Programas y Métodos de Gestión de la Calidad Sesión Número 7

Transcripción

1 Universidad Tecnológica del Centro Licenciatura en Ciencias Administrativas y Gerenciales Programas y Métodos de Gestión de la Calidad Sesión Número 7 Prof: Hugo Pérez Bonetti

2 Contenido Sesión Nro. 7 Diagrama de Recorrido Flujograma de Proceso 2

3 Mejora de Procesos VIDEO: Mitos de la Mejora de Procesos VIDEO: Toyota Lean Manufacturing 3

4 Herramientas para el Análisis Gráfico de Eficiencias de Procesos Búsqueda de eficiencia en: Procesos Uso de recursos Organización de los recursos Organización de la planta Mejora Continua Herramientas Gráficas: Diagrama de Operaciones Flujogramas Diagrama de Recorrido Flujograma de Procesos 4

5 Diagramas de Recorrido Representación gráfica de todas las zonas/áreas/secciones de una planta o edificio, donde se indican las actividades que en la operación se ejecutan. Incluye en la representación gráfica tanto a las personas como a los materiales que se mueven en el flujo de un proceso Busca determinar la forma óptima de disposición de las actividades en una operación en relación con los espacios físicos, maquinarias y recorridos necesarios Persigue la mejora eficiencia integral en la operación (tiempos, recorridos, esfuerzos, etc.) 5

6 Diagramas de Recorrido Determinación de recorridos innecesarios y sitios de congestión o alto tráfico Determinación del estado actual de los procesos productivos en una planta Apoyo para la redistribución efectiva de la planta Base para el aprovechamiento de los espacios físicos y apoyo a otras iniciativas de mejora (Ejemplo: Just in Time) 6

7 Diagramas de Recorrido 7

8 Diagramas de Recorrido No existe una distribución óptima, al hacer un diagrama de recorrido debemos centrarnos en visualizar: Contribuyen al avance del trabajo No Contribuyen al avance del trabajo Elementos Productivos Elementos No Productivos Diagrama de Recorrido del Proceso 8

9 Diagramas de Recorrido Debemos identificar: Movimientos en grandes distancias Retrocesos Demoras/esperas Paradas del trabajo por congestionamiento Cuellos de botella IMPACTO COSTOS 9

10 Diagramas de Recorrido Producto único sujeto a una serie de operaciones en torno a el: Tomar como base para el diagrama al PRODUCTO será más conveniente. Operador único actúa sobre un producto que va transformándose: Tomar como base para el diagrama al OPERADOR será más conveniente. 10

11 Diagramas de Recorrido Línea Recta o Por Producto La distancia y tiempo de una operación a otra son mínimos Utilizado en producción en masa Funcional o Por Procesos Agrupación de máquinas semejantes Agrupación de procesos semejantes 11

12 Diagramas de Recorrido En la producción en serie el material dejado a un lado debe estar disponible fácilmente a la próxima operación La producción debe permitir traslados cortos El acceso visual a las estaciones de trabajo debe ser adecuado Las estaciones de trabajo deben permitir que el operador cambie fácilmente de Posisición El material y herramientas deben estar agrupados alrededor del operador Las áreas de almacenamiento deben estar dispuestas de forma que aminoren las búsquedas y manipulación 12

13 Diagramas de Recorrido PROCESO DE DESCARGA EN ALMACÉN 1. El camión arriba al almacén y espera (un máximo de 20 min para ser registrado) 2. El vigilante toma los datos del camión y chofer (3 min) 3. El vigilante se desplaza a donde está el almacenista para pedir autorización de entrada del camión (5 min) 4. El vigilante regresa a dar entrada al camión (5 min) 5. El camión ingresa a cola de espera en la zona de descarga ( un máximo de 15 minutos) 6. El almacenista inspecciona carga y registra (15 minutos) 7. El montacarguista descarga el camión (30 minutos) 8. El chofer se dirige a la taquilla para procesar factura (50 minutos) 9. El chofer se dirige al administrador para sellado y firma de documentos ( 20 minutos) 10. El chofer se dirige al almacenista y le entrega documentos (5 min) 11. El almacenista verifica documentos y se queda con una copia (3 min) 12. El chofer espera autorización para desplazarse a la cola de espera en el área de carga (un máximo de 15 min) 13

14 1 Programas y Vigilancia Área Administrativa Chofer Zona de Descarga Almacenista Producto Almacenado Taquilla Gerente Vtas 6 Administrador Montacarguista Producto Almacenado Montacarguista Producto Almacenado 8 Zona de Carga 1 12 Metros 2 24 Metros 3 24 Metros 4 12 Metros 5 30 Metros 6 16 Metros 7 44 Metros 8 50 Metros Almacén Producto Almacenado Zona de taller de flota Jefe Almacén 14

15 Flujograma de Procesos Diagrama que sirve para representar gráficamente el flujo de actividades que se ejecutan dentro de un proceso Describe la naturaleza de cada actividad que se ejecuta Define la secuencia en la que se ejecutan las actividades Permite discernir sobre qué actividades son verdaderamente productivas (agregan valor al proceso) y cuáles son no productivas (no agregan valor al proceso). 16

16 Flujograma de Procesos Develar excesos de situaciones no productivas (demoras, almacenamientos, transportes) Determinar posibilidades de aumento de eficiencia a través de la combinación de algunas actividades ejecutadas dentro del proceso. (Operación-Inspección; Operación-Transporte; Inspección-Transporte). Posibilidad de ejecución de actividades simultaneas o en paralelo Posibilidad de suprimir actividades innecesarias 17

17 Flujograma de Procesos OPERACIÓN: INDICA LAS FASES DEL PROCESO, MÉTODO O PROCEDIMIENTO, EN LAS CUALES LA PIEZA, MATERIA O PRODUCTO SE MODIFICA DE FORMA O CONTENIDO, FÍSICA O QUÍMICAMENTE. EN EL TRABAJO ADMINISTRATIVO SE DICE QUE HAY OPERACIÓN CUANDO SE DA O SE RECIBE UNA ORDEN O INFORMACIÓN Y SE LLENA UN FORMATO, O CUANDO SE HACEN PLANES O CÁLCULOS. INSPECCIÓN: INDICA QUE SE VERIFICA ALGÚN ATRIBUTO DE CALIDAD O CANTIDAD, O AMBOS, SIN QUE SE MODIFIQUE LA MATERIA O INSUMO OBJETO DE TRANSFORMACIÓN. SE REALIZA PARA COMPROBAR SI UNA OPERACIÓN SE EJECUTÓ CORRECTAMENTE EN LO QUE SE REFIERE A CALIDAD Y CANTIDAD. 18

18 Flujograma de Procesos TRANSPORTE: INDICA EL MOVIMIENTO DEL OBJETO DE ANÁLISIS (TRABAJADOR, MATERIAL Y EQUIPO) DE UN LUGAR A OTRO. HAY TRANSPORTE CUANDO UN OBJETO SE TRASLADA DE UN LUGAR A OTRO, SALVO QUE EL TRASLADO FORME PARTE DE UNA OPERACIÓN O INSPECCIÓN. DEPÓSITO PROVISIONAL O ESPERA: INDICA DEMORA EN EL DESARROLLO DE LOS HECHOS. ALMACENAMIENTO: INDICA DEPÓSITO DE UN OBJETO PARA CUYA NUEVA MOVILIZACIÓN O USO SE REQUIERE UNA ORDEN O AUTORIZACIÓN. ACTIVIDADES COMBINADAS: CUANDO SE DESEA INDICAR QUE VARIAS ACTIVIDADES SON EJECUTADAS AL MISMO TIEMPO EN UN MISMO LUGAR DE TRABAJO, SE COMBINAN LOS SÍMBOLOS DE TALES ACTIVIDADES. 19

19 Flujograma de Procesos Existen tres tipos de bases que se pueden utilizar para estructurar el flujograma, las cuales NO se pueden combinar EL OPERARIO: Describe lo que hace la persona que trabaja en la línea o que ejecuta el trabajo EL MATERIAL: Diagrama que describe las actividades por las que pasa el material a lo largo del proceso EL EQUIPO O MAQUINARIA: Diagrama que describe cómo se emplean los equipos o maquinarias a lo largo del proceso 20

20 Flujograma de Procesos Los datos para su construcción deben recogerse por observación directa Los flujogramas no deben hacerse de memoria Debe respetarse la secuencia de actividades No deben omitirse actividades que se consideren irrelevantes, todas las actividades deben estar incluidas 21

21 Flujograma de Procesos Preguntas que debemos hacernos Acciones que debemos tomar Qué se hace en realidad? Por qué hay que hacerlo? Dónde se hace? Por qué allí? Cuándo se hace? hacen en ese momento? se hace Por qué se Quién lo hace? Por qué lo hace esa persona? Cómo se hace? Por qué se hace de ese modo? ELIMINAR PARTES INNECESARIAS COMBINAR u ORDENAR SIMPLIFICAR 22

22 Flujograma de Procesos

23 Flujograma de Procesos

24 Flujograma de Procesos Dinámica de aprendizaje Nro. 2: o Para el ejemplo del proceso de carga y descarga en almacén, realicemos el flujograma de procesos para las actividades del chofer

25 Documentación de Procedimientos Son los documentos clave de un proceso, ya que contienen la secuencia general de actividades que componen las distintas fases del mismo, indicando responsables, descripción de tareas específicas ejecutadas y los registros de calidad generados tras cada tarea. Los procedimientos son por su naturaleza los elementos documentales más consultados por los usuarios y por tanto más dinámicos. Son una herramienta fundamental en la gestión de la calidad

26 Documentación de Procedimientos Permiten formalizar la estructura de los procesos de una organización Ponen los procesos de la organización al alcance de todos sus miembros Sirven como material clave para la inducción de nuevo personal Sirven como base fundamental para realizar auditorías de procesos Hacen explicito (tangible) el conocimiento tácito de las organizaciones Aseguran la ejecución de actividades de forma estandarizada y bajo criterios conocidos por toda la organización.

27 Documentación de Procedimientos Objetivo: El objetivo debe permitirle al usuario identificar de forma específica la razón de ser del procedimiento tanto operativamente como estratégicamente dentro del SIGC. Alcance: El alcance de un procedimiento, debe indicar las actividades macro que abarca y las áreas funcionales a las que aplica el procedimiento. Documentos de Referencia: En esta sección se deben indicar las Normas Internacionales y leyes o reglamentos de apoyo y los documentos integrantes del SGC a los que se hace referencia dentro de las actividades del procedimiento Normas: La función de las normas es establecer de forma inequívoca los lineamientos principales que han de regir la ejecución del procedimiento. Dentro de la descripción de actividades del procedimiento, se puede hacer referencia a las normas estipuladas con el fin de procurar la mejor comprensión de cada actividad y sus lineamientos.

28 Documentación de Procedimientos PROCEDIMIENTOS (PR) Flujogramas Los flujogramas representan de manera gráfica el flujo general de actividades dentro de un procedimiento. Sirven de referencia general y rápida para el usuario a la hora de aplicar un procedimiento. Cada actividad de un flujograma, es luego ampliada en detalle en la sección de Descripción de Actividades del procedimiento.

29 Documentación de Procedimientos Símbolo Descripción <Nombre proceso> Se utiliza este símbolo para indicar el inicio y el fin de un Proceso. Representa una actividad general o macro-actividad, la cual luego es desagregada en la descriptiva. Representa un documento, insumo de entrada o producto de salida Representa flujo de información Representa una decisión Representa un conector dentro de la página Representa un conector a otra página Representa la referencia a otro Proceso o Procedimiento Representa el almacenamiento Temporal o Permanente de un documento

30 Documentación de Procedimientos Redacción de Actividades en Flujogramas: Las actividades de un flujograma, deben estar redactas de forma tal que: Agreguen valor Indiquen acción (verbo) Describan de forma precisa la operación Describan de forma precisa los registros generados Tengan como máximo entre 5 y 6 líneas Características de un buen flujograma: Cada actividad agrega valor y está explicada de forma precisa pero completa Presenta un visión estructural de las fases lógicas de un proceso Identifica a otros documentos y procedimientos con los que guarda relación el proceso Identifica las áreas y funcionales involucrados

31 Documentación de Procedimientos

32 Documentación de Procedimientos Descripción de Actividades: Cada una de las actividades representadas en el flujograma, son luego explicadas en la sección de Descripción de Actividades, de forma tal que el usuario pueda tener el detalle de las operaciones que soportan cada actividad. SUPERVISOR ANALISTA OPERADOR VIENE DEL PROCESO XXX Responsable Acción 1 Recibe y analiza las solicitudes de los distintos usuarios, registrándolas en el formulario de control YYY A SUPERVISOR 1. Recibe las solicitudes de los distintos usuarios y procede a clasificarlas por origen según se indica en la tabla XXX del anexo ZZZ. Seguidamente realiza un análisis de las distintas solicitudes verificando los siguientes elementos: Formulario de Control YYY - Áreas implicadas - Fecha de requerimiento - Documentación de apoyo con la que se cuenta - Antecedentes Una vez analizadas las solicitudes, las prioriza según importancia y las registra en el Formulario de Control YYY, el cual contiene los siguientes campos: Nº de solicitud, Responsable, Fecha prevista, Proceso Afectado

33 Flujogramas utilizados para la escritura de procedimientos Dinámica de aprendizaje Nro. 3: o Realizar el flujograma para el procedimiento de elaboración de una taza de café