Utilización de servicios gratuitos para la gestión y control de los Centros de Gestión del Tráfico y sistemas ITS

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1 1 Utilización de servicios gratuitos para la gestión y control de los Centros de Gestión del Tráfico y sistemas ITS Javier Dalmau Fajardo Ingeniero Superior de Telecomunicaciones Técnico de sistemas y Jefe de proyectos, sistemas y telecomunicaciones CPS INGENIEROS RESUMEN: No nos aventuramos si decimos que hoy en día los servicios libres a disposición de todo usuario de Internet son el paradigma de la Web 2.0 ya que ofrece multitud de herramientas y utilidades que permiten a los usuarios realizar múltiples tareas a través del navegador sin necesidad de instalar programas especiales para ello (un gran ejemplo es Google con sus agendas o calendarios, bloc de notas, búsquedas específicas de libros, de blogs, de documentos científicos, acceso a mapas y cálculo de itinerarios con cartografías actualizadas, repositorios de documentos, etc.). La presentación que vamos a realizar queremos centrarla en algunos servicios gratuitos que en la actualidad están muy desarrollados y funcionan con mucha normalidad, tanto en usuarios de Internet como en pequeñas, medianas y grandes empresas multinacionales. En este sentido los servicios más importantes para tener una mejor gestión y control de los Centros de Gestión y los sistemas ITS son los calendarios compartidos y los repositorios de documentos, que pueden revolucionar la forma de comunicarse entre los Centros de Gestión del Tráfico y la gestión de equipamiento ITS. En general el software libre y la Web 2.0, está transformando la manera de acceder y compartir el conocimiento y es una gran oportunidad para el control y la gestión en el ámbito de los Centros de Gestión, es la Web del usuario y para el usuario.

2 2 1 Introducción Los servicios y herramientas en la red han revolucionado la cultura de las empresas, actualmente se habla de empresas 2.0, en este sentido y durante los últimos años CPS Ingenieros ha apostado por la gestión de la transformación organizacional dentro del marco de trabajo de los Centros de Gestión de Tráfico, trabajando por células, repensando las pautas de seguridad informática, colaborando en línea, etc. Resumiendo, nos hemos comenzado a aplicar las metodologías, ideas e innovaciones tecnológicas de lo que podemos llamar la Organización 2.0 a nuestra empresa y nuestra forma de trabajar. A continuación muestro algunas sinergias que provocan las nuevas tecnologías: Las nuevas tecnologías traen oportunidades y reducen costos: Las tecnologías disponibles no afectan solo a la estética de las cosas sino que marcan modos diferentes de hacer el trabajo, la Web 2.0, el trabajo colaborativo, los equipos remotos, etc. se presentan como una alternativa importante para hacer más y mejores negocios a menor costo. Si eso lo trasladamos al marco de trabajo en el que desarrollamos toda la labor de consultoría de equipos remotos (Centros de Gestión) y colaborativos (Gestión y Control de Tráfico y Movilidad) nos encontramos en el mejor de los casos para aplicar toda la tecnología disponible. Convivencia de Organización 2.0 con pirámide tradicional: Se pueden preservar aspectos culturales, valores y la esencia de ciertas marcas e ideas. Todas las marcas y empresas estarían frente a la potencialidad de encontrar nuevas formas de organización que convivan con las actuales. Convivencia de productos 2.0 con los tradicionales: Las empresas a través de exitosos o mágicos productos pueden coexistir con los nuevos, al igual que las estructuras y las generaciones pueden convivir.

3 3 Para nuestras primeras experiencia hemos estudiado todos aquellos servicios que existen en la red y nos pueden ayudar en la colaboración y gestión en el marco de trabajo del Tráfico y Movilidad en los Centros de Gestión, y después de muchos estudios hemos elegido a Google ya que su filosofía y misión es muy similar a la nuestra: Si la misión de Google es organizar la información mundial para que resulte universalmente accesible y útil, y la misión de CPS es obtener los mejores resultados para realizar estudios de Tráfico y Movilidad y desarrollos TI para gestión ITS. 2 Servicios existentes Servicios para Buscar: Académico Busca documentos académicos Alertas Recibe noticias y resultados de búsquedas por correo electrónico Barra Google Añade un cuadro de búsqueda a tu navegador Búsqueda de blogs Busca blogs sobre tus temas favoritos Búsqueda en la web Busca millones de paginas web Búsqueda personalizada Crea una experiencia de búsqueda personalizada para tu comunidad Google Chrome Un navegador que ofrece rapidez, estabilidad y seguridad Desktop Realiza búsquedas en tu propio equipo Earth Una ventana tridimensional al planeta Funcionalidades de búsqueda web Saca el máximo partido a tus búsquedas igoogle Añade noticias, juegos y mucho más a tu página de inicio personalizada de Google Imágenes Busca imágenes en la web Libros Realiza búsquedas en libros Maps Direcciones y directorio de negocios Noticias Busca miles de noticias Videos Busca vídeos y carga los tuyos

4 4 Servicios para explorar e innovar: Code Labs Herramientas, APIs y recursos para programadores Prueba nuevos productos Google Servicios para comunicar, mostrar y compartir: Blogger Calendar Docs Gmail Grupos Picasa Reader Sites SketchUp Talk Traducto Wave YouTube Expresa tus opiniones online. Organiza tu agenda y comparte eventos con tus amigos. Crea tus proyectos online, compártelos y accede a ellos. Correo rápido, con menos spam y con la tecnología de búsqueda de Crea listas de distribución y grupos de debate Encuentra, edita y comparte tus fotografías Recibe los feeds de tus blogs y sitios de noticias favoritos Crea sitios web y wikis de grupos seguras Construye modelos 3D de forma rápida y fácil Envía mensajes instantáneos y llama a tus amigos desde tu equipo Visualiza páginas web en otros idiomas Comunicación para colaboración en tiempo real. Mira, sube y comparte vídeos Servicios para la movilidad: Mobile Usa Google desde tu teléfono móvil Maps móviles Consulta mapas y obtén itinerarios en tu teléfono móvil Búsqueda Busca en Google desde tu teléfono móvil 3 Qué hemos utilizado? De todos los servicios antes mencionados para nuestro propósito Utilización de servicios gratuitos para la gestión y control de los Centros de Gestión del Tráfico y sistemas ITS sólo son interesante los siguientes:

5 5 Gmail Google Calendar Google Docs Google Wave Es necesario para tener una cuenta y acceder a todos los servicios, además podemos utilizarlo como correo alternativo y video conferencia. Lo utilizamos para sincronizar y compartir agendas y tareas entre los Centros de Gestión y/o otras organizaciones, empresas, colaboración en tiempo real y para varios colaboradores en el mismo tiempo, etc. Lo utilizamos para compartir documentación y trabajar en línea los documentos, las presentaciones y hojas de cálculo comunes. Lo utilizamos para comunicación en tiempo real para reuniones de colaboración de aplicaciones TI, estudios de tráfico, presentaciones comunes y desarrollo de documentos conjuntos. Si juntamos todas estas herramientas de trabajo, que no son más que servicios WEB, corresponden con los servicios que Google ofrece para empresas llamados Apps donde engloba todo excepto Google Wave. La solución de las Apps para mensajería y colaboración ofrecida por esta empresa es exactamente lo que CPS Ingenieros necesita, además hemos visto como aumenta la productividad de gestión y control en el marco de trabajo de Tráfico y Movilidad en todos los Centros de Gestión, a bajo costo. Con Google Apps podemos tener el correo electrónico y acceso a documentos, hojas electrónicas y presentaciones, desde cualquier lugar, a través de un equipo conectado a Internet, en forma, permitiendo que no sólo disminuyamos los costos de operación, sino que también aumentamos la productividad y la calidad de nuestros servicios como consultoría. El sistema de Apps tiene tres componentes principales:

6 6 Comunicación: Gmail para empresas Solución de correo electrónico y calendario utilizando el nombre del dominio de la empresa con un almacenamiento de 25Gb por usuario, en adición a Google Talk, el cual incluye mensajes de texto, conversaciones por video y voz en todo el mundo, así como la posibilidad de enviar archivos y mensajes de texto a todos los contactos. Colaboración: Google Docs Google Docs, que permite la creación y edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones, compatibles con otras soluciones del mercado, que pueden ser compartidos y modificados con otros usuarios en tiempo real, complementada por Google Sites, una aplicación que le permite crear sitios web de colaboración, tan fácil como crear un documento. Google Calendar Administración de agenda, planificación, calendarios online compartidos y sincronización de calendario con dispositivos móviles Google Videos Google Videos, Uso compartido de vídeos privado, seguro y en hosting. Grupos de Google

7 7 Grupos de Google, Grupos de usuarios para compartir listas de correo, contenido y para buscar archivos. Google Sites Google Sites, Páginas Web seguras y sin código para intranets y sitios administrados por equipos. Administración de Servicios: Con Google Apps tenemos la administración del dominio, control del sistema y las cuentas de usuarios online, así como opciones disponibles para la integración con sistemas de TI actuales o soluciones de terceros. Incluye también servicios de seguridad para el correo electrónico como control de virus, spam y correos de suplantación, más la opción de backup automático de todo el tráfico de mensajes durante los últimos 90 días. Además de los beneficios que Google Apps brinda a los usuarios, tiene todas las ventajas de las soluciones bajo demanda o SaaS; es decir, es un sistema de bajo costo gracias a las economías de escala, rápido de instalar, no requiere de software o hardware adicional, no necesita de bases de datos y reduce considerablemente el tiempo y las complicaciones para los departamentos de tecnología.

8 8 Google Apps refleja la tendencia mundial de las empresas para usar soluciones SaaS (Software as a service), que no es mas que un modelo de distribución de software en donde la compañía de tecnologías de información y comunicación IT provee el servicio de mantenimiento, operación diaria, y soporte del software usado por el cliente. Es tener la información, el procesamiento, los insumos y los resultados de la lógica de negocio del software hospedado en la compañía de TI. Esto tiene unas ventajas como: El cliente no necesariamente debe tener un área especializada para soportar el sistema, por lo que baja sus costos y su riesgo de inversión. La responsabilidad de la operación recae en la empresa TI. Esto significa que la garantía de disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad, es parte del servicio que da la compañía proveedora del software. La empresa TI no desatiende al cliente. El servicio y atención continua del proveedor al cliente es necesaria para que este último siga pagando el servicio. La empresa TI provee los medios seguros de acceso en los entornos de la aplicación. Si una empresa TI quiere dar opciones SaaS en su cartera de productos debe ofrecer accesos seguros para que no se infiltren datos privados en la red pública. No es necesaria la compra de una licencia para utilizar el software, sino el pago de un alquiler o renta por el uso del software. Se le permite al cliente completa flexibilidad en el uso de los sistemas operativos de su preferencia, o al cual pueda tener acceso. Pero también tiene los siguientes inconvenientes como: La persona usuaria no tiene acceso directo a sus contenidos, ya que están guardados en un lugar remoto, y en caso de no contar con mecanismos de cifrado y control disminuye el índice de privacidad, control y seguridad que ello supone, ya que la compañía TI podría consultarlos.

9 9 El usuario no tiene acceso al programa, por lo cual no puede hacer modificaciones (dependiendo de la modalidad del contrato de servicios que tenga con la compañía TI). Al estar el servicio y el programa dependientes de la misma empresa no permite a la usuaria migrar a otro servicio utilizando el mismo programa (dependiendo de la modalidad del contrato de servicios con la compañía de TI). Si el servicio de Internet no está disponible por parte del ISP, el usuario no tendrá acceso al programa, por lo que sus operaciones se verán afectadas hasta que dicho servicio se restablezca. Como hemos comentado anteriormente además de las Apps de Google contamos con el servicio de GoogleWave, que es una herramienta online de comunicación y colaboración que sirve para interaccionar en tiempo presente, además se puede comunicar y colaborar usando diferentes formatos de texto, fotos, videos, mapas y más. Un Wave es una conversación con múltiples participantes donde estos son colaboradores que se añaden al wave para discutir y colaborar en los contenidos. Los participantes pueden contestar cuando quieren y donde quieren dentro del Wave, y pueden editar el contenido y añadir más participantes, como es tan cambiante para conocer una conversación Wave sólo es posible rebobinándola con la funcionalidad de playback y mirando que ha pasado y cuando porque todo queda guardado. Wave te da la impresión de ser el Correo Electrónico con mejoras futurista, se puede compartir fácilmente los Waves con diferentes personas y a la vez te da la libertad de editar lo que necesites, incluso los mensajes que no son tuyos. 4 Cómo lo hemos utilizado? Para poder explicar este apartado hemos creído conveniente hacerlo con un CASO PRÁCTICO y para ello nos basaremos en la 'Elaboración de un estudio de tráfico sobre

10 10 accesibilidad del circuito de velocidad de Alcañiz "MotorLand" en Teruel. CPS Ingenieros desarrolla parte del estudio. Según el Heraldo de Aragón cita Motorland se prepara para recibir hasta espectadores en el Gran Premio de Motos GP y muestra la siguiente imagen.

11 11 Retenciones durante la inauguración del circuito, octubre de 2009 Pasos del estudio y relación con el software libre: 1. Lo primero que hace CPS Zaragoza es conocer si otros Centros de Trabajo de CPS tienen experiencia o han realizado algún estudio similar o quienes son los más indicados para la colaboración, ya que como siempre se tiene solo dos-tres semanas para desarrollarlo y, además en este estudio se necesita un equipo multidisciplinar (estudios de aforo, estudios de accesos, estudios de desplazamientos ). En esta primera etapa se ha utilizado el correo electrónico corporativo de toda la vida pero redireccionado a Gmail y teléfono móvil. 2. CPS Valencia ha sido invitado como colaborador activo ya que han hecho muchos estudios de accesos, accidentalidad, movilidad al Circuito de Cheste y, por tanto, tienen experiencia y medios para ello. En una segunda fase se definen los directorios de trabajo compartido a través de Google Docs, esta estructura de trabajo cumple con toda la exigencia de calidad interna de CPS y todos los miembros de los equipos de trabajo conocen su funcionamiento:

12 12 3. Se diseña la estructura general del documento y se describen las tareas (por ejemplo utilizar el mismo índice del documento), para que en una posterior fase se definan las tareas a realizar de todos los colaboradores.

13 13 4. En una tercera fase se busca todo tipo de información y se archiva y clasifica en el directorio de entradas del repositorio compartido, además se buscan otros posibles colaboradores para otras partes del desarrollo. CPS Valencia ha visto la necesidad de invitar a otro colaborador que también tiene experiencia en este tema, el colaborador en cuestión ha sido CPS Málaga. 5. Como el trabajo ha sido encargado a CPS Zaragoza, éste es el líder del desarrollo y es el que empieza la interlocución en tiempo real de los repartos de tareas con los colaboradores, la herramienta que utilizamos es Google Wave, que como se ha explicado en la apartado anterior es una herramienta a la que pueden acceder todos los miembros que están en colaboración y discutir en tiempo real cada uno de los puntos del índice para gestionar los recursos de todas las partes interesadas, además dentro de los Wave es posible mantener reuniones por Webcam, call conference y otros métodos más específicos. Además esta herramienta es ideal para discutir un punto en concreto cuando surgen dudas y para poder seguir con el estudio, en estos casos se describe el problema y se invita a algún experto en el tema y se discuten las posibles soluciones normalmente en Wave.

14 14 6. Pero para poder tener una reunión por video conferencia, por Wave o por call conference siempre se necesita reservar un día y una hora, este apartado también lo tenemos resuelto con Google calendar. Para cada proyecto específico se crea un calendario y se invitan y se comparte con los colaboradores y/o las personas que van a colaborar, además de que se pueden compartir otros calendarios con otras personas. Estas citas las pueden crear cualquier colaborador con privilegios suficientes siendo posible también moverlas, modificarlas o eliminarlas, de esta forma sin comunicarse por móvil, por o cualquier otro medio se puede llegar a crear una cita común. Otras de las posibilidades de este calendario es que puede avisar por s, sms o por un pop-up de forma gratuita. 7. Una vez que se ha acabado el Estudio hay muchas formas de presentarlo al cliente, que son: 1) compartir con el cliente el documento final. 2) realizar una presentación con Google Docs y presentarlo al cliente.

15 15 3) crear una página Web específica de donde cuelga el documento, la presentación, los croquis y dibujos de trazados, etc., 4) presentarlo como siempre entregando el informe y todo el soporte informático. El que más beneficios puede dar y además con más valor añadido es la creación de un sitio Web con la herramienta Google Sites como se muestra a continuación. Una de las buenas prácticas de este tipo de herramientas es que se pueden adjuntar todos los archivos sin necesidad de enviarlos por correo ordinario. 5 Conclusiones Google ha revolucionado la forma de acceso a la información de CPS Ingenieros. Desde las diferentes oficinas que tenemos distribuidas por toda España o incluso cuando estamos de viaje en un hotel, podemos mantener una comunicación fluida y segura con todos los equipos de trabajo de los distintos Centros de Gestión con los servicios Web que se ofrecen en la RED. Hemos resuelto el problema de la ubicuidad de los archivos colectivos en los cuales se trabaja en varios Centros de Trabajo y, sobre todo, hemos aprendido a trabajar en un

16 16 entrono colaborativo que permite que personas situadas en distintas ciudades se sientan que están entorno a una misma mesa. Estas herramientas nos permiten alcanzar mayor rendimiento de los recursos humanos y técnicos, por tanto, mejor calidad en la elaboración de Estudios, aplicaciones TI, informes, etc. Pero no debemos olvidar que esta forma de trabajar supone un importante ahorro de costes para las empresas. Nuevas formas de trabajar para adaptarnos a nuevas necesidades y que permiten unir esfuerzos para conseguir mejores resultados en un tiempo menor. Una vez que se prueba, no hay vuelta atrás