SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE COMONFORT, GTO: CONSIDERANDO:

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1 SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE COMONFORT, GTO: CONSIDERANDO: Que el H. Ayuntamiento del municipio de Comonfort, Guanajuato a través del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de Comonfort, tiene como objetivo supervisar el uso adecuado de los recursos públicos en cuanto a su adecuado uso, control y resguardo en los conceptos de inversión y adquisición de bienes muebles e inmuebles. En este sentido, el presente instrumento normativo tiene como premisa establecer disposiciones con criterios para la integración y delimitación de responsabilidades, respecto a la información en materia de adquisición de bienes muebles e inmuebles. Ante ello, en el presente Manual para la Integración, Control y Resguardo de los Bienes Muebles e Inmuebles, se establecen criterios de simplificación administrativa, así como características de control de la información, además de los principios de transparencia, de legalidad, así como su resguardo y rendición de cuentas, los cuales se promoverán a lo largo de la actual administración pública dentro del marco de actuación de las Dependencias de la Administración Pública Municipal.

2 MANUAL PARA EL USO, CONTROL Y RESGUARDO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL SISTEMA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE COMONFORT,GTO. Adquisiciones DISPOSICIONES GENERALES BIENES MUEBLES 1. La adquisición de bienes muebles deberá llevarse a cabo, de acuerdo a las necesidades de equipamiento de las diferentes áreas, los responsables o encargados de éstas, las presentarán al Director, para su autorización, y cuando se tenga su visto bueno se procederá a incluirlo en el presupuesto de egresos, para la programación de su compra. Para realizar el pago de la adquisición de un bien mueble, la póliza de egresos deberá contener la siguiente documentación soporte: a) Requisición de compra. b) Orden de compra. c) Comprobante fiscal con todos los requisitos fiscales vigentes de acuerdo al Código Fiscal de la Federación y demás ordenamientos Federales y Estatales que correspondan. d) Formato de resguardo del bien mueble. Debidamente requisitado (Anexo 1) e) Evidencia del alta tanto en el inventario, como en registros contables. 2. La compra se llevará a cabo de acuerdo al monto del bien mueble a través de la Dirección y/o Coordinación Contable Administrativa. 3. Cada que se lleve a cabo la adquisición de un bien mueble, en el área de Coordinación Contable Administrativa, deberán elaborar el formato de Resguardo (Anexo 1) con los requisitos contenidos en el numeral 2 del apartado de Resguardos. 4. El Responsable de Inventarios, deberá incluir la adquisición de dicho bien en su Inventario de Bienes Muebles, en un plazo no mayor a 30 días hábiles a la fecha de la adquisición. 5. Así también en la Coordinación Contable Administrativa, deberán hacer el registro contable del bien adquirido en el Activo Fijo para aquellos bienes cuyo costo de adquisición sea igual o superior a 35 Unidades de Medida de Actualización (UMA), y deberá der identificable para efectos de conciliación contable. 6. Para el caso de adquisición de bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario (con IVA incluido) de adquisición sea inferior a 35 Unidades de Medida de Actualización (UMA), se les dará el tratamiento del gasto del

3 período, no omitiendo el control de los mismos, para efectos del resguardo se le nombrará RESGUARDO ECONÓMICO y el responsable tendrá las mismas obligaciones que la de un bien mueble a diferencia de que este no llevará un número de activo. (Anexo 3). 7. En el caso de adquisiciones por donación, igualmente se darán de alta en el inventario, así como en los registros contables, asignando su valor de acuerdo a las disposiciones publicadas por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, y por su órgano técnico el CONAC (Consejo Nacional de Armonización Contable). Las actas de donación o contratos o convenios serán el documento soporte de posesión del SMDIF de los bienes muebles. 8. En el caso de bienes adquiridos en Comodato estos no formarán parte del Patrimonio del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de Comonfort, pero si se deberá llevar un control por separado e integrar junto con cada resguardo en Contrato de Comodato y demás documentación soporte. (Anexo 2). 9. En relación al equipo de transporte y maquinaria, corresponde a la Dirección promover y gestionar los trámites respectivos ante las dependencias correspondientes para su correcto funcionamiento y operación tales como: trámite de placas, tarjeta de circulación, darlo de alta en la flotilla de seguros, etc. 10. Corresponde al área de Dirección mantener actualizado el parque vehicular del SMDIF con las características contenidas en el Anexo 4, así como a los responsables de cada área en los que se tenga asignado vehículo, vigilar que las pólizas de seguros de las unidades estén vigentes y mantener el control de las fechas de vencimiento de las mismas, así como vigilar que la verificación vehicular de las unidades sean efectuadas en tiempo y forma, y que cuenten con la documentación necesaria para poder efectuar los trámites correspondientes en caso de un siniestro. Resguardo 1. Es obligación del Responsable de Inventarios elaborar el resguardo de cada uno de los bienes muebles que constituyen el patrimonio del SMDIF de acuerdo al formato que para tales efectos se diseñe. (Anexo 1) 2. El resguardo deberá contener los siguientes datos: a) Número control del resguardo. b) Número de Activo (debe ser el número que emite el sistema de contabilidad) c) Etiqueta adherida al bien mueble la cual deberá contener como mínimo el logotipo del DIF, área a la que esta adscrito y los datos del inciso a y b anteriores. d) Fotografía del bien mueble. e) Descripción detallada del bien mueble. f) Número de serie. g) Modelo. h) Marca.

4 i) Color. j) Costo de Adquisición (con IVA incluido). k) Nombre y firma del empleado o funcionario que custodiará dicho bien. l) Nombre y firma del Director. m) Lo demás datos que se consideren necesarios para el buen control. 3. El Resguardo original se encontrará en el expediente de Activo Fijo de la Coordinación Contable Administrativa, una copia se entregará al empleado que tiene a su cargo la custodia del bien mueble y otra copia más se encontrará en la póliza contable donde se adquirió el bien. 4. En el caso de vehículos y maquinaria, adicional se deberá anexar en el expediente del activo fijo la póliza de seguro, y el comprobante de pago de derechos y placas oficiales. 5. Es responsabilidad de cada Responsable de Área notificar mediante oficio al Responsable de Inventarios en un plazo máximo de 10 días hábiles posteriores al hecho, de los cambios o intercambios de bienes muebles entre Áreas, a efecto de que se elabore el nuevo formato de Resguardo y la corrección al listado del inventario, así como el registro contable que corresponda. 6. Todos los bienes muebles sin excepción alguna deberán contar con su respectiva etiqueta de resguardo para efectos de poder identificar el bien. El Responsable de Inventarios en conjunto con el área a la que se encuentre adscrita el bien mueble son responsables de vigilar y mantener que cuenten con su debida etiqueta debiendo ser proporcionada por la Responsable de Inventarios y el etiquetado podrá efectuarse por ambas dependencias. Mantenimiento 1. Es responsabilidad de cada Encargado de Área mantener en óptimo estado los bienes muebles a su cargo, para lo cual deberá de darse el mantenimiento preventivo oportunamente, para la adecuada conservación de los bienes muebles que forman parte del patrimonio del SMDIF, así como llevar una bitácora de mantenimiento con la información histórica de los mantenimientos que se le hayan realizado al bien mueble en cuestión. 2. Cuando por negligencia o mal manejo de un bien mueble, no se le haya dado el mantenimiento oportuno y apropiado, así como por un uso inadecuado del bien en cuestión, se hará el cargo al empleado o funcionario, se deberá levantar un acta de hechos y el empleado o funcionario en cuestión deberá firmar oficio de aceptación de los descuentos que se realicen a su nómina, a efecto de resarcir el daño ocasionado al SMDIF. 3. El mantenimiento relativo a equipo de cómputo y copiadoras, deberá ser informado al Responsable de Inventarios, quien evaluará si pueden hacerlo en el propio departamento de informática o si tendría que ser remitido con algún proveedor especialista en forma externa.

5 4. En lo relativo al manejo y control de los mantenimientos de los vehículos oficiales y maquinaria se estará a lo que dispone el Manual para la integración de la Información en materia del Gasto Corriente. Bajas 1. Es responsabilidad de cada Encargado de Área notificar al Responsable de Inventarios sobre los bienes muebles que dejen de ser útiles, ya sea porque se hayan descompuesto o por el desgaste o transcurso del tiempo. Pare efectos de solicitar la autorización al H. Ayuntamiento de la baja así como el destino del mismo estableciendo un período de seis meses para emitir el detalle de bajas. 2. En el caso del equipo de cómputo deberá mediar un dictamen del Responsable de Informática del área de presidencia donde el cómo área técnica valide el equipo a dar de baja. Y para el caso de solicitud de baja de una unidad de transporte se deberá anexar el dictamen de uno o varios peritos autorizados que avalen dicha baja. 3. Respecto de los bienes muebles inservibles que tenga el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de Comonfort, bajo el esquema de donación, de igual forma se notificará en la misma forma del numeral Respecto de los bienes muebles inservibles que tenga el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de Comonfort bajo el esquema de comodato con cualquier institución, sobre dichos bienes, de igual forma se notificará al H. Ayuntamiento, pero físicamente serán devueltos a la entidad que los haya otorgado en la modalidad de comodato y bajo los requisitos formales y legales que ellos establezcan, o bien de acuerdo a las cláusulas del contrato. 5. En caso de los bienes muebles e inmuebles que puedan ser vendidos en el estado en el que se encuentran, se sujetará invariablemente a lo establecido en los artículos 212 y 213 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato vigente. 6. Los bienes muebles que por una causa fortuita sean robados o extraviados; el empleado o funcionario a cuyo cargo se encuentre resguardado el bien mueble, deberá presentar denuncia ante el Ministerio Público, en un plazo máximo de 24 horas siguientes a la que ocurrió el robo, a efecto de poder dar de baja el bien. Debiendo presentar a la Coordinación Contable Administrativa el Acta del Ministerio público certificada, junto con el oficio de solicitud e informe de baja firmada por el responsable y por el director. Si se llegara a comprobar que por negligencia del funcionario el bien fue extraviado o robado; este será el responsable directo y tendrá la obligación de efectuar la reposición del bien cuyo importe sea el

6 equivalente al valor en libros del bien mueble al momento del robo o extravío. Para tales efectos el empleado o funcionario firmará un convenio con la Coordinación Contable Administrativa, donde acepta el monto, forma y plazo no mayor a un año, de llevar a cabo los descuentos. 7. Los bienes muebles que se pierdan por falta de precaución, por negligencia o por dolo del empleado o funcionario que resguarde dicho bien, el funcionario, está obligado a resarcir el daño patrimonial al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de Comonfort, hasta por un importe equivalente al valor en libros. Para tales efectos el empleado o funcionario firmará un convenio con la Coordinación Contable Administrativa, donde acepta el monto, forma y plazos de llevar a cabo los descuentos, no mayor a un año. Si como resultado de un inventario físico hubiera faltante de bienes muebles y estos no fueron notificados a la Coordinación Contable Administrativa de acuerdo al numeral 2, 7 y 8 de este apartado, el funcionario responsable tendrá la obligación de efectuar la reposición de bien cuyo importe sea el equivalente al valor en libros del bien mueble al momento del robo o extravío. Para tales efectos el empleado o funcionario firmará un convenio con la Coordinación Contable Administrativa, donde acepta el monto, forma y plazo de llevar a cabo los descuentos, no mayor a un año. 8. La Contraloría Municipal como órgano interno de control, validará los bienes que causen baja, siempre cuando estos ya hayan autorizados previamente en Sesión del H. Ayuntamiento, los cuales serán entregados físicamente para enviarlos al destino autorizado por dicho órgano colegiado. Inventarios 1. Es responsabilidad de cada Encargado de Área hacer inventario físico de los bienes muebles que le fueron entregados cuando tomó el puesto, así como las altas y notificar los traspasos de bienes a otras dependencias, y las bajas oportunamente. 2. Cuando se de el supuesto de que en el transcurso de la administración en turno se de un cambio de titular en alguna de las áreas, el Encargado saliente deberá realizar el inventario de todos sus bienes muebles tal como los recibió, además de considerar las altas, traspasos y las bajas, a efecto de que su inventario de bienes se encuentre actualizado al momento de entregar al Encargado entrante. 3. La Coordinación Contable Administrativa es responsable de que el inventario de bienes muebles actualizado se encuentre registrado en la contabilidad, de acuerdo a las disposiciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. 4. El Responsable de Inventarios en coordinación con la Coordinación Contable Administrativa, integrará el inventario físico final que será incluído en el proceso de Entrega-Recepción, en colaboración con cada uno de

7 los Encargados de las diferentes dependencias como se señala en el punto uno de éste apartado. 5. Es responsabilidad de cada Encargado de Área que el inventario de bienes muebles actualizado este debidamente registrado en el SERMEG (Sistema de Entrega Recepción del Estado de Guanajuato). Que es el software auxiliar que sirve como herramienta para el óptimo proceso de la Entrega-Recepción de la Administración, así también cuando hay un cambio de titular de alguna área en el transcurso de la administración. 6. Los diferentes órganos de vigilancia y control, podrán llevar a cabo los inventarios de bienes muebles cuando lo consideren necesario de acuerdo a sus planes de trabajo y revisión de las áreas, de acuerdo a sus facultades. 7. Todo los bienes muebles a efectos de poder ser sustraídos de las instalaciones del SMDIF u otras áreas donde son, deberán contar con la autorización del jefe inmediato del funcionario responsable, de lo contrario si ocurriera algún siniestro ya sea robo, extravío, avería, uso indebido etc., sin excepción alguna, el responsable directo será el funcionario y surtirá los mismos efectos que en el punto 7 y 8 del apartado de bajas. Control y Vigilancia 1. La Contraloría Municipal, como órgano de control interno llevará a cabo las revisiones que considere necesarias, así como los inventarios parciales y/o totales a las áreas en los tiempos que ellos requieran llevarlos a cabo. 2. Los demás organismos de control y vigilancia, estatales o federales, dentro de sus facultades podrán llevar a cabo las revisiones y validaciones de los bienes muebles que formen parte del patrimonio del SMDIF. 3. La Coordinación Contable Administrativa en conjunto con el Responsable de Inventarios emitirán previa solicitud del Director, la carta de liberación de bienes para el caso de los funcionarios y empleados dejen de laborar, independientemente del motivo de su separación. 4. La verificación de la existencia de los bienes que se señalan en el punto anterior deberá ser efectuada y validada por el Responsable de Inventarios. 5. La carta de liberación de bienes debe contener el detalle de los bienes así como número de resguardo de los mismos y ésta deberá ir firmada por el Responsable de Informática e Inventarios y el Responsable del área a la que pertenecía el empleado.

8 DISPOSICIONES GENERALES BIENES INMUEBLES Adquisiciones 1. La adquisición de bienes inmuebles deberán llevarse a cabo, de acuerdo a las necesidades de compra de reservas territoriales, afectaciones. Para lo relativo a las afectaciones se deberá contar con la autorización del Director. En todos los casos contar con la partida presupuestal correspondiente para poder realizar la compra del inmueble. Para realizar el pago de la adquisición de un bien inmueble, la póliza de egresos deberá contener la siguiente documentación soporte: a) Convenio de compra-venta elaborado por Dirección, en donde consten las dimensiones del inmueble y las firmas del Director, así como el enajenante. b) Copia de la Escritura Pública notariada de la enajenación del inmueble a favor del SMDIF, con la evidencia del trámite ante el Registro Público de la Propiedad. c) Registro catastral del inmueble en la Dirección de Catastro e Impuesto a la Propiedad Inmobiliaria. d) Evidencia del alta en el inventario, así como del registro contable del bien adquirido como activo fijo. 2. Para la adquisición de un bien inmueble debe haber de por medio un convenio de compra-venta elaborado por la Dirección, en donde consten las dimensiones del inmueble y las firmas del Director, así como el enajenante. 3. En la Coordinación Contable Administrativa deberán incluir la adquisición de dicho bien en el Inventario de Bienes Inmuebles a más tardar 30 días posteriores a la notificación del mismo. 4. Es obligación del Director dar aviso e información necesaria a la Coordinación Contable Administrativa sobre las afectaciones que se le hagan al control de Inventarios de bienes inmuebles y al patrimonio del SMDIF, de tales adquisiciones ya sea las realizadas a través de una compra, donación, etc. 5. Las escrituras originales deberán ser archivadas bajo llave en la Dirección y en la póliza contable sólo debe archivarse una fotocopia. 6. En el caso de adquisiciones por donación, igualmente se darán de alta en el inventario, así como en los registros contables, asignando su valor de acuerdo a las disposiciones publicadas por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, y por su órgano técnico el CONAC (Consejo Nacional de Armonización Contable). Las actas de donación

9 o contratos serán el documento soporte de posesión del SMDIF de los bienes inmuebles, en tanto no se tenga la escritura pública que avale el dominio pleno a favor del municipio. El Director, será el responsable de integrar la documentación que conlleve a la adquisición del bien inmueble, hasta la obtención de la escritura pública. 7. En cuanto al registro catastral del inmueble en la Dirección de Catastro e Impuesto a la Propiedad Inmobiliaria, el Director es el responsable de enviar la información requerida para efectos dar la apertura en padrón catastral del municipio, en un plazo no mayor a 30 días posteriores a la de fecha de adquisición del inmueble. Bajas 1. Los bienes inmuebles se darán de baja, sólo por enajenación que autorice el H. Ayuntamiento para llevar a cabo las obras de infraestructura del propio Municipio, o para entidades con la debida justificación. De acuerdo a lo establecido en los artículos 229, 230, 231 y 232 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato vigente. 2. Para el caso de donaciones otorgadas por el municipio esta se dará en los términos de los Artículos 206, 207 y 208 de la Ley Orgánica Municipal para el estado de Guanajuato vigente. 3. Cuando el H. Ayuntamiento autorice la baja de un bien inmueble, ya sea por enajenación o por donación, se llevarán a cabo los trámites legales para la escrituración del inmueble a favor de la entidad que corresponda corriendo los gastos por cuenta del beneficiario estando en el entendido que pudiera ocurrir una reversión de la donación de acuerdo a los supuestos contenidos dentro de los artículos 207 y 208 de la Ley Orgánica Municipal para el estado de Guanajuato vigente. 4. Corresponde al Director informar en un plazo no mayor a 30 días las modificaciones realizadas a los inmuebles: a) Para donaciones ya sea favor del SMDIF o bien las efectuadas por el mismo, se debe informar en forma simultánea a la Coordinación Contable Administrativa y al Responsable de Inventarios para realizar el registro dentro del Patrimonio y realizar el alta en el padrón catastral respectivamente. b) Anexar el Acta de H. Ayuntamiento donde se autoriza la donación contenida en el inciso anterior la cual servirá como soporte para realizar los movimientos. 5. La Coordinación Contable Administrativa deberá dar de baja el inmueble que haya sido enajenado o donado, de su inventario, así también deberá darlo de baja de los registros contables. 6. La Contraloría Municipal como órgano interno de control, validará los bienes inmuebles que causen baja, y verificará el proceso de enajenación o donación que considere necesario dentro de sus facultades.

10 Inventarios 1. Es responsabilidad de la Coordinación Contable Administrativa tener actualizado el inventario de bienes inmuebles, así como del registro contable de los mismos, con los valores establecidos según los criterios de la Ley General de Contabilidad Gubernamental y de su órgano técnico el CONAC (Consejo Nacional de Armonización Contable). 2. Para el caso de los bienes inmuebles que sean utilizados por Dependencias o Instituciones externas, sin excepción alguna, deberá contar su expediente con el contrato de comodato, el cual debe especificar entre otros, el uso que se le dará al mismo, así como el periodo de duración del mismo, firmado por el Director y el comodatario. 3. Corresponde al Director, realizar y actualizar los contratos de comodato establecidos en numeral anterior. En los términos del Artículo 206 de la Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato vigente. 4. Los diferentes órganos de vigilancia y control, podrán llevar a cabo los inventarios de bienes inmuebles cuando lo consideren necesario de acuerdo a sus planes de trabajo y revisión de las áreas, dentro de sus facultades. Control y Vigilancia 1. La Contraloría Municipal, como órgano de control interno llevará a cabo las revisiones que considere necesarias, así como los inventarios parciales y/o totales. 2. Los demás organismos de control y vigilancia, estatales o federales, dentro de sus facultades podrán llevar a cabo las revisiones y validaciones de los bienes inmuebles que formen parte del patrimonio del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Municipio de Comonfort.