IP Office Essential Edition Embedded Voic User Guide (Intuity Mode)

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1 Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Issue 10c Standard (1/31/2012)

2 2012 AVAYA Reservados todos los derechos. Aviso Si bien es cierto que se hizo todo lo posible para garantizar que la información en este documento fuera completa y exacta al momento de su impresión, Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por ningún tipo de error. Es posible que se incorporen cambios y correcciones a la información en este documento en ediciones futuras. Renuncia sobre la documentación Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por modificaciones, adiciones ni anulaciones que se realicen en la versión original publicada de esta documentación, a menos que dichas modificaciones, adiciones o anulaciones fueran realizadas por Avaya. Renuncia relativa a los enlaces o vínculos Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por el contenido o la fiabilidad de ningún sitio web vinculado y al que se haga referencia en esta documentación. Avaya tampoco respalda necesariamente los productos, servicios o información que éstos describen u ofrecen. 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Procesador designado significa un solo dispositivo informático autosoportado. Servidor significa un Procesador designado que hospeda una aplicación de software a la que accederán usuarios múltiples. Software significa los programas de computadora en código objeto, originalmente bajo licencia de Avaya y en última instancia utilizado por el Usuario. Final, ya sea como Producto autosoportado o preinstalado en el Hardware. Hardware significa los productos de hardware estándar, originalmente vendidos por Avaya y en última instancia utilizados por el Usuario Final. Tipo(s) de Licencia: Licencia de Sistema(s) Designado(s) o "DS". El Usuario Final podrá instalar y utilizar cada copia del Software en solamente un Procesador designado, a menos que un número diferente de Procesadores designados se indique en la Documentación o en otros materiales a disposición del Usuario Final. Avaya podrá requerir que el o los procesadores se identifique(n) por tipo, número de serie, función clave, ubicación u otra designación específica, o a ser proporcionada por el Usuario Final a Avaya mediante medios electrónicos específicamente establecidos para este propósito. Derechos de autor Excepto donde se estipule expresamente lo contrario, el Producto está amparado por los derechos de autor y otras leyes referentes a los derechos de propiedad exclusiva. La reproducción, transferencia y/o uso no autorizado podrá considerarse una ofensa tanto criminal como civil, de acuerdo con la ley pertinente. Componentes de otros fabricantes Ciertos programas de software o partes del mismo incluidos en el Producto pueden contener software distribuido bajo acuerdos de terceros ("Componentes de terceros"), lo que puede contener términos que amplíen o limiten los derechos de utilizar ciertas partes del Producto ("Términos de terceros"). 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3 Contenido 1. Embedded Voic 1.1 Inicio de sesión Controles del... buzón predeterminado Opciones para... el llamante Voz visual Contenido 2. Reproducción de mensajes 2.1 Reproducción... de mensajes Marcación... de un mensaje como guardado Llamada... al remitente Reproducción... de mensajes guardados Remisión de... mensaje Respuesta... a un mensaje Envío de un... mensaje nuevo Grabación... de un mensaje Modificación de configuración 3.1 Cambio de... contraseña Saludos personales Grabación... de un saludo Saludos... de grupos de búsqueda Activación... de un saludo Desactivación... de un saludo Reproducción... del saludo Cambio... del saludo Eliminación... de un saludo Opciones para... la transferencia Grabación... de su nombre Notificación de correo de voz 4.1 Llamadas externas Configuración... de llamadas externas Configuración del destino de las llamadas externas Configuración del tiempo de espera de las llamadas... externas Activación... de las llamadas externas Desactivación... de las llamadas externas Respuesta... a llamadas externas 28 Índice...29 Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 3

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5 Capítulo 1. Embedded Voic Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 5

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7 1. Embedded Voic Embedded Voic Esta guía de usuario está destinada al correo de voz incorporado proporcionado por un sistema. Pueden establecerse valores de configuración en el sistema de forma que sea compatible tanto con el funcionamiento de buzón de emulación Intuity como con el funcionamiento del buzón en modo IP Office. Esta guía es para el modo de emulación Intuity. El administrador del sistema confirmará cuál es el sistema en uso. 1.1 Inicio de sesión De forma predeterminada, puede acceder al buzón desde su extensión sin necesidad de utilizar su contraseña porque se utilizará su número de extensión como fuente confiable. El responsable del mantenimiento del sistema puede cambiar esa configuración si así lo solicita. Si lo desea, también puede solicitarle que configure otros números como fuentes confiables para su buzón. En el caso de fuentes no confiables, se le solicitará que ingrese su contraseña del buzón. Por ejemplo, generalmente se requiere que ingrese su contraseña si el responsable del mantenimiento del sistema ha configurado un método para que pueda acceder a su buzón desde ubicaciones remotas en lugar de utilizar su extensión. Inicio de sesión en el buzón por primera vez La primera vez que llame a su buzón se le indicará que grabe su nombre y cambie la contraseña del buzón. El nombre que grabe se utilizará en varios mensajes del sistema y en la búsqueda en el directorio de correos de voz del sistema. 1. En su extensión, marque Si está marcando desde su propia extensión, presione #. Si no, ingrese su número de extensión y presione #. 3. Si todavía no se ha configurado una contraseña, presione #. Se le pedirá que ingrese una contraseña nueva. Si ya se ha configurado una contraseña, ingrésela y presione #. 4. Ingrese una contraseña nueva y presione #. Su contraseña debe contener como mínimo 4 dígitos y no puede ser el número de su extensión o un grupo de dígitos repetidos ni números consecutivos. 5. Vuelva a ingresar la contraseña nueva y presione #. 6. Puede volver a cambiar la contraseña en otro momento. 7. Grabe su nombre cuando se le indique. Puede volver a grabar su nombre en otro momento. 8. Presione 1 y, al escuchar el tono, diga su nombre. 9. Presione 1 nuevamente. Se volverá a reproducir su grabación. 10.Presione # para aceptar la grabación, o 1 para volver a grabar. 11.Después de que inicie sesión, escuchará indicaciones sobre los pasos a seguir. En Controles del buzón predeterminados podrá encontrar un resumen de la mayoría de los controles. Inicio de sesión después de la primera vez Si ya ha iniciado sesión una vez, grabó su nombre y estableció una contraseña, solo debe ingresar el número de su buzón y la contraseña. Si su extensión esta establecida como una fuente segura, puede acceder a su buzón sin ingresar la contraseña. 1. En su extensión, marque Ingrese su contraseña para el correo de voz y presione #. Después de que inicie sesión, escuchará indicaciones sobre los pasos a seguir. Presione *4 para obtener ayuda en cualquier momento. Presione *7 para volver al menú de actividad. Presione **9 para salir del sistema. Vuelva a iniciar sesión en una extensión diferente Algunos usuarios tienen acceso a varios buzones. Por ejemplo, en un centro de llamadas o grupo de búsqueda, los supervisores deben verificar varios buzones. Puede usar la función de volver a iniciar sesión para obtener acceso a los buzones uno tras otro sin tener que desconectarse luego de verificar cada buzón. 1. Marque *17 o utilice un método alternativo admitido por su teléfono o su software de Pone Manager. 2. Si está marcando desde su propia extensión, presione #. En caso contrario, ingrese su número de extensión y presione #. 3. Ingrese su contraseña del correo de voz y presione #. 4. Presione **7 para volver a iniciar sesión Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 7

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9 1.2 Controles del buzón predeterminado Embedded Voic Inicio de sesión A continuación, encontrará un resumen de las opciones disponibles luego de iniciar sesión 7 en un buzón. General Ayuda = *4 Actividad = *7 Grabar mensajes = 1 Obtener mensajes = 2 Saludos = 3 Ayuda = 4 Opciones personales = 5 Llamadas externas = 6 Volver a iniciar sesión = **7 Salir = **9 1. Grabar mensajes Grabar mensaje = 1 Iniciar/detener grabación = 1 Retroceder = 2 Repetición = 5 Adelantar = 6 Reproducir = 23 Borrar = *3 Aprobar = # Ingrese la dirección y presione # Cancelar la dirección = *3 Finalizar ingreso de direcciones = # 2 Obtener mensajes Escuchar mensaje = 0 Responder/Remitir = 1 Reiniciar = 2 Pasar a anterior = *2 Pausar/reanudar = 3 Repetir encabezado = 23 Volver/reiniciar = *5 Avanzar al final = 6 Guardar y omitir mensaje = **4 Guardar y reproducir siguiente = # Borrar = *3 Guardar = **7 3 Saludos Escuchar saludo = 0 Crear, cambiar o borrar saludo = 1 Activar = 3 5 Opciones personales Contraseña = 4 Grabar nombre = 5 6 Llamadas externas Configurar llamadas externas = 1 Cambiar tiempos = 2 Cambiar número = 3 Desactivar llamadas externas = 6 Activar llamadas externas = 9 **7 Volver a iniciar sesión Volver a iniciar sesión = **7 IMPORTANTE Luego de que se haya escuchado un mensaje nuevo, este se marcará como 'antiguo' y se eliminará automáticamente después de 24 horas. Si no desea que el mensaje se elimine, debe marcarlo como 'guardado'. Para ello, presione ** Opciones para el llamante Las personas que llaman a su buzón pueden realizar las siguientes acciones al dejar un mensaje en su buzón. Omitir el saludo del buzón Las personas que llaman pueden omitir el mensaje de saludo y pasar directamente al tono que indica cuándo dejar el mensaje. Para omitir el saludo del buzón: 1. Marque el número de la extensión. 2. Cuando la llamada sea respondida, inmediatamente presione 1 para omitir el saludo. A continuación se oirá el tono que indica que ya se puede guardar el mensaje. Opciones disponibles después de dejar un mensaje 1. Marque el número de la extensión. 2. Deje un mensaje. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 9

10 3. En lugar de colgar, presione #. 4. Presione *7 para iniciar sesión en un buzón o **9 para desconectar la llamada. Buzones llenos Cuando un buzón está lleno y no puede almacenar nuevos mensajes de correo de voz, el sistema reproduce un mensaje de información y desconecta la llamada. 1.4 Voz visual La función de voz visual permite acceder al buzón de correo de voz con el menú en pantalla del teléfono, en vez de seguir indicaciones habladas. Esta función no es compatible con todos los teléfonos. Para usar esta función, el administrador del sistema debe agregar el botón Voz visual al teléfono. Otra opción es que el responsable de mantenimiento del sistema configure el botón MENSAJES en su teléfono para que funcione como botón Voz visual En teléfonos que tienen pantalla, pero que no son compatibles con la función de voz visual, se admite el uso del botón para acceder al buzón del usuario con indicaciones habladas y para transferir la llamada directamente al correo de voz (no incluye teléfonos T3 ni IP T3). En los teléfonos T3, el botón de Voz visual transfiere directamente a la función Escuchar de esta modalidad. Para acceder a toda la gama de funciones de voz visual, use Menú > Configuración > Configuración de correo de voz. Controles de voz visual La disposición de las opciones en pantalla varía según el tipo de teléfono y el tamaño de pantalla. Se obtiene acceso a los controles que no pueden adaptarse a la pantalla actual utilizando los botones < y > del teléfono para moverse entre las páginas de las pantallas. Botón Escuchar Funciones Permite acceder a su propio buzón de correo de voz. Al ser presionado, la pantalla mostrará la cantidad de mensajes nuevos, antiguos y guardados. Seleccione una de esas opciones para iniciar la reproducción de los mensajes de esa categoría. Una vez que se selecciona la reproducción del mensaje, los controles disponibles cambian: Anterior: reproduce el mensaje anterior. Sgte: reproduce el mensaje siguiente. Retroceder: retrocede aproximadamente 5 segundos. Avanzar: avanza aproximadamente 5 segundos. Borrar: elimina el mensaje actual. Guardar: marca el mensaje como mensaje guardado. Copiar: copia el mensaje a otro buzón. Cuando se presione, aparecerá una serie de opciones adicionales. Pre-Grab: graba un mensaje que se adjuntará al inicio del mensaje que se está copiando. Destinos: ingrese el destino de la copia del mensaje. Hecho: copia el mensaje utilizando los destinos introducidos. Pausa: detiene el mensaje actual. Presione el botón nuevamente para salir de la pausa. Principal (0) Mensaje Saludo Los nombres de los grupos de búsqueda se visualizan si ha configurado acceso a buzones de grupo de búsqueda. Se muestra la cantidad de nuevos mensajes en el buzón luego del nombre. Presione el botón para tener acceso al buzón de la misma manera que en la opción anterior Escuchar. Grabar y enviar un mensaje de correo de voz a otro buzón o buzones. Cambiar el saludo principal que oyen las personas que llaman al buzón. Si no se graba un mensaje, el sistema usará el saludo predeterminado del buzón. Correo electrónic o Grabar: graba un nuevo mensaje. Escuchar: escuchar el saludo actual o el saludo nuevo recién grabado. Enviar: envía el nuevo saludo recién grabado. Borrar: elimina el saludo actual. El buzón volverá a utilizar el saludo predeterminado del sistema a menos que se utilicen Grabar y Enviar para grabar un nuevo saludo. Esta opción sólo aparece si en la configuración del sistema telefónico el usuario tiene configurada una dirección de correo para usar con el correo de voz. Este control le permite ver y modificar el modo de correo electrónico de correo de voz actual que se utiliza para los mensajes nuevos recibidos en el buzón de correo de voz. Use Cambiar para modificar el modo seleccionado. Presione Hecho cuando aparezca el modo deseado. Los modos posibles son: Modo de correo desactivado: no se utiliza el correo del correo de voz. Modo correo copia: los nuevos mensajes de correo de voz se copian a la dirección de correo del usuario. El mensaje original se deja en el buzón de correo de voz. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 10

11 Embedded Voic Voz visual Botón Funciones Contraseñ a Modo correo reenv.: los nuevos mensajes de correo de voz se reenvían a la dirección de correo del usuario. El mensaje original se borra de su buzón de correo de voz. Alert modo correo: se envía un mensaje de alerta a la dirección de correo del usuario. El mensaje original no se adjunta al correo y se lo deja en el buzón de correo de voz. Cambia la contraseña del buzón de correo de voz. Para esto es necesario ingresar la contraseña actual. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 11

12 Uso del botón de voz visual para transferir al correo de voz Al presionarlo con una llamada conectada, el botón Voz visual le permitirá ingresar un número de extensión para realizar la transferencia directa de la llamada conectada al correo de voz. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 12

13 Capítulo 2. Reproducción de mensajes Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 13

14 2. Reproducción de mensajes Cuando haya iniciado sesión correctamente en su buzón, escuchará un aviso que le indicará la cantidad de mensajes que tiene. Al escuchar los mensajes, cada uno comienza con un encabezado que contiene detalles acerca del remitente (si es conocido) y de la fecha en que se dejó el mensaje. Los mensajes se agrupan en estas categorías: 1. Nuevo: el mensaje nuevo. Una vez que ha escuchado un mensaje nuevo, éste se convierte en un mensaje antiguo. 2. Guardado: un mensaje guardado intencionalmente por el usuario. 3. Antiguo: una vez que ha escuchado un mensaje nuevo, éste se convierte en un mensaje antiguo. Los mensajes escuchados se borrarán automáticamente después de las 24 horas, si no los ha borrado antes. Los nuevos mensajes aparecen en primer lugar, a continuación se escuchan los mensajes guardados y, finalmente, los antiguos. 2.1 Reproducción de mensajes Cuando recibe mensajes puede omitir el encabezado y escuchar el mensaje. Al escuchar sus mensajes, puede volver a escuchar todo el mensaje o sólo una parte. 1. Inicie sesión en su buzón 7 Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. Se indicará el número de mensajes nuevos. 2. Presione 2 para recibir sus mensajes. Se reproducirá el encabezado del primer mensaje. Puede presionar 0 para omitir el encabezado y escuchar el mensaje. 3. Mientras escucha sus mensajes, puede utilizar los siguientes controles para volver a escuchar el mensaje completo o una parte de él. Presione 2 para reiniciar el mensaje. Presione 23 para repetir el encabezado. Presione 3 para pausar o reanudar. Presione 5 para rebobinar 5 segundos. Presione *5 para reiniciar. Presione 6 para avanzar 5 segundos. Presione 7 para guardar un mensaje nuevo o antiguo 4. Una vez escuchado el mensaje, tiene las siguientes opciones: Presione 1 para responder al mensaje o remitirlo. Presione *3 para borrar el mensaje y continuar con el siguiente. Presione # para omitir el mensaje y reproducir el mensaje siguiente. También están disponibles los siguientes controles. Presione *# para avanzar al siguiente mensaje. Presione **4 para dejar el mensaje en la categoría en la que está y pasar a la categoría siguiente. Presione *2 para volver al mensaje anterior. Presione **9 para colgar y finalizar con el correo de voz. 2.2 Marcación de un mensaje como guardado Una vez que haya reproducido un mensaje, se marcará como antiguo. Los mensajes antiguos se eliminan automáticamente después de 24 horas. Para evitar que se elimine el mensaje actual, puede marcarlo como mensaje guardado. 1. Mientras escucha un mensaje nuevo o antiguo, presione **7 para guardarlo. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 14

15 2.2.1 Llamada al remitente Reproducción de mensajes: Marcación de un mensaje como guardado Si quien llama es un llamante interno y deja un mensaje, el sistema retendrá el número 'de la persona y lo almacenará junto con el mensaje. Tendrá la opción de realizar una llamada al número' de quien haya llamado. 1. Mientras escucha el mensaje, presione Para intentar realizar la llamada, presione 0. Se cerrará su sesión en el buzón. 2.3 Reproducción de mensajes guardados 1. Inicie sesión en su buzón 7 Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. 2. Presione 2 para escuchar los mensajes guardados. No hace falta volver a guardar el mensaje luego de escucharlo. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 15

16 2.4 Remisión de mensaje Puede remitir un mensaje a otro buzón o a varios buzones al mismo tiempo. Puede definir si los comentarios grabados se reproducirán antes o después de remitir el mensaje. 1. Mientras escucha un mensaje, presione Presione 2 para remitir el mensaje con un comentario. 3. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación. Se le solicitarán las direcciones para la remisión. 4. Ingrese un número de buzón (o marque el nombre correspondiente) y luego presione #. Repita la operación hasta que haya ingresado todos los buzones a los que desee remitir el mensaje. Para borrar el último número ingresado, presione *3. 5. Presione # para finalizar la asignación de direcciones. 2.5 Respuesta a un mensaje Cuando recibe un mensaje de voz o de correo electrónico de un llamante interno, puede enviar un mensaje de respuesta al remitente. Puede elegir responder con o sin el mensaje original adjunto. Para responder un mensaje: 1. Mientras escucha el mensaje, presione Para responder al mensaje con correo de voz, presione 1 nuevamente. 3. Seleccione el tipo de respuesta: Presione 6 para responder sin el mensaje original adjunto. Presione 9 para responder con el mensaje original adjunto. 4. Luego del tono, grabe su respuesta (consulte la sección Grabación de un mensaje). Cuando finalice, se programará el envío de su mensaje de respuesta y volverá a la opción de recolección de mensajes Envío de un mensaje nuevo Mientras escucha un mensaje, puede grabar un mensaje nuevo y enviarlo a cualquier buzón o buzones. 1. Mientras escucha su mensaje, presione Presione 4. Se le indicará que grabe su mensaje nuevo. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación. 3. Luego del tono, grabe su mensaje (consulte la sección Grabación de un mensaje). 2.7 Grabación de un mensaje Puede grabar un mensaje y enviarlo a otro buzón o a varios buzones al mismo tiempo. La grabación debe durar 3 segundos como mínimo. 1. Después del tono, grabe su mensaje. 2. Presione # para finalizar la grabación. Presione 1 para dejar de grabar. Presione 1 nuevamente para volver a iniciar la grabación del mensaje. Presione 2 para retroceder la grabación. Presione 23 para volver a reproducir la grabación. Presione *3 para borrar la grabación. Presione # para aprobar la grabación. 3. Luego de aprobar el mensaje, si remite un mensaje o envía un mensaje nuevo, se le pedirá que ingrese la dirección o direcciones donde desea enviar el mensaje. Ingrese el número del buzón y, a continuación, presione #. Repita el proceso hasta que haya ingresado todos los buzones a los que desee enviar el mensaje. Para borrar el último número ingresado, presione *3. Vuelva a presionar # para finalizar la asignación de direcciones. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 16

17 Reproducción de mensajes: Grabación de un mensaje Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 17

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19 Capítulo 3. Modificación de configuración Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 19

20 3. Modificación de configuración 3.1 Cambio de contraseña Si configura una contraseña para restringir el acceso a su buzón, puede cambiarla cuando lo desee. Por motivos de seguridad, se recomienda que cambie su contraseña cada tanto. El administrador del sistema puede crear o cambiar la contraseña del correo de voz por usted mediante IP Office Manager. La contraseña ingresada por el administrador puede no cumplir con las normas para contraseñas. Por ejemplo, puede ser una contraseña formada por un grupo de dígitos repetidos o consecutivos, que sea igual a su número de extensión o que tenga menos de cuatro dígitos. Si la contraseña ingresada no cumple con las normas, la primera vez que inicie sesión con ella, se lo obligará a ingresar una nueva contraseña. Para cambiar su contraseña: 1. Inicie sesión en el buzón. 2. Presione 5 para acceder a sus opciones personales. 3. Presione 4 para cambiar su contraseña. 4. Ingrese la nueva contraseña y presione #. La contraseña debe ser de al menos cuatro dígitos. El sistema permite que las contraseñas tengan hasta 15 dígitos. La contraseña no puede ser igual a su número de extensión, ni un grupo de dígitos repetidos o números consecutivos. 5. Vuelva a ingresar la nueva contraseña y presione #. Escuchará un mensaje que confirmará que se ha cambiado su contraseña. 3.2 Saludos personales De manera predeterminada, las personas que llamen y que se deriven a su buzón escuchan el saludo del sistema que indica que "la llamada ha sido respondida por Avaya IP Office". Es posible cambiar el saludo del sistema por su propio saludo personal. Puede eliminar un mensaje de saludo en cualquier momento. Si se elimina un mensaje de saludo, se reproducirá el saludo del sistema Grabación de un saludo Puede grabar un saludo que escucharán quienes llamen al ser dirigidos a su correo de voz. En cualquier momento puede escuchar un mensaje de saludo y volver a grabarlo. Un saludo debe durar más de 3 segundos. De manera predeterminada, la duración máxima de un saludo es de 120 segundos. El administrador del sistema podrá indicarle si los valores predeterminados de su sistema se han modificado. Si graba un saludo, no necesita asignarlo hasta que lo necesite, lo cual es útil, por ejemplo, si graba un mensaje de saludo para cuando esté de vacaciones o en viajes de negocios. Para grabar o volver a grabar un saludo personal: 1. Inicie sesión en el buzón. 2. Presione 3 para seleccionar los saludos personales. 3. Presione 1 para crear, cambiar o eliminar un saludo. 4. Comience a decir su saludo al escuchar el tono. 5. Cuando haya terminado, presione 1 para editar su saludo. 6. Presione 2 3 para volver a reproducir el mensaje que acaba de grabar. 7. Presione # para confirmar la grabación. Se mencionará el número del saludo que acaba de grabarse. Si desea extender la grabación, presione 1. Comience a decir las palabras que desea agregar y presione 1 al finalizar. 8. Presione # para guardar la grabación sin activarla. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 20

21 3.2.2 Saludos de grupos de búsqueda Modificación de configuración: Saludos personales Es posible crear saludos personales para grupos de búsqueda. Si inicia sesión en un buzón de un grupo de búsqueda, tendrá dos tipos de saludos adicionales disponibles Fuera de servicio: si el saludo está activo, se lo reproduce si llega una llamada cuando el grupo de búsqueda está fuera de servicio. Fuera de horario: si el saludo está activo, se reproduce solo si llega una llamada durante las horas especificadas como fuera de horario. Los saludos para grupos de búsqueda se reproducen cuando no se usa el saludo temporal. Si no se ha configurado ningún saludo específico para grupos de búsqueda, se verifica la configuración de los saludos personales Activación de un saludo Cuando ha grabado saludos, puede seleccionar el saludo y luego asignar el tipo de llamada. Cuando asigna un saludo personal para más de un tipo de llamada, el saludo utilizado para cualquier llamada se decide según un orden de prioridad. Para activar un saludo personal: 1. Inicie sesión en el buzón. 2. Presione 3 para ingresar a los saludos personales. 3. Presione 3 para Activar saludo. Escuchará un mensaje para confirmar los tipos de llamadas identificados en ese momento. 4. Presione # cuando haya finalizado para volver al menú de saludos Desactivación de un saludo Cuando se ha asignado un saludo a un tipo de llamada, se lo puede desactivar en cualquier momento. Para desactivar un saludo: 1. Inicie sesión en el buzón. 2. Presione 3 para ingresar a los saludos personales. Si ha seleccionado algún tipo de llamada, escuchará un mensaje que detalla los tipos de llamadas y el saludo asignado a cada uno. Por ejemplo, escuchará que, para llamadas internas, está activado el saludo Presione 0 para escuchar un saludo. 4. Presione *8 para desactivar el saludo. El saludo no se borrará, pero ya no estará asociado al tipo de llamada Reproducción del saludo Puede verificar sus mensajes de saludo personales en cualquier momento y modificarlos. 1. Inicie sesión en su buzón 7 Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. 2. Presione 3 para ingresar a los saludos personales. 3. Presione 0 para escuchar un saludo. Si no se ha grabado ningún saludo, podrá oír "Saludo no grabado". 4. Presione # para volver al menú principal de saludos Cambio del saludo Puede volver a grabar o cambiar los saludos personales según sea necesario. 1. Inicie sesión en su buzón 7 Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 21

22 2. Presione 3 para seleccionar los saludos personales. 3. Presione 1 para crear, cambiar o eliminar un saludo. 4. Comience a decir su saludo al escuchar el tono. 5. Cuando haya terminado, presione 1 para editar su saludo. 6. Presione 2 3 para volver a reproducir el mensaje que acaba de grabar. 7. Presione # para confirmar la grabación. Se mencionará el número de saludo que acaba de grabarse. Si desea agregar algo a la grabación, presione 1. Comience a decir las palabras adicionales y presione 1 al finalizar. 7. Presione # para guardar la grabación. La grabación se guardará pero no estará activa Eliminación de un saludo Puede eliminar un mensaje de saludo en cualquier momento. Sin embargo. si se elimina un mensaje de saludo, se reproducirá el saludo del sistema. Para eliminar un mensaje de saludo: 1. Inicie sesión en el buzón. 2. Presione 3 para seleccionar los saludos personales. 3. Presione 1 para crear, cambiar o eliminar un saludo. 4. Presione *3. Se borrará el saludo seleccionado. Cuando esté buscando los saludos también puede eliminar cualquier saludo no deseado presionando *3 cuando se le indique. Para obtener más información, consulte Búsqueda de saludos. 3.3 Opciones para la transferencia El administrador del sistema puede establecer hasta 3 números de transferencia para su buzón. Los llamantes que dejan mensajes en su buzón pueden presionar *0, *2 o *3 para ser transferidos a los números especificados. Por lo general, esta función se usa para transferir las llamadas a la recepción o a un colega. Si tiene la aplicación IP Office Phone Manager, puede configurar personalmente los números de destino, desde las preferencias de Phone Manager (Ver Preferencias Correo de voz Opciones de transferencia del correo de voz ). Para saber si se han configurado números de transferencia para su buzón, consulte al administrador de sistema. Cuando se configura esta función, recuerde cambiar el saludo del buzón 20 para informar sobre la opción a las personas que llamen. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 22

23 3.4 Grabación de su nombre Modificación de configuración: Opciones para la transferencia Su nombre se reproduce como confirmación cuando inicia sesión en su buzón. También se utiliza para otros avisos del sistema. Puede volver a grabar su nombre en cualquier momento. Para grabar su nombre 1. Inicie sesión en su buzón Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 5. Si ya ha grabado su nombre, escuchará que se lo reproducirá. También escuchará una explicación sobre en qué momentos se utiliza su nombre. 4. Después del tono, diga su nombre y presione 1 para detener la grabación. La grabación puede tener una duración máxima de 12 segundos. Al finalizar de grabar su nombre, el sistema reproduce la grabación. 5. Revise la grabación y seleccione una de estas opciones: Presione 1 para volver a grabar su nombre. Presione # para aceptar la grabación. 6. Cuelgue o elija otra opción. 7 Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 23

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25 Capítulo 4. Notificación de correo de voz Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 25

26 4. Notificación de correo de voz Existen varias formas de recibir notificaciones de que tiene nuevos mensajes en su buzón. Indicador de mensaje en espera La mayoría de los teléfonos Avaya tienen un indicador de mensaje en espera que normalmente se encuentra en la esquina superior derecha. Este indicador se enciende cuando el buzón contiene nuevos mensajes que no han sido escuchados aun. Además, muchos teléfonos Avaya tienen el botón MENSAJE, el cual también se enciende cuando el buzón contiene mensajes nuevos. Asimismo, el administrador del sistema puede configurar los indicadores de mensajes nuevos para que se enciendan cuando el buzón de un grupo de búsqueda contenga mensajes nuevos. Timbre Si se activa esta opción, al finalizar una llamada cada vez que use su teléfono, el sistema lo llamará automáticamente si su buzón contiene mensajes nuevos. Esta opción es útil si su teléfono no tiene el botón o el indicador de mensaje en espera. Para activar el timbre, marque *48. Para desactivar esa opción, marque *49. Llamadas externas 26 Podrá especificar el número al cual llamará el sistema de correo de voz cuando su buzón contenga mensajes nuevos. Si responde a la llamada, se le pedirá que inicie sesión en su buzón para oír sus mensajes. 4.1 Llamadas externas Puede recibir notificaciones de un nuevo mensaje de voz a través de las función de llamadas externas. Cuando recibe un nuevo mensaje, el sistema de correo de voz le notifica al llamar a un número establecido previamente. Podrá escuchar el mensaje desde el número en el que recibe la notificación. Esta opción sólo se encuentra disponible en sistemas con versión 7.0 o superior. Todas las alertas de llamadas externas sonarán durante el período que usted configure. El período predeterminado es de 15 segundos. Si no responde, la llamada finalizará. Si responde la llamada externa, se le indicará que ingrese la contraseña del buzón. Si no ha configurado una contraseña, se le solicitará su número de extensión. La llamada externa finaliza si: Presiona *# para indicar que no desea más llamadas externas para los mensajes nuevos actuales. Ingresa la contraseña errónea en tres oportunidades. Han transcurrido más de 5 minutos sin obtener respuesta. Se han realizado hasta 4 intentos de llamadas externas con un intervalo mínimo de 15 minutos entre cada una, a menos que responda y presione *# o acceda a su buzón mediante otro método. Si durante ese lapso recibe más mensajes nuevos, no se restablecerán los intentos de llamadas externas Configuración de llamadas externas En el menú principal del buzón, presione 6 para seleccionar el menú de llamadas externas. Cuando ingrese al menú de llamadas externas, escuchará detalles de la configuración vigente, que contendrán la siguiente información, en caso de que esté disponible: El tipo de mensajes para el que recibirá notificaciones mediante llamadas externas (todos los mensajes). El perfil de hora para las llamadas externas, con las horas de inicio y fin. Estado de las llamadas externas (activadas o desactivadas). Para obtener ayuda acerca de las llamadas externas, presione *4 en cualquier momento mientras esté en el menú de llamadas externas. Para configurar las llamadas externas: 1. Presione 6 para acceder a cambiar la información de llamadas externas. Se le indicará que las llamadas externas no están configuradas. 2. Presione 1 para configurar sus opciones para llamadas externas. Debe especificar los números de teléfono de destino en los que desea recibir las notificaciones de su correo de voz. 3. Una vez configurados los números de destino de las llamadas externas, puede activar o desactivar las llamadas externas. Puede cambiar los valores configurados para las llamadas externas en cualquier momento. Puede: Cambiar los números de teléfono de destino. Cambiar el tiempo de espera. Oír las opciones de configuración. Activar o desactivar opciones. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 26

27 Notificación de correo de voz: Llamadas externas Configuración del destino de las llamadas externas Puede agregar o cambiar los destinos y los números de teléfonos usados para las llamadas externas. Para cada número de destino, puede establecer la duración del tiempo de espera, que es la cantidad de tiempo (en segundos) que el teléfono de destino suena cuando se recibe una notificación de un nuevo mensaje de correo de voz. El tiempo predeterminado es de 15 segundos, y el período de tiempo máximo es de 59 segundos. 1. Inicie sesión en su buzón 7 Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. 2. Presione 6 para acceder a cambiar la información de llamadas externas. Se le indicará que las llamadas externas no están configuradas. 3. Presione 1 para configurar sus opciones para llamadas externas. Se reproducirá una lista de destinos para llamadas externas. 4. Presione 2 para cambiar o ingresar el número de destino. 5. Presione 1, ingrese el nuevo número de destino y luego presione #. Se reproducirá el número de teléfono ingresado. Si debe volver a ingresar el número de destino, presione Presione # para aceptar y activar el nuevo destino. Para cambiar el valor del tiempo de espera, presione 2. Ingrese el nuevo valor en segundos y presione #. Se reproducirán los nuevos valores. Presione # para aceptar y activar la nueva configuración. 7. Presione *7 para volver al menú de actividad Configuración del tiempo de espera de las llamadas externas Puede establecer la duración del tiempo de espera para el número de destino. que es la cantidad de tiempo (en segundos) que el teléfono de destino suena cuando se recibe una notificación de un nuevo mensaje de correo de voz. El tiempo predeterminado es de 15 segundos, y el período de tiempo máximo es de 59 segundos. Si el destino especificado es un número interno, las llamadas externas no irán al correo de voz en caso de que no haya respuesta. Sin embargo, si un número externo tiene activado un servicio de respuesta automática de llamadas, los valores del tiempo de espera deben configurarse de manera tal que sean menores que el tiempo que debe transcurrir para que la llamada sea respondida automáticamente. Por ejemplo, si tiene un correo de voz activo en su teléfono móvil que haga que las llamadas se deriven al correo de voz si no se las responde dentro de los 30 segundos, el valor del tiempo de espera para las llamadas externas a su teléfono móvil debe ser menor que 30 segundos. 1. Inicie sesión en su buzón 7 Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. 2. Presione 6 para acceder a cambiar la información de llamadas externas. 3. Presione 1 para cambiar la duración del tiempo de espera. 4. Ingrese la duración del tiempo de espera, que debe ser de entre 5 y 59 segundos. 5. Presione # para confirmar la duración del tiempo de espera. 6. Presione # para volver al menú de llamadas externas. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 27

28 4.1.4 Activación de las llamadas externas 1. Inicie sesión en su buzón 7 Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. 2. Presione 6 para acceder a la configuración de llamadas externas. 3. Presione 9 para activar las llamadas externas Desactivación de las llamadas externas 1. Inicie sesión en su buzón 7 Si su buzón ya tiene una contraseña establecida, se le indicará ingresarla. Ingrese el código de acceso y presione #. 2. Presione 6 para acceder a la configuración de llamadas externas. 3. Presione 6 para desactivar las llamadas externas Respuesta a llamadas externas Cuando recibe una notificación de un nuevo mensaje de voz, podrá oír el mensaje "Bienvenido a Avaya IP Office". El sistema intentará llamar al número de destino tres veces, con un intervalo de 15 minutos entre cada intento. Cuando recibe una notificación de un mensaje nuevo, puede escuchar el mensaje. Una vez que inicia sesión en su correo de voz, el pedido de llamada externa para el nuevo mensaje se cancela. Si no desea escuchar el mensaje tras recibir la llamada telefónica externa, puede cancelar el pedido de llamada externa. Si no lo cancela, volverá a recibir la notificación. Para recolectar un mensaje: 1. Responda la llamada telefónica. 2. Cuando escuche el aviso de llamada externa, ingrese su número de extensión y presione #. Se reproducirá el mensaje de bienvenida a IP Office. 3. Inicie sesión en su correo de voz como lo hace normalmente y recolecte su mensaje nuevo. Para cancelar una notificación: 1. Responda la llamada telefónica. 2. Cuando escuche el aviso de llamada externa, ingrese *#. Se cancelará el pedido de llamada externa para el nuevo mensaje de voz. Recibirá llamadas externas para los mensajes de voz siguientes. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 28

29 Índice A Acceso al buzón 7 Acceso al buzón predeterminado 7 Activar el correo de voz 9 Ajustar Recepción de correo de voz 22 Avanzar mensaje 14 C Cambio Su mensaje de saludo 20 Controles del buzón 9 Correo de voz 7 E Eliminar mensaje 14 G Guardar mensaje 14 I Inactivar el correo de voz 9 Indicaciones de ayuda 7, 20 M Mensajes 7 O Omitir mensaje 14 P Phone Manager 7 R Recepción de correo de voz 22 Remisión 16 Responder 15 Retroceder mensaje 14 S Saludo 20 Su buzón 7 T Timbrado de correo de voz activo 9 Timbrado de correo de voz inactivo 9 Timbre 9 Transferencia a recepción 22 Índice Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 29

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31 Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 31

32 Las cifras de rendimiento y los datos mencionados en este documento son los habituales y deberán ser confirmados específicamente y por escrito por Avaya antes de que puedan aplicarse a cualquier pedido o contrato concreto. La empresa se reserva el derecho a alterar o corregir las especificaciones indicadas. La publicación de la información contenida en este documento no implica la libertad de patente o de otros derechos de protección de Avaya o terceros. Todas las marcas comerciales identificadas con los símbolos o son marcas comerciales registradas o marcas comerciales, respectivamente, de Avaya Inc. El resto de las marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. Este documento contiene información confidencial de Avaya y queda prohibida su divulgación o utilización en los casos no previstos en los acuerdos pertinentes Avaya Inc. Reservados todos los derechos. Embedded Voic User Guide (Intuity Mode) Página 32