PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN

Transcripción

1 POLÍTICA INSTITUCIONAL PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO LA SAGRADA FAMILIA Revisado 2011 POLÍTICA INSTITUCIONAL PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN

2 POLÍTICA INSTITUCIONAL PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO LA SAGRADA FAMILIA Revisado 2011 TABLA DE CONTENIDO I. PROPÓSITO 1 II. OBJETIVO... 1 III. BASE LEGAL.. 1 IV. DEFINICIONES:. 1 V. POLÍTICA GENERAL... 2 VI. APLICABILIDAD 2 VII. RESPONSABILIDAD EN LOS ADIESTRAMIENTOS EMPLEADO SUPERVISORES O GERENTES DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS PRESIDENTE EJECUTIVO JUNTA DE DIRECTORES VIII. ADIESTRAMIENTO INTERNO ORIENTACIÓN INICIAL AL EMPLEADO. 3 IX. ADIESTRAMIENTOS COMPULSORIOS POLÍTICAS INSTITUCIONALES POLÍTICAS LABORALES POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES POLÍTICAS DE CUMPLIMIENTO 6 X. ADIESTRAMIENTOS DISCRECIONALES SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN EN ADIESTRAMIENTOS EXTERNOS REQUISITO DE PERTINENCIA NECESIDAD DEL EMPLEADO NECESIDAD DE LA COOPERATIVA PRESUPUESTO.. 7 XI. RETENCIÓN DE EVIDENCIA DE PARTICIPACIÓN EN ADIESTRAMIENTO... 7

3 POLÍTICA INSTITUCIONAL PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO LA SAGRADA FAMILIA Revisado 2011 XII. DISPOSICIONES GENERALES CONTROL DE ESTA POLÍTICA DE ADIESTRAMIENTO VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE ADIESTRAMIENTO ENMIENDAS A LA POLÍTICA INSTITUCIONAL DEROGACIÓN DE LA POLÍTICA INSTITUCIONAL CLÁUSULA DE SALVEDAD.. 8 XIII. APROBACIÓN DE LA POLÍTICA DE ADIESTRAMIENTO.... 9

4 Página 1 I. PROPÓSITO II. III. IV. OBJETIVO COOPERATIVA LA SAGRADA FAMILIA POLÍTICA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN El propósito de esta Política de Adiestramiento y Capacitación es exponer al personal a los criterios y requerimientos de capacitación por disposición de la Ley 255 de 28 de octubre de 2002, de acuerdo a las exigencias y necesidades de la Cooperativa. El objetivo de esta política es lograr la capacitación de los participantes sobre los aspectos operacionales y reglamentarios que regulan a la Cooperativa, con la finalidad de garantizar el mejoramiento profesional y el desempeño de sus deberes y funciones. BASE LEGAL Esta política se adopta y promulga en virtud de la autoridad conferida al Presidente Ejecutivo para desarrollar e implantar un programa de capacitación y de educación cooperativa que cubra áreas técnicas de administración, mercadeo, contabilidad y finanzas y que le capacite sobre los principios y filosofía cooperativistas, según estas emana del Artículo 5.11 de la Ley 255 de 28 de octubre de 2002 y de la Junta de Directores en adoptar las políticas relativas al recurso humano, según están expresadas en el Artículo 5.10 de la Ley 255 de 28 de octubre de DEFINICIONES: Los siguientes términos tendrá el significado que se expresa a continuación: Adiestramiento: Cooperativa: Empleado: Junta: El proceso de proveer o hacer disponible un programa, cursos, seminarios o taller planificado, preparado y coordinado para el personal con el propósito de mejorar su desempeño individual y organizacional, además de que contribuya a la consecución de la visión, misión y objetivos de la Cooperativa. Se entenderá la Cooperativa La Sagrada Familia, sus sucursales u oficina de servicio, si las hubiera. Serán considerados bajo esta definición todos los empleados que lleven a cabo sus funciones en forma regular, temporera, a jornada completa o a jornada parcial. Se entenderá como la Junta de Directores de la Cooperativa, constituida y organizada de acuerdo con las disposiciones de la Ley Núm. 255 de 28 de octubre de 2002.

5 Página 2 V. POLÍTICA GENERAL VI. VII. A. La Sagrada Familia valora el adiestramiento y desarrollo profesional de su personal y los anima a asistir a talleres de mejoramiento profesional con el fin de mantener un ambiente de trabajo eficiente y competente. B. La Cooperativa aspira a emplear los mejores candidatos disponibles para llevar a cabo sus deberes y funciones. El empleo se basará en la preparación, experiencia, destrezas, técnicas específicas, aptitudes, carácter y disposición del empleado, sin discriminar por raza, color, religión, origen nacional, sexo, edad, impedimento u otros factores no relacionados a la necesidad de adiestramiento. APLICABILIDAD A. Todo empleado de la Cooperativa deberá participar en los seminarios y talleres de adiestramiento que la Institución estime convenientes y apropiados para su mejoramiento profesional y el desempeño de sus deberes y funciones. RESPONSABILIDAD EN LOS ADIESTRAMIENTOS A. La responsabilidad en el adiestramiento es una compartida entre el empleado, el supervisor del empleado, la persona designada para coordinar el adiestramiento del personal, el Presidente Ejecutivo y la Junta de Directores de la Cooperativa. 7.1 EMPLEADO a. La responsabilidad básica de recibir adiestramiento reside en el empleado. El empleado es responsable de estar cualificado, y permanecer cualificado para su trabajo. Este será responsable de mantener sus destrezas, conocimiento y habilidades actualizadas en todo momento. b. Todo aquel empleado que desee participar en un taller, programa, curso, seminario o adiestramiento deberá informarlo al supervisor inmediato y al Director de Recursos Humanos de la Cooperativa, a tenor con el procedimiento establecido en esta Política de Adiestramiento. 7.2 SUPERVISORES Y GERENTES a. El supervisor y el gerente de la Cooperativa tienen la responsabilidad de determinar: 1. Si las destrezas y habilidades de su personal cumplen con las necesidades de la Cooperativa. 2. Las necesidades de adiestramiento de su personal. 3. Los adiestramientos o capacitación a las cuales debe asistir su personal. 4. Evaluar los resultados del adiestramiento o capacitación al personal.

6 Página DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS a. El Director de Recursos Humanos tiene la responsabilidad de coordinar el adiestramiento del personal, utilizando como criterio: 1. Las necesidades de adiestramiento del empleado. 2. Las necesidades de adiestramiento de la Cooperativa. 3. La disponibilidad de adiestramientos cualificados para el empleado. 4. El presupuesto de la Cooperativa para cubrir los gastos de adiestramiento del empleado. 7.4 PRESIDENTE EJECUTIVO a. El Presidente Ejecutivo tiene la responsabilidad de: 1. Proveerle dirección al programa de adiestramiento o capacitación con el objetivo de alcanzar las metas organizacionales. 2. Aprobar el programa de adiestramiento de acuerdo a las normas establecidas en esta política, las necesidades de adiestramiento, los requerimientos por ley y el presupuesto asignado por la Junta a tales propósitos. 7.5 JUNTA DE DIRECTORES a. La Junta tiene la responsabilidad de: VIII. ADIESTRAMIENTO INTERNO 1. Asignar los recursos económicos para el adiestramiento del personal, de acuerdo al plan de presupuesto presentado por la Administración. 2. Adoptar las políticas relativas a los recursos humanos. A. La Cooperativa reconoce que el adiestramiento interno es uno de los mejores métodos de capacitación del personal porque es planificado, organizado y efectuado en los predios de la Institución. B. El adiestramiento interno será en la mayoría de los casos el método inicial para exponer al empleado a las exigencias y necesidades operacionales de la Cooperativa, expandir las destrezas del personal y aumentar su nivel de productividad. 8.1 ORIENTACIÓN A NUEVOS EMPLEADOS O EN NUEVA POSICIÓN: a. Los programas de orientación inicial al nuevo empleado de la Cooperativa son una de las herramientas más frecuentemente utilizadas dentro del adiestramiento interno. A través de este programa se persigue ayudar al empleado ajustarse a su nuevo ambiente de trabajo e infundirle motivación y una actitud positiva hacia el mismo. El objetivo principal de la orientación inicial al empleado es

7 Página 4 IX. familiarizarlo con sus funciones y responsabilidades dentro de la Cooperativa. b. Los supervisores y gerentes de departamento deberán asegurarse de que todo empleado nuevo bajo su supervisión asista a un programa de orientación general de los servicios y productos que ofrece la Cooperativa, antes de asignarle sus funciones específicas dentro del departamento. c. Con el propósito de proveer orientación apropiada a los nuevos empleados, el Director de Recursos Humanos ofrecerá junto al supervisor inmediato del empleado una charla u orientación en la que se cubran los siguientes aspectos: 1. Filosofía y objetivos operacionales y de servicio de la Cooperativa. 2. Deberes y responsabilidades de su posición. 3. Normas de conducta y políticas institucionales. 4. Beneficios marginales. 5. Funcionamiento general de las áreas operacionales y de apoyo de la Cooperativa. d. El Director de Recursos Humanos presentará al empleado a los demás compañeros de trabajo. e. El supervisor inmediato del empleado procurará durante la primera semana de trabajo de éste, conversar con él con el propósito de asegurarse que el empleado esté integrándose satisfactoriamente a su trabajo y compañeros, contestar dudas y preguntas y proveerle apoyo en sus nuevas tareas. f. Los empleados de la Cooperativa que pasen a nuevas posiciones se le orientará en torno a lo siguiente: 1. Deberes y responsabilidades de la nueva posición. 2. Los procedimientos operacionales del Departamento que integrará. 3. Cambios en su clasificación o beneficios como empleado, si alguno. ADIESTRAMIENTOS COMPULSORIOS A. La Cooperativa requerirá al empleado que ocupa determinada posición o cargo, la participación compulsoria en adiestramientos o actividades que desarrollen sus destrezas y conocimientos en la posición o cargo que ocupan. B. El empleado cumplirá con los requisitos que establezcan la Cooperativa, la Corporación o la institución que ofrezca la actividad para aprobar el curso, seminario o taller en el que participe. C. Entre los seminarios compulsorios a los que podrá estar requerido el empleado participar están:

8 Página 5 1. PREVENCION Y DETECCIÓN DE LAVADO DE DINERO - La legislación de Secretividad Bancaria (BSA) le impone una responsabilidad estatutaria a la Cooperativa para adiestrar a su personal sobre los aspectos esenciales de la legislación de prevención contra el lavado de dinero. A pesar de que la legislación actualmente establece que este adiestramiento tiene que ser provisto al personal de caja y servicios al cliente, siempre se recomienda que la Cooperativa incluya a todo el personal de la institución. Por disposición de ley el seminario tiene que ser ofrecido por lo menos una (1) vez al año. A todo empleado nuevo la participación se le ofrece una charla u orientación donde se cubrirá los aspectos esenciales de la legislación de prevención contra el lavado de dinero durante su primera semana de orientación o antes de cumplir su primer trimestre de empleo. 2. ROBO A BANCO - Se requiere que anualmente la Cooperativa adiestre al personal, sobre los aspectos esenciales de detectar aquellas posibles transacciones sospechosas que pueda resultar en fraude y de esta forma prevenir pérdidas. 3. EXPLOTACIÓN FINANCIERA - Se requiere que anualmente la Cooperativa adiestre al personal, sobre los aspectos esenciales de detectar y prevenir casos sospechosos de explotación financiera a personas de edad avanzada o con impedimentos. 4. PREVENCIÓN HOSTIGAMIENTO ILEGAL Y ACOSO - Se requiere que anualmente la Cooperativa adiestre al personal, sobre los aspectos esenciales de detectar y prevenir conducta que crea un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo, que interfiera irrazonablemente con el desempeño en trabajo del empleado. 5. PROTOCOLO SOBRE VIOLENCIA DOMÉSTICA Y ACECHO- Se requiere que anualmente la Cooperativa adiestre al personal, sobre los aspectos esenciales de detectar y prevenir casos sospechosos de explotación financiera a personas de edad avanzada o con impedimentos. 6. ROBO DE INDENTIDAD - Se requiere que anualmente la Cooperativa adiestre al personal, sobre los aspectos esenciales de detectar y prevenir casos sospechosos de robo de identidad. 7. REGULACIÓN SAFE - Se requiere que anualmente la Cooperativa adiestre al personal, sobre los aspectos esenciales de prevenir que empleados no registrados lleven a cabo actividades relacionadas con un originador, así como temas relacionados. 9.1 POLÍTICAS INSTITUCIONALES a. La Cooperativa adiestrará al personal con la frecuencia que entienda necesario sobre las políticas institucionales aprobadas por la Junta o la Administración para la consecución de fines y propósitos.

9 Página 6 b. Estos adiestramientos serán celebrados en las facilidades de la Cooperativa, a menos que por acuerdo previo se estime conveniente y necesario llevarlo a cabo en otra localidad. c. El día y horario de celebración del adiestramiento no atrasará las operaciones de la Cooperativa y serán notificados con suficiente anticipación a todo el personal. 9.2 POLÍTICAS LABORALES a. La Junta de Directores tiene la responsabilidad de adoptar todas las políticas laborales de la Cooperativa que gobernarán la relación patrono-empleado. La mayoría de estas políticas requiere de la discusión con el personal de la Cooperativa para que estén al tanto de la posición de la institución sobre el particular. b. Estos adiestramientos serán celebrados en las facilidades de la Cooperativa, a menos que por acuerdo previo se estime conveniente y necesario llevarlo a cabo en otra localidad. c. El día y horario de celebración del adiestramiento no deberá confligir con las operaciones de la Cooperativa y será notificada con suficiente anticipación a todo el personal. 9.3 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES a. Continuamente las operaciones de la Cooperativa tienen que conformarse con las necesidades y exigencia tanto del socio como del regulador. Para garantizar que estos cambios puedan ser asimilados por el personal y no detengan las operaciones de la Cooperativa, se les proveerá adiestramiento interno o externo, según lo determine la Institución o por disposición de ley. 9.4 POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO a. La Cooperativa como toda institución financiera está sujeta al cumplimiento de diversas leyes y reglamentos que regulan sus operaciones tanto a nivel estatal como federal. b. Es responsabilidad no sólo de la Junta y la Administración conocer las leyes que nos regulan, sino también del personal de la Cooperativa. c. La Cooperativa expondrá al personal, de estimarlo necesario, a las exigencias de cumplimiento en los diversos productos o servicios que se ofrecen y a la organización interna de la Institución. X. ADIESTRAMIENTOS DISCRECIONALES La Cooperativa se reserva el derecho de requerir a los empleados participar en adiestramientos, seminarios o talleres de capacitación profesional SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN EN ADIESTRAMIENTOS EXTERNOS a. Todo empleado que interese participar en un adiestramiento o seminario en representación de la Cooperativa, deberá someter su

10 Página 7 XI. XII. solicitud por escrito con evidencia del contenido del curso al cual interesa asistir. b. La Cooperativa considerará su participación tomando en consideración los siguientes elementos: 10.2 REQUISÍTO DE PERTINENCIA a. El programa, seminario o adiestramiento que interese el empleado participar contribuya a su mejoramiento profesional y que sea pertinente con la posición, cargo o funciones que realiza en la Cooperativa NECESIDAD DEL EMPLEADO a. La Cooperativa evaluará la necesidad de adiestramiento del empleado para poder desempeñar sus funciones o llevar a cabo nuevas tareas, incluyendo adiestramientos previos NECESIDAD DE LA COOPERATIVA a. Se tomará en consideración de la necesidad que el empleado domine nuevas destrezas o el beneficio que la Cooperativa percibirá del adiestramiento de su personal PRESUPUESTO a. Los fondos disponibles para el adiestramiento al personal, es un elemento que la Cooperativa considerará al momento de determinar si autoriza la participación del empleado en el taller de adiestramiento. RETENCIÓN DE EVIDENCIA DE PARTICIPACIÓN EN ADIESTRAMIENTO A. Todo empleado someterá evidencia a la Cooperativa de haber participado en el seminario o taller de capacitación al cual asista, proveyendo copia del certificado de participación al Director de Recursos Humanos. B. La Cooperativa mantendrá un registro con los documentos necesarios relacionados con los adiestramientos que haya asistido el personal, incluyendo sin que se entienda una limitación, copia del certificado de participación que será igualmente retenido en el expediente del empleado. DISPOSICIONES GENERALES: 12.1 CONTROL DE ESTA POLÍTICA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN: a. Esta Política de Adiestramiento y Capacitación se mantendrá al día, modificándose de acuerdo con los cambios en la legislación aplicable, las necesidades operacionales y el presupuesto asignado para tales propósitos por la Junta de Directores de la Cooperativa. b. La Administración tendrá la responsabilidad de velar porque se cumplan las normas y procedimientos aquí establecidos y de mantener la Política de Adiestramiento y Capacitación actualizada.

11 Página 8 c. El Presidente Ejecutivo de la Cooperativa, mantendrá siempre al día su copia de la Política de Adiestramiento y Capacitación, incorporándole los cambios que se lleven a cabo de tiempo en tiempo VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN: Esta Política de Adiestramiento y Capacitación entrará en vigor inmediatamente sea aprobada la misma por la Junta de Directores de la Cooperativa La Sagrada Familia ENMIENDAS A LA POLÍTICA INSTITUCIONAL: Esta Política de Adiestramiento y Capacitación podrá ser enmendada, en cualquier momento, por la Junta de Directores de la Cooperativa DEROGACIÓN DE LA POLÍTICA INSTITUCIONAL: Esta Política de Adiestramiento y Capacitación deroga cualquier circular, carta o memorando anteriormente emitido que sea inconsistente con los aspectos aquí cubiertos CLÁUSULA DE SALVEDAD: Si alguna sección o parte de esta política fuese declarada nula por el regulador, agencia examinadora o administrativa o por un Tribunal con jurisdicción y competencia, tal decisión no afectará ni invalidará el resto de esta Política y sus efectos se limitarán a tal sección o parte.

12 Página 9 VIII. APROBACIÓN DE LA POLITICA DE ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACION: Esta Política de Adiestramiento y Capacitación fue revisada y aprobada por la Junta de Directores de la Cooperativa de La Sagrada Familia en reunión efectuada el día Presidente (a) Junta de Directores Cooperativa La Sagrada Familia Secretario(a) Junta de Directores Cooperativa La Sagrada Familia