Comunicado para los socios

Transcripción

1 Instrucciones de configuración por única vez del correo electrónico de Class C IMPORTANTE! Imprima este documento y el mensaje de correo electrónico que lo acompaña para poder activar su cuenta de correo electrónico el día 1 de la migración del correo electrónico Información general Felicitaciones! Usted forma parte de la primera fase de una iniciativa emocionante para migrar el sistema de correo electrónico de MSC a Microsoft Office365, lo último en servicios basados en la nube para el correo electrónico que incluye el Outlook 2010 Si bien este sistema nuevo le resultará muy familiar y conservará todo su historial de correo electrónico, incluidos mensajes de correo electrónico, contactos, listas de tareas y entradas de calendario, el correo electrónico ahora estará disponible en cualquier lugar si tiene una conexión a Internet A la larga, toda la organización MSC se trasladará al Office 365, pero, en esta primera fase, los socios de Class C se trasladarán con efecto inmediato Lea atentamente y siga las instrucciones en este comunicado para completar las siguientes tareas: PASO 1: Configure su cuenta de correo electrónico nueva PASO 2: Aplique su firma de correo electrónico PASO 3: Configure Microsoft Lync para mensajería instantánea Notas: No continúe sin primero leer las siguientes instrucciones Complete cada paso exactamente como se indica Haga que su MSC UPN identificación de acceso disponibles para su uso durante el proceso de configuración Se incluye en la primera página del paquete de instrucciones Parece que "smithj01@mscdirectcom" No use su "firstlast@mscdirectcom" dirección de correo electrónico El tiempo variará de un usuario a otro en función del tamaño de su buzón de correo y habilidades/nivel de confort de su computadora; planifique que llevará, aproximadamente, de una hora a una hora y media completar este proceso Durante la mayor parte del tiempo, el sistema reconstruirá su historial de correo electrónico Tenga paciencia, pero preste mucha atención a medida que el proceso se completa Si surge algún problema, estamos listos para ayudar! Llame a la MESA DE AYUDA DE IT al Siga las indicaciones cuidadosamente Prevemos que habrá un volumen de llamadas ligeramente superior el día 1, así que tenga paciencia a medida que trabajamos para ayudar a todos los que llaman Usted no podrá tener acceso al correo electrónico en su computadora hasta que haya completado este proceso de configuración por única vez NO SE DEMORE COMIENCE AHORA! PASO 1: Configure su cuenta de correo electrónico nueva de MSC Office 365 en el Outlook 2010 En el transcurso del fin de semana pasado, se realizaron cambios en su computadora para facilitar la conexión a su buzón de correo nuevo de MSC Office 365 Siga los pasos a continuación para configurar su aplicación de correo electrónico de Outlook para conectar su buzón de correo nuevo: 1

2 1 Ubique y haga doble clic en el icono de Microsoft Outlook 2010 para iniciar el cliente de correo electrónico Este icono se puede encontrar en la parte superior de su menú Start o en la siguiente ubicación: Start Menu All Programs Microsoft Office Microsoft Outlook Aparecerá una pantalla Configuración de Microsoft Outlook 2010 Haga clic en Next (Siguiente) para continuar 3 En la pantalla Account Configuration (Configuración de la cuenta), seleccione Yes (Sí) para configurar una cuenta de correo electrónico y después haga clic en Next (Siguiente) 4 En la pantalla Auto Account Setup (Configuración automática de la cuenta), introduzca la siguiente información: a Introduzca su nombre dentro del campo de entrada Your Name (Su nombre) 2

3 b En el campo de entrada Address (Dirección de correo electrónico) (que se identifica con la flecha roja en la imagen a continuación), introduzca el UPN ID de inicio de sesión que se le proporcionó en el mensaje de correo electrónico que acompañó a este documento Ejemplo: smithj01@mscdirectcom No introduzca su dirección de correo electrónico firstlast@mscdirectcom c En los campos Password (Contraseña) y Retype Password (Vuelva a escribir la contraseña), introduzca la contraseña que usa para iniciar sesión en la computadora de su compañía y después haga clic en Next (Siguiente) 5 El Outlook comenzará automáticamente a buscar las configuraciones de su servidor de correo electrónico Este proceso puede llevar 5 minutos o más, así que no lo interrumpa 3

4 6 Una vez que el proceso de Add New Account (Agregar cuenta nueva) esté completo, usted recibirá la siguiente actualización: Your account is successfully configured (Su cuenta de correo electrónico se ha configurado correctamente) Haga clic en Finish (Finalizar) 7 Después de hacer clic en Finish (Finalizar), el cliente de correo de Outlook se iniciará y comenzará a descargar su correo electrónico, calendario y datos de contacto Verá una alerta en la esquina inferior derecha del escritorio de su computadora que indicará lo siguiente: Outlook is setting up a local copy of your mailbox (Outlook está configurando una copia local de su buzón de correo) TENGA EN CUENTA lo siguiente: Este proceso puede llevar una hora o más, en función del tamaño de su buzón de correo No cierre el Outlook hasta que este proceso se haya completado 8 Una vez que todos los datos de su buzón de correo se hayan copiado a su computadora, verá la siguiente información de estado en la esquina inferior derecha de la ventana de su cliente de Outlook, que indica que 4

5 todas sus carpetas de Outlook están actualizadas y se han copiado a su computadora Ahora está listo para enviar mensajes nuevos de correo electrónico, recibir mensajes de correo electrónico y responder mensajes de correo electrónico con su cuenta de correo electrónico nueva de MSC Office 365 PASO 2: Aplique su firma de correo electrónico Información general La firma de correo electrónico de la compañía que usaba anteriormente al mandar mensajes nuevos de correo electrónico y al responder mensajes de correo electrónico aún está guardada en su computadora Siga los pasos a continuación para agregar su firma de correo electrónico a todos los mensajes de correo electrónico creados recientemente y a todas las respuestas a mensajes de correo electrónico que reciba de otros remitentes 1 Abra la aplicación de correo Outlook 2010, haga clic en la pestaña Home (Inicio) y después haga clic en el icono New (Correo electrónico nuevo) para abrir una ventana para crear un mensaje nuevo de correo electrónico 2 En la ventana de mensaje nuevo de correo electrónico, busque y haga clic en el icono Signature (Firma), y después haga clic en la opción Signatures (Firmas ) 5

6 3 En la ventana Signatures and Stationery (Firmas y plantilla), haga clic en la flecha desplegable que se encuentra junto a New messages (Mensajes nuevos) y después seleccione el nombre de su firma de correo electrónico preferida El nombre de la firma de correo electrónico puede diferir de la imagen anterior 4 Mientras aún se encuentre en la ventana Signatures and Stationery (Firmas y plantilla), ahora haga clic en la flecha desplegable que se encuentra junto a Replies/forwards (Respuestas/Reenvíos) y después vuelva a seleccionar el nombre de su firma de correo electrónico preferida 6

7 Nuevamente, el nombre de la firma de correo electrónico puede diferir de la imagen anterior 5 Una vez que haya seleccionado su archivo de firma preferida para New messages (Mensajes nuevos) y Replies/forwards (Respuestas/Reenvíos), haga clic en OK para guardar sus configuraciones 6 Cierre la ventana de mensaje nuevo de correo electrónico Su correo electrónico nuevo ahora está configurado para agregar sus firmas de correo electrónico preferidas a los mensajes nuevos y a las respuestas de los mensajes de otros remitentes PASO 3: Actualice su inicio de sesión del cliente de Microsoft Lync Tenga en cuenta: todos sus mensajes de correo electrónico, contactos, listas de tareas y entradas de calendario anteriores se han copiado a su buzón de correo nuevo de MSC Office 365 Sin embargo, deberá volver a agregar manualmente sus contactos de mensajería instantánea a su cliente de Microsoft Lync 1 Ubique y haga doble clic en el icono de Microsoft Lync 2010 para iniciar el cliente de correo electrónico Puede encontrar el icono aquí: Start Menu All Programs Microsoft Lync Microsoft Lync

8 Si su cliente de Microsoft Lync ya está funcionando, verá un icono pequeño en la esquina inferior derecha de su escritorio Haga doble clic en el icono para abrir su cliente de Microsoft Lync 2 Cuando se abra el cliente de Microsoft Lync, seleccione el icono Settings (Configuraciones), seleccione File (Archivo) del menú desplegable y después haga clic en Change Sign-In Address (Cambiar dirección de inicio de sesión) 3 En la página Lync Options (Lync: Opciones), introduzca el UPN ID de inicio de sesión que se le proporcionó en el mensaje de correo electrónico que acompañó a este documento (ejemplo: smithj01@mscdirectcom ) como la dirección de inicio de sesión, y después haga clic en el botón OK No introduzca su dirección de correo electrónico real firstlast@mscdirectcom 8

9 4 Se le indicará que cierre la sesión y vuelva a iniciarla en Microsoft Lync Haga clic en el botón OK 5 Cuando vuelva a la ventana de Microsoft Lync, seleccione el icono Settings (Configuraciones), seleccione File (Archivo) del menú desplegable y después haga clic en Sign Out (Cerrar sesión) 9

10 6 En la siguiente pantalla, ya se habrá llenado Sign-in address (Dirección de inicio de sesión) con su UPN ID de inicio de sesión nuevo Haga clic en el botón Sign In (Iniciar sesión) 7 El cliente de Microsoft Lync comenzará a conectar con el servidor e iniciar sesión (Contacting server and signing in ) Cuando se indique, en el campo Password (Contraseña:) introduzca la contraseña que usa para iniciar sesión en su computadora de la compañía; asegúrese de marcar la opción Save my password (Guardar mi contraseña) y después haga clic en Sign In (Iniciar sesión) 10

11 8 Ahora habrá iniciado sesión en el cliente de Microsoft Lync y estará listo para comenzar a volver a agregar sus contactos y enviar mensajes instantáneos a otros socios de la compañía Su lista de contactos estará vacía en este momento Si no sabe cómo agregar contactos a su lista de contactos de Microsoft Lync, siga los pasos en la siguiente sección para volver a agregar sus contactos 11

12 Cómo agregar contactos a su cliente de Microsoft Lync 1 Mientras el cliente de Microsoft Lync esté abierto, comience a ingresar parte del nombre de la persona que quiere agregar como contacto en el campo Find a contact (Buscar un contacto) 2 Una vez que encuentre el contacto correcto en la lista, haga clic en el icono + y, del desplegable, haga clic en una de las opciones para agregar a la persona a su lista de contactos 12

13 Si selecciona la opción Add to New Group (Agregar a un grupo nuevo), el nombre de contacto se agregará a su lista de lista de contactos, y usted deberá introducir un nombre de grupo en el campo resaltado 3 Repita los pasos 1 y 2 anteriores para continuar agregando contactos y asígnelos a grupos de contactos FELICITACIONES! Si ha completado estos pasos, ha configurado correctamente su cuenta de Office365 nueva y puede comenzar a usar Outlook y Lync sin interrupciones en su capacidad de enviar y recibir correos electrónicos y mensajes instantáneos Gracias por su paciencia y participación! 13