Planeación de una presentación eficaz

Transcripción

1 Planeación de una presentación eficaz por Ma. de la Luz Mendoza Antes de empezar a crear una presentación a través de un programa computacional como Microsoft PowerPoint es importante que realices previamente la planeación de la misma, en la que debes considerar aspectos como el tiempo y lugar en la que la efectuarás, los recursos tecnológicos con los que cuentas, la finalidad de la presentación, el público al que va dirigida, entre otros. La planeación de una presentación tiene como finalidad el que consideres todos los aspectos relevantes que influenciarán en la misma, a fin de tener el éxito que se espera. Puedes encontrar una gran variedad de sugerencias y recomendaciones para la planeación de una presentación, sin embargo entre las más interesantes son las que mencionan Beskeen, Cram, Duffy,, Friedrichsen & Reding (2005) y son: Determinar el propósito de la presentación. Precisar el mensaje que quiere comunicar, asignar a la presentación un título significativo y resumir su mensaje. Determinar el público y la ubicación de la comunicación. Determinar el tipo de salida que comunica mejor su mensaje, considerando las restricciones de tiempo y la disponibilidad de equipo de cómputo. Definir un aspecto para su presentación que comunique su mensaje y Determinar cuáles materiales adicionales serán útiles en la presentación (p. 462). A continuación se explican cada una de estos puntos para la planeación de una presentación: 1. Determinar el propósito de la presentación (Beeskeen et al., 2005, p. 462). En donde es importante definir, qué es lo que se desea lograr con la presentación?, qué se desea mostrar?, cuál es el objetivo de la presentación?, en este punto es muy importante establecer el tema, alcance y el mensaje que se quiere transmitir. 1

2 2. Precisar el mensaje que quiere comunicar, asignar a la presentación un título significativo y resumir el mensaje (Beeskeen et al., 2005, p. 462). En este punto es importante resaltar que el título de la presentación debe ser congruente con el tema, por ejemplo si vas a tratar el tema de sugerencias para realizar presentaciones electrónicas y el título de tu trabajo es Presentaciones, aunque estás hablando del tema, lo dejas muy amplio ya que no específicas el entorno o el tipo de presentaciones. En este punto puedes empezar a realizar un esquema de contenido, el cual consiste en hacer una estructura o planear tu presentación en papel, es decir, determinar los temas y subtemas, organizar las diapositivas y sus contenidos, así como el lugar en el que se colocarán los gráficos. A esto se le conoce como un mapeo o esquema en papel porque generalmente se hace en una libreta u hoja. 3. Determinar el público y la ubicación de la comunicación (Beeskeen et al., 2005, p. 462). En este punto se define el espacio físico (con sus características) en el que se realizará la presentación, por ejemplo: un salón de clases, una sala de conferencias sin ventanas, un auditorio con ventanas y mucha iluminación, entre otros. Ello es importante ya que de esta manera sabrás el tipo de presentación y los colores a utilizar, por ejemplo si tu presentación la realizas en un salón con luz, lo ideal es que no utilices colores de fondo obscuros; si el lugar y las personas a las que se hará una presentación es en una sala de negocios, ello implicará que tu presentación sea lo más profesional tanto en vista como contenido. También es de gran trascendencia el determinar la audiencia que tendrás, por ejemplo, si son adolescentes, niños, adultos, ejecutivos de una organización, etc., ya que al conocer el público al que te vas a dirigir, te permitirá realizar tu presentación tan seria o tan ocurrente como lo requieras. Por ejemplo, si vas a hacer una exposición a tu personal en una sala de conferencias pequeña con iluminación suave, puedes crear una presentación muy simple con un esquema de colores brillantes. 4. Determinar el tipo de salida que comunica mejor su mensaje, considerando las restricciones de tiempo y la disponibilidad del equipo de cómputo (Beeskeen et al., 2005, p. 462). En este caso puedes elegir transparencias en blanco y negro o en color, diapositivas en una pantalla o difusión en línea, pero puedes pensar por qué es importante determinar el tipo de salida?, qué implica? Imagina que realizas una presentación sobre el tema de la capa de ozono Por ejemplo, si la presentación la vas a mostrar a través de una computadora conectada a un cañón en un salón de clases donde está un grupo de estudiantes, deberás considerar que realizarás la exposición en el tiempo que dure la clase. Pero si haces una presentación para un grupo de alumnos que sus clases son en línea y que van a verla de manera individual en la computadora de su casa, en la cual pueden tener diferentes 2

3 versiones del programa de presentaciones, entonces debes desarrollar la presentación sin usar letras complicadas, considerar imágenes y gráficos que se puedan ver en sus computadoras, que no sea muy pesada, ya que si la conexión a Internet es lenta no podrán descargarla o tardarán mucho tiempo. 5. Definir un aspecto para su presentación que comunique su mensaje (Beeskeen et al., 2005, p. 462). Después de escribir el contenido de la presentación en el programa pertinente y de anexar los gráficos, es momento de elegir el aspecto que tendrá la misma. Para hacerlo puedes utilizar las plantillas prediseñadas o cambiar el color de fondo los colores o establecer y crear un tema nuevo, ya que la idea es que realices una presentación atractiva para la audiencia y que te permita mostrar perfectamente el tema desarrollado. Por ejemplo, si tu tema es sobre el cuidado del agua, se recomienda utilizar una plantilla prediseñada que tenga gotas de agua o bien usar un color azul claro como fondo de las diapositivas. 6. Determinar cuáles materiales adicionales serán útiles en la presentación (Beeskeen et al., 2005, p. 462). Además de tu presentación, a veces es necesario recurrir a otros recursos como son entregar el documento impreso con las notas del orador; o repartir documentos que son pertinentes como tablas, esquemas o inclusive ejercicios; o entregar hojas para hacer anotaciones; lo anterior depende en gran medida de la forma en que tengas estructurado el tema. 3

4 En el siguiente ejemplo puedes ver la manera en que se estructura una presentación. Ejemplo: Lineamientos y sugerencias para crear presentaciones eficaces 1. Propósito Conocer los lineamientos y sugerencias que existen para crear presentaciones eficaces, ya sea para el uso personal o dentro de una organización. 2. Esquema del contenido Sugerencias para una presentación eficaz: o Tu nombre. o Fecha en la que se mostrará la presentación. o Puesto. Organización de un mensaje: o Utiliza el tipo de fuente que te permita leer claramente los textos como Calilbri o Arial; no utilices fuentes elaboradas, cursivas o descargadas de Internet. o El tamaño de la letra va de acuerdo a la distancia en la que se encuentra la audiencia, por ello Microsoft Office (20126) recomienda que consideres: Una letra de una pulgada o de 2.54 cm se puede leer desde 3 metros. Una letra de dos pulgadas o 5 cm se puede leer desde 6 metros. Una letra de tres pulgadas o 7.5 cm se puede leer desde 9 metros (párr. 6). o Revisa que en tu presentación no haya errores de redacción y ortografía. Distribución y cantidad de texto: o Evita saturar de texto las diapositivas. o Procura que las líneas y frases de tu texto sean cortas. o Utiliza listas numeradas y de viñetas. o Utiliza párrafos sólo si es necesario y de máximo cinco líneas. o Considera que no se requiere incluir muchas diapositivas (por ejemplo, cincuenta) para explicar un asunto, sino que resumiendo perfectamente el tema, éste se pudiera abordar en diez diapositivas. Gráficos y colores: o Evita saturar tus diapositivas de gráficos: imágenes, animaciones, videos, música, diagramas, etc. o Utiliza gráficos que sean acordes a la presentación y puntos tratados de la diapositiva. o En caso de que tú lo elijas, usa colores de fondo tenues y similares de fondo, en toda la presentación. o Si utilizas una plantilla o tema, verifica que ésta se vea clara, que los colores sean pertinentes y acordes a tu exposición. o No escojas gráficos y colores llamativos porque pueden desviar la atención del mensaje. o Evita usar colores de fondo, plantillas o temas que sean de tonos obscuros. 4

5 Tecnología utilizada: o Investiga si para la presentación utilizarás tu computadora o te prestarán una. o Pregunta con anticipación si vas a tener conexión a Internet, a fin de saber si puedes incluir videos o sitios en línea web dentro de la presentación. o Antes de crear tu presentación en el programa Microsoft PowerPoint, investiga las características del equipo que se utilizará para proyectarla. o Llega con 30 minutos de anticipación para revisar el funcionamiento del equipo, como computadora y cañón. o Prueba la presentación, en la computadora que se va a utilizar. o Si es necesario realiza ajustes o modificaciones. Otras sugerencias: o Muéstrate siempre seguro de lo que haces y dices. o Respeta a tu audiencia. o Utiliza ropa que sea formal y cómoda. o Habla pausadamente y claro. o No grites o hables rápido. o No leas el texto de la presentación. o Gesticula utilizando todo tu cuerpo sin exagerar, trata de ser lo más natural posible. o Sé puntual para iniciar y concluir tu presentación. o Programa el tiempo para cada sección, es decir, establece el tiempo de la bienvenida, desarrollo de la presentación, espacio de preguntas, entre otros. o Observa atentamente la actitud de los participantes, si se están durmiendo puedes cambiar de estímulo y trata de llamar su atención de manera discreta. o Siempre considera que una presentación puede ser interesante y divertida, por ello realiza tus presentaciones como a ti te gustaría que las hiciera otra persona. 3. Público y ubicación de la comunicación Por ejemplo: Sala de conferencias de la organización donde se va a hacer una presentación a un grupo de personas que laboran en el área de ventas de la misma. Dicha sala cuenta con una iluminación suave y además tiene un espacio amplio con capacidad para albergar a 100 personas; se realizará una presentación formal. 4. Tipo de salida Se cuenta con un tiempo de 30 minutos, por lo que se usarán diapositivas a color. Se debe considerar que la sala tiene acceso a una computadora, a equipo de sonido y un proyector. Las características de la computadora son las siguientes: Procesador Intel Pentium Dual-Core E2180 Windows Vista Home Premium Original Pantalla ancha LCD de 19" Memoria DDR2 de 2048MB de canal dual3 Unidad de disco duro SATA II de 500GB3 Unidad de DVD±RW SuperMulti de 18x 5

6 Las características del proyector son las siguientes: Compatibilidad con equipos informáticos VGA(640x480), SVGA(800x600), XGA(1024x768), WXGA(1280x800), SXGA(1280x1024), WSXGA(1440x900), SXGA+(1400x1050), UXGA(1600x1200) Brillo lm normal, 1800 lm eco Cantidad de colores 16,7 millions, couleurs vraies Uniformidad de brillo 95% Audio Altavoz de 3.0W 5. Aspecto visual Uso de plantillas profesionales prediseñadas, de animación entre el cambio de una diapositiva y otra, así como de animaciones personalizadas de los diferentes elementos. 6. Material complementario: A cada participante, se le va a dar la impresión de las diapositivas con espacio para notas, a fin de que pueda escribir los comentarios que crea pertinentes. Referencias Beskeen, W., Cram, C., Duffy, J. A., Friedrichsen, L. & Reding, E.E. (2005). Microsoft Office 2003 (M. A. Martínez, A. S. Fernández-Molina, J. G. Rivera y J. A. Núñez. Trads.).México: Editorial Cengage Learning. Microsoft Office. (2012). Sugerencias para crear una presentación eficaz. Recuperado de 6