistema unificado de impresión y copia de documentos con el objeto de reducir los costes y ofrecer una calidad de impresión más alta, gracias a la instalación de nuevos dispositivos multifuncionales, más rápidas y eficientes. En la actualidad existe un gasto desmesurado tanto en el mantenimiento de los dispositivos, como en el gasto de consumibles y papel. Se pretende ganar en eficacia, en flexibilidad, en calidad y en último término, en sostenibilidad. Con este nuevo proyecto, el Ayuntamiento pretende avanzar en su modernización, centrándose en las siguientes líneas de actuación: 1.- Reducir costes de impresión y de copia de documentos. 2.- Implantar una solución centralizada de control de número de páginas imprimidas por usuario y gestión de producción mediante software especializado. 3.- Contratar con un solo proveedor. 4.- Mejorar la gestión y control de los consumibles. 5.- Disminuir las incidencias y agilizar sus resoluciones. 6.- Cumplir con la normativa medioambiental. 7.- Optimizar el número de dispositivos actuales de impresión, escaneo y copia de documentos. 2.- OBJETO. El objeto del presente pliego es la contratación del arrendamiento sin opción a compra y mantenimiento integral, incluido consumibles, de sistema de impresión con destino a las dependencias municipales, junto un software de gestión, conforme a Página - 4

5 las condiciones y características indicadas en este pliego de prescripciones técnicas. El adjudicatario suministrará y mantendrá una cantidad determinada de dispositivos multifuncionales y por ello percibirá una retribución en forma de cuota mensual. 3.- DESCRIPCION TECNICA. El equipamiento a suministrar será obligatoriamente de nueva adquisición, sin uso y sin componentes reconstruidos. El adjudicatario deberá asegurar que no habrá riesgo de obsolescencia tecnológica durante el periodo de vigencia del contrato. Para garantizar la calidad del contrato, no se aceptará ningún equipo o elemento declarado EOL (End of Life) o descatalogado. Todo el material suministrado al Ayuntamiento será de primera calidad y deberá cumplir con las normas técnicas que le sean de aplicación, en caso contrario, el Ayuntamiento podrá rechazarlo. Para garantizar una buena gestión medioambiental, los equipos han de cumplir con los estándares de Energy Star, y la empresa fabricante contará con la acreditación ISO de gestión medioambiental. El contratista ofertará varios modelos de equipos, en función de las necesidades y de las expectativas de uso en las dependencias municipales. Si algún equipo ofertado por los licitadores no cumplen alguna de las características mínimas exigidas y esto repercute directamente en la calidad del suministro, dicho licitador será excluido. No obstante, se valorarán las mejoras de las características mínimas exigidas. Página - 5

6 3.1.- Características técnicas mínimas de los equipos. Todos los equipos tendrán que ser de tecnología de impresión láser, contarán con impresión a doble cara, además serán compatibles con cualquier sistema operativo. Todos los dispositivos deberán contar con una bandeja by-pass para sobres, carpetas, etc. como se indica en las características de cada equipo. Si de serie no dispusieran de esta bandeja deberá añadirse un cajón extra que cumpla esta función y su inclusión será de carácter obligatorio, no considerados en ningún caso como mejora. Los dispositivos multifunción contarán con un alimentador de originales de doble cara, para la función de escaneo y copia de documentos. Nomenclatura. EMA4: Equipo multifuncional A4. EMA4C: Equipo multifuncional A4 color. EMA3C: Equipo multifuncional A3 color EMEA3C: Equipo multifuncional especial A3 color. Al presentar la oferta el licitador debe ajustarse a esta nomenclatura. Todos los equipos deben presentar la posibilidad de ser controlados para comprobar su estado de incidencia vía web, al conectarse a la red. Los equipos deberán cumplir los siguientes requisitos respecto a la seguridad documental: Posibilidad de configurar códigos de usuario. Posibilidad de cifrado SSL (Secure Socket Layer). Posibilidad de intercambio de información a través de SNMP. Posibilidad de cifrado del disco duro. Impresión retenida. Impresión bloqueada. Página - 6

7 EMA4 - Equipo multifuncional A4 B/N Velocidad mínima de impresión Formato de papel 30 ppm A6 a A4 Gramaje gr/m 2 Memoria 1 GB Disco duro 120 GB Lenguajes PCL5, PCL6, POSTSCRIPT 3 Escaner B/N y Color Software Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) Capacidad papel 1 x 250 hojas + 1 x 500 hojas Interfaz Gigabite Ethernet, USB 2,0, ranura SD Velocidad escáner 30 opm Resolución escaner 600 dpi Destino escaneo Correo electrónico, carpeta smb, etc Otros Mueble soporte, alimentador originales, etc EMA4C - Equipo multifuncional A4 color Velocidad mínima de impresión Formato de papel 30 ppm A6 a A4 Gramaje gr/m 2 Memoria 1 GB Disco duro 120 GB Lenguajes PCL5, PCL6, POSTSCRIPT 3 Escaner B/N y Color Software Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) Capacidad papel 1 x 250 hojas + 1 x 500 hojas Página - 7

8 Interfaz Velocidad escáner Resolución escaner Destino escaneo Otros Gigabite Ethernet, USB 2,0, ranura SD 30 opm 600 dpi Correo electrónico, carpeta smb, etc Mueble soporte, alimentador originales, etc EMA3C - Equipo multifuncional A3 color Velocidad mínima de impresión Formato de papel 30 ppm A6 a A3 Gramaje gr/m 2 Memoria Disco duro 1 GB 120 GB Lenguajes PCL5, PCL6, POSTSCRIPT 3 Escaner Software Capacidad papel Interfaz Velocidad escáner Resolución escaner Destino escaneo B/N y Color Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) 2 x 500 hojas Gigabite Ethernet, USB 2,0, ranura SD 80 opm 1200 dpi Correo electrónico, carpeta smb, memoria, etc Otros Mueble soporte, alimentador originales, finalizador clasificador, grapadora, etc EMEA3C - Equipo multifuncional especial A3 color Velocidad mínima de impresión Formato de papel 45 ppm A6 a A3 Gramaje gr/m 2 Página - 8

9 Memoria Disco duro Lenguajes Escaner Software Capacidad papel Interfaz Velocidad escáner Resolución escaner Destino escaneo 2 GB 250 GB PCL5, PCL6, PDF direct, POSTSCRIPT 3, etc B/N y Color Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) 3 x 500 hojas Gigabite Ethernet, USB 2,0, ranura SD 110 opm 1200 dpi Correo electrónico, carpeta smb, memoria, etc Otros Mueble soporte, alimentador originales, finalizador clasificador grapador DISTRIBUCION EQUIPOS Ubicación Modelo Oficinas Municipales - Planta baja Personal EMA4 Oficinas Municipales - Planta primera Tesorería Intervención Hacienda EMA4 EMA4 EMA4 Oficinas Municipales - Planta segunda Oficial Mayor Común EMA4 EMEA3C Oficinas Municipales - Planta tercera Urbanismo EMA4 Página - 9

10 Servicios Sociales Servicios Sociales EMA4 Policía Local Reten Oficinas EMA4 EMA4C Recaudación Recaudación EMA4 Parque móvil - Planta baja Servicios varios EMA4 Parque móvil - Planta primera Oficinas EMA3C Casa de la cultura Recepción EMA3C Turismo Turismo playa EMA3C Resumen EMA4: Equipo multifuncional A4 10 EMA4C: Equipo multifuncional A4 color. 1 EMA3C: Equipo multifuncional A3 color 3 EMEA3C: Equipo multifuncional especial A3 color. 1 Total Características software de control. Página - 10

11 Su principal función será la de controlar la actividad de cada uno de los dispositivos conectadas a la red del ayuntamiento, la solución deberá ofrecer como mínimo las siguientes funcionalidades: Control por usuario, este se identificará a través del usuario dado de alta en el ordenador mediante cualquier sistema operativo. Creación de informes mensuales de uso de cada dispositivo, donde se pueda filtrar por usuario y departamento, distinguiéndose entre monocromo y color. Restricción al acceso y a la utilización del color a través de normas automatizadas. Establecimiento de una cuota máxima de impresión y copia de documentos, tanto en monocromo como en color, por usuario. Control de las impresoras disponibles por usuarios. Automatizar y centralizar la lectura de contadores. Que sea compatible con las principales marcas de equipos multifuncionales del mercado. El software pasará a ser propiedad del ayuntamiento en el momento de su instalación. 4.- FORMACION Y DOCUMENTACION. Se proporcionará formación básica de mantenimiento a todos los usuarios que vayan a utilizar el sistema de impresión de mantenimiento básico como, bandejas de entrada y salida, carga de papel, tóner, grapas, desatasco y limpieza del cristal de exposición, etc. Así como, el conocimiento de las funcionalidades del equipo, uso del panel de control, impresión en B/N y color, impresión confidencial, uso de fax, paginado, escaneo y envío de documentos al correo electrónico, etc. El adjudicatario deberá dejar en cada dispositivo un breve manual con estas informaciones, los manuales de utilización detallados se entregarán al departamento Página - 11

12 de informática. Se proporcionará formación específica por parte de la empresa adjudicataria al personal del Departamento de Informática del ayuntamiento, en la que se abordará temas relativos y detallados de todas las funcionalidades de la administración y configuración. 5.- PLANIFICACION. Se elegirá un comité con representantes del Ayuntamiento y de la empresa adjudicataria para organizar, dirigir y supervisar la ejecución del proyecto. La empresa adjudicataria presentará una planificación temporal detallada de los trabajos a realizar mediante un Plan de Proyecto, sin perjuicio que después pueda adaptarse por parte del comité de dirección en función de las necesidades de ejecución del proyecto. El plazo de implantación de la solución finalizará improrrogablemente 30 días naturales y comenzará a contar desde la firma del correspondiente contrato. El adjudicatario suministrará, instalará y mantendrá los equipos multifunción en las distintas dependencias del Ayuntamiento de Cullera. 6.- DURACION CONTRATO. El presente contrato tendrá una duración de 48 meses, a partir de la fecha de entrega del suministro que se acreditará con la firma del acta de recepción, previa formalización del correspondiente contrato, según las condiciones señaladas en el Pliego de Prescripciones Técnicas. Al terminó del contrato, el contratista tendrá la obligación de desmantelar el sistema y retirar todo el equipamiento instalado, sin que ello repercuta económicamente en el contrato. 7.- OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO. Página - 12

13 El contrato se ejecutará con estricta sujeción a las estipulaciones contenidas tanto en el presente pliego como en el de Cláusulas Administrativas, así como en las instrucciones que, en su caso, le diera el Responsable del contrato y/o los responsables de cada una de las dependencias. El adjudicatario estará obligado a entregar el equipamiento objeto de este contrato en las distintas dependencias municipales y transcurridos como máximo 30 días naturales desde la firma del contrato. Tras la recepción de los equipos, se procederá a su instalación y configuración en conformidad con las indicaciones del Responsable del contrato y/o los responsables de cada una de las dependencias. El mismo día de la puesta en funcionamiento de los equipos, se instalarán los drivers en los ordenadores del ayuntamiento, se entregará a cada responsable de centro las hojas técnicas con las característica e instrucciones de uso de los equipos y se les instruirá en su manejo. Al finalizar la instalación de todos los equipos, se firmará un ACTA DE RECEPCIÓN en la que constará los equipos suministrados, números de serie, marca y modelo, fecha y lugar de la instalación y se firmará tanto por la empresa licitadora como por el responsable del proyecto dando ambas partes su conformidad. Si por necesidades municipales, en algún momento de la duración del contrato, se decidiera trasladar el equipamiento de edificio, de planta de edificio o de sala dentro de una misma planta, para evitar daños en los equipos, éste correría a cargo del adjudicatario, previo el correspondiente aviso. El licitador deberá asegurar que no habrá riesgo de obsolescencia tecnológica durante el periodo de vigencia del contrato. Si algún equipo quedara obsoleto durante la vigencia del contrato dificultando su mantenimiento se tendrá que cambiar por otro equipo que solvente el problema manteniendo en todo caso las característica mínimas exigidas para el puesto. La empresa adjudicataria se obliga a facilitar a su cargo, los medios de transporte adecuados para los trabajos de mantenimiento integral de los equipos, así como todos los materiales y útiles necesarios para la prestación del servicio. A tal Página - 13

14 efecto, deberá contar con un equipamiento para responder con rapidez a las posibles averías. El licitador deberá disponer de una estructura técnica propia para dar cobertura a los mantenimientos, necesidades e incidencias producto del desarrollo del contrato, por lo que el adjudicatario deberá aportar durante la vigencia del contrato, el personal suficiente para cubrir las prestaciones objeto del contrato, así como cubrir las bajas por enfermedad, vacaciones, permisos, etc. que pueda causar dicho personal, bien entendido que los costes derivados de estos conceptos se encuentran incluidos en el precio de la oferta. Este equipo técnico deberá ser capaz de resolver todos los problemas surgidos en el equipamiento, estará adecuadamente formado en el mismo mediante programas de formación específicos y establecidos por el fabricante y sólo utilizará material de reposición original en caso de averías, por todo ello y para garantizar la fiabilidad del servicio técnico y su buen funcionamiento, se requiere que este sea SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA OFICIAL de la marca suministrada. No se admite subcontrataciones de estructura técnica. El adjudicatario deberá cumplir, bajo su exclusiva responsabilidad, las disposiciones vigentes en materia laboral, de seguridad social y de seguridad e higiene en el trabajo, en especial de la prevención de riegos laborales, debiendo tener a su cargo el personal necesario para la realización del objeto del contrato, respecto del que ostentará, a todos los efectos, la condición de empleador. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del contratista no implicará responsabilidad alguna para la Administración. El mantenimiento del parque de equipos será a cargo del adjudicatario. En este sentido se definirá un acuerdo de servicio a través del cual se garantizará el funcionamiento de los equipos en todo momento. No se admitirá la subcontratación del servicio técnico a terceros. Página - 14

15 Será responsabilidad del adjudicatario realizar los mantenimientos preventivos anuales según el período y forma que indique el fabricante del equipamiento. En caso de no realizarse éstos correctamente y en los plazos indicados, será motivo suficiente para la rescisión del contrato. Estas labores se especificaran en el Plan del proyecto que presentará el adjudicatario para los equipos del Ayuntamiento de Cullera, Como mínimo, el adjudicatario tendrá la obligación de realizar 2 mantenimientos preventivos por equipo y año. Estos conceptos se encuentran incluidos en el precio de la oferta. La reposición de todos los consumibles será a cargo del adjudicatario. Esto incluye cartuchos de tóner, fusores u otros recambios fungibles durante la utilización de los equipos. Será el propio dispositivo quien reporte la reposición de consumible al proveedor cuando el que tenga en uso esté próximo a agotarse, y este se entregará al día siguiente. El licitador deberá incluir en su propuesta el servicio de recogida y gestión certificada mediante ISO14001 de los consumibles utilizados como residuos. El adjudicatario deberá incluir en la oferta el sistemas o las herramientas de monitorización y gestión de la producción para el control de facturación y en su caso, para optimizar los recursos ofertados. Todos los equipos, dispondrán de contadores de páginas que deberán disponer de dispositivos remotos para su visualización. El adjudicatario deberá atender los requerimientos e instrucciones que le formule el ayuntamiento a través del Responsable municipal del contrato y/o los responsables de las dependencias y vendrá obligado a la realización y entrega al Ayuntamiento de un INFORME mensual de SERVICIO, donde se reflejen las circunstancias acaecidas durante ese mes y que influyan directamente en la calidad del contrato (reclamaciones, reparaciones, nuevos productos, fallos en los equipos, etc.) y fundamentalmente informará sobre el mantenimiento preventivo y correctivo efectuados. Página - 15

16 El adjudicatario no tendrá derecho a indemnización por causa de robo, avería o perjuicios ocasionados en el equipamiento objeto del contrato El adjudicatario deberá disponer de un seguro de responsabilidad civil, mínimo de , para garantizar los posibles daños o perjuicios ocasionados a bienes o a terceras personas durante los trabajos de mantenimiento. El adjudicatario será responsable igualmente de los daños y perjuicios que se originen, tanto para el Ayuntamiento como para terceros, por defectos o insuficiencias técnicas de su trabajo, o por errores materiales, omisiones e infracciones de preceptos legales o reglamentarios. 8.- RESPUESTAS A LAS AVERIAS. El tiempo máximo de respuesta para solucionar las averías y/o problemas surgidos en los equipos será de 8 horas laborales, a partir de la notificación de la avería. Los avisos de incidencias las realizará el responsable de cada centro o el Responsable del contrato vía teléfono, fax, correo electrónico o a través de una aplicación específica. Las reparaciones y mantenimiento de las máquinas se realizará en horario de oficinas (de 7:30 a 14:30 horas). En caso de avería grave, considerándose ésta cuando quede inutilizado el equipo por más de 48 horas, el adjudicatario tendrá la obligación de reemplazar el equipo de inmediato por un modelo de similares características para la prestación del servicio. Los gastos que se deriven de éstas anómalas circunstancias correrán a cargo del adjudicatario, entendiéndose incluidos en el importe de la oferta económica. En el caso de que se produzcan reiteradas averías de la misma índole en el equipamiento suministrado, se exigirá al adjudicatario el cambio del equipamiento por uno nuevo y de idénticas características y propiedades, entendiéndose incluidos en el importe de la oferta económica. Página - 16

17 9.- OTROS CASOS DE ARRENDAMIENTO O SUMINISTROS DE EQUIPOS. El presente contrato sólo pretende la contratación sin opción a compra de 15 equipos, por lo que el Ayuntamiento, y en función de sus necesidades, tendrá total libertad para realizar la compra o alquiler de otros equipos a distintas empresas, sin que por ello se vea influido o modificado el presente contrato PENALIZACIONES. El Ayuntamiento de Cullera impondrá en el caso de que no se cumplan las condiciones técnicas exigidas en el presente pliego, por causas imputables al adjudicatario las siguientes penalizaciones: Por cada 2 horas hábiles que pasen a partir de las establecidas en el contrato para la resolución de problemas y/o averías, al adjudicatario se le detraerá en la facturación mensual correspondiente, el 10% de la Cuota Mensual. En el caso de que impongan al adjudicatario 5 sanciones de las indicadas anteriormente, en el plazo de 2 meses, el Ayuntamiento podrá acordar libremente la rescisión del contrato sin que proceda reclamación alguna por parte del adjudicatario. En el caso de que cualquier equipo no esté operativo más de 72 horas y no se haya realizado la reposición obligatoria del mismo, al adjudicatario se le detraerá en la facturación mensual correspondiente, al 100% de la Cuota Mensual acordada. En el caso de detectar que no se estén utilizando piezas de sustitución originales del fabricante o bien que los consumibles que se suministran son los compatibles equivalentes y no los originales del fabricante, el Ayuntamiento podrá acordar libremente la rescisión del contrato sin que Página - 17

18 proceda reclamación alguna por parte del adjudicatario RESOLUCIÓN Y EXTINCIÓN DEL CONTRATO. Se aplicará lo establecido en la TRLCSP (texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público) y se levantará acta en la que se consignarán las circunstancias que la han motivado PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL. Todos los datos manejados por la empresa adjudicataria a causa de la prestación de los trabajos serán propiedad del Ayuntamiento de Cullera, sin que la empresa adjudicataria pueda utilizarlos con un fin distinto al que figura en el contrato de servicios. La empresa adjudicataria quedará obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal COSTE DE LICITACIÓN DEL PROYECTO. El coste de licitación incluirá todos los gastos necesarios para la correcta ejecución de los servicios, Se entenderá que las ofertas presentadas por las empresas licitadoras comprenden los gastos: De transporte del material hasta la ubicación designada por el Ayuntamiento de Cullera. El mantenimiento y alquiler de todos los equipos incluido todas las piezas de repuesto y consumibles. Todos los conceptos que se han detallado en el presente pliego. Consumos. Se estima una producción aproximada mensual de: Página - 18

19 páginas en B/N y en color. Precios máximos de licitación. Como precios de referencia y precios máximos de licitación que servirán de base para la valoración de las ofertas, tendremos: Cuota mensual máxima incluyendo el servicio de arrendamiento y mantenimiento euros. Copia monocromo máximo Copia monocromo máximo EMEA3C Copia a color precio unitario máximo 0,0120 euros. 0,0060 euros. 0,0750 euros Estas cifras se consideran como tipo o base de licitación, mejorables A LA BAJA para su valoración. En las ofertas, la cuota mensual sólo tendrá dos decimales y los precios unitarios, hasta cuatro decimales, truncando el resto CRITERIOS DE VALORACIÓN Oferta económica, máximo 5 puntos. El licitador, presentará su mejor oferta (IVA excluido) y a la baja de los precios máximos indicados en este pliego por los siguientes conceptos: Cuota fija mensual por arrendamiento y mantenimiento. Máximo 2 puntos. Precio por página en monocromo. Máximo 1 punto. Precio por página en monocromo EMEA3C. Máximo 1 punto. Página - 19

20 Precio por página en color Máximo 1 punto Asistencia técnica y servicio, máximo 2,5 puntos. En el plan del proyecto que aportará el adjudicatario, se implementarán los apartados donde esté la marca, modelo y características de los equipos, las características de funcionamiento del software de gestión de control de los dispositivos, características software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), procedimiento de instalación y configuración de los equipos, descripción del procedimiento a seguir en la resolución de incidencias, plan de mantenimiento preventivo y cualquier metodología que redunda en una mejora de la asistencia técnica y servicio postventa, valorándose así, la calidad y garantía objeto del contrato. Máximo ocho hojas a doble cara y fuente Times New Roman tamaño 12, se suministrará en papel y formato digital Mejoras del contrato, máximo 2,5 puntos. Se puntuará las mejoras del contrato en beneficio de las prestaciones de los dispositivos y suministro de equipos sin coste: - Por mayor velocidad de copia por página de los dispositivos hasta un máximo de 0,5 puntos. - Por suministro de equipos sin coste 0,5 puntos por cada 5 dispositivos hasta un máximo de 2 puntos DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. El licitador deberá presentar la siguiente documentación: Página - 20

21 Sobre A. Documentación administrativa según el Pliego de Clausulas Administrativas. Sobre B. Plan del proyecto. Memoria técnica. Catálogo de los equipos. Plan de mantenimiento. Plan de despliegue del servicio. Contenido de las revisiones preventivas. Equipo de personas que deben de prestar el servicio. Plan de formación. Gestión de residuos de los dispositivos. Infraestructura (vehículos, instalaciones, etc.) Plan suministro de consumibles. Certificado de gestión medioambiental ISO Certificado del sistema de seguridad de la información ISO Certificado de gestión de calidad ISO Justificación de la condición de fabricante de los equipos. Mejoras del contrato. Equipos adicionales. Mejoras prestaciones en los dispositivos Una vez evaluadas las ofertas técnicas presentadas por los licitadores, los que resulten mejor valorados podrán ser requeridos para que realicen una demostración de su propuesta. Sobre C. Oferta económica. Página - 21

22 08 de marzo de 2016 El Jefe en Informática, Alfredo Oliver Company Página - 22