PLIEGO DE CONDICIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO MEDIANTE RENTING DE SEIS EQUIPOS MULTIFUNCIÓN POR PROCEDIMIENTO ABIERTO

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1 1 PLIEGO DE CONDICIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO MEDIANTE RENTING DE SEIS EQUIPOS MULTIFUNCIÓN POR PROCEDIMIENTO ABIERTO

2 1. OBJETO DEL CONTRATO Constituye el objeto de este contrato el suministro de seis equipos de impresión multifunción, de las características que más adelante se describen, en la modalidad de arrendamiento no financiero o renting. Ubicación del suministro: Ubicación Dependencia Secretaria San Trokaz Plaza, 1 Oficina Técnica San Trokaz Plaza, 1 Sac San Prudentzio, 10 Errota Kultur Etxea Laubideta, 22 Udal Mediateka Zeletabe, 8 Juzgado Ferialeku, S/N El contrato consistirá en: Suministrar seis equipos de impresión multifunción antes mencionados. Proporcionar y gestionar la reposición de consumibles. Gestionar la recogida certificada de los consumibles usados. Proporcionar un servicio de mantenimiento de los equipos multifunción. Proporcionar una garantía de los equipos a instalar durante la duración del contrato. Proporcionar herramientas y aplicativos de control del Servicio. 2

3 Gestionar la totalidad de los equipos instalados. Suministrar un Software de gestión de impresión Centralizada. 2. PLAZO El plazo de duración del presente contrato será de 60 MESES, contados a partir del día siguiente a la formalización de la recepción, la cual se formalizará una vez suministrados todos los equipos y verificado el correcto funcionamiento de los mismos. 3. CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS 3.1. CARACTERISTICAS MINIMAS COMUNES A TODOS LOS EQUIPOS. El equipamiento a suministrar será obligatoriamente de nueva adquisición, sin uso y sin componentes reconstruidos.. El adjudicatario deberá asegurar en la declaración responsable que no habrá riesgo de obsolescencia tecnológica durante el periodo de vigencia del contrato, por lo tanto no se aceptará ningún equipo o elemento descatalogado ni que se pueda descatalogar durante la vigencia del contrato.. Todo el material suministrado al Ayuntamiento será de primera calidad y deberá cumplir con las normas técnicas que le sean de aplicación. En caso contrario, el Ayuntamiento podrá rechazarlo.. Todos los equipos deben presentar la posibilidad de ser controlados, para comprobar su estado e incidencias vía Web.. Posibilidad de cifrado SSL (Secure Socket Layer). Posibilidad de cifrado SNMP (Simple Network Management Protocol). 3. Todos los equipos de impresión deberán ser compatibles 100% con los sistemas

4 operativos Windows, Linux, OS e IOS de Apple, tanto en 32 como 64 Bits y aquellos que puedan imprimir en color deberán estar configurados para que solo impriman en blanco y negro, independientemente del sistema operativo desde el que se realiza la impresión.. Se expresará claramente en la oferta presentada que el escaneado de documentos no devengará ningún coste para este Ayuntamiento, independientemente del equipo que se utilice para tal fin. TIPOLOGIA 3.2 CARACTERISTICAS MINIMAS NECESARIAS PARA OFERTAR POR TIPO 1: Multifunción Secretaria Velocidad mínima de impresión 50 ppm. 2 Líneas Fax. Escaneo de una sola pasada, al menos con 600 ppp. Detección y eliminación de páginas en blanco automática. Deberá tener capacidad (al menos) para 1500 hojas en A4 y 500 en A3. Formato hasta A3. Cuatro bandejas de alimentación de papel más alimentación manual. Tarjeta red Ethernet 1000/100/10. Conectividad USB 2.0. Drivers incluidos, PCL 5, PCL 6, Emulación PostScript 3 Impresión doble cara automática. Los Drivers han de ser compatibles con Windows 7 y/o posterior, Windows server 2003 y/o posterior, Linux e OSX. Tanto en 32 como 64 Bits. Se realizaran impresiones desde equipos móviles tipo Android o IOS. Disco duro para almacenamiento Memoria Ram al menos de 2.5 Gb Disco duro al menos 250 Gb. 4

5 Envio: SMB, mail, ftp y twain Escaneo en la nube Mueble con ruedas TIPO 2: Equipo multifunción Oficina Técnica Velocidad mínima de impresión 35 ppm. Escaneo de una sola pasada, al menos con 600 ppp. Detección y eliminación de páginas en blanco automática. Formato hasta A3. Dos bandejas de alimentación de papel más alimentación manual. Tarjeta red Ethernet 1000/100/10. Conectividad USB 2.0. Drivers incluidos, PCL 5, PCL 6, Emulación PostScript 3 Impresión doble cara automática. Los Drivers han de ser compatibles con Windows 7 y/o posterior, Windows server 2003 y/o posterior, Linux e OSX. Tanto en 32 como 64 Bits. Se realizaran impresiones desde equipos móviles tipo Android o IOS. Disco duro para almacenamiento Memoria Ram al menos de 2.5 Gb Disco duro al menos 250 Gb. Envio: SMB, mail, ftp y twain Escaneo en la nube Mueble con ruedas Tipo 3 Velocidad mínima de impresión 35 ppm en Blanco y Negro. Escáner, al menos con 600 ppp en color. 5

6 Formato hasta A4. Al menos dos bandejas de alimentación de papel más alimentación manual. Tarjeta red Ethernet 100/100/10. Conectividad USB 2.0. Drivers incluidos, PCL 5, PCL 6, Emulación PostScript 3 Impresión doble cara automática. Los Drivers han de ser compatibles con Windows 7 y/o posterior, Windows server 2003 y/o posterior, Linux e OSX. Tanto en 32 como 64 Bits. Se realizarán impresiones desde equipos móviles tipo Android o IOS. Disco duro para almacenamiento Memoria Ram al menos de 1 Gb Disco duro al menos 128 Gb. Envio: SMB, mail, ftp y twain. Escaneo en la nube Mueble con ruedas TIPO 4: Equipo multifunción Errota Kultur Etxea Velocidad mínima de impresión 35 ppm. Escáner, al menos con 600 ppp. Formato hasta A3. Al menos dos bandejas de alimentación de papel más alimentación manual. Tarjeta red Ethernet 100/100/10. Conectividad USB 2.0. Drivers incluidos, PCL 5, PCL 6, Emulación PostScript 3 Impresión doble cara automática. Los Drivers han de ser compatibles con Windows 7 y/o posterior, Windows server 2003 y/o posterior, Linux e OSX. Tanto en 32 como 64 Bits. Se realizarán impresiones desde equipos móviles tipo Android o IOS. Disco duro para almacenamiento Memoria Ram al menos de 2.5 Gb 6

7 Disco duro al menos 250 Gb. Envio: SMB, mail, ftp y twain. Escaneo en la nube Mueble con ruedas Tipo 5 Velocidad mínima de impresión 25 ppm. Escáner, al menos con 600 ppp. Formato hasta A3. Al menos dos bandejas de alimentación de papel más alimentación manual. Tarjeta red Ethernet 100/100/10. Conectividad USB 2.0. Drivers incluidos, PCL 5, PCL 6, Emulación PostScript 3 Impresión doble cara automática. Los Drivers han de ser compatibles con Windows 7 y/o posterior, Windows server 2003 y/o posterior, Linux e OSX. Tanto en 32 como 64 Bits. Se realizarán impresiones desde equipos móviles tipo Android o IOS. Disco duro para almacenamiento Memoria Ram al menos de 2 Gb Disco duro al menos 160 Gb. Envio: SMB, mail, ftp y twain. Escaneo en la nube Mueble con ruedas TIPO 6: Equipo multifunción Juzgado de Paz Velocidad mínima de impresión 30 ppm en Blanco y Negro. 7

8 1 Tarjeta de Fax. Escáner, al menos con 600 ppp. Formato hasta A4. Al menos dos bandejas de alimentación de papel más alimentación manual (Se ha de considerar el tamaño de papel especial de los Juzgados). Tarjeta red Ethernet 1000/100/10. Conectividad USB 2.0. Drivers incluidos, PCL 5, PCL 6, Emulación PostScript 3 Impresión doble cara automática. Los Drivers han de ser compatibles con Windows 7 y/o posterior, Windows server 2003 y/o posterior, Linux e OSX. Tanto en 32 como 64 Bits. Se podrá realizar impresiones desde equipos móviles tipo Android o IOS. Memoria Ram al menos de 1 Gb Disco duro al menos 100 Gb. Envio: SMB, mail, ftp y twain Mueble con ruedas 4. MATENIMIENTO El mantenimiento de los equipos multifunción será a cargo del licitante. El licitante sustituirá sin cargo para este Ayuntamiento cualquier pieza que se deteriore o rompa por el uso normal de los equipos. Los Niveles del servicio se detallan en el punto 8. Los suministros de todos los consumibles serán a cargo del licitante, excepto el papel. Esto incluye cartuchos de tóner, fusores y cualquier otro recambio fungible necesario durante la utilización de los equipos (papel excluido). Los consumibles deberán ser originales de la marca, nunca reciclados. Los depósitos de tóner residual serán sustituidos por depósitos vacíos nuevos y limpios, nunca se procederá a su vaciado en dependencias municipales. 8

9 Dicha reposición deberá poder efectuarse de los siguientes modos:. Vía Web, indicando únicamente el nº de referencia del equipo.. Telefónicamente mediante un único nº de teléfono. bajo del mismo.. El equipo enviará automáticamente la solicitud de consumible al detectar el nivel 5. CONTROL DE PRODUCCION El licitante suministrará un Software para que el Ayuntamiento pueda monitorizar de manera remota contra una URL la producción asociada a cada equipo. Dicho Software de gestión de impresión Centralizada controlará todas las multifunciones al mismo tiempo y cumplirá las siguientes funciones: Posibilidad de clasificar los equipos en grupos según criterios definidos por el usuario. Posibilidad de eliminar la configuración manual de cada equipo individual. Posibilidad de envío de notificaciones por correo electrónico directamente a la dirección del usuario o Servicio de asistencia Técnica. Posibilidad de asignación de cuotas de impresión a usuarios. Posibilidad de impresión remota retardada en cualquier equipo de la empresa. Posibilidad de establecer coste por página ByN, Color, y tamaño de papel. Posibilidad de realizar un seguimiento y poder visualizar un registro detallado de trabajos y accesos. Debe permitir al administrador de la red la lectura de contadores de todos los equipos conectados a la red. Los diferentes reportes deben ser visibles desde cualquier PC del entorno del Ayuntamiento 9

10 conectado a la red, vía navegador Web, bajo una contraseña. Debe poder gestionar colas de impresiones, detener y redireccionar trabajos. Posibilidad de ejercer un control de cuotas de impresión. Los equipos deberán cumplir, al menos, los siguientes requisitos respecto a la seguridad documental: o Posibilidad de configurar códigos de usuario. o Códigos para acceder al equipo y sus funciones. o Control sobre el uso del color para cada código. o Registro de actividad por código. o Gestión Centralizada de Libreta de Direcciones. o Gestión de los equipos en grupo. o Restricciones de Usuario. o Integración con Directorio Activo. o Follow You Printing. 6.- ENTREGA DE EQUIPOS Y MATERIAL El suministro debe comprender la puesta en marcha de los equipos, el mantenimiento, la instalación de drivers en el servidor de impresión y contemplar la correcta distribución en los ordenadores de la red, la reposición y actualización tecnológica de los equipos necesarios para el correcto funcionamiento administrativo y asistencial del Ayuntamiento de La Anteiglesia de Abadiño en todas sus dependencias. Todos los fungibles (excepto papel) necesarios para el correcto funcionamiento de los equipos deberá incluirse. El licitador será el responsable de la instalación de los equipos acreditando su presencia y solvencia de servicio técnico, para ello aportará personal, suficientemente capacitado, especializado y formado para la prestación del servicio, tanto en la parte de los equipos multifuncionales como en la instalación del software de gestión remota de los mismos, y asignará un supervisor 10

11 suficientemente capacitado, el cual asumirá las funciones de dirección y control del personal y de la instalación para asegurar la prestación del servicio, así como el correcto cumplimiento del contrato. El Ayuntamiento, en la medida de lo posible, se asegurará de que el personal disponga de un lugar adecuado para realizar su función, así como el acceso a las dependencias del Ayuntamiento en las que deban prestar el servicio. Las fases de la instalación se realizaran en el siguiente orden: 1ª Instalación de Equipos Multifuncionales. 2ª Instalación y Configuración del Software de Gestión Remota. Instalación de equipos La puesta en marcha deberá incluir: Instalación física de los nuevos equipos, e instalación de drivers en el servidor de impresión así como en los ordenadores de la red, según las indicaciones del servicio de informática de este Ayuntamiento Formación a usuarios para cubrir como mínimo los siguientes aspectos: o Familiarización con el equipo: (uso del panel de control, bandejas de entrada y salida, etc.) Mantenimiento básico de usuario: como la carga de papel, tóner, desatascos y limpieza del cristal de exposición. o Conocimiento de las funcionalidades del equipo: impresión en B/N y color, impresión confidencial, copiado, escaneo y envío de documentos al correo electrónico o carpeta remota. Impresión en diferido y envío de Fax desde los PC. o El ofertante deberá dejar en cada equipo de tipo multifunción un breve manual con las informaciones citadas en el párrafo anterior. Los manuales de utilización detallados se entregarán al Ayuntamiento de Abadiño en formato PDF y en idioma español para que los ponga a disposición de todas las áreas del Ayuntamiento a 11

12 través de las vías de comunicación oportunas. Instalación de equipamiento complementario para garantizar el correcto funcionamiento del servicio. Instalación, configuración e implantación de la solución informática para la gestión de los equipos. Facturación. La Facturación se deberá realizar única y exclusivamente por medios de factura electrónica a través de nuestro portal electrónico 7 MEDIOAMBIENTE El proveedor gestionará la gestión de residuos generados por las Multifunciones depositando un pequeño almacén para almacenar los tonner y los depósitos de tonner residual, gestionando su recogida y posterior reciclado, de forma periódica, sin importe alguno para el Ayuntamiento. 8 GESTION DE LOS EQUIPOS, ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (SLA) Y GESTION DE INCIDENCIAS Gestión de los equipos El adjudicatario asignará los recursos tanto humanos como tecnológicos para garantizar la satisfacción del Ayuntamiento de La Anteiglesia de Abadiño, además realizará una gestión de flota remota, con el objetivo de aumentar la velocidad, la calidad y la fiabilidad de la gestión de la toda la infraestructura tecnológica, así como la supervisión de alertas y la gestión de pedidos de consumibles desde una ubicación externa. La gestión remota deberá realizar como mínimo las siguientes tareas: 12 Contactar con el servicio técnico de campo para abrir una incidencia, y hacer seguimiento

13 de las mismas. Resolución de problemas de baja complejidad. Detección automática de necesidad de consumibles y tóner y envío de los mismos. Servicio de Help Desk, mediante teléfono o correo electrónico al responsable de informática. Monitorización proactiva de atascos, averías, falta de papel, falta de tóner, y otras anomalías. Actualizaciones El adjudicatario se encargará de garantizar el desempeño óptimo de la gestión remota de la flota a través de un supervisor, quién coordinará y establecerá los contenidos de tareas y tiempos para el correcto despliegue del servicio contratado. Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) Se define un nivel de servicio estándar para todas las ubicaciones del Ayuntamiento de La Anteiglesia de Abadiño. Si el licitador propone mejorar el nivel de servicio lo puede indicar en la documentación a incluir en el Sobre B. SLA Descripción Tiempo de Respuesta Horario Ayto Puesto de trabajo estándar 4 h Laborables 8:00 a 20:00 Mediateka Errota Puesto de trabajo estándar 4 h Laborables 8:00 a 20:00 13

14 Sac Puesto de trabajo estándar 4 h Laborables 8:00 a 15:00 Juzgado Puesto de trabajo estándar 4 h laborables 9:00 a 14:00 El tiempo de respuesta empieza a transcurrir desde el momento en el que se genera el aviso en el call center de la empresa licitadora, de tal manera, que el si el tiempo de respuesta excede del horario de trabajo del edificio, éste se seguirá computando a partir del horario de apertura del día siguiente. adjudicatario. El cumplimiento de los niveles de servicio (SLA) será responsabilidad plena del Los equipos deberán mantenerse íntegros hasta el fin del contrato. No se admitirán reparaciones parciales ni pérdidas de funcionalidad en caso de rotura de piezas, especialmente en lo referente a cargadores de papel. Cualquier parte manipulable por el usuario es susceptible de rotura y ésta se entiende que se produce en el marco de una manipulación normal de los elementos de dicho equipo, no admitiéndose en modo alguno la facturación de piezas de repuesto suministradas para la reparación de dichos elementos móviles. Si un equipo presenta anomalías como atascos en la salida o en la alimentación de papel tanto en impresión como en copia en el funcionamiento en los primeros tres meses desde su instalación deberá ser sustituida por otra nueva igual o de similares características, nunca inferior en sus prestaciones al equipo objeto del contrato en un plazo no superior a los 15 días contados desde el día en que se determina dicho funcionamiento anómalo. Gestión de las incidencias El licitador reportará con una periodicidad mensual al organismo adjudicatario, informe sobre las incidencias acaecidas y su resolución, en el que se destaque: Hora de aviso 14

15 Hora de llegada al edificio Hora de Salida del edificio Horas de intervención Materiales utilizados, reemplazados. Del mismo modo, deberá facilitarse un aplicativo que permita al Ayuntamiento de La Anteiglesia de Abadiño gestionar de manera remota e independiente las incidencias acaecidas. El Ayuntamiento podrá solicitar Soporte Técnico a través de una página Web, de un nº de teléfono único o por correo electrónico. 9 DOCUMENTACION A PRESENTAR La documentación se presentará a la Secretaría General del Ayuntamiento del modo en el que se establece en el Pliego Administrativo de Clausulas Particulares. a) Documentación administrativa La especificada en el Pliego Administrativo de Clausulas Particulares. b) Documentación técnica Relación de los equipos a suministrar en los cuales se incluirá el modelo y características de los equipos, los cuales de forma obligatoria se deben ajustar a los tipos de equipos descritos en el apartado 3.2 del Pliego Técnico, así como un documento de especificaciones técnicas de cada uno de los modelos ofertados en formato papel y digital o electrónico. c) Documentación a presentar una vez efectuada la instalación: Generación de una documentación de la instalación de los diferentes equipos, que incluirá un listado donde se especificará: 15

16 Nombre del equipo Ubicación Marca y modelo IP del equipo información sobre el Hardware Versión del Driver instalado. Cualquier información relevante para la gestión del equipo Diagrama gráfico de la instalación en formato PPTX. 10 PRESUPUESTO DE LICITACIÓN El presupuesto de licitación y el valor estimado del contrato será de para los 60 meses, más el Iva correspondiente. En dicho importe están incluida hasta copias mensuales (incluyendo copias en color y/o en blanco y negro), sin coste para el Ayuntamiento (el papel es a cargo del Ayuntamiento). Para las copias que excedan de lo anteriormente mencionado, el licitador deberá ofertar un precio por hoja tanto para las hojas impresas en B/N como en color, lo cual se indicará en la proposición económica (Anexo II) a incluir en el Sobre C. A los precios que se presenten se les añadirá el IVA correspondiente diferenciando ambas cantidades. 16