INSTRUCTIVO PARA ACREDITACIÓN DE GASTOS

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1 Código ER-IN-3 PROCESO EJECUCIÓN DE RECURSOS Versión 3 INSTRUCTIVO PARA ACREDITACIÓN DE GASTOS ESTÍMULOS AUTOMÁTICOS Fecha 13/01/15 INSTRUCTIVO PARA ACREDITACIÓN DE GASTOS ESTÍMULOS AUTOMÁTICOS

2 CONTENIDO 1. Compromisos del beneficiario 2. Generalidades 3. Promoción de largometrajes parte A - Facturas 1. Costos elegibles 2. Formato de relación de gastos 4. Promoción de largometrajes parte B Espectadores 5. Participación internacional 1. Para tener en cuenta 2. Costos elegibles 3. Formato de relación de gastos 6. Contenido del informe financiero 7. Definiciones

3 1. COMPROMISOS DEL BENEFICIARIO Celebrar un contrato con Proimágenes Colombia según los términos aprobados por el CNACC (obligaciones, garantías, fechas y modalidades de desembolso, entre otras), si la modalidad o categoría lo requieren. Destinar el apoyo económico del FDC con exclusividad a las líneas de gastos Y costos elegibles incluidos en presupuesto presentado con el proyecto. Incluir el logo y/o el crédito que disponga Proimágenes Colombia en los materiales promocionales impresos en papel. Entregar a Proimágenes una (1) copia de todos los materiales promocionales que elabore y que sean pagados con recursos del FDC. El BENEFICIARIO declara y reconoce que ante cualquier situación de duda relativa a los informes que presente, PROIMÁGENES no realizará los reembolsos hasta tanto la situación se aclare. 3

4 2. GENERALIDADES Proimágenes Colombia una vez radicado el informe financiero en sus oficinas cuenta con seis (6) días hábiles para revisarlo. En caso de cumplir los requisitos exigidos, se presentará para aprobación por parte del Comité de Pagos que se realiza todos los miércoles. Los desembolsos del FDC se hacen a través de Fiducolombia. De acuerdo con sus procedimientos internos, el abono en su cuenta toma tres (3) días hábiles. No se reembolsarán facturas de costos elegibles que no estén incluidas en el presupuesto presentado en el proyecto. Sólo se aceptaran pagos en efectivo hasta por cinco millones de pesos ($ ). Cualquier monto adicional requiere transferencia electrónica o cheque. 4

5 3. PROMOCIÓN DE LARGOMETRAJES PARTE A FACTURAS HASTA $ COSTO ELEGIBLE VALOR MÁXIMO REQUISITO Pauta en medios impresos, radio, Internet y en publicidad exterior N/A Factura Pauta en televisión N/A Factura Elaboración de materiales promocionales $ Impresos deben tener logo del FDC. No se aceptarán logos sobrepuestos. Factura Elaboración de copias en 35mm y/o los discos duros (hard drives) del largometraje N/A Copias con logo del FDC. Factura Elaboración de copias en 35mm y/o digital del tráiler y del teaser para salas N/A Factura Transporte de las copias para su exhibición en Colombia, nacionalización y servicios administrativos (SIA) N/A Factura Notas 1. Todas las facturas deben estar a nombre del beneficiario. 2. No se aceptan gastos con más de tres (3) meses de anterioridad a la fecha de estreno 5

6 3. PROMOCIÓN DE LARGOMETRAJES PARTE A FACTURAS HASTA $ COSTO ELEGIBLE VALOR MÁXIMO REQUISITOS VPF Virtual print fee Honorarios de: Jefe de comunicaciones, jefe de prensa, jefe de redes sociales (community manager), diseñador de piezas promocionales y diseñador de página en Internet Honorarios de Agencia por concepto de creación de campaña para la promoción de la película N/A $ $ Contrato de distribución donde se especifique que el gasto está a cargo del productor. Adicionalmente factura y certificación de l valor por sala de exhibición. Contratos y documentos que demuestren experiencia específica. Soportes de la realización del trabajo. Factura o cuenta de cobro Contratos y documentos que demuestren experiencia específica. Soportes de la realización del trabajo. Factura 6

7 FORMATO DE RELACIÓN DE GASTOS REQUISITOS: 7

8 4. PROMOCIÓN DE LARGOMETRAJES PARTE B ESPECTADORES HASTA $ el periodo comprendido entre la fecha del estreno y hasta un máximo de tres (3) meses después del mismo. REQUISITOS: 1. Certificación en original, expedida por el distribuidor de la película. El texto de la certificación debe corresponder al anexo 5 de la Convocatoria. 2. En el caso que no exista distribuidor de la película la certificación deberá hacerla el exhibidor. El texto de la certificación en este caso debe corresponder al anexo 6 de la Convocatoria. 3. Los exhibidores, distribuidores y productores deberán encontrarse registrados ante la Dirección de Cinematografía del Ministerio de Cultura. Proimágenes Colombia verificará dicho registro antes de realizar cualquier desembolso. 4. La certificación dispuesta anteriormente deberá entregarla el productor a Proimágenes Colombia máximo cuatro (4) meses después de la fecha de estreno de la película en el territorio nacional. 5. Para el desembolso del estímulo se exigirá la presentación del recibo de depósito legal de la película a nombre del beneficiario. 6. El beneficiario deberá entregar el tráiler de la obra audiovisual en el formato que Proimágenes Colombia indique. 8

9 5. PARTICIPACIÓN INTERNACIONAL Festivales, Premios, Encuentros, Mercados y Talleres PARA TENER EN CUENTA 1. Encuentros, Mercados y Talleres que no sean atendidos presencialmente no serán reembolsados 2. Todas las facturas deben estar a nombre del beneficiario. Sólo en el caso de e-ticket y factura de hotel se aceptarán a nombre de la persona que viaje. 3. No se aceptan gastos con más de tres (3) meses de anterioridad al inicio del evento. 4. Los valores de las facturas y cuentas de cobro presentadas en los informes podrán ser comparados con los precios del mercado. 5. El beneficiario deberá presentar las acreditaciones necesarias para reembolso con cargo a este estímulo en un único informe dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha de terminación del evento, independientemente de cualquier comunicación por parte de Proimágenes. 6. Reembolso significa que las facturas y/o cuentas de cobro, éstas últimas cuando sean permitidas, ya han sido pagadas, por lo tanto Proimágenes Colombia solicitará los soportes de los costos elegibles pagados previamente por los beneficiarios. 7. Proimágenes Colombia realizará el reembolso, una vez terminado el evento y cuando el beneficiario regrese al país de origen. 8. Las facturas presentadas en monedas extranjeras se reembolsarán a la tasa representativa de la fecha de la misma para su correspondiente conversión a pesos colombianos. En caso de haber realizado el pago por transferencia electrónica será válido el valor en pesos colombianos registrado en el extracto de la cuenta. 9

10 COSTOS ELEGIBLES POR CATEGORÍA Costo elegible / Requisitos Festivales Premios Encuentros Mercados Talleres Elaboración de materiales promocionales. No se rembolsarán facturas de materiales promocionales impresos en papel que no tengan el logo para beneficiarios del FDC. No se rembolsarán facturas por diseño de material promocional. El tope máximo de reembolso sumando todos los materiales promocionales no podrá ser superior al 20% del estímulo. Elaboración de copias y multicopiados todos los formatos: Se requiere factura. Elaboración de traducciones del material promocional: Se acepta factura o cuenta de cobro de una persona natural del régimen simplificado. El valor máximo de reembolso por palabra traducida es de $200. Se deberá entregar un archivo digital en formato Word del texto en el idioma original y en el idioma traducido. Elaboración de traducciones del guión: Se acepta factura o cuenta de cobro de una persona natural del régimen simplificado.. El valor máximo de reembolso por palabra traducida es de $200. Se deberá entregar un archivo digital en formato Word del texto en el idioma original y en el idioma traducido. Elaboración de traducciones de la película: Se acepta factura o cuenta de cobro de una persona natural del régimen simplificado.. El valor máximo de reembolso por palabra traducida es de $200. Se deberá entregar un archivo digital en formato Word del texto en el idioma original y en el idioma traducido. Elaboración de subtitulajes de la película: Se acepta factura o cuenta de cobro de una persona natural del régimen simplificado. Este costo elegible será reembolsado una única vez por idioma. Se deberá entregar un DVD con la película subtitulada (puede tener marca de agua). Transporte internacional de copias: Sólo se acepta factura de una empresa de correos junto con la guía que evidencie el destino del envío. X X X N/A N/A X X N/A N/A N/A X X X N/A N/A N/A N/A X N/A N/A X X X N/A N/A X X X N/A N/A X X N/A N/A N/A 10

11 COSTOS ELEGIBLES POR CATEGORÍA Costo elegible / Requisitos Festivales Premios Encuentros Mercados Talleres Pauta en medios especializados. Se requiere factura. X X N/A N/A N/A Tiquetes de avión, tren, autobús y/o barco en clase económica para los cargos colombianos aceptados por la convocatoria: Se aceptan los e-tickets para tiquetes comprados por internet. En caso de comprar los tiquetes con una agencia de viajes, la factura deberá estar a nombre del beneficiario. Se rembolsara únicamente tiquetes de ida y regreso con fechas acordes con las del evento y/o festival. Si no es así, se reembolsará un valor proporcional. X X X X X Alojamiento en la ciudad del evento para los cargos colombianos aceptados por la convocatoria: Sólo se aceptan facturas que correspondan a las fechas de realización del evento al que aplica. Se podrá incluir la noche anterior al inicio del evento pero no la noche del último día del mismo. Se reembolsarán máximo USD 300 por persona. Inscripción en el mercado cinematográfico: Sólo se aceptan facturas emitidas por el organizador del evento. X X X X X N/A N/A N/A X N/A Costo del Taller de formación (si aplica). No se aceptará el pago de acreditaciones. Sólo se aceptan facturas emitidas por el organizador del evento. N/A N/A N/A N/A X Relacionista público (aplica únicamente para premios Oscar). Se acepta factura o cuenta de cobro de una persona natural del régimen simplificado. Deberá adjuntar un informe de las actividades realizadas. N/A X N/A N/A N/A 11

12 FORMATO DE RELACIÓN DE GASTOS 12

13 6. CONTENIDO DEL INFORME FINANCIERO Para la solicitud de los reembolsos, el Beneficiario deberá presentar en medio físico un informe que incluya: 1. Carta remisoria del informe firmada por el beneficiario o representante legal. 2. Formato de relación de gastos diligenciado y firmado por Contador Público o Revisor Fiscal* (ER-FO-12 para estímulos promoción de largometrajes y ER-FO-13 para estímulos participación internacional), el cual será enviado por correo electrónico. 3. Copia de la tarjeta profesional del Contador o Revisor Fiscal y certificado vigente de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores*. 4. Facturas y cuentas de cobro que soporten los gastos debidamente legajados que cumplan con los siguientes requisitos: PARA PAGO DE HONORARIOS: Contrato de prestación de servicios firmado por las dos partes. Tenga en cuenta que los pagos deben corresponder con lo pactado en el contrato, comprobante de egreso (personas jurídicas), cuenta de cobro o factura, documento equivalente a factura (si aplica), copia del RUT con actividad económica relacionada con la prestación del servicio pagado actualizado a 2013, copia de la cédula y soporte de pago. PARA PAGOS DE FACTURAS: Comprobante de egreso (persona jurídica), factura, verifique que el concepto de la factura corresponda con el rubro del presupuesto, soporte de pago PARA PAGO DE TIQUETES AÉREOS: Factura e itinerario o e-ticket, soporte de pago *Únicamente para la categoría de talleres en el formato de relación de gastos puede omitirse la firma del Contador. 13

14 7. DEFINICIONES BENEFICIARIO: Concursante cuyo proyecto resulte adjudicatario de un estímulo previsto en la convocatoria del FDC. CUENTA DE COBRO: Documento que cumple la función de comprobante de un servicio prestado por una persona de régimen simplificado. Debe tener fecha, nombre de la persona/empresa que adeuda el servicio Identificación de la persona/empresa que adeuda el servicio, nombre de la persona que cobra, identificación de la persona que cobra, valor en letras y números, concepto por el cual se cobra, dirección, teléfono y firma de la persona que cobra. DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA EN ADQUISICIONES EFECTUADAS POR RESPONSABLES DEL RÉGIMEN COMÚN A PERSONAS NATURALES DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO: El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales del régimen simplificado, debe expedir a su proveedor un documento equivalente a la factura con apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; apellidos y nombre o NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva; fecha de la operación; concepto; valor de la operación; discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación. FACTURA: Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compra y venta. Este documento deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario Colombiano. REINTEGRO: Restitución o devolución de una cantidad de dinero que se debe. SOPORTE DE PAGO EN EFECTIVO: Documento en el que el prestador del servicio deja evidencia mediante firma la recepción del pago que le corresponda. SOPORTE DE PAGO EN CHEQUE: Se debe presentar movimiento de la cuenta o extracto bancario en el que sea posible identificar el cobro del cheque girado. SOPORTE DE PAGO POR TRASFERENCIA ELECTRÓNICA: Documento donde se evidencia el traslado de dinero de la cuenta del beneficiario del estímulo hacia la cuenta del prestador del servicio. SOPORTE DE PAGO POR CONSIGNACION: Formato con sello o timbre de entidad financiera donde se evidencie el abono en cuenta al prestador del servicio. SOPORTE DE PAGO CON TARJETA DE CRPEDITO: Se debe presentar movimiento o extracto bancario en el que sea posible identificar el pago y el titular de la misma. 14