CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA. Estudio Especial de Auditoría Interna

Transcripción

1 CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA Estudio Especial de Auditoría Interna Revisión de la Inversión de $ no reflejada en el saldo contable de la cuenta de Inversiones (Período: Enero 2006 a Diciembre 2006) INF-013 ( ) Setiembre, 2008

2 CONTENIDO I. ORIGEN... 1 II. OBJETIVO GENERAL... 1 III. ALCANCE... 1 IV. LIMITACIÓN... 1 V. ANTECEDENTES... 2 V. RESULTADOS... 4 VI. RECOMENDACIONES:... 7

3 I. ORIGEN El presente estudio se realizó como una ampliación del estudio de Inversiones realizado en el mes de junio (INF.05/ ), en el cual, por falta de información, no se pudo determinar las razones que tuvo la Administración para excluir de sus registros contables una inversión por un monto inicial de $ , mismo que ha ido aumentando conforme se ha capitalizado los intereses obtenidos. Dicha inversión se mantiene activa en el ente emisor a la fecha de la revisión. II. OBJETIVO GENERAL Determinar el registro hecho en la contabilidad en el período 2006, con el cual se excluye la inversión inicial de $ y que a la fecha no aparece registrada en los libros contables. III. ALCANCE La revisión abarcó del 01 de enero del 2006 al 31 de diciembre del 2006 de los registros y saldos contables de CONARE y sus programas, así como los estados de cuenta, generados por el ente emisor de inversiones, que muestren la certeza de las transacciones realizadas. Al no tener la disponibilidad del software de gestión contable donde se realizaron dichas transacciones, se recurrió a la Unidad de Cómputo para que brindara el acceso a los respaldos archivados. Se obtuvieron dos bases de datos, una elaborada con el sistema Marcosoft (enero 2006 a junio 2006) y otra del sistema Nexsys (junio 2006 a Diciembre 2006). La información que respalda este estudio procede de dichas bases de datos, así como de los Estados de Cuenta del período 2006, formulados por el ente emisor de las inversiones y algunos estados de cuenta de las cuentas bancarias que el CONARE tiene con el Banco Nacional. IV. LIMITACIÓN No se contó con los asientos físicos y respaldos de cada uno de los registros realizados en la contabilidad. Esta Auditoría se basó en los respaldos electrónicos de la información contable suministrados por la Unidad de Cómputo y en los estados de cuenta del ente emisor de inversiones que la Contabilidad mantiene archivados. INF-013 ( ) 1

4 V. ANTECEDENTES Cuenta Contable : Certificados a Plazo a) Al iniciar el período 2006, la cuenta : Certificados a Plazo mantenía un saldo de , equivalentes a $ Este monto se encontraba conformado por dos títulos del Sector Público adquiridos de la siguiente manera: Fecha de Adquisición o Renovación Monto Fecha de Vencimiento $ $ Observaciones Se arrastra una diferencia de por CD de $ renovado con $1.000 más y no registrados contablemente los $1.000 adicionados. $1.000*20= b) En el mes de enero 2006, se hizo la compra de una inversión por un monto de $ , equivalente a De esta manera el saldo al cierre del mes de enero 2006 ascendía a (se mantiene la diferencia de indicada en el cuadro anterior: $ $ = $ x TC 20= ) c) En el mes de marzo 2006, se adquirió un Título del Sector Público (Bono de Estabilización Monetaria), el cual fue adquirido con un Valor Facial de y un Valor Transado de Dicho título fue registrado en la cuenta de Certificados a Plazo sin hacer una separación de los certificados anteriormente adquiridos en dólares y el nuevo adquirido en colones. Tampoco se realizó el registro completo en la contabilidad, simplemente se cargó a la cuenta de Certificados a Plazo contra la cuenta del Banco, dejando de registrar las cuentas contables afectadas por la diferencia de ,00 ( , ,00). d) En el mes de Octubre 2006 (fecha 10/10/2006), se vence el Título del Sector Público (Bono de Estabilización Monetaria adquirido en marzo 2006) cuyo monto registrado fue de ,00. Mediante oficio OPES 278-SA, la Administración solicita que dicha liquidación se re-invierta pero en Diner Fondos de BN Valores. No obstante, en ese mes no se realiza el asiento de diario para liquidar la inversión de la cta Certificados a Plazo. Solamente se hace la re-inversión y no así el registro respectivo en la cuenta de INF-013 ( ) 2

5 Inversiones en Colones (Diner Fondos de BN Valores) por la nueva inversión, por lo que quedaron pendientes de realizar los asientos correspondientes, para mostrar los saldos correctos en la cuenta Mayor de Inversiones. e) El saldo al 31 de octubre del 2006 en la cuenta de Certificados a Plazo ascendía a ,00 conformados por: DESCRIPCIÓN MONTO REGISTRADO Certificados en Dólares ,00 Certificado en Colones ,00 TOTAL ,00 Este mismo monto se mantuvo en el mes de Noviembre 2006, sin ninguna compra ni registro adicional. f) En el mes de Diciembre del 2006, se procedió con la confección de varios asientos para depurar las cuentas de Inversiones como parte del cierre económico y presupuestario de CONARE y sus programas. No obstante, no se evidencia la confección mensual de conciliaciones de la cuenta de inversiones; mismas que al ser confeccionadas por esta auditoría, mostraban diferencias, falta de registros de intereses, y otros ajustes, provenientes desde el mes de enero del El movimiento neto de los ajustes registrados en el mes de diciembre de 2006 por la contabilidad aumentaron y disminuyeron las cuentas por el siguiente monto: Código Cuenta. Débitos Créditos Banco Nacional Inversiones en Colones Certificados a Plazo Inversiones ORE Intereses Títulos Valores Intereses Cuenta Corriente Los asientos que resumen estos movimientos son los números: BN12, 001, 006, 010, 011, 012, 013, 016, todos del mes de diciembre g) Los intereses de la Cuenta de Inversiones en Colones (generados por Diner Fondos) desde enero 2006 hasta diciembre 2006, fueron registrados hasta el mes de diciembre del 2006 por un monto de ,70, monto que fue INF-013 ( ) 3

6 verificado por esta auditoría y solo se mostró una diferencia de 2.466,69 registrada de más en la contabilidad. h) Los intereses de todo el período 2006, generados por la inversión en dólares de $ registrada en enero 2006 en la cuenta de Certificados a Plazo, no fueron capitalizados en la contabilidad al cierre del período Aunque cada vez que se renovó la inversión (abril, julio y noviembre) la Administración solicitó, mediante oficio, que dichos réditos fueran capitalizados, el ente emisor sí procedía a aumentar la inversión pero no se hacía el correspondiente ajuste en la contabilidad. El monto por los intereses de esta inversión, no registrados en la contabilidad en el 2006 ascendía a $ DESCRIPCIÓN DEL TÍTULO MONTO $ MONTO CDP DESMATERIALIZADO EN $ $ , ,00 Intereses generados hasta Abril 2006 $1.194,37 Intereses generados hasta Julio 2006 $1.277,39 Intereses generados hasta Nov 2006 $2.040,92 TOTAL INTERESES SIN REGISTRAR $4.512,68 i) Dentro de los ajustes mencionados en el punto f), se encuentra un ajuste realizado por la contabilidad en la cuenta de inversiones por un monto de utilizando como contrapartida la cuenta Intereses Cuenta Corriente de cuenta que no tiene relación con los registros de inversiones. V. RESULTADOS Con base en lo aclarado en los puntos anteriores, esta auditoría presenta las siguientes conclusiones como resultado del estudio especial realizado en la cuenta de Inversiones: a) Existe una diferencia que proviene desde el de $1.000 equivalente a , no registrados al renovar la inversión de $ ,00 con $1.000 más. El ajuste para aumentar la cuenta de inversiones no fue realizado en la contabilidad y afectó la cuenta Certificados a Plazo b) No se realizó correctamente el registro y liquidación de la inversión en Bonos de Estabilización Monetaria en la cuenta de Certificados a Plazo INF-013 ( ) 4

7 200, adquirido en el mes de marzo 2006 y liquidado en el mes de octubre 2006 por un monto de ,00. De esta manera, se distorsionaron los saldos correctos que debía mostrar la contabilidad, dejando de registrar un monto de ,00, como se muestra en el cuadro siguiente: MOVIMIENTO CUENTA FECHA MONTO OBSERVACION Certificados a Plazo: Compra de Inversión en Bono de Estabilización Monetaria, con descuento. Certificados a Plazo: Liquidación de Inversión en Bono de Estabilización Monetaria Descuento y rendimiento del Bono de Estabilización Monetaria. Inversiones en Colones: Reinversión en Diner Fondos (monto proveniente de la Liquidación del Bono de Estabilización Monetaria) , , , ,00 Registro en la contabilidad únicamente por ,00. (Valor transado) Liquidación no registrada en la Contabilidad por un monto de ,00. Se hicieron varios ajustes en el mes de Diciembre 2006, que no corrigieron satisfactoriamente la omisión del registro inicial. Monto no registrado oportuna y correctamente Monto no registrado en la contabilidad en el mes de Octubre 2006, en la Cuenta de Inversiones en Colones fecha en la que se solicitó la reinversión. Se registró hasta diciembre 2006 con los ajustes hechos en la cuenta de Certificados a Plazo y que se traspasaron a la cuenta de Inversiones en Colones. c) En el mes de diciembre del 2006 se realizaron varios ajustes que no fueron los apropiados para ajustar los saldos correctamente. Tal es el caso que, aunque los montos estaban bien identificados en la cuenta Certificados a Plazo al 30 de noviembre 2006, y ascendía a ,00, de esta manera: DESCRIPCION Certificados en Dólares (Certificados de Deposito a Plazo) Certificado en Colones (Bono de Estabilización Monetaria) MONTO REGISTRADO , ,00 INF-013 ( ) 5

8 TOTAL ,00 Mediante AD 016 se acredita dicha cuenta por un monto de , suma que contenía la totalidad del Certificado en Colones y una parte de los Certificados en Dólares, que no debían ser acreditados ya que aún no vencían (esta cuenta únicamente podían ser ajustada para agregar los $1.000 comentados en el punto a) ). Con este ajuste se disminuyó la cuenta Certificados a Plazo en ,00 y que equivalen a $ (al tipo de cambio de 20 x $1). Este Asiento no procedía, lo que correspondía era registrar correctamente el Bono de Estabilización Monetaria y su respectivo descuento y rendimiento. d) Para ajustar la cuenta de Inversiones en Colones (Diner Fondos), la contabilidad elaboró un ajuste adicional por un monto de ,00, utilizando como contrapartida la cuenta de Intereses Cuenta Corriente , cuenta que no tiene relación con los movimientos registrados y el tema tratado, ya que no coincidía con el Estado de Cuenta del ente emisor Este asiento no procedía, lo que correspondía era registrar correctamente el Bono de Estabilización Monetaria y su respectivo descuento y rendimiento en la cuenta de Certificados a Plazo, y luego hacer el asiento en la Cuenta de Inversiones en Colones (Diner Fondo) por la reinversión en esa cuenta procedente del Bono liquidado. e) Tomar en cuenta que los ajustes hechos por ,00; ,00 y la omisión del registro de $1.000 ( ,00) suman ,00 que equivale al 99.7% de la diferencia no registrada de en el punto b) por ,00. La diferencia restante también fue identificada, pero no se indica para no distorsionar el objeto del estudio. f) En todo el período 2006 no se observó en la contabilidad el registro de los intereses capitalizados por la inversión de $ , mismos que ascendía a $ equivalente a (considerando el tipo de cambio de 20 x $1 con el que se venía operando). INF-013 ( ) 6

9 A continuación se muestran los meses en que se obtuvieron dichos rendimientos: DESCRIPCIÓN DEL TÍTULO MONTO $ CDP DESMATERIALIZADO EN $ $ ,00 Intereses generados hasta Abril 2006 $1.194,37 Intereses generados hasta Julio 2006 $1.277,39 Intereses generados hasta Nov 2006 $2.040,92 TOTAL INTERESES SIN REGISTRAR $4.512,68 VI. RECOMENDACIONES: A la Administración: Con base en los resultados expuestos y las aclaraciones presentadas, proceder a realizar los ajustes correspondientes e informarlo a las dependencias y entes que corresponda. INF-013 ( ) 7