Manual del Usuario Módulo de Almacen Version 1.0.3

Transcripción

1 Universidad Nacional Mayor de San Marcos Oficina del Proyecto Quipucamayoc Manual del Usuario Módulo de Almacen Version 1.0.3

2 Historial de Cambios Fecha Versión Descripción Autor 27/12/ Primera versión del manual de usuario del módulo del Almacén para Facultades Duran Carrillo, Luis Antonio 06/10/ Segunda Versión del manual de usuario del módulo del Almacén para Facultades Márquez Agüero, Jesús Paolo 02/06/ Tercera Versión del manual de usuario del módulo del Almacén para Facultades Márquez Agüero, Jesús Paolo 02/10/ Actualización del manual de usuario del módulo de Almacén Rojas Barraza, Cluny Judiht Sistema Integral de Almacen 1

3 Índice 1. Introducción Objetivo Iniciar Sesión Cambio de contraseña Desbloquear usuario Ingresos Nota De Entrada (NEA) Devolución de Materiales Regularización Donación Nacional Donación Extranjera Internamiento por Orden de Compra Salidas Pecosa por Stock Llenado de los datos de la Pecosa por Stock Pecosa por Tránsito Pecosa por Tránsito mediante Orden de Compra Generar varias Pecosas a partir de una Orden de Compra Otros Estados de las OC Advertencias Ingreso de una Cantidad Mayor: Pecosa por Tránsito mediante Nota de Entrada Consultar Sistema Integral de Almacen 2

4 6.1. Órdenes De Compra Notas de Entrada Pecosas Stock de Almacén Movimientos de Almacén Bincard Rendición Información Contable Catalogo MEF Ingresar Item MEF Método Rápido Reporte Sistema Integral de Almacen 3

5 1. Introducción Este módulo ayudará a los jefes de almacén y personal de abastecimiento de las diferentes dependencias y facultades de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, se podra gestionar las operaciones relacionadas con el movimiento de bienes en el almacén que les corresponde. Entre las operaciones que se puede realizar, están: 1. Internamiento de bienes 2. Salida de bienes 3. Consulta de stock de almacén 4. Generación de reportes Se puede acceder al módulo de Almacén desde el siguiente link: 2. Objetivo El del Módulo de Almacén, tiene como objetivo principal constituirse como medio ilustrado de consulta, donde muestre las pautas básicas necesarias para el fácil manejo de sus operaciones y acceso a la información disponible. Sistema Integral de Almacen 4

6 3. Iniciar Sesión 1. Abrimos el navegador (chrome, mozila, internet explorer), copiamos el siguiente link y pegamos en la barra de direcciones. En este caso utilizaremos el navegador Chrome. 2. A continuacion aparecera en la pantalla el Ingreso al Sistema. Sistema Integral de Almacen 5

7 3. Ingresamos nuestro usuario y contraseña correspondiente 4. Clic en acceder e ingresamos a nuestra sesión. TENGA EN CUENTA QUE Si usted no interactúa con el sistema durante aproximadamente 15 minutos, el sistema requerirá que usted vuelva a acceder (ingresar de nuevo su usuario y su contraseña). Sistema Integral de Almacen 6

8 3.1. Cambio de contraseña Para cambiar la contraseña, basta con dar clic en Olvidó su contraseña?, a continuacion se abre una ventana en la que nos pide los siguientes datos: Usuario, Pregunta Secreta y Respuesta Secreta. En la parte inferior de la ventana se detalla los pasos siguientes para continuar con el proceso de cambio de la contraseña. Cualquier inconveniente comunicarse a la Oficina de Quipucamayoc Desbloquear usuario 1. Si nuestra cuenta estuviera bloqueada, hacer clic en Desbloquear usuario, a continuacion se abrirá otra ventana que nos muestra lo siguiente: Sistema Integral de Almacen 7

9 2. En la parte inferior de la ventana se puede visualizar los pasos siguientes para continuar con el proceso de Desbloquear su cuenta. Si se presentara cualquier inconveniente comunicarse a la Oficina de Quipucamayoc. 5. Al ingresar al sistema, nos muestra el Menu principal con las siguientes opciones: Opciones, Salidas y consultas. 6. Procedemos a ver cada submenu en los posteriores capitulos del manual. Sistema Integral de Almacen 8

10 4. Ingresos Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Ingresos, y vemos que tenemos dos opciones: Nota de entrada. Internamiento por OC (orden de compra) 4.1. Nota De Entrada (NEA) Como se observa hay 04 tipos de NEA: Devolución de Materiales Regularización Donación Nacional Donación Extranjera Devolución de Materiales 1. Elija esta opción nos muestra la siguiente interfaz: Sistema Integral de Almacen 9

11 2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto Procedencia y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón que al presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente como la que se muestra. 3. Esta interfaz nos permite filtrar: Por código y Por descripción 4. Seleccionamos la dependencia que se desea Elegir. 5. Seguidamente elegimos uno de los dos tipos de atención: Stock Transito 6. Otro campo obligatorio a completar es el Documento de Referencia, en cambio los demás campos como expediente y observación pueden dejarse vacio y ser llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador). Sistema Integral de Almacen 10

12 7. En la seccion >>Artículos tenemos tres subsecciones >>Busqueda Rapida, >>Articulos Disponibles e >>Items Agregados. 8. Para agregar artículos hacemos clic en >>Artículos disponibles se mostrará una sección como se muestra en la imagen: 9. En la cual podemos elegir los artículos disponibles para una determinada Especifica, como se muestra a continuación 10. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados Sistema Integral de Almacen 11

13 11. La opción de Búsqueda Rápida, se realizo para cuando el proceso de búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se encuentre el artículo. 12. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para conexiones lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen. 13. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón Buscar para obtener resultados. Sistema Integral de Almacen 12

14 14. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados. 15. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie. 16. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad. 17. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por Cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar Borrador o Generación de NEA 18. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye Regularización Sistema Integral de Almacen 13

15 1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz: 2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos Sistema Integral de Almacen 14

16 tienen al lado derecho un botón que al presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente como la que se muestra. 3. Esta interfaz nos permite filtrar: Por código y Por descripción 4. Elegimos la dependencia Destino. 5. Despues de seleccionar la dependencia destino, elegimos el tipo de atención: Stock Transito 6. Finalmente digitamos el Documento de Referencia. 7. Los demás campos como expediente y observación se pueden dejar vacío y ser llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador). 8. En documentos de compra (campo obligatorio), podemos elegir el tipo de documento para ello hacemos clic en el botón. 9. A continuacion nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número y el monto de la compra. 10. Hacemos clic en el boton ; recuerda que cada documento que se va añadiendo, los importes de este se van sumando automáticamente. 11. Ingresamos todos los documentos de compra involucrados en esta operación. Sistema Integral de Almacen 15

17 12. Para la Guía de Remisión se procede de la misma manera. RECUERDA QUE La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan. 13. Otra opción de agregar artículos es dar un clic en >>Artículos disponibles, al seleccionar esa opcion nos muestra lo siguiente. 14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una determinada Especifica, como se muestra a continuación. Sistema Integral de Almacen 16

18 15. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados 16. La opción de Búsqueda Rápida, se realizo para cuando el proceso de búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una Sistema Integral de Almacen 17

19 conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se encuentre el artículo. 17. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para conexiones lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen: 18. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón Buscar para obtener resultados. 19. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados. 20. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie. 21. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad. 22. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar Borrador o Generación de NEA Sistema Integral de Almacen 18

20 23. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye. RECORDAR QUE Los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben coincidir necesariamente. 24. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye Donación Nacional Sistema Integral de Almacen 19

21 1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz: 2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón que al presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente como la que se muestra. Sistema Integral de Almacen 20

22 3. Esta interfaz nos permite filtrar: Por código y Por descripción 4. Elegimos la dependencia Destino. 5. Despues de seleccionar la dependencia destino, elegimos el tipo de atención: Stock Transito 6. Seguidamente completamos los campos Documento de Referencia, Acta de Entrega, Resolucion Rectoral y Documentos de Referencia. 7. Los demás campos como expediente y observación se pueden dejar vacío y ser llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador). 8. En documentos de compra (campo obligatorio), podemos elegir el tipo de documento para ello hacemos clic en el botón. 9. A continuacion nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número y el monto de la compra. Sistema Integral de Almacen 21

23 10. Hacemos clic en el boton ; recuerda que cada documento que se va añadiendo, los importes de este se van sumando automáticamente. 11. Ingresamos todos los documentos de compra involucrados en esta operación. 12. Para la Guía de Remisión se procede de la misma manera. RECUERDA QUE La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan. 13. Otra opción de agregar artículos es dar un clic en >>Artículos disponibles, al seleccionar esa opcion nos muestra lo siguiente. Sistema Integral de Almacen 22

24 14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una determinada Especifica, como se muestra a continuación. 15. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados Sistema Integral de Almacen 23

25 16. La opción de Búsqueda Rápida, se realizo para cuando el proceso de búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se encuentre el artículo. 17. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para conexiones lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen: 18. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón Buscar para obtener resultados. Sistema Integral de Almacen 24

26 19. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados. 20. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie. 21. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad. 22. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar Borrador o Generación de NEA RECORDAR QUE Los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben coincidir necesariamente. Sistema Integral de Almacen 25

27 23. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye Donación Extranjera Sistema Integral de Almacen 26

28 1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz: 2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón que al presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente como la que se muestra. Sistema Integral de Almacen 27

29 3. Esta interfaz nos permite filtrar: Por código y Por descripción 4. Elegimos la dependencia Destino. 5. Despues de seleccionar la dependencia destino, elegimos el tipo de atención: Stock Transito 6. Seguidamente completamos los campos Documento de Referencia, Acta de Entrega, Resolucion Rectoral y Documentos de Referencia. 7. Los demás campos como expediente y observación se pueden dejar vacío y ser llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador). 8. En documentos de compra (campo obligatorio), podemos elegir el tipo de documento para ello hacemos clic en el botón. 9. A continuacion nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número y el monto de la compra. 10. Hacemos clic en el boton ; recuerda que cada documento que se va añadiendo, los importes de este se van sumando automáticamente. 11. Ingresamos todos los documentos de compra involucrados en esta operación. Sistema Integral de Almacen 28

30 12. Para la Guía de Remisión se procede de la misma manera. RECUERDA QUE La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan. 13. Otra opción de agregar artículos es dar un clic en >>Artículos disponibles, al seleccionar esa opcion nos muestra lo siguiente. 14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una determinada Especifica, como se muestra a continuación. Sistema Integral de Almacen 29

31 15. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados 16. La opción de Búsqueda Rápida, se realizó para cuando el proceso de búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se encuentre el artículo. Sistema Integral de Almacen 30

32 17. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para conexiones lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen: 18. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón Buscar para obtener resultados. 19. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados. 20. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie. 21. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad. 22. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar Borrador o Generación de NEA Sistema Integral de Almacen 31

33 RECORDAR QUE Los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben coincidir necesariamente. 23. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye Internamiento por Orden de Compra 1. Selecionamos la opcion Ingresos/ Internamiento por OC, como indica en la siguiente imagen. Sistema Integral de Almacen 32

34 2. A continuacion nos muestra la siguiente interfaz. Aquí se cargan todas las órdenes de compra pendientes de entrega a los proveedores (como se puede observar en su estado), con sus datos correspondientes a las Órdenes de Compra creadas en un proceso previo al de Almacén, es decir en el Sistema de Logística. 3. Elegimos una de las órdenes de compra pendientes (por ejemplo, la O/C 13F06131) le damos clic en el botón Mostrar nos muestra la siguiente interfaz: Sistema Integral de Almacen 33

35 4. En la primera sección >>Orden de Compra, podemos visualizar la información general de la Orden de Compra seleccionada, los campos que se cargarán han sido ingresados en el proceso previo a la elaboración de la Orden de Compra (en el Sistema de Logística). 5. Para internar la Orden de Compra debemos: Seleccionar el Tipo de Atención (Stock y Transito) Ingresar la Guía de Remisión (es un campo obligatorio para Ingresar la O/C) Ingresar la Factura (es un campo obligatorio para Ingresar la O/C) 6. En la segunda sección >>Orden de Compra, podemos visualizar la información del detalle de las Ordenes de Compra (es decir los artículos que componen la OC). 7. Se realiza una sumatoria de todos los artículos Si el tipo de atención fuese Stock y lo cambiáramos a Tránsito tanto la unidad de medida equivalente, como la cantidad equivalente se inhabilitan. Sistema Integral de Almacen 34

36 8. Si se cambia al tipo de atención Stock dichos campos se vuelven a habilitar para su edición si fuese necesario ingresando la cantidad y eligiendo de la lista la unidad de medida. 9. El botón Referenciar otro artículo por Stock solo aparece si el tipo de atención es STOCK, este botón permite relacionar la cantidad ingresada en Almacén del articulo (que aparece en esta OC), pero que realmente modificará el stock del artículo al que lo relacionaremos. POR LO TANTO: Si la descripción del artículo no coincide exactamente a la descripción y no queremos que se generé un nuevo artículo innecesariamente, lo relacionamos con uno existente y así evitamos artículos nuevos innecesariamente. 10. No tiene por qué relacionarse un artículo con otro, si no es necesario, al darle un clic a un artículo que tenga estas características, se mostrará un mensaje que nos indique que no hay relación alguna con otro artículo existente. Sistema Integral de Almacen 35

37 5. Salidas Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Salidas, y vemos que tenemos dos opciones: Pecosa por Stock Pecosa por Transito 5.1. Pecosa por Stock 1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz: 2. Puntos a aclarar: 1 Aquí se cargan todos los Informes de Control provenientes del módulo de Logística que han solicitado ser atendidos por STOCK 2 Se pueden realizar dos operaciones: Generación de documento Pecosa, pulsando el botón Devolución de Informe de Control, pulsando el botón 3 Los informes de control que se atienden por STOCK separan los artículos que se encuentran en almacén, por lo tanto estos artículos dejan de estar en el stock disponible y forman parte del stock separado. 4 Al momento en que los artículos salen del almacén se tiene que expedir un documento llamado Pedido de compra-salida, conocido como Pecosa. Sistema Integral de Almacen 36

38 5 Para generar la Pecosa, le damos clic al botón en el respectivo Informe de Control que se va a generar Llenado de los datos de la Pecosa por Stock 1. Una vez presionado el botón la interfaz nos muestra la información general del Informe de Control en la sección >>>Datos así como los artículos que componen dicho Informe de Control en la sección >>>Artículos. 2. Ingresamos los valores en los campos obligatorios: Solicito entregar a Con destino a Observación 3. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa nos aparecerá un ventana de confirmación a la que damos Sí. Sistema Integral de Almacen 37

39 4. A continuación nos mostrará el número que se genera para la nueva Pecosa que se acaba de crear Pecosa por Tránsito 5. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un archivo en formato.pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas). 1. Un documento de Pecosa por tránsito se puede generar de dos maneras: Orden de Compra Nota de Entrada (NEA) Sistema Integral de Almacen 38

40 2. La interfaz nos muestra ambas maneras de generar el documento, divididas en dos pestañas con dichos nombres (Orden de Compra y Nota de Entrada) 3. Esta interfaz nos muestra la opción de exportar un archivo en Excel, para ello hacemos clic en el siguiente botón, inmediatamente se genera un archivo Excel el cual se descargará en la computadora dependiendo de si esta activa la pestaña de Orden de Compra o la pestaña de Nota de Entrada Pecosa por Tránsito mediante Orden de Compra 1. De la lista que se muestra se procederá a seleccionar aquella que tenga el estado "INGRESADO". Para buscar los que tengan dicho estado escribimos en el campo Estado la palabra INGRESADO. Luego de encontrar la OC, hacemos clic en el ícono "Generar PECOSA". Los botones en color gris significan que la Orden de Compra ya genero una Pecosa. Sistema Integral de Almacen 39

41 2. Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a, el campo observación es opcional es decir no es obligatorio ingresar datos en dicho campo. 3. Luego nos dirigimos a la sección "Artículos en la Orden de Compra". Aquí se muestran los detalles de los artículos que conforman la O/C, se muestran los siguientes campos: Código, Cantidad, Descripción, Detalles, Marca, Serie, Cantidad despachada, Unidad de medida, Precio unitario, Precio total. De los cuales el único campo que podemos modificar es "Cantidad despachada", aquí se digitará la cantidad del artículo que se destinará a dicho lugar. Sistema Integral de Almacen 40

42 4. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa nos aparecerá un ventana de confirmación a la que damos Sí. 5. A continuación nos mostrará el número que se generará para la nueva Pecosa que se acaba de crear. 6. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un archivo en formato.pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas) Generar varias Pecosas a partir de una Orden de Compra 1. Este caso se aplica cuando la orden de compra que, habiendo ya generado una pecosa, todavía posea artículos para generar otras, su estado se indicará como procesando. Sólo hay que ingresar de nuevo en la sección Salidas /Pecosa por Tránsito. 2. Para encontrar dichas OC, digitemos, en la columna Estados, la palabra procesando : Sistema Integral de Almacen 41

43 3. Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a, el campo observación es opcional es decir no es obligatorio ingresar datos en dicho campo. 4. Luego nos dirigimos a la sección "Artículos en la Orden de Compra". Aquí se muestran los detalles de los artículos que conforman la O/C, se muestran los siguientes campos: Código, Cantidad, Descripción, Detalles, Marca, Serie, Cantidad despachada, Unidad de medida, Precio unitario, Precio total. De los cuales el único campo que podemos modificar es "Cantidad despachada", aquí se digitará la cantidad del artículo que se destinará a dicho lugar. 5. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa nos aparecerá un ventana de confirmación a la que damos Sí. Sistema Integral de Almacen 42

44 6. A continuación nos mostrará el número que se generará para la nueva Pecosa que se acaba de crear. 7. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un archivo en formato.pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas). Mientras no superemos la cantidad total de artículos de la OC determinada, ésta seguirá con el estado procesando, y en la columna cantidad despachada se indicará cuantos artículos quedan conforme se le vaya generando pecosas a la OC. Por ejemplo, notemos que, la cantidad despachada en la OC de ejemplo que se escogió para esta sección, fue 5 en los dos artículos que incluía. 8. Luego de generar una pecosa, volvemos a la sección Salidas/Pecosas por Tránsito, y la buscamos: Sistema Integral de Almacen 43

45 9. Al hacer clic en el botón, al checar la sección Artículos por orden de comprar notaremos que se ha actualizado la cantidad despachada con respecto a la pecosa generada anteriormente. 10. De tal forma que la OC aún se encuentra disponible para seguir generando pecosas Otros Estados de las OC Además de los estados vistos anteriormente, existen otros como: MUCHAS PECOSAS: Este estado se dará cuando si al generar las PECOSAS ya se agotaron los artículos y no se puede generar más PECOSAS, representado por la inhabilitación del ícono "Generar PECOSA. Se puede saber que OC se encuentran en este estado escribiendo muchas pecosas en la columna Estado, de la sección Salidas/Pecosas por tránsito. Sistema Integral de Almacen 44

46 Advertencias a. Datos Incompletos: "solicito entregar a:" o "con dirección en:" 1. A falta de cualquiera de los dos campos, y se le dio a "Generar PECOSA, y luego a Si 2. El sistema mostrará un mensaje recordándole que debe de ingresar obligatoriamente dichos campos. b. Datos extraños: 1. Pueden ser letras, símbolos, etc. que no sean numéricos, ingresados en el campo "Cantidad Despachada". 2. Al hacer clic en "Generar PECOSA, y "Si" el sistema mostrará un mensaje recordándole que ingreso un dato no aceptado en dicho campo. Sistema Integral de Almacen 45

47 Ingreso de una Cantidad Mayor: Si se ingresa en la columna Cantidad Despachada una cantidad mayor a la cantidad total que posee un artículo, y realizamos los pasos para generar una pecosa nos saldrá esta advertencia. Adicionalmente el aviso le mostrará el nombre del artículo donde ocurrió el primer error. Sistema Integral de Almacen 46

48 Pecosa por Tránsito mediante Nota de Entrada Los botones en color gris todavía está en borrador. significan que la Nota de Entrada 1. Como se observa cada Nota de Entrada generada, tiene la opción de generar Pecosa así que para realizar dicha acción presionamos el botón Generar Pecosa. Sistema Integral de Almacen 47

49 2. Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a, los campos expediente, documento de referencia, guias de remisión, documentos de compra y observación son opcionales, no es obligatorio el ingreso de datos. 3. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa nos aparecerá un ventana de confirmación a la que damos Sí. 4. A continuación nos mostrará el número que se genera para la nueva Pecosa que se acaba de crear. 5. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un archivo en formato.pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas). Sistema Integral de Almacen 48

50 6. Consultar 1. Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Consultar, y nos muestra las siguiente nueve opciones: Órdenes de Compra Notas de Entrada Pecosas Registros de Ingreso Notas de Salida Stock de Almacén Movimientos de Almacén Bincard Rendición Información Contable 6.1. Órdenes De Compra Sistema Integral de Almacen 49

51 1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: 2. La interfaz de consulta de órdenes de compra, permite un filtro por todos los campos que se muestran, como se muestra en la imagen de la derecha se pude filtrar los registros todas las órdenes de compra por el campo OC inicial. 3. Por cada orden de compra se pueden realizar dos operaciones; Ver Detalle O/C, presionando el botón Eliminar Internamiento de Orden, presionando el botón 4. Se da la opción de obtener la lista de órdenes de compra descargando un archivo Excel, para ello hacemos clic en el botón. 5. Además podemos realizar una navegación de todas las órdenes de compra que en cada tabla solo se muestran como máximo 10 registros, es decir, en nuestro ejemplo podemos asegurar que existe más de 90 órdenes de compra (pero como la barra de navegación solo muestra 10 hojas eso implica que solo sean 10 hojas) hasta no Sistema Integral de Almacen 50

52 presionar el botón para ir a la última hoja, no se sabrá con exactitud de cuantas órdenes de compra serán, ni cuantas hojas tiene realmente. NOTA: Estas características se aplican a todos las interfaces que presenten esta herramienta de navegación. 6. Al dar clic en de una Orden de Compra, nos muestra la siguiente interfaz: Nota importante: Si la Orden de Compra (OC) se encuentra en estado PENDIENTE, la OC sólo se podrá visualizar. Si la OC tuviera como estado INGRESADO, entonces es posible ver el detalle de la O/C y también eliminar su internamiento. Eliminar Internamiento de O/C significa que la OC regresará al estado Pendiente (la OC tiene que estar en Ingresado), y en la interfaz de Ingresos/Internamiento por OC, deberá realizarse nuevamente el internamiento de la Orden de Compra, como ya se vio en la capitulo Ingresos. Si la O/C se encuentra en estado CON PECOSA, y se desea realizar la eliminación del internamiento, entonces primero es necesario realizar la acción de anulación de la Pecosa (es decir, pasar al estado ANULADO) con reingreso o sin reingreso, según corresponda. Una vez que se ha anulado la PECOSA, la O/C volverá al estado INGRESADO, estado que sí permitiría la eliminación del ingreso de los artículos. Sistema Integral de Almacen 51

53 6.2. Notas de Entrada 1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: 2. Luego seleccionamos el Almacén y establecemos un rango de fechas presionamos el botón Buscar y nos mostrará todas las NEA s pertenecientes a dicho almacén. Sistema Integral de Almacen 52

54 3. Dependiendo del estado de las NEA s estas pueden ser: Borrador: En este estado todavía no se le ha creado un número de NEA, además en este estado se puede realizar las modificaciones que se deseen de la Nea pulsando el botón (Ver detalles de NEA). Generada: En este estado no se puede realizar las modificaciones de la Nea, solo se visualizará mas no se permitirá la edición de los datos de dicha Nea. Pero si se puede anular la NEA, mediante el botón debido a que todavía no tiene una Pecosa creada con esta Nea. Al dar clic en el botón la interfaz que se mostrará solo permitirá visualizar los datos y descargar un archivo en.pdf al presionar el botón nos aparecerá un archivo con datos sin formato para ser impresa en una hoja pre impresa. Con Pecosa: En este estado la NEA ya tiene Pecosa, es decir, que la NEA no podrá ser modificada de ninguna manera ya que tiene una Pecosa que se ha generado con Sistema Integral de Almacen 53

55 dicha NEA, por lo tanto no se podrá editar, ni mucho menos anular. Al dar clic en el botón la interfaz que se mostrará solo permitirá visualizar los datos y descargar un archivo en.pdf al presionar el botón nos aparecerá un archivo con datos sin formato para ser impresa en una hoja pre impresa. 4. Para el ejemplo seleccionaremos una NEA con estado de Borrador y al darle clic al botón nos aparece una interfaz similar a la siguiente: Sistema Integral de Almacen 54

56 5. En la sección >>Datos se muestra la información de la NEA en el que tendremos que ingresar los datos en los campos que se muestran, pero de manera obligatoria deben ingresarse procedencia, destino y el documento de referencia, el tipo de almacén aparece con un valor por defecto que puede ser cambiado a Stock y Transito, los otros campos que no son obligatorios son expediente y observación (opcionales). 6. El llenado de una NEA se ha visto en el Capítulo de INGRESOS, visto anteriormente en el manual, así que el procedimiento del ingreso de artículos es exactamente igual en esta interfaz Pecosas 1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: 2. En esta interfaz podemos realizar una búsqueda por: Intervalo de fechas Almacén Tipo de Pecosa Tránsito Nota de entrada Stock Sistema Integral de Almacen 55

57 3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz: Si se desea podemos obtener una lista de las Pecosas, según el filtrado que se haya realizado, descargando un archivo Excel en nuestra computadora, al presionar el botón. 4. Para el ejemplo elegimos una Pecosa como se indica en la imagen de arriba y al darle clic al botón nos aparece una interfaz similar a la siguiente. Sistema Integral de Almacen 56

58 En esta interfaz no se podrán realizar modificaciones en los datos de la PECOSA, solo podrá revisar la información más no permite ediciones de ningún tipo. 5. En la sección inferior se observa que hay tres botones: El primer botón El segundo botón El tercer botón es para descargar un reporte sin formato. es para descargar un reporte con formato. es para realizar una nueva consulta de Pecosa. Sistema Integral de Almacen 57

59 6. Para que se aprecie la diferencia entre ambos se utilizará la misma Pecosa pero en diferentes formatos, es decir uno sin formato y el otro con formato, como se muestra en la imagen a continuación: 6.4. Stock de Almacén Sistema Integral de Almacen 58

60 1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: 2. En esta sección buscaremos todos los artículos que tengamos en un almacén dados los siguiente parámetros de filtrado como son: Almacén Genérica Sub Genérica Especifica Tipo Transito Stock Stock y Transito Descripción Sistema Integral de Almacen 59

61 3. Hay un botón al lado derecho de almacén el cual nos permite descargar un archivo en formato.pdf de dos maneras diferentes: Con Marca Sin Marca 4. Los artículos, las cantidades y los montos serán los mismos, sólo varían en la presentación de los artículos en ambos reportes. En la descripción no es necesario escribir todo el nombre del artículo, con una parte significativa de la descripción bastará para el filtrado, es más este campo puede dejarse en blanco y presionamos el botón Buscar para realizar el filtrado. 5. Cuando seleccionamos todos los valores por lo que deseamos hacer el filtro (en nuestro ejemplo en descripción ingresamos un parte de la descripción bolsa se observa que no fue necesario ingresar todo el nombre del artículo) nos muestra la siguiente interfaz: Sistema Integral de Almacen 60

62 6. Hay un botón en la sección inferior, el cual nos permite descargar un archivo en formato.pdf de los artículos que acabamos de filtrar de dos maneras diferentes: Con Marca Sin Marca 7. De la misma manera el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestro disco duro. Sistema Integral de Almacen 61

63 6.5. Movimientos de Almacén 1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: 2. Como se puede apreciar, para visualizar los movimientos de almacén es posible verlos haciendo un filtro por: Intervalos de fechas (por defecto hace un filtro que toma como fecha final el día presente y como fecha de inicio, tres meses atrás) Tipo de atención Tránsito Stock Stock y Transito Tipo de movimiento Entrada Salida Entrada y Salida Sistema Integral de Almacen 62

64 3. Presionamos el botón buscar y nos muestra la siguiente interfaz. 4. Hay un botón en la sección inferior, el cual nos permite descargar un archivo en formato.pdf de los movimientos en almacén según el filtro por los campos seleccionados 5. De la misma manera el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestro disco duro de la misma información filtrada Bincard 1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz. Sistema Integral de Almacen 63

65 2. En esta interfaz podemos realizar una búsqueda por: Intervalo de fechas Almacén Tipo de Pecosa Tránsito Nota de entrada Stock 3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz. 4. Si deseamos generar un reporte en formato.pdf presionamos el botón pero antes de ello debemos realizar los filtros por: Bien Marca Unidad de Medida Sistema Integral de Almacen 64

66 5. Si no realizamos estos 03 filtros nos saldrá un mensaje como el siguiente. 6. Si realizamos correctamente el filtrado, nos permitirá la descarga del reporte que para ejemplo es: Toner Para Impresora Hp Laser Jet 1300 Q-2613a HP CJA, como se muestra: Sistema Integral de Almacen 65

67 7. Al abrir el archivo nos aparece un archivo en.pdf similar a la imagen de la derecha. 8. De la misma manera el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestro disco duro de la misma información filtrada Rendición Información Contable 1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz. Sistema Integral de Almacen 66

68 2. En esta interfaz podemos realizar una búsqueda por: Intervalo de fechas Tipo de documento Orden de Compra Nota de Entrada Pedido Comprobante de salida Modalidad Tránsito Stock Almacén 3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz: Sistema Integral de Almacen 67

69 4. Se observa que en los encabezados a la derecha aparecen las especificas (estos pueden aumentar o disminuir según las específicas que estén involucradas en el filtro) dado los criterios de filtración, y un última columna un total. 5. Finalmente el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestro disco duro de la misma información filtrada, algo similar a la siguiente imagen. Sistema Integral de Almacen 68

70 7. Catalogo MEF 7.1. Ingresar Item MEF 1. Ingresar a la sección Catalogo MEF /Ingreso de Item MEF 2. Se visualizará la sección Sistema Integral de Almacen 69

71 3. Hacemos clic en ítems disponibles 4. Aparecerá una sección para escoger los filtros acerca de genérica, sub-genérica y específica, luego se generará la lista con los ítems disponibles para seleccionar. Sistema Integral de Almacen 70

72 5. Para seleccionar algún ítem, basta con hacer clic en el botón Agregar, 6. Dicho ítem seleccionado aparecerá en la lista de Items Agregados Sistema Integral de Almacen 71

73 7. Luego, al ítem en la lista de Items Agregados, se le puede editar la marca, el precio unitario y el stock. 8. Existe un botón de X que nos permite borrar el ítem que se seleccionó previamente. Sistema Integral de Almacen 72

74 9. Luego de rellenar todos los campos, hacemos clic en el botón de Actualizar Stock, para añadir este ítem en el stock de almacén. 10. Aparecerá un mensaje de confirmación: 11. Luego de hacer clic en Aceptar el sistema regresará a como estaba en el paso Para regresar al inicio, hacer clic en botón de Inicio, nos redigirá a la sección principal del sistema. Sistema Integral de Almacen 73

75 7.2. Método Rápido Este método fue pensado para aquellos usuarios que no poseas una conexión buena de internet y también para aquellos que no sepan cómo se clasifican los artículos en específicas. 1. Al acceder se encontrará con las siguientes opciones, se hace clic en Búsqueda rápida : 2. Luego del clic aparecerá la siguiente sección: 3. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón Buscar para obtener resultados. 4. Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Items agregados. Sistema Integral de Almacen 74

76 7.3. Reporte 1. Para visualizar un reporte de los ítems, hacemos clic en el botón con forma de archivo PDF. 2. Se visualizará el reporte de Stock de Almacén. Sistema Integral de Almacen 75