Consejos clave a la hora de elegir una compañía de renting. Especial Arrendamiento

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1 Consejos clave a la hora de elegir una compañía de renting Para una compañía usuaria de vehículos de renting es muy importante poder despreocuparse de la gestión de la flota, por eso acertar en la contratación del servicio es clave para ahorrar tiempo y dinero, y más ahora con las modificaciones que ha sufrido tras la entrada en vigor del PGC, Alex Barrau Romero Director Comercial y de Marketing ING Car Lease España 36 Estrategia Financiera Nº 250 Mayo 2008

2 [.estrategiafinanciera.es ] A la hora de decidir, el punto de partida que suele tomarse en consideración es el importe de la cuota mensual, aunque, como veremos más adelante, este aspecto, si bien es un factor importante, no debe ser en ningún caso el determinante a la hora de tomar una decisión final, porque han de tenerse en cuenta otras cuestiones que también van a resultar fundamentales, como la garantía del precio, la flexibilidad del contrato, la atención que se presta al conductor, la garantía de continuidad de los servicios, y la gestión directa o indirecta de los mismos. En un principio, parece evidente que el vehículo que vamos a alquilar será igual, independientemente del operador con que contratemos. Situación similar ocurrirá con el servicio de mantenimiento que, en la mayoría de los operadores, se realiza siempre en talleres oficiales. Esto nos puede llevar a pensar que si el vehículo es el mismo, y se va a mantener en los mismos talleres, hemos de elegir al operador más barato. Podemos pensar que hemos hecho una buena negociación y posiblemente reducir gastos en los próximos ejercicios. Sin embargo, la realidad nos puede indicar que el coste real de los servicios no coincide con el coste previsto. Dada la importancia del coste real en el ejercicio y en la planificación de ejercicios posteriores, debemos asegurarnos de valorar adecuadamente las condiciones de las posibles modificaciones de la cuota mensual, así como la incidencia del servicio contratado sobre otros gastos existentes o adicionales. Además, para una compañía usuaria de vehículos en renting es de vital importancia saber en cada momento el estado de la flota de vehículos, y en muchos casos ha sido su propia demanda la que ha impulsado la generación de información electrónica. Las compañías de renting son las encargadas de gestionar todo lo relacionado con los vehículos que han alquilado, permitiendo a la empresa cliente despreocuparse de la propia gestión de su flota. Es por eso que, cada vez es más necesaria una comunicación rápida y eficaz entre el cliente y la empresa a que se le ha contratado el servicio de renting. GESTIÓN DE LA FLOTA casos han sido desarrolladas por las propias compañías de renting, atendiendo a las necesidades de información de sus clientes. Estas herramientas permiten realizar el informe electrónico del estado de la flota, así como muchos de los aspectos financieros, facilitando de esta manera tanto la labor de los responsables de flota como de los diversos departamentos de las compañías arrendadoras. En concreto, un softare de estas características contiene una serie de funcionalidades avanzadas que permite a las empresas que contratan el servicio de renting de vehículos obtener informes online sobre la flota de vehículos, haciendo posible que tanto los responsables de flota como los directores financieros extraigan datos o informes de gestión de forma inmediata, remota y personalizada. Normalmente poseen diferentes niveles de acceso dependiendo del perfil de cada usuario. Un servicio como éste destaca no solamente porque supone la tranquilidad de obtener los datos de forma segura y cuando se necesitan, sino que además implica una reducción de los costes, pues se ahorra en contactos telefónicos, administrativos e incluso en personal. En definitiva, esta herramienta permite a las compañías obtener informes de gestión bajo demanda, un proceso que antes se realizaba de forma manual y que, por tanto, suponía el trabajo de varios días, y que ahora permite, mediante una clave de acceso cifrado y seguro, llegar a la información deseada y obtenerla en cuestión de segundos. De esta forma, cada cliente decide cuándo y cómo quiere acceder a la información requerida. Algunos ejemplos de la información a la que se puede acceder sobre la flota son: informes de vencimiento, informes de pedidos, datos sobre el conductor del vehículo, altas y bajas de la tarjeta de combustible, solicitud de vehículos de sustitución, tramitación de partes de accidentes, notificación de entrega de vehículos, consultas sobre el kilometraje o siniestralidad de la flota. Con esta información una empresa puede saber, por ejemplo, si un conductor ha realizado más kilómetros de los debidos o si ha tenido más o menos incidencias durante el periodo de utilización de un vehículo determinado. Podemos encontrar una serie de servicios encaminados a un solo fin, que consiste en que la empresa que ha alquilado una flota tenga toda la información sobre la situación de sus vehículos, y en consecuencia los tenga a punto para poder utilizarlos en el desarrollo de su actividad de negocio. En este sentido, debemos hablar del mantenimiento de los vehículos, las reparaciones que puedan surgir, el cambio de neumáticos, la asistencia en carretera o incluso las acciones a realizar en caso de accidente. La compañía de renting, al encargarse de todas las gestiones, debe ofrecer información detallada a su cliente. Está claro que todos estos informes se pueden realizar en papel, pero en una actividad como es el alquiler de vehículos esto resulta muy poco operativo, dada la gran cantidad de documentación que requiere una gran flota, y es por eso que se recurre cada vez más a la automatización de este tipo de información. Existen herramientas informáticas que resultan muy útiles en este sentido, y que en la mayoría de los Ficha Técnica AUTOR: BarrauRomero, Alex TÍTULO: FUENTE: Estrategia Financiera, nº 250. Mayo 2008 LOCALIZADOR: 35/ 2008 RESUMEN: El importe de la cuota mensual es el punto de partida a la hora de decidirse por. No obstante, aunque este aspecto es un factor importante, no debe ser en ningún caso el determinante a la hora de tomar una decisión final, porque han de tenerse en cuenta otras cuestiones que también van a resultar fundamentales, como la garantía del precio, la flexibilidad del contrato, la atención que se presta al conductor, la garantía de continuidad de los servicios, y la gestión directa o indirecta de los mismos. En este artículo se repasan cuáles son los aspectos más importantes en la contratación de renting y los cambios que ha tenido que asumir con la entrada en vigor del Plan General Contable DESCRIPTORES: Especial arrendamiento, Plan General Contable, arrendamiento operativo, arrendamiento financiero, fiscalidad. Nº 250 Mayo 2008 Estrategia Financiera 37

3 Entre los aspectos legales conviene revisar si los procedimientos de peritación a las averías permiten al cliente ejercer las acciones necesarias para su defensa legal Además, se puede obtener información sobre los productos y servicios concretos que ofrece la compañía. Ya existe una herramienta que hace posible realizar consultas o solicitudes a través de Internet las 24 horas del día y 7 días a la semana, y que por el mismo método permiten recibir la respuesta a la cuestión planteada. Se trata de una oficina virtual que permite la integración real del cliente en la compañía, facilitando así la comunicación empresa-cliente, y que se hace posible mediante el empleo de un softare hecho a medida de las necesidades del cliente, siguiendo las recomendaciones tanto de los responsables de flota como de los directores de otras áreas implicadas, permitiendo el acceso a la información de la forma más cómoda y fácil, a tan solo un click de ratón. Cualquier consulta o solicitud que el cliente quiera efectuar se puede realizar a través de este sistema que proporciona, por ejemplo, tiempos de espera o información sobre el estado de cada operación, situación de los vehículos pendientes de entrega, presupuestos de nuevas ofertas, y que incluso permite que el cliente pueda descargarse duplicados de sus facturas. Esta herramienta supone un nuevo canal de comunicación interactivo y alternativo al teléfono, a través del cual un cliente puede realizar cualquier solicitud relacionada con la gestión de su flota de vehículos con una disponibilidad de 24 horas los 365 días del año, sin esperas para ser atendido, y para la que sólo es necesaria una conexión a Internet. Con la oficina virtual se pretende conseguir que el servicio al cliente sea más eficaz, al añadir la ventaja de la comodidad que ofrece el mundo online. Un responsable de flota o un director financiero ya no dependen de los horarios de una oficina para realizar las solicitudes o consultas que precisen resolver. En definitiva, la automatización de los contactos entre clientes y empresas supone un ahorro de tiempo y de costes a la hora de gestionar las flotas de vehículos de alquiler, tanto para las empresas proveedoras como para las usuarias de renting. GARANTÍA DEL PRECIO La mayoría de los contratos de renting contemplan en su clausulado circunstancias que pueden significar un aumento de la cuota mensual o la obligación de soportar cargos adicionales al final de la vida del contrato. Los operadores de renting incluyen estas cláusulas para repercutir el coste real de los servicios contratados en nombre del cliente o para compensar subidas impositivas. También intentan compensarse por los posibles gastos adicionales que pueden suponer recorrer un número de kilómetros superior al pactado, mediante cargos al final del contrato. Aunque se puede entender que la cuota de renting se mantiene durante la vigencia del contrato, es necesario identificar en este documento las condiciones de modificación de las cuotas y comparar entre las distintas alternativas su posible impacto. Entre estas situaciones, cabe destacar por su importancia económica el seguro de los vehículos. Algunas alternativas ofrecen un seguro cerrado y recogen de manera inequívoca que el precio se mantiene cerrado durante la vida del contrato. En el otro extremo, se ofertan seguros totalmente abiertos, donde sólo se determina el precio para la primera anualidad, mientras que las primas de los siguientes periodos serán determinadas por la compañía de seguros que elija el operador de renting en función de circunstancias nada controlables para el cliente, como la siniestralidad de toda la flota del operador, la siniestralidad de la compañía de seguros o simplemente, en función de la apetencia de la compañía de seguros por aumentar su cartera. Existen también en el mercado alternativas intermedias en las que la cuota de seguro se modifica periódicamente, en función de incrementos pactados o indexados, o bien en función del comportamiento del cliente en cuanto a su siniestralidad o la frecuencia de los siniestros. Estimar el impacto futuro sobre la cuota de las variaciones del seguro puede ser una tarea imposible, en algunos casos. En otras alternativas, es necesario disponer de datos históricos de siniestralidad de la flota. Solamente la alternativa de seguro cerrado, adecuadamente recogida en el contrato, garantiza la estabilidad de la cuota de seguro. Otro aspecto a considerar es la repercusión que tienen en el cliente las variaciones impositivas. Si bien el tratamiento del IVA es común a todos los operadores, en el sentido de que se repercute al cliente cualquier variación del tipo impositivo, existen diferencias en el tratamiento del Impuesto Municipal de Circulación, ya que algunos operadores repercuten en su totalidad las variaciones del impuesto mientras que otros no repercuten las variaciones o sólo las repercuten si la variación de la cuota impositiva es relevante. Este impuesto merece especial consideración hoy en día, por el posible establecimiento de una tasa ecológica sobre los vehículos que podría gravar a los contribuyentes a través de este impuesto. Y tampoco hay que olvidar otras cantidades impositivas que puedan surgir, como pudiera ser, en el caso de que finalmente se establezca, el impuesto sobre vehículos diesel. 38 Estrategia Financiera Nº 250 Mayo 2008

4 También es preciso analizar y comparar los distintos métodos de compensación por la diferencia entre el kilometraje recorrido y el pactado. Un primer aspecto es comprobar que existe una compensación no solamente por exceso de kilómetros sino también por defecto. No hay uniformidad entre los distintos métodos de compensación, aunque se suele establecer un importe por cada kilómetro recorrido de exceso y/o defecto. Dicho importe suele incrementarse si se excede el kilometraje pactado en un porcentaje definido. El ajuste de kilómetros, al final del contrato, puede producir diferencias importantes entre las distintas alternativas. FLEXIBILIDAD DEL CONTRATO Las compañías de renting diseñan los contratos para que sean cumplidos en todos sus términos. El valor residual se calcula para la fecha exacta de vencimiento del contrato específico de cada vehículo, ya que las expectativas del mercado de usados muestran diferencias significativas en los cambios de año e incluso a lo largo de un ejercicio. El kilometraje del contrato es el determinante de los gastos de mantenimiento. Siempre existirán diferencias entre los kilómetros pactados y los reales, que se liquidarán al final del contrato, pero las posibles diferencias significativas, pueden obligar a modificar los términos económicos del contrato. El plazo es también determinante en otros aspectos como el coste financiero, la carga impositiva de los vehículos o el coste adicional de mantenimiento. Por ello, en todos los contratos de renting se contemplan condiciones como penalizaciones por incumplimiento, negligencias en el uso de los vehículos y condiciones para la modificación de los términos pactados inicialmente. Aunque en principio se pueda entender que se trata de circunstancias extraordinarias, la realidad indica que se dan en un porcentaje entre el 10 y 20 % de los contratos. El impacto económico de estas situaciones no está incluido en la cuota mensual, por lo que se hace indispensable identificar las condiciones de aplicación y métodos de cálculo previstos en el contrato. Entre ellas, cabe destacar las siguientes por su mayor impacto económico: Cancelaciones anticipadas: si el cliente desea interrumpir el contrato antes de la prevista de finalización, será penalizado según una fórmula definida en el contrato. La definición de esta fórmula es muy diversa entre los operadores, por lo que su aplicación supondrá diferentes importes. Modificaciones de contrato obligatorias: si el kilometraje realmente recorrido por un vehículo excede al pactado en un determinado porcentaje, se calculará una nueva cuota mensual. Los porcentajes y métodos de cálculo definidos en el acuerdo de cada operador son diferentes. Extensiones formales e informales: el cliente podrá solicitar un aumento en el plazo inicialmente pactado o extensión formal del contrato, lo que supondrá una variación en la cuota mensual. Si el cliente no devuelve el vehículo en el día inicialmente pactado, el contrato entra en extensión formal, que puede suponer el aumento automático de la cuota mensual. Negligencias de uso: si un vehículo sufre averías como consecuencia del uso indebido del mismo, como por ejemplo en una competición deportiva, los gastos de reparación serán repercutidos al cliente. Entre otros aspectos legales, conviene revisar si los procedimientos de peritación de las averías permiten al cliente ejercer las acciones necesarias para su defensa legal (contra- peritación). ATENCIÓN A CONDUCTORES Una inadecuada atención puede influir en el rendimiento de los usuarios afectados y generar tensiones internas por la vehemencia de las protestas. También podrían generar gastos adicionales si se realizan gastos no cubiertos en el contrato de renting o por horas extras. Y es que no debemos olvidar que uno de los valores añadidos fundamentales que aportan las compañías de renting es la atención que se presta a los conductores. Este servicio debe estar disponible desde el primer momento y para que su eficacia sea mayor tiene que permanecer activa 24 horas al día, 7 días a la semana, ya que nunca se sabe en qué momento un conductor va a necesitar de estos servicios. Un accidente, un fallo mecánico del vehículo, o cualquier circunstancia similar requiere que la respuesta sea inmediata. Una buena atención desde el primer momento supone que el conductor queda satisfecho e influye en su relación con su empleador. Nunca hay que olvidar que en la mayoría de los casos el coche es una herramienta que no solamente se valora por su utilidad, sino que el usuario tiene en cuenta otras características, como el modelo, las especificaciones técnicas, etcétera. Los conductores Nº 250 Mayo 2008 Estrategia Financiera 39

5 Si el arrendamiento se considera operativo, su régimen contable será el mismo que aplicaba hasta la fecha para las meras cesiones de bienes suelen considerar el vehículo como algo muy personal y por tanto susceptible de protestar si se produce algún fallo inesperado en su funcionamiento o las características del coche no se ajustan a los parámetros ofertados. Otro factor importante tiene que ver con la proactividad de la compañía de renting para reconocer las necesidades exactas del usuario. De esta manera, se consigue capacidad de reacción para cubrir cualquier requerimiento que en el momento en que surjan. Y por último, tampoco debemos olvidar el considerar a aquellas compañías que hacen un seguimiento exhaustivo de todas las operaciones y servicios que ofrecen. GARANTÍA DE CONTINUIDAD DE LOS SERVICIOS No es la primera vez que nos encontramos con que una compañía, por ejemplo, de seguros, quiebra tras ofrecer unos precios muy competitivos, incluso agresivos, que después no le ha permitido realizar un desarrollo adecuado de su negocio. En el caso concreto de renting, si la compañía operadora vende, puede cambiar el servicio prestado hasta el momento e incluso se pueden producir problemas difíciles de subsanar. Es por tanto fundamental confiar en una empresa que pueda ofrecer garantía de continuidad, con el fin de evitarnos sorpresas desagradables. GESTIÓN DIRECTA O INDIRECTA DE LOS SERVICIOS La gestión de los servicios que ofrecen las empresas de alquiler de vehículos sin conductor se puede realizar de dos maneras, directamente o a través de terceros. Si analizamos estas dos opciones desde el punto de vista de servicio, nos damos cuenta de que la gestión directa suele dar mejores resultados, ya que permite establecer un mayor control de todas las operaciones que se realizan, de manera que se pueden garantizar de primera mano los servicios prestados. Es por eso recomendable optar por aquellas empresas que gestionan directamente. En definitiva, elegir entre una flota u otra de vehículos no sólo depende del importe que pueda suponer este alquiler, sino que tienen que tenerse en cuenta las garantías y servicios que se ofrecen, ya que su cumplimiento exhaustivo y la eficacia al hacerlo también pueden influir y, sobre todo, permiten tener la certeza de que no se va a producir ningún gasto extra. Ventajas económicas del renting Produce un ahorro aproximado del 15% frente a cualquier otro sistema, debido al traslado de condiciones de compra, mantenimiento, seguro, etcétera. Elimina los costes variables asociados a la utilización de vehículos, a cambio de un coste fijo mensual que incluye todos los conceptos. No requiere realizar una inversión inicial, como la matriculación, el IMC o el seguro, ya que se comienza pagando una cuota mensual. La carga financiera o tipo de interés se aplica exclusivamente sobre la amortización de los vehículos durante el plazo del contrato, y no sobre la totalidad del valor de los mismos al existir un valor residual. Elimina los posibles desajustes existentes entre los plazos de amortización legal y los de utilización real de los vehículos. Aumenta la liquidez al no inmovilizar recursos económicos en vehículos, que necesitan una continua renovación, ya que mediante otro sistema la empresa debería reservar fondos para hacer frente a la inversión necesaria en dicha renovación. Optimiza sus recursos humanos al destinarlos a actividades que realmente aportan valor añadido a su actividad principal, en lugar de destinarlos a gestionar una flota de vehículos. Los vehículos no figuran en el activo del balance de la empresa, ni la deuda contraída por su alquiler en el pasivo del mismo, lo que produce una mejora del Ratio de Endeudamiento (ROE), que establece la relación entre el patrimonio neto de una empresa y sus deudas, y el de Rentabilidad sobre Activos (ROA), que mide la rentabilidad producida por los activos de una empresa. Ventajas fiscales del renting Las cuotas mensuales netas pueden ser deducibles como gasto en el Impuesto de Sociedades. El IVA soportado en dichas cuotas mensuales será deducible en su totalidad en caso de que los vehículos se utilicen únicamente para fines empresariales. En caso contrario, como mínimo se presumirá deducible en un 50%. 40 Estrategia Financiera Nº 250 Mayo 2008

6 Desde el 1 de enero de este año ha entrado en vigor la aplicación del nuevo Plan General de Contabilidad. Este nuevo Plan (Norma de Registro y Valoración NRV- 8ª) plantea nuevas normas de contabilidad para las compañías arrendatarias, entre las que se encuentran las empresas de renting. En concreto, clasifica los arrendamientos como el renting en dos tipos, arrendamiento operativo y arrendamiento financiero. Si el arrendamiento se considera como operativo su régimen contable será el mismo que se aplicaba hasta la fecha para las meras cesiones de bienes. Es decir, el arrendador, titular jurídico del bien, deberá amortizar en función de su vida útil, registrando las cuotas recibidas por su cesión como ingreso por arrendamiento. El arrendatario, por su parte, contabilizará el pago de las cuotas por su uso y mantenimiento como un gasto de alquiler, sin reflejo alguno en el activo o pasivo del balance, tratándose como un gasto más. Para que un contrato de renting pueda considerarse un arrendamiento operativo es necesario que no deba conceptuarse a efectos contables como un arrendamiento financiero. A este respecto, la NRV 8ª del PGC establece un criterio general y una serie de presunciones legales para determinar en cada caso si el arrendamiento es financiero o no. El criterio general es que el arrendamiento se considera financiero cuando de las condiciones económicas de un acuerdo de arrendamiento, se deduzca que se transfieren sustancialmente todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad del activo objeto del contrato. En definitiva, cuando la mayor parte de los riesgos y beneficios relacionados con el activo arrendado los asuma el arrendatario y no el arrendador. Como no siempre es fácil delimitar en la práctica la aplicación de este criterio general, se establecen en el propio PGC una serie de supuestos concretos en los que se entiende cumplido el requisito general anterior y, por tanto, los arrendamientos habrán de ser calificados como financieros: Existencia de una opción de compra. En estos casos se considerará que el arrendamiento es financiero si el precio establecido para la opción hace que se pueda asegurar razonablemente que se ejercitará ésta a su vencimiento (por ejemplo, si el precio de ejercicio de la opción es simbólico o significativamente menor al valor residual estimado para el vehículo a la finalización del contrato de renting). los que la propiedad del activo se transfiere, o de sus condiciones se deduzca que se va a transferir, al arrendatario al finalizar el plazo del arrendamiento. Arrendamiento de duración similar a la vida útil del activo arrendado: Contratos en los que el plazo del arrendamiento coincida o cubra la mayor parte de la vida económica del activo, y siempre que de las condiciones pactadas se desprenda la racionalidad económica del mantenimiento de la cesión de uso.. Precio total del arrendamiento (a valor actual) cubra prácticamente el valor del bien arrendado: En aquellos casos en los que, al comienzo del arrendamiento, el valor actual de los pagos mínimos acordados por el arrendamiento suponga la práctica totalidad del valor razonable del activo arrendado. Arrendamiento de bienes especializados : Cuando las especiales características de los activos objeto del arrendamiento hacen que su utilidad quede restringida al arrendatario. Asunción por el arrendatario del coste de cancelación anticipada del contrato: El arrendatario puede cancelar el contrato de arrendamiento y las pérdidas sufridas por el arrendador a causa de tal cancelación fueran asumidas por el arrendatario. Otras ventajas del renting Simplifica la administración y contabilidad, ya que en una sola factura se recogen todos los gastos de los vehículos, y su contabilización resulta muy simple. Mejora la imagen de la empresa, su productividad y la seguridad de sus empleados al fomentar la renovación de los vehículos. Optimiza sus recursos humanos al destinarlos a actividades que aportan valor añadido a su actividad principal, en lugar de destinarlos a gestionar una flota de vehículos. 9 Inexistencia de una opción de compra. La nueva norma contable ha introducido una serie de presunciones adicionales que, de concurrir, calificarían el contrato como arrendamiento financiero aunque no exista una opción de compra. Los cinco supuestos que establece son: Transmisión final de la propiedad del activo al arrendatario: Contratos de arrendamiento en Nº 250 Mayo 2008 Estrategia Financiera 41