Microsoft Office PowerPoint

Transcripción

1 Microsoft Office PowerPoint Introducción PowerPoint, es un programa de presentación desarrollado por la empresa Microsoft para sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS, ampliamente usado en distintos campos como la enseñanza, negocios, etc. Según las cifras de Microsoft Corporation, cerca de 30 millones de presentaciones son realizadas con PowerPoint cada día. Forma parte de la suite Microsoft Office. PowerPoint es uno de los programas de presentación más extendidos que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás componentes del equipo para obtener un resultado óptimo. Con PowerPoint y los dispositivos de impresión adecuados se pueden realizar muchos tipos de resultados relacionados con las presentaciones: transparencias, documentos impresos para los asistentes, notas y esquemas para el relator, o diapositivas estándar de 35mm. A mediados de 1980, dos productores de software en una pequeña oficina en California llamada Forethought Inc., estaban silenciosamente desarrollando el primer software de presentaciones gráficas para una computadora personal. Los primeros esfuerzos de estos dos productores de software fueron poco recompensados. Una serie de compañías inversionistas declinaron invertir en dicho programa, que era conocido como "Presenter" y estaba dirigido a la plataforma Mac, específicamente a la computadora personal Apple II. Pero Bob Gaskins, dueño de la compañía Forethought Inc., y el coproductor del programa, no perdieron las esperanzas Después de dos años de negociaciones ( ), vendieron por fin la compañía y su software a la gigante Microsoft Corporation (Bill Gates) por la suma de catorce millones de dólares. No le tomó mucho tiempo a Microsoft sacarle provecho a su nueva adquisición. En septiembre de 1987 sacó al mercado su PowerPoint 1.0. La interfaz gráfica inicial de la aplicación está formada por una barra con Etiquetas, un sector que organiza las Diapositivas y la vista de trabajo en donde se ejecuta la organización de contenidos: texto, imágenes, sonido, video y animaciones. 1

2 La Interfaz Gráfica Etiqueta Archivo / Información En el menú Archivo/Información, podrán encontrar información acerca de la Presentación, en que están trabajando. Etiqueta Inicio El panel Inicio, contiene recursos para trabajar con: Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Edición. 2

3 Etiqueta Insertar El panel Insertar: Tabla, Imágenes, Ilustraciones, Vínculos, Texto, Símbolos y Multimedia. Etiqueta Diseño El panel Diseño: Configurar página, Temas y Fondo. Etiqueta Transiciones El panel Transiciones: Vista Previa, Transición a esta Diapositiva e Intervalos. Etiqueta Animaciones El panel Animaciones: Vista Previa, Animación, Animación Avanzada e Intervalos. Etiqueta Presentación con Diapositivas El panel Presentación: Iniciar presentación con diapositivas, Configurar y Monitores. 3

4 Etiqueta Revisar El panel Revisar: Revisión, Idioma, Comentarios y Comparar. Menú Vista El panel Vista: Vista de Presentación, Vistas Patrón, Mostrar, Zoom, Color o Escala de Grises, Ventana y Macros. Menú Formato El panel Formato: Insertar Formas, Estilos de Forma, Estilos de Word Art, Organizar y Tamaño. 4

5 La Presentación elementos a considerar El objetivo del presentador, es potenciar las ventajas del recurso y el objetivo de una presentación, es comunicar visualmente y de manera efectiva utilizando un recurso tecnológico digital. Utilizar los recursos que nos entrega PowerPoint u otra aplicación tiene sus ventajas y sus desventajas: Ventajas + Enfatiza las ideas. + Estimulación visualmente al receptor. + Capta la atención del receptor y favorece la dinámica y la motivación. + Facilita la comprensión de los conceptos. + Mejora la memorización y consolida los contenidos. + Puede interactuar con texto, imagen, audio y video. + Favorece la participación: preguntas y diálogo. Desventajas + Error: creer que la presentación es una actividad lúdica. + Induce a que el receptor no tome apuntes. + En el caso de la docencia, creer que es el centro del proceso de aprendizaje. Recomendaciones LA PRESENTACIÓN a. Consideraciones 1. Preparar un guión previo, con el fin de evitar productos finales carentes de una estructura lógica o que no puedan comunicar el mensaje central. El guión con los temas y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentación. A partir de ésta se definen los títulos de las otras diapositivas y bajo cada título se incluye el texto explicativo, las imágenes de apoyo y las notas personales. 2. Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación, pero donde la apariencia de las diapositivas sea variada sin que se pierda la coherencia formal en toda la presentación. Es buena idea intercalar gráficas, con frases y listados, con fotos. b. Texto 1. Cada diapositiva debe tener un título que aclare cuál es el punto principal a comunicar. Esto asegura la coherencia en la presentación y ayuda a organizar el material. 5

6 2. El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener sólo seis líneas de texto, con seis palabras por línea, no importa que un par de diapositivas tengan 7 u 8 líneas, pero que esto no sea la regla. 3. No incluyan párrafos en las diapositivas, a no ser que realicen una cita textual. 4. Escriban frases, no oraciones. Tenga en cuenta que la presentación es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de éste y que le debe recordar además, hacer comentarios adicionales. 5. Se debe tener especial cuidado con la redacción y ortografía, pues los errores se magnifican cuando se proyectan. Un buen truco consiste en imprimir la presentación y pedirle a alguien más que la lea con el fin de corregir errores ortográficos, mecanográficos u otras inconsistencias. 6. Se debe abrir y cerrar la presentación con textos que sean especiales. Los primeros minutos sirven para establecer un contexto que es crítico para generar las expectativas y el interés de la audiencia. Los minutos finales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos más importantes que se han tratado a lo largo de la presentación. 7. Es recomendable que cada diapositiva consigne de manera discreta, el nombre del relator y la institución a la cual representa. 8. Sean consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato. Se recomienda usar un tipo de letra clara y fácil de leer como Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet o Verdana 9. Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado de la sala. Las combinaciones de mayúsculas y minúsculas son las más legibles. 10. Seis palabras en cada viñeta, 6 viñetas en cada diapositiva, y no más de 6 diapositivas de texto seguidas, es una buena práctica. Seis diapositivas de texto seguidas, quiere decir que el presentador habla por lo menos 10 minutos sin ninguna ayuda visual. c. Diseño: Transiciones, animaciones, fondos, viñetas, colores, imágenes, etc 1. Los diseños muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje. 2. Consideren fondos de pantalla sencillos, sin interrupciones visuales: imágenes, texturas y colores. Asegúrese de tener buen contraste entre el texto y el fondo. Los expertos recomiendan colores muy oscuros para el texto y pasteles pálidos para el fondo como amarillo claro, aunque algunos prefieren texto claro sobre fondo oscuro. 3. Las viñetas deben ser consistentes; en un listado de acciones todas las frases deben comenzar con verbos; en un listado de beneficios todos los puntos deben corresponder a esta 6

7 categoría. Pueden comenzar con un verbo, o las frases con un sujeto. Esta estructura hará que la presentación fluya más fácilmente de un punto a otro. 4. Las ayudas visuales como gráficas, mapas, dibujos y fotografías, entre otras, se deben utilizar para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultarían difíciles de entender. No esperen que las ayudas visuales hagan análisis, creen empatía, generen preguntas o construyan una relación con la audiencia. Esa es labor del presentador. 5. No utilicen colores complementarios en la misma diapositiva (rojo y verde - azul y anaranjado). 6. Hay que ser cuidadoso con el uso de los colores. Una buena elección de colores es un punto crítico para la transmisión del mensaje. Por ejemplo, la utilización del rojo en presentaciones que contengan resultados numéricos debe hacerse con cuidado ya que este color significa valores negativos. 7. No utilice colores brillantes, sobre todo colores primarios, pues estos distraen, cansan e incluso pueden ocasionar problemas de visión para algunos asistentes. Los dispositivos de proyección (Data) pocas veces producen los mismos colores que un monitor. Asegúrese de verificar que todas las tonalidades de la presentación se vean bien cuando son proyectadas. 8. Usen transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es más fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales. 9. La presentación debe tener el mínimo posible de sonidos y animaciones. Estos elementos deben reservarse para dar mayor énfasis a los puntos importantes. 10. Al final de la presentación tenga un par de diapositivas en blanco seguidas de otra que diga "Gracias" o que presente nuevamente el contenido de la diapositiva inicial. EL RELATOR 1. Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y confianza. Es muy importante evitar la mera apariencia de convicción, debe pensar y comunicarse honestamente. 2. Los demagogos han dominado las técnicas oratorias, los hay falsos y manipuladores. Es indispensable que desarrollen el pensamiento crítico para no "caer" ante una presentación poco profunda o ante imágenes e ideas de dudosa validez. 3. El orador efectivo crea una conexión fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes momentos de la presentación. 4. Se debe evitar leer las diapositivas. La audiencia las puede leer sin ayuda del expositor, éste debe concentrarse en la elaboración y exploración del tema investigado. 7

8 5. No puede olvidar su primera y más útil herramienta audiovisual: Ustedes mismo!. Su rostro, su voz, sus manos y su cuerpo son mucho más expresivos que cualquier cosa que la tecnología pueda producir. 6. Hagan pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse más a su audiencia. Herramientas como PowerPoint son más poderosas en manos de un presentador hábil. Practiquen sus presentaciones. 7. Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador además del contacto visual y el entusiasmo, consiste en contar anécdotas personales, apuntes divertidos o ejemplos inteligentes. 8. Es buena idea tener un "Plan B". La tecnología es cada día más fácil de usar, pero sigue existiendo la posibilidad de problemas con el proyector, el computador, o pueda caerse la red. Tenga un plan de contingencia como tener la presentación en transparencias o tener una copia impresa que se pueda fotocopiar en cualquier momento. Si el equipo falla, el relator debe continuar, él es el mensaje; las ayudas visuales son sólo eso, ayudas. LA AUDIENCIA 1. Analicen su objetivo y las expectativas de la audiencia. Cuál es el propósito de la presentación: enseñar, persuadir, motivar, aclarar o informar? 2. Si el mensaje del relator le llega a la audiencia de una manera convincente y atractiva, es probable que varios de los asistentes den señales de aprobación mediante alguna forma de lenguaje corporal. El presentador debe estar pendiente de este tipo de señales a fin de continuar como va o rectificar en la forma de presentar la información. 3. El relator que realiza la presentación debe hacerse preguntas como: Quién está sentado ahí? Cuáles son sus necesidades? Cuáles sus preferencias? Qué comportamientos tienen? Cuánto saben sobre el tema? Cuánto vocabulario manejan, y Qué nivel de profundidad se le debe dar al tema? 4. Por respeto a la audiencia, asegurarse antes de iniciar la presentación que todos los elementos fundamentales para llevar a cabo la presentación, funcionen apropiadamente. 5. Es importante que dentro del tiempo de la presentación haya espacio para que la audiencia pueda hacer preguntas. 6. Pensando en el momento de las preguntas, es importante conocer la ubicación dentro de la presentación de las diapositivas claves para llegar a ellas directamente a fin de aclarar las dudas presentadas por la audiencia. 8

9 Guía Ejercicio Power Point 1. Abran PowerPoint. Crearemos un presentación utilizando: Texto / Formas / Imagen / Sonido / Video. 2. Elegimos un Diseño predeterminado (Solsticio) y aplicamos título y autor: Los Alimentos Transgénicos (Trebuchet MS/Negrita/44pt/Azul), La experiencia chilena (Trebuchet MS/25pt/Gris), Dr. Juan Carlos Villa / 2012 (Trebuchet MS/13pt/Gris). Ahora, sobre el titulo aplicamos una imagen: Etiqueta Insertar / Imagen desde Archivo. 9

10 3. Desde la Etiqueta Inicio / Nueva Diapositiva, podemos elegir un estilo en relación al diseño seleccionado. 4. En la nueva diapositiva, titularemos introducción e identificaremos las opciones de ayuda: Insertar Tabla, Insertar Gráfico, Insertar Gráfico SmartArt, Insertar Imagen desde Archivo, Insertar Imágenes Prediseñadas o Insertar Clip Multimedia. 10

11 5. Ahora, podemos ir revisando cada una de las opciones de ayuda, para colocar formas, texto, tablas, gráficos etc. Aplicaremos texto utilizando la etiqueta Inicio y los estilo para modificarlo. 6. Aplicación de Tablas. 7. Aplicación de Gráficos. 11

12 microsoft office powerpoint Orlando Durán Sáez / Aplicación de Gráficos SmartArt. 9. Aplicación de Imágenes. Las imágenes pueden ser editadas: Corrección, color, efectos, fondos, estilos, tamaño, orientación, etc. 10. Además, podemos aplicarle animación. 12

13 microsoft office powerpoint Orlando Durán Sáez / Aplicación de Imágenes Prediseñadas. 12. Aplicación de Videos desde la Web y Videos prediseñados. Ejemplo: Ir a YouTube y copiar el código HTML del video. 13. Vamos a la etiqueta Insertar/ Video / Video desde Sitio Web. En la venta que aparece a continuación, pegan el código HTML, del video copiado desde YouTube, u otro administrador de videos. 13

14 12. Aplicación de sonidos prediseñados. Etiqueta Insertar / Sonidos / Audio de Imágenes Prediseñadas. 13. La presentación terminada la podemos guardar como PowerPoint, como PDF y como otros formatos según el requerimiento. 14