1. ADMINISTRACIÓN DE FLOTA.

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2 ÍNDICE 1. ADMINISTRACIÓN DE FLOTA. 1. ADMINISTRACIÓN DE CONDUCTORES 3 A) ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS 4 2. CONTROL DE TARJETAS 7 3. CONTROL DE AUTORIZACIONES REPORTE DE RENDIMIENTOS ACLARACIONES ESTADO DE CUENTA CONTROL DE CARGAS. 1. SEGURIDAD DE IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DE VEHÍCULOS REGISTRO DE ODOMETRO VALIDACIÓN DE CARGAS REPORTE DE CARGAS COMPROBANTE DE CARGAS CARGAS SIN DISPOSITIVO TANQUE LLENO 28 2

3 MANUAL IRED WEB. En ired nos preocupamos por brindar las herramientas necesarias con el objetivo de hacer sencilla su operación, es importante fomentar las buenas prácticas de todo proceso para obtener un MEJOR RESULTADO. 3

4 ADMINISTRACIÓN DE FLOTA. I. ADMINISTRACIÓN DE CONDUCTORES. Ésta función permite el registro de personas que harán uso del servicio. 1. Principales Usos. En ésta función de ired WEB, te permite registrar un nuevo conductor, asignar las autorizaciones correspondientes de acuerdo a sus actividades, ruta recorrida, vehículo en uso, se pueden así como asignar y desvincular tarjetas, restablecer NIP en caso que el conductor lo haya olvidado, lo que le permitirá al administrador de flotilla llevar el control de usuarios. i. Cómo funciona por primera vez? 4

5 ii. Consultas o modificaciones de conductor. Qué puedo hacer al seleccionar un conductor? a. Modificar los datos de identificación, generarle un código de autorización, eliminar tarjeta asignada, desvincular dispositivo, enviar sms de asociación y restablecer nip. b. Asignarle una autorización, asignarle un vehículo ya creado o registrar uno nuevo. A. ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS. La ruta para acceder a la función de vehículos está disponible desde la sección de Conductores en pestaña desplegable a la izquierda o seleccionando un conductor en específico. 5

6 1. Principales Usos. En esta función puedes: i. Crear un vehículo: Asignarlo a un conductor ó crear el vehículo y asignarlo posteriormente. En la vista de creación de vehículo los campos marcados con asterisco son necesarios para poder guardar los cambios, nuestro Catálogo de Vehículos, te permite seleccionar del listado: Marca y Modelo para en automático rellenar los datos de los campos: consumo promedio en ciudad, consumo combinado y consumo en carretera. ii. Ver el listado de vehículos: Al seleccionar un vehículo de la lista podemos editar los datos de identificación del vehículo, en este campo también podemos corregir el odómetro en caso que haya sido capturado erróneamente por el Conductor en la Aplicación Vehículo. iii. Imprimir identificadores de vehículos : Para realizar el proceso de validación vehículo. (Véase en la sección Administración de Autorizaciones Validación Vehicular). 6

7 iv. Grupo de Vehículos, ésta función dentro de Vehículos te permite agrupar tus unidades por zona lo que te permite tener una mejor administración de tu flota. a. Crear Grupo de Vehículos: Al seleccionar esta opción te permite crear un concepto que funcione como factor agrupador de dos o más unidades. b. Grupo de Vehículos: Aquí puedes consultar y modificar los grupos que has creado. Cómo eliminar un vehículo a un conductor? Ingresamos al vehículo, en la pestaña se despliegan los conductores que le fueron asignados y en ese apartado podemos eliminar. 7

8 II. CONTROL DE TARJETAS. A éste campo puedes acceder desde Conductores y directamente desde la pestaña Tarjetas. 1. Principales Usos. En esta función puedes: i. Listado de tarjetas adquiridas, al seleccionar la tarjeta te muestra a quién se asignó, ii. estado de la tarjeta, tipo de tarjeta, fecha de compra, monto de compra, visualización). Comprar tarjetas y asignarlas posteriormente. (únicamente a. Despliega una ventana en la cual se puede seleccionar que tipo y cuantas tarjetas se desean comprar. b. Al dar clic en comprar detalla el costo de puntos ired que se descontarán del saldo. iii. Listar tipos de tarjetas. a. Despliega el tipo de las tarjetas disponibles. 8

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11 III. CONTROL DE AUTORIZACIONES. En esta función puedes restringir los servicios de los conductores de acuerdo al rol que desempeñen, lo que permite tener un mayor control en la flota. Al seleccionar esta función podrás 1. Principales Usos. i. Crear una nueva autorización a un conductor contando los siguientes parámetros: Vigencia de Conductor Productos autorizados Litros autorizados Número de servicios Monto máximo por servicio Estaciones autorizadas Restricciones diarias Validación de Vehículos En esta función es importante resaltar que para NO restringir, el consumo debe ingresarse en 0 en campo de Litros, número de servicios y monto máximo por servicio, además de dejar vacío el campo de Estaciones autorizadas, de esta manera el consumo del conductor seleccionado será libre. Vigencia de Conductor : Si no se determina alguna por el Administrador, se asigna por default un año. Productos autorizados : Actualmente podemos elegir entre: Pemex Magna, Pemex Premium y Pemex Diesel. Litros autorizados : En ésta sección puedes ingresar los litros que puede consumir el conductor en el periodo de tiempo seleccionado. Número de servicios: Número de servicios en qué podrán consumir los litros autorizados. Monto máximo por servicios: El monto en MXN que pueden consumir por cada servicio. Estaciones autorizadas: En caso de que el conductor tenga una ruta específica en su rol laboral, se recomienda seleccionar las estaciones correspondientes y tener un mejor control de la flota. Restricciones diarias: Se puede determinar horarios, número de servicios y litros que puede consumir al dia el conductor. Validación Vehicular : Esta herramienta de ired WEB, te permite asegurar que se administre el combustible a la unidad asignada, evitando un mal uso. 11

12 ii. Consultar la lista de autorizaciones creadas, al seleccionar una autorización te permite editarla y crear una nueva autorización al conductor, así como consultar el Registro de Cambios, ya que al asignar una nueva autorización el sistema guarda el histórico de las autorizaciones asignadas a ese Conductor. A. ADMINISTRACIÓN DE RESTRICCIONES DIARIAS. Dentro de la misma función, adicional puedes personalizar las Restricciones por día, sólo tienes que seleccionar la casilla del día que quieres configurar, configurar un horario en formato 24 horas, seleccionar los números de servicios y litros para ese día, es importante mencionar que para no restringir es necesario dejar los campos vacíos. * El orden jerárquico de Restricción será de Autorizaciones Generales a Autorizaciones Diarias. 12

13 IV. INFORME DE VENTAS. A esta función puedes acceder en la pestaña Reportes y seleccionar Reporte de Km por Consumidor o Vehículo: 1. Principales Usos. i. Muestra los consumos por Conductores o Vehículos de un periodo de tiempo seleccionado, una vez que ingresas te mostrará los campos con los parámetros que puedes seleccionar como: Periodo de consulta. Seleccionar un conductor específico o dejar en blanco el campo para seleccionar todos. Una Estación en específico o dejar en blanco el campo para seleccionar todos. En el campo Columnas + te permite modificar el layout del reporte que consultarás. Adicional puedes descargar el reporte en formato Excel y PDF. 13

14 A. REPORTE DE KM POR CONSUMIDOR O VEHÍCULO. A esta función puedes acceder en la pestaña Reportes y seleccionar Reporte de Km por Consumidor o Vehículo: 1. Principales Usos. i. Comparar a los diferentes conductores. ii. Detectar los mejores y peores hábitos de manejo. iii. Observar un comportamiento de un lapso determinado. Una vez que seleccionas Reporte de Km por Consumidor o Vehículo, el sistema te arrojará la vista para ingresar los filtros requeridos de acuerdo a la información que se requiera analizar. Ejemplo de Reporte de Rendimiento agrupado por Conductor. En este reporte, se muestra la distancia recorrida en Km del Conductor, los litros consumidos, el monto en MXN, el número de servicios que llevó a cabo, el rendimiento de Km por Litro consumido por el Conductor. 14

15 Ejemplo de Reporte de Rendimiento agrupado por Vehículo. En el reporte agrupado por Vehículo, se muestra la distancia recorrida en Km del Vehículo, los litros consumidos, el monto en MXN, el número de servicios que llevó a cabo, el rendimiento de Km por Litro consumido del vehículo VS configuración de rendimiento promedio y el detalle de los conductores que han manejado la unidad. La función te permite visualizar los reportes, descargarlos en PDF. 15

16 ired WEB, te brinda la opción de descarga ésta gráfico haciendo clic en la pestaña superior derecha de la imagen: B. REPORTE DE PRESUPUESTO DE GASTOS. A esta función puedes acceder en la pestaña Reportes y seleccionar Reporte de Km por Consumidor o Vehículo: 1. Principales Usos. i. Analizar el comportamiento diario de consumos basado en un promedio diario, mínimos y máximos que te permitirán identificar de manera visual operaciones atípicas por conductor o vehículo. ii. Realizar comparativas de determinados lapsos de tiempo en un mismo año y analizar el incremento o decremento del consumo de tu flotilla. iii. Conocer el gasto presupuestado para los próximos 3 periodos. 2. Configuración. i. El sistema te pide configurar el Consumo Máximo Esperado, Consumo Mínimo Esperado en Litros y MXN. ii. Te permite seleccionar la visualización de consumos en MXN o Litros. iii. Agrupar por Conductor o Vehículo. 16

17 Este reporte puedes descargar los datos en excel o PDF, y los gráficos en PDF. 17

18 V. SOLICITUD DE ACLARACIONES DE SERVICIOS. A ésta función puedes acceder desde la pestaña Servicios: 1. Principales Usos. Ésta función, permite solicitar una aclaración cuando existe una irregularidad entre el proceso de servicio real y lo reflejado en ired WEB de un servicio en específico. iii. Cómo funciona? Accedes en la pestaña Servicios y buscas por número de Folio, el servicio sobre el que deseas solicitar una aclaración, lo seleccionas y en la pestaña superior das clic en la opción Solicitar aclaración, el sistema arrojará la siguiente imágen, en la cual se debe llenar con datos correspondientes y finalmente dar clic en aceptar. Al solicitar la aclaración ired WEB, enviará un correo al encargado de la estación, al administrador de flotilla y a soporte ired en función de conseguir una resolución validada por las partes involucradas en un lapso no mayor a 3 días hábiles posterior a la solicitud de la aclaración, es importante mencionar al levantar la solicitud se crea un Ticket de seguimiento que podrá ser supervisado vía correo. 18

19 En la pantalla que se muestra, ired te da la opción de adjuntar archivos que sustenten la solicitud de la aclaración. 19

20 VI. ESTADO DE CUENTA. ired emite semanalmente un Estado de Cuenta que te permite ver las cargas de combustible realizada por usuarios de la flotilla de forma condensada o detallada. En este reporte puedes ver: 1. Saldo de crédito disponible. 2. Historial de consumo. 3. Reporte de servicios MXN por Estaciones de servicio. 20

21 CONTROL DE CARGAS. I. ADMINISTRACIÓN DE CONDUCTORES. Al utilizar ired, adicional de adquirir el control de la administración de tu flotilla, tienes seguridad en tus transacciones de combustible, tu interacción entre Flota- Estación se realiza de manera simple al contar con la información de cargas en ired WEB, portal al cual ambas partes tienen acceso. Para ello ired se asegura que cuentes con las herramientas necesarias para tener el Control de Cargas: iv. En qué parte del proceso estamos? Seguridad de Identificación. Una vez realizado el registro correspondiente en ired WEB, se requiere el alta del conductor en la app Vehículo donde pueda registrar sus datos personales que aseguren su identificación al momento de la carga, Revisar proceso registro Conductor. Los elementos que aseguran la identificación es: - Cuenta y tarjeta personalizada. - Foto del Conductor. - Firma del conductor. - Nip Personalizado. - Autorizaciones personalizadas por el administrador de Flotilla. Éstos conceptos son previamente validados con el sistema antes de autorizar un servicio, así como la foto del conductor es confrontada contra la persona que está solicitando el servicio por el despachador de la Estación. 21

22 II. IDENTIFICACIÓN DE VEHÍCULOS. Ésta función se encuentra dentro de las autorizaciones, ésta herramienta de ired WEB, te permite asegurar que se administre el combustible a la unidad asignada, evitando un mal uso. Cómo funciona? Paso 1: Marcar la casilla de validación Vehicular en la sección de: Conductores Autorizaciones. Paso 2: Imprimir Identificadores de Vehículos éstos son códigos QR que irán adheridos al vehículo del conductor. Una vez que el conductor llegue a la estación y solicite un servicio, previo a la autorización de éste, el sistema pedirá validar mediante el scanner que el código QR (corresponda al vehículo- conductor asignado por el administrador de flotilla). 22

23 III. REGISTRO DE ODÓMETRO. El uso de la plataforma ired, te permite la captura del Odómetro en la aplicación vehículo al momento de solicitar la carga, si éste es mal ingresado en función al anterior el sistema rechazará la petición de servicio. La correcta captura de odómetro, permite al sistema el cálculo del rendimiento de KM/L, es importante que los conductores que utilicen más de 1 vehículo tengan activada la casilla de Validación Vehicular para que se realice el vínculo correcto vehículo - conductor. 23

24 IV. VALIDACIÓN DE CARGA. Cómo se valida una carga? El conductor de flotilla llega a la Estación, solicita un servicio ingresando producto, litros requeridos, odómetro, el sistema valida la información VS las autorizaciones asignadas a ese conductor por el Administrador de Flotilla en ired WEB. 24

25 V. REPORTE DE CARGAS. Para consultar el Reporte de Reportes, posteriormente dar clic en Informe de ventas. servicios realizados, debes acceder en ired WEB y dar clic en A continuación, se desplegará una ventana con opción de seleccionar los filtros requeridos para obtener el reporte, entre ellos se encuentran: Rango de fechas, Cliente, Conductor, Estación, Tipo de Pago, es importante mencionar que en caso de requerir el reporte general del cliente, se deben dejar los campos que le sean indiferentes sin modificación alguna. Éste reporte, adicional de consultarse en ired WEB, te permite descargarlo en Excel para poder realizar modificaciones o interpretación de datos, y descarga en documento PDF. 25

26 VI. COMPROBANTE DE CARGAS. Una vez realizada la carga de combustible ired cuenta con los siguientes elementos para comprobar la carga: 1. Correo electrónico a la Estación en cuál realizaron servicio. 2. El servicio se queda grabado en ired Vehículo y ired Estación por un lapso de 7 días. 3. El histórico de todos los servicio se alojan en ired WEB tanto Estación como Flotilla Cargas por vales Impresos ired, cuenta con el servicio de cargas mediante Vales Impresos, este servicio no requiere dispositivo móvil por parte de la flotilla. Cómo funciona? Esta función de ired, tiene que ser solicitada a la Estación por el administrador de flotilla, una vez que se indique el monto que se requiere, el administrador puede elegir entre los siguientes múltiplos para la generación de sus vales: 26

27 Una vez que el Conductor llegue a la Estación y solicite carga de combustible por medio de vales, el Despachador de la Estación deberá escanear el vale con el dispositivo móvil para validar que éste no haya sido previamente utilizado, ésto se valida mediante el código QR que contiene el vale. Una vez utilizado, el vale pasa a estatus usado quedando sin validez para cualquier transacción que intenten realizar. Los estados en que se pueden encontrar los vales son los siguientes: 1. Emitidos 2. Impresos 3. Usados 4. Cancelados 27

28 VII. CARGAS SIN DISPOSITIVO ired cuenta con la opción de realizar la carga de combustible en caso que el conductor de flotilla no cuente con el dispositivo móvil. Cómo funciona? El conductor debe notificar a su administrador de Flotilla para que éste pueda Generarle un Código de Autorización, para esto el administrador debe ingresar a ired WEB, en la sección de conductores buscar el usuario y seleccionar Generar Código de Autorización. Al aceptar aparecerá el siguiente mensaje, aceptar y posteriormente el sistema te proporcionará el código que deberá ingresar el despachador de gasolina, en este punto el administrador de flotilla tiene la opción de enviar el código por medio de SMS a el número que él designe. El despachador de la Estación deberá ingresar el código en el campo Ingresar código en la primer pantalla de la App Estación. El costo de generar éste código es de 1.00 MXN, que será descontado de ired Puntos (Saldo Flotilla) y tiene una vigencia de 60 minutos para evitar un mal uso a la autorización. 28

29 VII. TANQUE LLENO. Ésta función de ired permite mantener la eficiencia en tu flotilla permitiendo realizar una carga llena de tanque. Cómo detonamos la función? para autorizar a un conductor de la flotilla que pueda utilizar la función Tanque lleno depende de los siguientes puntos: 1. Activar la casilla Permitir tanque lleno dentro de la autorización asignada al Conductor (en sección Autorizaciones) 2. Ingresar la capacidad máxima del tanque de el o los vehículos asignados a dichos conductores (en sección vehículo). Una vez que el conductor cuente con la activación de estas condiciones podrá llegar a la Estación de servicio y solicitar Tanque Lleno, la aplicación Estación, será quien valide vs ired WEB si el conductor cuenta con la autorización para cargar a través de esta función, una vez que se autorice se procede a realizar la carga y posterior a ésta se registra los litros suministrados. 29