MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL DE EMISIÓN Y CONSULTA

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1 "/</ MANUAL DE USUARIO DEL PORTAL DE EMISIÓN Y CONSULTA MA-PU-MU Contiene la descripción de tareas y secuencias para la emisión y consulta del aplicativo para la generación de CFDI. Vital Sistemas SA de CV Copyright (c), Vital Sistemas, S.A. de C.V Público

2 CONTROL DE CAMBIOS D EL DOCUMENTO Fecha Versión Responsable Descripción del cambio Mayo Luis Esquer Leal Primera emisión del documento. Julio Luis Esquer Leal Actualización de imágenes y contenido del documento. Septiembre Luis Esquer Leal Complementación de documento, cambio de imágenes y actualización de información. Junio Regina Esquer Leal Se adapta manual a versión 3.3 del aplicativo gratuito CONTENIDO Control de cambios del documento... 1 Objetivo... 2 Alcance... 2 Pasos para ingresar al Portal... 2 Recomendaciones para utilizar el portal Registro gratuito Pantalla principal Emisión de comprobantes Consultas Configuración Recuperar contraseña Datos de contacto Página 1 de 23

3 OBJETIVO Proporcionar la secuencia de acciones que puede realizar el usuario para realizar las actividades que permitan al contribuyente emitir sus CFDI a través de la aplicación gratuita de Vital Sistemas. ALCANCE A través del aplicativo gratuito el contribuyente podrá realizar: a. Introducción de datos fiscales, b. Emisión de la factura c. Consulta d. Obtener/cambiar contraseña e. Cancelación de facturas f. Cambio de datos de empresa PASOS PARA INGRESAR AL PORTAL 1. Entrar a 2. Iniciar sesión con el usuario de consulta o bien realizar el registro gratuito RECOMENDACIONES PARA UTILIZAR EL PORTAL Para un mejor funcionamiento utilizar aplicación en Google Chrome V 36.0 y Firefox V 31.0 (o en versiones superiores de ambos navegadores). Página 2 de 23

4 1. REGISTRO GRATUITO Para registrarse en la aplicación de emisión y consulta hacer clic en Registro Gratuito en la pantalla de Inicio. En la siguiente imagen se muestra en donde hacer clic. En seguida se abrirá una pantalla con todos los campos a llenar para el registro. Los campos obligatorios están marcados con asteriscos de color rojo (*). A continuación se listan los campos a llenar: RFC del Emisor (Conforme a las reglas de integración del RFC ya establecidas en el SAT para personas físicas y morales). Razón Social (Nombre legal que figura en la escritura o documento de constitución de la empresa) Código Postal (Lugar de Expedición) Régimen Fiscal de la empresa Teléfono: numero de la persona a quien se le va timbrar Contacto: Nombre de la persona que utilizará la aplicación de facturación Correo Electrónico de la persona que utilizará la cuenta Certificado digital CSD (Archivo.cer, verificar que no sea de la FIEL) Llave primaria CSD (Archivo.key, verificar que no sea de la FIEL) Contraseña CSD: contraseña de comprobante de sello digital Nombre de Usuario (Nombre con el cuál se iniciará sesión) Página 3 de 23

5 En cuanto estén todos los campos obligatorios completos (incluyendo el certificado digital CSD, la llave primaria CSD y la contraseña CSD) hacer clic en Registro. El siguiente paso consiste en aceptar el contrato de licencia con Vital Sistemas. Al tener los archivos de la FIEL adjuntados y la contraseña escrita hacer clic en Acepto Términos y Condiciones para aceptar y firmar electrónicamente el contrato y terminar con su registro. Página 4 de 23

6 Una vez que acepte los términos y condiciones, el sistema lo re-direccionará a la pantalla de inicio, si el registro fue exitoso, recibirá el siguiente mensaje en pantalla: Recibirá un correo electrónico con el usuario y contraseña así aplicación. como el contrato de uso de la Introduzca el usuario y contraseña que debió de haber recibido por correo electrónico en la pantalla de inicio para entrar al sistema. En caso de no haber recibido esta información favor de comunicarse a: soporte@pccvital.com.mx (81) Por motivos de seguridad, la aplicación le pedirá que cambie la contraseña que le fue asignada. Favor de introducir en el primer campo la contraseña actual, y en los dos siguientes campos escribir su nueva contraseña. Es importante que no copie y pegue la contraseña, ya que el aplicativo es sensible a espacios y mayúsculas y minúsculas. Página 5 de 23

7 La contraseña a introducir debe de seguir con las siguientes reglas: Mínimo 8 caracteres Minúsculas Mayúsculas Números (No consecutivos) Caracteres Especiales La contraseña no pudo haber sido utilizada con anterioridad Una vez que usted cambie la contraseña, deberá de iniciar sesión y se desplegará la siguiente pantalla principal: 2. PANTALLA PRINCIPAL 2.1 Pantalla de Inicio de sesión Página 6 de 23

8 2.2 Cambio de Contraseña Si el usuario requiere cambiar su contraseña debe hacer clic en la opción del menú principal Cambiar Contraseña. Es importante recalcar que el sistema no le permitirá al usuario tener la misma contraseña por más de tres meses ni repetir su contraseña. Estando en la pantalla de cambio de contraseña, el usuario deberá de escribir su contraseña actual así como su contraseña nueva dos veces. Si el usuario pierde su contraseña deberá de comunicarse a Vital Sistemas para verificación y recuperación de su cuenta. La nueva contraseña deberá de seguir las siguientes reglas de contraseña segura: Página 7 de 23

9 Mínimo 8 caracteres Minúsculas Mayúsculas Números (No consecutivos) Caracteres Especiales La contraseña no pudo haber sido utilizada con anterioridad 2.3 Cerrar Sesión Para cerrar la sesión, el usuario deberá de hacer clic en Cerrar sesión en el menú principal de la parte superior. El portal cerrará la sesión automáticamente después de diez minutos de inactividad. Página 8 de 23

10 3 EMISIÓN DE COMPROBANTES Para emitir facturas, el usuario debe de hacer clic en la opción Emisión de comprobantes del menú principal. La captura de datos para la emisión de facturas está dividida en cuatro pasos: 3.1 Datos Generales En esta parte se encuentran todos los datos referentes a la factura: Moneda: Moneda con la que se especificará el importe de la factura (Ejemplo: Peso Mexicano, Dólar Estadounidense, Euro). Tipo de Cambio: Relación de equivalencia entre la moneda elegida y el Peso Mexicano. (En caso de elegir peso Mexicano el tipo de cambio sería 1.00) Serie:Es el número de serie que utiliza el contribuyente para control interno de su información. Este campo acepta de 1 hasta 25 caracteres alfanuméricos Folio: Es el folio de control interno que asigna el contribuyente al comprobante,puede conformarse desde 1 hasta 40 caracteres alfanumericos. Fecha de factura: Fecha de expedición de la factura. Forma de pago: Forma en la que el cliente pagará la factura Página 9 de 23

11 Condiciones de Pago:Se pueden registrar las condiciones comerciales aplicables para el pago del comprobante fiscal,cuando existan estas y cuando el tipo de comprobante sea I (ingreso) o E (egreso). Metodo de Pago: Se debe registrar la clave que corresponda dependiendo si se paga en una sola exhibicion o en parcialidades. Régimen Fiscal: Régimen del emisor de la factura Confirmacion: es necesario solicitarle al PAC un código de confirmación bajo los siguientes escenarios: o El monto total de la factura en MXN supera el límite permitido. Actualmente el límite permitido para comprobantes de Ingresos es de 100,000,000 MXN o El tipo de cambio tiene una variación mayor al porcentaje de variación definido en el catálogo de monedas publicado oficialmente por el SAT 3.2 Datos de Cliente En esta parte se llena la información referente al cliente. RFC: Registro Federal de contribuyentes del receptor de la factura. Nombre: Razón Social o nombre del cliente. Residencia Fiscal:Receptor del comprobante sea un residente en el extranjero,se debe de registrar la clave del pais de residencia para efectos fiscales del receptor del comprobante. Numero de Registro de Identificacion Tributaria:Se captura el numero de registro de identidad fiscal del receptor del comprobante cuando este sea recidente del extranjero. Uso CFDI:es la clave que corresponde al uso que se le dara al comprobante fiscal del receptor. 3.3 Datos de Artículos Para agregar uno o mas articulos ala factura se debe precionar el boton agregar Página 10 de 23

12 Despues se abrira otra venta para empesar agregar los articulos En esta sección se van dando de alta los artículos a incluir en la factura, cada artículo se da de alta de forma individual y se especifica la siguiente información: Cve.Prod Y Serv:Clave del producto o servicio descrito enla seccion llamada parte. No.Identificacion:Es el numero de serie,numero de parte del bien o identificador del producto o servicio. Descripcion:se debe registrar la descripcion del bien o servicio correspondiente a la seccion llamada parte. Unidad:Es la clave de unidad de medida del bien o servicio. Página 11 de 23

13 Cantidad:Cantidad de bienes o servicios correspondientes. Valor Unitario:Puede conformarse de 1 hasta 1000 caracteres alfanumericos Descuento:importe de los descuentos aplicables a cada concepto IVA% Traslado: es el porcentaje de IVA trasladado del bien o servicio Tipo IEPS: cuando el bien o servicio lleva IEPS, es necesario seleccionar el tipo de IEPS que aplique en su caso (Exento, Tasa o Cuota) IEPS: Seleccionar el valor que aplique para el IEPS del bien o servicio IVA % Retencion: es el porcentaje de IVA retenido del bien o servicio ISR %:es el porcentaje de ISR (Impuesto sobre la renta) retenido del bien o servicio Cuando se termine de agregar los datos del articulo se debe dar click en Agregar para que aparesca en la lista de datos de articulos. Para quitar un artículo de la factura, simplemente oprimir el icono para Eliminar Eliminar artículo Para editar la informacion capturada de los datos del articulo se da click en el icono articulo. Editar Editar artículo Página 12 de 23

14 3.4 Introducir Totales de la Factura Los totales y subtotal son agregados de manera acutomatica despues que se agregar el articulo 3.5 Timbrar Factura Después de verificar que todos sus datos estén correctos, dar clic en el botón Guardar en la parte inferior derecha para timbrar la factura. Antes de timbrar la factura, el aplicativo realiza las validaciones correspondientes a la matriz de validaciones para el CFDI versión 3.3. Si hay algún error en las validaciones, dicho error va a aparecer en pantalla y tendrá que capturar de nuevo los datos de su factura. Página 13 de 23

15 4 CONSULTAS Para consultar las facturas emitidas en el sistema, hacer clic en el botón Consultas del menú principal. 4.1 Consultas En seguida se abrirá la siguiente pantalla: En la parte superior, debajo de Consulta de Documentos se despliegan los siguientes filtros de búsqueda: Página 14 de 23

16 Fechas: Estos filtros se utilizan para buscar facturas emitidas en un periodo determinado, (Ejemplo: de 01/01/ /06/2015; Formato de filtro: Día/Mes/Año). Fecha Inicio: Fecha inicial de búsqueda, es la fecha de Expedición de las facturas (Se trae por default el primer día del mes). Fecha Fin: Es la fecha final de búsquda (Se trae por default el último día del mes). UUID: Se utiliza para buscar el UUID de una factura determinada. Después de introducir los filtros requeridos hacer clic en Buscar para hacer la consulta. Campo de búsqueda: Este campo busca texto dentro de la tabla de facturas, se utiliza para busquedas rápidas de una consulta, si se requiere buscar un RFC específico, o UUID, etc. 4.2 Cancelar Facturas La opción de cancelación de una factura se encuntra en la sección de Consultas del menú principal. Para cancelar una factura el usuario debe seleccionar las facturas que se requieran cancelar seleccionando los recuadros de la primer columna en la tabla de consultas. Una vez seleccionadas las facturas oprimir el botón Cancelar en la parte superior de la tabla. Página 15 de 23

17 En la siguiente imagen se visualiza cómo se cancela la factura número 230 con UUID: 3C7176E D AD06C595. Una vez que se oprima el botón Aceptar, el sistema le desplegará un mensaje especificando que la factura fue cancelada con éxito. Página 16 de 23

18 4.3 Obtener XML de Factura Para exportar una factura a XML dar clic en Consultas del menú principal, después el usuario debe oprimir el botón XML de la respectiva factura a exportar. En las siguientes imágenes se ejemplifica cómo exportar la factura con número 130 (id) a XML. Para guardar el archivo XML, oprimir el botón derecho para ver el menú de opciones y hacer clic en Guardar Como : Elegir la ubicación del archivo así cómo el nombre y oprimir el botón Guardar : Página 17 de 23

19 4.4 Obtener PDF de Factura Para exportar una factura a PDF dar clic en Consultas del menú principal, después el usuario debe oprimir el botón PDF de la respectiva factura a exportar. En las siguientes imágenes se ejemplifica cómo exportar la factura con número 230 (id) a PDF. Para guardar el PDF, el usuario debe de oprimir el icono de guardar en la parte inferior derecha del archivo: Por consiguiente, elegir la ubicación del archivo así cómo el nombre y presionar el botón Guardar : Página 18 de 23

20 5 CONFIGURACIÓN Para modificar la información de la empresa o cambiar los archivos digitales, hacer clic en el botón Configuración del menú principal. 5.1 Configuración del Usuario El sistema le permitirá modificar toda la información relacionada con su empresa excepto el RFC. Para realizar cambios, reescriba o agregue la información necesaria y haga clic en Guardar Cambios. Página 19 de 23

21 Al realizar los cambios, el sistema le desplegará el siguiente mensaje: 5.2 Modificar Archivos Digitales Para modificar los archivos digitales (CSD) de la empresa. Hacer clic en el botón Modifica Archivos Digitales dentro de la sección Configuración Página 20 de 23

22 Adjuntar los archivos CSD (.cer) y (.key) e introducir la contraseña CSD. 6 RECUPERAR CONTRASEÑA En caso de extraviar la contraseña de acceso al aplicativo, hacer clic en la liga Olvidé mi contraseña en la pantalla de inicio de sesión. Página 21 de 23

23 En seguida se abrirá una ventana en la que el usuario deberá de introducir: RFC de la empresa a la que pertenece la cuenta Nombre de usuario Correo electrónico con el que se registró la cuenta **En caso de no contar con la información anterior, favor de comunicarse con el equipo de soporte de Vital Sistemas o bien pide asistencia por medio del chat de soporte (ver punto 2.4 de este manual). Después de introducir la información requerida hacer clic en el botón Recuperar contraseña, en la siguiente imagen se aprecia la ubicación de dicho botón: Si la información introducida coincide con los datos de la cuenta a recuperar se desplegará el siguiente mensaje: Por último, recibirá un correo electrónico como el de la siguiente imagen con una contraseña provisional para que inicie sesión al sistema y restablezca (cambie) de nuevo la contraseña. Página 22 de 23

24 En caso de no recibir dicho correo o de no poder reestablecer la contraseña comuníquese con nuestro equipo de soporte. DATOS DE CONTACTO Capitán Mariano Azueta No Fracc. La Florida Monterrey, N.L., C.P Tel. (81) soporte@vital.com.mx Página 23 de 23