1 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x. Fecha de Versión: xx-xxx-xxxx

Transcripción

1 1 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

2 Contenido 1. Proceso Para la Inscripción de Materias: Conocer las Materiasque se deben Inscribir: Ingreso al Sistema Inscripción de Materias: Materias que se van a inscribir: Carrito de Compras Inscripción (sirve para inscribir materias) Baja de Clase Cambio de Clase Generar Factura de Matricula Consulta de Facturas Centro de Pago en Línea Pago en efectivo Pago en Línea: (Es un medio seguro) Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

3 1. Proceso Para la Inscripción de Materias: 1.1. Conocer las Materiasque se deben Inscribir: Consulta de Pensum: a. Para realizar una correcta inscripción de materias, es recomendable que conozca el pensum de la carrera que está cursando y las materias del semestre del cual desea inscribir, si no conoce bien su pensum lo puede descargar de la siguiente forma, debe ingresar a la página de la ECCI seleccionar del menú Programas y luego la opción Pregrados. b. Al ingresar a pregrados, seleccione el programa que está cursando haciendo clic sobre el nombre del programa. 3 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

4 c. Debe descargar el pensum haciendo clic sobre el botón que dice descargar Pensum. d. Ahora por favor identificar las materias que va a inscribir de su pensum ejemplo: si va a inscribir todo segundo semestre. 4 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

5 Cuando haya identificado las materias de su carrera que desea inscribir, debe ingresar al sistema de Información ARCA. 1.2 Ingreso al Sistema. a. Debe hacer clic sobre el link ARCA, ubicado en el menú lateral de la parte izquierda de la página de la ECCI, o digitando en su navegador la siguiente url: arca.ecci.edu.co b. Luego aparece la ventana de Login del sistema, para poder ingresar debe poseer un usuario y una contraseña. En caso de no saber su ID_Usuario y 5 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

6 Contraseña por favor enviar un solicitando estos datos a informatica@ecci.edu.co (enviar número de documento). 1.3 Inscripción de Materias: Codigos de las Materias que se Van a Inscribir: Nota:Para inscribir las materias debe conocer el código de las clases, para obtener esta información debe seguir los siguientespasos: 1. Debe hacer clic sobre Herramienta de Informes, para descargar el informe que quemuetsra el lisatdo de clases. 6 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

7 2. Hacer clic en la opción XML Publisher. 3. Hacer clic sobre Visor de Informe de Consultas 4. Luego en el campo que le aparece en blanco, digite la palabra CLASES (en minúscula o mayúscula) y haga clic en buscar. El sistema le mostrara el listado con los informes de las clases programadas por programa académico, debeidentificar la abreviatura de su programa académicopara su conocimiento Abreviatura de Programas Académicos : Abreviatura ESAI ESGIH ESGM ESPLI Programa Académico Esp. Automatización Industrial Esp. Gerencia Ing Hospitalaria Esp. Gerencia de Mantenimiento Esp. Producción y Logística 7 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

8 ESTI PRCI PRCP PRDM PREN PRIA PRIB PRIE PRIM PRIME PRIN PRIP PRIS PRLM PRMP TLARI TLCPM TLDA TLDI TLEI TLEM TLGC TLGCE TLMA TLMI TLMIP TLPI TLPL TLPPL TLSTC TPCEN TPDA Internacional Esp. Telecomunicaciones Inalámbricas Comercio Internacional Contaduría Publica Profesional Diseño de Moda Profesional en Enfermería Ingeniería Ambiental Ingeniería Biomédica Ingeniería Electronica Ingeniería Mecánica Ingeniería Mecatrónica Ingeniería Industrial Ingeniería de Plasticos Ingeniería de Sistemas Profesional Lenguas Modernas Mercadeo y Publicidad Tecnología Automatización y Robótica Tecnología Creación Producción de Moda Tecnología Desarrollo Ambiental Tecnología Desarrollo Informático Tecnología Electrónica Industrial Tecnología en Electromedicina Tecnología Gestión Contable Tecnología en Gestión de Comercio Exterior Tecnología Mecánica Automotriz Tecnología Mecánica Industrial Tecnología Mecánica Industrial Propedéutica Tecnología Gestión Procesos Industriales Técnico Profesional en Tecnología de Plasticos Tecnología en Procesamiento de Plasticos Tecnología en Soporte de Telecomunicaciones Comercio Exterior y Negocios Internacionales Desarrollo Ambiental 8 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

9 TPDE Desarrollo Empresarial Técnico Profesional en Diseño de TPDM Modas TPEI Electronica Industrial TPEM Electromedicina TPGC Gestión Contable Técnico Profesional en Lenguas TPLM Modernas TPMA Mecánica Automotriz TPMI Mecánica Industrial Técnico Profesional en Mercadeo y TPMP Publicidad TPMT Mercadotecnia TPSIS Técnico Profesional de Sistemas TPTC Telecomunicaciones CIENCIAS_BASICAS Ciencias Básicas VIRTUALES Aulas Virtuales TPMA_MEDELLIN Mecánica Automotriz Medellín TPEI_MEDELLIN Electronica Industrial Medellín TPDE_MEDELLIN Desarrollo Empresarial Medellín Nota: 5. Hacer clic en Ver Informe del programa al cual usted corresponde. Para las masterias de ciencias básicas se debe escoger ECCI_CLASES_CIENCIAS_BASICAS Para las materias de Aulas virtuales se debe escoger ECCI_CLASES_VIRTUALES Al hacer clic sobre el link de Ver Informe del programa seleccionado, le aparece la siguiente ventana. 9 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

10 6. Aquí debe escoger el ciclo Lectivo (CclLvo)haciendo clic sobre la lupa,este hace referencia al periodo académico en el cual va a inscribir sus materias para consultar los horarios ofrecidos y luego debe hacer clic en Aceptar. Los ciclos lectivos se componen de la siguiente nemotécnica: 1463->Segundo Periodo Académico de > Corresponde al año del periodo académico (2014). 6 -> Corresponde a la duración del periodo académico (6 meses). 3 ->Corresponde al periodo académico, (1 y 3 son periodos académicos normales), (2 y 4 son periodos académicos vacacionales). 10 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

11 Al hacer clic en el botón Acep, le aparecerá el listado de horarios ofertados por la coordinación para el ciclo lectivo seleccionado, el informe muetra la siguiente información. a. Grupo (Número de Grupo y Jornada) b. Ciclo Lectivo c. Programa d. Asignatura e. N de Clase f. Hora Inicial y Final de la clase g. Dias en los cuales se va a impartir la materia (Y = Hay clase y N = No hay Clase) h. Salon (Sede y número de Salón) i. Total Inscritos (número de personas inscritas en la materia) j. Total Cupos (Cantidad de estudiantes que pueden componer el curso, el coordinador en la mayoría de los casos guarda 5 cupos para repitentes) Ejemplo: En la imagen se puede observar que la asignatura Algebra líneal se imparte los días Martes y Jueves de 8 am a 10 am, debe observar si la clase seleccionada ainscribir tiene cupos disponibles (total cupos total inscritos = Cantidad de cupos libres), de lo contrario el sistema le arrojara un mensaje el cual le indicara que no hay cupos disponibles 11 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

12 Cuando haya identificado la asignatura a inscribir debe tener encuenta el número de clase, este número es importante debido a que es el que va a ingresar al momento de inscribir las materias para el pago de matricula. 7. Para la inscripción de materias debe seleccionar la opción Planificación Académica que se encuentra dentro del menú Autoservicio. 8. Luego hacer clic en Carrito de Compras Carrito de Compras Inscripción (sirve para inscribir materias). En esta opción podrá realizar la inscripción de materias, para cada semestre y/o cursos vacacionales. 1. Hacer clic en Carrito de Compras Inscripción, al ingresar encontrara una ventana donde podrá colocar el número de clase que desea inscribir esto lo debe hacer en el campo Instroducción N Clase. 12 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

13 Nota: Esto lo puede realizar cuando haya identificado la asignatura a inscribir, el cual obtuvo del informe anteriormente descargado del sistema.(ítem 1.3.1) 2. Una vez ingrese el número de clase debe hacer clic en Anadir 3. Al añadir la clase, le aparecerá la siguiente ventana con la información de la clase, para continuar haga clic en el botón Sig. 13 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

14 El sistema le confirmara que se añadió de forma correcta la asignatura al carrito de compras inscripción, cuando no encuentre ningún inconveniente. Nota: Este paso lo debe repetir con todas las materias que desee inscribir. 4. Para continuar con el proceso de inscripción, debe seleccionar las materias que desea inscribir, haciendo clic en el recuadro que estaen la columna que dice Seleccionar en cada materia que desea finalmente inscribir y matricular. 5. Hacer clic en el botón inscripción. 14 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

15 6. Para culminar el proceso de Inscripción de materias debe hacer clic en el botón Finalizar Inscripción. Nota: 1. Recuerde identificar los números de clase del informe que descargo en Herrameintas de Informe. 2. Si finalizo el proceso de inscripción y desea quitar alguna materia debe seguir los pasos del (Item 1.4) 3. Si finalizo el proceso de inscripción y desea cambiar una materia de horario debe realizar el proceso del (Item 1.5) Luego de realizar la totalidad de la inscripción de asignaturas que va a cursar para el siguiente ciclo lectivo, debe descargar la factura correspondiente a la matricula, el valor de esta factura dependerá del número de los créditos de las asignaturas que inscribió, debe estar pendiente del cronograma emitido por la ECCI para el pago de la misma. 15 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

16 1.4 Baja de Clase (Cancelar Materia) Esta opción le permitirá cancelar una o varias asignaturas que tenga inscritas o matriculadas que ya no desee cursar, debe estar muy seguro si en realidad desea cancelar alguna asignatura ya que este proceso después de realizado no es posible reversarlo (tener en cuenta las fechas en las cuales se puede realizar adición y cancelación de materias y cancelación dematerias) Al ingresar a la opción de Baja de Clase, le aparecerá el listado de materias que usted ha matriculado, para cancelar una o varias asignaturas debe seguir los siguientes pasos. 1. Seleccionar las materias haciendo clic en el recuadro que esta a mano izquierda de cada materia. 2. Luego hacer clic en el botón Baja de Clases Seleccionadas. 3. Debe hacer clic en el botón Finalizar Baja, para culminar con el proceso de baja de clase. 16 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

17 El sistema le mostrara el mensaje si fue o no posible la cancelación de la asignatura o asignaturas seleccionadas. Nota: Si la noficicación sale correcta quiere decir que ya esta dada de baja las masterias que usted ha seleccionado; si sale error, quiere decir que no se logro dar de baja la materia. 1.5 Cambio de Clase Esta opción le permite cambiar una clase que tenga matriculada por otra que usted desee sin tener la necesidad de cancelar una asignatura, teniendo en cuenta que la clase a seleccionar cumpla con el pensum o plan académico del programa que está cursando, ya que se verá afectado si selecciona una clase que no cumpla o este dentro de su plan académico. 17 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

18 Al Ingresar a la opción Cambio de Clase, le aparecerá el listado de materias que tiene matriculadas. Para buscar la misma clase pero en horario diferente debe tener en cuenta 1. El numero de curso de la asignatura (este número lo puede encontrar en la columna Clase ejemplo TCFNETL 5581: 1AM(3448), el número de curso es el 5581, para poderla buscar de forma más rápida y eficiente, 2. Debe seleccionar la clase del curso que desea cabiar. 3. Debe hacer clic en el botón buscar. 4. Debe colocar el número de curso (anteriormente identificado) en el campo N Curso 5. Hacer clic nuevamente en buscar. 18 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

19 Aquí podrá visualizar las clases ofertadas del curso buscado con diferentes horarios, 6. Debe seleccionar el que curso desea inscribir, teniendo en cuenta que el sistema validara si se le cruza el horario con otra asignatura. Haciendo clic en seleccionar clase. 7. Luego hacer clic en el botón Sig 19 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

20 8. El sistema le pedirá confirmación sobre las clases a cambiar, si está de acuerdo haga clic en Finalizar Cambio. 20 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

21 9. El sistema le notificara si fue correcto el cambio o no. 1.6 Generar Factura de Matricula Para Generar su factura de matricula debe estar seguro que ya ha inscrito todas las materias que desea ver el en periodo. Nota: Si usted realiza modificaciones en la inscripción de materias, debe generar una nueva factura debido a que puede variar el valor a pagar. a. Para generar su factura de Matricula: Una vez haya terminado de inscrbir las materias, debe seguir la siguiente ruta para este proceso: Autoservicio > Finanzas del Campus > Gen. Factura Matrícula 21 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

22 b. Debe hacer clic en Generar Matrícula. 22 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

23 c. Hacer clic en Guardar 2. Consulta de Facturas. En esta opción podrá descargar las facturas que le sean cargadas a su cuenta por diferentes conceptos como (matricula, nivelatorios, habilitaciones, certificaciones, etc). Nota: Puede realizar págo en línea o realizar su pago en efectivo (descargando la factura y llevándola a la entidad bancaria). 23 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

24 2.1 Centro de Pago en Línea Esta opción le permite descargar las facturas generadas a su usuario y cuenta con la posibilidad de realizar el pago en línea de cada una de ellas. Al ingresar a la opción de Centro de pago en línea encontrara el listado con las facturas que se han generado a su cuenta. 24 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

25 Para realizar el pago de cada factura cuenta con 2 opciones: Pago en efectivo a. Descargar la factura: Para realizar esta acción debe hacer clic sobre el número de factura. En la ventana que le aparece podrá visualizar la información correspondiente a la factura. b. Debe hacer clic en Generar Recibo de Pago, Tener en cuenta que para poder visualizar la factura, se debe tener las ventanas emergentes activas en su navegador (explorer, Firefox, Google Chrome, etc). 25 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x

26 c. Imprimir o guardar el recibo para llevarlo a la entidad Bancaria Pago en Línea: (Es un medio seguro) a. Debe seleccionar la factura a pagar y hacer clic en el botón Pagar en Línea. Nota:Luego le aparecerá la ventana del Asistente para pago en línea, aquí debe seguir los pasos que le indica este asistente, tener en cuenta que los datos a diligenciar en este asistente deben pertenecer al tarjetahabiente. 26 Instructivo para Estudiantes Proc. Inscripción Materias en ARCA Código: IN-GRI-00x Versión: 0x