Manual de Usuario para Caja Chica Módulo de Logística

Transcripción

1 Manual de Usuario para Caja Chica Módulo de Logística

2 Historial de Revisiones Fecha Versión Descripción Autor 24/06/ Primera versión del manual de usuario Caja Chica del Sistema Integral de Logística 25/06/ Versión revisada Rojas Barraza, Judiht Mondragon Pantigoso, Marco

3 Índice CUADRO DE NECESIDADES... 3 HOJA DE REQUERIMIENTO - CAJA CHICA... 9

4 CUADRO DE NECESIDADES 1) Para programar la caja chica primeramente ingresamos al sistema con nuestro Usuario y Contraseña correspondiente, seguidamente hacemos clic en Operaciones/Cuadro de Necesidades/Programación.

5 2) A continuación nos muestra la interfaz de Elaborar Cuadro de Necesidades, primeramente escogemos el producto u objeto especificado, haciendo clic en la fecha que se indica; nos aparecerá otra ventana con la lista de Objetos especificados, seleccionamos una de ellas y Aceptamos.

6 3) A continuación seleccionamos la actividad correspondiente y aceptamos. 4) De la misma manera se elige una de las Tarea que aparecen en la lista. 5) Elegimos responsable.

7 6) Y finalmente elegimos la fuente de financiamiento, en este caso como ejemplo elegimos Recursos Directamente Recaudados.

8 7) Después de elegir todos los campos solicitados, seleccionamos la pestaña Caja chica, y en la parte derecha se mostrara una tabla donde nos detallara el monto solicitado para Caja Chica por cada mes. Obs: -Se ha implementado en el cuadro de necesidades una pestaña para ingresar caja chica exclusivamente y se les ha dado un tratamiento como si fueran bienes, pero conservando su calidad de bien en el catálogo MEF sólo que no figura su precio referencial, y esto permite que en elaborar HR se puedan generar varias HR (es decir cajas chicas) hasat que se agote el saldo ingresado. -Se permite la creación de varias HR de Caja Chica (reembolso) a partir de un solo item de caja chica hasta que se gaste todo el saldo disponible.

9 8) A continuación hacemos doble clic y en la parte superior donde nos mostrara otra tabla con dos atributos que corresponden a: a. TECHOS: Son los montos máximos que se otorga por cada mes (que son asignados por el módulo de planificación para una tarea, responsables, fuente, específica y mes determinado), en este caso solo se podrá gastar como máximo S/.60,000 en cada mes. b. SALDOS: Es la diferencia entre el techo de cada mes menos los montos ya programados en ese mes para una específica. 9) Ahora digitamos la cantidad que se va solicitar y hacemos clic en el botón Guardar.

10 HOJA DE REQUERIMIENTO - CAJA CHICA 10) Seguidamente para ver la hoja de Requerimiento con respecto a Caja Chica, hacemos clic en Operaciones/Hoja de Requerimientos/Caja Chica.

11 11) En la siguiente interfaz que nos muestra hacemos clic en Buscar Caja Chica, para observar la caja chica que se programó. 12) Al hacer clic en el botón Buscar Caja Chica ; nos mostrara una ventana, donde completaremos los tres campos, al completar el ultimo campo nos muestra un mensaje el cual aceptamos.

12 13) Activamos la casilla del bien seleccionado que nos aparece y agregamos (impora la columna de Monto Disponible más no la de cantidad disponible. Acordarse de que si bien es un bien se le está dando un tratamiento como si fuera servicio la caja chica).

13 14) Nos carga el bien en la interfaz de Requerimiento de Caja Chica, completamos los campos seleccionados. Obs: para llenar el detalle debemos darle clic al ítem de caja chica para habilitar este campo. Recordar que este campo detalle saldrá en el reporte que se imprime con Vista Previa después del nombre del ítem seguido de un guión.

14 15) Hacemos clic en guardar, luego de ello le damos en vista previa e imprimimos la Hoja de Requerimiento de Caja Chica. Finalmente el usuario encargado de cada facultad o dependencia adjunta la Hoja de Requerimiento ya firmada con los dos reportes emitidos en el módulo de Contabilidad que son : reporte de resumen por partida(muestra las genéricas que has utilizado), listado detallado (nos dice los detalles de las especificas de gasto), y como cuarto y último documento la hoja de ruta (emitido por el módulo de seguimiento de gastos). Para ser enviados los cuatro en conjunto a Planificación para su reembolso.