Diferencias entre Factura Electrónica vs Factura Tradicional

Transcripción

1 Factura Electrónica Es un elemento de comprobación de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado por medios electrónicos. Una factura electrónica comúnmente será identificada con las siglas CFD. Utiliza tecnología 100% digital para su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos. Es una solución tecnológica al alcance de la mayoría de los contribuyentes sin importar su tamaño. En 2010 la obligación es facturar usando formatos pre-impresos y la opción es facturar electrónicamente, sin embargo, en 2011 la obligación es facturar electrónicamente y la opción es facturar usando formatos pre-impresos. Pueden existir otros CFD, como las notas de crédito que se usan para cancelar facturas, los que reflejan pagos y las notas de cargo y crédito que reflejan movimientos en la cartera de clientes. Características de la Factura Electrónica La Factura Electrónica, al igual que cualquier otro comprobante fiscal digital cumple con las siguientes características: Íntegra: Garantiza que la información contenida está protegida y no puede ser alterada. Auténtica: Permite verificar la identidad del emisor y del receptor del documento. Verificable: Gracias al uso de folios registrados, cadenas originales de datos y sellos digitales, el emisor no podrá negar la generación del documento. Única: Cada folio, su número de aprobación y la vigencia del certificado de sello digital con que se selló el documento, pueden validarse contra el informe mensual e información publicada por el SAT en Internet. Elementos de la Factura Electrónica 1. Datos fiscales del emisor. 2. Fecha y hora de generación. 3. Datos del cliente. 4. Conceptos amparados por la factura. 5. Cadena original. 6. Año y número de aprobación, folios electrónicos y si es el caso, series. 7. Número de certificado del sello digital. 8. Sello digital. 9. Leyenda, en caso de imprimirse la representación grafica. Diferencias entre Factura Electrónica vs Factura Tradicional Desde el punto de vista fiscal, la Factura Electrónica y la convencional de papel tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, algunas diferencias son: Seguridad. La FE cuenta con elementos superiores de seguridad. Versatilidad. A diferencia de las facturas tradicionales de papel, las FE son creadas, enviadas y almacenadas por medios electrónicos y opcionalmente se pueden imprimir. Legalidad. Los folios y series en las FE, los proporciona directamente el SAT de manera digital. Flexibilidad. En las FE, aún cuando sean cientos de partidas por facturar a un mismo cliente, se utiliza sólo un folio. Legibilidad. En las FE, el sello digital sustituye a la cédula fiscal del contribuyente, elemento a veces no muy legible.

2 Disposiciones Legales que enmarcan la factura electrónica El Diario Oficial de la Federación, del 14 de septiembre del 2010, decreta que el uso de la Factura Electrónica tendrá una etapa de transición a partir de enero de Sus principales reglas son las siguientes: 1.- Contribuyentes que inicien el uso de la FE en 2010 (CFD) Lo podrán hacer de dos formas, por medios propios o a través de terceros autorizados para proporcionar este servicio, quienes en el 2011, se convertirán en Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). En el primer caso (medios propios), tienen a su vez dos opciones, hacer programación interna o bien, optar por adquirir un sistema comercial que contemple la generación de comprobantes fiscales digitales. En la modalidad de hacerlo a través de terceros autorizados, el contribuyente habrá de consultar el directorio de empresas que ofrece actualmente el SAT para tal efecto y de ahí seleccionar alguna de su preferencia Requisitos Fiscales En ambos casos, el contribuyente deberá cumplir con lo siguiente: 1. Tener su certificado de FIEL (Firma electrónica avanzada) vigente. 2. Llevar su contabilidad en sistemas computacionales. 3. Cumplir con lo dispuesto en el Art. 29 y 29A del Código Fiscal de la Federación. 4. Utilizar el estándar tecnológico reconocido por el SAT (anexo 20 de la Resolución Miscelánea fiscal). 5. Contar con al menos un certificado de sello digital. 6. Solicitar la cantidad de folios a utilizar Requerimientos y Obligaciones Una vez adoptado este esquema, el contribuyente tendrá que: 1. Reportar al SAT mensualmente información de los CFD emitidos 2. Conservar en medios electrónicos actualizados los CFD y tenerlos a disposición de las autoridades fiscales. 3. Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD. 4. Expedir comprobantes fiscales digitales globales que amparen las operaciones al público en general (a través de RFC genérico XAXX ). 5. Expedir comprobantes fiscales para extranjeros (a través del RFC genérico XEXX ).

3 2.- Contribuyentes que inicien el uso de la FE en 2011 (CFDI). Se abre una nueva clasificación de contribuyentes: Aquellos que facturan menos de 4 millones de pesos anuales (considerando los resultados de 2010). Este grupo de contribuyentes podrá utilizar facturas impresas de la forma siguiente: Utilizando su FIEL, solicitarán al SAT permiso para imprimir sus facturas, el SAT les enviará gratuitamente sus folios y un elemento de seguridad definido como Código de Barras Bidimensional, que usarán para marcar las facturas que imprimirán en equipo de su propiedad o de quien disponga de él. Contribuyentes que facturan más de 4 millones de pesos, será obligatorio el uso de la Factura Electrónica a partir del 1 de enero de 2011 (o cuando ya no dispongan de facturas de papel). Los contribuyentes de este rango de facturación, que inicien después del 1 de enero, tendrán que apegarse al nuevo esquema, que consiste en lo siguiente: el contribuyente avisará al SAT que ha decidido usar la factura electrónica; el SAT le proporcionará un certificado de sellos digitales. Al momento de generar cada factura, el contribuyente enviará el documento vía Internet a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien lo validará, le asignará un folio y le incorporará un sello digital del SAT, y lo devolverá al emisor, para que éste a su vez lo envíe posteriormente a su destinatario. Los contribuyentes que al 1 de enero de 2011 tengan facturas impresas por imprentas certificadas, las podrán seguir usando hasta que se les terminen sus folios o la vigencia de los mismos (2 años) Requerimientos y obligaciones Son los mismos que los de los contribuyentes que inicien en 2010, con excepción del requerimiento # 2 (Llevar contabilidad en sistemas computacionales) y la obligación # 1 (Reportar al SAT los folios utilizados). Los que ya iniciaron con esta modalidad en 2010 (CFD), podrán seguir con el procedimiento vigente por tiempo indefinido. Si lo hacen a través de terceros autorizados, lo podrán seguir haciendo hasta el 30 de junio de A partir de ahí deberán entrar al nuevo esquema (CFDI). Adicionalmente, el SAT anuncia otras dos opciones de facturación electrónica, la denominada CFDA, que es una nueva figura para el gremio del sector primario, como agricultura, pesca, explotación forestal, etc. Y MICROe, para contribuyentes muy pequeños que requieran de unas cuantas facturas al mes y lo puedan hacer en instalaciones designadas por el SAT. Estas últimas opciones y más información las pueden consultar en

4 Diferencias entre los Esquemas de factura electrónica 2010 con CFD vs con CFDI Análisis de conveniencias de inicio en 2010 vs 2011 Esquema 2010 (CFD) (Adopción antes del 01/01/2011) No se requiere contratar a un tercero autorizado de CFD Se pueden solicitar cualquier cantidad de folios digitales directamente al SAT Se puede llevar el esquema 2010 (CFD) por tiempo indefinido Se debe generar un reporte mensual de folios utilizados y enviarse al SAT Esquema 2011 (CFDI) (Adopción después del 31/12/2010) Es necesario contratar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para validación y timbrado Cada folio se asigna al momento de la validación y timbrado a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) Se puede utilizar el esquema 2010 (CFD) sólo durante el primer semestre de 2011 No es necesario. El SAT ya tiene esa información Contexto de Operación en 2011 La Factura Electrónica es una realidad En 2011 y en función de las obligaciones y derechos fiscales de cada contribuyente se tendrán los siguientes 4 esquemas o Esquema tradicional en facturas pre-impresas (Todos los Contribuyentes hasta agotar folios o vigencia máxima de 2 años) o Facturación impresa con CBB* (contribuyentes que facturen menos de 4 millones de pesos o CFD (2010) o CFDI (2011) * CBB (Código de Barras Bidimensional) Beneficios tiene el esquema de factura electrónica Agilidad en el proceso y registro contable. Una vez iniciado el uso de CFD, el manejo de información se vuelve más oportuno y preciso. Considerables ahorros. Se reflejarán de inmediato en las cuentas de imprenta, mensajería, almacenaje y consultas. Cumplimiento fiscal. Al atender los requerimientos del SAT, se tiene la tranquilidad que brinda estar al día con la autoridad. Imagen. El uso de alta tecnología genera una imagen de vanguardia al contribuyente, reafirmando a sus colaboradores y fidelizando a sus clientes.

5 Glosario de Términos AMECE Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico APERAK Application Error and Acknowledgement Message BEP Buzón Electrónico de Proveedores operando vía correo electrónico (Fase I) BEP-EDI Buzón Electrónico de Proveedores LALA CBB CFD CFDI CFF CONTRL Buzón Electrónico de Proveedores operando vía EDI (Fase II: Integración Comercial desde el proceso de colocación de pedidos, avisos de embarque, avisos de entrega, recepcionado, y facturación y aviso de pago) Es un servicio que nuestra empresa pone a la disposición de sus Proveedores, mediante el cual se podrán recibir los documentos de facturación electrónica. Este servicio es provisto sin costo alguno para sus Proveedores Código de Barras Bidimensional: Dispositivo de seguridad que deben incluir todas las facturas impresas a partir de 2011 Comprobante Fiscal Digital: Esquema de comprobación válido en 2010 y durante 2011 si se adopta factura electrónica antes del 2011 Comprobante Fiscal Digital por Internet: Esquema de comprobación obligatorio para quien adopte factura electrónica a partir de 2011 Código Fiscal de la Federación: Referencia legal en el artículo 20 para los CFD y CFDI Identificador de sintaxis para denotar que en un mensaje se ha encontrado un error en el XML del CDF ó CFDI EDI FEA/FIEL PAC Electronic Data Interchange. El intercambio electrónico de datos es la transmisión estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un sistema computacional a otro, entre Socios Comerciales, con la finalidad de ahorrar tiempo al eliminar los tradicionales métodos de preparación y envío de documentos a través de mensajería. Firma Electrónica Avanzada / Firma Electrónica: Datos que permiten asegurar la identidad del contribuyente ante la autoridad fiscal Proveedor Autorizado de Certificación: Tercero encargado a partir de 2011 de recibir los CFDI emitidos para validarlos, asignarles folio y sello del SAT PDF Siglas en inglés de Portable Document Format (formato de documento portátil) RFC Registro Federal de Contribuyentes RM Resolución Miscelánea: Conjunto de disposiciones y reglas que modifican las leyes fiscales SAT Secretaría de Administración Tributaria SICOFI SOLCEDI Sistema Integral de Comprobantes Fiscales: Sistema del SAT que asigna folios y series, además de recibir la información del reporte mensual de los contribuyentes. Solicitud de Certificados Digitales: Aplicación del SAT que define el proceso para obtener un Certificado Digital XML Siglas en inglés de extensible Markup Language (lenguaje de marcas extensible): Es el formato definido por el SAT, en el que se generarán los comprobantes fiscales digitales