SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO SUBSECRETARÍA DE ACCESO Y PERMANENCIA DIRECCIÓN DE COBERTURA

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1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO SUBSECRETARÍA DE ACCESO Y PERMANENCIA DIRECCIÓN DE COBERTURA PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA, ACTUALIZACIÓN Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN EN LOS SISTEMAS DE MATRÍCULA (SISED Y SIMAT) MATRÍCULA SECTOR OFICIAL AÑO 2015 AUDITORÍA INTERNA DEL MES DE MAYO 1

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS CRONOGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORÍA Y VERIFICACIÓN DE MATRÍCULA DEL SECTOR EDUCATIVO OFICIAL AÑO METODOLOGÍA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN A LA MATRÍCULA EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES ORGANIZACIÓN Organización del Proceso de Auditoría a la matrícula por parte de la DLE Organización del Proceso de Auditoría a la matrícula por parte de los establecimientos educativos oficiales PLANEACIÓN Cronograma de Trabajo Alistamiento de la Información EJECUCIÓN Desarrollo del proceso de verificación en el aula de clases Actualización de novedades Cierre de proceso Consolidación y firma del Acta de Auditoría a la Matrícula Cierre de los módulos y del proceso de auditoría a la matrícula VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PROCESO Entrega del Acta de Auditoría a la Matrícula a la Dirección Local de Educación Seguimiento al proceso por parte de la Dirección Local de Educación Seguimiento al proceso por parte de la Dirección de Cobertura Seguimiento al proceso por parte de la Institución Educativa RECOMENDACIONES DEL PROCESO

3 1. INTRODUCCIÓN La Secretaría de Educación Distrital a través de la Dirección de Cobertura, de conformidad con la normatividad vigente 1 y ante la necesidad de fortalecer la calidad de la información de matrícula y consolidar los mecanismos de seguimiento, monitoreo y control a la cobertura educativa, continua con el desarrollo de las actividades de verificación y validación para mantener actualizados los sistemas de matrícula SIMAT y SISED con información veraz y oportuna. La Secretaría de Educación Distrital en cabeza de la Dirección de Cobertura y con apoyo de las Direcciones Locales de Educación -DLE- de la ciudad, han venido acompañando el proceso de auditoría interna que realizan los EE, con el objetivo de hacer seguimiento constante al comportamiento de la Matrícula oficial, garantizando la calidad de la información registrada en los Sistemas de Información de la Secretaría de Educación Distrital. En esta ocasión, en articulación con las Direcciones Locales y los Establecimientos Educativos Distritales, en cumplimiento de la Resolución 1457 de 2014, da inicio a la auditoría interna de matrícula del mes de abril para cada Establecimiento Educativo, con el fin de validar, actualizar y garantizar la información que los EE registran en los Sistemas de Matrícula SISED y SIMAT. El proceso de auditoría interna por parte de los EE y posterior depuración de los sistemas contribuirá no solamente al objetivo mencionado sino que será la fuente de información para los reportes oficiales al MEN, la asignación de recursos físicos y financieros, y los procesos asociados a los ajustes de la oferta de cupos, traslados y continuidad de los estudiantes antiguos en el sistema oficial. En cada una de estas actividades los establecimientos educativos EE- del sector educativo oficial, son responsables de actualizar los Sistemas de Información de Matrícula SISED y SIMAT. 1 Frente a la normatividad vigente ver especialmente el artículo 96 y 7 numeral 7.10 de la Ley 715 de 2001, artículo 4 del Decreto 1526 de 2002, artículo 3 de la Resolución 166 de 2003, entre otros. 3

4 2. OBJETIVOS OBJETIVOS GENERALES Implementar un proceso de seguimiento continuo de la matrícula en los establecimientos educativos oficiales que permita establecer los estudiantes efectivamente atendidos por parte de dichas instituciones. Actualizar la información de los estudiantes en los Sistemas de Información de Matrícula (SISED y SIMAT), dejando el respectivo soporte físico en la carpeta del estudiante, conforme a los resultados del procesos de auditoría interna y las auditorías externas adelantadas por la SED ( proceso de la Universidad Nacional de Colombia durante la vigencia 2014). Identificar los diferentes tipos de novedades que se deben gestionar por parte de los establecimientos educativos oficiales con el fin de reportar correctamente a todos los estudiantes existentes en las aulas de clases en los sistemas de información de matrícula, hacer seguimiento y depurar la información de los estudiantes que no asisten a clase y corregir cada una de las novedades encontradas en los sistemas. Generar compromiso por parte de las Instituciones Educativas y Direcciones Locales de Educación para mantener actualizados los sistemas de información de matrícula de manera permanente como insumo para los reportes oficiales al Ministerio de Educación Nacional, la asignación de recursos físicos y financieros, y las actividades asociadas al proceso de matrícula. Lo anterior, permite a su vez dar cumplimiento a la normatividad vigente: Art. 32, Ley 715 de Sistema de información: Los departamentos, distritos y municipios deberán contar con un sistema de información del sector educativo y tenerlo actualizado de acuerdo con las orientaciones que para tal fin determine la Nación. Decreto 1526 de Por el cual se reglamenta la administración del sistema de información del sector educativo. Art. 4, Resolución 166 de 2003 el cual establece: Los directivos docentes de los establecimientos educativos serán responsables de aplicar correctamente los criterios y procedimientos establecidos, garantizar, la calidad y veracidad de la información y el uso eficiente de los recursos físicos, humanos y financieros para la ampliación de cobertura del servicio. Art. 2 Resolución 5360 de 2006 el cual establece: El Rector(a) o Director(a) de cada establecimiento educativo es el responsable de ejecutar correctamente los procedimientos establecidos y de garantizar la calidad y veracidad de la información. Dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución 1457 del 19 de agosto de 2014 referentes a los procesos de validación de información, seguimiento y evaluación. La Resolución 1457 de 2014 Por la cual se establece el proceso de matrícula en los niveles de educación preescolar, básica y media del Sistema Educativo Oficial de Bogotá señaló como responsabilidad de las IED: Artículo 12. Responsabilidades de las Instituciones Educativas Distritales. ( ) f. Garantizar la calidad, veracidad y actualización de la información de los estudiantes registrada en el Sistema de Información de Matrícula, dejando el respectivo soporte físico en la carpeta del estudiante. g. Hacer seguimiento a la permanencia de los estudiantes, realizando las respectivas novedades de retiro y el registro de control sobre las causas. h. Hacer auditoría interna y facilitar las condiciones para la realización de las auditorías externas contratadas por la SED o por el Ministerio de Educación Nacional. 4

5 i. Registrar de manera oportuna en el Sistema de Información de Matrícula, las novedades y hallazgos de los procesos de auditoría realizados, de acuerdo con el procedimiento que defina la Dirección de Cobertura. ( ) k. Mantener actualizada la información de los estudiantes en el Sistema de Matrícula. l. Verificar, actualizar y registrar las novedades en el Sistema Integrado de Matrícula SIMAT del Ministerio de Educación Nacional. 5

6 3. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE AUDITORÍA Y VERIFICACIÓN DE MATRÍCULA DEL SECTOR EDUCATIVO OFICIAL AÑO 2015 A continuación se presenta la guía para realizar el trabajo de la auditoría interna y actualización de matrícula 2015 por parte de los establecimientos educativos oficiales, con respecto a lo establecido en la Resolución 1457 de Actividad Fecha Responsable Comunicación a Direcciones Locales de Educación D.L.E. 16 Abril 2015 Dirección de Cobertura Comunicación a Establecimientos Educativos Dirección Local de 16 Abril 2015 E.E. Educación Activación módulo de listado de auditoría 16 Abril 2015 Dirección de Cobertura Asignación final de estudiantes a grupo 16 al 21 de Abril de Establecimiento 2015 Educativo Impresión de listados de auditoría Ejecución del proceso de auditoría interna Diligenciamiento acta de auditoría junto con sus respectivos anexos Radicación de actas de auditoría con los respectivos soportes a las D.L.E. Ingreso de información por parte de las D.L.E. al módulo de auditoría en el sistema de matrículas. Cierre de módulos de auditoría del sistema de matrículas. Actualización de novedades y datos del estudiante en los Sistema de Información SISED y SIMAT a partir de la información del proceso de auto auditoría. Verificación presencial por parte de la Dirección de Cobertura sobre la ejecución del proceso y los resultados de la auditoría interna Hasta el 21 de Abril de 2015 Del 08 de Mayo al 29 de Mayo de 2015 Hasta el 02 de Junio de 2015 Establecimiento Educativo Establecimiento Educativo Dirección Local de Educación 02 de Junio de 2015 Dirección de Cobertura Hasta el 12 de Junio de 2015 A lo largo del proceso Establecimiento Educativo Dirección de Cobertura Nota: Las listas de estudiantes que soportan la Auditoría deben ser las generadas desde el módulo de Auditoría del SISED. El retiro de estudiantes, se realizará conforme a lo establecido en Resolución 1457 de 2014, Artículo 33. Cesación del registro único de matrícula. 6

7 4. METODOLOGÍA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA Para la vigencia 2015, la Secretaría ha dispuesto ejecutar en cada proceso de auto auditoría la verificación presencial de los niños y niñas que hacen parte del sistema educativo de Bogotá, en los distintos niveles de enseñanza de los Establecimientos Educativos Oficiales del Distrito, mediante la ejecución de dos actividades que contemplan: (I) Parte procedimental; la auditoría interna realizada por cada Establecimiento Educativo y (II) Seguimiento y verificación a los Establecimientos Educativos por parte del Profesional de Sistemas de Información -PSI- de cada D.L.E. con el fin de verificar que las novedades presentadas en el proceso de auditoría interna, se realicen en los sistemas de información, garantizando la calidad y veracidad de la información reportada en los mismos. Lo anterior, servirá como fuente de información para los reportes oficiales al Ministerio de Educación, sobre la asignación de recursos físicos, financieros, y demás procesos asociados a los ajustes de la oferta de cupos, traslados y continuidad de los estudiantes antiguos en el sistema educativo oficial. Alistamiento Planeación SOCIALIZACIÓN Cierre E.E Ejecución VALIDACIÓN ACTUALIZACIÓN Seguimiento Dirección de Cobertura. Seguimiento Dirección Local de Educación. 7

8 5. PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN A LA MATRÍCULA EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES 5.1. ORGANIZACIÓN Organización del Proceso de Auditoría a la matrícula por parte de la DLE. a. Divulgar el procedimiento de auditoría a los establecimientos educativos oficiales de la localidad y verificar que el 100% de los estudiantes estén asignados a grupo como requisito indispensable para el inicio del proceso. b. Imprimir y/o entregar a cada uno de los establecimientos educativos oficiales de la localidad el presente instructivo y las actas de auditoría junto con los anexos 1, 2, 3 y 4. c. Todos los estudiantes deben estar asignados a grupo con el fin de que sean reportados en alguna de las listas emitidas por el sistema de información de matrícula, se pueda determinar si asiste o no a clases y se evidencie si existe sobre el estudiante alguna novedad que deba tenerse en cuenta en el proceso de auditoría tal como cambio de sede, grado, grupo, jornada nombres o identificación Organización del Proceso de Auditoría a la matrícula por parte de los establecimientos educativos oficiales. a. El Rector(a) del Establecimiento Educativo tiene la responsabilidad en conjunto con el personal administrativo encargado de los sistemas de información de matrícula en definir quién realizará la labor de conteo y verificación de estudiantes en las aulas de clase, así como de la actualización de datos de los estudiantes en la entrega de boletines, con el fin de dar alcance a lo dispuesto por la Resolución 1457 de b. Es importante que el personal que se delegue para realizar esta actividad este suficientemente informado con cada paso del proceso, de la importancia y las responsabilidades asociadas a las Auditorías, en especial con la identificación de las novedades que se registran en los anexos para que en el momento de consolidar el acta de auditoría no existan inconsistencias en la información registrada PLANEACIÓN Cronograma de Trabajo El Establecimiento Educativo con base en el memorando del proceso de auditoría para 2015, elaborará un cronograma de trabajo que contenga la programación de las actividades inherentes al proceso a ejecutar. Esta herramienta le permitirá a la DLE y a la SED realizar seguimiento en cada una de las etapas del proceso Alistamiento de la Información. Al interior del establecimiento educativo se debe preparar el material de verificación imprimiendo los anexos 1, 2, 3 y 4, al igual que todos y cada uno de los listados por grupo de estudiantes por sede, jornada, grado y grupo, aclarando que los ÚNICOS listados válidos para la verificación de matrícula y auditoría, son los que emite el sistema de información de matrícula de la Secretaría de Educación del Distrito SISED y que no es válido utilizar listados de estudiantes propios del establecimiento educativo o de cualquier otro sistema alterno ya que la finalidad es actualizar la matrícula registrada en el sistema de información de la SED y el sistema integrado de matrículas SIMAT. Los listados de auditoría se imprimen a través del módulo de Auditoría \ Listado Auditoría el cual permite obtener directamente los listados por sede, jornada, grados y grupos. 8

9 5.3. EJECUCIÓN Desarrollo del proceso de verificación en el aula de clases. Se deben desarrollar las actividades de llamado a lista y consolidación de información por grados y grupos. a. Llamado a lista. Estando en el salón de clases hay que realizar llamado a lista leyendo en voz alta los nombres y apellidos completos, teniendo en cuenta el listado de estudiantes que genera el sistema de información de matrícula y apuntando las respectivas novedades (presente, ausente, retirado y nuevo). 9

10 Con el listado se verifican los siguientes estados: ESTADO PRESENTE AUSENTE RETIRADO NUEVO DEFINICIÓN Es aquel estudiante que se encuentra en el aula de clases en el momento del llamado a lista. Es aquel estudiante que asiste regularmente a clases y/o no se encuentra presente en el momento del llamado a lista. Estudiante que no se verifica presencialmente y además deja de asistir de manera justificada o injustificada al establecimiento educativo, como lo establece el artículo 33 y sus literales a, b y c de la Resolución 1457 del 2014 en concordancia con la Resolución 1740 del Estudiante que no está reportado en el listado de asistencia "Reporte de Auditoría", pero que se encuentra siendo atendido por el Establecimiento. Deberá ser reportado a la D.L.E para su posterior ingreso. b. Novedades del proceso de verificación. En caso de presentarse novedades durante el desarrollo del proceso de verificación por motivos de cambios de estado de estudiantes (Retirado y Nuevo), o cambio de grupo, grado, jornada y sede, el EE, debe incluir dicha información en los Anexos 1 y 2 y posteriormente comunicar la novedad a la Dirección Local, quien realizará los respectivos ajustes en el Sistema. A continuación se relacionan los anexos 1 y 2: Anexo 1: Novedades del sistema: Se utilizará si se requiere realizar un cambio de sede, jornada, grado y grupo de algún estudiante. zº Se debe incluir en la celda actualización en el sistema, las palabras SI o NO, lo que permitirá visualizar si al novedad fue actualizada, en caso de NO, diligenciar celda observación. Anexo 2: Nuevo-Retiro del sistema: Se utilizará si se requiere realizar un cambio de estado de algún estudiante. 10

11 Se debe incluir en la celda tipo de novedad, el estado del estudiante Nuevo-Retiro y posteriormente incluir según aplique la fecha de ingreso o retiro del mismo y el motivo de la novedad. De igual forma incluir en la celda actualización en el sistema, las palabras SI o NO, lo que permitirá visualizar si al novedad fue actualizada, en caso de NO, diligenciar celda observación. Para estos casos el personal administrativo encargado del proceso de matrícula verificará la situación real de los alumnos antes de actualizar la novedad. Es importante tener en cuenta lo estipulado en la Resolución de matrículas 1457 del 2014: Estado Retirado: Se deberá dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 33 de la Resolución de matrícula 1457 de 2014: Artículo 33. Cesación del registro único de matrícula. Los estudiantes mantendrán su condición de matriculados en la institución educativa y procederá su retiro en el Sistema de Información de Matrícula cuando: a) Exista una solicitud escrita por parte de uno de los padres y/o acudientes. b) Los informes de auditoría y el seguimiento de matrícula que adelante la SED evidencien que el estudiante abandonó la institución educativa de conformidad con lo establecido en la Resolución 1740 de c) Exista un requerimiento de retiro por parte de otra entidad territorial en la cual está matriculado, situación que será verificada por la Dirección de Cobertura con el respectiva IED. En consonancia con el literal b, al culminar el proceso de auditoría interna se deben retirar por depuración a todos los estudiantes que no se hayan presentado a clase hasta el momento a fin de liberar cupos que permitan realizar asignaciones de estudiantes que estén solicitando cupos escolares. Estado Nuevo: Los establecimientos educativos notificarán a las DLE, la novedad de ingreso de estudiante con estado Nuevo, con la respectiva justificación por presentarse dicha situación, toda vez que los únicos autorizados para ingresar y asignar dicho registro serán las Direcciones Locales (salvo para nocturnos, grado 12 y población rural) y los mismos serán objeto de seguimiento por parte la Dirección de Cobertura y los respectivas entidades de control. Asimismo se tendrá en cuenta lo enunciado en los artículos 17, 20, 27, 28 y 30 y sus literales de la Resolución 1457 de Finalmente, cabe indicar que los anexos se encuentran de manera digital, e incluyen listados desplegables en algunas celdas (si aplica) lo que permite, unificar criterios de entrega. Dichos formatos podrán ser suministrados llamando a la línea de atención de seguimiento y evaluación ext o serán publicados en un sitio destinado al seguimiento del proceso. c. Actualización de datos del estudiante. De acuerdo a la Resolución 1457 de 2009, la SED ha dispuesto realizar la actualización de datos de los estudiantes de carácter general y obligatorio. Para ello el Establecimiento Educativo deberá hacer uso de los anexos 3 y 4 de la siguiente manera: Anexo 3: Actualización de datos en el sistema: Se utilizará si se requiere actualizar alguna variable de las señaladas en el anexo, dicho anexo se diligencia por grupo. Se aclara que aquí únicamente se incluye el número total de estudiantes que requieren actualización en el sistema por grado. Por otro lado se debe incluir el detalle niño a niño de la actualización (información personal, información del acudiente, ubicación del estudiante y población especial), en el anexo 4. 11

12 Anexo 4: Actualización de datos del estudiante: Este anexo, se diligencia por grupo y por estudiante, cada una de las variables solicitadas según los siguientes ítems información personal, información del acudiente, ubicación del estudiante y población especial. Se recomienda letra legible y sin tachones. 12

13 Para los casos en que los establecimientos educativos realizaron el levantamiento de esta información en un formato diferente, deben diligenciar el anexo 3 con la información del formato aplicado y entregar copia de éste en la D.L.E. Nota: Se recuerda que según Resolución 1457 de 2014, artículo 34, literal los Rectores de los Establecimientos Educativos Distritales, desarrollar las siguientes acciones: ( ) en la entrega de boletines bimestrales solicitarán a los respectivos padres de familia la actualización de la información que reposa en la IED (correo electrónico, dirección de la residencia, documento de identificación, nombre padres o acudientes, entre otros) Actualización de novedades. En las fechas señaladas en el cronograma y durante todo el proceso de auditoría a la matrícula en los Establecimientos educativos Oficiales cuentan con los siguientes módulos en el SISED: Auditoría (Anexo discriminado por grado y grupo, Listado de auditoría, Ingresar Auditoría, Modificar Auditoría, Reporte Visita de Auditoría). Novedades (Retiro Alumno). Novedades Asignaciones: Este módulo está disponible para las I.E.D. con estudiantes de grado 12 de educación media fortalecida, con estudiantes de ciclos de adultos (nocturnos y fines de semana) y para las I.E.D. rurales; en concordancia con lo enunciado en el numeral 5.3.1, literal b, Anexo 2-Estado Nuevo, pág. 11 del presente instructivo. Grupos (Eliminar asignación masiva Grupos, Asignar alumnos a grupos). Actualizar Datos Alumno (Actualizar datos del alumno, Cambiar Identificación del alumno, Consultar datos del alumno). Y con los siguientes módulos en SIMAT: Matrícula - Novedades (Actualizar datos del alumno, Cambiar Identificación del alumno, Consultar datos del alumno, retirar alumnos). Estudiantes - Registro de estudiantes (Ingresar nuevos estudiantes) Instituciones - Grupo (crear o modificar la capacidad de los grupos) Reportes (Generar listados de alumnos por grupo) 5.4. CIERRE Cierre de proceso Consolidación y firma del Acta de Auditoría a la Matrícula. Esta Acta de auditoría interna debe realizarse una vez terminado el conteo con las respectivas novedades y sirve para finalizar el proceso de verificación en el Establecimiento Educativo. Recuerde: El Acta de auditoría debe reflejar absolutamente todas las novedades encontradas durante los conteos. De aquí la importancia de que la información esté correctamente consolidada en los Anexos 1, 2 y 3. El acta y los anexos deberán ser remitidas al DLE para su posterior análisis, seguimiento y verificación. 13

14 Forma de Diligenciamiento del acta: Columna A. ALUMNOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA (Listados): Registrar el total de estudiantes que aparecen registrados como Matriculados en los listados generados del sistema de matrículas. Columna B. ALUMNOS NUEVOS EN EL SISTEMA (Anexo 2): Registrar el total de estudiantes que NO aparecen registrados como Matriculados en los listados generados del sistema de información de matrícula pero que SI se encuentran siendo atendidos por el establecimiento educativo. Como se señaló anteriormente, los establecimientos educativos notificarán a las DLE, la novedad de ingreso de estudiante con estado Nuevo, con la respectiva justificación por presentarse dicha situación. Columna C. ALUMNOS ADICIONALES POR CAMBIO DE SEDE, JORNADA, GRADO Y GRUPO (Anexo 1): Registrar el total de estudiantes que se deben adicionar por no encontrarse en la sede, jornada, grado y grupo respectivos. Columna D. ALUMNOS PARA RETIRAR DEL SISTEMA (Anexo 2): Registrar el total de estudiantes que aparecen registrados como Matriculados en los listados generados del sistema de matrículas pero que NO se encuentran Matriculados ni asistiendo a clases. Columna E. ALUMNOS EXCLUIDOS POR CAMBIO DE SEDE, JORNADA, GRADO Y GRUPO (Anexo 2): Registrar el total de estudiantes que se deben excluir por no encontrarse en sede, jornada, grado y grupo respectivos. 14

15 Columna F. MATRÍCULA SEGÚN AUDITORÍA F= A+B+C-D-E: Registrar el total de estudiantes realmente Matriculados, resultado de la fórmula descrita en el enunciado. Columna G. NUMERO DE GRUPOS: Registrar el número de grupos que existen en el grado Cierre de los módulos y del proceso de auditoría a la matrícula. Se realizará de acuerdo a lo establecido en el cronograma de Actividades y/o previa notificación por parte de la Dirección de Cobertura. Se espera que la información aquí contenida sirva de guía para optimizar la gestión y calidad del proceso de auditoría de los sistemas de información de matrícula de la Secretaría de Educación Distrital y el Ministerio de Educación Nacional. 15

16 6. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL PROCESO De conformidad con lo establecido en la Resolución 1457 del 2014, capitulo IV- VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN, la Dirección de Cobertura, las Direcciones Locales de Educación y los Establecimientos Educativos, realizaran el monitoreo, seguimiento y control del proceso de matrícula desarrollando las acciones señaladas en el artículo 34, literales a, b, c y d. Asimismo y con el fin de garantizar el correcto cumplimiento de cada uno de los procedimientos descritos anteriormente se diligenciaran los reportes que permitan verificar el trabajo realizado, así: 6.1. Entrega del Acta de Auditoría a la Matrícula a la Dirección Local de Educación. Se debe dejar copia del acta y sus respectivos anexos en el establecimiento educativo y radicar en las fechas establecidas por el cronograma el original del acta, los anexos y formatos usados en la auditoría, adjuntando los listados de auditoría usados en el conteo de estudiantes firmados por cada director de grupo. Esta documentación se debe entregar el mismo día de la firma del acta de verificación, con el fin de que la D.L.E pueda realizar los seguimientos, validaciones e ingreso oportuno de la información en el Sistema de Información (SISED) Seguimiento al proceso por parte de la Dirección Local de Educación. La D.L.E consolidará la información de las actas según instrucciones de la Dirección de Cobertura y realizará seguimiento continuo a los establecimientos educativos desde el momento de la firma del acta de verificación a la matrícula por parte del Rector(a). Periódicamente se remitirán a la DLE los respectivos informes de gestión y avance del proceso de auditoría a la matrícula según información de las actas ingresadas en el sistema de información de matrícula a través del módulo Auditoría\Ingresar Auditoría, este módulo cuenta adicionalmente con un reporte que evidencia los avances que presentan los establecimientos educativos después de ingresada la información de las actas de verificación el cual permite en términos porcentuales ver el avance en la depuración de las novedades registrados en el sistema. Entre otras, la Dirección Local de Educación, realizará: a. Seguimiento y control constante a los establecimientos educativos oficiales con el fin de garantizar el cumplimiento del proceso en los plazos y la calidad requeridos. b. Difundir los indicadores de gestión y avance del proceso de auditoría que serán remitidos por la Dirección de Cobertura, con el fin de mantener informados permanentemente a los establecimientos educativos de la localidad. c. Consolidar, revisar y recoger todas las actas de auditoría realizadas por parte de los establecimientos educativos de la localidad: El acta radicada en la Dirección Local de Educación debe tener todos los anexos y listados de verificación usados en el conteo de alumnos firmados por la persona que realizó la auditoría y el docente que se encuentre con los estudiantes al momento de la verificación. Revisar que exista concordancia entre las cifras de las actas, los anexos y formatos utilizados para este proceso. Verificar que el acta de auditoría esté consolidada por establecimiento, sede, jornada y grado. Confirmar que no exista información duplicada de estudiantes por cambios de sede, grupo, grado y/o jornada en cada uno de los sistemas de información (SISED y SIMAT). 16

17 Analizar que el diligenciamiento del acta sea correcto sin tachones ni enmendaduras. Confirmar que el acta esté firmada por el Rector(a) del Establecimiento educativo y por la(s) persona(s) encargadas de los sistemas de información de matrículas en el establecimiento educativo. c. Digitar en el sistema de información de matrícula SISED la información de las actas de auditoría en las fechas señaladas por el cronograma. d. Confirmar que las novedades encontradas durante la verificación a la matrícula y actualización de datos en los establecimientos educativos oficiales, se gestionen y registren oportunamente en los sistemas de información de matrícula (SISED y SIMAT). e. Conservar las actas de auditoría al igual que los anexos y listados de asistencia firmados en orden como fuente susceptible de verificación por parte de la SED. f. Realizar seguimiento y verificación de las novedades en los Sistemas de Información de Matrícula (SISED y SIMAT) en la Localidad; así como realizar el seguimiento de la auditoría interna y actualización de datos que realicen los Establecimientos Educativos Distritales Seguimiento al proceso por parte de la Dirección de Cobertura. Personal de la Dirección de Cobertura se presentará en cada una de las Direcciones Locales de Educación con el fin de verificar: 1. Reporte de comunicación del proceso a los establecimientos educativos oficiales 2. Verificación de asignación a grupos. 3. Radicación de las auditorías por parte de cada uno de los establecimientos educativos oficiales con la siguiente información: Acta de auditoría diligenciada, radicada y firmada por rector y el funcionario de matrícula de cada establecimiento educativo. Anexos de auditoría diligenciados con listados de novedades. Listados de llamado de estudiantes firmados por la persona que realizó la Auditoría en el aula. Reporte de carga de la auditoría en el módulo de auditorías. 4. Verificación aleatoria de actualización de novedades en los sistemas de información Mediante este reporte se podrá determinar las observaciones y las acciones a mejorar con el fin de hacer ajustes que permitan mejorar el proceso de auditoría. El reporte de seguimiento de la auditoría deberá ser firmado por parte del Director Local de Educación, el Profesional de Sistemas de Información y el personal definido por parte de la Dirección de Cobertura. Además de lo anterior, se realizará visita presencial a una muestra del EE con el fin de verificar la coherencia en la información reportada, la organización de los soportes respectivos, la actualización de las novedades en los dos sistemas de información (SIMAT, SICED) entre otros Seguimiento al proceso por parte de la Institución Educativa a. Actualizar los datos de los estudiantes en la entrega de boletines, según lo dispuesto por la Resolución 1457 de b. Realizar el proceso de matrícula de acuerdo con los lineamientos previstos en la Resolución 1457 de c. Hacer seguimiento a la permanencia de los estudiantes, realizando las respectivas novedades de retiro y el registro de control sobre las causas. 17

18 d. Actualizar la información de los estudiantes en los Sistemas de Información de Matrículas SISED y SIMAT. e. Verificar, actualizar y registrar las novedades en los sistemas de información SISED y SIMAT. f. Garantizar la calidad, veracidad y actualización de la información de los estudiantes registrada en los Sistemas de Información de Matrículas SISED y SIMAT, dejando el respectivo soporte físico en la carpeta del estudiante. g. Hacer auditoría interna y facilitar las condiciones para la realización de las auditorías externas contratadas por la SED o por el Ministerio de Educación Nacional. h. Registrar de manera oportuna en el Sistema de Información de Matrícula, las novedades y hallazgos de los procesos de auditoría realizados, de acuerdo con el procedimiento que defina la Dirección de Cobertura. i. Destinar el personal suficiente para realizar las actividades del proceso de matrícula. 18

19 7. RECOMENDACIONES DEL PROCESO Para todas las instancias y actores intervinientes en el proceso, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: a) Seguimiento y actualización de los Sistemas de Información de Matrículas SISED y SIMAT, con el fin de garantizar oportunidad y calidad en la información reportada. Para tal fin, los establecimientos educativos deberán reportar permanentemente las novedades y actualización de los estados del estudiante. De igual forma, en la entrega de boletines bimestrales solicitarán a los padres de familia la actualización de la información que reposa en el plantel (correo electrónico, dirección de la residencia, documento de identificación, nombre padres o acudientes, entre otros) y procederán a actualizar la Información de los estudiantes en SISED y SIMAT, dejando el respectivo soporte físico en la carpeta del estudiante, de gran relevancia para los casos de estudiantes retirados. b) Implementación de mecanismos de validación y verificación que permitan garantizar la calidad y veracidad de la información reportada en los Sistemas de Información de Matriculas SISED y SIMAT. c) Seguimiento de las actividades, adoptando medidas para prevenir la existencia de eventos de riesgo. d) Organización del archivo del establecimiento donde reposa información de referencia del estudiante, de acuerdo con la Ley 594 de 2000 la definición de archivo corresponde al Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia., en este sentido y por el ámbito de aplicación de la norma citada se considera importante que la gestión del archivo guarde proporción con la información registrada en los sistemas de información de matrículas SISED y SIMAT. 19