Actualizar numeraciones Comprobar integridad. 7. Apertura de temporada 7-9 CAJA

Transcripción

1 Timón TPV Recepción

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3 3 Sumario ACERCA DE.. 6 HERRAMIENTAS Actualizar numeraciones... 7 Comprobar integridad. 7 Apertura de temporada 7-9 CAJA Apertura caja... 9 Operativa Tarjetas Comprobar datos tarjeta.. 15 Grabar datos tarjeta. 16 Lectura caja. 16 Intervención de caja 17 Entrega de divisas Anular entrega de divisas Cierre caja Modificación de tickets LISTADOS Listado Caja Reimpresión de tickets 20 Reimpresión de liquidaciones Listado de entregas de divisas Listado detallado de zetas por tipo de ticket Listado de ventas con precios de coste... 22

4 4 Listado de tickets expedidos Listado tickets alquiler Listado tickets cajas fuertes 23 Listado tickets comedor.. 23 Listado tickets depósitos. 24 Listado tickets divisas. 24 Listado tickets merchandising 24 Listado tickets guardas Listado tickets wellness/spa 25 Listado tickets expedidos 25 Listado de cobros de tickets 26 Listado tickets expedidos por Tipo de Descuento Artículos alquiler Listado artículos alquiler por artículo. 26 Listado valorado de artículos alquiler por artículo. 27 Divisas Listado desglose tickets Listado divisas. 27 Listado valoración divisas Informe para cumplimentar EC-1 28 Informe para cumplimentar EC-2 28 Entrada Caja 28 Listado entradas de caja.. 28 Merchandising Listado merchandising por artículo Listado valorado de merchandising por artículo 29 Ticket comedor 29 Listado tickets vendidos por mes 29 Guardas 30 Listado de guardas por día.. 30 Listado valorado de guardas por día Listados de devoluciones Alquileres pendientes. 30 Cajas fuertes pendientes Depósitos pendientes.. 31 Devoluciones pendientes 31 Listado de extras por fecha. 31

5 5 MANTENIMIENTO Parametrización Monedas Empresas Establecimientos Departamentos Artículo alquiler. 44 Cajas fuertes Depósito. 45 Merchandising 45 Ticket comedor.. 46 Guardas Contratos caja fuerte.. 47 Comentarios ticket comedor Documentos Oferta trabajadores Oferta por fidelización... 48

6 6 Acerca de... Evolución Informática C/ Ter, 23 1º Planta (Polígono Son Fuster) Palma de Mallorca (Baleares) ADMINISTRACIÓN COMERCIAL SOPORTE Y CONSULTORIA soporte@timonhotel.com Tel. (+34) Fax (+34) Internet: Blog: blog.timonhotel.com

7 7 Herramientas Estas opciones sólo se realizarán cuando sean absolutamente necesarias, no son procesos periódicos sino para devolver la coherencia a la aplicación, debido a un fallo del equipo (desconexión de la red, falta de corriente, etc...). Además es muy importante NO parar los procesos para el correcto funcionamiento del programa. Actualizar numeraciones El programa actualiza las distintas numeraciones internas de la base de datos que utiliza. El nivel de actualización es interno, por lo que no veremos ese cambio o actualización directamente en el programa. Comprobar integridad Comprueba la base de datos y si encuentra un error de integridad en ella la arregla. Se consideran errores de integridad: aquellos ficheros que han quedado mal borrados y que, aunque no podamos ver físicamente en el programa, crean disfunciones en éste, salidas del programa sin haberlo cerrado adecuadamente, intentar guardar datos que no nos permite, Según que problema tengamos deberemos lanzar un proceso de comprobar integridad u otro. Se recomienda lanzar los procesos de manera individual y siempre se deben dejar terminar los procesos por mucho que tarden. Si se duda de qué proceso de comprobar integridad ejecutar, se recomienda ponerse en contacto con nuestro departamento de soporte para evitar lanzar procesos de manera innecesaria. Apertura de temporada Cuando entremos en esta opción nos aparecerá un asistente para realizar la apertura para la próxima temporada al establecimiento activo. Nos realizará los procesos que se detallan a continuación: Si deseamos continuar pulsaremos Siguiente. Con la siguiente pantalla definiremos las fechas de inicio y fin de la temporada, en la pestaña Temporada y las fechas de inicio y fin del ejercicio en la pestaña de Ejercicio. También, determinaremos la moneda de trabajo y la de información con la que vamos a trabajar. Pulsaremos Siguiente para continuar.

8 8 Si entre las dos temporadas hay cambio en la moneda de trabajo, en esta pantalla definiremos la conversión entre las dos monedas y el programa nos realizará la conversión de precios a la nueva moneda de los diferentes artículos. Si la moneda coincide en los dos ejercicios aparecerá esta ventana, pero con la valoración a 1, pues la moneda de los precios es la misma. Pulsaremos Siguiente para continuar. Marcaremos si queremos aplicar la conversión de monedas en los artículos de alquiler, cajas fuertes, o no. Si la moneda de trabajo no cambia, esta pantalla ya no nos aparecerá.

9 9 Con la siguiente ventana llegamos al final del asistente para realizar la apertura de la temporada; si estamos seguros de realizar la misma pulsaremos Finalizar. Caja Apertura caja En esta opción nos sale una ventana en la que tenemos que indicar la fecha de la apertura de caja y la cantidad del importe con la que empezaremos a utilizar la caja. También podemos poner un importe por recepcionista si cada uno de ellos tiene un fondo particular. Al pulsar Aceptar se abrirá la caja (nos aparecerá la fecha en la barra superior).

10 10 Operativa Nos aparecerá la pantalla donde iremos ticando todo lo del departamento de recepción. Lo primero que hay que hacer al entrar en esta opción es, según el tipo de artículo que se quiera ticar, pulsar uno de los botones de la parte inferior derecha que son: Alquileres, Cajas Fuertes, Depósitos, Cambio Divisas, Merchandising, Ticket Comedor, Late Checkout, Wellness/Spa. También existe la posibilidad de realizar devoluciones de los distintos depósitos que podamos cobrar (de alquileres, de cajas fuertes o de depósitos propiamente dichos). Otras funcionalidades que podremos realizar serán Entradas de Caja, Cambiar Cajas Fuertes y Anular Tickets realizados anteriormente. En la parte superior izquierda se nos mostrará el nombre del apartado en que nos encontramos. Dependiendo de en cual estemos se tendrán que poner unos datos u otros para realizar la ticada. Alquileres Pondremos la cantidad, el nº de artículo (con Ctrl + F nos aparecerá un buscador de los artículos de alquiler que tengamos creados y disponibles), la fecha de inicio y fin del alquiler. Para pasar de un campo a otro pulsaremos el tabulador. Después una vez realizado el ticket, con la tecla F correspondiente realizaremos el cobro del ticket (F6 efectivo, F7 tarjeta, ). Además, se generará en ese momento el ticket y aparecerá en la parte superior derecha de la pantalla. En alquileres se pueden hacer devoluciones. Pulsaremos Devolución Alquileres y en la pantalla que aparecerá pulsaremos el botón Devolución que se encuentra al lado del ticket que queramos devolver el depósito.

11 11 Nos saldrá la siguiente ventana. Marcaremos el check-box de Devolución y después pulsaremos Aceptar. Seguidamente nos saldrá el recibo de la devolución para que nos firme el cliente si se lo hemos marcado en la pantalla. Cajas Fuertes Indicaremos el nº de caja fuerte ( con Ctrl + F nos aparecerá un buscador) y pulsaremos tabulador. Indicaremos la manera con la que deseemos cobrar y nos saldrá el ticket. De esta opción podremos hacer devoluciones pulsando Devolución Cajas Fuertes (la operativa es igual a la del punto anterior de devoluciones de alquileres). Se puede configurar que las cajas fuertes se devuelvan automáticamente según se haya realizado el check-out de las reservas, Para ello se marcará el check-box Devolución de cajas fuertes automática en el Mantenimiento/Departamentos. Depósitos Indicaremos el nº de depósito (Ctrl + F y aparecerá buscador) y pulsaremos tabulador. Indicaremos la manera con la que deseemos cobrar y nos saldrá el ticket. En esta opción podremos hacer devoluciones pulsando Devolución Depósitos. El comportamiento es el mismo que en los dos puntos anteriores. Cambio Divisas En cantidad indicaremos la cantidad de monedas que queremos cambiar. En el campo de moneda indicaremos su código o bien pulsaremos Control + F para buscar.

12 12 Seguidamente pulsaremos la forma de cobro y saldrá su correspondiente ticket. Podremos pulsar el botón de Cotización para consultar la valoración de la moneda, que habremos parametrizado en Mantenimiento/Monedas. Merchandising Indicaremos la cantidad, el nº de artículo (con Ctrl + F aparece buscador). Con el icono que aparece al lado del Importe podremos aplicar un descuento al ticar. Pulsaremos tabulador e indicaremos la forma de cobro y saldrá el ticket correspomdiente Ticket Comedor Indicaremos el servicio de comedor (desayuno, almuerzo, cena, media pensión o pensión completa), con el nº de adultos o niños que van a utilizar este servicio y el precio para adultos y niños. Indicando la forma de cobro nos saldrá el ticket. Podremos indicar el servicio, las fechas de inicio y fin, los días los calcula automáticamente, la cantidad de adultos y de niños, el precio de venta de los adultos y el precio de venta de los niños siempre lo cogerá de Mantenimiento/ Ticket comedor (si para los niños tenemos configurado algún descuento según el número de adultos se aplicará este descuento y se podrá visualizar con el icono que aparece en el campo PVP N). Podremos aplicar descuentos con el icono que nos aparece a la derecha de la línea, junto al Total. Late Checkout Si las reservas el día de salida quieren la habitación más tiempo del que se tiene establecido, desde esta opción le podremos cargar ese servicio. Indicaremos la fecha de salida de la reserva y la habitación. Los guardas (late checkout) se configuran por hora de salida. Se pueden tener precios diferentes según la hora de salida. Al realizar el ticket pondremos la hora de salida y se aplicará el precio correspondiente.

13 13 Indicaremos seguidamente la forma de cobro y en ese momento se realizará el ticket. Wellness/Spa Desde esta opción se podrán ticar los tratamientos y programas de wellness que se hayan definido en la aplicación Timón Wellness. Indicaremos el programa o tratamiento, la fecha en la que se realizará el servicio, el número de días que se reserva el servicio y el número de personas. Además de indicar el número de personas se deben identificar obligatoriamente a éstas con el icono que hay junto al campo Personas. Al pulsar el icono nos aparece un buscador de huéspedes por si estas personas son huéspedes que estén ocupando nuestros establecimientos o, si son personas externas, poder darlas de alta desde esta misma opción. Los precios salen automáticamente con lo definido en Timón Wellness. Además, tendremos la posibilidad de aplicar descuentos con el icono existente al lado del campo Total de cada línea. Entrada Caja En esta opción indicaremos los cobros y pagos que realiza recepción y que no se corresponda a ningún concepto de los vistos anteriormente, es decir, conceptos distintos a las cosas que se pueden ticar. En Concepto indicaremos el concepto de tesorería de cobro o pago ( de los que tengamos configurados en Timón Hotel/Mantenimiento/General/Parametrización/Administración/Conceptos de Tesorería) y en el campo cobro o pago, según corresponda, el importe. También podremos poner una observación y, en el campo Tipo de cobro, la manera en que se ha realizado esa entrada de caja. Para cobrar los diferentes tickets hay varias maneras: F5- Cheque F6- Efectivo F7- Tarjeta F8- Invitación F9- Habitación F12- Cuenta crédito Después de haber cobrado aparecerán los tickets en la parte superior derecha de la pantalla de operativa. En la parte inferior izquierda no se puede modificar nada ya que se modifica automáticamente. Sirve para indicarnos los depósitos que se van realizando y están pendientes de devolución. Hay que saber que si se tiene la impresora conectada se imprimirá un ticket inmediatamente después de haberlo cobrado.

14 14 Cambiar Caja Fuerte Si se ha ticado una caja fuerte y posteriormente la cambian por otra, desde esta opción podremos realizar el cambio sin tener que realizar la devolución de la primera y luego volver a ticar la segunda. Nos aparecerá la siguiente pantalla donde pondremos la caja fuerte origen y la de destino. Anular Tickets Indicaremos el tipo de ticket (divisa, alquiler,...), y si queremos que nos muestre los tickets de la zeta activa (podrá mostrarnos los tickets normales o los tickets anulados, por si hay que recuperar un ticket anulado anteriormente) o de una zeta anterior (para ello deberemos indicarle la fecha de dicha zeta). Seguidamente indicaremos el número del ticket que deseemos anular o bien los seleccionaremos uno a uno con el ratón o con el botón Seleccionar todo. Si en el Mantenimiento/Departamentos tenemos marcado el check-box Pedir motivo anulación no nos dejará anular ningún ticket sin antes poner la explicación de por qué se anula (pulsaremos sobre el icono junto al total del ticket que vamos a anular y nos aparecerá una pantalla para introducir el motivo de la anulación). Dtos. En los tickets de alquileres, cajas fuertes, merchandising, ticket comedor, late checkout y wellness/spa podremos aplicar descuentos que tendremos préviamente configurados. Estos descuentos se aplicarán a los tickets con los botones Consumidor o Descuento, según la configuración que se tenga.

15 15 Consumidor Si tenemos la aplicación Timón CRM con la cual un cliente puede disponer de una tarjeta con descuento aplicable, desde este botón podremos aplicar el descuento que tenga el cliente al ticket. Nos aparecerá una pantalla donde podremos pasar la tarjeta del cliente por el lector de tarjetas o podremos buscarlo. Descuento Si tenemos configurado el tema de los descuentos que concedemos en nuestro/s establecimiento/s mediante tipos de descuento (Mantenimiento/Parametrización/Administración/Tipos de descuento) desde este botón de la operativa nos aparecerán los tipos de descuentos parametrizados para que podamos seleccionar el tipo de descuento que corresponda y aplicarlo al ticket que estemos realizando. Tarjetas Comprobar Datos Tarjeta En esta opción cuando pasemos una tarjeta nos informará de los datos grabados en la banda magnética. Para su funcionamiento debemos tener configurado en el Mantenimiento/Departamentos/Cajas el lector de tarjetas que empleemos.

16 16 Grabar Datos Tarjeta Esta opción sirve para grabar de nuevo los datos de las tarjetas de clientes que posean datos erróneos. Para grabar los datos seguiremos los pasos que nos indica la siguiente ventana. Para su funcionamiento deberemos tener configurado en el Mantenimiento/Departamentos/Cajas el grabador de tarjetas que empleamos. Lectura caja Esta opción sirve para mostrar el listado de la caja en cualquier momento para poder llevar un control exhaustivo de la misma. Deberemos indicarle un código. Cuando pulsemos aceptar nos emitirá la lectura de la caja.

17 17 Intervención de caja Esta opción sirve para que cuando una persona desee controlar la caja con sus respectivos tickets en cualquier momento pueda hacerlo sin la necesidad de hacer el cierre. Nos aparecerá una pantalla donde podremos introducir el recuento de la caja: Y al aceptar se nos imprimirá el resultado de dicha intervención. Con el campo Diferencia sabremos si falta o sobra dinero en la caja. Además tendremos espacio para la firma de los participantes en la intervención.

18 18 Entrega de divisas La opción de entrega de divisas sirve para indicar la diferencia que hay entre la entrada de divisas teóricas, que son las divisas cambiadas, con la entrada de divisas real que son las que se entregan en el banco. En la entrada teórica se indica la suma de los cambios de divisas de las zetas anteriores a la activa. Por ejemplo: - Abrimos un zeta en la que hacemos varios cambios de divisas. - Efectuamos el cierre de caja, y en la zeta nos aparecerá la información de los cambios de divisas realizados: - Abrimos otra zeta y vamos a la opción de entrega de divisas. Se puede observar que en la entrada teórica tenemos las salidas de divisas de la zeta anterior. En la entrada real indicamos el importe que nos han devuelto al cambiar las divisas en el banco (la diferencia se debe a que al cambiar las divisas, éstas pueden haber subido o bajado). - Al cerrar la zeta activa podemos observar que sale reflejada la información de este cambio de divisas realizado. La información referente a estas entregas de divisas se podrá obtener desde el listado que tenemos en Listados/Listado de entregas de divisas.

19 19 Anular entrega de divisas Esta opción anulará la entrega de divisas realizada en la caja actual (la que se tiene abierta) mediante la opción Entrega de divisas. Cierre caja Con esta opción se cierra la caja activa y se realiza el arqueo de la misma, que se utiliza para hacer el recuento del dinero que hay en caja desglosado por los diferentes tipos de monedas (estos tipos deberán definirse en el Mantenimiento/Monedas; eligiendo la moneda de trabajo y en la parte inferior derecha definiremos los tipos de moneda con los que trabajamos, 0,01, 0,02, 0,05, ). También, si el fondo de la caja cambia podremos poner el importe del nuevo fondo en el campo Importe fondo. Si no cambia, no hace falta rellenar este campo en cada cierre. Aparecerá la siguiente ventana: Al pulsar Aceptar se realizará el cierre de la caja y observaremos que en la barra superior donde aparecen los datos activos no hay ninguna fecha. Modificación de tickets Desde esta opción se podrán modificar los tickets de las zetas ya cerradas. Las modificaciones que se podrán realizar serán añadir líneas o quitarlas de los tickets.

20 20 Listados Listado caja Le podremos indicar los siguientes parámetros: Caja: Le podremos indicar las cajas de las cuales queremos visualizar el listado. Fecha: Le podremos indicar el periodo del cual queremos visualizar el listado. Estado caja: Podremos visualizar las cajas abiertas o cerradas, y si no le indicamos nada nos las mostrará todas. Perteneciente a: Podremos indicarle que nos muestre los datos de la empresa, establecimiento, departamento o caja en concreto que le indiquemos. Tipo de departamento: Podremos indicarle que nos muestre el listado de un tipo de departamento en concreto. Este listado nos muestra el nº de la zeta, la caja, la empresa, el establecimiento, el departamento, la fecha de apertura, la hora de apertura, la hora de cierre, el importe de apertura (fondo de caja), el importe de cierre y una marca que nos indica si la caja está abierta o cerrada. Si tuviéramos más de una caja abierta en un mismo departamento nos saldrían los datos de las diferentes cajas. Reimpresión de tickets Opción desde la cual podremos reimprimir tickets. Le informaremos de la empresa, establecimiento, departamento, tipo de ticket y el número del ticket que queremos volver a imprimir.

21 21 Reimpresión de liquidaciones Los parámetros que le podemos indicar son la empresa, el establecimiento, el departamento, la caja, el nº de zeta y la fecha de las cuales queremos visualizar el listado. Podremos optar por imprimir la liquidación por la impresora de tickets o por alguna impresora normal. Nos emitirá la zeta con los mismos datos que aparecen en el momento del cierre de la caja. Listado de entregas de divisas Le podremos indicar los siguientes parámetros: Caja: Le podremos indicar las cajas de las cuales queremos visualizar el listado. Fecha: Le podremos indicar el periodo del cual queremos visualizar el listado. Estado caja: Podremos visualizar las cajas abiertas o cerradas, y si no le indicamos nada nos las mostrará todas. Perteneciente a: Podremos indicarle que nos muestre los datos de la empresa, establecimiento, departamento o caja en concreto que le indiquemos. Tipo de departamento: Podremos indicarle que nos muestre el listado de un tipo de departamento en concreto. Este listado nos muestra el nº de la zeta, la descripción de la caja, la empresa, el establecimiento, el departamento, la fecha de apertura, la hora de apertura, la hora de cierre, la entrada de divisas teórica, la entrada de divisas real, la diferencia, y una marca que nos indica si la caja está abierta o cerrada.

22 22 Listado detallado de zetas por tipo de ticket Podremos indicarle el establecimiento, el departamento, la fecha de inicio y fin y el tipo de ticket del cual queremos obtener el listado. El listado nos mostrará el nº de la zeta, el nº de tickets, el rango de tickets, la fecha de la zeta y los importes de ésta. Además, podremos obtener las zetas con tickets anulados en ellas. Listado de ventas con precios de coste Los parámetros a indicar son: el departamento, la caja, las fechas, el rango de tickets y de zetas. Además, podremos marcar los tipos de tickets de los cuales queremos ver la información. También podremos ordenar el listado por varios criterios (artículo, cantidad, ) y definir si ese orden es ascendente o descendente. El listado nos mostrará los artículos vendidos y nos comparará la producción de cada uno y su coste. Listado de tickets expedidos Nota: Los listados de este apartado, para que salgan los tickets reflejados, antes tienen que haberse cobrado por la Operativa. Los parámetros que podemos indicar en todos estos listados de tickets expedidos son: el establecimiento, el departamento, la forma de cobro, el rango de fechas, de tickets y de zetas, la habitación. Además de poder marcar si queremos sólo los tickets a cero o sólo los anulados.

23 23 Listado tickets alquiler Emite una relación de todos los tickets de artículos de alquiler que tenemos según las características que le hayamos indicado en los parámetros. Este listado nos indica el nº de ticket, el estado del ticket (Normal o Anulado), la habitación, la manera de cómo se ha cobrado así sea en efectivo, con tarjeta o bien una invitación, etc. También sabremos el día, la hora, la cantidad de artículos, la descripción del artículo, la cantidad de días que han alquilado los artículos, con su correspondiente precio y depósito que se ha entregado, y el total. Listado tickets cajas fuertes Emite una relación de tickets de las cajas fuertes que tenemos alquiladas según las características que le hayamos indicado en los parámetros del listado. Listado tickets comedor Emite una relación de todos los tickets de comedor según las características que le hayamos indicado en los parámetros. El listado nos muestra la fecha del ticket, el nº del mismo, indicando el estado de los tickets (Anulado o Normal), el servicio, las personas que irán, ya sean niños o adultos, con sus respectivos precios, descuentos e I.V.A. y los totales.

24 24 Listado tickets depósitos Emite una relación de todos los depósitos según las características que le hayamos indicado en los parámetros. El listado nos muestra el nº de ticket, el estado del ticket (Anulado o Normal), cómo se ha cobrado, la fecha y la hora del cobro, las cantidades de depósitos, la descripción, el precio, el total y la fecha de entrega. Listado tickets divisas Emite una relación de todos los cambios de divisas que hayamos hecho según las características que le hayamos indicado. Nos muestra el nº de ticket, el estado del ticket (Anulado o Normal), la descripción de la caja en que se ha efectuado el cobro, la fecha y hora, la forma de cobro, el nº de la habitación, el total del cobro de la divisa, la cuota de la comisión y el total neto. Listado tickets merchandising Emite una relación de todos los tickets de artículos de merchandising que hayamos hecho según las características que le hayamos indicado. El listado nos muestra el nº de ticket, el estado del ticket (Anulado o Normal), la manera del cobro, la fecha, la hora, la cantidad de artículos, la descripción del artículo, el precio, el total, y la fecha de la venta. Listado tickets guardas Emite una relación de todos los tickets de guardas que hayamos hecho según las características que le hayamos indicado. El listado nos muestra el nº de ticket, el estado del ticket (Anulado o Normal), la forma de cobro, la fecha, la hora, la fecha de salida, el nº de la habitación, la hora de la salida, el precio y el total.

25 25 Listado tickets wellness/spa Nos mostrará los tickets de wellness/spa que hayamos vendido y que cumplan los parámetros que indiquemos. El listado nos mostrará el nº del ticket, el estado del ticket (Normal o Anulado), el modo del cobro, la fecha, la hora, el nº de personas, la descripción del programa o tratamiento, los días de duración, el precio, el total y la fecha de venta. Listado tickets expedidos Emite una relación de todos los tickets expedidos que hayamos hecho según las características que le hayamos indicado. El listado nos mostrará una información u otra dependiendo de que sean artículos de alquiler, cajas fuertes, guardas, etc. Al final del listado nos mostrará el importe total de los tickets expedidos.

26 26 Listado de cobros de tickets Listado que nos mostrará una relación de los tickets que tenemos junto a su forma de cobro. En los cargos habitación nos mostrará los datos del huésped, la reserva y la habitación. Si un ticket está anulado con otro ticket, nos saldrá en la columna Ticket Anulado. Los parámetros a indicar son el departamento, caja, tipo de ticket, rango de fechas, tickets y habitaciones. Podemos mostrar todos los tipos de cobro o uno determinado (efectivo, ). Además, podemos obtener los tickets negativos marcando el check-box oportuno. Listado tickets expedidos por Tipo de Descuento Si tenemos configurado el tema de los descuentos en los tickets con los tipos de descuento (Mantenimiento/ Parametrización /Administración/Tipos de descuento) desde este listado podremos obtener los tickets realizados con los tipos de descuentos configurados. El listado nos mostrará, por cada tipo de descuento, el nº de ticket, el estado (Normal o Anulado), la forma de cobro, la fecha, la hora, la cantidad, la descripción del artículo, el precio, el total y la fecha de venta. Artículos alquiler Listado artículos alquiler por artículo Este listado nos muestra una relación de tickets de todos los artículos alquilados, mostrándonos también en qué caja y zeta se ha efectuado el cobro.

27 27 Listado valorado de artículos alquiler por artículo Nos muestra la misma información que el listado anterior pero además nos informa del importe de cada uno de los tickets y el total. Divisas Listado desglose tickets Muestra la moneda que ha sido cambiada, mostrando el importe de la moneda y la cantidad del cambio. Listado divisas Muestra las divisas que han sido cambiadas, con la fecha, hora, cantidad, nº de ticket, la habitación y la caja. Las muestra por separado. Listado valoración divisas Muestra la valoración de las divisas mostrándonos el precio bruto, el precio neto y si tiene comisión.

28 28 Informe para cumplimentar EC-1 Este formulario sirve para el registro diario de las operaciones realizadas con su clientela así como con las entidades registradas y con otros establecimientos de cambio de moneda extranjera. Informe para cumplimentar EC-2 Este es un formulario que sirve para informar al Banco de España de los movimientos de cada moneda extranjera producidos cada trimestre. Entrada caja Listado entradas de caja Nos muestra todas las entradas y salidas de caja. Merchandising Listado merchandising por artículo Este listado nos muestra una relación de tickets de todos los artículos de merchandising vendidos, mostrándonos también en qué caja y zeta se ha efectuado el cobro.

29 29 Listado valorado de merchandising por artículo Nos muestra la misma información que el listado anterior pero además nos informa del importe de cada uno de los tickets y el total. Ticket comedor Listado tickets vendidos por mes Muestra día por día de un determinado mes qué servicios de niños o adultos se han vendido.

30 30 Guardas Listado de guardas por día Este listado nos mostrará todas las guardas realizadas, con la siguiente información: habitación, hora de salida y el nº de ticket. Listado valorado de guardas por día Nos muestra la misma información que el listado anterior pero además nos informa del importe de cada uno de los tickets y el total. Listados de devoluciones Alquileres pendientes Muestra los artículos de alquiler que están pendientes de devolver. Cajas fuertes pendientes Muestra todas las cajas fuertes que están pendientes de devolver.

31 31 Depósitos pendientes Muestra todos los depósitos que están pendientes de devolver. Devoluciones pendientes Muestra todas las devoluciones (de alquileres, cajas fuertes y depósitos) pendientes del establecimiento, indicándonos el nº del ticket, la habitación, las fechas de inicio y fin, la cantidad o el código del artículo, la descripción y el total de depósito. Listado de extras por fecha En el Tpv Recepción se puede utilizar este listado para verificar que los cargos a las habitaciones en un determinado día se han realizado correctamente. Si en los parámetros del listado ponemos en el campo Fecha Inicio Servicio la fecha de la caja y en la pestaña Departamento/Caja seleccionamos la caja activa, al ejecutar el informe nos saldrán todos los cargos a habitaciones realizados en esa caja y podremos verificar que todo es correcto.

32 32 Mantenimiento Parametrización La opción de Parametrización es para introducir todos los datos para la utilización correcta del programa. En esta opción se indican los códigos que se emplearán y serán válidos para todas las empresas y establecimientos que demos de alta. En todas las pestañas y campos la manera de introducir los datos es la misma: con el menú contextual (botón derecho del ratón/añadir). Países Codificaremos los diferentes países con los que necesitemos trabajar. En el campo País introduciremos las siglas y en el campo Nombre pondremos el nombre del país. Nota: Los campos de Comunidades autónomas/regiones y Configuración lector son configuraciones para la aplicación de Timón Hotel. Por tanto, su funcionamiento y utilidad se explica en el correspondiente manual.

33 33 Idiomas Definiremos los distintos idiomas que necesitemos. En el campo Idioma pondremos las siglas del mismo; y en la Descripción, el nombre del idioma. Con el botón Asignar ISO podremos crear los idiomas con su código ISO correspondiente. Impuestos Definiremos los impuestos con los que trabajaremos (exento, superreducido, reducido, ). Podremos definir las cuentas contables de cada tipo, el tipo de impuesto que es (IVA, IGIC, ). El campo Grupo producción se utiliza para la configuración del Timón Tpv Tienda, no nos afecta en la del Tpv Recepción. Tipos de establecimiento En tipos de establecimiento tenemos dos campos: Tipo Est. donde introduciremos las siglas del tipo de establecimiento que tenemos y en Descripción el nombre.

34 34 Tipos de documento Crearemos distintas clases de documentos que posteriormente podremos asignar a los documentos que guardemos en la aplicación y así distinguir un documento de otro sin tener que visualizarlos. Tarjetas bancarias Esta opción nos sirve para indicar las tarjetas bancarias que acepta el establecimiento, además de indicarle los siguientes datos: Descripción: Indicaremos la descripción de las tarjetas bancarias. Tipo: Indicaremos el tipo de tarjeta, puede ser: Crédito o Débito. % Comisión: Indicaremos el tanto por ciento que se queda el banco. Cuenta contable de gasto: Indicaremos la cuenta contable de cada una de las tarjetas bancarias donde queremos contabilizar la comisión. La tarjeta de Débito es la que descuenta el importe al momento y la tarjeta de Crédito es la que tiene el pago aplazado. Tipos de descuento Crearemos los tipos de descuento que vamos a poder aplicar en los tickets de nuestros establecimientos. Se realizará la configuración con el botón derecho del ratón e insertando un elemento o subelemento según corresponda. La configuración es como la de un árbol de familias y en cada nivel podremos definir un porcentaje de descuento diferente. El campo Tipo descuento es numérico. Con el campo Descripción es con el que en la operativa distinguiremos un tipo de otro. Traducción En esta opción vemos en la zona superior, una serie de palabras en castellano que en la zona inferior se encuentran traducidas en dos idiomas: alemán e inglés. Estas palabras son las que se usan para los cuestionarios ISC, y podemos añadir las palabras que traduzcamos de otro idioma y que nos interese tener en los cuestionarios, por ejemplo: la palabra 10 es Bueno, que está traducida por

35 35 Gut en alemán (ale) y en inglés (ing) por Good; podemos en la zona inferior de la pantalla añadir una tercera palabra en italiano (ita) que seria Buono, y así con todas las palabras. Debemos recordar que para que funcione esto deberíamos tener en países dada de alta Italia y en idiomas italiano (ita). Grupos de producción Daremos de alta los diferentes grupos de producción por los que nos interese llevar el control de producción. Estos grupos de producción posteriormente se asignarán a los diferentes artículos que creemos para la venta (alquileres, cajas fuertes, ). Monedas En este apartado codificaremos los diferentes tipos de moneda indicándoles si acepta decimales y sus correspondientes códigos Ec1 y Ec2. Por defecto la base de datos de TIMÓN tiene introducidas las monedas con las que se puede facturar en estos momentos. Se recomienda no borrar los datos introducidos. A cada moneda le podremos asignar su género (opción exclusiva para Timón Contabilidad para que al emitir cheques, éstos salgan bien redactados), la comisión que recibiremos por cambiar dicha moneda si corresponde y el grupo de produción al cual queremos que vaya asignado el tema de cambios de divisa. El campo valoración es importante rellenarlo si se quiere que en los tickets que se realicen salga la conversión de moneda.la moneda activa, que es con la que se va a trabajar, siempre tendrá como valoración 1. A la moneda de conversión se le indicará su valoración en la moneda activa.

36 36 Por ejemplo: 1 peseta vale 1 peseta, y 1 euro vale 166,386 pesetas 1 euro vale 1 euro, y 1 peseta vale 0,006 euros. En la parte inferior derecha nos aparecerá un recuadro en el que indicaremos las monedas y la valoración de las mismas que queremos que se nos muestren en el Cierre de caja y en la Intervención de caja. Nos servirá para hacer el desglose de la caja en los diferentes tipos de moneda y billetes que tengamos. Esto lo configuraremos para la moneda activa o de trabajo (actualmente el Euro). El codigo Ec1 y Ec2 son los que el Banco de España asigna a cada moneda para los listados que, mensual o trimestralmente, entregan los establecimientos que realizan cambio de divisas. Empresas La pantalla que se nos muestra al entrar en Mantenimiento/Empresas nos servirá para buscar las empresas que tengamos creadas., no para crear una empresa nueva. Para eso hay que pulsar el botón de Nuevo y aparecerá la siguiente ventana:

37 37 En esta ventana será donde introduciremos los datos de la empresa en los siguientes campos: General Introduciremos los datos generales que son: razón social, calle, código postal, población,... En el campo Mínimo Divisa indicaremos el porcentaje mínimo de comisión que cobraremos en la empresa para cambiar moneda. Si la empresa debe realizar la declaración de los cambios de divisa marcaremos que sí queremos controlar el cambio de divisa y también indicaremos el importe a partir del cual debemos realizar la declaración de cambios de divisa. De este modo en la operativa al realizar el cobro de los cambios de divisa se controlará que se haya introducido el nombre, apellidos y pasaporte del cliente al que se ha cambiado moneda. Ejercicio Introduciremos el ejercicio de la empresa, es decir, las fechas en las que está trabajando la empresa, el año y la moneda de trabajo y de información que usa. Impuesto Indicaremos las tasas con las cuales trabaja la empresa y qué porcentaje tienen los impuestos. Podemos poner también en esta pestaña el valor de un recargo por cada impuesto. Documentos Podremos guardar cualquier tipo de documento que tengamos que haga referencia a la empresa y que posteriormente podrán consultar los usuarios que tengan acceso a este punto de menú.

38 38 Establecimientos En este apartado daremos de alta todos los datos del establecimiento o bien buscaremos uno ya creado. La parte superior de la ventana siguiente SÓLO sirve para buscar. Para crear un establecimiento hay que pulsar en el botón de Nuevo y aparecerá esta otra ventana: General Este apartado nos permite dar de alta los datos básicos de los establecimientos, desde el número de establecimiento (en caso de que exista más de uno) hasta la categoría del mismo. El número de establecimiento es autonúmerico, o sea que no debemos decirle nada ya que el programa nos lo da, y el campo Categoría es un número, p.e. tres estrellas es 3. El campo Diario lo utilizaremos para que cuando se contabilice la recaudación en Timón Hotel pase al diario de contabilidad indicado. Además podremos definir algunos comportamientos con los siguientes campos: - Comprobar habitaciones de los tickets; si indicamos que sí, al cobrar los diferentes tickets de recepción comprobará que la habitación exista y esté ocupada para la fecha de la zeta. En cambio, si indicamos que no, no realizará ninguna de estas comprobaciones. Si disponemos de la aplicación Timón Hotel este campo siempre deberá estar a sí para poder realizar cargos a las habitaciones. - Indicar numeración por ejercicio; indicaremos si queremos o no que cada ejercicio los tickets empiecen por el número uno o que sigan la numeración del ejercicio anterior. - Cajas fuertes de otros establecimientos; indicaremos si de un determinado establecimiento se pueden gestionar cajas fuertes de otro establecimiento de la base de datos, o si cada uno gestiona las suyas. En esta pestaña también indicaremos el código de autorización que nos da el Banco de España para poder realizar cambios de divisa.

39 39 Logo En esta pestaña se puede incluir el logotipo del establecimiento para que aparezca en las facturas. Hay que señalar que el programa no guardará el logotipo, sino que guardará la ubicación donde está guardado. El funcionamiento para incluir el logotipo es el siguiente: Realizaremos un doble clic sobre el recuadro que aparece en pantalla. Nos aparecerá una pantalla que utilizaremos para buscar el archivo en el que tenemos el logotipo guardado. Cuando lo hayamos localizado pulsaremos sobre el botón Abrir y nos aparecerá el logotipo en el recuadro. Temporada Se introducirán las diferentes temporadas del establecimiento, junto a las monedas de trabajo e información. El campo temporada es numérico. Documentos Podremos guardar documentación referente al establecimiento para la posterior consulta de los usuarios, sin tener que buscar físicamente esos documentos. Departamentos En este apartado podremos añadir, borrar, y consultar departamentos. Desde aquí se define gran parte del comportamiento de nuestros programas de TPV, pudiendo tener varios departamentos en nuestro establecimiento con comportamientos totalmente diferentes.

40 General Departamento; indicaremos el código numérico del departamento. Nombre; indicaremos la descripción del departamento. Tipo departamento; en nuestro caso siempre será RECEPCIÓN o WELLNESS/SPA. Establecimiento; indicaremos el establecimiento al cual pertenece cada uno de los departamentos. Generar movimientos en Timón: Se pondrá que SÍ si se tiene nuestro programa Timón Hotel de gestión hotelera, en caso contrario deberá poner NO. Si le tenemos indicado que SÍ nos realizará cargos a los grupos de crédito y nos generará una factura de recaudación y nos pasará la producción en el programa Timón Hotel. Productivo; marcaremos si un departamento es productivo o no para posteriormente obtener algunos listados desde Timón Alta Dirección sobre esta productividad. Desglosar cobros en Timón; si lo marcamos y en la zeta se han realizado distintos tipos de cobro, en la factura de recaudación de Timón Hotel se desglosará su cobro en los distintos tipos de cobro. Si no se marca, el cobro se realiza todo a efectivo. Imprimir arqueo; nos emitirá un arqueo cuando se realice el cierre de caja. Imprimir zeta; nos emitirá una zeta cuando se realice el cierre de caja. Controlar fechas en comedor; indicaremos que sí si se quieren controlar las fechas (desde, hasta) de los tickets de comedor en la entrada al comedor que se gestiona con la aplicación Timón Tpv Comedor. Imprimir resguardo comedor; nos emitirá un resguardo cuando se realicen tickets de comedor. Como un segundo ticket en el que aparecerá el comentario de los tickets de comedor si se configura en el Mantenimiento/Comentarios ticket comedor. Periodo de validez en tickets de comedor; si al realizar un ticket de comedor el cliente dispone de un determinado número de días para disfrutar de ese servicio, aquí marcaremos el número de días. Restringir periodos de validez a fechas de reserva; si hay un número de días de validez de los tickets de comedor marcaremos que sí en este campo si el límite de esos días es la duración de la reserva, o no si se puede disfrutar del servicio aunque ya no se encuentre el cliente alojado en el establecimiento. Imprimir resumen de ventas en la zeta; nos emitirá un resumen de ventas al realizar la zeta. Este resumen nos aparecerá como un apartado más en la zeta o en la reimpresión de liquidación. 40

41 41 Sólo permitir cobros a habitaciones del establecimiento activo; si del departamento de un determinado establecimiento se deben poder realizar cargos a habitaciones de otro establecimiento de la base de datos (no sólo al propio establecimiento) desmarcaremos este check-box. Devolución de cajas fuertes automática; si tenemos marcado este check-box al pulsar en la operativa sobre el botón Devolución Caja Fuerte, nos aparecerá una lista con todas las cajas fuertes a devolver. Al pulsar Aceptar se actualizarán (debido a cambios de habitación) o se devolverán las cajas fuertes si las reservas ya son check-out. Si no, el proceso de devolución lo realiza el usuario manualmente señalando la caja fuerte y realizando su devolución, marcando además si se quiere imprimir recibo o no. Control Merchandising; el comportamiento normal es que en un ticket de merchandising sólo puede haber una línea para un determinado artículo de venta. Pero si marcamos permitir precios diferentes nos dejará realizar tickets de merchandising e introducir dos líneas para un mismo artículo, por ejemplo, porque se vende una unidad al precio normal y otra a mitad de precio. Pedir motivo anulación; lo marcaremos si queremos que el programa al anular un ticket nos obligue a introducir la causa de esa anulación. Impuesto comisión divisas; definiremos el tipo de impuesto al cual debe ir la comisión en los cambios de divisa. Cajas Definiremos la caja o cajas con las cuales podemos trabajar en el departamento activo. Para cada caja configuraremos: Número Caja; asignaremos un número a cada caja que creemos. Descripción; nombre que demos a la caja. Es el nombre que nos aparecerá en todos los filtros de listados, Usuario; asignaremos el usuario que cree la caja. Lector/Grabador Tarjeta; si disponemos de lectores y grabadores de tarjetas, de los cuales Timón está adaptado, aquí los asignaremos a la caja correspondiente. En la parte inferior nos aparecen una serie de pestañas para la configuración de cada caja:

42 42 Formatos Pestaña donde se parametriza la impresora de tickets que se tenga y el formato de los tickets y del cierre para que se adapten a la impresora. Además, para determinados formatos de tickets (por ejemplo, epson TM-T88) podremos marcar que en los tickets de divisa no salga el importe de la comisión sino sólo el importe que entregamos al cliente. Nota: Si se quiere este comportamiento y no está para el formato que utilizamos se deberá realizar la petición a nuestro departamento de Soporte. También podremos definir el número de copias de los tickets que queremos que se impriman para cada tipo de ticket (alquileres, cajas fuertes, ). Tipos de cobro permitidos Si se deja en blanco, en la operativa se podrán cobrar los tickets con todos los tipos de cobro que tengamos en la parametrización. Si de todos los cobros parametrizados en la caja sólo utilizaremos unos cuantos lo limitaremos en esta pestaña. Tipos de descuentos permitidos Es la misma idea que la pestaña anterior, pero sirve para limitar los tipos de descuento que se puedan aplicar en una determinada caja de entre todos los tipos de descuento que se tengan creados. Servicios en cargos habitación y Servicios en cierre Pestañas en las que sólo se puede visualizar información, no se puede añadir ni modificar nada. La información que se muestra es la parametrización que tenemos hecha si queremos que se generen los movimientos en Timón Hotel. La configuración se hace en Timón Hotel (hay documentación sobre este tema), pero en estas pestañas podremos visualizar la configuración para poder revisar si ésta es correcta o no.

43 43 Familias Esta opción está destinada a permitir o no el trabajo en la aplicación con unas familias dependiendo del departamento activo. Básicamente esta limitación nos afectará en la aplicación Timón Economato. Por defecto no habrá familias excluídas, todas estarán incluídas. Para excluir una familia la arrastraremos desde el grupo de incluídas hasta excluídas y guardaremos. En la entrada de pedidos, albaranes, facturas, etc. en cualquier momento en el que se refiera a una familia o artículo (tanto búsqueda como desplegables), se filtrarán los valores para las familias incluídas en el departamento activo. Excepto en los datos de los proveedores (rappels y descuento familias) en donde se mostrarán todas las familias existentes. Además, en el mantenimiento de artículos no se puede, al crear un artículo, asignarle una familia excluída, ni nos mostrará ningún artículo que pertenezca a una familia excluída. Para poder asignar un artículo que pertenezca a una familia que no esté incluída en el departamento activo, será tan sencillo como poner el código en el campo correspondiente. En los filtros de búsqueda no aparecerá el artículo, pero sí podremos trabajar con él mediante su código. Esta funcionalidad no es aplicable en el mantenimiento de artículos, en el cual sólo podremos trabajar con artículos de familias incluídas en el departamento activo. Documentos Pestaña donde podremos guardar documentación que tengamos sobre el departamento correspondiente.

44 44 Artículo alquiler Esta opción sirve para introducir los artículos que puedo alquilar, como por ejemplo: palos de golf, bicicletas, raquetas de tenis,... Además, permite la opción de reflejar el depósito en caso de roturas, robo, y si no hubiese ninguna de estas situaciones ese dinero es devuelto. En esta opción también podremos modificar y borrar los artículos. Cada artículo se puede enlazar a un grupo de producción. Si se tiene un número máximo del artículo se puede llevar el control del stock y poner el stock que se tiene. Así no nos dejará ticar cuando el stock se haya terminado. Los precios de cada artículo de alquiler se puede configurar un precio a partir de una fecha determinada o un precio diferente por número de días que se alquile. También se puede establecer un precio diferente para cada establecimiento (crearemos una línea para cada uno de ellos) o un mismo precio para todos (podremos dejar el campo Establecimiento en blanco). Cajas fuertes En esta opción podremos introducir todas las cajas fuertes que se tienen para alquilar. En la parte izquierda de Cajas Fuertes indicaremos el número de caja fuerte, descripción, impuesto, grupo de producción y la habitación. El estado irá variando según se tique la caja fuerte, se haga la devolución, En la parte derecha de Precios indicaremos los días (a partir de cuantos días en concreto de alquiler valdrá un determinado precio o un precio según el número de días exacto de alquiler), el precio, el depósito y el precio de coste si lo hay. Nota: El precio que se configura en la parte derecha es para todas las cajas fuertes. No hay que ir una por una para configurarle el precio.

45 45 Depósito Esta opción sirve para introducir los artículos de depósito que hay, por ejemplo, las toallas de baño, los albornoces,... Dejas un dinero en depósito y cuando devuelves las prendas te devuelven el dinero, con la diferencia que no se cobra nada de alquiler. Indicaremos el depósito, la descripción, el precio, la fecha a partir de la cual se aplica el precio y el stock del artículo de depósito. Al igual que si queremos llevar el control de stock o no. Si se lleva, al terminar el stock el programa no nos dejará ticar ese artículo. También se puede establecer un precio diferente para cada establecimiento (crearemos una línea para cada uno de ellos) o un mismo precio para todos (podremos dejar el campo Establecimiento en blanco). Merchandising Esta opción es de ventas que tiene el establecimiento de artículos varios, tales como camisetas, llaveros,... Indicaremos el nº de artículo, la descripción, el impuesto, el precio, la fecha de aplicación del precio, el stock, si queremos control de stock, el grupo de producción y el precio de coste. También se puede establecer un precio diferente para cada establecimiento (crearemos una línea para cada uno de ellos) o un mismo precio para todos (podremos dejar el campo Establecimiento en blanco). Si marcamos el check-box Modificable en Venta al ticar ese artículo de merchandising permitirá al usuario poner el precio manualmente. Se utilizará en los artículos que no tienen un precio fijo.

46 46 Ticket comedor Esta opción se utilizará para indicar los precios a aplicar a los distintos servicios de comedor a partir de una determinada fecha. Estos servicios de comedor son: desayuno, almuerzo, cena, media pensión y pensión completa. Se distinguirá el precio de adultos y el precio de niños. Al igual que con el precio de coste. Le indicaremos en la parte izquierda el servicio y el grupo de producción. En la parte superior derecha podremos poner precio para cada establecimiento o para todos (campo en blanco). El impuesto y la moneda. En la parte media derecha le podremos indicar por cada periodo de días en una determinada fecha los precios de los niños y de los adultos. Y los precios de coste. En la parte inferior derecha le podremos indicar para una determinada fecha con un número especifico de adultos, un descuento a los niños. Para realizar el descuento a los niños pulsaremos el icono y añadiremos una línea con el botón derecho del ratón. Seguidamente le indicaremos el porcentaje de descuento para 1 niño, para 2, etc. Guardas Indicaremos la hora, el impuesto, el precio, el grupo de producción y la moneda (aparecerá automáticamente). También el precio de coste.