Políticas y Procedimientos del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM, por sus siglas en inglés)

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1 ESTADO DE NUEVA JERSEY DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS ASUNTO: Políticas y Procedimientos del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM, por sus siglas en inglés) NÚMERO: FECHA DE VIGENCIA 13 de octubre, 2013 REVISADO: Noviembre de 2013 Marzo de 2014 Julio de 2014 Octubre de 2014 Mayo de 2015 Octubre de 2015 Enero de 2016 CDBG-DR SANDY PÁGINA 1 DE 224 APROBACIÓN: David Mazzuca Director Adjunto, Recuperación de Vivienda Laura Shea Asistente del Comisionado Samuel R. Vivattine Director, División Sandy de Recuperación PROPÓSITO: Este documento establece las enmiendas a las normas y procedimientos que regirán el Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM). Esta enmienda incluye cambios a las secciones siguientes:

2 ESTADO DE NUEVA JERSEY DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS ASUNTO: Normas y Procedimientos del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) NÚMERO: FECHA DE VIGENCIA 13 de octubre, 2013 REVISADO: Noviembre de 2013 Marzo de 2014 Julio de 2014 Octubre de 2014 Mayo de 2015 Octubre de 2015 Enero de 2016 CDBG-DR SANDY PÁGINA 2 DE 224 Enero de 2016 Sección 1 - Revisión del Programa 1.3 Se añadió redacción acerca de que los solicitantes que recibieron financiamiento del Programa de Subsidios para Mitigación de Riesgos (HMGP, por sus siglas en inglés) no son elegibles para asistencia del Programa de RREM. 1.6 Aclaración costos elegibles de reembolso si son incurridos antes de la fecha de la solicitud Se aclaró que si hay cambios aplicables a la Ruta B, los solicitantes pueden todavía solicitar pagos por diseño siempre que el total de pagos por diseño, incluyendo los anteriormente aplicables, no exceda el subsidio máximo de $15,000. En el caso de la Ruta A, se eliminó redacción sobre cambios aplicables. 1.9 Los cambios a esta sección incluyen: Se aclaró que si hay cambios aplicables, los solicitantes pueden todavía solicitar pagos por diseño siempre que el monto total, incluyendo los anteriormente aplicables, no exceda el subsidio máximo de $15.000; Actualización para definir que el periodo de restricciones/punto muerto corresponde a la fecha de la solicitud o posterior y a la anterior de la autorización ambiental; y Actualización sobre la aprobación de un pago adicional por el servicio de diseño para los solicitantes de las rutas A y B para trabajos de diseño elegible efectuados en el periodo de restricciones/punto muerto, a petición. Sección 3 - Solicitud y elegibilidad preliminar en el Programa 3.11 Actualización referente a solicitantes abusivos para incluir diversos ejemplos de abuso. Se incluyó la explicación del proceso de enviar una nota de advertencia sobre el primer incidente de abuso y una final de retiro al segundo incidente de abuso. Sección 4 - Duplicación de beneficios (DOB, por sus siglas en inglés), reembolso y cálculo de subvención 4.3 Actualización sobre costos incurridos por el solicitante en la fecha de la solicitud, o posteriormente, no son reembolsables a menos que sean atribuibles a un contrato de construcción formalizado previo a la solicitud. Los costos elegibles incurridos en la fecha de la autorización ambiental o después, se ajustarán a todos los requisitos del Programa de RREM.

3 ESTADO DE NUEVA JERSEY DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS ASUNTO: Normas y Procedimientos del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) NÚMERO: FECHA DE VIGENCIA 13 de octubre, 2013 REVISADO: Noviembre de 2013 Marzo de 2014 Julio de 2014 Octubre de 2014 Mayo de 2015 Octubre de 2015 Enero de 2016 CDBG-DR SANDY PÁGINA 3 DE Los cambios a esta sección incluyen: En los expedientes con contingencias en la Ruta B, no existe un subsidio máximo para servicios de diseño, pero las facturas deben ser razonables y los solicitantes no pueden recibir fondos para pagos por diseño que excedan el monto total por contingencias asignado en la concesión del subsidio; Aclaración de que en el caso de cambios aplicables, los solicitantes pueden todavía pedir pagos por diseño siempre que su total, incluyendo los aplicables anteriormente, no excedan del subsidio máximo de $15,000; y Actualización que indica que los costos incurridos por el solicitante en la fecha de la solicitud o posteriormente y antes de la autorización ambiental, son elegibles para pago a través de fondos de subsidio una vez obtenida la autorización ambiental. Sección 5 - Inspecciones y revisión ambiental Actualización que indica que los costos incurridos por el solicitante en la fecha de la solicitud o posteriormente y antes de la autorización ambiental, son elegibles para pago a través de fondos de subsidio una vez obtenida la autorización ambiental. Sección 9 - Construcción con la Ruta C (Sólo para contratistas seleccionados por el Programa). 9.3 Se incluyó que la conciliación final de subsidio puede ser firmada administrativamente por el Programa. 9.5 Se agregó redacción para incluir la reasignación del constructor durante la construcción y para referirse a sus respectivos procedimientos estándar de operación. Se indican razones adicionales para la reasignación del constructor incluyendo: Constructor no resolutivo o no cooperativo;

4 ESTADO DE NUEVA JERSEY DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS ASUNTO: Normas y Procedimientos del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) NÚMERO: FECHA DE VIGENCIA 13 de octubre, 2013 REVISADO: Noviembre de 2013 Marzo de 2014 Julio de 2014 Octubre de 2014 Mayo de 2015 Octubre de 2015 Enero de 2016 CDBG-DR SANDY PÁGINA 4 DE 224 El alcance del trabajo del constructor original se refiere a las obras de rehabilitación y por aplicabilidad a las de reconstrucción; por lo ende, el constructor no puede trabajar más en el proyecto; y Otras investigaciones que justifiquen el cambio del constructor según el Departamento de Asuntos Comunitarios (DCA, por sus siglas en inglés). 9.6 Actualización indica que la ayuda con el alquiler termina en la fecha en que la vivienda aprueba la inspección final del Programa de RREM o cuando el propietario reocupa la vivienda, lo que suceda primero. Sección 10 - Construcción en Ruta B (Propietario - Contratista Seleccionado) Los cambios a esta sección incluyen: Actualización indica que contratistas aceptan terminar la ejecución de la construcción al momento de la autorización ambiental, o posteriormente, según los requisitos y las reglas federales aplicables al Programa de RREM; y Actualización indica que los contratistas son responsables de cumplir los requisitos del seguro de la División de Asuntos del Consumidor de Nueva Jersey o del Programa, el que sea más riguroso, a partir de la fecha de la firma del addendum. Esto incluye los requisitos del seguro para los contratistas de la elevación, tales como para la carga y los montadores Actualización indica que los pagos de la construcción son elegibles para obras realizadas durante o después de la fecha de la autorización ambiental de nivel II Actualización indica que el Programa no reembolsará al solicitante por ningún costo por reducción del plomo si no corresponde a los requisitos del Programa Actualización que indica que el Programa no reembolsará a solicitantes por materiales sin eficiencia energética fuera de la línea prescrita por el costo estimado de reparación (ECR, por sus siglas en inglés) para artículos con eficiencia energética. Sección 11 - Cierre del Programa

5 ESTADO DE NUEVA JERSEY DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS ASUNTO: Normas y Procedimientos del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) NÚMERO: FECHA DE VIGENCIA 13 de octubre, 2013 REVISADO: Noviembre de 2013 Marzo de 2014 Julio de 2014 Octubre de 2014 Mayo de 2015 Octubre de 2015 Enero de 2016 CDBG-DR SANDY PÁGINA 5 DE 224 Ruta A Se añadió redacción acerca de que los expedientes de la Ruta A serán considerados conforme a sus requisitos al momento del cierre, incluso si fuesen clasificados para la Ruta B según la definición actual de política, a menos que exista un fundamento para casos puntuales según el cual el DCA establezca que el alcance del trabajo es bastante significativo (mayor que $5,000) para que se autorice la reclasificación del expediente para la Ruta B. Ruta B Los expedientes con un ECR menor que $5,000 -que fueron clasificados como Ruta B- ahora serán procesados con el flujo de trabajo de la Ruta A para facilitar el cierre. Actualización que indica que los expedientes en "Construcción" van a la etapa de "Ruta B: Inspección Final Pendiente antes de ser programados y trasladados a la etapa de Inspección Final en Proceso". Se añadió redacción acerca de que la falta de entrega de la documentación requerida para la inspección final, puede dar lugar al retiro administrativo. Notificaciones sobre estatus satisfactorio/no satisfactorio son enviadas al solicitante después de la inspección final. Si el solicitante no aprueba la inspección final, tendrá sesenta (60) días para corregir la/s deficiencia/s y para reprogramar la inspección final. El incumplimiento correspondiente puede dar lugar al retiro administrativo de la solicitud. Línea de ítems del ECR que se ajusten o excedan las especificaciones del Programa serán considerados como satisfactorios. Uso de ítems de la línea de artículos sin seguridad por riesgo darán lugar a que el ECR sea deducido en el cierre mediante un ajuste negativo del alcance. Inclusión de ejemplos de situaciones en que la inspección final recibirá No satisfactorio y que requieren acción correctiva.

6 ESTADO DE NUEVA JERSEY DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS ASUNTO: Normas y Procedimientos del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) NÚMERO: FECHA DE VIGENCIA 13 de octubre, 2013 REVISADO: Noviembre de 2013 Marzo de 2014 Julio de 2014 Octubre de 2014 Mayo de 2015 Octubre de 2015 Enero de 2016 CDBG-DR SANDY PÁGINA 6 DE 224 Ruta C Actualización para indicar que el contratista puede solicitar el pago final después de pasar la inspección final. El pago de retención sería liberado treinta (30) días después de pasar la inspección final. Si el proyecto no aprueba la inspección final o determinada línea de ítems, el gerente de proyecto trabajará con el contratista para tomar la acción correctiva, como sea necesario. Lista de control del expediente para el gerente de proyecto del RREM Se eliminó encabezamiento en sección 11.2 y lista de documentos en interfaz idone. El gerente de proyecto del RREM hará avanzar el expediente a la etapa de Operaciones de garantía de calidad (QA, por sus siglas en inglés)/control de calidad (QC, por sus siglas en inglés) vía interfaz del idone una vez que toda la documentación de cierre sea verificada en todas las rutas Revisión de operaciones de QA/QC. Cambió de la Sección 11.3 a la 11.2 Actualización de Personal de operaciones del DCA a "Personal de operaciones QA/QC para denotar el correcto grupo de usuarios. Personal de operaciones QA/QC entregará el expediente en la etapa Conciliación final del subsidio. Actualización del proceso operativo de QA/QC para prácticas actuales en campo. En el caso de los solicitantes de la Ruta C, el expediente no avanzará si existiese un sobrepago del fideicomiso. Cualquier sobrepago de fondos debe ser devuelto primero al solicitante y hay que cerrar la cuenta de fideicomiso Conciliación final del subsidio Cambió Sección 11.4 a 11.3 Designación como parte responsable al Personal de Operaciones de Conciliación de Subsidios.

7 ESTADO DE NUEVA JERSEY DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS ASUNTO: Normas y Procedimientos del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) NÚMERO: FECHA DE VIGENCIA 13 de octubre, 2013 REVISADO: Noviembre de 2013 Marzo de 2014 Julio de 2014 Octubre de 2014 Mayo de 2015 Octubre de 2015 Enero de 2016 CDBG-DR SANDY PÁGINA 7 DE Revisión final de conciliación del subsidio y proceso final de cierre Cambió Sección 11.5 a 11.4 Actualización que indica la responsabilidad del área de Cumplimiento y Supervisión al establecer una cuenta por cobrar por desembolsos excesivos de fondos de concesión y al aprobar el cálculo final de adjudicación por subsidio. Se enviará carta al solicitante sobre fondos adeudados al Programa o de subsidios adeudados por el Programa o porque no hubo cambios al subsidio por concesión. El solicitante recibirá para su firma tanto el último cálculo del subsidio por concesión como la conciliación final del subsidio. Actualización que indica que si se adeudan fondos al Programa, el expediente no avanzará en el proceso de cierre hasta que los fondos solicitados hayan sido pagados al Programa. Actualización que indica que si se adeudan fondos al solicitante, serán pagados cuando el Programa reciba la conciliación final de subsidio firmada. Si no hay respuesta del solicitante, el Programa puede proceder con la firma administrativa a nombre del solicitante después de treinta (30) días. El área de Cumplimiento y Supervisión solicitará la liberación de la Declaración de Clausulas Restrictivas y enviará la notificación al solicitante. Apéndice I Costos inelegibles Se eliminó redacción acerca de que las mayores rehabilitaciones deben cumplir con los requisitos de Energy Star, y que todos los ítems del ECR serán revisados según la nueva lista de verificación del Plan de Energy Star, versión 3.0, basada en la fijación de precios del programa Xactimate.

8 Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) Políticas y Procedimientos Nueva Jersey Departamento de Asuntos Comunitarios División Sandy de Recuperación Enero, 2016

9 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Cambios 10/22/13 Aprobación por DCA 10/22/13 Sección 2 - Políticas del DCA. Aclaración sobre gestión de los requisitos de acceso. Sección 3 - Solicitud y elegibilidad preliminar. Aclaración sobre formas aceptables de titularidad para incluir propiedades vitalicias. Aclaración sobre requisitos de documentación sobre vivienda principal e ingreso. Sección 4 - Duplicación de beneficios, reembolso y cálculos de subsidio. Aclaración sobre requisitos de documentación por DOB y gastos son reembolsables. Calculadora de subsidio ajustado. Sección 5 - Inspecciones y estudio de los efectos ambientales. Solución ante falta de confirmación daño sustancial" del administrador de llanuras aluviales en la inspección inicial del sitio. Aclaración sobre requisitos de la evaluación, eliminación y autorización de pintura a base de plomo. Sección 7 - Selección y asignación del constructor. Aclaración sobre el sistema y los factores de calificación de contratistas. Aclaración sobre el cronograma para decisión y notificación del solicitante al gerente de proyecto del RREM y al constructor seleccionado. Sección 8 - Cierre: Acuerdo de financiamiento y acuerdo de finalización de subsidio Correcciones al documento requerido para firma del subsidio. Sección 9 Construcción. Aclaración sobre procedimiento de retiro de fondos para pagos de servicios de diseño. 3/11/14 Sección Descripción del Programa. 1.2 Ubicación del Programa directamente bajo la administración del DCA. Se nombra a Cohn Reznick como representante de supervisión interna. 1.4 Se cambia embargo preventivo por cláusula restrictiva. 1.5 Selección de viabilidad. Se aplican requisitos sobre estudio de los efectos ambientales en caso de cambio de elección de rehabilitación por la de reconstrucción. Ocurrencia de otros cambios después de la concesión del subsidio. 1.7 Rutas para selección del contratista general. Definiciones: Ruta A - Solamente reembolso. Ruta B - Propietario-Contratista seleccionado. Ruta C - Contratista del Programa de RREM. Cronograma y cambio de rutas 2 P á g. R R E M P y P

10 Ruta A: Se borra referencia al Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD, por sus siglas en inglés). Ruta B: Condiciones y cláusula restrictiva. Ruta C: Fideicomiso y papel del gerente de proyecto del RREM. 1.9 Revisión y aprobación del diseño - asignación del constructor Construcción - cambios de ruta; aprobación de retiros de fondos. Sección Políticas del DCA. 2.1 Cumplimiento antifraude - procedimiento para aprobar retiros de fondos. 2.6 Apelaciones se agregan y aclaran acciones apelables. Sección Solicitud y elegibilidad preliminar en el Programa. 3.4 Documentación sobre vivienda principal - documentación alterna. 3.7 Determinación de daño sustancial aclaraciones. 3.8 Actualización de definición de ingreso como ingreso bruto ajustado del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) Retiro de solicitudes y Programa de Compra Blue Acres. Sección Duplicación de beneficios. 4.1 Duplicación de beneficios - fideicomiso del propietario. 4.3 Reembolso - orientación al propietario; aclaración de política. 4.4 Cálculo del subsidio de RREM - determinación de viabilidad. 4.8 Asignación del solicitante a contratistas particulares del RREM geográfica. Sección 5 - Inspecciones y estudio de efectos ambientales. Aclaración de política sobre carta del administrador de llanuras aluviales de inundación; determinación de viabilidad. 5.1 Recolección de datos sobre daños sustanciales (SDD, por sus siglas en inglés) - revisiones de procedimientos sobre SDD. 5.2 Inspección inicial del sitio (ISI, por sus siglas en inglés) del RREM - aclaración del procedimiento. 5.4 Determinación de viabilidad para reconstrucción o rehabilitación - límites, solicitante rechaza recomendación de viabilidad, pérdida total, recomendaciones de viabilidad para rehabilitación y reconstrucción. 5.6 Evaluación y eliminación del moho - procedimientos y lineamientos sobre ISI. 5.7 Requisitos del estudio sobre asbestos. 5.8 Compleción del ECR y del paquete de viabilidad. 5.9 Impugnación del ECR o del trabajo en el lugar Solicitud de inspección ambiental y autorización del Departamento de Protección Ambiental (DEP, por sus siglas en inglés) Aprobación para proceder al solicitante y firma de subsidio - proceso revisado. Sección Ruta C - Planeamiento y zonificación. 3 P á g. R R E M P y P

11 6.1 Selección de vivienda del solicitante para reconstrucción - cambios procesales. 6.2 Planes provistos al constructor - nuevos procedimientos de aprobación. 6.4 Vivienda modular - supresión de referencias sobre opción de vivienda modular en tierra arrendada - política y cambios procesales. 6.5 Mejoras en proceso de selección de vivienda - cambios procesales. Sección 7 - Selección y asignación del constructor. 7.2 Fijación de precios promedio para reconstrucción - procedimiento por usar. 7.3 Asignación del contratista general - procedimiento por usar. 7.4 Proceso de fijación de precios del constructor para rehabilitación - procedimiento por usar. 7.5 Cronograma de decisión y notificación al solicitante - procedimiento por usar. 7.6 Proceso de licitación del constructor para proyectos de rehabilitación - sección suprimida. Sección Cierre de acuerdo de subsidio, acuerdo de construcción/fideicomiso. 8.1 Acto de cierre - procedimiento por seguir. Acuerdo de fideicomiso - política y procedimiento reguladores. Acuerdo de construcción - política y procedimiento reguladores. 8.3 Aprobaciones y reserva de financiamiento del DCA se suprimió sección sobre reserva de fondos. Cuentas de fideicomiso - Política y procedimiento reguladores. 8.4 Orden de proceder (NTP, por sus siglas en inglés) - política y procedimientos reguladores. Sección Ahora Sección Sección Construcción (contratista seleccionado por Programa) Proceso de solicitud de retiro de fondos - modificación del procedimiento Órdenes del cambio - requisitos del fideicomiso Cierre y garantía de construcción - cambios procesales en Ruta B. Ruta B - Contratista seleccionado por propietario - políticas y procedimientos nuevos y modificados. Apéndice A: Documentación para revisión del ingreso. Apéndice F: Estudio del asbesto - requisitos, muestreo. Apéndice G: Solicitud final de retiro de fondos Se eliminó certificación de Energy Star como requisito del Programa. 7/21/14 Sección Descripción del Programa. 1.2 Se suprimió Anexo Se agregó sección sobre Requisitos del seguro de inundación para asistencia anterior al desastre, que explica política de verificación de solicitantes que recibieron asistencia previamente al desastre. Se agregó sección que explica política de verificación 4 P á g. R R E M P y P

12 de solicitantes que recibieron asistencia previamente al desastre. 1.4 Los cambios a esta sección incluyen: Se agregó explicación sobre el Anexo 4 al Acuerdo de Subsidio con el Propietario, titulado Declaración sobre Fondos Suficientes. Construcción debe estar terminada y se debe obtener el Certificado de Ocupación dentro de un (1) año a partir de la fecha de concesión del subsidio, incluyendo la elevación, cuando se requiera, para concesiones firmadas después del 1 de julio de 2014, y la construcción debe estar lista para ocupación en un (1) año desde la fecha de concesión del subsidio, y que la elevación debe estar lista en cuatro (4) años a partir de la fecha del desastre para las concesiones firmadas antes del 1 de julio de Revisión de niveles de financiamiento prioritario para casos de daño sustancial sobre daño severo/importante, y eliminación de distinciones entre zona A y V. Ahora hay sólo dos niveles de prioridad. Se agregó que el daño sustancial puede ser verificado por el administrador de llanuras aluviales de inundación O por el DCA. 1.7 Los cambios a esta sección incluyen: A partir del 1 de julio de 2014, todos los solicitantes que tengan obras pendientes en la fecha de firma del subsidio y que no hayan seleccionado una ruta, deben trabajar con su propio contratista general (Ruta B). Si se eligió una ruta antes del cambio de política del 1 de julio de 2014, luego: o Hay que fijar la selección de la ruta durante la firma del acuerdo de subsidio o se pospondrá la reunión programada del Paso 5. o El propietario no puede no cambiar de la Ruta B a la C después de la firma del acuerdo de subsidio ni de la Ruta C a la B después de la ejecución del acuerdo de diseño/construcción. Todos los otros cambios de ruta están sujetos a la aprobación del DCA. Se agregó norma para trabajo nominal restante para aclarar la definición del proyecto en la Ruta A. Se aclaró que la Ruta A se define por el trabajo terminado en la fecha de la inspección inicial del sitio en comparación a la fecha de la solicitud. Se suprimió el papel de los gerentes de proyecto de RREM como responsables de terminar los servicios de diseño Se agregó texto sobre Prórroga de Construcción; ver Sección 1.4. Sección Políticas del DCA Se aclaró política de retención de registros para incluir archivos electrónicos. 2.6 Apelaciones: Se suprimió referencia que define acciones apelables vs. no apelables. 2.9 Vivienda justa (Marketing Afirmativo Equitativo); ayuda a no hablantes del idioma inglés; gerencia de requisitos de acceso: ampliación de protocolos para incorporar mejoras de accesibilidad dentro del ECR. 5 P á g. R R E M P y P

13 Se agregó sección Procedimientos del Plan de Acceso Lingüístico, que afirma que el Programa de RREM se ajustará al Plan de Acceso Lingüístico. Sección 3 - Solicitud y elegibilidad preliminar en el Programa. 3.2 Definición revisada de estructuras elegibles para excluir estructuras de uso mixto que se usan principalmente en negocios y casas flotantes. 3.3 Se suprimió redacción que enlistaba a las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) como no elegibles, y se agregaron sociedad de responsabilidad limitada (SRL) y sociedades anónimas (SA) como casos especiales de titularidad. 3.4 Certificación de Vivienda Principal es prueba aceptable de residencia principal bajo circunstancias excepcionales. 3.6 Se agregaron requisitos del seguro contra inundación para casos de asistencia anterior al desastre El administrador de llanuras aluviales de inundación es la persona responsable de emitir la Carta de Daño Sustancial (SDL, por sus siglas en inglés). Si el propietario no puede obtener la SDL, puede proceder con los requisitos iniciales de elegibilidad si llena el Formulario de Reconocimiento de Daño Sustancial Los solicitantes que no puedan proporcionar el aviso apropiado de SD, tienen 15 días para presentarlo o, de lo contrario, su proyecto será priorizado otra vez La decisión de elevar debe concluir con la formalización de la concesión Se requiere que los solicitantes con daños no sustanciales procedan a elevar si la SDL o el gerente de proyecto de RREM determinan que la propiedad tendrá daños sustanciales. 3.8 Se suprimió mención del Anexo Los cambios a esta sección incluyen: Se aclaró que la decisión de SD puede hacerse con el llenado del formulario de certificación. Se evitarán atrasos en las solicitudes al llenarlo. Actualización de documentos requeridos para transferir contratistas del RREM para inspección inicial del sitio con sólo exigir el formulario de permiso de entrada y el cuestionario de la DOB. Se incluye que la cita sobre elegibilidad puede ser en persona y en forma remota Caso es considerado listo para transferencia al gerente de proyecto de RREM a la obtención del Permiso de Entrada y del Cuestionario de Duplicación de Beneficios. Sección DOB, reembolso y cálculo de subsidio 4.1 Se agregaron referencias a las políticas aprobadas sobre DOB. 4.2 Se agregó texto sobre tratamiento de fondos por aumento del costo de cumplimiento (ICC, por sus siglas en inglés) con base en la política También, se agregó texto sobre tratamiento de nuevos fondos por DOB, posteriores a la concesión firmada. 4.3 Las actualizaciones a esta sección incluyen: 6 P á g. R R E M P y P

14 Reembolso permitido para costos incurridos tras la solicitud si fuesen atribuibles al contrato de construcción firmado antes de la solicitud. Se enlistan 1) viviendas modulares, y (2) contratos debidamente firmados y ejecutados, como situaciones especiales que el Programa reconoce como elegibles para reembolso, siempre que el propietario entregue la documentación adecuada. Actualización del texto sobre reembolso que aprueba la cancelación de trabajos de rehabilitación realizados en proyectos reclasificados como reconstrucción total. Actualización de requisitos de reembolso sólo para incluir el cambio en el requisito de elevación en un año desde la fecha de concesión del subsidio. Es elegible para reembolso el trabajo de rehabilitación con costo razonable, que posteriormente debe ser derribada para reconstrucción. Conservación de pruebas de costos de reembolso de los vendedores por parte del propietario, incluye recibos por trabajos terminados antes de presentar la solicitud y por trabajos claramente fijados y atribuibles al contrato de construcción ejecutado antes de la solicitud. 4.4 Cálculo del subsidio Se agregó texto que explica la diferencia entre Cálculo Inicial del Subsidio (Paso 5) y Cálculo Final del Subsidio (Paso 8). Actualización Paso 5 sobre Calculadora del Subsidio según versión actual. Se incluyó que en la Ruta B la contingencia puede servir para ayudar a cubrir costos de diseño/ingeniería. 4.5 Responsabilidad del solicitante de proporcionar fondos. Se agregó texto que indica que desde julio de 2014 todos los solicitantes que formalicen contratos de subsidios en los que se contemplan los servicios de un contratista seleccionado por el propietario, deben firmar la Declaración de Fondos Suficientes a la firma del Acuerdo de Subsidio con el programa. 4.6 Fondos disponibles para cubrir déficit de financiamiento. Se aclaró que los fondos para cubrir el déficit financiero serán excluidos del análisis de DOB solamente si estos fondos son para una necesidad no satisfecha con la concesión del RREM ni con los fondos recibidos por el propietario como DOB. 4.7 Solicitantes sin necesidad no satisfecha Se aclaró que los solicitantes que tengan un monto por DOB que sea igual o superior al total de sus costos de desarrollo, no son elegibles para recibir fondos de subsidio. Por lo tanto, se cambió el término de necesidad no satisfecha a necesidad para evitar la confusión en la definición de necesidad no satisfecha como el déficit sobre el monto de concesión por subsidio de $150, P á g. R R E M P y P

15 Sección Inspecciones y estudio de efectos ambientales. 5.0 Se actualizó declaración de política que explica el papel de la ISI al recopilar datos necesarios para que el DCA determine los daños sustanciales, cuando sea necesario, y para refinar la definición del propósito de la ISI. 5.1 Recolección de datos sobre daño sustancial Se explicó la diferencia entre recolección de datos de SD al inicio del programa y la realizada al registrar a solicitantes sin daños sustanciales. Se aclaró que las estimaciones de daños sustanciales para solicitantes sin daños sustanciales, serán derivadas de datos recopilados en la ISI. 5.4 Se eliminó la referencia de que el trabajo en el lugar (WIP, por sus siglas en inglés) para obras de rehabilitación es inelegible si la propiedad está en reconstrucción. 5.9 Acerca de las disputas sobre la estimación de ECR/WIP, se incluyó el contenido para disputas sobre ECR/WIP después de la firma del subsidio Referencia a las políticas independientes para unidades de vivienda especial Se agregó Anexo 4, Declaración de Fondos Suficientes como documentación para la firma del subsidio Se agregó texto sobre la fecha límite del plazo en la Ruta C; y se actualizó plazo para obras de elevación. Sección Planeamiento y zonificación (contratistas seleccionados por el Programa) Las unidades de vivienda móvil (MHU, por sus siglas en inglés) son elegibles para reconstrucción y rehabilitación Referencia a la política de fijación de precios por unidad del RREM. 6.7 Se agregó fecha límite del plazo para la Ruta C. Sección Cierre de Acuerdo de Subsidio; Acuerdo de Construcción/Fideicomiso Se agregó texto sobre desembolso de fondos de cuentas de fideicomiso. Sección Construcción en Ruta C. 9.4 Se agregó texto normativo sobre trabajo nominal restante para la descripción general de la inspección final. Sección Construcción en Ruta B Procedimientos operativos permanentes en el proceso de Cierre de Construcción en la Ruta B, incluyendo el requisito para completar la Lista de Control de Verificación por el gerente de proyecto de RREM y para cargar el Certificado de Ocupación Se agregó texto sobre la elevación dentro de 1 año; dos pagos para construcción; y descripción general del cierre en Ruta B. Sección Cierre del Programa Enmiendas al subsidio pueden ser solicitadas por el personal apropiado vía el gerente de subsidio de Sandy (SGM, por sus siglas en inglés) Inspecciones finales; se detalla documentación requerida en la inspección final. Actualizaciones a apéndices A, B, C, D y G. 10/27/2014 Sección Descripción general del Programa. 8 P á g. R R E M P y P

16 1.1 Todos los documentos, formularios y cartas disponibles en el archivo del RREM. 1.2 Se aclaró acerca de las responsabilidades del gerente de proyecto de RREM según actualizaciones a la Ruta B. Se suprimió referencia anterior sobre administradores del contrato. 1.5 Se actualizó la política sobre prioridades y distribución de fondos al azar; todo solicitante que no tenga ingresos bajos a moderados (LMI) y que esté aún en lista de espera, será atendido con base en el financiamiento disponible. 1.6 Actualización de la política de determinación de viabilidad para incluir obras de demolición. Se agregó referencia a política de unidad de vivienda adosada (ADU, por sus siglas en inglés). Reembolso es permitido, menos retención, si es aplicable Retención no se aplicará a solicitantes de la Ruta A. Solicitantes pueden recibir fondos por servicios de diseño contra la entrega de cuentas y facturas. Se reservará un margen de $15,000 para servicios de diseño para una obligación total de $165,000. Se actualizaron las responsabilidades del gerente de proyecto de RREM a partir de las realizadas para la Ruta B. 1.9 Se agregó una nueva sección que explica el cálculo revisado del subsidio, incluyendo: retención, pagos anticipados, contingencia, y costos del diseño Se actualizaron las responsabilidades del gerente de proyecto de RREM a partir de las realizadas para la Ruta B El solicitante no puede cambiar de ruta después de firmar el acuerdo de diseño de construcción, a menos que existan circunstancias atenuantes. Sección Políticas del DCA. 2.6 Actualización de sección sobre apelaciones para reflejar las actualizaciones a la política independiente del DCA sobre apelaciones. 2.7 Sección actualizada para reflejar la nueva política formalizada del RREM sobre procedimientos de cumplimiento que rigen la Ley de Política Uniforme de Asistencia para Reubicación y Adquisición de Propiedades (URA, por sus siglas en inglés) Se agregó sección que delinea requisitos de notificación del Programa sobre pintura a base de plomo (LBP, por sus siglas en inglés) con base en el proceso actual Se suprimió requisito de documentación de calificación del Sistema de Evaluación de Energía en el Hogar (HERS, por sus siglas en inglés) para los solicitantes de la Ruta C conforme a la práctica actual. Se aclaró requisito referente al cumplimiento de Energy Star, el que no se requiere en proyectos terminados, bajo construcción, o bajo contrato antes de la fecha de aprobación de la asistencia o a la firma del subsidio. Sección Solicitud y elegibilidad preliminar en el Programa 3.2 Actualización sobre estructuras elegibles para aclarar que si la propiedad presenta varias estructuras residenciales separadas, los fondos del RREM solo se pueden obligar para un trabajo elegible asociado a la vivienda principal. 9 P á g. R R E M P y P

17 3.3 Se agregó política especial sobre titularidad de las MHU, de que la propiedad es elegible si se pierde la propiedad de la MHU porque fue considerada en pérdida total El solicitante cuya vivienda no tiene daños sustanciales (NSD, por sus siglas en inglés) puede enmendar el acuerdo de subsidio para que se refleje el cambio en la decisión de elevar, sujeto a la aprobación del DCA Se agregó explicación del proceso voluntario y administrativo de readmisión, y de que el solicitante puede entregar su solicitud al DCA sujeta a la aprobación del DCA. Sección DOB, reembolsos y cálculo de subsidio. 4.1 El personal de recuperación de vivienda del DCA supervisará proceso de gerencia del fideicomiso, cuando éste corresponda al proyecto de RREM. 4.2 Los fondos de la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés) provistos a un propietario para un propósito elegible pero no los provistos por el RREM- se pueden excluir del cálculo final de concesión. 4.3 Se aclaró la descripción de reembolsos según el aviso de la Oficina de Planificación y Desarrollo (CPD, por sus siglas en inglés) del HUD. Todos los solicitantes son elegibles de reembolso, sin importar el nivel del daño. Se aclaró que la retención se aplicará a proyectos de reembolso parcial. 4.4 Se agregó nueva subdivisión; contiene un modelo de calculadora del subsidio inicial; es una nueva sección que contiene un modelo revisado de calculadora de subsidio; y contiene la política que describe la línea de ítems dentro de las calculadoras de subsidio. Nueva sección explica actualizaciones al 13 de octubre de 2014, incluyendo retención, retiro de contingencias y nuevo tratamiento de los costos de diseño. Al 13 de octubre de 2014, todos los nuevos cálculos de subsidio del RREM retendrán el monto inferior del diez por ciento (10%) del subsidio total o del ECR, liberado con la aprobación de la inspección final. A partir del 13 de octubre de 2014, las contingencias no serán más aplicables para formalizaciones de nuevas concesiones de subsidio. A partir del 13 de octubre de 2014, se considerarán servicios de diseño en todas las formalizaciones de nuevas concesiones de subsidio como un ítem estándar de partida, sumado al monto de concesión. Se agregó texto sobre procedimientos para solicitar y desembolsar fondos para diseño. Sección Inspecciones y estudio de efectos ambientales. 5.2 El Programa tomará en cuenta cualquier habitación o espacio adicional construido después de la fecha de la tormenta (DOS, por sus siglas en inglés), lo que será confirmado con el solicitante en la ISI. El gerente de proyecto de RREM puede utilizar la herramienta Xactimate para proyectos de construcción en curso durante la ISI. 5.3 Se agregó referencia al Apéndice I actualizado: Costos Inelegibles. 10 P á g. R R E M P y P

18 5.4.2 Se agregó texto que explica la excepción de una ADU en la política de límites viables. Se agregó carta sobre cuadro de marcado de agosto de 2014 para ISI con actualizaciones Se aclaró cálculo de viabilidad para incluir demolición, si fuera aplicable. Se suprimió la referencia a estándares de calidad de vivienda (HQS, por sus siglas en inglés) del HUD, y se modificó texto acerca de que el ECR será basará en el costo de reparación de la propiedad según normas del Programa. 5.9 Se permitirán impugnaciones al ECR/WIP sólo si el solicitante recibe menos que el tope del Programa. Sección Planeamiento y zonificación (solo para contratistas seleccionados por Programa). Se agregó que los solicitantes pueden presentar planes alternos distintos a los prototípicos Se eliminó cronograma específico para propietarios que aceptan o rechazan planes de diseño en la Ruta C. Sección Selección y asignación de contratista (sólo para contratistas seleccionados por el Programa) Se aclaró de que el costo total de desarrollo de la Ruta C en el ECR, se basará en la política del Programa para fijación de precios por unidad Costos del constructor no deben exceder los estimados por gerente de proyecto del RREM. 7.5 Contratistas generales encargados de la preparación de bocetos de diseño deben ajustarse a zonificación y permisos. Se eliminaron previos procedimientos de entrega del diseño. Los propietarios que participan en Ruta C, tienen la opción de cambiarse a Ruta B. Sección Cierre de Acuerdo de Subsidio, Acuerdo de Construcción/Fideicomiso 8.1 Se actualizaron puntos claves del Paso 8 Acto de cierre según procedimientos de la Ruta C, para reflejar proceso actual Se aclaró trámite del acuerdo de construcción e inicio de construcción según la Ruta C, para reflejar trámite actual. Sección Construcción en Ruta C Se suprimió discusión sobre inspecciones de cimientos en Ruta C; se aclararon responsabilidades del gerente de proyecto del RREM en la inspección al 50%; y se agregó texto para discutir inspección final. Sección Construcción en Ruta B. Se actualizaron pasos claves de construcción en Ruta B con base en política y procedimiento actuales Se actualizó lista de documentos de Ruta B para reflejar documentos actualmente requeridos y opcionales en uso. 11 P á g. R R E M P y P

19 10.3 Sección actualizada sobre certificación de requisitos de construcción según el formulario actual en uso Discusión actualizada sobre elegibilidad del contratista y validación del proceso para reflejar formularios y proceso actuales Se agregó sección que explica política y procedimientos para solicitantes que manejan directamente contratistas múltiples Se agregó sección de política para solicitante que ejecuta trabajo por sí mismo Se agregó texto sobre política clave del addendum para el contratista Solicitante debe entregar fotos del trabajo terminado para retiros de fondos Se agregó nueva sección sobre marco de referencia del ajuste al alcance Revisión general de aclaración sobre proceso actual de construcción en Ruta B. Actualización de definición de "reducción" en glosario. Actualizaciones a los apéndices A y C. 5/1/2015 Sección Descripción general del Programa. 1.6 Se agregó texto de nueva política sobre mejora sustancial. 1.9 Se agregó que no se entregarán fondos para costos de diseño incurridos en la zona muerta, o después y antes del estudio de los efectos ambientales Programa considera construcción terminada a la entrega del certificado de ocupación (CoO, por sus siglas en inglés), o equivalente. Se agregó que se considerara la prórroga final condicional de construcción sobre una base de caso por caso. Sección Políticas del DCA Requisitos aclarados sobre Energy Star para solicitantes de la Ruta B. Sección Solicitud y elegibilidad preliminar al programa. 3.2 Se aclaró que las estructuras multifamiliares con ocho (8) unidades o más no son elegibles para el Programa de RREM. Se agregó referencia a detalles adicionales en las políticas propias de las estructuras multifamiliares o adjuntas. En estructuras multifamiliares de cinco (5) a siete (7) unidades- hay que desarrollar y entregar al DCA el Plan de Marketing Afirmativo para Vivienda Equitativa (AFHMP, por sus siglas en inglés). 3.4 Se aclaró que el solicitante debe presentar licencia de conducir con fecha anterior a la tormenta como prueba de vivienda principal. Sección DOB, reembolsos y cálculo de subsidio 4.2 Se actualizó sección sobre fondos de la Administración de la Pequeña Empresa de los Estados Unidos (SBA, por sus siglas en inglés) para que el solicitante pueda pedir un desglose más detallado del préstamo de la SBA para revisión y reconsideración del DCA en el análisis inicial de DOB. Se actualizó que ayuda en forma de concesiones y/o contribución de organizaciones no lucrativas se considera como DOB. 12 P á g. R R E M P y P

20 4.4.3 Se aclaró que peticiones de pago por contingencia deben ser atendidas con base en costos reales incurridos por los propietarios en ítems elegibles en el alcance. Se aclaró que retención se mantiene hasta la inspección final o conciliación del subsidio, cualquiera sea la más apropiada en la ruta seleccionada por el solicitante. Se aclaró que los fondos no serán proporcionados para trabajos de diseño emprendidos después de la solicitud y antes de la autorización ambiental. Sección Inspecciones y estudio de efectos ambientales. 5.2 Se eliminó referencia sobre normas de inspección de los HQS del HUD y fue sustituida por normas de rehabilitación del RREM Se agregó texto sobre nueva política que define mejora sustancial en proyectos sin daños sustanciales. Se eliminó referencia sobre normas de inspección de los HQS del HUD, y fue sustituida por normas de rehabilitación del RREM Se agregó texto sobre nueva política acerca de que se puede reducir la concesión de subsidio de un solicitante para reflejar el precio exacto del modelo estándar, incluso si el solicitante elige voluntariamente reducir su vivienda Se eliminó referencia sobre normas de inspección de los HQS del HUD, que fue sustituida por las normas de rehabilitación del RREM Se agregó aclaración sobre nueva política para fondos de concesión de subsidio, los que no serán proporcionados para costos por trabajo de diseño terminados después de la solicitud y antes del estudio de efectos ambientales. 5.7 Se agregó que se aceptará autocertificación para remoción del asbesto cuando el solicitante demuestre un esfuerzo razonable para obtener la requerida Declaración sobre Eliminación de Asbestos Se aclararon referencias sobre tipos especiales de estructuras de unidad vivienda, incluyendo las recientes actualizaciones de política sobre unidad de vivienda (i) multifamiliar y (ii) prefabricada. Se aclaró que las MHU son una excepción reconocida a la política contra reconstrucción en nuevo domicilio, según indica la política de las MHU Se aclaró definición de construcción completa del Programa. Sección Planeamiento y zonificación (solo para contratista seleccionado por Programa). 6.4 Se aclaró política de que las MHU son una excepción a la política contra reconstrucción en un nuevo domicilio, según se indica en la política de las MHU. 6.5 Sección trasladada a sección 5.12 Unidad de vivienda especial/adjunta. Sección Selección y asignación contratista (solo para contratista seleccionado por el Programa). 13 P á g. R R E M P y P

21 Sección Cierre de Acuerdo de Subsidio, Acuerdo de Construcción/Fideicomiso. Sección Construcción en Ruta C. 9.5 Se agregó nueva sección sobre política de reasignación del constructor en Ruta C. Sección Construcción en Ruta B Actualización de lista de documentos de Ruta B para permitir exención de declaración jurada sobre pago de facturas finales si el solicitante no puede llenarla por circunstancias fuera de su control Revisión de política en solicitudes con ajuste del alcance de montos de $2, o menos que serán consideradas como de minimus y no tomadas en cuenta por el DCA. Petición de ajuste del alcance no será considerada cuando los solicitantes tengan una necesidad no satisfecha, y no afectará el subsidio del RREM. Sección Cierre del Programa Se agregaron requisitos para verificar construcción completa y preparar el proyecto para inspección final. Se eliminó referencia a normas de inspección de los HQS del HUD, que fue sustituida por normas de rehabilitación del RREM. Un adulto autorizado debe estar presente en la inspección final Se actualizó sección sobre nuevos procedimientos de cierre, incluyendo la documentación que requieren los gerentes de proyecto del RREM para cargar el archivo del solicitante antes del cierre Se agregó para Ruta A la lista de documentos del interfaz idone Se agregó para Ruta B la lista de documentos del interfaz idone Se agregó para Ruta C la lista de documentos del interfaz idone Sección actualizada sobre nuevos procedimientos de cierre, incluyendo revisión de QA/QC de vivienda por DCA de documentación requerida para construcción Actualización de sección sobre nuevos procedimientos de cierre, incluyendo descripción general del procedimiento final de conciliación del subsidio Actualización de sección sobre nuevos procedimientos de cierre, incluyendo revisión final del cálculo del subsidio y proceso final de cierre. Definición actualizada de código en glosario para incluir rehabilitación según normas de RREM". 10/1/2015 Sección 1 - Descripción general del Programa. 1.4 Se agregó actualización referente a que para todas las enmiendas se debe firmar el Anexo sobre Declaración de Fondos Suficientes, incluso si el acuerdo de subsidio original no lo requería. 1.6 Si un solicitante cambia de viabilidad después de la formalización de la concesión del subsidio, se fija una "zona muerta" que corresponde a la fecha de la primera 14 P á g. R R E M P y P

22 autorización del DEP; pero, si el examen de autorización del DEP determina que no se cumple ni se excede el nivel del alcance del trabajo, habrá una nueva evaluación El Programa ha eliminado los máximos ítems de la partida estándar para servicios de diseño presentados; todos los servicios de diseño que se envíen al Programa, si son elegibles, no pueden ser superiores a $15, Se actualizó la política para los solicitantes que recibieron pago por servicios de diseño antes de la aprobación del cambio de viabilidad y que, luego, facturan al Programa los servicios de diseño según la nueva viabilidad; en este caso, esos nuevos costos presentados, no serán pagados El Programa ha eliminado los máximos ítems de la partida estándar para servicios de diseño presentados; es decir, todos los servicios de diseño que se envían al Programa, si son elegibles, no pueden ser superiores a $15, Se actualizó la política para reflejar varias decisiones sobre cambios de la Ruta C a la B, incluyendo: Solicitantes que cambian de ruta tienen un nuevo plazo de un (1) año después de aprobado el cambio de ruta; Solicitantes no dispondrán más de pagos por diseño de la Ruta C, deducidos del subsidio disponible en la Ruta B; Solicitantes pueden proceder con el constructor vigente en la Ruta C. 1.8 Se agregó que el financiamiento obtenido del Programa Nacional de Seguro por Inundaciones, como resultado del proceso o acuerdo conciliatorio tras la revisión de reclamos de la FEMA, no será considerado como Duplicación de Beneficios. 1.9 El Programa ha eliminado los máximos ítems de la partida estándar para servicios de diseño presentados; todos los servicios de diseño que se envían al Programa, si son elegibles, no pueden ser superiores a $15, Se actualizó política del Programa de reembolsar servicios de diseño terminados tras la solicitud, y antes que la previa autorización del DEP, siempre y cuando el solicitante reciba la autorización del DEP. 1.9 Se actualizó política para solicitantes que recibieron pago por servicios de diseño antes de la aprobación del cambio de viabilidad y que, luego, facturan al Programa los servicios de diseño según la nueva viabilidad; en este caso, esos nuevos costos presentados, no serán pagados El Programa ha eliminado los máximos ítems de la partida estándar para servicios de diseño presentados; todos los servicios de diseño que se envían al Programa, si son elegibles, no pueden ser superiores a $15, Se actualizó la política para reflejar varias decisiones sobre cambios de la Ruta C a la B, incluyendo: Solicitantes que cambian de ruta tienen un nuevo plazo de un (1) año después de aprobado el cambio de ruta; Solicitantes no dispondrán más de pagos por diseño de la Ruta C, deducidos del 15 P á g. R R E M P y P

23 subsidio disponible en la Ruta B; Solicitantes pueden proceder con el constructor vigente en la Ruta C. Sección 3 - Solicitud y elegibilidad preliminar al Programa Se agregó texto sobre el posible retiro administrativo de los solicitantes que abusen física o verbalmente de los empleados del Programa. Sección 4 - Duplicación de beneficios, reembolso, y cálculo del subsidio. 4.1 Se agregó que el financiamiento obtenido del Programa Nacional de Seguro por Inundaciones, como resultado del proceso o acuerdo conciliatorio tras la revisión de reclamos de la FEMA, no será considerado como Duplicación de Beneficios. 4.3 Se actualizó política para los solicitantes que recibieron pago por servicios de diseño antes de la aprobación del cambio de viabilidad y que, luego, facturan al Programa los servicios de diseño según la nueva viabilidad; en este caso, esos nuevos costos presentados, no serán pagados. 4.2 Se actualizó política que indica que si los servicios de diseño son terminados tras la solicitud y antes que la previa autorización del DEP, serán reembolsados por el programa siempre y cuando el solicitante reciba la autorización del DEP. 4.3 Se agregó texto acerca de que el financiamiento obtenido del Programa Nacional de Seguro por Inundaciones, como resultado del proceso o acuerdo conciliatorio tras la revisión de reclamos de la FEMA, no será considerado como Duplicación de Beneficios El Programa ha eliminado los máximos ítems de la partida estándar para servicios de diseño presentados; todos los servicios de diseño que se envíen al Programa, si son elegibles, no pueden ser superiores a $15, Se actualizó política que indica que si los servicios de diseño son terminados tras la solicitud y antes que la previa autorización del DEP, serán reembolsados por el Programa siempre y cuando el solicitante reciba la autorización del DEP Se actualizó la política para los solicitantes que recibieran pago por servicios de diseño antes de la aprobación del cambio de viabilidad y que, luego, facturan al Programa los servicios de diseño según la nueva viabilidad; en este caso esos nuevos costos presentados, no serán pagados. 4.5 Se agregó actualización para que todas las enmiendas deban incluir la firma de la Declaración de Fondos Suficientes, incluso si la formalización original de la concesión de subsidio no requiriese firma. Sección 5 - Inspecciones y estudio de los efectos ambientales Se actualizó política que indica que si los servicios de diseño son terminados tras la solicitud y antes que la previa autorización del DEP, serán reembolsados por el Programa siempre y cuando el solicitante reciba la autorización del DEP. Sección 9 - Construcción en Ruta C (sólo para contratista seleccionado por Programa). 9.6 Se agregó nueva sección que incorpora el Boletín Consultivo 15-RREM-10 sobre atrasos en la compensación del constructor si no acaba la construcción de la Ruta C en 16 P á g. R R E M P y P

24 90 días posteriores a la Orden de Proceder. También, si el solicitante falleciese y se le adeudaba asistencia para alquiler bajo esta política, la deuda corresponde al patrimonio hasta el fallecimiento. Sección 10 - Construcción en la Ruta B (contratista seleccionado por el propietario) La nueva política refleja el procedimiento en la Ruta C si un solicitante rechazare firmar documentos esenciales, requeridos por el Programa. Sección Cierre del Programa Se aclaró el estándar nominal del trabajo para los solicitantes de la Ruta A; el Programa no requiere que en la Ruta A se presenten facturas para proceder al cierre del expediente. Apéndice I - Costos inelegibles. Esta actualización incluye varias aclaraciones sobre cómo procesar y asignar diversos artículos inelegibles, a saber: ajustes, modificaciones por movilidad y sistemas de climatización (HVAC, por sus siglas en inglés). 1/1/16 Sección 1 - Revisión del Programa. 1.3 Se agregó texto sobre inelegibilidad de participar en el programa de RREM de solicitantes que recibieron financiamiento del HMGP. 1.6 Se aclaró que costos elegibles incurridos antes de la fecha de la solicitud, son reembolsables Se aclaró que los solicitantes que cambien de viabilidad a la Ruta B, pueden todavía solicitar pagos por diseño siempre que los mismos, incluyendo los de la última viabilidad, no excedan el subsidio máximo de $15,000. Para la Ruta A, se eliminó texto sobre cambios de viabilidad. 1.9 Los cambios a esta sección incluyen: Aclaración para cambios de viabilidad a la Ruta B: solicitantes pueden todavía pedir pagos por diseño siempre que los mismos, incluyendo los de la última viabilidad, no excedan el subsidio máximo de $15,000; Se actualizó definición de periodo inactivo/zona muerta como la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la aprobación ambiental; y Actualización que permite un pago adicional del servicio de diseño para rutas A y B por trabajos de diseño elegibles en el periodo inactivo/zona muerta, a petición. Sección 3 - Solicitud y elegibilidad preliminar en el Programa Se actualizó texto sobre solicitantes abusivos para incluir ejemplos de abuso. Se agregó texto sobre proceso de presentar carta de advertencia para el primer incidente, y carta final de retiro para el segundo incidente de abuso. Sección 4 - Duplicación de beneficios, reembolso y cálculo del subsidio. 4.3 Actualización sobre costos no reembolsables cuando son incurridos por el solicitante 17 P á g. R R E M P y P

25 antes o después de la fecha de la solicitud, a menos que sean atribuibles a un contrato de construcción ejecutado antes de la solicitud. Los costos elegibles incurridos en la fecha o posteriormente a la aprobación ambiental, deben cumplir con todos los requisitos del Programa de RREM Los cambios a esta sección incluyen: Para los trámites de contingencias en la Ruta B, no hay un subsidio máximo para los servicios de diseño, pero las facturas deben ser por costos razonables; y los solicitantes no pueden recibir pagos por diseños que excedan el monto total por contingencia de la concesión del subsidio; Se aclaró que para cambios de viabilidad, los solicitantes pueden todavía solicitar pagos de diseño siempre que su total, incluyendo los de la última viabilidad, no exceda el subsidio máximo de $15,000; y Actualización que indica que los costos de diseño incurridos por el solicitante en o después de que la fecha de la solicitud y antes de la autorización ambiental, son elegibles para pago a través de fondos de concesión una vez lograda la autorización ambiental. Sección Inspecciones y estudio de efectos ambientales Actualización que indica que los costos de diseño incurridos por el solicitante en o después de que la fecha de la solicitud y antes de la autorización ambiental, son elegibles para pago a través de fondos de la concesión una vez lograda la autorización ambiental. Sección 9 - Construcción en Ruta C (solo para contratistas seleccionados por Programa). 9.3 Se agregó texto sobre la opción de firma administrativa de la Conciliación Final del Subsidio por parte del Programa. 9.5 Se agregó texto para incluir la reasignación del constructor durante la construcción y sobre los procedimientos estándar de operación respectivos. Se dieron razones adicionales para la reasignación del constructor, incluyendo: Constructor no resolutivo o que no coopera; Alcance de trabajo del constructor original era para rehabilitación y viabilidad cambió a reconstrucción; por ende, el constructor no puede trabajar más en el proyecto; y Otras investigaciones que autoricen el cambio del constructor según lo determinado por el DCA. 9.6 Actualización que indica que la ayuda con alquiler termina en la fecha en que la vivienda supera la inspección final del Programa de RREM, o cuando el propietario vuelve a ocupar la vivienda, cualquiera ocurra primero. Sección 10 - Construcción en Ruta B (contratista seleccionado por el propietario) Los cambios a esta sección incluyen los siguientes: 18 P á g. R R E M P y P

26 Actualización que indica que los contratistas aceptan terminar la construcción para la fecha de la autorización ambiental o posteriormente de acuerdo con los requisitos y las reglas federales aplicables dentro del Programa de RREM; y Actualización para incluir que contratistas son responsables de cumplir los requisitos sobre seguros de la División de Asuntos del Consumidor de Nueva Jersey o del Programa, cualquiera sea más riguroso, desde la fecha de firma del addendum. Incluye los requisitos del seguro para contratistas de elevación, tal como seguro de carga y de instaladores Actualización sobre elegibilidad de los pagos de la construcción por trabajos hechos en la fecha de la autorización ambiental de nivel II, o posteriormente Actualización que indica que el Programa no reembolsará al solicitante por ningún costo de reducción del plomo si no cumple los requisitos del Programa Actualización que indica que el Programa no reembolsará a los solicitantes por materiales sin rendimiento energético en lugar de los de la partida prescrita en el ECR. Sección Cierre del Programa. Ruta A Se agregó texto sobre los expedientes en la Ruta A que serán considerados según requisitos aplicables al cierre, incluso si la definición actual de política son clasificados bajo la Ruta B, a menos que el DCA establezca caso por caso que el alcance del trabajo es muy significativo (mayor que $5,000) como para autorizar su reclasificación bajo la Ruta B. Ruta B Expedientes con un ECR menor de $5,000 clasificados como de Ruta B, desde ahora serán procesados con el flujo de trabajo de Ruta A para facilitar el cierre. Actualización para traslado de los expedientes de etapa de construcción a la de inspección final pendiente en Ruta B antes de programarlos y trasladarlos a la etapa de inspección final en proceso". Se agregó que la falta de entrega de la requerida documentación para inspección final, puede dar lugar al retiro administrativo. Se envían al solicitante notificaciones de aprobación/desaprobación después de la inspección final. Si el solicitante no aprueba la inspección final, tendrá sesenta (60) días para corregir la/s deficiencia/s, y reprogramar la inspección final. Si no lo hace, puede dar lugar al retiro administrativo de la solicitud. Ítems de la partida del ECR que se ajusten o superen las especificaciones del programa, serán considerados como aprobados. Ausencia de ítems con protección contra el riesgo dará lugar al costo de su reparación, deducido al cierre mediante ajuste negativo del alcance. Se han incluido ejemplos de inspección final con desaprobación y acción 19 P á g. R R E M P y P

27 correctiva requerida. Ruta C Actualización para el contratista pueda solicitar el pago final después de pasar la inspección final. El pago de retención sería liberado treinta (30) días después de pasar la inspección final. Si el proyecto no aprueba la inspección final o cierta partida de ítems, el gerente de proyecto trabajará con el contratista para tomar la acción correctiva, cuando sea necesario. Lista de control del expediente para el gerente de proyecto de RREM. Se eliminó el título en sección 11.1 y lista de documentos del interfaz idone. Gerente de proyecto de RREM hará avanzar el expediente hacia la etapa de Operaciones QA/QC vía el interfaz idone, una vez verificada toda la documentación de cierre en todas las rutas Garantía de calidad de operaciones/revisión del control de calidad (QA/QC). Cambio de la sección 11.3 a 11.2 Actualización de Personal de operaciones del DCA a "Personal de operaciones de QA/QC, para indicar el grupo correcto de usuarios. Personal de operaciones de QA/QC enviará el expediente a la etapa de Conciliación final de subsidio. Actualización del proceso de operaciones de QA/QC para reflejar las prácticas actuales de campo. En el caso de los solicitantes de la Ruta C, el expediente no avanzará si hubiese un sobrepago del fideicomiso. Cualquier sobrepago debe ser primero devuelto al solicitante y después cerrar la cuenta de fideicomiso Conciliación final del subsidio. Cambio de la sección 11.4 a Se designó como parte responsable al personal de operaciones de conciliación de subsidios Revisión final de la conciliación del subsidio y proceso final de cierre. Cambio de la sección 11.5 a Actualización sobre responsabilidad del área de Cumplimiento y Supervisión de establecer una cuenta por cobrar sobre desembolsos de fondos de subsidio y aprobación del cálculo final de concesión. Se enviará carta al solicitante indicando ya sea que adeuda fondos al Programa o que se le adeudan fondos, o que no hubo ningún cambio a la concesión del subsidio. El solicitante recibirá paralelamente tanto el último cálculo de la concesión del subsidio ejecutado y la reconciliación final del subsidio para firma. Actualización que indica que si se adeudasen fondos al Programa, el expediente no avanzará en el proceso de cierre hasta que los fondos solicitados sean 20 P á g. R R E M P y P

28 pagados al Programa. Actualización que indica que si se adeudan fondos al solicitante, le serán pagados cuando se reciba la conciliación final firmada del subsidio. Si el solicitante no responde, el Programa puede proceder con la firma administrativa a su nombre después de treinta (30) días. Cumplimiento y Supervisión solicitará la liberación de la Declaración de Convenios Restrictivos, y la notificación será enviada al solicitante. Apéndice I - Costos inelegibles Se eliminó que las rehabilitaciones de importancia deben cumplir con Energy Star, y que todos los ítems del ECR serán revisados según la lista de control de la versión 3.0 de Energy Star, con base en la fijación de precios con el programa Xactimate. 21 P á g. R R E M P y P

29 CONTENIDO 1. VISIÓN GENERAL DEL PROGRAMA Descripción del Programa Administración del Programa VISIÓN GENERAL DEL PROGRAMA Descripción de la elegibilidad Obligaciones del propietario De 1.5 Prioridades de financiamiento Determinación de factibilidad de RREM: Rehabilitación o Reconstrucción Rutas de selección del contratista general (rutas A, B, y C) Duplicación de beneficios Cálculo revisado del subsidio (vigente al 13 de octubre de 2014)) Diseño, revisión y aprobación Construcción Cierre del proyecto POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS Antifraude y cumplimiento Conflicto de intereses Archivos, expedientes e informes Sección 3: Cumplimiento y elaboración de informes Procedimiento para presentación de quejas de ciudadanos Apelaciones Ley de Política Uniforme de Asistencia para Reubicación (URA) en el Programa de RREM Ley Davis-Bacon y Ley del Salario Prevaleciente de Nueva Jersey Vivienda justa (Marketing Afirmativo Equitativo), ayuda a no hablantes del idioma inglés, gestión de requisitos de acceso Contenido 2.10 Pintura a base de plomo Ley Nacional de Políticas Medioambientales (NEPA) y Estudio de Efectos Ambientales Energy Star SOLICITUD Y ELEGIBILIDAD PRELIMINAR AL PROGRAMA Proceso de solicitud Estructuras Administración elegibles Titularidad Vivienda Duplicación principal... dconstrucción Registro Cierre de del FEMA proyecto Requisito de seguro de inundación para solicitantes con asistencia previa POLÍTICAS Daños mínimos DEL DEPARTAMENTO a la propiedad DE... ASUNTOS COMUNITARIOS Determinación de daños sustanciales. Prioridad de trámite An 3.9 Requisitos de ingreso y verificación... tifrau Avisos a solicitantes Retiro de solicitudes Entrevista inicial del Programa de RREM Remisión de casos a gerentes de proyecto de RREM s c r i p c i ó n d e l P r o g r a m a P á g. R R E M P y P

30 1 DUPLICACIÓN DE BENEFICIOS, REEMBOLSO Y CÁLCULO DE LA CONCESIÓN Duplicación de Beneficios (DOB) Verificación de fondos por duplicación de beneficios Reembolso Cálculo de subsidio Responsabilidad del solicitante para provisión de fondos Fondos disponibles para financiamiento puente adicional Participación de solicitantes sin necesidades en el Programa de RREM Asignación de contratistas individuales al solicitante del Programa de RREM INSPECCIONES Y EVALUACIÓN AMBIENTAL Recolección de datos sobre daños sustanciales Inspección inicial del sitio (ISI) del Programa de RREM Costo estimado de reparaciones (ECR) Determinación de factibilidad de reconstrucción o rehabilitación Evaluación del riesgo de pintura a base de plomo Evaluación y eliminación del moho Requisitos del peritaje sobre asbesto ECR completo y paquete de factibilidad Impugnación del costo estimado de reparaciones o de la estimación del trabajo en curso Solicitud y aprobación de la inspección ambiental del DEP Solicitud de inspección ambiental del DEP y aprobación condicional o incondicional Unidades de vivienda especiales y adjuntas Aprobación para proceder con la firma del acuerdo de subsidio Evaluación de la determinación del alcance y la ruta Contratista general seleccionado por propietario (ruta B) PLANEACIÓN Y ZONIFICACIÓN (CONTRATISTAS SELECCIONADOS POR PROGRAMA) Evaluación de determinación del alcance y la ruta Proceso de selección de vivienda de reconstrucción por solicitante Planes del constructor - Procedimiento de aprobación Reconstrucción en nueva ubicación Proceso de selección de vivienda y mejoras Aprobación de plano estándar o adaptación para rehabilitación y zonificación Cambio de contratistas en el Programa de RREM SELECCIÓN Y ASIGNACIÓN DE CONTRATISTA POR EL PROGRAMA Creación de grupo precalificado de constructores Fijación de precios promedio para reconstrucción Asignación del contratista general Pág. RREM P y P

31 7.4 Proceso de fijación de precios en proyectos de rehabilitación Marco de decisiones del solicitante y notificación a Operaciones del DCA CIERRE: ACUERDO DE SUBSIDIO, ACUERDO DE CONSTRUCCIÓN Y FIDEICOMISO (CONTRATISTAS DEL PROGRAMA) Evento de cierre Autorizaciones y fondos de reserva del DCA Cuentas en fideicomiso Orden de proceder CONSTRUCCIÓN EN RUTA C PARA CONTRATISTAS SELECCIONADOS POR PROGRAMA Solicitudes de inspección y retiro de fondos Orden de cambio Firmas administrativas Garantía de construcción Reasignación de constructor en la Ruta C Compensación de costos al propietario por retrasos en construcción CONSTRUCCIÓN BAJO RUTA B PARA CONTRATISTA SELECCIONADO POR EL PROPIETARIO Descripción y propósito de la reunión del Paso 5A Ruta B: Paso a Paso (contratista seleccionado por propietario) Formulario de certificación de requisitos de construcción para Ruta B Resumen del proceso de pago al contratista general seleccionado por propietario (Ruta B) Consideraciones generales de la construcción Firmas administrativas CIERRE DEL PROGRAMA Inspecciones finales Evaluación de garantía de control y control de calidad por personal de operaciones Conciliación final del subsidio Evaluación de la conciliación final del subsidio y proceso de cierre final GLOSARIO ANEXOS ANEXO A: Certificación de ingresos del Programa de RREM ANEXO B: Cuestionario sobre Duplicación de Beneficios ANEXO C: Proceso de selección del Programa de RREM ANEXO D: Acuse de recibo de avisos sobre pintura a base de plomo ANEXO E: Procedimientos para cumplimiento de requisitos sobre pintura a base de plomo ANEXO F: Requisitos de la encuesta sobre asbesto ANEXO G: Solicitud de retiro de fondos para construcción: Contratista asignado por Programa ANEXO H: Diagrama Paso por Paso del Programa de RREM ANEXO I: Costos inelegibles Pág. RREM P y P

32 1. VISIÓN GENERAL DEL PROGRAMA Declaración de política: El propósito de esta sección es proporcionar amplia descripción de la política de los componentes claves del Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM), incluyendo: Descripción del Programa Administración del Programa Descripción de la elegibilidad Obligaciones del propietario Prioridades de financiamiento Determinación de factibilidad del RREM Rutas de selección del contratista general Duplicación de beneficios Cálculo revisado del subsidio (vigente al 13 de octubre de 2014) Diseño, revisión, y aprobación Construcción Cierre del proyecto 1.1 Descripción del Programa El Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) ayuda a solicitantes elegibles, cuyas viviendas fueron dañadas por el huracán Sandy, a terminar las obras necesarias para que sus viviendas sean habitables en conformidad con los requisitos contra inundaciones, ambientales, y otros de carácter estatal y local. El Programa de RREM está concebido como complemento de otros fondos recibidos por el propietario para reparar o reconstruir la estructura. El Programa de RREM proporciona subsidios a solicitantes elegibles hasta un monto de $150,000. En esta sección se destacan las políticas claves del RREM con el fin de proporcionar una descripción completa del Programa. En las siguientes secciones, se explica cada una de las políticas identificadas en esta sección con más detalle. Todos los documentos, formularios, o cartas referidas a estas políticas y estos procedimientos se pueden encontrar en la Biblioteca Documentaria del RREM, ubicada en el Sistema Sandy para gestión integrada de operaciones de recuperación (SIROMS, por sus siglas en inglés) en el sitio de SharePoint. 1.2 Administración del Programa El Departamento de Asuntos Comunitarios (DCA) ha concertado los servicios de contratistas para que asistan al Estado en la implementación del Programa, bajo la administración del DCA. Tales contratistas incluyen los siguientes: Área de Operaciones del DCA, cuya responsabilidad es aceptar las solicitudes, determinar la elegibilidad, calcular los montos de subsidio, asegurar el establecimiento y mantenimiento de las cuentas de fideicomiso, y proporcionar servicios consultivos a los solicitantes a través del proceso de RREM. La interacción directa con el cliente se hace vía los centros de recuperación de vivienda (HRC, por sus siglas en inglés) del Programa de RREM bajo la supervisión del Área de Operaciones del DCA, a través de los nueve condados afectados. Los gerentes de proyecto de RREM tienen a su cargo lo siguiente: o La interacción con los solicitantes de la Ruta B que trabajan en la modalidad del contratista seleccionado por el propietario, incluyendo, entre otros, dirección de la construcción, más las inspecciones para 25 Pág. RREM P y P

33 determinar si la vivienda dañada puede ser reparada o debe ser reconstruida; desarrollo del alcance del trabajo y costos del proyecto; y aprobación de pagos para las actividades de construcción. o La interacción con los solicitantes de la Ruta C que trabajan en la modalidad del contratista asignado por el Programa de RREM; las obligaciones generales delineadas arriba y, además, la asignación de un constructor para que se termine el trabajo de construcción; y la supervisión de la construcción para asegurar la calidad del trabajo terminado. En este documento, se utilizarán los términos propietario y solicitante de manera alternativa al referirse al propietario que participa en el Programa de RREM. 1.3 Descripción de la elegibilidad Ubicación La vivienda dañada se debe situar en uno de nueve condados señalados: Atlantic, Bergen, Cape May, Essex, Hudson, Middlesex, Monmouth, Ocean o Union. No se puede dar ningún financiamiento de RREM a solicitantes, cuyas viviendas están situadas en una zona de peligro especial de la inundación (llanura de la inundación de 100 años) en municipios que no son participantes o que están suspendidos en el Programa Nacional de Seguro por Inundaciones, incluyendo: Alpine, Cliffside Park, Englewood Cliffs, Union City, Freehold Boro, Shrewsbury y Winfield Ocupación por propietario La residencia dañada debe haber estado ocupada por el solicitante como propietario en la fecha de ocurrencia de la tormenta (29 de octubre de 2012). Las viviendas secundarias, residencias de vacaciones, y propiedades de alquiler no son elegibles para la asistencia de RREM. Inscripción con FEMA El solicitante debe haberse registrado para recibir ayuda de la FEMA, antes del 1 de mayo de La verificación de la inscripción será obtenida de los registros de la FEMA. Si en los registros de la FEMA no se confirma dicha inscripción, se notificará a los solicitantes por escrito, quienes tendrán la oportunidad de entregar los documentos que prueben la inscripción con la FEMA posteriormente al 29 de octubre de Si no se envía ninguna notificación, se determinará que el solicitante no es elegible. Requisitos del seguro de inundación para solicitantes con asistencia antes del desastre De acuerdo con la Ley Stafford, los solicitantes que recibieron asistencia para recuperación por desastres después del 14 de septiembre de 1994, deben obtener y mantener cobertura adecuada y necesaria de una póliza por inundación. El DCA verificará -antes de formalizar la concesión del subsidio- que si un solicitante recibió asistencia para recuperación por desastre, debe haber mantenido un seguro contra inundación, si procede. Nivel de daños La residencia debe haber tenido daños -como resultado del huracán Sandy- con una pérdida total verificada (FVL, por sus siglas en inglés) de al menos $8,000 o como mínimo un pie de agua en la primera planta, según lo determinado por la FEMA, sus agencias subsidiarias, o afiliadas. Si no se confirma en los registros de la FEMA el nivel mínimo de daños, se revisarán los datos de la inspección realizada por la SBA, para determinar si en esos registros se indica un nivel elegible de daños. Si los datos de estas fuentes no confirman el nivel mínimo de daños, se determinará que el solicitante no es elegible. Se notificará por escrito al solicitante y se le dará la oportunidad de enviar documentación aceptable de terceros -según se indica abajo- para verificar el nivel de daños. Esta revisión seguirá el proceso fijado en 26 Pág. RREM P y P

34 la política de apelaciones. La información de terceros que se puede considerar como documentación aceptable para elegibilidad de daños, incluye la siguiente: Ingreso Programa Nacional de Seguro por Inundaciones (NFIP, por sus siglas en inglés); estimación del ajustador de seguro (IAE, por sus siglas en inglés); documentación del seguro que demuestre un valor de $8,000 o mayor por daños a la vivienda; y carta sobre daños obtenida del municipio local que demuestre un valor de $8,000 o mayor en daños, o un nivel superior a un (1) pie de inundación en la vivienda. Los solicitantes deben haber verificado un ingreso familiar total que no exceda un monto de $250,000. Programa de Subsidios para Mitigación de Riesgos (HMGP) Los solicitantes que recibieron fondos del HMGP no son elegibles para la asistencia del Programa de RREM. 1.4 Obligaciones del propietario Los recipientes de fondos del RREM deben firmar un acuerdo de subsidio que requiere lo siguiente del propietario: Ocupar la vivienda dañada a la compleción de la rehabilitación o reconstrucción. Permitir que los representantes autorizados del gerente de proyecto del RREM, del DEP, y los constructores autorizados, tengan acceso al sitio. Mantener un seguro de inundación a través del proceso de reparación o reconstrucción y de manera permanente durante la vida de la propiedad, incluyendo la notificación a subsecuentes propietarios acerca de este requisito. Si se requiere elevar la vivienda, el solicitante se comprometerá a llevar a cabo dicha elevación. A partir del 1 de julio de 2014, todos los solicitantes nuevos que firmen concesiones de subsidio y que hagan obras de elevación con el Programa de RREM, deben terminar la construcción completamente, incluyendo la elevación, dentro de un (1) año a partir de la fecha de concesión del subsidio, a menos que el DCA conceda una prórroga por escrito. Todos los solicitantes que firmen concesiones de subsidio antes del 1 de julio de 2014, tendrán un (1) año para terminar la construcción para ocupación, pero hasta cuatro (4) años desde la fecha del huracán (29 de octubre de 2012) para la elevación. Se requiere una cláusula contractual restrictiva para todos los solicitantes que opten por terminar la construcción y/o la elevación, sin la participación de un contratista asignado por el Programa de RREM (Ruta C). Si reciben la concesión completa en reembolso y/o deciden terminar la construcción con el constructor seleccionado por el propietario (Ruta B), y no se terminan la ocupación y elevación, se formulará una cláusula hasta que se cumplan todos los requisitos del programa. Si se trabaja con un contratista asignado por el Programa de RREM, el solicitante depositará en una cuenta de fideicomiso sus fondos de fuentes privadas, incluyendo aquellos recibidos de fuentes potenciales como duplicación de beneficios, según lo necesario para financiar completamente el presupuesto de rehabilitación o reconstrucción de la propiedad. Los solicitantes autorizarán al gerente de proyecto de RREM la realización de inspecciones y la aprobación de pagos de los fondos del Programa de RREM y de los fondos privados en fideicomiso para pagar al contratista general. 27 Pág. RREM P y P

35 A partir de julio de 2014, los nuevos solicitantes que firmen concesiones de subsidio con el Programa de RREM, deben firmar también el Anexo 4 al Acuerdo de Subsidio del Propietario, titulado Declaración de Fondos Suficientes, mediante el cual el solicitante reconoce que tiene suficientes fondos personales disponibles para terminar sus obras de construcción. Además, a partir del 30 de septiembre de 2015, cualquier solicitante que firme una enmienda al acuerdo original de subsidio, debe firmar el Anexo 4 Enmendado: Declaración de Fondos Suficientes. Este requisito debe ser cumplido por todos los solicitantes en cada Reunión de Firma de Enmienda, incluyendo aquellos solicitantes que nunca firmaron un Anexo 4 en la reunión para la firma del acuerdo original cuando todavía no estaba implementado ese Anexo 4. La intención de este requisito es garantizar que todos los solicitantes aceptados para participar en el Programa de RREM, reconozcan que poseen los fondos indispensables para terminar la construcción de manera oportuna. Todos los solicitantes que cambien de la Ruta C a la B, requerirán la formalización del Anexo 4 en la Reunión de Firma de la Enmienda. 1.5 Prioridades de financiamiento Se dará prioridad a los receptores de fondos del RREM con base en lo siguiente: Prioridades basadas en el ingreso Setenta por ciento (70%) de los fondos están reservados para solicitantes con ingresos bajos a moderados (LMI, por sus siglas en inglés). Treinta por ciento (30%) está reservado para solicitantes sin LMI. Límites de ingreso sin tope determinarán el estatus de LMI, según lo aprobado por el HUD. Una vez que se haya financiado a todos los solicitantes con LMI -que pidieron asistencia al Programa de RREM, se atenderá a cualquier solicitante sin LMI y que se encuentre todavía en la lista de espera, con base en el financiamiento disponible; sin embargo, este financiamiento para estos solicitantes se efectúa de acuerdo a la distribución de fondos para LMI y sin LMI, como se describe anteriormente. Prioridades basadas en el nivel del daño Se han establecido dos niveles de prioridad para que el Programa atienda a las familias con mayores necesidades: Prioridad 1: Viviendas con daños sustanciales, según lo determinado por los administradores de llanuras aluviales de Nueva Jersey, o por el DCA, sin tener en consideración la zona; y Prioridad 2: Hogares con daños severos o importantes, si existe todavía la demanda y si hay fondos después de atendida la prioridad 1). El trámite de la solicitud y los procesos de selección al azar y de priorización, se detallan en Apéndice C: Proceso de selección del RREM (julio de 2013), aprobado por el HUD. 1.6 Determinación de factibilidad de RREM: Rehabilitación o Reconstrucción Los fondos del Programa de RREM se pueden usar para rehabilitación o reconstrucción de viviendas dañadas. Los gerentes de proyecto de RREM recomendarán la reconstrucción o rehabilitación con base en el promedio del costo de reparación, más la elevación, si procede, vs el costo del precio compuesto más bajo de una vivienda modelo estándar con número igual de dormitorios, más demolición, si procede (ver Sección 7.2: Fijación de Precios Compuestos). Los promedios mayores o iguales al 75% darán lugar a la recomendación para reconstrucción, mientras que los promedios inferiores al 75%, a la recomendación para rehabilitación. Los solicitantes pueden elegir tanto la reconstrucción como la rehabilitación para una vivienda, con un costo promedio de reparación entre el 50% y 100% del costo del precio compuesto más bajo del modelo estándar con igual número de dormitorios. Esto será 28 Pág. RREM P y P

36 considerado como costo razonable. Para los procedimientos especiales que rigen la política de la inspección inicial del sitio para unidades de vivienda adosadas (ADU), refiérase a la norma del DCA. Los solicitantes que elijan un tipo de construcción alternativo (ya sea reconstrucción o rehabilitación) que no corresponda a la determinación de viabilidad del gerente de proyecto del RREM y que, por lo tanto, la decisión no sea considerada como de costo razonable (es decir, debajo del cociente del 50%, si se elige reconstrucción, o mayor que el 100%, si se elige rehabilitación), se pondrá un tope en el cálculo de concesión al costo total de desarrollo del proyecto, establecido por el gerente de proyecto de RREM (ver Sección 4.4: Cálculo de subsidio del RREM). Otras razones por costo razonable para cambiar la viabilidad del proyecto incluyen los requisitos municipales para reconstruir, las mejoras sustanciales, o el análisis adicional del gerente de proyecto de RREM de que la recomendación inicial de viabilidad no tiene más un costo razonable. La selección final de viabilidad debe ser realizada por el solicitante a la firma de la concesión del subsidio. El estudio de efectos ambientales de nivel II del alcance del trabajo (rehabilitación o reconstrucción) debe resolver o superar el nivel necesario de revisión para la viabilidad seleccionada por el solicitante. Como aclaración adicional, si un solicitante decide cambiar la viabilidad del proyecto de construcción después de la fecha de firma de la concesión del subsidio, un nuevo estudio de efectos ambientales de nivel II del alcance del trabajo debe resolver o superar el nivel de revisión necesaria para la nueva viabilidad seleccionada. Como ejemplo, si el gerente de proyecto de RREM recomendó la determinación de viabilidad de rehabilitación y, subsecuentemente, el solicitante firma la concesión de subsidio para rehabilitación pero, posteriormente, decide cambiarla a la de reconstrucción, se llevará a cabo un nuevo estudio de efectos ambientales de nivel II para un alcance de trabajo para un trabajo de reconstrucción, a menos que ya se hubiera terminado y entregado previamente al Programa. Si se hizo el estudio de efectos ambientales de nivel II para el alcance de trabajo para obras de reconstrucción de la propiedad, pero el solicitante decide cambiar a obras de rehabilitación, el proyecto puede proceder según el vigente estudio de nivel II. Sin embargo, si el estudio de efectos ambientales de nivel II fue para el alcance de trabajo para obras de rehabilitación, y el solicitante decidió cambiar a las de reconstrucción, hay que volver a enviar al DEP un nuevo estudio de efectos ambientales de nivel II que corresponda al alcance de trabajo de reconstrucción. Solamente los cambios de viabilidad entregados después de la fecha de firma de la concesión del subsidio, deberán ser revisados y recibidos con aprobación escrita por el DCA antes de avanzar en el proceso. Esto deberá ocurrir solamente en algunos casos; incluyendo si el prescrito alcance del trabajo no es más factible según lo determinado por el gerente de proyecto del RREM. Todos los cambios emitidos a la determinación de la viabilidad del gerente de proyecto del RREM, deberán ser documentados y registrados en el sistema de archivos del Programa. Reembolso Los solicitantes elegibles que han recibido una carta preliminar de concesión, pueden elegir por recibir un pago de reembolso (hasta un monto máximo de $150,000), menos la retención si fuera aplicable, para cubrir costos elegibles incurridos desde la fecha de la tormenta (29 de octubre de 2012) hasta la fecha de la solicitud, pero sin incluir dicha fecha. Ello está en consonancia con la orientación normativa del HUD para costos anteriores a la concesión del subsidio, emitida el 30 de julio de 2013 para las actividades de la División Sandy de Recuperación. 1.7 Rutas de selección del contratista general (rutas A, B, y C) A partir del 1 de julio de 2014, todos los solicitantes que tengan obras pendientes de construcción por terminar en la fecha de la firma del contrato de subsidio, y que todavía no han seleccionado una ruta, deberán trabajar con su propio contratista general de acuerdo con los procedimientos para la Ruta B. 29 Pág. RREM P y P

37 Antes de la fecha de corte del 1 de julio de 2014, había tres rutas posibles de selección de RREM para un solicitante, con base en la opción que mejor se ajustase a sus necesidades individuales Definición de rutas Ruta A: Reembolso Para los solicitantes que hubiesen terminado completamente las obras de reconstrucción, rehabilitación, elevación y/o mitigación antes de la fecha de la inspección inicial del sitio, y que solamente necesitan el reembolso por obras terminadas o elegibles con costos incurridos antes de la fecha de la solicitud. Los proyectos de los solicitantes con trabajo restante nominal en la inspección inicial del sitio, serán considerados como correspondientes a la Ruta A. El trabajo restante se considera nominal cuando el costo estimado de término, es inferior a $5, La retención no se aplicará a los solicitantes nuevos de la Ruta A, porque ellos han terminado todo el trabajo de construcción y solamente necesitan reembolso. A partir del 13 de octubre de 2014, el Programa reservará un subsidio máximo de $15,000 como fondo para servicios de diseño estándar para solicitantes que sigan la Ruta A del RREM. Si el cálculo de concesión de subsidio de los solicitantes alcanza el monto máximo de concesión ($150,000), se pueden obligar fondos para diseño sobre el tope ofrecido por el Programa con base en una necesidad demostrada, para una obligación total de hasta $165,000. Es necesario que los solicitantes seleccionen servicios de diseño de una lista de servicios de diseño elegibles, aplicables a su proyecto en particular. Desde el 30 de septiembre de 2015, cada servicio de diseño elegible puede ser facturado sin considerar el precio estándar del subsidio; pero, permanece el subsidio máximo de $15,000 en la medida en que se elevaron los fondos para servicios de diseño estándar para todos los costos del servicio de diseño. Como guía adicional referente a pagos para servicios de diseño, por favor, refiérase a la Sección Ruta B: Contratista seleccionado por propietario Los solicitantes que tengan obras por construir pueden elegir a su propio contratista general, el que será validado por el Programa, con la aprobación ambiental, y con un acuerdo según los estándares de cumplimiento del Programa de RREM. Los solicitantes que tienen un contrato vigente de construcción, pueden continuar con su constructor preexistente en lugar de uno general asignado por el RREM, sin considerar la fecha de firma del contrato. Los solicitantes pueden también buscar e identificar a su propio contratista general si no tienen uno. Dicho contratista deberá tener licencia registrada en Nueva Jersey; que no podrá estar inhabilitada por el HUD o en las listas del Estado; y deberá cumplir con los reglamentos estatales y federales aplicables al RREM. El solicitante puede ser reembolsado, menos el monto retenido, si fuera aplicable, por costos elegibles incurridos antes de la fecha de presentación de la solicitud al RREM. Los costos elegibles previos al subsidio, incluirán los de rehabilitación o reconstrucción que fueron terminados tras la presentación de la solicitud al RREM, sólo si son incurridos: (1) En anticipación a los fondos federales, y (2) atribuibles al compromiso de un contrato exigible y ejecutorio entre el propietario y el constructor elegible. Para mayor orientación sobre reembolsos, refiérase por favor a la Sección 4.3. El solicitante es responsable de gestionar y cubrir los costos por peritaje, ingeniería, diseño, zonificación, y permisos, aunque éstos son elegibles para pago con los fondos de la concesión de un solicitante con la entrega de documentación vía recibos o facturas. Desde el 13 de octubre de 2014, el Programa reservará un subsidio máximo de $15,000 como fondo para servicios de diseño estándar. Los fondos para diseño de solicitantes cuyo cálculo de concesión del subsidio es superior al máximo por subsidio ($150,000), pueden ser obligados sobre el 30 Pág. RREM P y P

38 tope permitido por el Programa con base en una necesidad demostrada hasta una obligación total de hasta $165,000. Se requerirá que los solicitantes seleccionen servicios de diseño de una lista elegible, que correspondan a su proyecto en particular. El fondo total por servicios de diseño asignado a un solicitante permanecerá en $15,000, y no aumentará si el solicitante pide cambiar la viabilidad de reconstrucción a rehabilitación, o viceversa. Los solicitantes siguen siendo elegibles para solicitar pagos por diseño después del cambio de viabilidad, pero el pago total, incluyendo los de la última viabilidad, no puede exceder el subsidio de $15,000 por diseños fijado a la firma de la concesión. Desde el 30 de septiembre de 2015, cada servicio de diseño elegible puede ser facturado sin considerar el precio estándar del subsidio; pero permanece el subsidio máximo de $15,000 como estándar para todos los servicios de diseño acumulados. Para una guía adicional referente a los pagos para servicios de diseño, por favor, refiérase a la Sección El solicitante deberá ser responsable de hacer pagos a su contratista a través del proceso de construcción. Además de cualquier pago anticipado, el solicitante recibirá el pago de los fondos de concesión en dos entregas como máximo, tras la aprobación de facturas y de recibos al Programa de RREM. El solicitante recibirá la cantidad considerada razonable y necesaria para costos de reparación. El Programa de RREM formulará una cláusula contractual restrictiva sobre la propiedad para asegurar que el propietario cumpla los requisitos de ocupación y elevación. El papel del gerente de proyecto del RREM, incluye, entre otros: Brindar orientación para la construcción a través del proceso de la misma; finalizar la inspección inicial del sitio, determinar la viabilidad del proyecto, estimar el costo de reparación y del alcance del proyecto; validar a los contratistas seleccionados por el propietario; revisar y entregar al DCA las solicitudes de fondos del propietario para aprobación; y finalizar la inspección inicial del sitio para verificar el cumplimiento de requisitos y estándares del Programa por parte del proyecto. Ruta C: Asignación de contratista del grupo de contratistas calificados del Programa de RREM Los solicitantes que tengan obras pendientes de construcción antes del 1 de julio de 2014, pueden elegir los servicios de un contratista asignado entre el grupo de contratistas calificados (QPC, por sus siglas en inglés) por el RREM. El gerente de proyecto del RREM colaborará con los solicitantes en las tareas de gerencia de la construcción, incluyendo el desarrollo del alcance requerido del trabajo, la asignación de un constructor calificado, y el manejo del proceso de construcción. Los fondos de diseño para los solicitantes cuyo cálculo de concesión del subsidio alcance la cantidad máxima de concesión ($150,000), pueden ser obligados sobre el tope del Programa con base en una necesidad demostrada. El propietario debe proveer fondos personales para la cuenta de fideicomiso (si fuera aplicable), los que son pagados directamente por el Programa de RREM al contratista de RREM cuando termine el trabajo. La reparación o reconstrucción deberá ser hecha por constructores seleccionados por el Programa de RREM, y asignados al propietario. Este último no selecciona al contratista para el proyecto. Los contratistas han cumplido con los estándares asignados por el RREM al QPC. El propietario y el constructor firman el Acuerdo de Diseño para Construcción que es supervisado por los gerentes de proyecto del RREM. El papel del gerente de proyecto del RREM es el siguiente: Revisar las calificaciones del constructor de manera anticipada y, solamente, aprobarlo sólo si está calificado para participar en el Programa y que forma del grupo calificado; 31 Pág. RREM P y P

39 cumplir la función de gerente de construcción del proyecto; hacer las inspecciones en las diferentes etapas de la construcción; Aprobar cuotas de pago al constructor (contratista general) en cada etapa de compleción; y realizar una inspección final para asegurar que el alcance del trabajo está completo y cumple con los requisitos del Programa de RREM Determinación de ruta A partir del 1 de julio de 2014, todos los solicitantes con obras pendientes de construcción para compleción en la fecha de la firma del contrato de subsidio, quienes, todavía, no han seleccionado una ruta, deberán trabajar con su propio contratista general según los procedimientos de la Ruta B. Todo solicitante que ya seleccionó los servicios de un contratista asignado del QPC por el RREM, antes de la fecha de corte del 1 de julio de 2014, puede continuar usando los servicios del contratista seleccionado por el Programa según los procedimientos de la Ruta C. Los solicitantes que seleccionaron una ruta antes del 1 de julio de 2014, no pueden modificar la selección de ruta de la B a la C después de la formalización del Acuerdo de Concesión de Subsidio; de manera alternativa, los solicitantes no pueden modificar la selección de la ruta C a la B después de formalizar el Acuerdo de Diseño o Construcción y, tras la reunión del Paso 5A. Cualquier cambio de ruta fuera de los casos antes descritos, debe ser aprobado por escrito por el DCA. Previamente, un solicitante mantenía el plazo de la construcción de un (1) año a partir de la fecha de la firma del acuerdo de concesión original tras la aprobación del cambio de la Ruta C a la B después de la formalización del Acuerdo de Diseño y Construcción. Además, no era permitido que un solicitante a quien se le había aprobado el cambio de Ruta C a la B, siguiese usando los servicios de un constructor seleccionado por el Programa, ni que acumulase costos por servicios de diseño deducidos de la restante concesión por subsidio. A partir del 30 de septiembre de 2015, tras la aprobación de una solicitud de cambio de la Ruta C a la B después de la formalización del Acuerdo de Diseño y Construcción, el plazo que tiene un solicitante para terminar la construcción es reajustado a un (1) año a partir de la fecha del cambio de ruta aprobado. Incluso, el Programa no deducirá ningún costo acumulado por servicios de diseño bajo la Ruta C del subsidio restante por concesión hasta que ocurra el cambio de C a B. Por último, los solicitantes pueden elegir continuar trabajando con el constructor seleccionado por el Programa después de la aprobación de la Ruta C a B por el DCA. Estos cambios fueron implementados para mejorar la atención brindada a los solicitantes del servicio, y despejar la impresión de una multa vinculada al cambio de C a B. Desde ahora, tras la aprobación del cambio, todos los solicitantes que firmaron un acuerdo de subsidio en la Ruta C -que incluía contingencias- firmarán un acuerdo de subsidio para la Ruta B que también incluya contingencias. 1.8 Duplicación de beneficios Las regulaciones federales requieren el Estado de Nueva Jersey realice un análisis de duplicación de beneficios (DOB) para asegurarse de que los solicitantes (1) no reciban fondos federales más de los necesarios, y (2) que los fondos de RREM sean utilizados para afrontar una necesidad que tenga el propietario después de considerar otros fondos recibidos. Los solicitantes de RREM deben informar sobre toda ayuda que hayan recibido para daños a sus viviendas de fuentes tales como seguros, y fondos de la SBA, la FEMA, el NFIP, el ICC, y de otros programas locales, estatales o federales, y de organizaciones privadas benéficas o sin fines de lucro. Cualquier fondo recibido de estas fuentes por los solicitantes 32 Pág. RREM P y P

40 para reparaciones a la vivienda dañada, debe ser considerado cuando se determine el monto de subsidio de RREM. Los fondos recibidos después del contrato de subsidio para un propósito similar al de la SBA, el seguro, el NFIP o el ICC, deben ser declarados por el propietario y subrogados al fondo del Programa de RREM. Desde junio de 2015, la FEMA implementó un plazo límite para que los asegurados del NFIP presentasen sus reclamos por seguro de inundación si al asegurado no le fue pagado el límite de la póliza de seguro de inundación y considerase que el pago de la empresa fue insuficiente. Si un solicitante de RREM es un asegurado del NFIP y recibe beneficios adicionales del seguro de inundación, ya sea tras la revisión de un reclamo de seguro de la FEMA o un acuerdo legal con la FEMA, el DCA no considerara estos fondos como duplicación de beneficios. Esto incluye cualquier fondo por ICC que se reciba como resultado de la revisión o acuerdo de la demanda, así como los honorarios del abogado, daños estructurales, remoción de escombros y de materiales. La política rige solamente para los solicitantes de RREM que reciben beneficios adicionales como resultado de una revisión especial de un reclamo o proceso de liquidación. Todos los otros beneficios de terceros que no son parte de esta revisión del reclamo al seguro de la FEMA o acuerdo, continuarán siendo considerados como duplicación de beneficios. 1.9 Cálculo revisado del subsidio (vigente al 13 de octubre de 2014) Todos los solicitantes que firmen un acuerdo de subsidio el 13 de octubre de 2014, o posteriormente, se ajustarán a las siguientes políticas actualizadas sobre lo siguiente: 1. Monto retenido, 2. pagos anticipados, 3. contingencia, y 4. costos de diseño. Monto retenido. A partir del 13 de octubre de 2014, el Programa de RREM retendrá un mínimo del diez por ciento (10%) de la concesión del solicitante o del ECR como retención para todas las nuevas firmas de concesión por subsidio. El monto retenido no será aplicado a los solicitantes de la Ruta A que necesitan solamente el reembolso sobre el trabajo terminado antes de la fecha de la solicitud. Para proyectos donde rige el monto retenido, éste será liberado solamente en función de la última duplicación de beneficios y tras pasar la inspección final. Pagos anticipados. Bajo la política del DCA, vigente desde mayo de 2014, Pago anticipado para construcción en Ruta B de RREM, el solicitante tiene la opción de recibir el 50% de la concesión disponible para construcción en forma de Pago Anticipado para Construcción tras la selección del contratista y compleción del proceso de validación del contratista. A partir del 13 de octubre de 2014, en todas las nuevas firmas de concesión de subsidios, se debe proporcionar una copia del contrato firmado de construcción del solicitante para pedir un pago anticipado para construcción. Si el propietario funge como su propio contratista general, debe proveer una copia de un contrato formalizado para construcción con al menos uno de sus subcontratistas. Contingencia. A partir del 13 de octubre de 2014, las contingencias no serán más aplicables para las formalizaciones de nuevas concesiones de subsidio. Esta política fue puesta al día para aumentar la equidad, transparencia y exactitud al calcular el ECR y el WIP en las estimaciones de subsidios del Programa. Además, este cambio de política surgió por las actualizaciones concurrentes del Programa referentes a los costos del diseño y ajustes del alcance, ambos discutidos en este documento. Costos de diseño. El Programa de RREM incluirá en el cálculo total del costo de desarrollo un subsidio máximo de $15,000 como fondo para servicios de diseño. Este fondo para servicios de diseño ayudará a los solicitantes con los costos anticipados requeridos para los servicios de diseño e ingeniería. Los fondos para los servicios de diseño solamente serán pagados con base en el establecimiento de una necesidad probada por el solicitante con la 33 Pág. RREM P y P

41 documentación apropiada, tal como cuentas, facturas o recibos. El fondo total asignado por servicios de diseño a un solicitante permanecerá en $15,000 y no aumentará si éste pide cambiar la viabilidad de reconstrucción a rehabilitación, o viceversa. Los solicitantes siguen siendo elegibles para pagos del diseño después del cambio de viabilidad, pero el pago total por diseño, incluyendo los pagos de diseño de la última viabilidad, no puede exceder el subsidio de $15,000 para diseño fijado en la formalización de la concesión. A partir del 30 de septiembre de 2015, una vez lograda la autorización ambiental, se pueden proporcionar fondos para el trabajo de diseño emprendido en la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la autorización ambiental, aun cuando tal trabajo no sea atribuible a un contrato de construcción formalizado antes de presentar la solicitud. Previamente, los requisitos de elegibilidad de los costos de diseño reflejaban los costos de construcción; si fueron terminados en la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la autorización ambiental, no eran elegibles para pago a través de los fondos de concesión. Este cambio de política permite mayor flexibilidad en la facturación por costos de servicios de diseño. Se requerirá que los solicitantes seleccionen servicios de diseño de una lista de servicios de diseño elegibles, aplicables a su proyecto en particular. A partir del 30 de septiembre de 2015, se puede facturar cada servicio de diseño elegible sin considerar el precio estándar del subsidio; pero, permanece inalterable el subsidio máximo de $15,000 como estándar para todos los servicios de diseño acumulados. Previamente, cada servicio de diseño elegible tenía un precio estándar de subsidio del Programa. Sin embargo, el Programa identificó la necesidad de ayudar a los solicitantes con gastos por encima y aparte del máximo subsidio del Programa para cada ítem de la partida. Por lo tanto, este cambio de política facilita que los solicitantes tengan acceso más fácil a los fondos de los servicios de diseño hasta el máximo de $15,000 para todos los servicios de diseño. Previamente se permitía que los solicitantes de la Ruta A tuvieran como máximo un (1) pago anticipado para diseño, así como los solicitantes en la Ruta B, podían recibir hasta dos (2) pagos adelantados para diseño. Desde el 1 de enero de 2016, a petición, los solicitantes de la Ruta A son elegibles para un segundo pago por diseño, y en la Ruta B para un tercer pago por diseño si se cumplen TODAS las condiciones siguientes: Si los solicitantes en la Ruta A han entregado su única petición del pago de diseño, y los solicitantes en la Ruta B han entregado ambas peticiones del pago de diseño antes del 30 de septiembre de 2015; Si los solicitantes no sobrepasan el máximo subsidio de $15,000 para servicios de diseño en previo/s pedido/s de pago; y Si el pedido adicional de pago por diseño es específicamente para el trabajo de diseño emprendido en la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la autorización ambiental, aun cuando tal trabajo no es atribuible a un contrato de construcción formalizado antes de la solicitud. Este período se conoce como zona muerta o período restringido. Esta política se refiere a los solicitantes que entregaron sus pedidos de pago de diseño por el máximo monto permitido antes del 30 de septiembre de 2015, pero que no entregaron costos asociados de diseño en el período de zona muerta, puesto que en ese momento no eran elegibles para pago Diseño, revisión, y aprobación Los gerentes de proyecto de RREM verificarán la autorización ambiental del solicitante, y proporcionarán ayuda para determinar los requisitos del alcance y de los planes de vivienda (en reconstrucción solamente). Para los solicitantes de la Ruta C, quienes firmaron un acuerdo de concesión de subsidio antes de la fecha de corte del1 de julio de 2014, los gerentes de proyecto de RREM coordinarán una reunión con los solicitantes para revisar el alcance y asignarles el constructor que manejará el proceso de diseño y garantizar al propietario la aprobación del diseño final (contratista seleccionado por el Programa). Una vez seleccionado el contratista y terminado el proceso de 34 Pág. RREM P y P

42 diseño, el gerente de proyecto de RREM enviará la información requerida para determinar los requisitos del fideicomiso, el cálculo final de la concesión, y realizar el cierre de la concesión. Para los solicitantes de la Ruta B, los gerentes de proyecto revisarán y garantizaran que tanto el contratista seleccionado por el propietario como el trabajo de construcción cumplan los requisitos del Programa (contratista seleccionado por el propietario). Una vez completos la selección del contratista, el diseño, y la aprobación, los gerentes de proyecto de RREM reciben y entregan los pagos de construcción Construcción Para los solicitantes que optaron por utilizar un QPC asignado por el Programa de RREM (Ruta C) antes de la fecha de corte del 1 de julio de 2014, la decisión es registrada en el sistema de expedientes y no puede ser cambiada una vez que se formalice el Acuerdo de Diseño de Construcción y se realice la reunión del Paso 5A, a menos que existan circunstancias atenuantes. El solicitante puede entregar el pedido por escrito, llenando el Formulario de Solicitud de Cambio de Ruta, para hacer cambios de ruta después de la formalización del Acuerdo de Diseño y Construcción, conforme a la aprobación del DCA caso por caso. Esto garantiza que el gasto por entrega de recursos del Programa de RREM sea razonable y necesario. Previamente, el solicitante mantenía el plazo de un (1) año para construcción a partir de la fecha de la firma del acuerdo de concesión original tras la aprobación de un cambio de ruta de C a B después de la formalización del Acuerdo de Diseño y Construcción. Además, no era permitido que un solicitante que había recibido la aprobación de cambiar de la Ruta C a la B, pudiese seguir con los servicios de un constructor seleccionado por el Programa, y que pudiese deducir todos los costos acumulados por servicios de diseño monto de subsidio restante. A partir del 30 de septiembre de 2015, con la aprobación de una solicitud de cambio de la Ruta C a la B después de la formalización del Acuerdo de Diseño y Construcción, se reajusta el plazo que tiene un solicitante para terminar la construcción en un (1) año a partir de la fecha del cambio aprobado de ruta. Además, el Programa no deducirá del monto de subsidio restante ningún costo acumulado por servicios de diseño en la Ruta C hasta que ocurra el cambio de la Ruta C a la B. Por último, los solicitantes pueden elegir continuar trabajando con el constructor seleccionado por el Programa después de que el DCA apruebe del cambio de Ruta C a B. Tras la aprobación del cambio, todos los solicitantes que firmaron un acuerdo de subsidio para la Ruta C, que incluía contingencias, desde ahora firmarán un acuerdo de subsidio para la Ruta B que también incluye contingencias. Durante el proceso de asignación de QPC del Programa de RREM (Ruta C), los gerentes de proyecto de RREM coordinarán con el contratista general asignado para proporcionar un aviso de proceder para la finalización siguiente de la construcción. Los gerentes de proyecto de RREM supervisarán la construcción, la compleción y los retiros de fondos. Se requerirá que el propietario coloque fondos en una cuenta de fideicomiso al momento de cierre para terminar por completo el alcance del trabajo, si la concesión de RREM no lo cubre. Los gerentes de proyecto de RREM -en coordinación con el agente de fideicomiso del DCA- recomendarán los retiros de la cuenta de fideicomiso y de subsidio de RREM. En el caso de los contratistas seleccionados por el propietario (Ruta B), a continuación del proceso de validación del contratista, los gerentes de proyecto de RREM coordinarán con los propietarios para evaluar las facturas de construcción y otros costos elegibles. Los solicitantes entregarán el Formulario de Solicitud de Pago de la Ruta B con toda la documentación requerida (es decir, contratos, fotografías, facturas, etc.) a su gerente de proyecto de RREM, según se denota en el formulario. Una vez terminada la revisión, el gerente de proyecto de RREM entregará la Hoja de Revisión de la Ruta B con todos los documentos de soporte en el expediente en el sistema de registros del fondo para la revisión y aprobación del DCA. El DCA llevara cabo entonces la revisión y aprobación finales de los pedidos 35 Pág. RREM P y P

43 individuales de retiros sin exceder un total de dos solicitudes separadas de fondos. Se supervisara a los propietarios para confirmar el cumplimiento de la ocupación, la elevación, y todos los requisitos documentados del programa, según sea necesario. Prorrogas al plazo de construcción Se debe terminar la construcción y obtener el Certificado de Ocupación, o equivalente, en un (1) año a partir de la fecha del acuerdo de subsidio (incluyendo la elevación para concesiones firmadas después del 1 de julio de 2014, cuando sea pertinente). La solicitud de prórroga de noventa (90) días debido a dificultades personales o retrasos razonables de la construcción, se puede entregar por escrito al DCA para aprobación caso por caso. Un solicitante puede recibir hasta dos (2) prorrogas de la construcción. El incumplimiento en terminar la construcción después de la segunda prórroga aprobada, puede dar lugar a la subrogación obligatoria de los fondos de subsidio. El Programa de RREM considerará que la construcción está terminada en forma completa tras la entrega del Certificado de Ocupación, o equivalente. Una prorroga condicional final de la construcción más allá del máximo de dos (2) prórrogas de 90 días, será considerada por el DCA caso por caso Cierre del proyecto Los gerentes de proyecto de RREM coordinarán con los propietarios y contratistas generales todo el trámite de la documentación requerida y necesaria para verificar la compleción de la construcción según los requisitos del Programa, y someterla a la aprobación del DCA; así como el cierre y adecuado archivo. De acuerdo con las políticas y los procedimientos aprobados del DCA, los gerentes de proyecto de RREM asegurarán que se cumplan los requisitos de construcción del programa. Para detalles adicionales con respecto al proceso de cierre del proyecto, refiérase, por favor, a la Sección 11.0: Cierre del Programa. 2 POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS Declaración de política: El Programa de RREM tiene el compromiso de ayudar a los solicitantes con la reparación y reconstrucción de sus hogares para que puedan retomar su rutina de vida anterior a la tormenta. Sin embargo, el Programa de RREM debe funcionar en estricto cumplimiento de las leyes y regulaciones apropiadas que rigen los fondos estatales y federales. Estas políticas tienen el propósito de asegurar que los programas cumplan y se ajusten a los requisitos de prevención del fraude del Estado y del Gobierno federal en concordancia con la política del DCA, Sección Cada gerente de proyecto de RREM mantendrá todos los expedientes relacionados con los productos, las transacciones o los servicios, bajo este contrato, por un período de cinco (5) años después del cierre de la concesión del Estado por el HUD conforme al Código de Regulaciones Federales 24, (d). El Estado de Nueva Jersey tiene el compromiso de ejecutar un eficaz y viable Plan de Cumplimiento y Elaboración de Informes de la Sección 3, tal como lo requieren el Aviso sobre Fondos del HUD y las políticas del HUD para el Bloque de Subsidios para el Desarrollo de la Comunidad (CDBG, por sus siglas en inglés). Para más información sobre la política de la División Sandy de Recuperación en cumplimiento de la Sección 3, refiérase, por favor, a la política Sección 3, revisada en mayo de El Programa de RREM tiene el compromiso de alcanzar o superar el cumplimiento de todas las leyes relacionadas con la legislación del Estado y el Gobierno federal sobre los salarios prevalecientes y normas laborales. Es política del Programa de RREM que los solicitantes que no tengan suficiente conocimiento del idioma inglés para representarse a sí mismos en el proceso de RREM, reciban ayuda para que participen en el Programa. 36 Pág. RREM P y P

44 El diseño de las políticas y de los procedimientos de funcionamiento del Programa de RREM garantiza que las personas mayores y las personas con necesidades especiales que sean elegibles, puedan participar con éxito en el Programa, y que la rehabilitación o reconstrucción de sus viviendas incluya adaptaciones físicas necesarias. El Programa de RREM cumplirá con los requisitos federales y estatales relacionados con la prevención del envenenamiento por pintura a base de plomo; así como la mitigación y disminución del riesgo. Esto incluye educar a los solicitantes sobre los riesgos; realizar análisis sobre pintura a base de plomo, cuando sea necesario; y asegurar que todo trabajo realizado bajo el Programa de RREM sea terminado mediante métodos que mitiguen el riesgo de los solicitantes y trabajadores. El Programa de RREM cumplirá con el CFR 24, Parte 35, del HUD. Ver el Apéndice A para más detalles sobre el cumplimiento de esta regulación. La Ley Nacional de Políticas Medioambientales (NEPA, por sus siglas en inglés) requiere que las agencias federales integren valores ambientales en sus procedimientos de toma de decisiones, considerando las consecuencias que tienen para el medio ambiente sus acciones propuestas y las alternativas razonables a esas acciones. Para considerar completamente las consecuencias medioambientales de una acción propuesta, la agencia federal prepara a menudo una Evaluación Ambiental (EA, por sus siglas en inglés). Para las acciones financiadas por el CDBG-DR, el propósito principal de la EA es (1) evaluar la propiedad del solicitante acerca de problemas medioambientales, y (2) proponer medidas de mitigación para neutralizar las consecuencias sobre el medio ambiente. 2.1 Antifraude y cumplimiento Propósito El propósito de esta sección es brindar orientación y procesos que aseguren que el Programa de RREM se ajuste a los requisitos estatales y federales -circulares de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés) y normas del Estado- diseñados para prevenir fraude. El personal de Operaciones y de Recuperación de Viviendas del DCA, han desarrollado un programa para implementar el Plan de Acción de Nueva Jersey, según lo permitido en el Aviso de Fondos del HUD y regulaciones del CDBG. Para asegurar el adecuado uso de los fondos proporcionados por la legislación, los gerentes de proyecto de RREM han establecido una serie de programas preventivos y de revisiones afirmativas que lograrían esta meta. Es importante observar que cada gerente de proyecto de RREM tendrá un enfoque ligeramente diferente a este proceso. En otras secciones de estos lineamientos, se proporciona dirección específica para lograr las metas del Programa. Sin embargo, en esta sección se discutirá la necesidad general de evaluar y supervisar los otros programas para asegurar la aplicación de controles legales y programáticos. Procedimientos para el desempeño de tareas claves Prevención del fraude. Los gerentes de proyecto de RREM pondrán en práctica métodos internos de prevención del fraude, para proteger los fondos de subsidio de pagos incorrectos, sea intencional o no. En esta sección se identifican áreas con potencial riesgo de fraude y métodos adecuados y adoptados para tratarlas Sitio web público. En el sitio web se abordará el Programa de RREM, más la inclusión de información detallada de contacto para la línea gratuita Sandy de Prevención del Fraude en la Rehabilitación y Reconstrucción Sandy que se encuentra en los materiales del solicitante. El número de teléfono gratuito para atención es el OSC-TIPS ( ). La dirección del correo electrónico es: comptrollertips@osc.state.nj.us. Todas las comunicaciones son confidenciales. El mantenimiento de la línea 37 Pág. RREM P y P

45 de teléfono gratuita y del correo electrónico está a cargo del Estado de Nueva Jersey, mediante la Oficina del Contralor del Estado Cooperación con los observadores federales y estatales y con la Oficina del Inspector General del HUD. Todo el personal y administradores del Programa de RREM proporcionarán total cooperación a los observadores e inspectores federales y estatales. Esto significa permitir el acceso a los materiales relacionados con elpprograma y brindar apoyo a los observadores o a los inspectores cuando sea solicitada. El DCA ha designado al Director de Auditoria como Oficial de Responsabilidad Financiera, como se requiere bajo el Decreto Ejecutivo Remisión por sospecha de fraude Todo empleado del DCA y todo administrador por contrato del Programa de RREM tienen la responsabilidad afirmativa de comunicar, en caso de sospecha razonable, sobre la ocurrencia de cualquier forma de fraude a la correspondiente dependencia o departamento estatal o federal. La notificación sobre la sospecha de fraude se puede hacer a la Oficina del Contralor del Estado. Los datos del contacto para la línea directa sobre fraudes a la Oficina del Contralor del Estado, se proporcionan en la Sección arriba. Las derivaciones de estos casos, se deben basar en la convicción razonable de que se ha cometido un fraude Evaluaciones independientes sobre fraude y abuso del Programa Una técnica principal para la prevención del fraude es desarrollar una evaluación independiente sobre las decisiones claves del Programa. La División Sandy de Recuperación del DCA cuenta con personal independiente de Operaciones, para llevar a cabo actividades de supervisión del Programa e identificar áreas de riesgo e instancias potenciales de fraude, desperdicio, o abuso del Programa Programa de prevención del fraude en la elegibilidad y determinación del subsidio. El DCA es responsable de confirmar la elegibilidad de cada solicitante de asistencia al Programa y de fijar el monto de concesión correctamente. Esto se logra a través de lo siguiente: Verificación de los factores claves de elegibilidad, según se describe en la Sección 3; documentación sobre la determinación del subsidio; y evaluaciones de supervisión y control de calidad de la documentación y de las decisiones ayudan a prevenir decisiones incorrectas de la elegibilidad Verificación sistémica de la aprobación del proceso de retiros de fondos. El proceso de pago es una de las principales preocupaciones de cualquier programa. Sobre una base regular -según lo fijado por el respectivo gerente de proyecto de RREM- un equipo de consistencia debe revisar el procedimiento de aprobación de retiros para comprobar si se han seguido todas las salvaguardias de la sección de Política y Procedimientos para Inspecciones y Solicitudes de Retiros de Fondos. Esto podría darse con la comprobación del sistema actual vigente o revisión especializada. Acciones tales como no proporcionar la documentación de soporte o la firma anticipada de documentos antes de la compleción del trabajo, no constituyen por sí mismas un fraude, sino que facilitan el abuso del sistema. Cada gerente de proyecto de RREM debe documentar y mantener sus procedimientos internos de solicitud de retiro de fondos en las rutas B y C Verificación del proceso. Periódicamente, el gerente de proyecto de RREM revisará una factura, un sistema de asignación, u otro financiamiento, y establecerá si su operación es correcta. El gerente de proyecto de RREM realizará la supervisión de campo en el terreno y verificará las firmas para asegurarse de que se ha cumplido el proceso completo y según los plazos. Esto incluiría la verificación de los requisitos en el sitio y del trabajo reportado en el lugar declarado como completo. 38 Pág. RREM P y P

46 2.1.9 Plan de cumplimiento. Tener un plan de cumplimiento en vigor que detectará y prevendrá el fraude, desperdicio y abuso, no es sólo una política positiva sino que también lo exige la legislación estatal y federal, el Aviso sobre Fondos del HUD, y el Plan de Acción. El DCA ha adoptado la política de realizar un análisis del riesgo de programas en el Programa de RREM. Periódicamente, con base en el análisis del riesgo, el DCA supervisará las áreas claves del Programa. El monitoreo estará a cargo del personal de Cumplimiento y Supervisión del DCA. Las políticas y los procedimientos descritos en este manual se ajustaran a las normas fijadas en la legislación estatal y federal, el Aviso sobre Fondos del HUD, las reglas para el CDBG del HUD, y el plan de acción con el fin de proporcionar con eficacia los requeridos controles financieros competentes y los procesos de adquisición. Cada gerente de proyecto de RREM desarrollará un plan integral de cumplimiento por escrito, que sea consistente con los requisitos de la legislación estatal y federal, el Aviso sobre Fondos del HUD, las reglas para el CDBG del HUD, y el plan de acción. Como mínimo el plan de cumplimiento debe incluir lo siguiente: a) Sistema de monitoreo del proceso de verificación de suspensiones de los subcontratistas del contratista general. b) Sistema de monitoreo del proceso de verificación del estatus de la sección 3 (expedientes en Ruta C) y el requerido mantenimiento de registro de datos de un contratista general. No se requieren nóminas de pago certificadas pero serán aceptadas para este propósito. c) Revisiones regulares de terceros (o personal externo al Programa) de todos los procesos de monitoreo de las funciones de supervisión de la inspección y de monitoreo de los gerentes de proyecto de RREM. d) Revisión interna del proceso de aprobación de retiro de fondos con uno primera antes de 60 días después de las primeras aprobaciones de retiro de fondos. e) Revisión del acceso al sistema de información y de la protección de las actividades del Programa, incluyendo defensas de las contraseñas del personal. f) Otras funciones en que los errores podrían originar pagos inadecuados. Áreas claves identificadas: Sección 3; Ley Davis-Bacon y otras normas laborales (si fuera aplicable); Ley de Política Uniforme de Reubicación; requisitos de Ley de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEO, por sus siglas en inglés); Circular A-87 de la OMB; requisitos de accesibilidad; ingreso del Programa (si hubiese); y requisitos financieros del CDBG Cooperación con Monitoreo del Cumplimiento. Cada gerente de proyecto de RREM cooperará completamente con los supervisores y auditores del DCA, del HUD, o con los interventores o auditores de la Oficina del Inspector General (OIG, por sus siglas en inglés) del HUD, y les ayudará proporcionándoles todo el acceso necesario a las bases de datos y a los documentos requeridos Preparación de informes sobre cumplimiento. Cualquier Plan de Cumplimiento incluirá la frecuencia y distribución de cualquier preparación de informes sobre las actividades en curso. Cada contratista del 39 Pág. RREM P y P

47 Programa de RREM informará al DCA de manera mensual, o según lo definido por el DCA. Como mínimo, estos informes se deben poner a disposición del DCA y de sus supervisores. 2.2 Conflicto de intereses Según los requisitos federales, el Programa de RREM se adherirá a las siguientes disposiciones sobre conflicto de intereses establecidas para el Programa del CDBG y según lo descrito completamente en la Política sobre Conflicto de Intereses del DCA. En cuanto al Programa de RREM, se han identificado las siguientes áreas potenciales de conflicto: Relaciones entre el personal del Programa de RREM y propietario solicitante, o entre el personal y el contratista general. Relaciones entre el propietario solicitante y el contratista general Proceso de evaluación y aprobación (a) Aplicabilidad (1) Para adquisición de materiales, equipo, construcción, y servicios por beneficiarios principales y secundarios, regirán las disposiciones sobre conflicto de intereses de CFR 24, y CFR 85.42, respectivamente. (2) En todos los casos no regulados por CFR 24, y 84.42, deberán regir las disposiciones de esta sección. Tales casos incluyen la adquisición y disposición de bienes inmuebles y la concesión de ayuda por el beneficiario y sus beneficiarios secundarios a individuos, negocios, y otras entidades privadas según las actividades elegibles que autorizan tal ayuda (es decir, rehabilitación, preservación, y otras mejoras de propiedades privadas o instalaciones conforme a ; o concesiones, préstamos, y otra ayuda a negocios, individuos, y a otras entidades privadas conforme , , , o (i). (b) Conflictos prohibidos. La regla general es que ninguna persona descrita en el párrafo (c) de esta sección, que ejerza o haya ejercido cualquier función o responsabilidad acerca de las actividades del CDBG cubiertas por esta parte, o quienes están en posición de participar en un proceso de toma de decisiones, u obtener información interna confidencial sobre tales actividades, puede lograr un interés financiero o ventaja de una actividad cubierta por CDBG, o tener interés financiero en cualquier contrato, subcontrato, o acuerdo acerca de una actividad cubierta por el CDBG, o acerca de los ingresos de la actividad asistida por el CDBG, ya sea para sí mismos, o aquellos con quienes se tiene relaciones comerciales o lazos familiares inmediatos durante su arrendamiento o un año después de ello. (c) Personas con cobertura. Las disposiciones sobre conflicto de intereses en el párrafo (b) de esta sección se aplican a cualquier persona, sea empleado, agente, consultor, oficial, o funcionario oficial o designado por el beneficiario, o cualesquiera agencias públicas señaladas, o beneficiarios secundarios que reciben fondos bajo esta parte. 2.3 Archivos, expedientes e informes Propósito Este documento tiene el propósito de proporcionar los protocolos, la orientación, y el marco general para los archivos, expedientes e informes utilizados y almacenados por el personal de Operaciones del DCA, Recuperación de Viviendas, y todos los gerentes de proyecto de RREM. El proceso se compone de 4 tareas claves: 1. Definir y crear un Sistema de Administración de Información (MIS, por sus siglas en ingles), que será utilizado para los registros del archivo electrónico. 2. Cumplir todos los lineamientos y todas las auditorías aplicables a la conservación de archivos de acuerdo con el Programa de Recuperación por Desastres del DCA para el CDBG. 40 Pág. RREM P y P

48 3. Definir un Procedimiento Operativo Estándar (SOP, por sus siglas en inglés) para identificar pasos específicos, así como la interacción entre cliente y contratista, salvaguardando la información personal identificable (PII, por sus siglas en inglés). 4. Establecer requisitos para el mantenimiento y la retención de archivos necesarios. El personal de Operaciones y Recuperación de Vivienda del DCA, y gerentes de proyecto de RREM se ajustarán a CFR 24, Parte 5.2, Cumplimiento de la Ley de Confidencialidad de Información, que requiere salvaguardar la PII, mediante lo siguiente: Reducción al mínimo el uso de la PII en los documentos y expedientes del Programa; brindar acceso a la PII solamente para trámites oficiales; y proteger la PII apropiadamente, sea impresa o electrónica. Procedimientos para el desempeño de tareas claves Definir y crear el MIS. El MIS del Programa de RREM será creado y mantenido por separado por cada gerente de proyecto de RREM. Por lo tanto, cada uno será responsable de su sistema, de las interfaces internas y externas, y de su adherencia con la política y los procedimientos del Programa de RREM. El MIS del RREM será un sistema de expedientes electrónicos. El MIS del RREM mantendrá la confiabilidad para asegurar que los expedientes sean precisos y estén disponibles; para preservar la autenticidad para la defensa contra el acceso desautorizado, y para proporcionar utilidad al personal, y, de esa manera, los registros puedan ser fácilmente encontrados y actualizados. La información será transferida al sistema de registros en los puntos clave del Programa de RREM, tal como se define en el SOP del MIS. Los archivos de cada solicitante se guardarán en el sistema de registros Cumplimiento de conservación de archivos. Los gerentes de proyecto de RREM, mediante sus sistemas de gestión de información individual, retendrán todos los archivos relevantes del Programa de RREM en forma de expedientes electrónicos por cinco (5) años, tras el cierre final. Según lo definido en la política, los registros deberán conservarse y revisarse después de la finalización del Programa de RREM. Para asistir con el cumplimiento de estos códigos, los gerentes de proyecto de RREM trabajarán con la New Jersey Division of Revenue and Enterprise Services - Records Management Services para solicitar y obtener una certificación electrónica del sistema de procesamiento de imágenes, si fuera aplicable. Esto incluirá la documentación del plan de conservación delineado en la política del Programa de RREM, la definición de nuestra configuración del sistema, el control de calidad, la prevención y recuperación de desastres, la política de exploración, y el plan, así como los procedimientos de migración de datos Elaborar procedimientos operativos estándar internos (SOP). Estos documentos serán ajustados de vez en cuando, cuando sea necesario para operar el Programa. Como mínimo, los SOP deben abarcar lo siguiente: 1. Proporcionar la descripción de lo que deberá ser inventariado para poder poner en ejecución controles de calidad apropiados. El inventario consistirá en expedientes electrónicos, tales como formularios escaneados, formularios electrónicas firmados, informes internos y externos, fotografías, estimaciones y dibujos. Estos archivos deberán ser mantenidos de tal manera que puedan ser transferidos vía correo electrónico, discos formateados, y descargados. 2. Definir formatos y metadatos de los archivos para cada expediente electrónico. 41 Pág. RREM P y P

49 3. Proporcionar una descripción clara para que los auditores e interventores estatales y federales puedan tener acceso a los expedientes con aviso razonable, a menos que la visita sea por fraude, desperdicio o abuso (véase, Política 2.1). 4. Definir procedimientos específicos para el escaneado de documentos impresos para la creación de un archivo electrónico (no se anticipa la creación de formularios impresos). 5. Implementar controles de calidad que aseguren la vinculación de los expedientes electrónicos específicos con el correcto documento de identidad del solicitante, y su almacenamiento en el lugar y formato correctos dentro del MIS. 6. Enlistar el calendario de conservación de registros según la política del Programa de RREM. 7. Definir métodos de protección electrónica de los expedientes, que incluyan el control del acceso remoto solamente por miembros autorizados del personal, y la seguridad física del hardware. 8. Definir la disposición de los registros para el cierre del programa, sea por transferencia de la titularidad o por destrucción antes de que finalice el periodo requerido de conservación del registro. Esto incluirá un plan de protección contra la obsolescencia tecnológica, que implicará formatos comunes de los archivos, interfaces y comunicación Requerimiento de registros. Los administradores bajo contrato del RREM proporcionarán ayuda al DCA en el cumplimiento de los requisitos de divulgación, cuando sea aplicable al Programa de RREM, en el archivo de áreas identificadas en la Política de Administración y Mantenimiento de Registros del DCA, aprobada en junio de Estos asuntos incluyen, entre otros, los siguientes: 1. Entrega al HUD del Plan de Acción para Recuperación por Desastres (DR, por sus siglas en inglés), que incluye la solicitud, las descripciones del Programa, las certificaciones, y cualesquiera enmiendas al Plan de Acción para DR, entre otros; 2. acuerdo de concesión o memorando de entendimiento formalizado; 3. descripción, localización geográfica, y presupuesto de cada actividad financiada; 4. determinación de elegibilidad y de objetivos nacionales para cada actividad; 5. archivos personales; 6. archivos de gestión de la propiedad; 7. correspondencia de seguimiento del HUD; 8. documentación sobre cumplimiento de la participación del ciudadano; 9. registros sobre Vivienda Justa e Igualdad de Oportunidades; 10. registros de estudios de efectos ambientales; 11. documentación sobre cumplimiento de otros requisitos federales, incluyendo, entre otros, los siguientes: Requisitos de la Ley del Salario Prevaleciente Davis-Bacon; Sección 3 de la Ley de Relocalización Uniforme, y Pintura a Base de Plomo; Oportunidades Económicas y Laborales para Personas de Ingresos muy Bajos (Sección 3); Sección 504 de Ley de Rehabilitación de 1973; Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades; y Empleo y Contratación (Negocios de Minorías y Mujeres); 12. plan de cuentas; 13. manual de procedimientos contables; 14. diarios y libros mayores de contabilidad; 15. documentación original (órdenes de compra, facturas, cheques cancelados, etc.); 16. archivos sobre adquisiciones (incluyendo cotizaciones, contratos, otros); 17. inventario de bienes inmuebles; 18. registros de cuentas bancarias (incluyendo registros del fondo de préstamos renovables, si es necesario); 42 Pág. RREM P y P

50 19. solicitudes de retiro de fondos; 20. registros e informes de nóminas de pago; 21. informes financieros; 22. archivos de auditoría; 23. correspondencia financiera relevante; 24. evidencia de logro de un objetivo nacional (véase abajo); 25. acuerdo o memorando de entendimiento con beneficiario secundario, si es necesario; 26. documentación sobre adquisiciones, incluyendo cualesquiera ofertas o contratos; 27. características y ubicación de los beneficiarios; 28. cumplimiento de requisitos especiales del programa, incluyendo registros de estudios de efectos ambientales; 29. presupuesto e información de gastos (incluyendo, solicitudes de retiro de fondos); 30. estatus del proyecto y actividad; 31. objetivo nacional; e 32. ingreso. Destrucción de expedientes Cada gerente de proyecto de RREM deberá coordinar con la Oficina de Registros y con el coordinador de la Oficina de Conservación de Registros para establecer una política de conservación de registros, que sea consistente con los requisitos del Estado y del HUD. De ningún modo, la fecha de destrucción de registros debe ser menor de cinco (5) años desde el cierre final. Registros originales Todos los registros originales pasan a ser propiedad del Estado de Nueva Jersey. Estos registros originales deberán ser transferidos al DCA para su almacenamiento consistente con el Plan. El administrador del contrato de RREM mantendrá copias de los registros relevantes durante al menos cinco (5) años. 2.4 Sección 3: Cumplimiento y elaboración de informes Propósito El propósito de esta sección es proporcionar orientación y procesos para alcanzar las metas establecidas por el DCA con el fin de cumplir las metas de la Sección 3 en el marco del programa del CDBG-DR. Los gerentes de proyecto del RREM son conscientes acerca de que varias metas de la Sección 3 apuntan directamente a las obras de construcción en el Programa de RREM. La Sección 3 sobre cumplimiento y elaboración de informes sólo corresponde a los expedientes de la Ruta C. Los expedientes de las rutas A y de B están exentos del cumplimiento de la Sección 3, según lo determinado por el HUD. Para mayores detalles sobre la política de la División Sandy de Recuperación en cumplimiento de la Sección 3, refiérase por favor a la política Sección 3, revisada en mayo de Procedimientos para desempeño de tareas claves Entrenamiento y asistencia técnica bajo Sección 3. Muchos de los contratistas generales están familiarizados con la Sección 3, pero para otros es un nuevo concepto. Los gerentes de proyecto de RREM adoptarán el Plan de la Sección 3 del DCA, y entrenarán a los contratistas generales que trabajan en el Programa de RREM Satisfacción de la norma en la mayor medida posible. Como parte del período de entrenamiento inicial, los contratistas de RREM desarrollarán una presentación para ayudar a los contratistas generales a 43 Pág. RREM P y P

51 entender el proceso; la frase "en la mayor medida posible significa que deberá documentarse si los contratistas generales no logran las metas Verificación de contratistas bajo Sección 3. Los gerentes de proyecto de RREM proporcionarán asistencia técnica sobre la forma de lograr la verificación de los contratistas e individuos bajo la Sección 3. Esto incluirá la manera de archivar registros de supervisión Proceso de elaboración de informes y recopilación de datos. Los gerentes de proyecto de RREM asistirán a los contratistas generales a terminar los informes requeridos por el DCA y/o el HUD. Supervisión del uso de la Sección 3 por contratistas generales Informes iniciales sobre personal actual de contratistas generales. Los gerentes de proyecto de RREM solicitarán la planilla completa de todos los contratistas generales que prestarán servicios en Nueva Jersey con el propósito de establecer una comparación. Los gerentes de proyecto de RREM requerirán que el contratista general apruebe el listado de empleados como completo. Éste será el punto de referencia para el 30% de las nuevas contrataciones Informes mensuales. Los gerentes de proyecto de RREM requerirán informes mensuales de los contratistas generales. Para prevenir la duplicación de esfuerzos y la elaboración múltiple de informes del mismo personal, el DCA asignará a cada contratista general calificado de RREM un gerente de proyecto específico de RREM para los propósitos de preparación de informes bajo la Sección 3. Los contratistas generales deberán entregar mensualmente las listas de empleados al gerente de proyecto asignado por el Programa de RREM. Todos los gerentes de proyecto de RREM utilizarán y sea el formulario de informes del HUD o uno de divulgación mensual aprobado por el DCA Individuos o negocios elegibles de la Sección 3. Los gerentes de proyecto de RREM aceptarán autocertificaciones de negocios y personas elegibles bajo la Sección 3. El formulario debe ser sustancialmente similar al correspondiente del HUD o aprobado por el DCA. Para fines de este programa, las familias elegibles bajo la Sección 3 incluyen a personas con un ingreso hasta el 80% del ingreso medio para el área (AMI, por sus siglas en inglés). Además, en el Aviso del Registro Federal se indica que un individuo es elegible para ser considerado como residente bajo la Sección 3 si el salario o ingreso anual de la persona está en el mismo nivel o bajo el límite establecido por el HUD como salario de una persona por familia en la jurisdicción. Los gerentes de proyecto de RREM deben mantener una copia de los formularios de la Sección 3, respecto de los contratistas generales asignados a ellos Explicación de esfuerzos en la medida de lo posible. Cuando en dos meses consecutivos hubo menos del 30% de nuevas contrataciones de empleados o se gastó menos del 10% del monto en dólares en construcción y los contratistas generales han contratado personal o a subcontratistas, el encargado del Programa de RREM solicitará una explicación sobre la forma en que sus nuevas contrataciones de empleados se ajustan o exceden el estándar en la medida de lo posible. Esta explicación será revisada según la guía del HUD. Si el gerente de proyecto de RREM determina que es insuficiente, se trabajará en un plan con los contratistas generales para establecer cómo ajustarse al estándar Incumplimiento de metas de la Sección 3 por 90 días. Si el contratista general no puede cumplir las metas de la Sección 3 por 90 días, puede tomarse en cuenta para aprobar o no futuras asignaciones a ese contratista general. Gerente de proyecto de RREM 44 Pág. RREM P y P

52 Los gerentes de proyecto de RREM adoptarán ya sea el plan del DCA para la Sección 3, o uno que se ajuste o exceda dicho plan. Preparacion de informes. Los gerentes de proyecto de RREM informaran en forma mensual sobre la actividad de la Sección 3. Plan para incluir estrategia en la medida de lo posible. Como parte de su plan, los gerentes de proyecto de RREM discutirán estrategias para lograr el estándar en la medida de lo posible. Adopción del Plan. Los gerentes de proyecto de RREM recomendarán a los contratistas que adopten, como mínimo, el plan de la Sección 3 del Estado de Nueva Jersey. 2.5 Procedimiento para presentación de quejas de ciudadanos El Estado aceptará por escrito las quejas del Programa de RREM presentadas por los ciudadanos acerca de los administradores por contrato de RREM. Las quejas escritas se deben enviar vía a Sandy.Recovery@dca.state.nj.us, o por correo postal a la siguiente dirección: New Jersey Department of Community Affairs Post Office Box 800 Trenton, New Jersey Attention: Commissioner El Estado hará todos los esfuerzos por proporcionar una respuesta escrita y oportuna a cada queja de los ciudadanos en un plazo de quince (15) días laborables tras el recibo de la queja, cuando sea posible. El Estado requerirá que sus beneficiarios secundarios sigan un procedimiento de quejas acorde con las metas del Plan de Participación Ciudadana. Una copia y/o un resumen de las quejas de los ciudadanos recibidas por los beneficiarios secundarios, será remitido al DCA. El querellante debe ser informado por el beneficiario secundario de que si no está satisfecho/a con la respuesta, puede presentar una queja por escrito al DCA. 2.6 Apelaciones Todas las solicitudes de apelación relacionadas con la actividad del Programa de RREM son procesadas y revisadas por el personal de Cumplimiento y Supervisión del DCA según la política número sobre apelaciones del DCA. Los solicitantes que consideren que la decisión del Programa es incorrecta o que no se ajusta a las políticas del Programa, pueden apelar por escrito en un plazo de treinta (30) días a partir del aviso sobre la decisión que generó la apelación. La revisión inicial de la apelación será realizada por un panel de tres (3) personas, integrado por el personal de Cumplimiento y Supervisión del DCA. Cada apelación será revisada conforme a las políticas y los requisitos del Programa, y legislación local, estatal y federal correspondiente. Se notificará al solicitante por escrito y acerca de sus derechos para someter formalmente una apelación. La intención de someter una apelación formal deberá ser realizada dentro del período prescrito, según lo dispuesto aquí. Las revisiones iniciales de una decisión que no son revocadas por la Oficina de Cumplimiento y Supervisión del DCA, son apelables. Si los hechos del caso pueden ser disputados, serán referidos a la Oficina de Derecho Administrativo (OAL, por sus siglas en inglés) para una audiencia. En el caso contrario, el Comisionado emitirá una Decisión Final, que es apelable ante la División de Apelaciones del Tribunal Superior de Nueva Jersey. Por favor, refiérase a la política , titulada Proceso de Apelaciones del DCA, o visite el sitio web del Programa de RREM para mayor orientación sobre el proceso de apelaciones. 2.7 Ley de Política Uniforme de Asistencia para Reubicación (URA) en el Programa de RREM Según lo definido en CFR (a)(el 9) (i) de la URA, se proporciona ayuda para reubicación a cualquier persona, sea arrendatario o propietario, que sea desplazada como resultado de un proyecto de asistencia federal que implique 45 Pág. RREM P y P

53 adquisición, demolición, o rehabilitación. Las personas desplazadas incluyen a individuos, familias, negocios, asociaciones sin fines de lucro, y personas que almacenan bienes en el sitio. La URA puede aplicarse a esos solicitantes de RREM que residan en una unidad de vivienda especial o adosada y que alquilen parte de esa residencia. Por favor, refiérase a la política , titulada "Procedimientos de la Ley de Política Uniforme de Asistencia para Reubicación en el Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) para mayor orientación sobre el proceso del Programa para implementar disposiciones de la URA. En el caso de que un arrendatario ocupe una vivienda de RREM, el propietario de la misma debe cumplir todos los requisitos de la URA sobre los avisos y servicios correspondientes. Éstos pueden incluir, entre otros, el aviso con quince (15) días de anticipación como mínimo para desocupar la vivienda por relocalización temporal, pagos de reemplazo de la vivienda, vivienda como último recurso, y pagos por mudanza. Los arrendatarios de viviendas que reciben ayuda como resultado del financiamiento de una propiedad bajo el Programa de RREM, pueden ser temporal o permanentemente reubicados. La reubicación en el Programa de RREM está prevista principalmente para actividades vinculadas a la reubicación temporal. Los miembros designados del personal de Recuperación de Vivienda del DCA (más adelante, especialista en reubicación ) trabajarán con cada arrendatario que ocupa la propiedad para asistir a los propietarios de la misma a ajustarse a los requisitos de la URA. El Programa de RREM cumplirá la política del DCA sobre adquisición y reubicación. 2.8 Ley Davis-Bacon y Ley del Salario Prevaleciente de Nueva Jersey Los salarios prevalecientes no tienen ninguna vinculación directa con la vivienda unifamiliar del Programa de RREM en tanto exista un contrato firmado entre un propietario y un contratista general. Mientras que los salarios sean consistentes con los promedios existentes en la comunidad, no hay necesidad de obtener tarifas establecidas o ajustarse a los requisitos de preparación de informes de los estatutos del salario prevaleciente. Propósito El propósito de esta sección es proporcionar dirección y procesos para asegurar que los gerentes de proyecto de RREM y los contratistas generales se ajusten a los requisitos federales y estatales sobre salarios prevalecientes. Procedimientos para desempeño de tareas claves Determinar si corresponde el salario prevaleciente. Cada gerente de proyecto debe proporcionar orientación a los contratistas generales de RREM sobre el uso de salarios prevalecientes en el Programa. Los salarios prevalecientes no tienen ninguna vinculación directa con la vivienda unifamiliar del Programa de RREM en tanto exista un contrato firmado entre un propietario y un contratista. Mientras que los salarios sean consistentes con los promedios existentes en la comunidad, no hay necesidad de obtener tarifas establecidas o ajustarse a los requisitos de preparación de informes de los estatutos del salario prevaleciente. Los gerentes de proyecto de RREM supervisarán a los contratistas generales para asegurar que no exista ningún requisito de cumplimiento en proyectos individuales. 2.9 Vivienda justa (Marketing Afirmativo Equitativo), ayuda a no hablantes del idioma inglés, gestión de requisitos de acceso Las actividades del Programa de RREM cumplirán todos los requisitos federales y locales sobre vivienda justa, incluyendo los siguientes: Ley sobre Vivienda Justa (Título VIII de la Ley de Derechos Civiles de 1964); Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964; 46 Pág. RREM P y P

54 Artículo 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973; Artículo 109, Título 1 de la Ley de Vivienda y Desarrollo Comunitario de 1974; Título II de la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades de 1990; Ley sobre Barreras Arquitectónicas de 1968; Ley Contra la Discriminación por Edad de 1975; y Título 6 de Ley de Enmiendas Educativas de Para promover las metas de equidad de vivienda y garantizar que todos los candidatos potencialmente elegibles estén conscientes de la oportunidad de participar en el Programa de RREM, el DCA realizará un dinámico programa de extensión. El programa de extensión multimedios incluye acciones de extensión especial a familias de LMI, a hogares minoritarios, y a otros identificados como los menos probables de solicitar asistencia. De acuerdo con los requisitos del Articulo 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973, los administradores por contrato de RREM harán ajustes razonables para asegurar el acceso al Programa de RREM de personas discapacitadas. Estos ajustes pueden incluir la ejecución de métodos alternativos según los requisitos del Programa, tales como visitas al hogar de personas que no pueden viajar a un Centro de Recuperación de Vivienda y/o proporcionar ayuda adicional en la compleción de la solicitud y formularios del Programa Ayuda a no hablantes del inglés Los solicitantes del Programa que se identifiquen como no hablantes del idioma inglés pueden designar a una persona con suficiente nivel de inglés para que los represente en la solicitud y el proceso global del Programa de RREM. Pueden incluir, entre otros, familiares o amigos del solicitante. Si el solicitante no puede identificar a una persona para que lo represente, los administradores por contrato del RREM se esforzarán por proporcionar servicios de traducción al solicitante para que pueda entender y participar en el Programa. Dependiendo de las circunstancias específicas, los servicios de traducción pueden ser de interpretación en persona, de documentos escritos, o en forma de consulta con un intérprete al teléfono o en línea. La determinación de métodos específicos de traducción será hecha por el Asesor en Vivienda, según las circunstancias del solicitante y los recursos de traducción disponibles Procedimientos del Plan de Acceso al Idioma (LAP) Refiérase, por favor, al Plan de Acceso al Idioma (LAP, por sus siglas en inglés) del DCA. El LAP abarca diferentes idiomas y personas cubiertas por el Plan; medidas de asistencia con el idioma; traducción de documentos vitales; recursos del banco de idiomas; así como acciones de extensión. Este plan puede enmendarse periódicamente Gestión de requisitos de acceso y cumplimiento del Artículo 504 Mediante este artículo se intenta proporcionar los protocolos, la dirección y el marco general para la identificación, evaluación y puesta en práctica de los requisitos de acceso para un solicitante con necesidades especiales. Los asesores en vivienda obtendrán la información necesaria del propietario. Durante la entrevista inicial de consulta con el solicitante para su admisión, los asesores de vivienda le preguntarán al solicitante si algún miembro del hogar requiere adaptaciones especiales en la vivienda, y anotará los resultados en el cuestionario sobre duplicación de beneficios. Luego, el cuestionario de la DOB es enviado a los gerentes de proyecto de RREM, lo que permite que los inspectores discutan las necesidades con el solicitante durante la inspección inicial del sitio. Durante la inspección inicial del sitio y el análisis de viabilidad, el contratista de RREM deberá preguntar si algunos miembros de la familia requieren mejoras sustanciales de acceso en la vivienda, como ejemplo, telesilla, rampa 47 Pág. RREM P y P

55 para silla de ruedas, u otra modificación estructural importante a una propiedad. Si el propietario indica que se necesitan estas mejoras, el contratista de RREM deberá entregar a la familia el Formulario 7 de Verificación de Discapacidad con instrucciones de llenado para que lo entreguen a su Asesor en Vivienda. El contratista de RREM procederá a incluir los costos de acceso en el Costo Estimado de Reparación de la propiedad, pero con un detalle estimado de costos aparte de los costos generales de rehabilitación y elevación. Una vez logrados la compleción de la inspección inicial del sitio y el estudio de factibilidad, así como la decisión de rehabilitar o reconstruir la vivienda, el Asesor en Vivienda discutirá posteriormente con el solicitante para obtener el Formulario 7 de Verificación de Discapacidad, que documenta la justificación de las mejoras de acceso. Se deberá llenar el formulario antes de la formalización de la concesión de subsidio, para incorporar los costos de acceso en el cálculo. Si los solicitantes no proporcionan la documentación de soporte solicitada para sus necesidades especiales y acceso, el personal de Operaciones del DCA proporcionará un aviso escrito sobre la documentación específica requerida. Si los solicitantes no proporcionan la documentación de soporte pero mantienen su necesidad de accesibilidad, pueden ser referidos a apelaciones o darles treinta (30) días para entregar la documentación o retirar la petición. Los propietarios que firman un acuerdo de subsidio que incluya costos de acceso en su cálculo de subsidio, pero que no terminan las mejoras, se les exigirá compensar esos fondos vía subrogación Proyectos de reconstrucción y rehabilitación. Las modificaciones permitidas forman parte de diferentes niveles de acceso, como sigue: Diseño universal (en todas las viviendas): Anchura mínima de 42 en el vestíbulo Puertas con abertura de 36 entre cocinas, áreas habitables, baños y dormitorios Soporte y refuerzo en paredes para sanitario y ducha Pisos de vinilo Manijas de palanca para puerta Grifos de palanca Reguladores bajos para aire de retorno Controles de termostato e interruptores ligeros entre 15 y 48 de altura desde el nivel del piso terminado Enchufes eléctricos a una altura entre 15 y 48 desde el nivel del piso terminado Interruptores superiores del panel con altura máxima de 48 Altura del inodoro entre 15 y 19 desde el nivel del piso a la tapa del asiento A solicitud, se instalará lo que sigue a continuación en un cuarto de baño por indicación del solicitante: Barras de sostén conforme al código de Reglas Federales Uniformes de Accesibilidad (UFAS, por sus siglas en inglés) para cuartos de baño (tocador y ducha) Reemplazo de bañera con ducha para silla de ruedas, más asiento plegable Ducha manual con vara Rollo de papel higiénico bajo lavabo Espacio para silla de ruedas, y ubicación de bañera e inodoro según código de las UFAS Se pueden instalar los ítems siguientes sólo con solicitud y validación de un abastecedor certificado de atención médica, vía Formulario 7: Verificación de Discapacidad, o con documentación de un beneficio federal recibido por discapacidad, tal como Seguro Social para Personas Discapacitadas (SSD, por sus siglas en inglés): 48 Pág. RREM P y P

56 Lavaplatos Rampa de entrada y salida para vivienda elevada Mejoras eléctricas para equipo médico Alarmas de humo visuales y audibles Levantador/elevador mecanizado para entrada y salida en vivienda elevada, u Otro (si es necesario con base en ajustes a la vivienda). Si el individuo discapacitado que necesita la silla de ruedas, es el propietario o arrendatario, se deberá modificar el plano del piso para adecuar el espacio adicional en cumplimiento de los requisitos del código de las UFAS para maniobrar y guardar sillas de ruedas. Cualquier otra solicitud, con excepción de las enumeradas arriba, será evaluada por el gerente de proyecto. Proyectos de rehabilitación. Cualquier solicitud de necesidad especial del propietario puede ser presentada al gerente de proyecto de RREM para evaluar su incorporación a las condiciones existentes de la vivienda rehabilitada. Esto dependerá de la configuración existente de la vivienda Pintura a base de plomo Es necesario realizar una evaluación de riesgos del plomo (Pb) en todas las propiedades solicitantes cuyas fechas de construcción sean anteriores a Los fines principales de la evaluación del riesgo del plomo (Pb) son: (1) identificar riesgos por pintura a base de plomo y áreas con pintura deteriorada en componentes de construcción que potencialmente tengan pintura a base de plomo; y (2) generar un sistema de controles internos y/o métodos de reducción para corregir componentes de construcción con pintura defectuosa, y controlar los riesgos de la pintura a base de plomo. Las recomendaciones proporcionadas en la evaluación del riesgo del plomo (Pb) con fines de control de riesgos de pintura deteriorada a base de plomo, serán incluidas en el ECR. Propósito La evaluación del riesgo del plomo (Pb) y otras actividades asociadas la pintura a base de plomo no serán consideradas en cada vivienda del Programa de RREM. Sin embargo, en cada vivienda se debe efectuar un análisis completo sobre si existe o no necesidad de una evaluación del riesgo, y mitigación posterior, después de efectuado el análisis. Las tareas contemplan tres áreas distintas. En primer lugar, hay que determinar si la vivienda que pertenece al propietario fue construida antes de 1978 y si es elegible preliminarmente para recibir ayuda para rehabilitación. Toda vivienda construida antes de que sea elegible preliminarmente para recibir ayuda para rehabilitación- estará entonces sujeta a un segundo protocolo, cual es la evaluación del riesgo del plomo (Pb) en la vivienda que pertenece al propietario. Si en dicha actividad se identifican peligros existentes por pintura a base de plomo (es decir, polvo de plomo y suelo con plomo) así como áreas con pintura deteriorada en componentes de construcción -probablemente pintados con pintura a base de plomo- se harán las correcciones durante el curso del proyecto de rehabilitación con el uso de opciones adecuadas de control del peligro de la pintura a base de plomo. En los proyectos de rehabilitación, las operaciones normales pueden crear o exponer peligros adicionales de la pintura a base de plomo durante su ejecución. Las paredes y los techos originales que tienen pintura debajo de las capas recientes de materiales, tales como mampostería por ejemplo, y que no pudieron ser analizados durante la evaluación del riesgo, pueden sufrir alteraciones durante el trabajo de rehabilitación. El Programa de RREM, por lo tanto, ha requerido el uso de firmas acreditadas que empleen servicios de individuos correctamente entrenados para terminar todo trabajo de rehabilitación, incluyendo el control del peligro de pintura a base de plomo. 49 Pág. RREM P y P

57 Este protocolo cumplirá los requisitos del HUD para el tratamiento de peligros de la pintura a base de plomo, la Regla de Renovación, Reparación y Pintado de la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA, por sus siglas en inglés), y el código para evaluación y reducción del peligro del plomo en Nueva Jersey. Vea Apéndice D adjunto para los procedimientos. Notificaciones sobre pintura a base de plomo El programa de RREM utiliza cuatro (4) acuses de recibo de notificación sobre pintura a base de plomo, cuyo fin es confirmar que el solicitante sea informado, y/o cumpla con los requisitos del Programa para la identificación y remoción del peligro de la pintura a base de plomo. Con la primera y segunda notificaciones se confirma que el solicitante recibió el material informativo sobre pintura a base de plomo y que entiende la evaluación de pintura a base de plomo, si fuera aplicable. Con la tercera y cuarta notificaciones se confirma la remoción apropiada de los peligros de la pintura a base de plomo, si fueron identificados. A los solicitantes de la Ruta B solamente se les exige que completen (1) el Aviso sobre Pintura a Base de Plomo, y (2) el Aviso de Evaluación de la Pintura a Base de Plomo. Los avisos referentes a remoción del peligro no son un requisito para los solicitantes de la Ruta B porque ellos son directamente responsables de concluir la reducción del peligro del plomo y obtener el informe del examen de aprobación del plomo, cuando sea aplicable. Los gerentes de proyecto de RREM acusarán recibo del informe del examen de aprobación del plomo por el solicitante en la inspección final, si fuera aplicable, y guardarán el expediente en el sistema Ley Nacional de Políticas Medioambientales (NEPA) y Estudio de Efectos Ambientales Propósito Esta sección tiene el propósito de describir el enfoque de cumplimiento con la NEPA en el Programa de RREM. El Programa de RREM es financiado por el CDBG, otorgado al DCA por el HUD; que activa la aplicabilidad de la NEPA. Antecedentes El proceso de la NEPA consiste en la evaluación de los efectos ambientales de una acción federal propuesta y de sus alternativas. Hay tres niveles de análisis: exclusión categórica, Evaluación Medioambiental (EA) y Declaración del Impacto Ambiental (EIS, por sus siglas en inglés). Exclusión categórica: Un proyecto puede ser categóricamente excluido de un análisis ambiental detallado si una agencia federal ha determinado previamente que la acción no tiene típicamente ninguna consecuencia importante para el medio ambiente, y que se ha incluido la acción en una lista de categorías de exclusión de sus regulaciones de implementación de la NEPA. Se puede encontrar una lista de actividades identificadas por el HUD como categóricamente excluidas de la revisión detallada de la NEPA, en CFR 24, Parte EA: El segundo nivel del análisis bajo la NEPA es la EA que se elabora para determinar si una acción federal tendría efecto significativo en el medioambiente. Si la respuesta es negativa, la agencia emite un informe sobre ningún impacto significativo (FONSI, por sus siglas en inglés). El FONSI puede incluir medidas de mitigación requeridas para atenuar los efectos medioambientales, que no son tan significativos. EIS: La EIS es una evaluación más detallada de los efectos ambientales potenciales de la acción y alternativas propuestas. La EIS se puede preparar después de la compleción de la EA; o, si una agencia federal anticipa que una empresa puede afectar perceptiblemente el ambiente, puede elegir por preparar la EIS sin tener que llevar a cabo primero una EA. El documento decisorio para la EIS es un Registro de Decisión (ROD, por sus siglas en ingles), que indica la decisión de la agencia y la forma en que los resultados de la EIS -incluyendo la 50 Pág. RREM P y P

58 consideración de alternativas, las medidas de mitigación, y el insumo de la agencia y de la parte interesadafueron incorporados en el proceso de toma de decisiones de la agencia. Proceso de la NEPA en el Programa de RREM El DCA ha empleado un enfoque gradual de cumplimiento de la NEPA para el Programa de RREM. Con un enfoque gradual, la acción se evalúa en varias etapas en el proceso del desarrollo a medida que existe mayor información disponible para la evaluación o estudio de efectos ambientales. Este enfoque es consistente y detallado según los Procedimientos para el estudio de los efectos ambientales para entidades con responsabilidades ambientales del HUD, CFR 24, 58, específicamente CFR 24, (niveles) y CFR 24, (proyecto de agregación). Como primer paso, o nivel de revisión de Piso I, se ha elaborado una EA para el Programa de RREM, que corresponde a los nueve condados más dañados (Atlantic, Bergen, Cape May, Essex, Hudson, Middlesex, Monmouth, Ocean y Union). Las EA de Piso I fueron preparadas por el DEP a nombre del DCA, como entidad responsable ante el HUD. Cada EA de Piso 1 dio lugar a un Informe sobre ningún impacto significativo (5/21/13). Consistente con el proceso por niveles, los estudios de efectos ambientales de Piso 2 serán realizados en cada propiedad evaluada bajo el Programa de RREM. Las revisiones de Piso 2 serán realizadas por la Oficina de Coordinación de Permisos y de Estudio de Efectos Ambientales del NJDEP, e incluirán una revisión específica del sitio, incluyendo la revisión de procesos operativos, con el Sistema de Información Geográfica (SIG) del NJDEP. Las revisiones del Piso 2 identificarán sitios con problemas ambientales específicos que requieren una visita al sitio o una consulta adicional de la agencia, lo que será documentado en un Registro de Evaluación Ambiental (ERR, por sus siglas en inglés). Las revisiones de Piso 2 serán efectuadas de forma tal que satisfagan los requisitos de la NEPA y los reglamentos de implementación de la NEPA por el HUD (CFR 24 58). Además, las revisiones abarcarán el cumplimiento de todas las otras leyes y regulaciones ambientales federales relevantes, y decretos ejecutivos (EO, por sus siglas en inglés); por ejemplo, Ley Nacional de Preservación Histórica, EO sobre gestión de llanuras inundables, EO Protección de Humedales, y EO Justicia Ambiental. Las regulaciones relevantes del Estado y los requisitos de permisos también serán tratados; como, por ejemplo, el Decreto Ejecutivo del Estado #215. El NJDEP también coordinará y facilitará los permisos ambientales requeridos. La revisión ambiental puede identificar la necesidad de incorporar medidas ambientales de mitigación en el alcance del trabajo para la acción propuesta de RREM, o que en la acción de reajuste se eviten ciertos efectos en el medio ambiente. Ningún trabajo de reconstrucción, rehabilitación, elevación o mitigación, o reembolso puede comenzar sin que se hayan terminado las revisiones ambientales de Piso 2, así como el ERR de Piso 2 para la propiedad en referencia. Los gerentes de proyecto de RREM terminarán la encuesta sobre asbestos y la evaluación del riesgo de pintura a base de plomo. Después de la evaluación ambiental de Piso II del NJDEP, los gerentes de proyecto pueden establecer que es necesario modificar el alcance del trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) para incorporar en una acción específica de RREM medidas ambientales de mitigación o evitar efectos en el medio ambiente o implicaciones específicas. Los contratistas de RREM deben también asegurar que las actividades de construcción, sean realizadas de tal forma que cumplan completamente con cualquier requisito identificado en estudio de los efectos ambientales de Piso II Energy Star Propósito Los planes prototipo y otros planes de reconstrucción serán diseñados para incluir especificaciones y ajustarse a las normas de Energy Star. 51 Pág. RREM P y P

59 Proceso de Energy Star en el Programa de RREM Ruta C: Los planes de reconstrucción (prototipos y planes proporcionados por el constructor) deberán ser diseñados y construidos según las especificaciones de energía de los estándares de Energy Star. Todos los planes se deben diseñar para cumplir con los estándares de Energy Star por un evaluador del HERS. Las viviendas no requerirán la previa inspección de tabiquería seca o la inspección final de un evaluador del HERS, u otro supervisor aprobado por la EPA. La certificación final de Energy Star no es un requisito del Programa. Ruta B: El gerente de proyecto de RREM deberá entregar a los propietarios la requerida documentación de Energy Star en la reunión contemplada en el Paso 5A de la Ruta B, y compartida con el constructor del propietario. De acuerdo con el aviso 5696-N-01 del registro federal, en los proyectos de construcción terminados, bajo construcción, o bajo contrato antes de la fecha de aprobación de la asistencia para el proyecto -según la fecha de firma del acuerdo de concesión- el DCA instará a los solicitantes a que se ajusten a los estándares de Energy Star, en la medida de lo posible, pero no es un requisito. Si la construcción no está todavía terminada, bajo construcción, o bajo contrato antes de la fecha de firma del acuerdo de concesión, el DCA documentará el cumplimiento de los requisitos de Energy Star. Si se aplican los requisitos de Energy Star al proyecto, el diseño de todos los planes debe ajustarse a los estándares de Energy Star y aprobados por el evaluador del HERS. Las viviendas no requerirán previa inspección de la tabiquería seca o la inspección final por un evaluador del HERS, u otro supervisor aprobado por la EPA. La certificación final de Energy Star no es un requisito del Programa. 3 SOLICITUD Y ELEGIBILIDAD PRELIMINAR AL PROGRAMA Declaración de política: Esta sección tiene el propósito de delinear el proceso de determinación de elegibilidad, la priorización de solicitudes, y los procedimientos seguidos en el proceso de admisión. Se explican los métodos específicos de verificación para determinar la elegibilidad mínima y la selección prioritaria de solicitantes elegibles. Además, en esta sección se delinea el proceso de transición de los solicitantes a los gerentes de proyecto de RREM para la inspección de campo, una vez que se determina la elegibilidad y el financiamiento. 3.1 Proceso de solicitud Métodos de solicitud Todas las solicitudes son enviadas electrónicamente. Los solicitantes pueden presentar solicitudes en línea; recibir ayuda para presentar solicitudes por teléfono o en centros de recuperación de vivienda designados. El método usado para la entrega de la solicitud no afecta el estatus o la probabilidad del solicitante de obtener el subsidio. Disponibilidad de solicitudes en línea en el enlace renewjerseystronger.org Acceso al Centro de Llamadas con el SANDYHM ( ) para preguntas o llenar una solicitud. En persona en uno de los HRC: Atlantic, Bergen, Cape May, Essex, Hudson, Middlesex, Monmouth, Ocean y Union. Las direcciones y el horario de los centros están disponibles en el enlace renewjerseystronger.org Período inicial de solicitud El período inicial de solicitud se extiende desde el 24 de mayo de 2013 hasta el 30 de junio de Las solicitudes recibidas de los nueve condados señalados durante el período inicial de solicitudes (Grupo 1) serán organizadas en orden para su trámite, lo que es determinado por un proceso electrónico de selección al azar. Esto asegura que todos los solicitantes reciban un trato justo, independientemente del método de presentar la solicitud. 52 Pág. RREM P y P

60 La selección de la solicitud para su trámite no indica elegibilidad o garantía de fondos. Más bien determina el orden de selección de las solicitudes para el proceso de elegibilidad inicial. Los solicitantes que sean elegibles pero que no reciban financiación durante el período de solicitud inicial, integran una lista de espera para consideración de asistencia en subsecuentes períodos de financiamiento. Solicitudes incompletas en la selección al azar Las solicitudes que fueron llenadas pero que no fueron enviadas, no serán incluidas en el proceso de selección al azar. Asimismo, todas las solicitudes incompletas que fueron parcialmente llenadas durante el período inicial de solicitudes y que fueron finalizadas después del 30 de junio de 2013, serán procesadas junto con las solicitudes que se recibieron posteriormente al 30 de junio en el orden de entrega de la solicitud. Segundo periodo de solicitudes El segundo periodo de solicitudes se extendió desde el 1 de julio de 2013 hasta el 1 de agosto de Las solicitudes recibidas después del período inicial de solicitudes serán revisadas para comprobar su elegibilidad en el orden en que fueron presentadas, y serán financiadas conforme a la política de selección proporcionada en el Apéndice C (Proceso de selección del RREM). 3.2 Estructuras elegibles Son elegibles para el Programa de RREM, las viviendas unifamiliares, las unidades ocupadas por sus propietarios en estructuras multifamiliares con siete (7) unidades o menos, las unidades ocupadas por sus propietarios en estructuras de uso mixto, y las viviendas móviles o prefabricadas. Las estructuras multifamiliares que consten de cinco (5) a siete (7) unidades deben desarrollar y presentar al DCA para revisión un Plan de Marketing Afirmativo para Vivienda Equitativa (AFHMP), que es una estrategia de marketing diseñada para atraer a arrendatarios de todos los grupos mayoritarios y minoritarios, independientemente del sexo, discapacidad, condición familiar, etc. A proyectos subvencionados por el Gobierno federal. Los vehículos recreativos (RV, por sus siglas en inglés), las casas-botes, y las caravanas no son elegibles, incluso si el solicitante ocupase uno de estos tipos de vivienda como residencia principal. En aquellas circunstancias en que la propiedad contenga múltiples estructuras residenciales unifamiliares, los fondos del Programa de RREM pueden ser sólo obligados para trabajos elegibles asociado con la residencia principal, según lo definido por el Programa. Cualquier estructura de uso mixto que tenga ocho (8) o más unidades, ocupada por el propietario, o que se utilice principalmente para negocio, como moteles, posadas, u hostales, no es elegible para el Programa de RREM, excepto si la estructura califica bajo circunstancias de titularidad especial, definidas a continuación en la Sección 3.3. Para mayor orientación sobre las políticas que rigen las unidades de vivienda multifamiliar o ADU, consultar la política "Elegibilidad e inspecciones iniciales de estructuras multifamiliares con único propietario y unidades de vivienda adosadas". 3.3 Titularidad La asistencia deberá ser solicitada por el propietario que ocupaba la vivienda como residencia principal cuando ocurrió la tormenta. Sin embargo, una persona con poder notarial (POA, por sus siglas en inglés) en nombre del ocupante, puede llenar la solicitud para el solicitante. Los acuerdos de titularidad permitidos incluyen: titularidad tradicional de pleno dominio, cooperativa y condominio, y titularidad de una residencia sobre terreno arrendado. Son elegibles los solicitantes que posean hipotecas, incluyendo las hipotecas inversas. Propietarios inelegibles No son elegibles los individuos con participación accionaria en la propiedad que no eran los propietarios ocupantes cuando ocurrió la tormenta. 53 Pág. RREM P y P

61 Ocupantes propietarios con viviendas de alquiler adjuntas En el caso de estructuras que dispongan de una unidad ocupada por el propietario y unidades de alquiler, el propietario puede presentar una solicitud al RREM, para la unidad ocupada, y otra solicitud al Programa de Reparaciones para Arrendadores de Viviendas (LRRP, por sus siglas en inglés), para las unidades de alquiler. Si se seleccionan ambas solicitudes, tanto la del Programa de RREM como la del LRRP, serán consideradas juntas por Operaciones del DCA y por los gerentes de RREM y de LRRP. Los requisitos de la URA se aplican a las unidades de alquiler, incluyendo los requisitos de aviso a los arrendatarios actuales y potenciales y de asistencia apropiada de reubicación para familias desplazadas. Cooperativas y unidades en condominios Son elegibles para el Programa de RREM las unidades ocupadas por sus dueños en propiedades multifamiliares, sean cooperativas y condominios. Estos solicitantes necesitarán la aprobación de la asociación del condominio o cooperativa para el plan de construcción, y deben obtener de la asociación o cooperativa información del seguro antes de que pueda ser concedido el subsidio de RREM. Otras circunstancias especiales de titularidad El DCA considerará circunstancias especiales de titularidad caso por caso, y revisará esta política, según sea necesario. Se han establecido las siguientes políticas especiales: Ejecuciones hipotecarias: Los solicitantes cuyas viviendas fueron embargadas tras la tormenta, no son elegibles para participar en el Programa de RREM, pero sí para recibir subsidio para reubicación. Deceso del propietario-ocupante: Si el propietario del registro cuando ocurrió la tormenta hubiese fallecido posteriormente, quien ocupaba la vivienda en la fecha de la tormenta y que ahora es el titular de la propiedad, es elegible para participar en el Programa de RREM si se ajusta a los requisitos de elegibilidad. Propietarios-ocupantes que vendieron la vivienda: Si los solicitantes vendieron sus viviendas, ya no son elegibles para el Programa de RREM; por ende, la elegibilidad no es transferible al nuevo propietario. Compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) y sociedad de responsabilidad limitada (SRL): Cuando el título de la propiedad dañada pertenezca a una empresa de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés), o a una sociedad de responsabilidad limitada (SRL), el solicitante deberá probar que la una o la otra fue formada con fines de planificación patrimonial o responsabilidad civil. Se deberá probar la titularidad con toda la información necesaria, incluyendo, entre otros, acta de constitución, declaraciones de impuestos de la empresa o sociedad, acuerdo de funcionamiento, y certificado de vigencia. El DCA evaluará cada LLC o SRL caso por caso para el cumplimiento del programa. Si el único propósito o razón de formación de una LLC o SRL era comercial o empresarial, entonces el solicitante será considerado inelegible. Unidades de vivienda prefabricadas: Si el propietario de una unidad de viviendas prefabricada (MHU) perdiese la titularidad de su propiedad tras la tormenta, y que el DCA pudiese verificar que dicha pérdida se debió a que la estructura tuvo daños totales, la propiedad será considerada elegible para el Programa de RREM como un caso de excepción especial. Verificación de titularidad Siempre que sea posible, se verificará la titularidad mediante búsqueda del título en los registros públicos. Si la titularidad no puede ser verificada a través de esa búsqueda del título, se exigirá que los solicitantes proporcionen documentos apropiados y aceptables, que pueden incluir los siguientes: Registros de impuestos que indiquen que el solicitante poseía la propiedad en la fecha de la tormenta y que, actualmente, es el titular de la propiedad. 54 Pág. RREM P y P

62 Escrituras u otros documentos legales que serán revisados caso por caso. 3.4 Vivienda principal Los solicitantes deberán haber ocupado la propiedad como su vivienda principal en la fecha de la tormenta (29 de octubre de 2012). No son elegibles para recibir una subvención del RREM las residencias secundarias, casas de vacaciones y propiedades de alquiler. Se verifica la ocupación de la vivienda como residencia principal mediante la evaluación de múltiples fuentes de datos y documentos. La verificación recomendada requiere el cumplimiento de los siguientes tres puntos: Se deberá confirmar la titularidad de la propiedad como se describe en la Sección 3.3. Registros de la FEMA deberán demostrar que el solicitante informó a la FEMA que la propiedad era su vivienda principal en la fecha de la tormenta. El solicitante deberá presentar su licencia de conducir de Nueva Jersey o documento de identificación de no conductor de Nueva Jersey, que tengan fecha anterior a la tormenta y que indiquen la dirección de la vivienda dañada como domicilio del solicitante. Se tomará en cuenta otra documentación si no se puede confirmar con lo anterior, la ocupación de la vivienda como residencia principal. Si el solicitante no puede proporcionar documentos de identificación de Nueva Jersey (licencia de conducir o de identificación de no conductor), o si los registros de la FEMA no confirman que la vivienda era su residencia principal, entonces el solicitante deberá presentar los siguientes documentos como verificación de prueba de residencia principal: Documento de declaración de impuestos federales que indiquen que la vivienda dañada era la residencia principal del solicitante, y credencial de elector que indique al dirección de la vivienda dañada. El solicitante puede llenar la Certificación de Vivienda Principal como prueba de residencia principal en circunstancias excepcionales. Otra documentación que entregue el solicitante puede ser tomada en consideración caso por caso. 3.5 Registro de FEMA Los solicitantes deberán estar inscritos para recibir asistencia de la FEMA para ser elegibles para la subvención de asistencia del Programa de RREM. Si la inscripción de los solicitantes no puede ser confirmada en los registros de la FEMA, se les dará la oportunidad de presentar documentación adicional. 3.6 Requisito de seguro de inundación para solicitantes con asistencia previa De acuerdo con la Ley Stafford, se requiere que los solicitantes tengan y conserven cobertura adecuada y necesaria de una póliza por inundación si previamente recibieron ayuda para recuperación por un desastre posterior al 14 de septiembre de Antes de formalizar la concesión del subsidio, el DCA verificará que el solicitante haya mantenido un seguro contra inundación, si procede, si anteriormente recibió ayuda para recuperación por desastre. Se les pedirá a los solicitantes la siguiente información como parte de su verificación de elegibilidad: Recepción de asistencia de cualquier fuente federal por algún evento de inundación, debido a daños en esta propiedad por algún desastre declarado como tal por el Presidente (después del 14 de septiembre de 1994), y que requirió la compra obligatoria de un seguro contra inundación según regulaciones del NFIP. Datos del desastre de inundación que conllevó la obtención de fondos federales por el solicitante. Monto recibido como asistencia federal por inundación. Si el solicitante tenía un seguro contra inundaciones cuando ocurrió el huracán Sandy. 55 Pág. RREM P y P

63 Si la cobertura de seguro está vigente. Si se comprueba que el solicitante recibió asistencia federal para recuperación por un desastre anterior y no mantuvo la póliza adecuada y necesaria contra inundaciones, será inelegible para el Programa de RREM. 3.7 Daños mínimos a la propiedad La FEMA, sus agencias secundarias, o filiales confirmarán que la vivienda dañada tuvo una pérdida total verificada (FVL) de $8,000 o más, o al menos un pie de agua en el primer piso. Si no se confirma en los registros de la FEMA el nivel mínimo de daños, se revisarán los datos de la inspección realizada por la SBA para determinar si en esos expedientes se indica un nivel elegible de daños. Si con los datos de estas fuentes no se confirma el nivel mínimo de daños, el solicitante podrá presentar información de terceras fuentes aceptables, como se indica a continuación. Si no entrega esta información, el solicitante será declarado inelegible. Se notificará a los solicitantes por escrito esta decisión y se les ofrecerá la oportunidad de apelación conforme a la política de apelaciones. Los siguientes documentos pueden ser elegibles como pruebas aceptables de daños: Programa Nacional de Seguro por Inundaciones (NFIP); estimación del ajustador de seguro (IAE); documentos de la póliza de seguros que indiquen un valor de $8,000 o más por daños a la vivienda; o carta del municipio local que señale daños por un valor de $8,000 o más, o una inundación superior a un pie de agua en la vivienda. 3.8 Determinación de daños sustanciales. Prioridad de trámite Son "daños sustanciales" aquellos por un monto superior al 50% del valor de la vivienda previo a la tormenta. La clasificación de daño sustancial fija una prioridad en el trámite de solicitudes de asistencia del Programa de RREM, como se describe en la Sección 1, arriba. Los solicitantes que indiquen en su solicitud que su vivienda fue "sustancialmente dañada", tienen prioridad en el trámite de financiación. Una vez que las propiedades sustancialmente dañadas han sido consideradas en las categorías de LMI o no LMI, las propiedades sin daños sustanciales serán elegibles en esa categoría Prueba de daño sustancial El solicitante es responsable de obtener la nota apropiada del administrador local de terrenos de inundación, quien es la persona responsable -actualmente autorizada- para emitir una nota de daños sustanciales. Si los solicitantes indicaron en su solicitud que su propiedad tuvo daños sustanciales y demuestran que -a pesar de haber hecho todo lo posible- no pudieron obtener la nota apropiada del administrador local de terrenos de inundación, estarán exentos de proporcionarla para satisfacer los requisitos de elegibilidad. El Programa de RREM permitirá que esos solicitantes puedan proceder sin la Carta de Daños Sustanciales, en cuyo caso deben llenar el Formulario de Declaración de Daños Sustanciales, que acredita que tales personas: No recibieron la carta de daños sustanciales de su administrador local de terrenos de inundación; Declaran que la propiedad fue "sustancialmente dañada" según definición del RREM; y Aceptan cumplir el requisito de elevar la propiedad dañada Cambio del estatus de daño substancial 56 Pág. RREM P y P

64 Los solicitantes que indicaron en su solicitud que su vivienda fue "sustancialmente dañada", pero que tras recibir los fondos de asistencia, declaran lo contrario que su vivienda "no fue sustancialmente dañada", deben proporcionar la Carta de Daños Sustanciales de su administrador local de terrenos de inundación que confirme que la estructura no tiene daños sustanciales. Si el solicitante no puede obtener la nota del administrador local de terrenos de inundación que demuestre que la estructura no tiene daños sustanciales, puede apelar ante el DCA para que se emita una decisión en vez de la carta Requisitos para propiedades sin daños sustanciales Los solicitantes que reciben financiamiento y que indicaron en su solicitud que no tienen daños sustanciales, no deben proporcionar la Carta de Daños Sustanciales para satisfacer los requisitos de elegibilidad bajo el Programa de RREM. Para avanzar en el trámite más allá del requisito de elegibilidad inicial, los solicitantes deben completar el Formulario de Declaración de Daños No-Sustanciales, que acredite lo siguiente: Que no han recibido a la fecha la Carta de Daños Sustanciales de su administrador local de terrenos de inundación; que aceptan notificar al Programa de RREM si en el futuro se emite una determinación de daños sustanciales de parte del administrador local de terrenos de inundación; que prefieren decidir voluntariamente la elevación de su propiedad con el Programa de RREM, y que aceptan elevar la propiedad si el Programa de RREM realiza una revisión de daños y determina que la propiedad cumple con la definición de "sustancialmente dañada". Cuando una determinación de daño sustancial -emitida por el administrador local de terrenos de inundaciónimplica la necesidad de elevar la vivienda del solicitante aunque no haya sido sustancialmente dañada, aún es elegible para elevación opcional y su costo es elegible bajo el Programa de RREM. Los solicitantes que certifiquen que no recibieron una determinación de daño sustancial, pueden optar por elevar su vivienda bajo el Programa de RREM, lo que se considerará como costo elegible en el Programa. Los solicitantes cuyas viviendas no fueron sustancialmente dañadas, deben ultimar su decisión de elevar voluntariamente antes de firmar un acuerdo de subsidio. Un solicitante cuya vivienda no fue sustancialmente dañada, puede solicitar una enmienda a su acuerdo de subsidio para que se refleje su cambio de decisión de elevar, sujeto a la aprobación del DCA caso por caso. En caso de que los solicitantes no tengan la Carta de Daños Sustanciales expedida por el administrador local de terrenos de inundación, y que voluntariamente decidan elevar la propiedad, el Programa incluirá el financiamiento en el cálculo de subvención de subsidio. El incumplimiento en llevar a cabo la elevación, resultará en la necesidad de subrogar todos los fondos del RREM pagados para las obras de elevación Determinación de daño sustancial por el Programa de RREM Cambio en el requisito de elevación para solicitantes con viviendas sin daños sustanciales. Los solicitantes que reciban financiamiento para viviendas "sin daños sustanciales", deberán realizar la elevación bajo las siguientes circunstancias: Cuando el solicitante recibe la determinación de daño sustancial para la propiedad de su administrador local de terrenos de inundación antes de la fecha de concesión del subsidio, o cuando el gerente de proyecto de RREM, a través de su propia evaluación, determina que la propiedad fue considerablemente dañada. 57 Pág. RREM P y P

65 Si un solicitante recibe la carta de su administrador local de terrenos de inundación que confirma el nivel de daños en la estructura, la misma deberá prevalecer sobre la evaluación de daños sustanciales generados por el Programa de RREM Estimación de daño substancial (SDE, por sus siglas en inglés) por RREM. Durante la inspección inicial del sitio, los gerentes de proyecto de RREM recopilarán la información necesaria para que el DCA establezca la determinación de daño sustancial. El DCA utilizará esta información cuando los solicitantes han llenado la Declaración de Daños No Sustanciales, con el fin de confirmar que la estructura no fue sustancialmente dañada, o cuando el Programa considera que la estructura fue considerablemente dañada. La estimación se realizará según la política de Recopilación de Datos de Daños Sustanciales, establecida en la Sección 5.1 del documento de políticas y procedimientos del RREM. Los gerentes de proyecto de RREM registrarán la información pertinente para la Estimación de Daños Sustanciales, y transmitirla a Operaciones del DCA, junto con el paquete de viabilidad Cambio en el requisito de elevación. Si el solicitante llenó el Formulario de Declaración de Daños No Sustanciales pero el valor de daños en su propiedad con SDE supera el 50% con base en el cálculo determinado por el Programa, podrá avanzar a la etapa de inspección inicial del sitio, pero requerirá hacer la elevación de la vivienda. Los solicitantes pueden evitar este requisito de elevación con la carta de su administrador local de terrenos de inundación, que indica que la propiedad no fue dañada sustancialmente. Estos solicitantes no pueden firmar un acuerdo de subsidio con el Programa de RREM a menos que se comprometan a elevar la estructura; y obtener la carta de su administrador local de terrenos de inundación; o apelar ante el DCA y lograr la revocación del cálculo de la SDE. En las propiedades en que la SDE es inferior al 50% de daños, se podría hacer la elevación, pero no es obligatorio Apelación. Los solicitantes pueden apelar la determinación establecida en la SDE, y presentar la apelación ante el DCA para revisión y decisión. La solicitud de apelación debe ser presentada ante el asesor de vivienda del solicitante Renuncia al subsidio para elevación. Los solicitantes con viviendas sin daños sustanciales que renuncien a la opción de elevar la vivienda con el Programa de RREM, deben hacer constar su decisión con el llenado del Formulario de Declaración de Daños No Sustanciales. Una vez firmado el acuerdo de subsidio, los solicitantes no pueden solicitar financiación adicional si, en el futuro, deciden o requieren elevar su vivienda. 3.9 Requisitos de ingreso y verificación Descripción La información sobre el ingreso se utiliza para clasificar a los hogares con y sin ingresos bajos a moderados (LMI), a partir de los límites de ingresos publicados por el HUD. Ambos tipos de solicitantes, cuyos con ingresos sean superiores o inferiores a los límites establecidos de LMI, son elegibles para los subsidios del Programa de RREM. Sin embargo, el 70% de los fondos están reservados para beneficiarios con LMI, y el 30%, para solicitantes elegibles con ingresos superiores a los límites de LMI. Además, los subsidios de RREM están disponibles solo para solicitantes con ingresos totales de $250,000 o menos. Límites de ingreso Los límites de ingresos son publicados por el HUD, y varían según el tamaño del condado y del hogar. Según la aclaración recibida del HUD en septiembre de 2013, el HUD ha aprobado que los límites de ingresos sin tope sean retroactivos al 29 de abril de 2013, para que sean utilizados en la determinación de los niveles de ingreso LMI o no. El Programa de RREM aplicará el cuadro de límites sin tope aprobado por el HUD. 58 Pág. RREM P y P

66 Definición de ingreso y certificación La definición de ingreso que se utiliza en el Programa de RREM, corresponde a la definición del IRS del ingreso bruto ajustado. Los solicitantes certifican el ingreso total del hogar en la solicitud del RREM. Esta certificación se utilizará inicialmente para clasificar a los solicitantes como hogares con LMI o no. En caso de que no se disponga de una copia de la declaración de impuestos federales, o si el ingreso proyectado del propietario para 2014, superase el monto de sus ingresos del 2013, se tendrá que determinar el ingreso con base en la entrega de uno o más documentos para cada una de las siguientes inclusiones de determinación del ingreso. Tenga en cuenta que sólo se requiere esta documentación si el ingreso conocido para 2014 del solicitante, superase el indicado en la declaración de impuestos de 2013, o si el solicitante no presenta una declaración de impuestos federales. En el Apéndice A se resume la documentación requerida sobre ingresos. Los solicitantes certifican el ingreso total del hogar en la solicitud del RREM. Esta certificación se utilizará para fines de priorización al clasificar a los solicitantes como hogares LMI o no. El propietario debe llenar y firmar la Certificación de Ingresos del RREM, y proporcionar documentación fiscal de soporte, u otra que sea pertinente. (Ver en el Apéndice A, el Formulario de Certificación de Ingresos y la documentación del lugar de trabajo). Previa verificación, las solicitudes que denoten un cambio de la categoría de ingresos de LMI a la categoría sin LMI, serán reevaluadas para establecer el plazo en que la solicitud pueda ser tramitada a partir de su estatus de LMI o no. Los solicitantes cuyo ingreso supere los $250,000 no son elegibles para el Programa de RREM. Se notificará por escrito a esos solicitantes acerca de su inelegibilidad, y se les ofrecerá la oportunidad de apelar la decisión de acuerdo con la política de recursos. Nota: Los límites de ingresos bajos y moderados son publicados anualmente por el HUD. Consulte el Anexo A: Programa de Certificación de Ingresos del RREM sobre los más recientes límites de ingresos. El Estado ha recibido la aprobación para aplicar los límites de ingresos sin tope. Definición de grupo familiar Con el fin de determinar el límite de ingresos aplicables, las siguientes personas son miembros del grupo familiar: Todos los miembros adultos del hogar que ocupan la unidad de vivienda con excepción de asistentes del hogar y personal a cargo de los adultos. Todos los niños que viven en la unidad excepto los niños en custodia temporal. Se incluyen a los niños que están en vías de adopción y a los que ocupan la unidad al menos 50% del tiempo bajo un acuerdo de custodia. Están también incluidos los niños que están internados en una escuela fuera del hogar pero que viven en el hogar durante los recesos escolares. Los huéspedes u otras personas que ocupan la unidad temporalmente no se cuentan como miembros del hogar Avisos a solicitantes Avisos de subvención preliminar Con base en la disponibilidad de fondos, los solicitantes que fueron clasificados como elegibles recibirán un Aviso de Subsidio Preliminar que les notifica que sus solicitudes han sido seleccionadas para trámite. El aviso incluirá instrucciones sobre la documentación que el solicitante deberá recopilar y presentar en la cita inicial. Aviso sobre fondos no disponibles 59 Pág. RREM P y P

67 Si no hay fondos disponibles para proporcionar subsidios a todos los solicitantes elegibles, se notificará a quienes sean elegibles -pero que no van a recibir la subvención del RREM- acerca de su inclusión en una lista de espera hasta que se disponga de fondos adicionales. Aviso sobre inelegibilidad Los solicitantes clasificados como inelegibles para recibir asistencia del Programa, recibirán un aviso por escrito sobre la razón de su inelegibilidad. Si los solicitantes concluyen que esa determinación se debe a un error, tienen treinta (30) días calendario para presentar una apelación por escrito, tal como se describe en la política de apelaciones. Si se produce un cambio en las circunstancias de un solicitante -con base en la información indicada en la solicitud y a la entrega de la documentación- puede resultar en su inelegibilidad o en su colocación en la lista de espera. Por ejemplo, si un hogar informó que pertenecía al nivel de ingreso de LMI o que la vivienda tuvo daños sustanciales, pero la documentación generó conflictos en esa determinación, el propietario podría ser colocado en la lista de espera según su lugar específico, conforme a las prioridades del Programa Retiro de solicitudes Retiros voluntarios Las solicitudes pueden ser retiradas por el solicitante en cualquier momento pero deben proporcionar un aviso por escrito sobre su intención de retirarse. Los solicitantes pueden enviar una carta que indique claramente su propósito de retirarse voluntariamente del Programa, o llenar el Formulario de Retiro Voluntario. Cuando el solicitante se retira, el DCA le enviará un aviso para confirmarle su intención de retiro. Solicitudes de reincorporación tras retiro voluntario Los solicitantes que se hubiesen retirado voluntariamente del Programa de RREM pueden presentar una solicitud por escrito de reincorporación con base en circunstancias atenuantes. La solicitud será revisada y aprobada por el personal de recuperación de vivienda del DCA, caso por caso. Retiros administrativos Las solicitudes pueden ser retiradas administrativamente por las siguientes razones: Cuando fueron iniciadas pero que no fueron terminadas, y no fueron presentadas en un plazo de sesenta (60) días desde la fecha en que se comenzó a llenar la solicitud, o al final del período fijado para la presentación de solicitudes (1 de agosto de 2013). Cuando el programa confirme que una solicitud es la duplicación de otra solicitud válida o con una presentada a un Programa incompatible, tal como el Programa de Compra Blue Acres. Cuando los solicitantes son considerados para adquisiciones del Estado, serán tratados conforme a la política de Blue Acres. Cuando el solicitante o beneficiario no proporcione la documentación o información requerida tras recibir un aviso por escrito. Los solicitantes recibirán un aviso que les indica un plazo de quince (15) días para proporcionar dicha información. Cuando un solicitante sea agresivo o abusivo contra un empleado del DCA o contra cualquier otro representante o afiliado del Programa de RREM, incluyendo, entre otros, los gerentes de proyectos del RREM. Un comportamiento agresivo o abusivo incluye lenguaje (verbal o escrito) que puede causar que el personal se sienta atemorizado, amenazado o maltratado, y puede incluir amenazas, insultos personales y comentarios derogatorios. El Programa de RREM también considera las declaraciones exaltadas, los comentarios de índole racial o discriminatoria y las acusaciones infundadas, como comportamiento abusivo. 60 Pág. RREM P y P

68 La intimidación física, incluyendo sujeción, obstaculización, o bloqueo del movimiento, seguimiento, acecho, contacto, o cualquier otro contacto físico inapropiado o avance, es considerada una conducta agresiva. Tras la información del primer incidente de comportamiento agresivo o abusivo, el DCA enviará una carta de advertencia al solicitante explicándole que tal comportamiento no será tolerado. Cualquier incidente reportado subsecuentemente sobre comportamiento agresivo o abusivo, resultará en la terminación de la concesión al solicitante y el retiro administrativo del solicitante del Programa de RREM. Incidentes que impliquen la amenaza o el uso de violencia física hacia un empleado del DCA, o de cualquier otro representante o afiliado del RREM, serán denunciados a la policía del Estado y a la policía local en el caso de no afiliados al Programa. Los solicitantes cuyas solicitudes fueron retiradas administrativamente, tendrán treinta (30) días hábiles para presentar una apelación por escrito, tal como se describe en la política de apelaciones. Solicitudes de reincorporación tras retiro administrativo Los solicitantes retirados administrativamente del Programa de RREM tienen treinta (30) días a partir de la fecha en que se envía por correo postal la carta certificada de Retiro Administrativo definitivo, para presentar una solicitud por escrito de reincorporación, con base en circunstancias atenuantes. La solicitud será revisada y aprobada por el personal de recuperación de vivienda del DCA, caso por caso. El DCA considerará la capacidad de respuesta del solicitante a la correspondencia enviada por el Programa o a las solicitudes de documentación en la decisión de reincorporación del solicitante Entrevista inicial del Programa de RREM El propósito de la entrevista inicial es confirmar la elegibilidad del solicitante, proporcionarle información adicional sobre el Programa, y recopilar información de apoyo que permita el traslado de la solicitud a los gerentes de proyecto del RREM para la inspección inicial. Los asesores de vivienda usan una lista de control en la entrevista inicial para asegurar la cobertura de todos los temas requeridos durante la entrevista. La entrevista inicial del RREM puede ser personal o a distancia. Confirmación de la elegibilidad del solicitante Los solicitantes reciben una determinación preliminar de su elegibilidad al momento de ser seleccionados. Otros factores de elegibilidad deben ser confirmados durante la entrevista inicial. El personal de admisión confirma lo siguiente, como parte de la entrevista inicial: Lista del financiamiento: El nombre del solicitante se encuentra en la lista de fondos. Elegibilidad por ingresos y estatus: Los ingresos del solicitante no exceden los $250,000 y si -como resultado de la verificación de ingresos- existe cambio en categoría de ingresos del solicitante (con LMI a sin LMI o sin LMI a con LMI). Daños sustanciales: El solicitante ha proporcionado una carta de determinación de daño sustancial del administrador local de terrenos de inundación, o ha llenado el formulario requerido de declaración. Vivienda principal: Hubo decisión preliminar sobre el requisito de vivienda principal durante la selección del solicitante; sin embargo, se obtendrá la documentación final (generalmente, licencia de conductor de Nueva Jersey o de identificación de no conductor) en la entrevista inicial. Residencia legal en los Estados Unidos: Los solicitantes deben presentar prueba de residencia legal en los Estados Unidos. La licencia de conductor o identificación de no conductor de Nueva Jersey o pasaporte de los Estados Unidos son una prueba de residencia legal. Si el solicitante no puede presentar uno de estos documentos, debe confirmar su residencia legal en el formulario de certificación de los Estados Unidos. 61 Pág. RREM P y P

69 Titularidad: En caso de cualquier anomalía durante la búsqueda del título requerido, los solicitantes deben presentar documentación adicional sobre la titularidad de la propiedad durante la entrevista inicial; las notas de caso en el sistema de registro orientarán al asesor de vivienda en la recopilación de información y de documentación durante la entrevista. Recopilación de información sobre duplicación de beneficios Es recomendable que los solicitantes acudan a la entrevista con el cuestionario sobre duplicación del cuestionario, en el que el propietario informa sobre las cantidades recibidas de la FEMA, la SBA, por seguros, y de otros programas federales, estatales y locales, y de organizaciones caritativas o sin fines de lucro. En el formulario se pide también información sobre los fondos que el propietario ha usado en reparaciones. Los solicitantes deben recopilar recibos y comprobantes de pago por reparaciones elegibles de reembolso y conservarlos durante cinco (5) años. El propietario firmará una certificación sobre los recibos que sirven de prueba por obras terminadas antes de la presentación de la solicitud. Ver la Sección 4 para una discusión completa sobre duplicación de beneficios. Preparación para la inspección inicial del sitio Derecho de Entrada y Divulgación de Información (ROE, por sus siglas en inglés): El ROE es el permiso otorgado por el propietario a los inspectores del Programa de RREM y al Departamento de Protección Ambiente para entrar en la propiedad a evaluar sus condiciones. Este formulario debe ser firmado para que la solicitud pueda ser referida a inspección. No se requiere la firma del cosolicitante, y el asesor de vivienda puede servir de testigo. Acuse de recibo de folleto sobre pintura a base de plomo y de notificación sobre pintura a base de plomo: A cada solicitante se le entrega un folleto del HUD sobre pintura a base de plomo y se le pide que firme la recepción del aviso como confirmación. Notificación sobre fideicomiso: En el caso de los expedientes de la Ruta C, los solicitantes deberán firmar una declaración de que si no son suficientes la concesión de RREM y los fondos disponibles de DOB para completar las obras de reparación o de reconstrucción, el propietario deberá colocar fondos personales en una cuenta de fideicomiso del propietario para financiar el resto de la obra si se trabaja con un contratista asignado por el RREM. Los solicitantes que buscan obtener sólo el reembolso o trabajar con un contratista existente, no necesitarán colocar fondos en fideicomiso. Los solicitantes pueden coordinar por teléfono la preparación de la inspección inicial del sitio, comunicándose con su asesor de vivienda o con el gerente de proyecto del RREM, si fuese apropiado Remisión de casos a gerentes de proyecto de RREM Cuando todos los documentos requeridos hayan sido recopilados, los casos son transferidos a los gerentes de proyecto del RREM para llevar a cabo las inspecciones iniciales del sitio. Se considera que un caso está listo para ser remitido al gerente de proyecto del RREM cuando se haya obtenido el formulario de derecho de entrada y el cuestionario de duplicación de beneficios. 62 Pág. RREM P y P

70 4. DUPLICACIÓN DE BENEFICIOS, REEMBOLSO, Y CÁLCULO DE LA CONCESIÓN DECLARACIÓN DE POLÍTICA: Esta sección busca proporcionar una visión general del cálculo de la concesión, y explicar las obligaciones del solicitante y los requisitos de fideicomiso para proveer fondos adicionales de ser necesario. Es política del Programa de RREM que los solicitantes sin necesidades de fondos por satisfacer, según lo determine el proceso de elegibilidad durante la admisión de la solicitud, dejarán de ser elegibles para el Programa de RREM o continuar en el mismo. El DCA ha adoptado políticas permitidas por el Aviso CPD del HUD que posibilitan el reembolso hasta el monto máximo por subsidio de $150,000 por trabajo elegible realizado antes de la fecha en que el solicitante presentó una solicitud al Programa de RREM. Para ejercer el derecho a reembolso los propietarios deben cumplir con todos los requisitos del Programa, y comprometerse a completar el trabajo pendiente de ejecución. LEYES, REGULACIONES Y DIRECTRICES APLICABLES: Aviso de la Oficina del Secretario Adjunto para Planificación y Desarrollo Comunitarios del HUD ( Ley Robert T. Stafford de Manejo de Desastres y Asistencia de Emergencia, Artículo 312 sobre Duplicación de Beneficios (USC 42, 5155) HUD CFR 24, Duplicación de Beneficios (DOB) Las determinaciones sobre duplicación de beneficios se harán según el Aviso del Registro Federal: Aclaración de Duplicación de Beneficios bajo la Ley Stafford para el Bloque de Subsidios para el Desarrollo de la Comunidad (CDBG) para Beneficiarios de la Recuperación por Desastres, con fecha 16 de noviembre de Los solicitantes al Programa de RREM deben reportar toda la asistencia recibida de terceros para reparar y reconstruir sus viviendas, tal como el seguro para propietarios, el Programa Nacional del Seguro por Inundaciones (NFIP), la Administración de la Pequeña Empresa de los Estados Unidos (SBA), la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA), otros programas locales, estatales o federales, y organizaciones privadas o benéficas sin fines de lucro. Para mayor información sobre las políticas y los procedimientos adicionales sobre duplicación de beneficios bajo el Programa de RREM, por favor, refiérase a las políticas de la División Sandy de Recuperación Contabilidad de Beneficios Recibidos de Terceras Partes tras la Firma de Subsidio, Tratamiento de Pagos por ICC Recibidos por Beneficiarios del RREM, y Duplicación Adicional de Beneficios Recibidos tras la Firma del Subsidio. Se debe tomar en cuenta todo financiamiento recibido de estas fuentes para reparar o reconstruir la vivienda dañada cuando se determine el monto de subsidio del Programa de RREM. Los fondos recibidos de estas fuentes para otros propósitos tal como para vivienda temporal y reemplazo de artículos domésticos- no se consideran parte de la duplicación de beneficios. Los fondos personales utilizados para reparar la vivienda dañada no se toman en cuenta en el cálculo de la duplicación de beneficios. A partir de junio de 2015, la FEMA habilitó un período limitado para que los tenedores de pólizas del NFIP presentaran una evaluación de reclamos por seguros si el receptor no recibió el pago límite de la póliza de seguro por inundación, y si afirmase que recibió de la aseguradora un pago inferior al que le correspondía. Si un solicitante al RREM es un tenedor de una póliza del NFIP y recibe fondos adicionales del seguro por inundación, a través de una evaluación del reclamo de seguro de la FEMA o de un acuerdo legal conciliatorio con la FEMA, el DCA no considerará esos fondos como duplicación de beneficios. Esto incluye cualquier fondo recibido por ICC como resultado de la evaluación o acuerdo conciliatorio, así como por honorarios de abogados, daños estructurales, remoción de escombros y artículos 63 Pág. RREM P y P

71 domésticos. La política sólo es para los solicitantes al RREM que reciben beneficios adicionales como resultado de la evaluación del reclamo especial o del proceso de acuerdo conciliatorio. Todos los demás beneficios de terceras partes -que no sean parte de esta evaluación de reclamo de seguro o del acuerdo conciliatorio con la FEMA- continuarán siendo considerados como duplicación de beneficios. Fondos Utilizados para Propósitos Elegibles Los fondos utilizados para un propósito diferente pero elegible pueden excluirse del cálculo final del subsidio si los gastos ocurrieron antes de la fecha de la solicitud. En algunos casos, los fondos proporcionados para el mismo propósito general que los fondos de recuperación por desastres del CDBG deberán haber sido usados por el solicitante para un propósito elegible diferente específico. En estas circunstancias, si el solicitante puede documentar que los fondos recibidos se usaron para un propósito elegible diferente, entonces los fondos no constituyen una duplicación. Si se determina que los fondos fueron gastados después de que se presentó la solicitud, se necesitará aún el financiamiento para satisfacer las fuentes de duplicación de beneficios del propietario para el Programa de RREM. Fondos No Disponibles para el Solicitante Los fondos sobre los que un solicitante no tiene el control legal sobre el momento en que se reciben y que se usan para un propósito no duplicativo, no se consideran duplicación de beneficios. Por ejemplo, si la hipoteca de un propietario requiere que se utilicen ingresos del seguro para reducir el saldo del gravamen, entonces el banco o tenedor de la hipoteca (no el propietario), tiene el control legal de esos fondos. Los fondos retenidos por un banco, una firma hipotecaria, o una empresa de seguros hasta que se inicie la rehabilitación o reconstrucción, serán considerados en el cálculo de la duplicación de beneficios. Cuando se trabaje con un contratista general que forma parte del grupo de contratistas del Programa de RREM, el propietario dispondrá, cuando sea posible, la colocación de esos fondos en su cuenta de fideicomiso como propietario. Si el tenedor de los fondos no está dispuesto a colocarlos en la cuenta de fideicomiso del propietario, deben hacerse arreglos para que se realicen pagos de esos fondos al mismo tiempo que se realizan retiros de la cuenta de fideicomiso. El personal de Recuperación de Viviendas del DCA monitoreará el proceso de manejo de la cuenta de fideicomiso, cuando corresponda. Requisitos de Subrogación Los solicitantes deben aceptar subrogar (obligar con el Estado) cualesquiera pagos futuros que puedan recibir tras la fijación del monto del subsidio de fuentes que representen una posible duplicación de beneficios. El acuerdo de subrogación, incluido como un anexo en el acuerdo de subsidio, requiere que el propietario notifique al Estado si se reciben fondos adicionales, y que colabore para que el Estado cobre cualquier monto adeudado al propietario de estas fuentes. 4.2 Verificación de fondos por duplicación de beneficios Fondos de la FEMA Los fondos para reparaciones recibidos de la FEMA son tomados en cuenta en el análisis de duplicación de beneficios. Los fondos que la FEMA proporciona a un propietario para un propósito elegible pero diferente a los provistos por el Programa de RREM, podrían excluirse del cálculo final del subsidio. Si el solicitante puede documentar que los fondos de la FEMA se proporcionaron para cubrir costos elegibles de vivienda temporal (tal como alquiler, de acuerdo con la elegibilidad del programa de la FEMA) u otras actividades no relacionadas con la construcción, la concesión del Programa de RREM no será reducida en el monto de asistencia de la FEMA para vivienda interina. 64 Pág. RREM P y P

72 La FEMA provee un mecanismo de suministro de datos al DCA que informa sobre los montos que los solicitantes han recibido. El monto reportado por la FEMA se usará en el cálculo del subsidio a menos que el solicitante proporcione documentación sobre el uso de los fondos de la FEMA para otro propósito elegible o que el solicitante afirme que el informe de la FEMA es incorrecto. En este último caso, el DCA requerirá que la FEMA reconfirme el monto adjudicado. Si el solicitante afirma que se cubrieron costos de vivienda temporal con los fondos para reparación de la FEMA, el solicitante debe demostrar que el costo de vivienda temporal excede cualquier monto que el solicitante haya recibido de la FEMA para alquiler. Fondos de la Administración de la Pequeña Empresa de los Estados Unidos (SBA) La SBA proporciona asistencia bajo cuatro categorías generales: refinanciación, artículos, mitigación, y bienes raíces. El monto de cualquier préstamo de la SBA que sea aceptado por el solicitante, y diseñado específicamente para bienes raíces, mitigación, u otros propósitos de construcción elegibles del Programa de RREM, es considerado en el análisis de duplicación de beneficios. Sin embargo, dentro de cada una de esas categorías hay subcategorías, en las que dichos fondos podrían no pueden ser contados como DOB dentro del Programa de RREM. Si el solicitante opina que la mitigación completa y/o partes inmobiliarias de su préstamo de la SBA no deben ser consideradas como DOB, deberá solicitar un detalle actualizado de su asistencia de la SBA y presentarlo al DCA para evaluación y procesamiento, cuando sea apropiado. Si el solicitante aceptó un monto inferior al adjudicado, el solicitante deberá dar la/s razón/es para rechazar el préstamo mayor con un formulario proporcionado por el Programa de RREM que deberá ser llenado antes de la firma del subsidio y aprobado por el DCA. Las razones permitidas para aceptar un monto menor que el adjudicado por la SBA, incluyen: Si el solicitante informa que un préstamo del SBA por un monto más alto no es accesible para el hogar; si un cambio en las circunstancias del solicitante causa que ya no sea necesario aceptar todo el subsidio, o si existen otras razones presentadas por los solicitantes que serán evaluadas caso por caso. La SBA provee un mecanismo de suministro de datos al DCA que informa sobre los montos recibidos por los solicitantes. El monto reportado por la SBA se usará en el cálculo del subsidio a menos que el solicitante proporcione documentación que muestre que no se recibió dicho monto, o afirme que el monto reportado por la SBA es incorrecto. En dichos casos, los asesores de vivienda revaluarán la documentación del propietario y ajustarán la DOB sólo por el monto recibido por el propietario. El DCA coordinará con la SBA para confirmar que el monto recibido requerirá cumplimiento o subrogación. Tratamiento de los Fondos del Programa Nacional de Seguro por Inundaciones (NFIP) Los fondos recibidos por beneficios de la póliza del NFIP para rehabilitación o reconstrucción de la vivienda dañada son tomados en cuenta en el análisis de duplicación de beneficios. El NFIP proporciona un mecanismo de suministros de datos al DCA, y el monto reportado se usará en el cálculo de concesión a menos que el solicitante proporcione documentación que muestre que el monto reportado no es correcto. En tales casos, el DCA solicitará que el NFIP reconfirme el monto recibido. A partir de junio de 2015, la FEMA habilitó un período limitado para que los tenedores de pólizas del NFIP presentasen una evaluación de reclamos si al receptor no se le pagó el límite de la póliza de seguro por inundación y si afirma que el pago recibido de la aseguradora fue inferior al que le correspondía. Si un solicitante al Programa RREM es un tenedor de una póliza del NFIP y si recibe fondos adicionales del seguro por inundación -a través de una evaluación del reclamo de seguro de la FEMA o por un acuerdo legal conciliatorio con la FEMA- el DCA no considerará esos fondos como duplicación de beneficios. Esto incluye cualquier fondo por ICC que se reciba como resultado de la evaluación o 65 Pág. RREM P y P

73 acuerdo conciliatorio, así como honorarios de abogados, daños estructurales, remoción de escombros, y artículos domésticos. La política sólo se aplica a los solicitantes al Programa de RREM que reciben beneficios adicionales como resultado de la evaluación del reclamo especial o del proceso de acuerdo conciliatorio. Todos los demás beneficios de terceras partes -que no formen parte de esta evaluación de reclamo de seguro o del acuerdo conciliatorio con la FEMA- continuarán siendo considerados como duplicación de beneficios. Tratamiento de los Fondos por ICC El Programa Nacional de Seguro por Inundaciones incluye la Cobertura por Aumento del Costo de Cumplimiento (ICC) para todas las pólizas estándar de seguro por inundaciones, sean nuevas o renovadas. Esta cobertura provee hasta $30,000 para ayudar a los propietarios a que logren que sus viviendas cumplan con las condiciones impuestas relacionadas con la ordenanza sobre terrenos de inundación en su comunidad. Bajo los términos y condiciones del ICC, los propietarios elegibles para la cobertura por ICC recibirán el pago final una vez que se complete el trabajo, que se haya realizado la inspección final, y que se haya emitido un Certificado de Ocupación. Este pago por reembolso crea un obstáculo dentro de los procedimientos establecidos para RREM en relación con lo siguiente: (1) fecha de vigencia de los fondos por ICC en el cálculo de la DOB, y (2) fecha de emisión del aviso para proceder con la construcción. Para más directrices, por favor, leer la política de la División Sandy de Recuperación Tratamiento de Pagos por ICC Recibidos por los Adjudicatarios del RREM. Tratamiento de Fondos Recibidos por Duplicación de Beneficios después de la Firma del Subsidio Los solicitantes del Programa de RREM deben informar sobre cualquier asistencia que reciban de terceras partes para atender los daños en sus viviendas. Todo fondo recibido por el solicitante de estas fuentes para reparar la vivienda dañada debe ser considerado en el cálculo de concesión del subsidio del Programa de RREM como duplicación de beneficios, aún después de la formalización del acuerdo de concesión de subsidio. El Programa de RREM requiere que todos los adjudicatarios de subsidios notifiquen al DCA acerca de toda asistencia recibida tras la firma del subsidio al recibir asistencia de una tercera parte. Adicionalmente, el Programa de RREM realizará una evaluación de duplicación de beneficios en actividades designadas en el Programa, que incluyen: 1. Reunión del Paso 5 (Firma inicial de concesión del subsidio), 2. reunión del Paso 8 (Sólo para Ruta C), 3. ejecución de una Enmienda de Subsidio, y 4. etapa de cierre final. Tras la notificación, ya sea por el propietario o en una actividad de evaluación determinada, el personal apropiado del DCA evaluará el cálculo de la concesión de subsidio del propietario, y determinará si se requiere una enmienda. Por favor, leer la política de la División Sandy de Recuperación para mayor orientación. Tratamiento de Otros Fondos Recibidos Los solicitantes deben reportar y proporcionar documentación sobre los montos recibidos para rehabilitación o reconstrucción y elevación de la vivienda de cualquiera de las fuentes siguientes: Otros programas federales, estatales o locales; y asistencia en forma de subsidios, donaciones, y/o contribuciones de organizaciones sin fines de lucro. Específicamente, las donaciones de materiales, trabajo voluntario, y/o servicios profesionales proporcionados para reparar la residencia dañada contarán como DOB. Los solicitantes deberán obtener documentación de la organización sin fines de lucro que reporte los montos recibidos. 66 Pág. RREM P y P

74 Aunque no realiza una validación independiente de una tercera parte acerca de los montos reportados de estas fuentes para cada solicitante, el Estado puede en cualquier momento iniciar evaluaciones de terceras partes como parte de su actividad de prevención de fraude e integridad del Programa. Documentación de Montos Recibidos El solicitante debe informar sobre los gastos en el Cuestionario de Duplicación de Beneficios y proporcionar documentación para dar soporte a los gastos, incluyendo todas las facturas. Las reparaciones reportadas en el cuestionario de duplicación de beneficios serán verificadas por el gerente de proyecto de RREM, y proporcionadas al DCA como informe de Trabajo en Curso. El informe de Trabajo en Curso será usado para documentar los gastos elegibles por considerar para reembolso. 4.3 Reembolso Descripción General El DCA ha adoptado políticas contempladas en el Aviso CPD del HUD sobre Directrices para Cobro de Costos Previos de Concesión de Propietarios, Empresas y Otras Entidades Elegibles a Grupos de Recuperación de Desastres del CDBG, que permiten el reembolso de costos elegibles incurridos antes de la fecha de presentación de la solicitud al Programa de RREM. Para ejecutar el derecho a reembolso, los propietarios deben cumplir con todos los requisitos del Programa, y comprometerse a completar cualquier trabajo restante. Los costos reembolsables deben ser razonables y necesarios para los fondos del programa federal, según lo determine el DCA. Bajo el Aviso CPD del HUD, emitido el 30 de julio de 2013, el Estado de Nueva Jersey tiene la autoridad para reembolsar a propietarios y empresas por costos previos a la solicitud, que sean incurridos en la reconstrucción, rehabilitación y mitigación de sus viviendas o empresas en respuesta a un desastre declarado a nivel presidencial. Este aviso señala que los costos previos a la solicitud son costos incurridos por un solicitante ( ) antes de presentar la solicitud. El uso del término general incurrido permite el reembolso de costos fijos sujetos a una obligación contractual, siempre que el contrato haya sido ejecutado antes de la fecha de la solicitud. Por lo tanto, los costos elegibles que ocurran tras la presentación de la solicitud al Programa de RREM pero que son parte de una obligación contractual exigible son elegibles para reembolso. El reembolso se permite para los costos que son parte de una obligación contractual exigible -ejecutada antes del momento de la solicitud- incluso si los costos se acumulasen a la fecha de la presentación de la solicitud o posteriormente. El propietario deberá conservar las facturas y otra documentación de soporte como prueba de que los costos elegibles son fijos y atribuibles al contrato previo a la solicitud. Antes de que puedan proporcionarse fondos del CDBG-DR para reembolso al solicitante, deberá completarse una evaluación ambiental, y se deberá recibir la aprobación del Estado para la propiedad. Esto se requiere para reembolsos tanto por un trabajo anterior completado como por uno en marcha. Los costos elegibles completados antes de la aprobación ambiental, deberán ajustarse al Aviso CPD del HUD: Directrices para Cobro de Costos Previos de Concesión de Propietarios, Empresas y Otras Entidades Elegibles a Grupos de Recuperación de Desastres del CDBG. Cualquier costo elegible incurrido a la fecha de la aprobación ambiental o posteriormente, deberá cumplir con todos los requisitos y las directrices de construcción del Programa de RREM, incluso si se tratase de costos vinculados a un contrato ejecutado antes de la fecha de la presentación de la solicitud. Nota sobre trabajo posterior a la presentación de la solicitud. En el caso de contratos de construcción ejecutados después de la fecha de presentación de la solicitud, se aconseja a los propietarios que -cualquiera sea su elección- es conveniente detener los trabajos después de la presentación de la solicitud al Programa de RREM. Todavía existe la restricción impuesta por el HUD al DCA acerca de proporcionar reembolso por trabajo emprendido a la fecha de la solicitud o posteriormente de la fecha de la solicitud que no sea atribuible a un contrato de construcción ejecutado 67 Pág. RREM P y P

75 antes de la presentación de la solicitud; por lo tanto, si se inicia un nuevo trabajo probablemente causará que esas mejoras sean inelegibles para fondos de subsidio. Sin embargo, un propietario puede elegir iniciar nuevas actividades de construcción tras la presentación de la solicitud bajo su propio riesgo. El Estado no restringirá el ritmo de recuperación o trabajo del propietario si éste elige continuar la construcción con el riesgo de que sea inelegible para reembolso. Las siguientes políticas especiales se han adoptado en relación al reembolso permisible de costos incurridos antes de la fecha de la solicitud: Viviendas modulares: El costo completo de la vivienda, según lo describe el contrato de construcción modular, es elegible para reembolso sólo si el contrato de construcción modular fue firmado y ejecutado antes de la fecha de presentación de la solicitud al Programa de RREM. Trabajo elegible establecido en un contrato de construcción firmado y ejecutado en pleno: El trabajo elegible que fuese terminado a la fecha de la presentación de la solicitud o posteriormente al Programa de RREM, es reembolsable sólo si el propietario proporciona documentación adecuada que demuestre que dicho trabajo es parte de un contrato de construcción completamente firmado y ejecutable antes de la fecha de presentación de la solicitud al Programa de RREM. A partir del 30 de septiembre de 2015, si un solicitante ha solicitado un cambio de viabilidad de su proyecto de construcción (rehabilitación a reconstrucción, o viceversa), se considera la fecha de la aprobación ambiental original como el plazo límite para el reembolso de costos de construcción. Sin embargo, si el nivel de aprobación ambiental no se ajusta al alcance de trabajo de la viabilidad seleccionada o si lo excede, entonces deberá realizarse una nueva aprobación ambiental con el fin de alcanzar o exceder la nueva viabilidad seleccionada. Adicionalmente, a partir del 30 de septiembre de 2015, si un solicitante ha completado los servicios de diseño a la fecha de presentación de la solicitud o posteriormente y antes de la fecha de la aprobación ambiental, pero que el trabajo no era parte de una obligación contractual establecida antes de la fecha de presentación de la solicitud, entonces sus costos por servicios de diseño son elegibles para reembolso. Antes de este cambio de política, los costos de los servicios de diseño eran tratados de la misma forma que los costos de construcción completados a la fecha de la presentación de la solicitud o posteriormente, y antes de la fecha de la aprobación ambiental; esos costos serían considerados inelegibles para reembolso a menos que fuesen completados como parte de una obligación contractual establecida antes de la fecha de envío de la solicitud. Los propietarios pueden optar por iniciar nuevas reparaciones o reconstrucción con su contratista actual y/o elegir su propio contratista general (Ruta B), cuyas calificaciones sean validadas por escrito por el Programa de RREM. Los propietarios que firmen una concesión de subsidio antes del 1 de julio de 2014, pueden elegir los servicios de un constructor asignado por el Programa de RREM entre el grupo de contratistas generales aprobados preliminarmente por el Programa de RREM (Ruta C). En este último caso, el Programa asigna un constructor; y no es decisión del propietario. Los propietarios son elegibles para reembolso de costos elegibles previos a la presentación de la solicitud sin importar la opción de ruta para la selección del contratista general. Solicitantes Elegibles para Reembolso Todos los solicitantes elegibles del Programa de RREM pueden solicitar reembolso por actividades elegibles independientemente del nivel de daños. Los solicitantes deberán haber recibido un aviso preliminar de concesión y, por lo demás, ser elegibles para asistencia. El reembolso está limitado a propiedades que ocupan el mismo espacio 68 Pág. RREM P y P

76 que antes de la tormenta. Previamente a que pueda concederse la aprobación del reembolso, la vivienda deberá haber tenido la evaluación ambiental requerida, deberá haberse firmado el Acuerdo de Subsidio, y el propietario deberá haber presentado la documentación requerida descrita en la sección siguiente. Todos los solicitantes que acepten reembolsos deberán acreditar el monto por el trabajo completado que fue incurrido antes de la fecha de presentación de la solicitud, y acordar mantener las facturas y los registros del trabajo realizado por un mínimo de cinco (5) años. Además, a partir del 15 de septiembre de 2015, si un solicitante ha completado los servicios de diseño a la fecha de la presentación de la solicitud, y antes de la fecha de la aprobación ambiental y este trabajo no fue hecho como parte de la obligación contractual asumida antes de la fecha de presentación de la solicitud, entonces estos costos de servicios de diseño son elegibles para reembolso. El solicitante puede aceptar como reembolso la cifra más baja entre el monto de la concesión de subsidio, la estimación del gerente de proyecto de RREM para el trabajo completo, o el monto por trabajo incurrido antes de la solicitud y acreditado por el solicitante. Las cuatro opciones diferentes de reembolso se describen brevemente más abajo. Sólo reembolso completo (por todo el trabajo terminado): Los solicitantes que hayan completado todas las reparaciones o la reconstrucción, incluyendo la elevación, si es necesario, son elegibles para reembolso luego que el gerente de proyecto de RREM confirme la compleción del trabajo. Estos solicitantes firman un acuerdo de subsidio que incluye el requisito de mantener un seguro por inundaciones para la propiedad y acuerdan subrogar cualquier fondo subsecuente que reciban del seguro u otras fuentes consideradas en el cálculo de la duplicación de beneficios. Sólo reembolso Parcial (trabajo pendiente de compleción): Los solicitantes que tienen trabajo por terminar pero que han alcanzado montos elegibles de reembolso que sean iguales o superiores a su concesión de subsidio, sólo podrán solicitar reembolso, menos retenciones, si corresponde, y comprometerse a completar el trabajo. El solicitante firma un acuerdo de subsidio. Estos propietarios firman también un convenio que incluye el requisito de completar las reparaciones y comprometerse a realizar la elevación, si es necesario, dentro del período de construcción exigido. Si los solicitantes firmaron sus acuerdos de subsidio después del 1 de julio de 2014, todos los trabajos, incluyendo los de la elevación (si fuese necesario), deberán ser terminados en un (1) año desde la fecha de la concesión del subsidio. Sin embargo, los solicitantes que firmaron sus subsidios antes del 1 de julio de 2014, deberán completar la construcción hasta el punto de habitabilidad en un (1) año desde la fecha de la concesión del subsidio, y realizar la elevación en cuatro (4) años desde la fecha de los daños. Se impondrá una cláusula restrictiva sobre la propiedad hasta que el propietario cumpla con estos requisitos. Reembolso y compleción de trabajo por contratista seleccionado por propietario: Los solicitantes que acepten reembolso por costos elegibles pero que aún tienen fondos de subsidio disponibles para pagar las obras pendientes de construcción a un contratista seleccionado por el propietario, pueden ser reembolsados a la compleción del trabajo y obtener la aprobación y el pago a través de un subsidio por construcción, menos retenciones si corresponde, por el trabajo restante que será terminado por un contratista seleccionado por el propietario según estándares mínimos de elegibilidad y quien ha sido notificado que debe seguir los requisitos federales y estatales. Estos solicitantes firman un acuerdo de subsidio. Además, firman un convenio restrictivo que les exige completar las reparaciones y comprometerse a realizar la elevación, si es necesario, durante el período de construcción requerido. En el caso de solicitantes que firmen acuerdos de subsidio después del 1 de julio de 2014, todos sus trabajos, incluyendo la elevación, si es necesaria, deberá completarse en un (1) año desde la fecha de la concesión del subsidio. Los solicitantes que firmen acuerdos de subsidio antes del 1 de julio de 2014 deberán completar la construcción hasta el punto de habitabilidad en un (1) año desde la fecha de la concesión de subsidio, y hacer la elevación en cuatro (4) años desde la fecha 69 Pág. RREM P y P

77 de la pérdida por daños. Se impondrá la cláusula restrictiva sobre la propiedad hasta que el propietario cumpla con estos requisitos. Estos solicitantes pueden también aceptar la mitad de sus fondos de subsidio aún disponibles a través del Pago de Adelanto por Construcción, siempre que cumplan con todos los requisitos del Programa para el pago de anticipo. Reembolso y compleción del trabajo pendiente por un contratista general asignado por el Programa de RREM: Los solicitantes que acepten reembolso por costos elegibles pero que cuentan con fondos disponibles de subsidio para utilizarlos en las obras de construcción pendientes con un contratista seleccionado por el Programa, pueden recibir reembolso por trabajo efectuado antes de la fecha de presentación de la solicitud y aceptar que la compleción del trabajo restante sea efectuado por un constructor asignado del grupo de constructores precalificados del Programa de RREM. Tenga en cuenta que, en el caso de un contratista general asignado por el Programa de RREM, se requiere que el propietario garantice la disponibilidad de fondos personales por el monto necesario para completar todo el proyecto, además de los fondos de subsidio, en la cuenta en fideicomiso. Esto puede significar el reenvío de parte del subsidio reembolsado, si es necesario, cuando se establezca el alcance final. Sólo los solicitantes que firmaron una concesión de subsidio antes del 1 de julio de 2014, pueden elegir a un contratista asignado por el Programa de RREM. Gastos Reembolsables Según el Aviso CPD del HUD, emitido el 30 de julio de 2013, es elegible para reembolso sólo el trabajo requerido como resultado de los daños del huracán Sandy, e incurrido o adicionado a un contrato de construcción ejecutado antes de la fecha de presentación de la solicitud del propietario al Programa de RREM. Para obtener los fondos de un programa federal, el trabajo realizado deberá ser por ítems razonables y necesarios, según lo determine el DCA. Además, a partir del 30 de septiembre de 2015, si un solicitante ha completado los servicios de diseño en la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la fecha de la aprobación ambiental, y este trabajo no fue hecho como parte de una obligación contractual asumida antes de la fecha de la presentación de la solicitud, entonces estos costos por servicios de diseño son elegibles para reembolso. El monto permitido para ser considerado para reembolso es el menor del monto de la concesión de subsidio, del costo estimado proporcionado por el informe de Trabajo en Curso y preparado por el gerente de proyecto de RREM, o del monto por el trabajo que el propietario puede declarar como efectuado antes de la solicitud, menos la retención si corresponde. Todos los reembolsos necesitarán estar respaldados por facturas en poder del propietario, en caso de que el DCA o el HUD soliciten verificación adicional, según se indica en la Certificación del Propietario para Reembolso de Costos de Construcción previos a la Solicitud. Los solicitantes al Programa de RREM, cuyas viviendas han sido identificadas para reconstrucción, pueden recibir reembolso por demolición y remoción de escombros hechas antes del inicio de las obras de rehabilitación. Los solicitantes al Programa de RREM pueden ser reembolsados por montos razonables por obras elegibles de rehabilitación, hechas antes de la solicitud, cuando es necesaria la demolición para reconstruir la vivienda. Esto se refiere a muchos solicitantes que tuvieron que hacer reparaciones críticas por salud y seguridad y necesarias para reocupar la propiedad mientras esperan fondos del Programa de RREM. Los costos de aprobaciones arquitectónicas, ingeniería, planeación y zonificación son reembolsables en casos de reembolso sólo si el trabajo restante va a ser terminado por un contratista general seleccionado por el propietario. Cuando se designa a un contratista asignado por el Programa de RREM, esos costos pueden ser reembolsables en la medida en que los costos adicionales por esos ítems no sean requeridos para completar el trabajo. Los fondos de subsidio no son elegibles para pagar dos veces por el mismo trabajo. Documentación Requerida 70 Pág. RREM P y P

78 La documentación requerida incluye todo lo siguiente: Un informe de Trabajo en Curso del Programa de RREM que confirme la compleción del trabajo y proporcione una estimación de costos certificada, con el uso de cálculos de Xactimate, y el informe del inspector acreditado. Los ítems inelegibles identificados en el informe del Trabajo en Curso deberán excluirse del propósito del reembolso. Una Certificación del Propietario por Reembolso de Costos de Construcción previos a la Solicitud que especifique el costo del trabajo, la fecha de compleción, y que declare la posesión de facturas de respaldo y documentación de otra fuente que demuestren el monto y la fecha en que se realizó el trabajo completado y/o el pago por el trabajo. La certificación atestigua que la prueba de pago, que según CFR 24, 85.20(6) se conservará durante cinco (5) años, iguala o excede razonablemente la estimación del Trabajo en Curso de RREM o el monto reembolsado. Se proporcionó una Certificación del Contratista como herramienta de trabajo para que los propietarios completen el cálculo del trabajo reembolsable hecho por un contratista antes de la fecha de la solicitud. Esto no necesita ser enviado al Programa de RREM, pero puede ser conservado por el propietario como documentación fuente para prueba de trabajo para reembolso. Retención por Propietario de Prueba del Trabajo Completado por Contratistas Una prueba aceptable de pago por trabajo completado por un contratista o proveedor de servicios deberá (1) estar relacionada con el pago por trabajo específico completado, (2) probar que el pago fue realmente hecho, y (3) demostrar que la fecha del pago concuerda con las declaraciones sobre el tiempo del trabajo. Por ejemplo, son documentos aceptables: una factura que identifique claramente al contratista o proveedor del servicio, que enliste o incluya un alcance de trabajo específico y un cheque cancelado, estado de cuenta de tarjeta de crédito, o registro de débitos de tarjeta bancaria que identifique claramente al beneficiario. Un pago puede ocurrir después de la fecha de la solicitud al Programa de RREM, si: (1) tiene relación razonable con el período previo a la fecha de la solicitud y compleción del trabajo, o si (2) está vinculado a una obligación contractual ejecutada antes de la fecha de la solicitud, incluso por trabajo completado después de presentar la solicitud. Pagos realizados en un plazo de treinta (30) días desde la fecha certificada de compleción del trabajo, puede considerarse como prueba de pago aceptable. La confirmación del trabajo puede ser hecha con auditorías esporádicas del DCA o el HUD, según se indica en la Certificación del Propietario para Reembolso de Costos de Construcción previos a la Solicitud. Dichas auditorías pueden confirmar el subsidio y desembolso acreditados. Retención por Propietario de Prueba de Costos de Reembolso de Proveedores Las facturas de proveedores (p. ej., ferreterías, tiendas de productos para mejoras del hogar y de suministros, proveedores de equipos de alquiler) son prueba aceptable de compras realizadas por el propietario fuera de los contratos con constructores o contratistas o proveedores de servicios. Sólo se considerarán las facturas de los siguientes períodos: Fechadas entre el 29 de octubre de 2012 y la fecha de presentación de la solicitud por el propietario, o fechadas posteriormente a la presentación de la solicitud por el propietario por trabajo claramente vinculado y atribuible a un contrato de construcción ejecutado antes de la fecha de la solicitud del propietario. Compleción del Trabajo con Contratista General Actual o Seleccionado por Propietario 71 Pág. RREM P y P

79 El propietario puede usar los servicios del actual contratista general o de un contratista general de su elección, si se cumplen los siguientes criterios: El contratista general debe estar registrado adecuadamente en el Estado de Nueva Jersey y no ser parte de ninguna lista de inhabilitación federal o estatal. El propietario declara que cumplirá con los requisitos federales del Programa, y acuerda terminar el trabajo dentro de un cronograma aceptable. El propietario y el contratista de su elección firman y envían el Addendum del Contratista, que incluye los requisitos de construcción del Programa. A partir del 13 de octubre de 2014, los propietarios deberán llenar y presentar el Addendum del Contratista a su gerente de proyecto de RREM. Los propietarios que actúen como sus propios contratistas generales, están exentos del requisito del Addendum del Contratista. 4.4 Cálculo de subsidio Propósito y Fecha El calculador de subsidio para RREM es una herramienta utilizada para documentar varios puntos clave: Registra los montos totales por trabajo hecho y por hacer (Paso 1); registra los resultados del análisis de DOB (Paso 2); calcula el monto total de subsidio (Paso 3); y determina la porción del subsidio por usar para reembolso y el monto del subsidio que se usará para obras de construcción aún pendientes de compleción (Paso 4). en el caso de aquellos solicitantes que se encuentran en la Ruta C (constructor del grupo de contratistas del Programa de RREM en proceso de finalizar el trabajo), la sección final del calculador determina los fondos requeridos del propietario por colocar en una cuenta en fideicomiso (Paso 5). Se pueden efectuar varias versiones del cálculo en diversos puntos del proceso, incluso después de que los gerentes de proyecto de RREM completen el análisis de viabilidad, cuando se conozcan los costos de construcción finales en la Ruta C (tras la evaluación del DEP y la elaboración del alcance del trabajo final por parte del gerente de proyecto de RREM), y si se requiere una Enmienda al Subsidio. Tras el cierre del proyecto podría requerirse un cálculo final, si los costos han cambiado durante la construcción. En la Sección se encuentra un modelo de calculador con comentarios que refleja el Calculador Inicial de Concesión de RREM, utilizado desde el comienzo del Programa hasta el 12 de octubre de En la Sección se encuentra un modelo de calculador con comentarios que refleja las actualizaciones al calculador de concesión en vigencia el 13 de octubre de En la Sección se encuentra una explicación de ciertas partidas dentro del cálculo de concesión de subsidio Calculador Inicial de Concesión del Programa de RREM CUADRO 1: CÁLCULO DE LA CONCESIÓN AL PROPIETARIO Nombre del solicitante: Número de teléfono del solicitante: Número de ID de solicitud: Dirección postal del solicitante: 72 Pág. RREM P y P

80 Dirección de vivienda con daños: (Incluir núm. de lote y manzana) ID de registro con FEMA: Ingreso familiar: LMI: SÍ NO PASO I. CÁLCULO DEL SUBSIDIO 1. COSTO TOTAL DE DESARROLLO a. Total reparaciones completas (del Informe Trabajo en Curso de RREM)/WIP $0.00 b. Estimación de reconstrucción $0.00 c. Costo de demolición d. Costo estimado de compleción (del Informe ECR de RREM) e. Costo estimado de elevación f. COSTO TOTAL DE DESARROLLO [suma de 1a a 1d] $0.00 g. Contingencia por Construcción (15% del Costo Total de Desarrollo) $0.00 h. Total sin exceder costo total de desarrollo $ DOB: FONDOS DISPONIBLES DE OTRAS FUENTES CONSIDERADAS COMO DOB a. FEMA $0.00 b. Préstamo de SBA $0.00 c. Seguro de propietario $0.00 d. NFIP $0.00 e. ICC $0.00 f. Fuentes privadas sin fines de lucro/otras: $0.00 g. Otros fondos (NO personales) $0.00 h. TOTAL DE FONDOS DISPONIBLES DE OTRAS FUENTES $ CÁLCULO DE SUBSIDIO a. Subsidio máximo (Costo total de desarrollo menos otras fuentes) (1g - 2h) $0.00 b. Límite del Programa $150,000 c. CONCESIÓN DE SUBSIDIO (Menor de 3a o 3b) $0.00 PASO II. CÁLCULO DEL DESEMBOLSO DEL SUBSIDIO 4. Cálculos a. Reparaciones máximas elegibles (menor del WIP elegible o del trabajo previo a la solicitud reportado por propietario) $0.00 b. Reparaciones inelegibles $0.00 c. Concesión de subsidio de 3c $ Pág. RREM P y P

81 d. Concesión de reembolso (Menor de 4a o 4c o monto de reembolso por el solicitante) $0.00 e. Concesión por construcción pendiente (4c - 4d) $0.00 PASO III: FONDOS REQUERIDOS DEL PROPIETARIO a. Costo estimado de compleción + Contingencia [(1b + 1f) o (1c+ 1d +1f)] $0.00 b. Concesión para construcción pendiente (4e) $0.00 c. Fondos adicionales requeridos del propietario (5a menos 5b) $0.00 Necesidad no cubierta: Subsidio máximo (3a) Concesión de subsidio (3c): $ Certifico a mi mejor saber y entender que la información contenida en este documento no es falsa ni engañosa. Firma del Propietario: Fecha: Firma del Asesor de Vivienda: Fecha: Cálculo Inicial y Final del Subsidio En el caso de los solicitantes de la Ruta B, si un propietario firma un Acuerdo de Concesión de Subsidio, el propietario entiende y acepta que el monto de concesión que se indica en el Anexo 1 está sujeto a cambios. Este cálculo de la concesión por subsidio que ocurre durante la firma del acuerdo de subsidio, es un cálculo inicial de la concesión de subsidio con base en los costos estimados de construcción. En ese momento, se fija el cálculo de contingencia al quince (15) por ciento, independientemente de la selección que haga el propietario para la viabilidad de rehabilitación o reconstrucción del proyecto. A partir del 13 de octubre de 2014, el cálculo de contingencia ya no se aplicará por adelantado al cálculo de la concesión del subsidio, y cualquier costo imprevisto o desconocido se considerará como un pedido de ajuste al alcance del proyecto (ver más abajo la sección de Contingencias). Alternativamente, para los proyectos de la Ruta C, una vez que el propietario recibe sus costos finales de construcción, recibe el cálculo final de concesión por subsidio. En este momento, el cálculo de contingencia puede variar según la selección hecha por el propietario para la viabilidad del proyecto, sea de rehabilitación o de reconstrucción. En vista de que en ese momento, ya se ha calculado un costo de construcción veraz y final, el presupuesto de contingencia sirve para el propósito primario de cubrir cualquier costo no anticipado que deberá abordarse a través de una orden de cambio cuando se inicie la construcción. Para los proyectos de reconstrucción, el ajuste por contingencia se fija en el diez por ciento (10%) del costo restante de compleción (excluyendo el Trabajo en Curso). Para los proyectos de rehabilitación, el ajuste por contingencia se fija al quince por ciento (15%) del costo restante de compleción. 74 Pág. RREM P y P

82 El Programa limitará el monto por contingencia en el cálculo final de concesión por subsidio para que la contingencia no incremente la contribución de fondos necesarios del propietario para fideicomiso. Por ejemplo, si antes de agregar la contingencia al cálculo del subsidio, un propietario ya tiene una concesión de subsidio de $150,000, la contingencia será reducida a cero debido a que cualquier incremento en el cálculo final del subsidio, contribuiría a un fideicomiso más alto por parte del propietario. Si se requiere una orden de cambio en este tipo de escenario, se ejecutará una enmienda a la concesión y el solicitante deberá depositar entonces los fondos adicionales requeridos Calculador de Concesión Revisada del RREM (vigente desde el 13 de octubre de 2014) PASO I. CÁLCULO DEL SUBSIDIO 1.COSTO TOTAL DE DESARROLLO 1a. Total reparaciones completas (Informe WIP-RREM) $ - 1b. Costo de reconstrucción $ - 1c. Costo de demolición $ - 1d. Costo de reparación $ - 1e. Costo de elevación $ - 1g. COSTO TOTAL DE DESARROLLO [suma de 1a a 1e] $ - 2. DOB: FONDOS DISPONIBLES DE OTRAS FUENTES CONSIDERADAS COMO DOB 2a. FEMA $ - 2b. Préstamo de la SBA $ - 2c. Seguro de Propietario $ - 2d. NFIP $ - 2e. ICC $ - 2f. Fuentes privadas sin fines de lucro $ - 2g. Otros fondos (NO personales) $ - 2h. TOTAL FONDOS DISPONIBLES DE OTRAS FUENTES $ - 3. CÁLCULO DEL SUBSIDIO 3a. Subsidio máximo $ - 3b. Límite del Programa $ - 3c. CONCESIÓN DE SUBSIDIO (Menor de 3a o 3b) $ - PASO II. CÁLCULO DE DESEMBOLSO DEL SUBSIDIO 4. Cálculos 4a. Máximo por reparaciones elegibles $ - 4b. Reparaciones inelegibles $ - 4c. Concesión de subsidio menos retención $ - 4d. Concesión de reembolso $ - 4e. Concesión para construcción restante $ - 4f. Retención $ - PASO III: Fondos del propietario estimados para compleción de construcción 5. Sólo una estimación 5a. Costo de compleción [(1b + 1c) o (1d + 1e)] $ - 75 Pág. RREM P y P

83 5b. Concesión restante para construcción + retención (4e + 4f) $ - 5c. Fondos requeridos estimados del propietario (5a menos 5b) $ - PASO IV: SERVICIOS DE DISEÑO 6. Monto asignado para diseño 6a. Monto de concesión para subsidio $ - 6b. Previsión para servicios de diseño $ - 6c. Total obligado de fondos de subsidio $ - Necesidad No Satisfecha: Concesión Máxima (3a)- Concesión de Subsidio (3c): $ - Certifico a mi mejor saber y entender que la información contenida en este documento no es falsa ni engañosa. Firma del Propietario: Fecha: NOMBRE (En letras de imprenta) Firma del Asesor de Vivienda: Fecha: NOMBRE (En letras de imprenta) Detalles sobre el Cálculo de la Concesión de Subsidio El propósito de esta sección es explicar el cálculo de las partidas de la concesión de subsidio, y delinear todas las actualizaciones de políticas relacionadas. A partir del 13 de octubre de 2014, se actualizó el cálculo de la concesión de subsidio para incorporar las siguientes actualizaciones de políticas para todas las firmas de nuevos acuerdos de subsidio: 1. Contención del monto retenido, 2. remoción de la partida de contingencia del cálculo de concesión de subsidio, y 3. aprobación del pago de costos por diseño hasta $15,000, sobre la concesión de subsidio. Estas actualizaciones de políticas relacionadas con el cálculo de la concesión de subsidio fueron necesarias para garantizar que se cumplan los requisitos de construcción del Programa, y para mejorar la transparencia durante el proceso de cálculo del subsidio. Al contener una parte de la concesión del subsidio como retención hasta la inspección final o hasta después de la conciliación final de la concesión del subsidio, según lo requiera la ruta seleccionada por el solicitante, el Programa puede garantizar que la construcción financiada por el Programa que es terminada por contratistas seleccionados por el propietario (Ruta B), cumpla con los requisitos del Programa. Además, el Programa determinó que ya no era necesario incluir la contingencia como partida para los solicitantes bajo la Ruta B, ya que los propietarios pueden solicitar fondos adicionales para costos elegibles imprevistos, a través de un proceso de ajuste del alcance en el Programa establecido, y que los fondos para costos de diseño hasta $15,000, más allá del límite del Programa, fueran apropiados en todos los cálculos de nuevas concesiones de subsidio. Límite de Concesión en la Determinación de Viabilidad 76 Pág. RREM P y P

84 Los solicitantes que elijan una determinación de viabilidad de reconstrucción o rehabilitación, contraria a la recomendada por el gerente de proyecto de RREM y aparte del estándar de costo razonable definido por el Programa de RREM, tendrán un tope en el cálculo de su concesión para el costo total de desarrollo de la ruta de costo razonable, según lo determine el gerente de proyecto de RREM. Retención El propósito de esta sección es definir las condiciones de retención para todos los solicitantes de la Ruta B del Programa de RREM que han firmado el Acuerdo de Concesión de Subsidio. Al 13 de octubre de 2014, todos los cálculos nuevos de concesión de subsidio del RREM retendrán el menor monto entre el diez por ciento (10%) de la concesión de subsidio total o del costo estimado de reparación (ECR), que será liberado tras la aprobación de la inspección final. El solicitante entonces pedirá retiros para construcción de la concesión restante para construcción, que es igual a la concesión de subsidio menos el reembolso y la retención. Las condiciones de retención no son retroactivas y no rigen para los solicitantes que firmaron un acuerdo de subsidio antes de que entrara en vigor esta política. La retención no rige en las solicitudes que cumplan con la definición de Ruta A, ya estos solicitantes han completado todos los trabajos de construcción y sólo esperan un reembolso. La retención será liberada sólo después de la verificación final de Duplicación de Beneficios y tras pasar una inspección final. Presupuesto de Ajuste por Contingencia A partir del 13 de octubre de 2014, la contingencia dejará de regir para las firmas de nuevos contratos de subsidios. La División Sandy de Recuperación del DCA realizará la conciliación final del cálculo de concesión al cierre del proyecto para validar y confirmar la necesidad de los fondos de contingencia por parte del solicitante, si procede. En el caso de los acuerdos de subsidio ejecutados antes de la fecha límite del 13 de octubre de 2014, el DCA incluirá en el cálculo del costo total de desarrollo un ajuste del quince por ciento (15%) para una partida individual por contingencia o construcción sobre el costo total de desarrollo. Esta contingencia es estándar para los programas del HUD, tal como el Programa de Estabilización de Vecindarios (NSP, por sus siglas en inglés), y es una norma en la industria de la construcción para registrar costos no anticipados, imprevistos o subcalculados relacionados con la construcción. La contingencia también sirve para asistir a los solicitantes que usan los servicios de un contratista seleccionado por el propietario (Ruta B) con fondos anticipados requeridos para servicios de diseño e ingeniería. Para estos expedientes de contingencia bajo la Ruta B, no hay una asignación máxima para los servicios de diseño, pero las facturas deben indicar costos razonables, y los solicitantes no pueden recibir fondos para pagos de diseño que excedan el monto de contingencia total de la concesión de subsidio. En el caso de la Ruta C, si hubiese algún fondo disponible para contingencia tras la compleción de la construcción y el cierre del expediente, será devuelto al Programa. El DCA asume que los fondos para contingencia serán razonables y necesarios para que la mayoría de los propietarios de vivienda completen sus construcciones, por lo que es imperativo que los procedimientos de pago del Programa de RREM no restrinjan injustamente el ritmo de la construcción. A partir de esta suposición, los pagos deberán realizarse con base en los costos reales incurridos por el propietario por ítems elegibles del alcance, según se demuestre en el pedido de pago del propietario o en el ajuste del alcance. Además, todos los pedidos de pago relacionados con fondos para contingencia deben considerar las políticas siguientes: 77 Pág. RREM P y P

85 1. Ajustes al alcance inferiores a $2, se considerarán de minimus y no serán tomados en cuenta por el DCA, y 2. ajustes al alcance inferiores a los fondos disponibles para contingencia no implicarán el inicio de una enmienda al cálculo de la concesión de subsidio del solicitante, ya que los fondos para contingencia fueron incluidos en el cálculo de la concesión de subsidio para cubrir costos imprevistos. Requisito de Fideicomiso para la Ruta con Contratista Asignado por el Programa de RREM Cuando a un propietario se le asigna un constructor del grupo de contratistas del Programa de RREM, el DCA realiza los pagos progresivos directamente al constructor. En tales casos, el propietario debe proporcionar los fondos necesarios para completar el alcance del proyecto que no están cubiertos por el subsidio del Programa de RREM. En el cierre de operación inicial, antes de que comiencen las obras de construcción, todos los fondos proporcionados por el propietario deben ser colocados en una cuenta de fideicomiso administrada por el DCA. El ejemplo anterior del Cálculo Inicial de la Concesión de Subsidio ilustra el cálculo de los requisitos de fideicomiso. Los solicitantes firmarán un acuerdo de fideicomiso que autoriza al agente del fideicomiso a realizar a su nombre pagos de la cuenta de fideicomiso. Servicios de Diseño A partir del 13 de octubre de 2014, se incluirán los servicios de diseño en todas las firmas de nuevas concesiones de subsidio como una partida individual estándar, adicional al monto del subsidio. El Programa reservará $15,000 como un fondo estándar para servicios de diseño. Los solicitantes sólo desembolsarán fondos de la reserva para diseño bajo pedido y tras confirmar esa necesidad mediante la evaluación de facturas y recibos. El fondo total de servicios de diseño, asignado a un solicitante, permanecerá en $15,000 y no aumentará debido a un pedido de cambio de rentabilidad por parte del solicitante de reconstrucción a rehabilitación o viceversa. Los solicitantes aún son elegibles para solicitar pagos por diseño tras el cambio de viabilidad, pero el pago total por diseño, incluyendo los de la factibilidad pasada, no pueden exceder la asignación para diseño de $15,000 establecida al momento de la firma del subsidio. A partir del 30 de septiembre de 2015, una vez obtenida la aprobación ambiental, pueden proveerse fondos para trabajo de diseño emprendido en la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la aprobación ambiental, incluso cuando dicho trabajo no sea atribuible a un contrato de construcción ejecutado antes de la solicitud. Previamente, los requisitos de elegibilidad para los costos de diseño reflejaban los costos de construcción; si se terminaban o no en la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la fecha de la aprobación ambiental, estos costos no eran elegibles para pago con los fondos de subsidio. En el caso de los solicitantes, cuyo cálculo de concesión de subsidio alcanza la concesión máxima ($150,000), los fondos para diseño pueden ser obligados encima del límite del Programa con base en una necesidad demostrada, para una obligación total de $165,000. El proceso para desembolsar pagos por diseño será similar a los pagos por diseño provistos para los propietarios de Ruta C, que firmaron acuerdos de subsidio antes del 1 de julio de Sin embargo, mientras que en la Ruta C, el Programa administra directamente el diseño y los costos de diseño desembolsados serán iguales a los costos de diseño reales incurridos, en el caso de la firma de contratos de subsidio después del 13 de octubre de 2014, los costos de diseño desembolsados estarán limitados a una asignación máxima de $15,000. Los procedimientos para solicitar y desembolsar fondos para diseño se delinean en el formulario Solicitud de Pago del Propietario para Uso de su Propio Contratista. Los solicitantes deberán seleccionar servicios de diseño de una lista de servicios de diseño elegibles, según sea pertinente para su proyecto individual. A partir del 30 de septiembre de 2015, cada servicio de diseño elegible puede facturarse sin una asignación para precio estándar; sin embargo, la asignación máxima de $15,000 sigue siendo el fondo para servicios de diseño estándar para todos 78 Pág. RREM P y P

86 los costos acumulados. Previamente, cada servicio de diseño elegible tenía un precio estándar asignado por el Programa. Sin embargo, el Programa identificó la necesidad de asistir a los solicitantes a los que se cobró más que la asignación máxima del Programa para cada partida. Por lo tanto, este cambio de política permite que los solicitantes accedan con mayor facilidad a los fondos para servicios de diseño hasta el monto máximo de $15,000 para todos los servicios de diseño. 4.5 Responsabilidad del solicitante para provisión de fondos A partir de julio de 2014, los nuevos solicitantes que firmen subsidios y que utilicen los servicios de un contratista seleccionado por el propietario, deben firmar el Anexo 4: Declaración de Fondos Suficientes, en el que confirman que cuentan con fondos personales suficientes para finalizar la construcción. Los propietarios de vivienda aplicables deben firmar este documento que verifica la disponibilidad de financiamiento con el fin de firmar el Acuerdo de Subsidio bajo el Programa de RREM. En el cálculo de la concesión del subsidio, se proporcionará una estimación de los fondos requeridos del propietario para completar el proyecto. Esta estimación incluirá cualquier mejora elegible por ser financiada con fondos del propietario. Además, a partir del 30 de septiembre de 2015, cualquier solicitante que firme una enmienda al acuerdo original de subsidio debe firmar el Anexo Enmendado 4: Declaración de Fondos Suficientes. Este requisito es válido para todos los solicitantes en cada Reunión de Firma de Enmienda, incluyendo a aquellos solicitantes que nunca firmaron un Anexo 4 en la reunión original de firma del acuerdo de subsidio, cuando dicho Anexo 4 aún no era vigente. La intención detrás de este requisito, es garantizar que todos los solicitantes que avancen en el Programa de RREM, reconozcan que poseen los fondos requeridos para poder completar la construcción de forma oportuna. Todos los solicitantes que cambien de la Ruta C a la B necesitarán ejecutar un Anexo 4 en una Reunión de Firma de Enmienda. En el caso de la Ruta C (opción de contratista asignado por el Programa), tras la determinación del monto de concesión del Programa de RREM, los solicitantes pueden pedir mejoras elegibles bajo el Programa por financiarse con fondos privados del propietario que no forman parte de la DOB y que no se pagarán a través de la concesión del Programa de RREM. Los fondos para estas mejoras también deben colocarse en un fideicomiso cuando el propietario haya elegido la ruta del contratista general asignado por el Programa de RREM y cuando un contratista del grupo de constructores del Programa de RREM completará el trabajo. 4.6 Fondos disponibles para financiamiento puente adicional Los solicitantes que necesiten obtener financiamiento puente pueden buscar asistencia de otras fuentes. Estos fondos, si se identifican y otorgan tras la determinación del monto de concesión del Programa de RREM, serán considerados como fondos del propietario y no requerirán ser subrogados al Programa, siempre que los mismos cubran una necesidad no satisfecha, aparte de la concesión de subsidio del RREM y otra duplicación de fondos recibidos. El DCA establecerá procedimientos para que las organizaciones coloquen directamente en un fideicomiso las contribuciones de financiamiento puente para los propietarios que hayan elegido usar los servicios de un contratista asignado por el Programa de RREM. 4.7 Participación de solicitantes sin necesidades en el Programa de RREM Es política del Programa de RREM de calificar como inelegibles a solicitantes sin necesidades -según se determine durante el proceso de elegibilidad a la admisión de la solicitud- o para que no continúen en el Programa de RREM. El personal de Operaciones del DCA examinará la necesidad de participación al determinar si el propietario recibió fondos que cuenten como duplicación de beneficios bajo la Ley Robert T. Stafford, que sean iguales o superiores a los costos totales de desarrollo de los solicitantes. 79 Pág. RREM P y P

87 4.8 Asignación de contratistas individuales al solicitante del Programa de RREM Se asignarán gerentes de proyecto de RREM a los solicitantes según distribución geográfica determinada por el DCA. 80 Pág. RREM P y P

88 5. INSPECCIONES Y EVALUACIÓN AMBIENTAL DECLARACIÓN DE POLÍTICA: El propósito de la inspección inicial del sitio (ISI, por sus siglas en inglés) es confirmar las condiciones existentes del sitio, y recolectar información acerca del sitio del proyecto para utilizarla en las determinaciones sobre la elegibilidad de la propiedad. Los datos recolectados se usarán para recomendar una determinación preliminar de viabilidad cuando el proyecto propuesto va a seguir un proceso de rehabilitación o reconstrucción. Adicionalmente, el gerente de proyecto de RREM hará una ISI cuando los solicitantes sólo necesitan reembolso a través del Programa de RREM. En el caso de solicitantes que han declarado daños no sustanciales y que no presentan una carta del administrador local de terrenos de inundación, los gerentes de proyecto de RREM recolectarán los datos necesarios para que el DCA pueda determinar si el Programa considera que la propiedad fue sustancialmente dañada. Estos datos, y otra información personal, se registrarán en el expediente del solicitante y serán compartidos con las bases de datos del Programa de RREM y, por lo tanto, estarán a disposición del personal encargado de las ISI. En esta sección se delinean la política y los procedimientos que usan los gerentes de proyecto de RREM al realizar una ISI, incluyendo la Recolección de Datos sobre Daños Sustanciales; el desarrollo de estimaciones de costos para trabajos efectuados antes de la presentación de la solicitud y para el trabajo restante; la evaluación de la pintura a base de plomo, del asbesto, y de los riesgos de moho en la propiedad. Además, en esta sección se delinean las políticas y los procedimientos para las evaluaciones ambientales que se realizan dentro del Programa de RREM. LEYES, REGULACIONES Y DIRECTRICES APLICABLES: CFR 44, Parte 59.2, Definiciones del NFIP CFR 44, Parte 60.3, Criterios para gestión de terrenos de inundación en áreas propensas de inundación FEMA P-758, Referencia completa sobre mejora sustancial y daño sustancial (mayo de 2010) FEMA P-784, Manual del Usuario y Libro de Trabajo del Estimador de Daños Sustanciales (SDE), Uso de la Herramienta del SDE para Determinaciones de Daños Sustanciales, Versión 2.0 (abril 2013) Código Uniforme de Construcción (UCC) de Nueva Jersey Código Internacional Residencial (IRC) de 2009 Código Internacional de Energía y Programa Energy Star de la EPA Lista de Control sobre Adaptación de Edificios Verdes de Planeación y Desarrollo Comunitario del HUD Estándares de Edificios Verdes del HUD Estándares de Calidad de Vivienda del HUD Reglas Federales Uniformes de Accesibilidad (UFAS) ICC/ANSI A , Edificios e Instalaciones Accesibles y Utilizables Directrices del HUD para evaluación y control de los riesgos de pintura a base de plomo en las viviendas Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) Ley sobre Vivienda Justa Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973 Ley de Barreras Arquitectónicas USC 42, 5155 Ley Robert T. Stafford de Manejo de Desastres y Asistencia de Emergencia CFR 24, Parte 570 y Circulares de la OMB sobre Principios sobre Requisitos Necesarios y Razonables de Costos Regla de Viviendas sin Plomo del HUD (CFR 24, Parte 35), Subpartes A, B, J, K, R Directrices del HUD para Evaluación y Control de Riesgos de Pintura a Base de Plomo en Viviendas, julio de 2012 Regla de la EPA sobre Actividades con Pintura a Base de Plomo (CFR 40, Parte 745, Subparte L) Regla de la EPA sobre Renovación de Propiedad Residencial (CFR 40, Parte 745, Subparte E) 81 Pág. RREM P y P

89 Regla de la EPA sobre Riesgos de Pintura a Base de Plomo (CFR 40, Parte 745, Subparte D) Título X de la Ley de Vivienda y Desarrollo Comunitario de 1992 Nueva Jersey NJAC 5:17, Código de Evaluación y Reducción del Riesgo de Plomo 76 FR 71060, Guía del Registro Federal sobre Duplicación de Beneficios Sec [USC 42, 3601] Directrices sobre Moho para Residentes de Nueva Jersey, abril de 2013, Departamento de Salud de Nueva Jersey (NJDOH, por sus siglas en inglés) Empresas Comerciales, Consultoras y Firmas de Rehabilitación del NJDOH: Enlaces Relacionados con el Moho del NJDOH: Oficina de Protección del Consumidor de la Comisión Federal de Comercio (FTC, por sus siglas en inglés): Oficina de Buenas Prácticas Comerciales: Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos: NJDCA, Oficinas de Códigos Locales de Construcción: Saneamiento de Moho en Escuelas y Edificios Públicos; Oficina del Aire y Radiación de la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (USEPA, por sus siglas en inglés), División de Ambientes Interiores, EPA 402-K , Marzo de USEPA Asbestos Hazard Emergency Response Act (AHERA), CFR 40, Parte , Subparte E Estándares Nacionales de Emisiones para Contaminantes Peligrosos del Aire (NESHAPS, por sus siglas en inglés), CFR 40, Parte 61, Subparte M NJDEP Requisitos del generador para eliminación de desechos con asbesto (NJAC 7:26-2, NJAC 7:26-3) Departamento de Trabajo de Nueva Jersey (NJDOL, por sus siglas en inglés) NJSA 34:11 NJAC 12:60 NJAC 12:120 NJDOH Actividades de Entrenamiento y Certificación en Asbesto (NJAC 8:60) Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) CFR 29, CFR 29, Recolección de datos sobre daños sustanciales Propósito Esta sección tiene el propósito de brindar los protocolos, las directrices y el marco general para efectuar la Recolección de Datos sobre Daños Sustanciales (SDDC, por sus siglas en inglés) del Programa de RREM. El Programa de RREM usa la determinación de daños sustancial como base para priorizar la entrega de fondos a los solicitantes más afectados. La determinación de daños sustanciales es efectuada por el administrador local de terrenos de inundación en el área de residencia del solicitante. Si un solicitante no puede obtener la carta de determinación de daños sustanciales a través de su administrador local de terrenos de inundación, para fines de trámite de su solicitud al RREM, el DCA puede realizar una estimación de daños a la estructura. 82 Pág. RREM P y P

90 El DCA ha utilizado la SDDC para dos fines. Al inicio del Programa de RREM, ante el volumen abrumador de solicitudes, algunos administradores de terrenos de inundación no pudieron emitir determinaciones para los solicitantes de RREM. Para ayudar a los administradores locales de terrenos de inundación, el DCA ha utilizado los servicios de los gerentes de proyecto de RREM para realizar las evaluaciones de daño sustancial, con el fin de estimar el porcentaje de daños en propiedades específicas de RREM. Los gerentes de proyecto de RREM utilizaron una herramienta estándar de la FEMA que calcula el porcentaje de daños; sin embargo, se observa que quedó a discreción de los administradores locales de terrenos de inundación la realización de sus propias determinaciones sobre daños sustanciales. Los gerentes de proyecto de RREM también establecerán determinaciones de daños sustanciales para solicitantes que hayan confirmado que sus propiedades afectadas no sufrieron daños sustanciales. Este esfuerzo -como se describe en la Sección 3.8- validará el nivel de daños, y asegurará que se implementen los procedimientos apropiados de mitigación, incluyendo la elevación voluntaria de viviendas sin daños sustanciales y la elevación obligatoria para propiedades que el Programa considere como sustancialmente dañadas. Los solicitantes que reciban financiamiento para viviendas sin daños sustanciales pero que son identificadas mediante las acciones de la SDDC del Programa de RREM- con daños superiores al 50% deberán llevar a cabo la elevación con el fin de participar en el Programa de RREM. El DCA utilizará los datos recolectados con la ISI -vinculada al Trabajo en Curso y el ECR- para estimar el nivel de daños a la estructura y usar esta cifra vs una herramienta aprobada por la FEMA para tasar el valor de la propiedad previo a la tormenta según el tipo de estructura, condición y área. 5.2 Inspección inicial del sitio (ISI) del Programa de RREM El propósito de esta sección es proporcionar las políticas, los protocolos y el marco general para la realización de la ISI, la cual está conformada por 3 Tareas Clave (estas tareas pueden ser completadas en una visita al sitio o pueden involucrar múltiples visitas al sitio, según se determine como necesario): 1. Efectuar una inspección para determinar el ECR según los protocolos de inspección del Programa de RREM y sus especificaciones. Esta inspección resultará en una recomendación acerca de lo siguiente: a. Reconstrucción de viviendas que han sido destruidas, que son estructuralmente riesgosas para ingreso de personas, o cuyas condiciones existentes son tales que no pueden ser rehabilitadas, o b. rehabilitación de viviendas factibles de ser ocupadas tras la compleción de las reparaciones. El ECR identificará la dimensión y el alcance de trabajo requerido para reparar o reemplazar ítems dañados por la tormenta, y para lograr que el resto de la estructura o el sitio cumplan con los estándares del Programa, y estimará el costo de alto nivel para reparaciones evidentes y determinará los costos de elevación. 2. Determinar el alcance y la calidad de cualquier reparación (WIP) hecha por el solicitante para usarlos en la determinación de Duplicación de Beneficios. 3. Efectuar evaluaciones de pintura deteriorada, riesgos de pintura a base de plomo (p. ej. polvo con plomo y plomo en el suelo) y de materiales que contengan asbesto (definitivos o confirmados). Cita y Visita al Sitio: A los gerentes de proyecto de RREM se les proporcionará la dirección de la propiedad junto con una carta de Derecho de Entrada, el Cuestionario de Duplicación de Beneficios e información de contacto del propietario. El gerente de proyecto de RREM se comunicará con el solicitante para programar una cita para una visita inicial al sitio (generalmente en tres días). 83 Pág. RREM P y P

91 En caso de que el solicitante no responda a cinco intentos de comunicación a través de su método preferido de contacto (teléfono o correo electrónico o correo postal) durante un período de tres días, el gerente de proyecto de RREM lo notificará a los asesores de vivienda y el solicitante será puesto en espera hasta que los asesores de vivienda puedan reestablecer la comunicación con él o ella. Estos intentos para programar una inspección al sitio serán documentados completamente. Si se logra el contacto, se programará una cita para la ISI. El asesor de daños confirmará con el propietario la fecha y hora de la inspección programada, y acudirá entonces a la dirección proporcionada por el solicitante para realizar las tareas asignadas. Tras su arribo, el asesor verificará que la dirección proporcionada por el solicitante es correcta. Se recomendará al solicitante a acompañar al asesor de daños durante la visita de inspección. El rol del asesor de daños es recolectar datos suficientes de una propiedad dañada para determinar la viabilidad de rehabilitación y otras tareas clave identificadas más arriba. El asesor de daños debe estar preparado para recolectar información del propietario, conducir una inspección de habitación por habitación para documentar los daños de la tormenta, e identificar cualquier reparación necesaria para logara que la vivienda cumpla con las especificaciones de construcción del NJRREM. Si los asesores de vivienda indican a los gerentes de proyecto de RREM que el propietario sólo necesita reembolso, el asesor de daños seguirá los mismos procedimientos que en la verificación de Trabajo en Curso. El asesor de daños entrevistará al propietario para recolectar información acerca de los daños provocados por la tormenta sobre la vivienda y acerca de cualquier reparación que haya iniciado o finalizado. Si el propietario presenta facturas de varias reparaciones realizadas, el asesor las recolectará y las apuntará en la tableta de campo, y puede recolectar una foto de la factura. Se solicitará al propietario que conserve las copias de las facturas, de acuerdo con los protocolos de reembolso establecidos en la Sección 4.3. El asesor de daños observará y documentará los daños de la vivienda y validará el sitio con fotos. Como mínimo, se proporcionarán las siguientes fotos: Elevación frontal; otras elevaciones exteriores; interior de vivienda sobre daños de la tormenta; interior de vivienda sobre violaciones de los Estándares de Rehabilitación del Programa de RREM; tomas adyacentes (patio trasero, patios laterales, proximidad a viviendas, y de cualquier dependencia); y problemas ambientales evidentes. Consideraciones Especiales en Proyectos de Rehabilitación Ampliaciones y espacio adicional. El Programa tomará en cuenta cualquier habitación o espacio adicional construidos tras la fecha de la tormenta confirmándolo con el solicitante en la inspección inicial del sitio. Consideraciones Especiales en Proyectos de Reconstrucción Los gerentes de proyecto de RREM pueden usar la herramienta Xactimate para estimación de las obras de reconstrucción al preparar los ECR y WIP para proyectos de reconstrucción actualmente en construcción, al momento de la ISI. Este proceso de tasación es apropiado cuando se cumplen las tres condiciones siguientes: 1. demolición total de la estructura original, 2. diseño de la estructura nueva, e 3. inicio de la construcción de la nueva estructura (toda ceremonia de inauguración de obras es considerada como inicio de la construcción). 84 Pág. RREM P y P

92 5.3 Costo estimado de reparaciones (ECR) Para llevar a cabo el ECR se usará software establecido para estimación de construcciones con fijación de precios adaptados a los costos de construcción regionales propios de Nueva Jersey, y se incluirán costos de ítems cuya necesidad de reparación puede observarse fácilmente -algunos ítems podrían ser poco aparentes debido a las pertenencias del ocupante y no evidentes para detección, tal como el daño causado por termitas. No se utilizarán métodos con pruebas destructivas durante el proceso de inspección del ECR con el fin de evaluar o determinar los daños causados por la tormenta. El evaluador usará la metodología de conteo, medición y observación durante la visita al sitio para documentar las condiciones existentes y los alcances del trabajo. El ECR incluirá la estimación de los fondos necesarios para lo siguiente: (1) reparación y/o rehabilitación de la vivienda, con el fin de cumplir con los estándares del Programa y los códigos aplicables de construcción locales, estatales y/o federales, incluyendo los requisitos para vientos huracanados; (2) acciones de mitigación y elevación para reducir el impacto de tormentas futuras sobre la vivienda; y/o (3) reparación de daños de la tormenta a la vivienda. El ECR contendrá una lista detallada de las reparaciones necesarias unidades de medida, así como cantidades. Las actividades de construcción elegibles, la mitigación ambiental necesaria, los costos de elevación (según se requiera), las características elegibles de acceso, y los estándares mínimos de calidad requeridos por el Programa, se detallarán en el ECR. Los ítems siguientes NO se incluirán en el desarrollo del ECR (lista no exhaustiva): Compra de herramientas y equipos; reparación o reemplazo de estructuras no adosadas, como cobertizos, garajes, piscinas, terrazas, muelles, o rampas para botes (reparaciones o demoliciones de garajes sólo se incluirán cuando sean requeridas por los códigos locales); reemplazo de acabados especiales, molduras y elementos de diseño que excedan los requisitos y las funciones básicas de habitabilidad de viviendas estándar, tales como paneles solares, tragaluces, revestimientos y paneles de madera, jacuzzi, canaletas de cobre y techos (estos ítems pueden repararse si son un riesgo para la salud o seguridad, o reemplazados con material de calidad estándar del Programa); reparación o reemplazo de cercas o sistemas de seguridad; reemplazo de lavadora y/o secadora de ropa; reemplazo de unidades de aire acondicionado para ventanas; y cualquier mejora o reparación de productos que excedan los Estándares de Rehabilitación de Viviendas del Programa de RREM. Las viviendas de personas discapacitadas o mayores verificadas por asesores de vivienda- serán analizadas según las necesidades especiales de dichas personas. Mejoras como entradas más anchas, rampas, entradas y pasajes planos, y barras de sujeción en el área del baño se incluirán en el alcance del trabajo, si es apropiado. Para más información sobre el trámite de posibles costos inelegibles, por favor, leer el Anexo I: Costos Inelegibles. 5.4 Determinación de factibilidad de reconstrucción o rehabilitación La compleción del ECR conllevará a la recomendación de viabilidad para rehabilitación o reconstrucción: Límites de Reconstrucción Para las viviendas que fueron destruidas o cuyas actuales condiciones son tales que el edificio no puede ser rehabilitado de acuerdo con los estándares del Programa de RREM, o cuando el monto total del ECR excede el 85 Pág. RREM P y P

93 75% de la relación del costo total de reparaciones del ECR vs una vivienda modelo estándar con menor precio compuesto y el mismo número de dormitorios Límites de Rehabilitación Para las viviendas que parecen factibles de ser habitadas tras la compleción de las reparaciones y cuando los costos de reparación son inferiores al 75% de la relación del costo total de reparaciones del ECR vs una vivienda modelo estándar con menor precio compuesto y el mismo número de dormitorios. Para cumplir con las regulaciones de la FEMA y administración local de terrenos de inundación, se requerirá la elevación de edificios para viviendas ubicadas en llanuras aluviales y que están por debajo del nivel de inundación base, y cuando el ECR exceda el 50% del valor de mercado antes de la tormenta (excluyendo el valor del lote). El ECR identifica las cantidades y alcances del trabajo requeridos para reparar o reemplazar los ítems dañados por la tormenta, y lograr que el resto de la estructura o sitio cumpla con los Estándares de Rehabilitación del RREM, y producirá una estimación de costos de alto nivel para las reparaciones evidentes. El desembolso de financiamiento para las viviendas que no sufrieron daños sustanciales, o viviendas en las que la elevación es opcional, donde el propietario elige buscar medias opcionales de resiliencia ante tormentas, está sujeto a la regulación de mejoras sustanciales. Mejora sustancial significa que cualquier reconstrucción, rehabilitación, adición u otra mejora a una estructura, cuyo costo total iguale o exceda el 50% del valor de la estructura existente antes de la tormenta. Para más detalles, por favor, lea la política , Política y Procedimiento que Rigen las Medidas del Alcance de Mitigación Elegible del Programa para Estructuras sin Daños Sustanciales. Excepción: Las unidades de vivienda adosadas que deban cumplir con requisitos de nivel de inundación base, están exentas de los límites de factibilidad discutidos más arriba debido a que las ISI para las unidades de vivienda adosadas serán consideradas como rehabilitaciones en forma predeterminada. Las ISI en las viviendas adosadas deben ser realizadas como rehabilitaciones debido a que las técnicas de reconstrucción tradicionales no son aplicables para que estas unidades cumplan con los requisitos del nivel de inundación base. Márgenes de la Inspección Inicial del Sitio Fechas Efectivas: Monto: Margen inicial total del Programa 40.5% Agosto de noviembre de 2014 Margen total: 35.7% 10 de noviembre de 2014 Actual Margen total: 32% Cálculo del Beneficio de la Recomendación de Viabilidad Denegada por Solicitante El gerente de proyecto de RREM hará una recomendación de viabilidad con base en el criterio antes mencionado. Los solicitantes cuyas viviendas tengan una relación entre el 50% y el 100% del costo total de reparaciones del ECR vs la vivienda modelo estándar con menor precio compuesto y el mismo número de dormitorios, tendrán la 86 Pág. RREM P y P

94 opción de seleccionar la viabilidad de reconstrucción o rehabilitación, y se les acreditará la determinación seleccionada como costo total de desarrollo en su cálculo de subsidio. Esta selección será considerada a costo razonable. El asesor de vivienda contactará al propietario para presentarle la viabilidad del proyecto recomendado. El solicitante deberá confirmar o rechazar la recomendación, en sujeción al criterio indicado más arriba. Los solicitantes cuyas viviendas se ubiquen por debajo del 50% de la relación y elijan reconstruir sus viviendas o sobre el 100% de la relación y elijan rehabilitar sus viviendas, podrán elegir ese enfoque; sin embargo, sólo se les acreditará el costo total de desarrollo del enfoque de viabilidad recomendado por el Programa de RREM en su cálculo de subsidio. El solicitante sólo recibirá crédito por el costo total de desarrollo de la viabilidad recomendada por el Programa de RREM debido corresponde al costo razonable. Adicionalmente, si un solicitante elige reducir al dimensión de su estructura a un menor número de dormitorios que los que existían antes de la tormenta, entonces su concesión de subsidio será reducida para reflejar el precio preciso del modelo estándar con base en el número de dormitorios seleccionados por el solicitante. Los asesores de vivienda determinarán la elección del propietario y la comunicarán a las firmas de RREM mediante el Formulario 6: Determinación Preliminar de Rehabilitación o Reconstrucción. El solicitante tendrá plazo hasta la firma de su subsidio para aceptar el enfoque de viabilidad recomendado por el Programa de RREM. Los costos totales (100%) de construcción estimados y establecidos por el Programa para las viviendas modelo estándar seleccionadas para su comparación, son: 2 dormitorios (Hudson Craftsman): $199,925 3 dormitorios (Bergen Craftsman): $231,941 4 dormitorios (Union Craftsman): $259,758 Los límites de costos del 75% para viviendas modelo estándar representativas, son: 2 dormitorios (Hudson Craftsman): $149,944 ($199,925 *.75) 3 dormitorios (Bergen Craftsman): $173,956($231,941 *.75) 4 dormitorios (Union Craftsman): $194,819 ($259,758 *.75) Los límites de costos del 50% para viviendas modelo estándar representativas, son: 2 dormitorios (Hudson Craftsman): $99,963 ($199,925 *.5) 3 dormitorios Bergen Craftsman: $115,971 ($231,941 *.5) 4 dormitorios (Union Craftsman): $129,879 ($259,758 *.5) Si ya ocurrió la demolición al momento de la ISI, en la determinación de viabilidad recomendada se incorporarán los costos de demolición como WIP. Si la demolición aún está por realizarse, pero es requerida, los costos de demolición se agregarán al cálculo de factibilidad Pérdida Total El tasador de daños completará el Formulario 1: Inspección Inicial del Sitio y Formulario de Pérdida Total, si el edificio representa pérdida total. Con este formulario se recomendará que se asigne la propiedad la viabilidad de reconstrucción y se documentará que la vivienda es elegible para reconstrucción si inmediatamente es evidente que cumple con alguna de las condiciones siguientes: La estructura ya no existe en el sitio en donde la vivienda fue construida previamente (destruida o removida por la tormenta, o demolida subsecuentemente tras la tormenta), la estructura ha sido marcada para demolición futura debido a sus condiciones de riesgo, la estructura es una MHU con daños aparentes por Sandy, y 87 Pág. RREM P y P

95 existe deterioro en la infraestructura estructural y se observa daño severo o no mitigable por humedad, moho o toxicidad Recomendación de Viabilidad (Formulario 6) En el caso de las viviendas consideradas para rehabilitación, se llenará el Formulario 6: Determinación Preliminar de Rehabilitación o Reconstrucción. Este estará acompañado por una lista detallada -que incluya ubicación y cantidades- de las reparaciones necesarias por hacer para que la propiedad cumpla con los estándares de construcción aplicables, así como por una estimación de costos para las reparaciones identificadas. El valor del ECR incorpora los costos necesarios para reparar la propiedad según los estándares del Programa. El ECR no brinda una evaluación que tome en cuenta el reemplazo exacto de la vivienda original del solicitante. En contraste con las estimaciones de los seguros que podrían basarse en costos de reemplazo, la evaluación del ECR parte de los estándares del Estado para estándares de habitabilidad básica desarrollados para el Programa y en costos desarrollados para Nueva Jersey por el sector de la construcción para esos ítems. La metodología para preparar el ECR consiste en considerar aquellos ítems del alcance que pueden ser contados, medidos u observados. Las estimaciones de reparaciones adicionales para el trabajo propuesto, pueden ser provistas para su evaluación por un contratista, arquitecto, ingeniero, o ingeniero de costos con licencia del Estado de Nueva Jersey. La decisión final sobre la rehabilitación o reconstrucción de una vivienda deberá corresponder con las políticas y directrices del Programa. El solicitante tendrá conocimiento de este requisito recibirá asesoría Reconsideraciones sobre la viabilidad El propietario puede reconsiderar la decisión de viabilidad hasta la firma del acuerdo de subsidio. Tras ello, el solicitante sólo podrá modificar la determinación de viabilidad con una determinación del gerente de proyecto de RREM y la aprobación del DCA, cuyo fundamento será que el enfoque de viabilidad actual ya no es factible o que el costo es razonable Excepciones a las reconsideraciones de viabilidad Las excepciones a la limitación anterior incluyen las siguientes: 1. El municipio o la autoridad local que regula las construcciones tiene alguna justificación para que la vivienda sea demolida. 2. El gerente de proyecto de RREM decide que la vivienda no puede ser elevada Reconsideraciones sobre viabilidad y evaluación ambiental Si se ajusta la viabilidad original del proyecto de rehabilitación a reconstrucción, el DEP debe realizar una evaluación revisada completa para confirmar que la propiedad no fue aprobada para reconstrucción. El tasador de daños recolectará datos sobre los daños y trabajos completos observados en el sitio. Estos datos serán ingresados, junto con fotografías de soporte, en el paquete de software Xactimate. El tasador de daños completará la documentación de la evaluación, incluyendo los Estándares de Rehabilitación del RREM, el Trabajo en Curso, y el Costo Estimado de Reparación, según sea apropiado. Los resultados de la inspección se registrarán en una base de datos. Una copia electrónica del Formulario 6 se colocará en el sistema de registros con los Estándares de Rehabilitación del RREM, el WIP y el ECR, cuando sea procedente Recomendación de Viabilidad para Reconstrucción El asesor de daños usará el paquete de software Xactimate para elaborar una estimación para la reparación de la estructura de la vivienda junto con los ítems adicionales incluidos en cumplimiento del Programa y el aspecto 88 Pág. RREM P y P

96 legal. El ECR generado es sujeto a evaluación por otros tasadores de daños del equipo de campo, antes de ser presentado al grupo interno de QC de evaluación de daños. El informe de campo es evaluado, corregido y revisado -según sea necesario- para producir la versión final del ECR. La estimación, las fotografías y la documentación requeridas son cargadas en las bases de datos del Programa de RREM. Si los costos de mitigación requeridos para cumplimiento cambian la determinación de viabilidad de rehabilitación a reconstrucción, el gerente de proyecto de RREM proporcionará un Formulario 6 actualizado. El asesor de vivienda será responsable de notificar al solicitante acerca de la nueva determinación, si es necesario Determinación de Daño Sustancial Con el objetivo de cumplir con las ordenanzas de administración de llanuras aluviales y no para la determinación de la ruta de viabilidad, el trabajo será considerado como rehabilitación sustancial si el municipio o el gerente de proyecto de RREM o el DCA han determinado que la vivienda del solicitante tuvo daños sustanciales. El cumplimiento de la FEMA en caso de inundaciones requiere que cuando un edificio ha sufrido daños sustanciales, o sujeto a acciones de rehabilitación y reconstrucción que puedan ser clasificados como mejoras sustanciales, todos los trabajos de construcción tienen que cumplir a cabalidad con las regulaciones para la zona de inundación. En el caso de edificios residenciales, esto incluye la elevación de todos los espacios habitables y el relleno de un sótano o bodega existentes. La asistencia con el subsidio del Programa de RREM incorporará medidas de resiliencia para las viviendas que fueron destruidas por Sandy o que hayan sufrido daños sustanciales, según se define antes. Las medidas de resiliencia requerirán que, como mínimo, la vivienda cumpla con los códigos locales de construcción y zonificación. La evaluación incluirá medidas de resiliencia en casos de daños sustanciales. El Programa utilizará Mapas de Tasas de Seguros contra Inundaciones preliminares (P-FIRM, por sus siglas en inglés) para Nueva Jersey cuando se emitan y requerirá que los proyectos financiados con el CDBG-DR cumplan con la elevación del P-FIRM más uno (1) o dos (2) pies de francobordo estatutario para viviendas de una y dos familias (según lo requieran las ordenanzas locales, estatales y federales sobre llanuras de inundación) Validación del Trabajo en Curso (WIP) El término Trabajo en Curso (WIP) se refiere a actividades que ya han sido ejecutadas por el propietario al momento de la ISI. La evaluación del WIP se completará y documentará con el Xactimate. A partir del Cuestionario de Duplicación de Beneficios (DOB) (Apéndice B) del proceso de admisión, que indica la inclusión de reparaciones completas, el tasador de daños completará una validación del WIP. La evaluación incluirá el costo de las reparaciones que han sido terminadas a partir de los mismos estándares básicos de habitabilidad para las reparaciones que aún no han sido hechas. Mediante el software Xactimate, se completará la validación del WIP para esta tarea. El tasador de daños realizará una inspección del sitio de la propiedad para registrar cualquier ítem del trabajo de reparación de la vivienda que se haya iniciado frente a los daños ocasionados por el huracán Sandy. El tasador de daños verificará que las reparaciones hechas coincidan con la lista de actividades elegibles del WIP, proporcionada por el solicitante durante el proceso de admisión, y que correspondan a daños por la tormenta. El tasador de daños debe determinar con certeza razonable que las reparaciones declaradas por el solicitante fueron realizadas; que se hicieron después de la fecha de la tormenta, y cuyos gastos fueron razonables según el índice de precios unitarios del Programa. Fotos de todas las reparaciones reportadas por el propietario, así como cualquiera identificada por el tasador durante su visita al sitio, serán documentadas e incluidas en el informe de tasación. 89 Pág. RREM P y P

97 El propósito de avalúo de validación del WIP será para establecer lo siguiente: Las reparaciones realizadas a la vivienda son razonables y necesarias. Las reparaciones tienen presencia duradera. De manera razonable, las reparaciones se realizaron después del evento de tormenta. El tasador de daños asignará un valor al costo de las reparaciones a la vivienda (incluyendo la mano de obra) a partir de los precios por unidad previamente establecidos para el Programa que contiene el sistema del software Xactimate para estimación de costos y con base en los precios de construcción en la región. El tasador de daños usará las especificaciones estándar para todos los materiales, equipos y acabados. El nivel de calidad de todo el WIP será consistente con los estándares de habitabilidad básica según se establece en los Estándares Mínimos de Rehabilitación del Programa o en los Estándares Mínimos de Reconstrucción Costos Permitidos vs. Mejoras de Materiales En el caso de los siguientes componentes, los gerentes de proyecto de RREM acreditarán los costos estándar permitidos (p. ej., costos usados en la estimación del ECR) cuando se realice la evaluación del WIP. Electrodomésticos; mostradores; gabinetes; pisos; accesorios de plomería del baño (tina, ducha, lavabo, etc.); ventanas; y puertas. SI el propietario ha realizado mejoras en alguno de los ítems anteriores o ha mejorado los materiales que fueron instalados antes de Sandy, el inspector del Programa de RREM asignará en el informe los costos estándar para estos ítems. La fecha de realización de la mejora no es relevante para el inspector. Otros ítems que puedan haber sido mejorados, como molduras o ebanistería, se consideran difíciles de diferenciar en el campo. Estos ítems se incluirán como costos estándares permisibles Costos Inelegibles Los costos incurridos en los ítems enumerados más abajo no son elegibles. Los costos por obras no elegibles se estimarán durante la evaluación del WIP con el programa de software Xactimate. Se señalarán los rubros de costos o partidas individuales de actividades principales en el informe del Xactimate para que los asesores de vivienda los puedan identificar fácilmente. Los ítems no elegibles incluyen, entre otros, las mejoras realizadas por el propietario, tales como: Dependencias (garajes separados, cobertizos, etc.), paisajismo y pavimentación decorativos, sistemas de aspersión para exteriores, piscinas y jacuzzi, paneles solares, 90 Pág. RREM P y P

98 terraza de madera encima de la plataforma de hormigón (Nota: Es necesario que la terraza y las gradas cumplan con los requisitos del código para ingreso y salida para que sean costos elegibles). Estos costos corresponderán al precio de dos componentes: 1) Costos elegibles para plataforma mínima de hormigón y/o gradas -según sea necesario- para cumplir con los requisitos de los códigos, y 2) Costos no elegibles para el piso restante, cercas, adiciones posteriores a la tormenta (habitaciones agregadas a la estructura original previa a la tormenta), duchas exteriores, y chimeneas exteriores. No se proporcionarán fondos de subsidio para costos por trabajos de diseño realizados a la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la aprobación ambiental, cuando dichos trabajos no son atribuibles a un contrato de construcción ejecutado antes de la solicitud. Sin embargo, a partir del 30 de septiembre de 2015, una vez obtenida la aprobación ambiental, se pueden proporcionar fondos para trabajos de diseño realizados desde la fecha de presentación de la solicitud y antes de recibir la aprobación ambiental, incluso cuando dichos trabajos no sean atribuibles a un contrato de construcción ejecutado antes de la solicitud. Previamente, los requisitos de elegibilidad de los costos por diseño reflejaban los de construcción; si habían sido terminados en la fecha de la solicitud o posteriormente, y antes de la aprobación ambiental, esos costos no eran elegibles para pago a través de los fondos de subsidio. Los siguientes protocolos se seguirán para el procedimiento de evaluación del WIP: El tasador de daños entrevista al propietario para recolectar datos sobre los daños en la vivienda. Si el propietario tiene facturas por diversas reparaciones, el tasador puede agregar anotaciones en la tableta de campo y recolectará una foto de la factura, pero no podrá aceptar directamente documentación del propietario durante la visita al sitio. El propietario conserva las facturas en sus archivos. Si un solicitante no incluyó una reparación en particular en la hoja de trabajo del WIP, pero que el tasador de daños observa un ítem que evidentemente fue reparado o reemplazado, puede incluirlo en la estimación. No se dará crédito por ningún ítem que el solicitante reclame o documente como perdido o robado. En este caso, debería ser reportado por el propietario y procesado con sus pólizas de seguros. Si existen dudas sobre la efectiva realización de una reparación, la opinión profesional del tasador de daños será decisiva para considerar el ítem como validado. Si un solicitante registra una reparación pero es evidente para el tasador de daños que la reparación no ha sido terminada, el tasador de daños indicará que la reparación del ítem no puede ser validada y anotará 0 en la estimación de la partida del Xactimate. Una vez que la inspección esté completa, el tasador de daños documentará la validación del WIP en el Xactimate y procederá a la siguiente tarea clave. Los resultados de la inspección se registrarán en la base de datos y se llevará a cabo una evaluación para asegurar la calidad del informe. El informe se enviará entonces al equipo de verificación de duplicación de beneficios. 91 Pág. RREM P y P

99 Para más directrices sobre la identificación y procesamiento de ítems típicamente considerados inelegibles para el reembolso de fondos del CDBG, o para ser incluidos en el Alcance del Trabajo del proyecto dentro del Programa de RREM, por favor, revise el Anexo I. 5.5 Evaluación del riesgo de pintura a base de plomo Evaluación del Riesgo de Plomo (Pb): Con base en la determinación de los gerentes de proyecto de RREM o de sus firmas de evaluación del riesgo de plomo acerca de que la vivienda fue construida antes de y de acuerdo con CFR (a)- se asumirá que la pintura en todas las superficies será regulada. De acuerdo con CFR (d) en el caso de propiedades residenciales que reciban asistencia para rehabilitación superior a $25,000 por unidad, según la definición del HUD, el Programa mitigará todos los riesgos de la pintura a base de plomo (plomo en el suelo y polvo con plomo) y de la pintura deteriorada que fuese identificada durante la Evaluación de Riesgo de Plomo (Pb). Se requiere una Evaluación de Riesgo de Plomo (Pb) para identificar los riesgos en todas las propiedades de vivienda de interés que se determinen como factibles de rehabilitación, incluyendo las superficies interiores y exteriores de la unidad dañada y en las áreas comunes que brindan servicio a la unidad. Los proyectos para reconstrucción no necesitan someterse a pruebas de riesgos de plomo. Las Evaluaciones de Riesgo de Plomo (Pb) deben ser realizadas por un evaluador de riesgos aprobado en Nueva Jersey. Cuando se identifiquen viviendas que contienen pintura a base de plomo, estarán sujetas a los requisitos de pruebas de detección establecidas en las regulaciones del HUD. Para más información leer Anexo D y Anexo E sobre los requisitos de Pintura a Base de Plomo. 5.6 Evaluación y eliminación del moho Inspección y Prueba del Sitio La evaluación de moho sólo es visual, realizada por el gerente de proyecto de RREM (Evaluador). La evaluación del moho y/o toma de pruebas en la estructura existente no se realizan en los proyectos de reconstrucción. Si una inspección visual revela la presencia de moho, no es necesario realizar pruebas adicionales a través de la recolección de muestras de volumen, hisopadas y de aire a menos que lo recomiende el evaluador o lo solicite el propietario, y lo acepte el gerente de proyecto de RREM. Las pruebas de moho deben ser realizadas siempre por una persona calificada, quien deberá ser un higienista industrial entrenado, o un profesional en calidad de atmósfera interior o del medio ambiente. Los servicios de pruebas sólo se proveerán a los propietarios que hayan completado la concesión de subsidio y que seleccionado la Ruta C o de rehabilitación. Estos servicios de pruebas son reembolsables al contratista como servicios de diseño con un costo adicional al subsidio del Programa de RREM Inspección Visual La inspección visual es el paso inicial más importante para identificar un posible problema con moho, y para determinar estrategias correctivas. La magnitud de cualquier daño por agua y crecimiento de moho debe evaluarse visualmente e identificar los materiales de construcción afectados. Una inspección visual debe incluir además observaciones de áreas no visibles donde podría haber daños, tales como entresuelos, áticos, y parte posterior de paneles de yeso, en la medida de lo posible sin usar pruebas destructivas o remover materiales de construcción aparentemente admisibles. Los respaldos y acolchados de alfombra, papel de pared, molduras (p. ej. rodapiés), aislamiento, y otros materiales sospechosos de ocultar el crecimiento del moho, también deben ser inspeccionados. Las baldosas de techo, paneles de yeso cubiertos con papel (tabiquería seca), encofrados estructurales de madera, y otras superficies que contengan celulosa deben recibir atención cuidadosa durante una inspección visual. Los sistemas de ventilación deben revisarse visualmente en busca de crecimiento de moho en los 92 Pág. RREM P y P

100 componentes del sistema, tales como filtros, aislantes, bandeja de condensación, y serpentines/aletas, así como su limpieza general, en la medida en que sean fácilmente accesibles para el evaluador. Finalmente, el evaluador debería realizar las siguientes tareas: Realizar una inspección visual del interior y exterior para evaluar las condiciones ambientales, e identificar condiciones sospechosas primarias y/o evidentes. Documentar la magnitud del daño por agua y moho. Determinar las causas probables de intrusión de agua y moho. Documentar la ubicación de las áreas afectadas, el tamaño, el substrato en el que ocurrió el crecimiento del moho, la magnitud de su crecimiento y la causa de la condición del moho y daño por agua. Recolectar datos y detalles del sitio necesarios para desarrollar un plan de pruebas específicas para el sitio. Anexo 5-1: Propuesta de Recolección de Datos Habitación/ Ubicación Descripción Daño por agua Moho Tamaño (ft.) Sustrato Causa probable Recomendación Muestreo Ambiental El muestreo ambiental usualmente no es necesario para proceder con la rehabilitación de los materiales afectados por el crecimiento de moho o dañados por agua. Las decisiones acerca de las estrategias apropiadas de rehabilitación, por lo general, pueden realizarse con base en la inspección visual completa Saneamiento No existen estándares gubernamentales relacionados con niveles aceptables de esporas y estructuras de moho en suspensión. El moho está presente en todo el medio ambiente. Este documento de política y procedimientos incluye el proceso específico de evaluación y saneamiento del moho en el proyecto de RREM. Para todos los proyectos, las fuentes identificadas de humedad deben ser eliminadas antes de continuar con el saneamiento. La deshumidificación posterior al saneamiento puede ser necesaria para secar completamente los materiales restantes del encofrado estructural antes de la reconstrucción. Cuando esto ocurra, los gerentes de proyecto de RREM lo incorporarán en el ECR y en el alcance del contratista general. Las áreas en donde se había identificado o se identificó moho ya sea al momento de la ISI o durante la visita del contratista general o la construcción, serán saneadas por los contratistas generales. Los materiales que alberguen moho serán limpiados o reemplazados, usando como referencia las recomendaciones establecidas en las pautas sobre moho en Nueva Jersey, identificadas antes. Será necesario que los gerentes de proyecto de RREM documenten las actividades de saneamiento en el Contrato del Alcance del Trabajo Pautas sobre Moho para Residentes de Nueva Jersey, hasta abril de 2013 NJDOH NJ DOH Empresas comerciales, consultores y firmas de saneamiento: Otros enlaces: 93 Pág. RREM P y P

101 FTC, Oficina de Protección al Consumidor Oficina de Buenas Prácticas Comerciales Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos DCA, Oficinas Locales de Códigos de Construcción Saneamiento del Moho en Escuelas y Edificios Públicos, USEPA-Oficina del Aire y Radiación, División de Ambientes Internos, EPA 402-K , marzo Requisitos del peritaje sobre asbesto En concordancia con las leyes y regulaciones federales y estatales, un inspector calificado en asbesto debe realizar un peritaje integral sobre asbestos en el edificio con base en una inspección completa, para identificar la ubicación y condición de los materiales con contenido de asbesto (ACM, por sus siglas en inglés) en cualquier estructura. Si estuviere presente, se recolectarán para muestreo pequeñas cantidades de paneles de yeso, lodo, baldosas del piso, masilla, etc. Se realizarán todos los esfuerzos posibles para recolectar las muestras requeridas de la manera menos destructiva posible. Los materiales con contenido potencial de asbesto (PACM, por sus siglas en inglés) se documentarán y registrarán. Para más información leer el Apéndice E sobre los requisitos del peritaje del Asbesto. La remoción y disposición adecuada de los ACM se incluirán en el Alcance del Trabajo preliminar del ECR que se realiza para todos los proyectos de RREM. Los ACM que son friables o que serán alterados o retirados durante la renovación o demolición, deben ser retirados y desechados según las regulaciones federales y estatales por firmas e individuos calificados apropiadamente para el trabajo. Una vez que se ha iniciado la construcción, si es evidente la presencia de asbesto, se seguirán procedimientos que se ajustan a los procedimientos estatales y locales de reducción, así como con los establecidos por el HUD y la EPA. El contratista general será responsable de contratar a un inspector calificado en asbestos para evaluar los posibles ACM que serán alterados e identificados tras la ejecución del contrato. Los costos de evaluación y/o remoción adicionales serán reembolsables, como una Orden de Cambio al contratista. Toda reducción de asbesto se realizará de acuerdo con los requisitos de la EPA para la prevención de la polución del aire y los requisitos de la OSHA, para la protección de los trabajadores. El contratista deberá proporcionar al gerente de proyecto de RREM una copia de la Declaración sobre Eliminación para todos los ACM retirados del sitio, como condición previa al pago final. Tras recibir las evaluaciones sobre pintura a base de plomo y asbestos, los resultados de esas inspecciones se documentarán completamente en el ECR, junto con los procesos y procedimientos prescritos de remoción, encapsulación o reducción. El Programa de RREM aceptará una autocertificación del solicitante en relación a la eliminación del asbesto, si corresponde, sólo si el solicitante demuestra que se realizó un esfuerzo razonable para obtener la Declaración sobre Eliminación de Desechos de Asbesto. Se incluirá una estimación de costos según la fijación de precios por unidad aprobados por el Programa de RREM. 5.8 ECR completo y paquete de factibilidad Tras completar el ECR y la determinación preliminar de viabilidad, los resultados de las inspecciones se registrarán en 94 Pág. RREM P y P

102 el Sistema de Registro. Esta documentación incluirá una copia electrónica de la recomendación de viabilidad (Formulario 6), junto con la estimación del WIP, el ECR, la documentación sobre violaciones de los estándares de calidad de vivienda para rehabilitaciones, peritajes de pintura a base de plomo, informes sobre asbesto y otros datos relevantes de la inspección de campo, y fotografías de la misma. 5.9 Impugnación del costo estimado de reparaciones o de la estimación del trabajo en curso Si el solicitante cree que hubo errores significativos en el ECR o el WIP, se le aconseja no formalizar el Acuerdo de Subsidio una vez que se proporcione la aprobación ambiental del DEP. Los solicitantes que reciban un monto inferior al máximo de la concesión de subsidio del Programa y que crean que hubo errores importantes en los cálculos del ECR o el WIP, pueden impugnar los cálculos de su concesión de subsidio. El DCA no aceptará impugnaciones del ECR o del WIP si la concesión de subsidio del solicitante supera el monto máximo del Programa. Los solicitantes deberán presentar la documentación y la Hoja de Trabajo de Impugnación del ECR/WIP sobre los montos impugnados del ECR o el WIP -junto con cualquier documentación que dé soporte a los montos impugnados. Los gerentes de proyecto de RREM considerarán la documentación proporcionada por el solicitante; si aceptan los ítems impugnados, ajustarán el ECR o el WIP para reflejar la nueva información y enviarla al Sistema de Registro. Si establecen que las estimaciones originales eran precisas, también se registrará y enviará al Sistema de Registro. El Asesor de Vivienda contactará al propietario para discutir los resultados de la evaluación. Los solicitantes que utilicen los servicios de un contratista seleccionado por el propietario pueden impugnar su ECR después de la firma del subsidio. La evaluación de la impugnación se limita al ajuste del alcance. El Programa no ajustará los precios usados en su estimación del costo a partir de los precios negociados entre los solicitantes y sus contratistas seleccionados. Los solicitantes deben presentar la documentación y una hoja de trabajo que documente el monto impugnado del ECR. Tras la evaluación y determinación, se registrará y enviará al Sistema de Registro la decisión del gerente de proyecto. Si se realiza un ajuste al ECR, el gerente de proyecto solicitará una enmienda en el Sistema de Registro que refleje la revisión del Costo Total de Desarrollo. No se realizará ninguna enmienda si no hubiese cambio en el Costo Total de Desarrollo o en el subsidio como resultado del cambio Solicitud y aprobación de la inspección ambiental del DEP Una vez que se determine la viabilidad inicial, cada propiedad debe obtener una aprobación ambiental de Nivel II. El Estado de Nueva Jersey realiza la aprobación ambiental a través del DEP. Para las propiedades que están listas para la evaluación ambiental por parte del DEP, el personal de operaciones del DCA evaluará el expediente para verificar su compleción y transferirá la documentación requerida al DEP con el fin de completar la evaluación de Nivel II. DEP proveerá al DCA las especificaciones de la aprobación ambiental. SIROMS es el sistema de registro para la evaluación y aprobaciones ambientales. DCA notifica la aprobación al gerente de proyecto de RREM Solicitud de inspección ambiental del DEP y aprobación condicional o incondicional Si el DEP identifica problemas significativos que limiten la capacidad del solicitante para proceder con la rehabilitación o reconstrucción de su vivienda, el DEP notificará al personal de operaciones del DCA acerca de las preocupaciones específicas que deberán abordarse, con el fin de obtener la aprobación ambiental. El DEP y el DCA establecerán acuerdos y procedimientos -según se requiera- para determinar las formas más rápidas y eficientes de abordar las necesidades de mitigación identificadas a través del proceso de evaluación ambiental de Nivel II Unidades de vivienda especiales y adjuntas 95 Pág. RREM P y P

103 Esta sección tiene el propósito de proporcionar directrices para el trámite de unidades de vivienda especiales o adjuntas, incluyendo, entre otras, dúplex, viviendas en hilera, viviendas adosadas, condominios y MHU. Cada tipo de unidad de vivienda especial crea implicaciones únicas de procedimiento que se establecerán según el tipo de vivienda. Política para Condominios y otras Estructuras con Múltiples Propietarios El DCA asignará personal de la División Sandy de Recuperación (SRD, por sus siglas en inglés) para que ayude con las necesidades especiales particulares por caso acerca de los condominios. Las funciones pueden incluir la de enlace y de mantener correspondencia con los administradores de la llanura de inundación, investigación del nivel de inundación base (BFE, por sus siglas en inglés) adoptado localmente o de las estrategias de mitigación para estructuras bajas y altas de condominios, la coordinación y realización de reuniones con representantes de la asociación del condominio. El personal de los HRC confirmará el cumplimiento de los criterios de elegibilidad, proporcionará servicios de apoyo al procesamiento, y asistirá a los gerentes de proyecto de RREM en la programación de reuniones con los solicitantes y la recopilación de documentación de soporte. Los gerentes de proyecto de RREM serán contactados a través de los HRC y el DCA para brindar servicios. Para detalles adicionales acerca de las estructuras unifamiliares adjuntas, como dúplex, viviendas en hileras, viviendas adosadas y pequeños edificios de alquiler ocupados por el propietario, refiérase al documento Política y Procedimiento del RREM que Rigen los Condominios y Propiedades de Vivienda en Hileras, en vigencia desde noviembre de 2013, política número Política para Estructuras Multifamiliares Individuales y para ADU Por favor, leer la Política y Procedimiento del RREM que Rigen la Elegibilidad e Inspecciones Iniciales del Sitio para Estructuras Multifamiliares Individuales y Unidades de Vivienda Accesoria (ADU), política número Política para MHU Las MHU son elegibles tanto para reconstrucción como para rehabilitación bajo el Programa de RREM, dependiendo de la recomendación de viabilidad del gerente de proyecto de RREM. En forma predeterminada, el Programa de RREM abordará todas viabilidades de proyecto de MHU como reconstrucción a menos que el solicitante haya sido desautorizado específicamente para reconstruir por restricciones en el sitio del parque de casas móviles. Sólo cuando la reconstrucción de la MHU esté desautorizada, el Programa proveerá financiamiento para rehabilitación y elevación de la unidad existente, siempre que la construcción pueda realizarse en cumplimiento con los estándares de construcción del Programa de RREM y se determine que la misma tiene un costo razonable. Una MHU es una estructura que es transportable en una o más secciones. En la modalidad itinerante, la armazón tiene ocho pies o más de ancho y cuarenta pies o más de largo. Tiene un área de al menos 320 pies cuadrados, construida sobre un chasis permanente, y diseñada para vivienda con o sin cimientos permanentes cuando está conectada a los servicios básicos requeridos, e incluye plomería, calefacción, aire acondicionado y sistemas eléctricos. La estructura debe estar diseñada para ser ocupada como residencia principal por una familia. Para más directrices sobre las MHU, por favor, leer el documento Política y Procedimientos que Rigen las Unidades Prefabricadas para los siguientes Programas Sandy de Recuperación: Programas RREM y LMI de Reconstrucción para Propietarios, política número Aprobación para proceder con la firma del acuerdo de subsidio La firma del acuerdo de subsidio se realiza antes del desembolso de los fondos a un solicitante. En la firma del subsidio, se ejecutan los documentos legales que comprometen los fondos para el propietario y para reservar el 96 Pág. RREM P y P

104 monto del acuerdo de subsidio designado al propietario. Se identifican los fondos en fideicomiso estimados requeridos cuando el propietario tenga un contratista asignado por el RREM, y se le indica al propietario la necesidad de depositar los fondos en la cuenta de fideicomiso antes de que pueda iniciarse la construcción. La firma del subsidio se realiza cuando el propietario recibe la aprobación ambiental para comprometer los fondos de subsidio y aprobar un reembolso de la concesión. El Acuerdo de Subsidio con el Propietario requiere que el propietario certifique la veracidad de la información proporcionada y contiene los siguientes cuatro anexos: Anexo 1: Cálculo de la Concesión al Propietario, que explica el manejo de otras fuentes determinadas como duplicación potencial de beneficios y la forma en se calculó el subsidio. La concesión se calculará con base en un costo estimado para reparar (rehabilitación) o para reconstruir. Anexo 2: Requisito de Seguro por Inundación, que informa al propietario el requisito de mantener un seguro por inundación y traspasar esa obligación a los propietarios subsiguientes. Anexo 3: Acuerdo de Subrogación y Asignación, en el que el propietario acepta que todos los fondos adicionales que pueda recibir el propietario de fuentes potenciales de duplicación de beneficios, pertenecen al Estado. Anexo 4: Reconocimiento de Fondos Suficientes, en el que el propietario declara que a su mejor saber y entender proporcionará fondos suficientes superiores a su concesión de subsidio, según se requiera para terminar el proyecto. Los documentos adicionales pueden incluir los siguientes: Declaración de Convenios y Restricciones Certificación de Gastos de Reembolso del Propietario Previos a la Fecha de la Solicitud Pedido de Reembolso del Propietario Certificación de Ruta del Propietario 5.14 Evaluación de la determinación del alcance y la ruta Tras recibir la aprobación ambiental y ejecución de la Concesión de Subsidio, los gerentes de proyecto de RREM coordinarán una reunión para tratar el alcance del trabajo con el propietario. En esa reunión, se evaluarán el alcance detallado y el presupuesto para el ECR, incluyendo los detalles sobre la elevación, y se discutirán los pasos siguientes (Ver Programa RREM Paso por Paso en el Anexo H). En esta reunión se brindará a los propietarios un resumen de la recomendación de viabilidad de reconstrucción vs. la de rehabilitación. Se evaluará el monto del reembolso (a partir del WIP y la Certificación del Propietario del Monto del Reembolso Previo a la Fecha de la Solicitud) y el ECR. El propietario evaluará las rutas para las obras restantes de construcción y elevación, y realizará una determinación entre las siguientes rutas opcionales: 1) Proceder con un contratista general seleccionado por el propietario (Ruta B), o 2) proceder con un contratista general asignado por el Programa de RREM (Ruta C). Nota: Los solicitantes sólo pueden elegir un contratista del Grupo de Contratistas Calificados Asignados por el RREM (Ruta C) si la decisión se toma antes del plazo del 1 de julio de Contratista general seleccionado por propietario (ruta B) Al 1 de julio de 2014, todos los solicitantes con obras de construcción restantes por completar a la fecha de la firma del subsidio -y que no hayan seleccionado aún una ruta- deben usar los servicios de su propio contratista general, según los procedimientos de la Ruta B. 97 Pág. RREM P y P

105 El gerente de proyecto de RREM evaluará los requisitos federales de contratación; el modelo de enmienda de contrato por usar en el contrato de construcción entre el propietario y su contratista seleccionado; el proceso de facturación para los pagos de construcción; y, la cláusula restrictiva hasta el cumplimiento total de los requisitos del Programa. Cláusula restrictiva Se incluirá una cláusula restrictiva en cualquier instancia en que exista trabajo por finalizar, incluyendo tareas de elevación, de parte del contratista seleccionado por el propietario (Ruta B). La cláusula será retirada cuando el propietario haya cumplido con todos los requisitos establecidos en el acuerdo de subsidio; cuando el gerente de proyecto de RREM haya completado una inspección que confirme la compleción del trabajo; y cuando el propietario presente un certificado de ocupación y un certificado de elevación, si procede, al gerente de proyecto de RREM. Si tras la inspección se determina que el propietario no puede volver a ocupar la vivienda, el propietario deberá devolver el monto completo de los fondos recibidos. Inspección Final Tras la compleción del trabajo elegible y la recepción de un Certificado de Ocupación, o equivalente, cuando el propietario necesite el pago del subsidio del RREM por el trabajo de construcción completo y los costos incurridos, el propietario presentará hasta dos facturas o recibos de gastos al gerente de proyecto de RREM para que se evalúe su elegibilidad y se autorice el pago a través del DCA. Para garantizar el cumplimiento, el gerente de proyecto de RREM llevará a cabo una inspección final con el fin de confirmar el cumplimiento de las condiciones del acuerdo de subsidio por parte del propietario. La cláusula restrictiva sobre la propiedad se mantendrá hasta que se cumplan los requisitos. [LAS SIGUIENTES SECCIONES 6 9 SÓLO SE REFIEREN A PROPIETARIOS CON UN CONTRATISTA SELECCIONADO POR EL PROGRAMA O EN RUTA C] 98 Pág. RREM P y P

106 6. PLANEACIÓN Y ZONIFICACIÓN (CONTRATISTAS SELECCIONADOS POR PROGRAMA) DECLARACIÓN DE POLÍTICAS: El Programa de RREM se propone ofrecer las opciones más apropiadas y más rentables de realojamiento para propietarios interesados en una vivienda. En esta sección se proporcionan los detalles para el proceso de selección de vivienda para el solicitante y los requisitos específicos sobre las aprobaciones locales en los procesos de reconstrucción y rehabilitación. Hay algunas limitaciones, pero el Programa de RREM tiene el propósito de proporcionar a los solicitantes la capacidad de tener opciones en tamaño, materiales y acabados que están fuera de las regulaciones y los requisitos generales que -de otra manera- pueden inhibir la viabilidad de un proyecto de construcción. En vista que el Programa de RREM utiliza diseños prototípicos para las unidades de vivienda reconstruidas, la realización de cambios significativos en los planos o el área actual ocupada por el edificio, violaría los códigos y estándares de aprobación del DCA de los diseños prototípicos. Las mejoras seleccionadas por el propietario sólo se permitirán para aquellos ítems con impacto mínimo en el área ocupada por el edificio y sin violar el plano o la envoltura de edificio en las alternativas proporcionadas por el Programa de RREM. El Programa de RREM permitirá que los propietarios presenten planos alternos que se diferencien de los planos prototípicos basados en restricciones de zonificación, tamaño del sitio, y configuración. Estos planos deben cumplir con todos los estándares y requisitos del Programa de RREM. Se realizará una reunión de selección del estilo y, luego, que el propietario escoja el plano, se permitirán mejoras para los materiales y acabados sólo para los ítems que incluyan el piso, las molduras, los azulejos de pared, las ventanas, las puertas, los gabinetes, los herrajes, los mostradores, la pintura, los accesorios de plomería y de iluminación, las duchas construidas en el sitio, las tablillas del techo, la clasificación de Ración de Uso de Energía según la Estación (SEER, por sus siglas en inglés) para el HVAC, y los electrodomésticos. Finalmente, a pesar de las condiciones únicas que presentan estos proyectos, las MHU dañadas por la tormenta, son elegibles para la asistencia del Programa de RREM, incluyendo la rehabilitación y reconstrucción, cuanto sea necesario para un proyecto en particular. Tales proyectos se completarán de acuerdo con todas las regulaciones y especificaciones requeridas por el Programa de RREM. LEYES, REGULACIONES Y ORIENTACIÓN PERTINENTES: Reglas del CDBG CFR 24, 570 CFR 24, Partes 58.5 y 58.6 Códigos locales de planeación y zonificación Diseños aprobados del prototipo Especificaciones del diseño de RREM Características de diseño universal de RREM Características de acceso para necesidades especiales 6.1 Evaluación de determinación del alcance y la ruta Los pasos siguientes serán llevados a cabo por los contratistas generales con la ayuda de los gerentes de proyecto de RREM para los propietarios que opten por utilizar los servicios de un contratista general calificado del RREM, asignado por el Programa, entre el grupo de constructores precalificados. Reconstrucción 99 Pág. RREM P y P

107 Fase I: Fase II: Rehabilitación Se formalizará un Acuerdo de Diseño de Construcción con el Constructor asignado, quien iniciará un estudio de vivienda apta que incluya la elaboración completa de un peritaje del sitio y una evaluación de los requisitos de elevación. Tras la finalización del peritaje inicial del sitio, se identifican los planos prototipo de reconstrucción que estarán disponibles para cada sitio, y que reflejen la elegibilidad del Programa con base en el número de dormitorios. Se prepara el diseño modelo de planta y las elevaciones de la fachada con estimaciones de costos para revisión por parte del solicitante. Solicitante seleccionará los planos prototipo de reconstrucción para que el contratista general realice adaptaciones específicas conforme al peritaje. Contratista general también tendrá una copia del informe completo de aprobación ambiental, del informe de peritaje geotécnico, y del peritaje del sitio. Contratista general también proporcionará orientación acerca de la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades de 1990 (ADA) o acerca de los requisitos para necesidades especiales que serán agregados según lo determinen el solicitante y los asesores de vivienda. Contratista general dará al solicitante el plan prototipo del sitio para el sitio y de la elevación de la calle, en particular. Solicitante recibirá un formulario de aprobación y certificación que el alcance puede aplicarse para zonificación. Contratista general preparará el plan de elevación con el peritaje existente y el alcance del trabajo de la vivienda a completarse para evaluación por parte del solicitante. Solicitante confirmará que el alcance puede aplicarse para zonificación. Contratista general también proporcionará orientación sobre la ADA o los requisitos para necesidades especiales que se agregarán según lo determinen el solicitante y los asesores de vivienda. En caso de que el propietario solicite una modificación adicional al diseño con el fin de aumentar la altura de la elevación, el gerente de proyecto de RREM y el contratista general desarrollarán y utilizarán un formulario certificado para hacer un seguimiento de los costos y notificar al solicitante que éstos deben ser pagados con fuentes privadas. El gerente de proyecto de RREM también proporcionará un formulario para evaluar la gama de opciones para mejoras durante la reunión de evaluación del alcance del trabajo con el solicitante. 6.2 Proceso de selección de vivienda de reconstrucción por solicitante Se permitirá que los solicitantes al RREM elijan la opción de vivienda con base en el número de dormitorios de su vivienda original dañada por Sandy. Las viviendas disponibles para elección se basarán en el número de dormitorios. 100 Pág. RREM P y P

108 Criterios de selección del plano El Programa de RREM ofrecerá viviendas con configuraciones de 2, 3, y 4 dormitorios de diferente tamaño que funcionarán como vivienda estándar, lo que requerirá que el propietario consiga los fondos que excedan el subsidio de $ proporcionado por el Programa de RREM cuando el costo de la vivienda estándar excede ese máximo. Además de la vivienda estándar, hay por lo menos otras dos opciones disponibles para los solicitantes según sus circunstancias particulares. Los solicitantes tienen la opción de seleccionar un modelo que sea más grande en 300 pies cuadrados que el espacio ocupado por la actual vivienda dañada por el huracán Sandy. El propietario será responsable de asegurar que los fondos estén disponibles mediante pagos del seguro, otros beneficios, o préstamos de terceros. El Programa no está diseñado para aumentar el número de dormitorios disponibles para el propietario. Aquellos solicitantes que prefieran limitar costos, y que tenían más de dos dormitorios en la vivienda anterior, pueden reducir el número de dormitorios al disminuir el tamaño o recortar costos a su discreción, siempre y cuando mantengan los estándares de ocupación. Todos los solicitantes pueden mejorar la calidad de materiales, electrodomésticos y terminados con sus propios fondos personales antes de la firma de los documentos del Programa. Procedimientos (1) Gerente de proyecto de RREM realiza la ISI que recomienda viabilidad de reconstrucción o rehabilitación. (2) Para una propiedad en reconstrucción, el DEP realiza una evaluación ambiental de Nivel II, e identificará cualquier condición pendiente de cumplimiento ambiental en la propiedad y/o estructura (espaciamiento mínimo de tanques de almacenamiento, requisitos para tratamiento de preservación histórica, etc.). (3) Tras la Evaluación Ambiental de Nivel II, el gerente de proyecto de RREM concluye el SOW, que contendrá información sobre las medidas para abordar cualquier consideración de la Revisión sobre Conservación Histórica y Ambiental (EHP, según sus siglas en inglés) de Nivel II, así como los requerimientos actuales para el manejo de llanuras aluviales. Anexo 6-1: Criterios para Selección del Plano Complemento total de juegos de planos Número de dormitorios Condiciones específicas del sitio Modelos alternos (si corresponde) Selección del propietario 101 Pág. RREM P y P

109 (4) Gerente de proyecto de RREM confirma la intención del solicitante de seguir en la Ruta C y programa una reunión con el propietario para ejecutar un acuerdo de diseño y construcción. El constructor completa un estudio de vivienda apta, con peritaje y elevación, para determinar las opciones elegibles de prototipo. (5) Durante la reunión de evaluación del alcance de la reconstrucción, el gerente de proyecto de RREM y el constructor evaluarán el ECR y el Nivel II con el propietario. El asesor en vivienda analizará la DOB de la vivienda estándar. Mediante una serie de criterios de selección, se manejará el número de modelos para consideración del propietario. Estos criterios se incluyen en el Anexo Dormitorios. Según el número de dormitorios en la vivienda del propietario -dañada por el huracán Sandy- y los resultados del estudio sobre vivienda apta, el gerente de proyecto de RREM y el constructor presentarán una serie de modelos de vivienda o juegos de plano" para la consideración del propietario y su elección entre ellos. El RREM presentará diseños que se indican en el cuadro siguiente, con base en el número de dormitorios de las columnas 1 a 3. Anexo 6-2: Opciones de Modelos de Vivienda Modelo económico Modelo estándar del Programa Modelo máximo de hasta 300 pies de espacio habitable A B C 1 2 DORMITORIOS /1-2 BAÑOS 2 DORMITORIOS /1-2 BAÑOS 2 DORMITORIOS /1-2 BAÑOS 2 3 DORMITORIOS /1.5-2 BAÑOS 3 DORMITORIOS /2 BAÑOS 3 DORMITORIOS /2-2.5 BAÑOS 3 4 DORMITORIOS /1.5-2 BAÑOS 4 DORMITORIOS /2-2.5 BAÑOS 4 DORMITORIOS /3 BAÑOS Si el solicitante dispone de financiamiento adicional que puede agregar a las acciones de reconstrucción, puede solicitar planos que incluyan mejoras financiadas por el propietario. Estos juegos de planos se indican en la columna C. Antes de seleccionar un tipo de plano que incluya mejoras financiadas por el propietario, el gerente de proyecto de RREM debe confirmar con el asesor de vivienda la disponibilidad de financiamiento adicional del propietario. 1. Un solicitante sólo puede seleccionar los planos de la fila (1 a 3) con el mismo número de dormitorios de su vivienda actual o con un dormitorio menos. Los propietarios sólo podrán seleccionar un modelo de plano con mayor número de dormitorios en relación a los de su vivienda dañada por el huracán Sandy si la reconstrucción con el número actual de dormitorios podría crear hacinamiento, que se define por tener más de dos (2) residentes por dormitorio. 2. Los gerentes de proyecto de RREM y los constructores dispondrán de varios juegos de planos con diversas áreas de construcción cubiertas por elegir en cada una de las categorías identificadas en el cuadro anterior. Alternativamente, el constructor puede tener sus propios juegos de planos que, si son aprobados por el Programa, se pueden utilizar como planos elegibles. Estos diversos modelos semejantes a la vivienda anterior, serán ofrecidos al solicitante. 102 Pág. RREM P y P

110 6.2.2 Espacio Ocupado Actual. De acuerdo con el número de dormitorios y el actual espacio ocupado por la vivienda dañada por el huracán Sandy, el gerente de proyecto de RREM y/o el contratista asignado presentarán todos los juegos de planos permisibles que cumplan con los requisitos de una vivienda estándar, y que incluyan espacios ocupados iguales o superiores al área actual más 300 pies cuadrados Selección del Solicitante. Está permitido que el propietario seleccione el modelo que prefiere entre estas opciones. El propietario puede trabajar con el gerente de proyecto de RREM para ajustarse a un plano que funcione en sus circunstancias particulares Características de Accesibilidad. Los solicitantes que se ajusten a los criterios sobre características de accesibilidad, como se detallan en la Sección 2, pueden trabajar con el gerente de proyecto de RREM para elegir características de accesibilidad estándar en apoyo a sus necesidades particulares Mejoras. Los solicitantes que tienen fondos disponibles, pueden trabajar con el gerente de proyecto de RREM para seleccionar acabados especiales o mejoras de materiales (tales como granito). El costo de estas mejoras debe ser asumido por el propietario, y los fondos colocados en una cuenta en fideicomiso antes del inicio de la construcción. Las ampliaciones y mejoras individuales se pueden aplicar a la selección de la vivienda. Este proceso se identifica en el Artículo 6.10 sobre mejoras en el proceso de selección de vivienda. El DCA hará la decisión final acerca del aporte de financiamiento adicional disponible para mejoras. Se le dará al solicitante tiempo razonable para evaluar los materiales y hacer las selecciones finales. Los solicitantes que no hagan una selección final del plano en tiempo razonable, a discreción del DCA, recibirán una carta de retiro administrativo en quince (15) días. 6.3 Planes del constructor - Procedimiento de aprobación Los constructores pueden entregar juegos de planos alternativos en vez de prototipos de diseño aprobados por el Programa. Tras asignar la reconstrucción a un constructor, se le permitirá presentar tanto (1) las actuales opciones prototipo de RREM, como (2) sus propios juegos de planos, aprobados por los gerentes de proyecto de RREM. Para que el diseño de un constructor sea elegible, el DCA deberá evaluar el diseño con base en lo siguiente: 1. Cumplimiento de los requisitos del Programa. 2. Estándares mínimos de diseño. 3. Satisfacción de especificaciones de construcción del Programa de RREM para viviendas nuevas. 4. Cumplimiento de los requisitos de Energy Star. 5. Ausencia de ítems inelegibles. Los constructores pueden presentar hasta cinco (5) planos para evaluación del DCA, que pueden ser previamente aprobados. Alternativamente, los constructores pueden presentar para aprobación un juego de planos con base renovable; sin embargo, no pueden ejecutar un contrato basado en un juego de planos que todavía no ha sido aprobado por el Programa. Presentación de Fase I: Los constructores que deseen presentar planos para evaluación, deberán proporcionar una entrega inicial que confirme el costo asociado, el número de pies cuadrados, y los tipos de habitación que concuerden con los actuales planos prototipos comparables. El área en pies cuadrados del plano propuesto no debe exceder el 7% del total en pies cuadrados del prototipo comparable. Tras la compleción de la evaluación inicial, el constructor recibirá lo siguiente: 103 Pág. RREM P y P

111 1. Copia tramitada del formulario de evaluación inicial, que señale la acción tomada y/o el prototipo alternativo, que es el prototipo comparable según lo aprobado por el DCA. 2. Formulario en blanco de la evaluación final por llenar con la presentación de la aprobación final. 3. Copia de los "Estándares de Diseño Mínimos de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) del DCA para Nuevas Construcciones en el Estado de Nueva Jersey. 4. Copia de Especificaciones para Construcción Nueva y Lista de Control de la Versión 3.0 del Plan de Energy Star. Presentación en Fase II: Los documentos complementarios del plano se recibirán sobre una base renovable. Los documentos requeridos en la Fase II, incluyen: 1. Formulario de Evaluación Final. 2. Detalle de partidas de costos por categoría para vivienda propuesta. 3. Juego completo de documentos de construcción. 4. Dibujos y especificaciones en formato PDF. 5. Copia de la Lista de Control del Plan Energy Star con firma del profesional aprobado por Energy Star. 6. Todo documento que -según la opinión del constructor- apoyará nuestro proceso de aprobación. Una vez que se reciba la aprobación de la evaluación de la Fase II, el constructor puede firmar un contrato con un propietario con base en el diseño que no sea un prototipo. Cualquier juego de planos entregado bajo este enfoque, seguirá siendo propiedad del constructor y no será incorporado como prototipo compartido con otros constructores del Programa de RREM. 6.4 Reconstrucción en nueva ubicación A través de la implementación del Programa de RREM, los gerentes de proyecto de RREM vislumbran que no todas los lotes o sitios serán aptos para proyectos de rehabilitación o reconstrucción. Durante el proceso de elegibilidad, del estudio del diseño, o de la aprobación ambiental de Nivel II, varios factores pueden influir en que los lotes o ubicación del sitio sean inadecuados para cumplir con los estándares de las actividades de construcción del Programa de RREM. En estos casos, se informará al solicitante que el Programa no tiene capacidad para atender sus necesidades. El Programa de RREM no permitirá la relocalización o construcción nueva en una nueva dirección o ubicación del sitio. Sin embargo, el Programa de RREM hará una excepción a esta política para las MHU solamente cuando el solicitante elija reemplazar la MHU en otro lugar de arriendo en lugar de repararla o reemplazarla en el sitio actual. Esta excepción se basa en las circunstancias únicas presentadas al reconstruir o rehabilitar una MHU y está sujeta a la Política Política y Procedimientos para Unidades de Vivienda Prefabricadas, del Programa de RREM, además de las políticas aquí incorporadas. Propósito El propósito de esta sección es formalizar un procedimiento para notificar que no se podrá dar atención a un solicitante que tenga la vivienda en lotes o ubicaciones de sitio inadecuados para el desarrollo del Programa de RREM. Se anticipan dos (2) tareas clave en el marco de esta política y este procedimiento: 1. Recepción y análisis de información del lote de un solicitante que no es apto para construcción; y 2. medidas de los gerentes de proyecto de RREM para notificar al personal de operaciones del DCA sobre la falta de adecuación del lote para construcción. Procedimientos para Realización de Tareas Clave Recepción y análisis de información para declarar un lote como no apto para construcción 104 Pág. RREM P y P

112 El gerente de proyecto de RREM recibe la documentación del equipo o la agencia responsable de la evaluación (p. ej. aviso del NJDEP con respecto a la inelegibilidad ambiental del sitio, o peritaje, código de construcción, planeamiento, o requisitos de zonificación que no permitirán actividades de construcción). Los gerentes de proyecto de RREM deberán crear una lista de control que determine la inelegibilidad del sitio del solicitante, sea una ubicación en un aliviadero, restricciones severas en el lote, y presencia de materiales tóxicos. El gerente de proyecto de RREM realiza el análisis apropiado de garantía de calidad para verificar que el sitio presenta condiciones que no pueden ser atenuadas Medidas de los gerentes de proyecto de RREM para notificar al personal de operaciones del DCA sobre inelegibilidad Los gerentes de proyecto de RREM proporcionarán la documentación necesaria y notificarán a operaciones del DCA sobre el estatus del solicitante. El Asesor de Vivienda enviará la notificación al solicitante. 6.5 Proceso de selección de vivienda y mejoras Las mejoras seleccionadas por el propietario sólo se permitirán para aquellos ítems cuyo impacto es mínimo en el área ocupada por el edificio, y que no violen el plano del piso o la envoltura del edificio entre las alternativas proporcionadas por el Programa de RREM. Se llevará a cabo una reunión con el solicitante para la selección del diseño una vez que el aspirante haya seleccionado un plano prototipo. Las mejoras a los materiales y acabados sólo se permitirán en ítems que incluyan pisos, molduras, ventanas, puertas, gabinetes, herrajes, mostradores, pintura, accesorios de plomería e iluminación, duchas construidas en el sitio, tablillas del techo, clasificación de SEER para HVAC, y electrodomésticos. El Programa de RREM estimará el costo del diseño prototípico básico de vivienda mediante fijación de precios compuestos estándar, y un cronograma de costos unitarios para las condiciones específicas del sitio. El contratista general proporcionará un costo por separado para las mejoras pedidas por el solicitante, con una deducción por los ítems estándar, para determinar el monto neto de la mejora. El solicitante será responsable de los fondos por la totalidad del monto neto de la mejora. Esta cantidad será proporcionada al personal de operaciones del DCA para su inclusión en la cuenta de fideicomiso del solicitante cuando ocurra el cierre del proyecto del solicitante. Con esta sección se brindan los protocolos, la guía, y el marco general para fijar las mejoras disponibles en cuanto a materiales y acabados en un diseño prototípico. El proceso de evaluación se compone de cinco (5) tareas clave: 1. RREM asigna contratista general al proyecto (ver Política y Procedimiento 4.9 Tasación Compuesta y Asignaciones del Contratista General). 2. Selección del plano de vivienda con diseño prototípico del Programa de RREM. 3. Costo del proyecto mediante Fijación de Precios Compuestos establecida por el Programa de RREM (Ver Políticas y Procedimientos para Fijación de Precios Compuestos). 4. Coordinación entre contratista general, gerente de proyecto de RREM y propietario para seleccionar acabados estándar y desarrollar mejoras solicitadas según Políticas y Procedimientos del Proceso de Selección de Mejoras de RREM. 5. Entrega de estimación final de costo del proyecto por el contratista general al gerente de proyecto de RREM, quien los enviará al personal de operaciones del DCA. Procedimientos para Realización de Tareas Clave Determinación del Plano de Diseño Prototípico Seleccionado 105 Pág. RREM P y P

113 El contratista general asignado completará el estudio de aptitud de la vivienda para fijar el área construible máxima en el lote del propietario según el peritaje de límites, el certificado de elevación, los obstáculos, las líneas de construcción, la elevación requerida, y cualquier código local de planeación o zonificación. De acuerdo con los resultados del Estudio del Lote, del número de dormitorios que había en la propiedad dañada, y del área dañada de la vivienda, se seleccionarán uno (1) o más diseños prototípicos que cumplan con los requisitos de tamaño determinados por el Estudio del Lote y que no excedan el espacio ocupado de la vivienda dañada en más de 300 pies cuadrados, para ser presentados a consideración del propietario. El/los plano/s seleccionado/s se presenta/n al propietario durante la reunión de selección del prototipo. El propietario evalúa el/los plano/s y elige la opción deseada, además de identificar cualquier opción de accesibilidad y mejora según las políticas y los procedimientos del Programa de RREM Preparación de Planos y Especificaciones Adaptados al Sitio por Contratista General Se proporciona la fijación de precios compuestos para el prototipo (ver Política y Procedimiento 4.9 Fijación de Precios Compuestos y Asignaciones al Contratista General) junto con los precios de la unidad adaptados al sitio. El propietario trabaja con el contratista general para elegir acabados básicos y desarrollar las mejoras deseadas de acuerdo con el Proceso de Selección de Mejoras de la Política y Procedimientos del Programa de RREM. Se entrega al contratista general la Hoja de Selección de Materiales y Acabados para los acabados básicos a fin de registrar la selección básica de materiales y acabados. Se entrega la Hoja de Selección de Mejoras al contratista general para registrar las mejoras de materiales y acabados que desea el solicitante. 1. Contratista general entrega al Programa de RREM estimación final de costos del proyecto Con base en el Precio Compuesto y la fijación de precios para la unidad desarrollados para el proyecto, el contratista general proporcionará el precio total sobre las mejoras solicitadas por el propietario con una deducción vinculada al precio para los ítems estándares retirados, lo que delinea claramente los costos de las mejoras en el Alcance Final del Trabajo. El gerente de proyecto de RREM evalúa el cálculo de fijación de precios para las mejoras y aprueba el envío del proyecto a la etapa de cierre (Ver Sección 9.1 Evento de Cierre del Contrato del Solicitante). El contratista general no deberá iniciar ni adquirir mejoras hasta el evento de cierre del contrato y hasta que estén completamente disponibles los fondos de la cuenta de fideicomiso. Los gerentes de proyecto de RREM, el DCA, o el Estado de Nueva Jersey no son responsables del pago de ninguna mejora con fondos estatales o federales Fijación de Precios por Unidad del Programa de RREM En referencia a las pautas para el establecimiento del precio por unidad en el desarrollo en el ámbito de las obras de construcción para rehabilitación y/o elevación correspondientes a la Ruta C del Programa de RREM, por favor, leer la política de la División Sandy de Recuperación: Fijación de Precios por Unidad del Programa de RREM. 6.6 Aprobación de plano estándar o adaptación para rehabilitación y zonificación Adaptación del Plano del Sitio en Proyectos de Rehabilitación El Contratista General desarrollará las elevaciones del edificio según los requisitos del peritaje de la propiedad e informes geotécnicos sobre las condiciones del terreno para proyectos de rehabilitación que requieren elevación. 106 Pág. RREM P y P

114 Se incluirán cualesquiera características o modificaciones necesarias para ajustarse a los requisitos de la Ley sobre Estadounidenses con Discapacidades de 1990 (ADA) o pedidos de accesibilidad del propietario. Si el espacio ocupado por el diseño de la rehabilitación se ajusta al espacio ocupado existente, entonces los gerentes de proyecto de RREM autorizarán al constructor para proceder con la solicitud del permiso de zonificación local después de que el propietario haya evaluado y aprobado el alcance de los planos. Si se requiere una variación (por ejemplo, por un mayor espacio ocupado por el edificio en el área permitida bajo las disposiciones locales "de derecho"), el contratista general desarrollará su mejor adaptación profesional para las necesidades mínimas de variación. Una vez que propietario haya evaluado y aprobado el alcance de los planos, el contratista general presentará una solicitud para una variación de zonificación local Adaptación del Plano del Sitio para Proyectos de Reconstrucción El contratista general y el gerente de proyecto de RREM se reunirán con el propietario para identificar el plano seleccionado de vivienda que mejor se ajuste al sitio sin requerir variación. Una vez que el propietario haya evaluado y aprobado el alcance de los planos, se iniciará el proceso de aprobación de zonificación. Si se requiere una variación, el contratista general desarrollará su mejor adaptación profesional para las necesidades mínimas de variación. Si ningún plan de reconstrucción estándar puede adaptarse, incluso con una variación, entonces el contratista general y el gerente de proyecto de RREM se reunirán con el propietario para determinar si la vivienda del Modelo Económico con un diseño para un menor espacio ocupado o habitaciones más pequeñas (si se dispone), o el plano alterno constituye el juego de planos preferido y aceptable para el propietario. Una vez que el propietario haya identificado y aceptado un juego de planos, y haya completado el trabajo de diseño específico, el contratista general presentará una solicitud para una variación local de zonificación. 6.7 Cambio de contratistas en el Programa de RREM Antes de la fecha límite del 1 de julio de 2014, los solicitantes que utilizan los servicios de un contratista seleccionado por ellos para realizar el trabajo, ya sea que reciban o no reembolso, pueden elegir si completan su contrato con el contratista general preexistente al momento de la firma del Acuerdo de Subsidio y, luego, solicitar que el gerente de proyecto de RREM proporcione un contratista general (Ruta C). Ni el DCA ni los gerentes de proyecto de RREM se involucrarán en la decisión de terminar contratos existentes. En caso que el propietario elija substituir a su contratista preexistente, el gerente de proyecto de RREM tratará al propietario como un participante convencional en el Programa bajo la Ruta C. 107 Pág. RREM P y P

115 7 SELECCIÓN Y ASIGNACIÓN DEL CONTRATISTA POR EL PROGRAMA) DECLARACIÓN DE POLÍTICA: El DCA requiere que los gerentes de proyecto de RREM asignen contratistas para los proyectos de rehabilitación y reconstrucción entre los constructores designados por el Programa de RREM. LEYES, REGULACIONES Y GUÍAS APLICABLES: Contrato completamente ejecutado, alcance de trabajo detallado, y costo estimado entre el solicitante al Programa de RREM y el contratista general. Política y procedimiento para proceso de licitación de rehabilitación. Política de reembolso del HUD emitida el 31 de julio de Anexo 1 del Acuerdo de Subsidio, relacionado con la política de reembolso del Programa de RREM según incorporación en estas políticas y procedimientos. 7.1 Creación de grupo precalificado de constructores Los gerentes de proyecto de RREM tienen la tarea de crear un grupo de contratistas generales precalificados para que participen en las actividades de construcción requeridas en el Programa de RREM. Los contratistas generales deberán documentar su capacidad de cumplir con todos los estándares de construcción del Programa de RREM y requisitos del programa federal. Los gerentes de proyecto de RREM deberán mantener una lista de constructores elegibles para la asignación de proyectos a través de la calificación y capacitación general de contratistas. Los criterios usados para calificar a los contratistas generales de RREM, están disponibles en: Fijación de precios promedio para reconstrucción En esta sección se indica el marco general de desarrollo de un precio promedio de costo razonable para los proyectos de reconstrucción por parte del DCA. Los gerentes de proyecto de RREM generarán un precio compuesto de construcción de cada prototipo del Programa de RREM. Los gerentes de proyecto asegurarán la fijación de precios para todo el grupo de licitantes calificados, y crearán un costo medio de reconstrucción para los prototipos. Una vez completado el proceso, los gerentes de proyecto de RREM proveerán precios compuestos al contratista general cuando el solicitante escoja ese prototipo para reconstruir su vivienda. Para más detalles sobre la metodología utilizada para asegurar precios compuestos con costo razonable, leer el Procedimiento Operativo Estándar sobre Precios Compuestos Paquetes de fijación de precios por prototipo Los gerentes de proyecto de RREM desarrollarán un paquete de fijación de precios para cada plano prototipo del Programa de RREM, el cual consistirá en planos prototipo y especificaciones (P&S, por sus siglas en inglés), documentos estándar de fijación de precios, plan de valores unitarios, y hojas de detalle Estimaciones del costo por prototipo Para cada plano de vivienda y para los ítems complementarios de la unidad en cada paquete de fijación de precios, se desarrollan costos estimados mediante prácticas estándar. Las estimaciones de costo establecerán las bases para determinar la razonabilidad de costos, según el CFR 24, Parte En el caso del Programa de RREM, la fijación de precios del contratista general en el marco del 15% (por encima o por debajo) del costo estimado del programa se considerará razonable y se usará para establecer el valor medio del prototipo. Los gerentes de proyecto de RREM usarán una metodología de fijación de precios para eliminar los valores atípicos y crear un precio compuesto por partida de ítems que será cumplido por todos los constructores calificados. 108 Pág. RREM P y P

116 Se entregará al contratista general un formulario sobre costo estimado y una tabla de costos unitarios como parte del Acuerdo de Diseño o Construcción, el cual fijará el precio de construcción que se usará en el contrato. 7.3 Asignación del contratista general Esta sección tiene el propósito de dar protocolos, guía y marco general para efectuar asignaciones a los contratistas generales bajo los proyectos de RREM. La metodología de asignación incluye 6 pasos clave: (1) Los gerentes de proyecto de RREM administrarán la capacidad del Grupo de Contratistas Calificados mediante el monitoreo de la capacidad financiera (con base en las limitaciones financieras o garantías) y técnica. Los gerentes de proyecto de RREM evaluarán regularmente el desempeño del Grupo de Contratistas Calificados, y recomendarán ajustes a la capacidad aprobada de contratistas generales en particular. Se asignará a los solicitantes al Programa de RREM un contratista general para que complete el diseño y la construcción de su proyecto individual bajo la dirección del gerente de proyecto de RREM. (2) Se ha organizado al Grupo de Contratistas Calificados en dos niveles de constructores aprobados. En general, los del Nivel I cuentan con mayor capacidad financiera y técnica, mientras que los del Nivel II son empresas más pequeñas que pueden manejar menos unidades simultáneamente. (3) El DCA ha establecido que otorgará el 50% de las asignaciones del proyecto a constructores del Nivel I y el otro 50%, a constructores del Nivel II. La asignación de proyectos dentro de los niveles del grupo calificado se basará en los siguientes criterios generales. (4) El Programa de RREM fijó su clasificación de constructores para las asignaciones con base en lo siguiente: a. Respuesta a la Solicitud de Calificaciones o Precalificación; b. disposición para realizar tareas especializadas de reconstrucción y rehabilitación; c. desempeño del trabajo en todos los condados; c. experiencia previa con el CDBG; y d. experiencia previa en construcción en Nueva Jersey. (5) Los gerentes de proyecto de RREM manejarán activamente las actividades de los contratistas generales y evaluarán regularmente la receptividad y el desempeño de los constructores que forman parte del Grupo de Constructores. (6) Los constructores serán evaluados por su receptividad frente al proceso de fijación de precios y aceptación de asignaciones. Faltas reiteradas en estos aspectos conllevarán un menor número de asignaciones en el futuro, o un período de prueba sin recibir más asignaciones. Los gerentes de proyecto de RREM también monitorearán el desempeño del contratista general en las siguientes áreas: Calidad de trabajo. Se medirá este criterio mediante el análisis de la relación entre el total de inspecciones fallidas de garantía de calidad y el total de intentos de inspección de garantía de calidad. El contratista general con la relación más baja recibirá un factor ponderado más alto. El Programa monitoreará todas las inspecciones fallidas consecutivas en los últimos treinta (30) días en el MIS del Programa de RREM. El desempeño puede mostrar una tendencia ascendente o descendente durante un período de tiempo dado. Por lo general, la rotación del personal y el rebasamiento de la capacidad del contratista son la causa fundamental de las fluctuaciones en las inspecciones fallidas. Tiempo promedio de construcción. Se calcula como indicador del número total de días entre el NTP y la aprobación de la inspección final. El contratista general con el menor tiempo promedio de construcción recibe un factor ponderado más alto. 109 Pág. RREM P y P

117 Trabajo en curso. Es un indicador del volumen de trabajo actual del contratista general por contrato para el que se ha emitido una NTP, pero sin que se complete la inspección final. Este valor se comparará con la capacidad inicial básica de cada contratista general. Un menor volumen de trabajo en curso significa mayor capacidad para aceptar nuevos proyectos. La base podría ajustarse durante la duración del proyecto según el desempeño efectivo de cada contratista general. Otros criterios. Los siguientes criterios también pueden utilizarse pero son más subjetivos que los indicados anteriormente. Estos incluyen, entre otros: o o o Administración del proyecto. Dichas tareas se refieren a la programación de materiales, el mantenimiento del sitio limpio, la seguridad, etc. Trámite de documentos. El personal apropiado del Programa de RREM puede evaluar el número de errores detectados en las Solicitudes de Retiro de Fondos y hacer un seguimiento del número de documentos devueltos para reenvío con el fin de cuantificar el cumplimiento de este criterio. Servicio al cliente. Pueden utilizarse encuestas de satisfacción a los propietarios de vivienda para establecer una calificación indicativa de la misma. Un Equipo de Asignación del Contratista General (GCAT, por sus siglas en inglés) del Programa de RREM conformado por representantes de cada gerente de proyecto de RREM y del DCA supervisará el proceso siguiente. Se espera que el GCAT se reúna semanalmente para la evaluación continua de la capacidad de producción de los contratistas generales, tomando en consideración la capacidad asignada actual a cada uno y su desempeño histórico. Este grupo hará un seguimiento y mantendrá registros de la disponibilidad de los contratistas generales para aceptar nuevas asignaciones. 7.4 Proceso de fijación de precios en proyectos de rehabilitación En esta sección se brinda el marco general para que los gerentes de proyecto de RREM aseguren un costo razonable para los proyectos de rehabilitación. Garantizarán la fijación de precios para cada proyecto mediante la notificación al constructor asignado acerca del costo de las partidas para el proyecto. El constructor necesitará presentar una propuesta de costos justos y razonables mediante la aplicación de fijación de precios unitarios, y las cantidades propuestas para cada partida de trabajo, dando lugar al Costo Total de Construcción. El grupo de contratistas constructores precalificados se ha establecido para garantizar una fijación competitiva de precios por un número reconocido de contratistas de construcción que cumplen con criterios mínimos para participar en el Programa de RREM Asistencia del constructor a las visitas de alcance Tras la asignación de un proyecto, los constructores deberán asistir a una visita de alcance programada por el gerente de proyecto de RREM. Esta visita es un paso fundamental en el proceso de garantizar que el gerente de proyecto de RREM y el constructor estén de acuerdo acerca de cualquier modificación requerida al alcance del proyecto para su cotización. La visita de alcance se programa de acuerdo con la disponibilidad del propietario para otorgar acceso total a la vivienda. El gerente de proyecto de RREM debe proveer el Alcance del Trabajo con una notificación con 48 horas al menos al constructor antes de la visita de alcance programada, y el constructor necesitará realizar preparativos para asistir con los subcontratistas, si es necesario Entrega del costo total de construcción por gerentes de proyecto de RREM El gerente de proyecto de RREM proveerá el costo total de construcción en el alcance de trabajo al constructor asignado, a partir de la política de Fijación de Precios Unitarios del Programa. En el desarrollo del alcance del trabajo para rehabilitación y/o elevación de la estructura, el gerente de proyecto de RREM asignará precios 110 Pág. RREM P y P

118 establecidos para cada partida del alcance y derivar un costo global de construcción del proyecto. En la fijación de precios establecidos se usará Xactimate -software estándar del sector para fijar precios- que considera las variaciones en el costo regional a lo largo del tiempo, para asignar precios a todos los costos generales de rehabilitación. Para mayor orientación acerca del establecimiento del precio unitario en el Programa de RREM, consulte la política sobre RREM: Fijación del Precios Unitarios de la División Sandy de Recuperación Constructor no debe exceder costos estimados por gerente de proyecto de RREM El costo total de construcción en el alcance de trabajo proporcionado al constructor asignado se basa en la política de Fijación de Precios Unitarios del Programa. Los constructores pueden optar voluntariamente por cotizar los costos de construcción totales en el alcance de trabajo debajo de los precios establecidos por el gerente de proyecto de RREM. Sin embargo, los constructores no pueden proponer costos que excedan el costo de construcción total de RREM, según lo establecido por la estimación de precios unitarios de Xactimate. 7.5 Marco de decisiones del solicitante y notificación a Operaciones del DCA Los contratistas generales deben preparar los planos de diseño y cumplir con la zonificación y los permisos municipales, al igual que con los requisitos de construcción del Programa de RREM. Los servicios de diseño típicos requeridos incluyen: certificado de elevación, plano del terreno, diseño de cimientos, informe geotécnico y levantamiento topográfico posterior. Una vez completos, los diseños se entregarán al propietario para su evaluación y aceptación o rechazo. Si el propietario puede identificar detalles específicos en el plano del diseño final y/o en el alcance del trabajo que impliquen el rechazo de los planos, los equipos de RREM buscarán identificar ajustes limitados que puedan hacerse al diseño. Cualquier cambio de diseño y costos vinculados deben estar dentro de las normas y limitaciones para los costos generales del Programa de RREM. Si no pueden identificarse cambios mutuamente aceptables, el propietario puede elegir aceptar los planos existentes, cambiar a la Ruta B, y continuar con el Programa usando los servicios de un contratista escogido por el propietario, o retirar su solicitud al Programa de RREM. 111 Pág. RREM P y P

119 8. CIERRE: ACUERDO DE SUBSIDIO, ACUERDO DE CONSTRUCCIÓN Y FIDEICOMISO (CONTRATISTAS SELECCIONADOS POR PROGRAMA) DECLARACIÓN DE POLÍTICA: El propietario firma el Acuerdo de Subsidio con el DCA, que compromete su concesión total de subsidio con fondos del CDBG-DR a través del Programa de RREM. Los asesores de vivienda serán responsables de preparar todos los documentos del acuerdo de subsidio por formalizar entre el propietario y el DCA del Estado de Nueva Jersey. Para los propietarios que elijan utilizar los servicios de un contratista general asignado por el Programa de RREM, los gerentes de proyecto de RREM prepararán un contrato por ejecutar entre los solicitantes al Programa de RREM y los contratistas generales asignados por el Programa en relación a las actividades de construcción vinculadas a rehabilitación, reconstrucción, elevación o mitigación para asistirles en su recuperación de los efectos del huracán Sandy (acuerdo de construcción). Los gerentes de proyecto de RREM administran la secuencia apropiada de los proyectos de construcción para los propietarios que elijan la ruta del contratista general asignado por el Programa de RREM para garantizar la implementación de los controles adecuados para que los contratistas constructores cumplan con las condiciones del contrato de construcción. El propósito principal de la NTP es controlar el tiempo y ritmo del inicio de la construcción, y evitar que algún proyecto de construcción se ponga en ejecución sin el permiso o la autorización adecuados. Sólo los gerentes de proyecto de RREM deberán emitir una NTP al contratista general. LEYES, REGULACIONES Y GUÍA APPLICABLES: Acuerdo de subsidio aprobado por el DCA Acuerdo de construcción aprobado por el DCA Acuerdo de fideicomiso aprobado por el DCA Lista de control de cierre de contrato del RREM Lista de control de preparación del DCA Condiciones para la NTP Formulario 9 de NJ, Pre construcción y Orden de Proceder 8.1 Evento de cierre En esta sección se proporcionan los protocolos, la guía y el marco general para la compleción de la firma del subsidio al solicitante y el proceso de firma del acuerdo de construcción o fideicomiso (Paso 8). El proceso de cierre está compuesto por cuatro (4) pasos clave: (1) Los gerentes de proyecto de RREM guardarán en el sistema el alcance de trabajo completamente diseñado, mediante el Formulario de Envío del Costo Total de Desarrollo (TDC, por sus siglas en inglés), con la documentación de soporte. (2) El personal de operaciones del DCA preparará el cálculo final de concesión que refleje el precio actualizado de la construcción, determinará los requisitos del fideicomiso, y notificará al propietario los fondos requeridos para la cuenta de fideicomiso. (3) El gerente de proyecto de RREM programará una cita en coordinación con el asesor de vivienda, para: a. Ejecutar la Enmienda al Acuerdo de Subsidio que refleje el precio final de construcción; b. Ejecutar el Acuerdo Privado de Fideicomiso para dar la aprobación al desembolso de fondos de la cuenta de fideicomiso al constructor asignado; c. Ejecutar el Anexo J del Acuerdo de Diseño y Construcción, que indique el precio de construcción final que refleje toda Orden de Cambio aprobada; y 112 Pág. RREM P y P

120 d. Evaluar el cronograma de construcción, los requisitos del propietario, y cualquier otro trabajo preparatorio que debe estar listo para el inicio de la construcción. (4) Tras la ejecución de los documentos requeridos y, luego, que el constructor y el propietario cumplan con todos los requisitos del Programa, el gerente de proyecto de RREM emitirá una NTP para iniciar la construcción Acuerdos de fideicomiso y otros requisitos Cuando se usen los servicios de un contratista general seleccionado por el Programa de RREM, para completar el trabajo restante, se pedirá al propietario que firme un acuerdo de fideicomiso que autorice al DCA, como agente del fideicomiso, a realizar pagos al constructor a nombre del propietario desde dicha cuenta, y una segunda autorización para que el agente del fideicomiso realice pagos de los fondos otorgados por el HUD. Los dos acuerdos de fideicomiso para el Programa de RREM, incluyen: Acuerdo de Pago del Fondo de Subsidio de RREM Acuerdo del Fondo de Fideicomiso del Propietario El Acuerdo de Pago del Fondo de Subsidio de RREM autoriza al DCA a desembolsar fondos adjudicados por el HUD al constructor asignado. El acuerdo se ejecutará con todos los solicitantes de la Ruta C al momento de la concesión del subsidio, para que los constructores puedan recibir el pago requerido por cualquier trabajo de diseño realizado antes de la construcción. El Acuerdo del Fondo de Fideicomiso del Propietario autoriza al DCA a desembolsar al constructor asignado fondos privados del propietario, transferidos a la cuenta de fideicomiso. El acuerdo de fondos privados será formalizado en la reunión de cierre. Se notificará a los propietarios acerca del monto final de fondos privados que se necesitan transferir a la cuenta de fideicomiso una vez que el gerente de proyecto de RREM apruebe un precio de construcción, que incluya todas las órdenes de cambio requeridas por el trabajo de diseño y por las mejoras seleccionadas por el propietario. Los gerentes de proyecto de RREM transmitirán esta información al personal de operaciones del DCA, a través del Formulario de Envío del TDC. El personal de operaciones del DCA usará el formulario para generar los siguientes documentos para el propietario: 1. Notificación de requisitos de fideicomiso: Indica el monto requerido en la cuenta de fideicomiso de acuerdo con el precio de construcción aprobado para el proyecto. 2. Cálculo enmendado de la concesión de subsidio: Refleja el monto de la concesión final según el precio de construcción negociado para el proyecto. 3. Instrucciones para transferencia electrónica a la cuenta de fideicomiso: Brinda información al propietario sobre la forma de transferir los fondos requeridos a la cuenta de fideicomiso. 4. Acuerdo de fideicomiso de fondos privados del propietario: Firma del acuerdo de fideicomiso en la reunión de cierre Acuerdo de construcción Cuando los trabajos estén aún por completarse, el constructor y el propietario firmarán uno de dos acuerdos de construcción según la ruta elegida por el propietario. El acuerdo incluirá uno de los siguientes: Acuerdo de Construcción de RREM para solicitantes cuyos trabajos de diseño son realizados por el gerente de proyecto de RREM, o 113 Pág. RREM P y P

121 Acuerdo de Diseño y Construcción de RREM para solicitantes cuyos trabajos de diseño son realizados por el constructor asignado por el Programa de RREM. Los acuerdos de construcción se firmarán entre el constructor y el propietario para autorizar e iniciar la compleción de los servicios de diseño a fin de poder finalizar el alcance de la construcción. El propietario firmará, durante la reunión de cierre, el Anexo J del acuerdo de construcción, que refleja el precio y alcance finales aprobados para el proyecto, incluyendo cualquier orden de cambio aprobada. Tras la emisión de la Orden de Proceder, el contratista está autorizado contractualmente para iniciar la construcción Reunión previa a construcción y acto de cierre del acuerdo de construcción El gerente de proyecto de RREM coordina una reunión previa a la construcción con el asesor de vivienda y el propietario para ejecutar la Enmienda al Acuerdo de Subsidio con el Propietario, el Acuerdo Privado de Fideicomiso, y firmar el Anexo J del Acuerdo de Diseño y Construcción. El gerente de proyecto de RREM y/o el asesor de vivienda evaluarán el proceso de transferencia de fondos a la cuenta de fideicomiso, y justificarán cualquier costo de construcción y financiamiento del fideicomiso generados por el diseño final, si procede. El gerente de proyecto de RREM evaluará y confirmará todas las selecciones de acabados. El gerente de proyecto de RREM discutirá y evaluará todos los requisitos para el propietario, durante la construcción, incluyendo el periodo de tiempo requerido por el propietario para desocupar (con sus pertenencias) la estructura. Tanto el gerente de proyecto de RREM como el asesor de vivienda estarán disponibles para evaluar el cronograma general de construcción y la secuencia del trabajo. Modificación del acuerdo de cierre Al término de la rehabilitación o reconstrucción y, luego, que el propietario vuelva a ocupar la vivienda, se realizará una conciliación final del subsidio para ajustar el monto de concesión y cerrar la cuenta privada de fideicomiso. Si los costos reales son menores a los anticipados al momento del cierre inicial, los fondos del propietario que permanezcan en la cuenta de fideicomiso pueden ser devueltos al propietario, según la orden de pagos y el origen de los fondos restantes, y/o los adjudicados del RREM pero no utilizados, serán reasignados por el DCA a otros proyectos de RREM. 8.2 Autorizaciones y fondos de reserva del DCA Una vez que el personal de operaciones del DCA tenga la determinación final acerca de la concesión de fondos de RREM, los asesores de viviendas transferirán todos los documentos necesarios para la firma del subsidio, junto con una lista de control de cierre que indique lo obtenido y lo pendiente para evaluación por parte del DCA. El DCA verificará integridad y cumplimiento. 8.3 Cuentas en fideicomiso El DCA será el agente de los fondos de subsidio de RREM (CDBG-DR) y de los fondos proporcionados por el propietario para su beneficio. El Banco of América, bajo contrato con el DCA, mantendrá los fondos de fideicomiso en subcuentas para cada propietario. Antes de iniciar la construcción, se exigirá a los propietarios que firmen el Acuerdo de Pago de Fondos del Subsidio de RREM y el Acuerdo del Fondo de Fideicomiso del Propietario. Estos acuerdos establecen términos y condiciones para los acuerdos de fideicomiso, disposiciones vinculadas a la función y autoridad del agente de fideicomiso, y condiciones generales relacionadas con el desempeño del agente de fideicomiso, leyes reguladoras y enmiendas a los acuerdos Cuenta para pago de fondos de subsidio de RREM 114 Pág. RREM P y P

122 Esta cuenta será el canal de los fondos adjudicados del CDBG-DR al propietario en el Programa de RREM Cuenta para fondos de fideicomiso del propietario Esta cuenta contendrá todos los fondos del propietario que son necesarios para completar el proyecto, incluyendo, entre otros: reembolsos de seguros, ingresos por préstamos de la SBA, ingresos hipotecarios privados para construcción, fondos de entidades sin fines de lucro, y otras fuentes Desembolso de fondos de las cuentas en fideicomiso Los fondos serán desembolsados desde la cuenta en fideicomiso en el orden siguiente: 1. Fondos del CDBG-DR por el valor total de la concesión para construcción, como se indica en el Anexo 1 sobre Cálculo de la Concesión, menos los fondos designados para contingencias. 2. Fondos privados requeridos bajo el Acuerdo del Fondo de Fideicomiso del Propietario. 3. Fondos del CDBG-DR por el saldo por contingencias restante (si procede). Si al final de la construcción existiese algún saldo de los fondos de la Cuenta de Fondos de Fideicomiso del Propietario, se procederá a devolver primero cualquier depositante de terceras partes que haya transferido fondos a la cuenta de fideicomiso, y los otros fondos adicionales restantes se devolverán directamente al propietario. Los fondos del Programa del CDBG-DR asignados al proyecto para contingencias, pero no utilizados, serán liberados para otros proyectos. Se seguirán los procedimientos y otras instrucciones adicionales de pago de acuerdo con el Acuerdo de Pago del Fondo del Subsidio de RREM y el Acuerdo de Fondos de Fideicomiso del Propietario. 8.4 Orden de proceder En esta sección se indican los protocolos, la guía y el marco general para la emisión de una NTP. El proceso se compone de cuatro (4) tareas clave: (1) Gerente de proyecto de RREM recopila datos sobre cierre del contrato y elabora paquete para NTP. (2) Contratista general recopila la información necesaria y lleva a cabo actividades para preparar la demolición (si es necesario) e inicio de la construcción (p. ej., obtención de permisos necesarios). (3) Propietario deposita los fondos requeridos en la cuenta de fideicomiso, según se establece en el Acuerdo Privado de Fondos para Fideicomiso del Propietario. (4) Programa de RREM emite la NTP, el Formulario 9 sobre Acciones Previas a la Construcción y la NTP Procedimiento para emisión de la NTP sin demolición El gerente de proyecto de RREM utilizará el procedimiento siguiente para emitir una NTP, cuando no se requiera la demolición de la estructura existente: 1. El gerente de proyecto de RREM recopila información del cierre del contrato, y desarrolla un paquete para la NTP. El gerente de proyecto de RREM llevará a cabo lo siguiente: Reunir información del cierre del contrato en un paquete completo para evaluación por el propietario; 115 Pág. RREM P y P

123 verificar el cumplimiento de la lista de control de la NTP para asegurar que se tienen todos los documentos; entregar el paquete de cierre para su evaluación por parte de un administrador de control de calidad de RREM para garantizar que todos los documentos estén ejecutados correctamente; y guardar todos los documentos en el sistema de registro. 2. El contratista general recopila la información necesaria para el Paquete de NTP de Construcción del gerente de proyecto de RREM, y toma medidas necesarias para preparar el inicio de todos los trabajos de construcción. Tras la ejecución del contrato, el contratista general inicia las acciones administrativas para proveer fianzas, obtener permisos, desconectar servicios básicos, y lograr la desocupación de la vivienda por el propietario. El gerente de proyecto de RREM proporciona las pruebas del cumplimiento de las siguientes condiciones para la NTP: Fianzas válidas de cumplimiento y pago enviadas al gerente de proyecto de RREM (proyectos con valor de construcción superior a $100,000). El contratista general proveerá al Programa de RREM una carta general de fianza, que servirá para verificar la capacidad de garantía y emitirá una copia de la fianza al propietario. La copia de la fianza se entrega al propietario antes de la emisión de la NTP. Vigencia de todas las pólizas de seguro como lo requiere el contrato. Obtención de las aprobaciones de zonificación y uso de tierra. Obtención del permiso o permisos de construcción por parte del contratista. Desconexión y retiro adecuado de los servicios básicos. Desocupación de la vivienda por parte del propietario y remoción de su contenido, O acuerdo de un plan de remoción o manipulación entre el contratista constructor y el propietario (mayormente en proyectos de rehabilitación). Posesión de licencia válida del contratista de mejoras de viviendas en Nueva Jersey. Posesión de registro válido en el Programa de Garantías de Viviendas Nuevas por parte del contratista (trabajos de reconstrucción). Entrega del Formulario de Identificación del Contratista o Subcontratista completo por parte del contratista. Presentación de formulario lleno de Declaración y Acuse de Recibo por parte del contratista. Entrega de Cronograma Valorado de Obras por parte del contratista, para fines de pago, para evaluación y aprobación por el Programa de RREM. Plan de monitoreo de vibraciones (si es necesario). Plan de Contratista Certificado para Transporte de Carga (si es necesario). Entrega de documentos de diseño final por el contratista al Programa de RREM. Entregas de documentos sobre productos y materiales por el contratista al Programa de RREM. 116 Pág. RREM P y P

124 3. El gerente de proyecto de RREM emite la NTP para reconstrucción o rehabilitación, según los requisitos del proyecto. Con la emisión de la NTP, el gerente de proyecto de RREM valida que el contratista constructor cumple con todas las condiciones de la NTP para proceder con la elevación, rehabilitación o reconstrucción. El gerente de proyecto de RREM emitirá la NTP por escrito, usando el Formulario 9 para New Jersey: Acciones Previas a Construcción y Orden de Proceder. La copia de la NTP se proporciona impresa o se envía una versión escaneada por correo electrónico al contratista de construcción. La NTP se escanea y se coloca en el expediente del propietario dentro del MIS del gerente de proyecto de RREM Procedimiento para emisión de la NTP con demolición Si es necesario demoler una propiedad primero y el municipio local no emitirá el permiso de zonificación y de construcción hasta que la demolición esté terminada, entrarán en vigencia estos protocolos especiales para la NTP. Además de estos requisitos especiales, estarán vigentes todos los otros requisitos para la NTP. El contratista general sigue todos los requisitos indicados en la Sección Sin embargo, la NTP sólo se emite para la demolición de la estructura existente. Las únicas variaciones en los requisitos de envío son los siguientes: NO se requieren permisos de zonificación y uso de tierra en la etapa de demolición; y DEBERÁ haberse recibido el permiso de demolición. Una vez que el contratista general complete satisfactoriamente la demolición y recopile la información necesaria para el paquete de la NTP para construcción del gerente de proyecto de RREM, se deberán seguir los siguientes procedimientos: 1. Tras la demolición de la estructura original, el contratista brinda la información necesaria al gerente de proyecto de RREM para obtener la NTP para construcción nueva. El contratista obtendrá los permisos de construcción requeridos. Además, se asegurará de que se obtengan los permisos apropiados de zonificación y uso del suelo; se envíen todos los permisos de construcción requeridos; y se presenten los manifiestos aplicables de residuos (cuando se realice reducción de asbestos en la estructura); se presenten los documentos del diseño final, las especificaciones requeridas de productos y materiales, y los cronogramas de construcción al gerente de proyecto de RREM. 2. Tras recibir toda la documentación requerida, el gerente de proyecto de RREM valida que el contratista de construcción ha cumplido con todas las condiciones de la NTP para iniciar la nueva construcción. 3. El gerente de proyecto de RREM emite la NTP por escrito con el Formulario 9 sobre Acciones Previas a Construcción y Orden de Proceder. La copia de la NTP se proporciona impresa o se envía una versión escaneada por correo electrónico al contratista de la construcción. La NTP se escanea y coloca en el expediente del propietario dentro del MIS del Programa de RREM. 117 Pág. RREM P y P

125 9. CONSTRUCCIÓN EN RUTA C PARA CONTRATISTAS SELECCIONADOS POR PROGRAMA DECLARACIÓN DE POLÍTICA: El Estado de Nueva Jersey ha favorecido la participación del solicitante en todas las etapas de este Programa. Tiene crucial importancia asegurar que los propietarios sean tratados con respeto y que tengan la oportunidad de mantenerse informados y conscientes del progreso realizado en la reparación o reconstrucción de su vivienda. Sin embargo, es un programa federal que cuenta con recursos limitados y deberá cumplir con cronogramas de implementación que brinden a Nueva Jersey la protección suficiente para garantizar que las acciones tomadas no generen casos de reembolso. En esta sección se dan las normas del proceso de construcción y el retiro de fondos tras la confirmación de costos de construcción elegibles. LEYES, REGULACIONES Y GUÍAS APLICABLES: CFR 24, Artículo 570 sobre Reglas del CDBG. Registro Federal, Volumen 78 No. 43, publicado el 5 de marzo de Registro Federal, Volumen 78 No. 76, publicado el 19 de abril de Código Internacional Residencial 2009, o el código más reciente adoptado en Nueva Jersey. Plan de Acción del Estado de Nueva Jersey 9.1 Solicitudes de inspección y retiro de fondos Las responsabilidades del gerente de proyecto de RREM incluyen el mantenimiento y la creación de trámites para asignaciones, supervisión de reuniones previas a la construcción con el contratista, realización de inspecciones de avance en el sitio de la obra, y recepción y procesamiento de pedidos de retiro de fondos ante el DCA. El DCA cuenta con el MIS para el monitoreo y seguimiento de información relevante para los propietarios, el avance de la construcción y los pedidos de retiro de fondos. La base de datos permite que la información sea fácilmente accesible a los gerentes de proyecto de RREM, el DCA, y de quienes manejan el Programa de RREM Inspecciones Los contratistas generales tienen la responsabilidad de comunicarse con los gerentes de proyecto de RREM para solicitar una inspección sobre el avance en el sitio, durante la construcción. En caso de que las viviendas en reconstrucción, los inspectores realizarán inspecciones en el lugar al completarse los cimientos, al 33%, al 66% y la compleción final de la obra. Las viviendas en rehabilitación (con elevación) serán inspeccionadas tras completarse los cimientos, al 50%, y al final de la obra. Las viviendas modulares se inspeccionarán cuando la vivienda esté lista para ser colocada en el sitio (inspección del 50% dentro de 45 días) y tras la compleción final. Como mínimo, los siguientes trabajos estarán listos antes de que pueda programar cada inspección: REHABILITACIÓN: Inspección al 50% de avance: Se acordará la compleción del alcance del trabajo al 50% para inspección durante la conferencia previa a la construcción para cada proyecto. Como guía general, todos los ítems del alcance incluidos en los documentos de construcción hasta el cerramiento de paredes (antes de la instalación del revestimiento exterior o paneles de yeso interiores), obra en el sitio y trabajo de cimentación y elevación, cubiertas de techos, encofrado, aislamiento de paredes, ventanas, puertas exteriores, reparaciones al porche y terraza, colocación de red básica mecánica, eléctrica y plomería (MEP, por sus siglas en inglés). 118 Pág. RREM P y P

126 Elevación y cimientos, si procede, durante la inspección al 50%. Inspección final Tras aprobación de todas las inspecciones municipales y emisión del Certificado de Ocupación o equivalente. Compleción de vivienda y en condición de ocupación. Verificación de todos los ítems del alcance del trabajo en cumplimiento con el Programa. RECONSTRUCCIÓN: Inspección al 33%: Cimientos elevados e instalación de todos los pilares, vigas, vigas y cubiertas de piso. Losa de hormigón. Instalación del encofrado, servicios básicos bajo la losa, barrera de vapor y refuerzo de acero, colocación previa del concreto, y construcción de muro aislante con bloque de hormigón (CMU, por sus siglas en inglés). Inspección al 66%: Armado Colocación de puertas exteriores Instalación de superficies exteriores Instalación eléctrica básica completa Instalación completa de tuberías posterior a cimientos Instalación mecánica básica completa Cubierta de techo completa Instalación de ventanas Aislamiento Inspección final: Paneles de yeso instalados y texturizados Puertas interiores instaladas Molduras interiores completas Superficies exteriores enmasilladas y pintadas Sistemas de calefacción, enfriamiento, eléctricos y de tuberías completos Puertas, paredes y molduras interiores pintadas Pisos completos Muebles de cocina y baño completos Todos los accesorios instalados Electrodomésticos instalados Calentador de agua instalado Accesorios para accesibilidad (si corresponde) Sistema séptico (si corresponde) Pozo de agua (si corresponde) Todas las placas de concreto y nivelación final Aprobación de todas las inspecciones municipales y emisión del Certificado de Ocupación o equivalente. Compleción de vivienda y en condiciones de ocupación. 119 Pág. RREM P y P

127 Verificación de todos los ítems del alcance del trabajo en cumplimiento con el Programa Proceso para solicitar retiro de fondos El proceso para solicitar retiro de fondos empieza con la inspección del avance de la obra. Los contratistas contactan al gerente de proyecto de RREM para programar cada inspección con los inspectores de construcción de RREM. Una vez que se complete la inspección, los inspectores de construcción de RREM entregan los documentos necesarios al contratista. El contratista completa la documentación para solicitar retiro de fondos y, a través de medios electrónicos, entrega de manera electrónica la solicitud de retiro al gerente de proyecto de RREM o a su representante. La fecha de recibo se registrará en la base de datos. El gerente de proyecto de RREM evaluará entonces la solicitud de retiro de fondos. Si faltase información en el paquete, el gerente de proyecto de RREM o su representante notificarán al constructor acerca de las deficiencias. El contratista hará las correcciones requeridas y las entregará al gerente de construcción de RREM para su evaluación adicional. Tras recibir la aprobación del gerente de construcción de RREM, el paquete de solicitud de retiro de fondos se entregará al DCA a través del SIROMS para retirar fondos del HUD con el fin de financiar la cuenta de fideicomiso que administra el agente de fideicomiso, y que está vinculada a los fondos privados de fideicomiso. Una vez que el DCA retira los fondos del HUD, se transfieren a la cuenta de procesamiento de pagos, y los fondos se entregan al contratista general. El pago se emitirá al contratista general dentro de los 30 días desde la fecha en que el gerente de proyecto de RREM aprueba el pedido de retiro de fondos. Los detalles y formularios relacionados con el pedido de retiro de fondos se encuentran en el Anexo G. 9.2 Orden de cambio El propósito de esta sección es proveer una guía sobre las órdenes de cambio en los proyectos de construcción dentro del Programa de RREM. Las órdenes de cambio se emiten cuando el precio inicial acordado requiere modificación. Primero, el contratista debe completar el Formulario de Solicitud de Orden de Cambio. Este formulario y la documentación de soporte deben entregarse al gerente de proyecto de RREM para su evaluación y si éste aprueba la orden de cambio, se devuelve al contratista general para su ejecución. Se requerirá al contratista general que obtenga además la firma del propietario. Las órdenes de cambio se facturan sólo al retiro final de fondos y son calificadas como orden de cambio, a menos que haya sido previamente aprobada por escrito por el gerente de proyecto de RREM. El monto indicado en la factura debe coincidir con el monto aprobado previamente. El total facturado excederá el porcentaje usual de la factura final Políticas generales para órdenes de cambio y notificaciones de cambios en obra El gerente de proyecto de RREM es responsable de cumplir con las siguientes directrices de acuerdo con el Código de Construcción Uniforme de Nueva Jersey para la administración del trámite de la orden de cambio. El gerente de proyecto de RREM asegurará lo siguiente: Que toda orden de cambio de trabajo se complete antes de la inspección final. Que una orden de cambio administrativo para compensar tiempo o costo sólo puede emitirse por escrito tras la inspección final. Que la administración del trámite de la orden de cambio de trabajo deberá seguir las disposiciones descritas en el contrato y el cronograma establecido. Que si las condiciones generales en los documentos del contrato no hacen mención a las áreas referidas en este procedimiento, el Programa de RREM hará cumplir esta norma cuando se prepare 120 Pág. RREM P y P

128 una prepare una notificación de cambio en obra de construcción (FCN, por sus siglas en inglés) u orden de cambio. Un cambio de alcance iniciado por el propietario se define como una incorporación o retiro específico en el contrato original del alcance de trabajo, solicitado por personas diferentes al contratista general o gerente de proyecto de RREM. Los cambios al alcance realizados por el propietario, no incluyen los cambios que sean el resultado de condiciones imprevistas o discrepancias en los documentos del contrato (especificaciones o planos). Los cambios al alcance del propietario no son permisibles, a menos que estén vinculados a un problema de accesibilidad desarrollado después del cierre Propósito de órdenes de cambio y de FCN El propósito de la orden de cambio es comunicar y registrar los cambios en los documentos del contrato, el monto del contrato, los hitos, y/o el plazo del contrato. Este procedimiento describe las acciones requeridas para la preparación y el procesamiento de las órdenes de cambio y propuestas de orden de cambio (COP, por sus siglas en inglés) de acuerdo con los documentos de contrato y las políticas aprobadas. NOTA: En caso de que estos procedimientos estén en conflicto con documentos específicos del contrato, deberán prevalecer las disposiciones indicadas en los documentos del contrato Cambios en el alcance por el propietario No se aceptarán cambios al alcance del trabajo por parte del propietario tras el evento de cierre del contrato. Cualquier cambio al alcance del trabajo propuesto por el propietario debe ocurrir antes de la ejecución del acuerdo de subsidio y contrato de construcción entre el contratista general y el propietario Preparación de orden de cambio Cualquier cambio en los documentos sobre el alcance del trabajo debe ser documentado a través de una FCN o una orden de cambio. Si el contratista general encuentra un cambio de condiciones dentro del alcance del trabajo aprobado, deberá notificar al gerente de proyecto de RREM en las 24 horas posteriores a la identificación del cambio de condiciones. El contratista general enviará la orden de cambio propuesta al gerente de proyecto de RREM para que la evaluación y aprobación incluya el cambio en el alcance del trabajo y el cambio en el costo estimado por el contratista general. El gerente de proyecto de RREM realizará una evaluación de precio razonable conformada por respuestas de ofertas por ítems similares y/o una comparación usando herramientas de estimación de costos aceptadas por el sector (p. ej. RS Means). Una vez que el gerente de proyecto de RREM considere razonables tanto el costo como el alcance del trabajo identificados por la orden de cambio, transferirá la documentación del cambio al asesor de vivienda para obtener los fondos proporcionados por el propietario para costear la orden de cambio, a menos que sea elegible para fondos del programa, y que estén disponibles dentro del límite del subsidio. Si es necesario, se obtendrán fondos adicionales que serán colocados en el acuerdo de fideicomiso del propietario. Una orden de cambio sin afectar el acuerdo de subsidio, no requerirá la aprobación del DCA. Si el cambio conlleva la modificación del acuerdo de subsidio entre el DCA y el propietario, el mismo también se modificará junto con el acuerdo de construcción y el de fideicomiso privado. Las órdenes de cambio que resulten en un cambio en el monto del subsidio, requerirán la aprobación del DCA para modificar el acuerdo de subsidio. 121 Pág. RREM P y P

129 9.2.5 Notificaciones de cambio en obra En el caso de que el contratista general vea la necesidad de hacer un cambio sin costo al alcance del trabajo, se ejecutará una FCN. El contratista general identificará claramente en el Formulario de la FCN el ítem por cambiar y la solución propuesta para dicho cambio. Las FCN deben ser aprobadas por escrito por el gerente de proyecto de RREM y por el propietario antes de su ejecución Contenido del paquete de orden de cambio El paquete de orden de cambio preparado por el gerente de proyecto deberá tener dos (2) secciones como se indica a continuación: 1. Sección Uno Contrato. Esta sección incluirá (i) la Orden de Cambio, más la página de firmas, y (ii) cualquier plano revisado o especificaciones de cambio de trabajo con firma/s y sello/s del arquitecto o ingeniero registrado (AOR, por sus siglas en inglés) y del profesional de diseño que preparó los planos o bocetos o cambios, según proceda. 2. Sección Dos Documentos de soporte (Sólo para uso interno). Esta sección incluirá: (i) la justificación para la modificación del contrato, (ii) estimaciones del costo, (iii) solicitudes de Orden de Cambio, si procede, y cualquier fondo adicional del propietario obtenido por el asesor de vivienda, si se requiere, y (iv) la solicitud de la FCN, si procede Requisitos de firmas del formulario de orden de cambio Las órdenes de cambio requieren las siguientes firmas antes de su presentación para trámite y aprobación: gerente de proyecto de RREM, contratista general, representante del DCA (se requiere la firma del DCA si el cambio implica una modificación del acuerdo de subsidio), y propietario Autorización del gerente de proyecto para órdenes de cambio El gerente de proyecto puede autorizar las órdenes de cambio que no impliquen cambios en el acuerdo de subsidio entre el DCA y el propietario. La aprobación del propietario es necesaria en todas las órdenes de cambio o documentación de la FCN Envío del paquete de la orden de cambio Los paquetes de orden de cambio son preparados por el contratista general, y evaluados por los gerentes de proyecto de RREM. Los paquetes de orden de cambio se envían al gerente de proyecto de RREM. Se deberá adjuntar un formulario de envío que indique la información de contacto del gerente de proyecto de RREM responsable de la circulación posterior de la orden de cambio aprobada. Toda orden de cambio que requiera la modificación a documentos arquitectónicos o de ingeniería, previamente aprobados y firmados y sellados, requerirá que el gerente de proyecto de RREM obtenga documentos revisados firmados y sellados del AOR. Los documentos de construcción revisados podrían requerir aprobaciones de zonificación y permisos, según el alcance del cambio Aprobación de la orden de cambio y proceso de pago Las órdenes de cambio se presentan para aprobación y están incluidas en la documentación de la orden de cambio. El pago por los ítems de la orden de cambio será retenido hasta la presentación de la solicitud final de retiro de fondos al gerente de proyecto de RREM para evaluación, aprobación y trámite. Los ítems de la orden de cambio se facturarán en su totalidad dentro de la factura final del contratista general. 122 Pág. RREM P y P

130 Para la circulación de todas las órdenes de cambio aprobadas, los gerentes de proyecto de RREM enviarán primero todas las órdenes de cambio al DCA, que afecten al acuerdo de subsidio total. Si el cambio no modifica el monto de subsidio al propietario, el cambio sólo se presentará al DCA para notificación de pago y archivo en la documentación del propietario. La documentación de la orden de cambio aprobada también se devolverá al contratista general para su inclusión en el envío de su pedido final de retiro de fondos. El RREM notificará por escrito al contratista la aprobación o denegación de la orden de cambio propuesta por el contratista general. Ninguna orden de cambio deberá considerarse válida si no ha sido aprobada por escrito Seguimiento de la orden de cambio El contratista general del RREM tiene la responsabilidad de hacer seguimiento y mantener un registro de toda la información requerida relacionada con cualquier cambio en los documentos, incluyendo la inserción de los datos sobre las propuestas y órdenes de cambio del contratista general en la herramienta de gestión del Programa en los dos (2) días laborales posteriores a la recepción de la información del contratista general. Los datos de inserción deberán incluir, como mínimo, lo siguiente: Fechas de recepción de la propuesta orden de cambio o solicitud de FCN del contratista general; descripción del cambio, número de orden de cambio, número de FCN; estatus de la CO (p. ej., nueva, pendiente, aprobada, rechazada); fecha de decisión sobre la orden de cambio o FCN; tipo de cambio (p. ej., errores y omisiones, condición imprevista, cambio de alcance, FCN); cambios proyectados o aprobados al monto del contrato, hitos, y/o lapso del contrato; y estimaciones del impacto sobre el costo o cronograma. 9.3 Firmas administrativas El propósito de esta sección es brindar una guía al Programa en caso de que, ante ciertos acontecimientos clave, si el propietario no pueda o se niegue a actuar de una manera consistente con el contrato, el DCA pueda tomar las medidas necesarias con el plan de acción, las normas del HUD sobre el CDBG, y las pautas para cumplir los requisitos del Programa, según se indica en estas políticas y procedimientos. De vez en cuando, un propietario puede rehusarse a firmar un documento clave requerido antes de que se pueda continuar con otros procesos del Programa. Esta decisión del propietario puede tener diversas razones, y deberá determinarse si la razón para no seguir adelante es válida dentro del alcance y los requisitos del Programa. En el caso de que el propietario se rehúse a firmar un informe de inspección o solicitud de retiro de fondos, cuando se requiera, el personal apropiado del Programa seguirá estos procedimientos: Si un propietario se rehusara a firmar un informe de inspección o solicitud de retiro de fondos dentro de los tres días del envío al propietario, el gerente de proyecto de RREM enviará un inspector para que vuelva a evaluar los trabajos realizados por el contratista general. El inspector visitará el sitio para asegurarse de que todos los trabajos realizados cumplen en forma suficiente con la calidad y el cumplimiento de los códigos, y que la negativa a firmar no se basa en el desempeño del contratista general. Si el inspector determina que todos los trabajos se han realizado de acuerdo con la calidad y los estándares consistentes con los códigos y normas del Programa, se emitirá un informe sobre 123 Pág. RREM P y P

131 cumplimiento al gerente de proyecto de RREM, quien entregará al DCA una copia de la inspección más un informe de antecedentes de la situación incluyendo las dudas del propietario. El DCA evaluará la propuesta y determinará si debe firmar a nombre del propietario en calidad de firma administrativa. Todos los documentos en las etapas de inspección y retiro de fondos pueden ser firmados administrativamente (incluyendo un acuerdo de subsidio complementario), siempre que las condiciones (aparte del monto total del subsidio) sean sustancialmente similares. El Programa también permite la firma administrativa de la Conciliación Final del Subsidio. A menos que se indique específicamente que un documento no puede tener firma administrativa, los gerentes de proyecto de RREM pueden referir cualquier otro documento que necesite la firma del propietario al DCA para que se determine si es apropiado firmarlo administrativamente. El DCA tendrá la última palabra sobre los documentos elegibles para ser firmados bajo esta política. 9.4 Garantía de construcción En el caso de los solicitantes en la Ruta C, los contratistas deberán proporcionar todas las garantías antes de que el inspector firme un formulario de inspección final. Como se especifica en el acuerdo de construcción, la garantía deberá cumplir con los estándares de garantía requeridos aprobados por el Estado de Nueva Jersey, y deberá incluir el pago a un Programa de Garantía de Seguro aprobado. Se tomarán fotografías del trabajo de construcción para documentarlo. Entonces, el solicitante recibirá folletos informativos y una carpeta con información sobre la garantía con un formulario de declaración revisado junto con su contratista general. 9.5 Reasignación de constructor en la Ruta C Los propietarios pueden pedir una reasignación del constructor en cualquier etapa del proceso. Estos pedidos deben presentarse por escrito mediante correo electrónico o carta al gerente de proyecto de RREM. Los pedidos de reasignación del propietario deben ser evaluados por el gerente de proyecto de RREM, y considerados para aprobación si satisfacen alguna de las condiciones siguientes: 1. Si el propietario ha experimentado retrasos irrazonables en el proceso previo de construcción o construcción debido al constructor asignado; 2. si el propietario y el constructor tienen diferencias irreconciliables que no pueden resolverse, incluyendo una actitud no responsiva o no cooperativa del constructor; 3. si el propietario es incapaz de cubrir los requisitos de fideicomiso con el constructor actual y el gerente de proyecto determina que pueden haber opciones más factibles con otro constructor; 4. si el alcance del trabajo del constructor original era de rehabilitación pero la viabilidad cambió a reconstrucción, por lo que el constructor ya no puede trabajar en el proyecto; u 5. otras preguntas que justifiquen cambiar al constructor según lo determine el DCA. Adicionalmente, los gerentes de proyecto de RREM podrían proponer la reasignación de constructor sin necesidad de que lo solicite el propietario bajo las siguientes condiciones: 1. Cuando el constructor asignado actual solicita por escrito ser retirado del proyecto asignado; o 2. cuando el constructor actual ha tenido problemas de desempeño que han sido documentados, y el DCA ha aprobado por escrito que el gerente de proyecto de RREM inicie la reasignación del constructor. 124 Pág. RREM P y P

132 El DCA ha fijado parámetros para identificar a los constructores elegibles para recibir reasignaciones del constructor, con base en la producción total y proporcional. El DCA emitirá una lista actualizada de constructores elegibles para ser considerados para reasignaciones. El DCA otorga al gerente de proyecto de RREM capacidad de decisión en cuanto a la elegibilidad de los constructores para cada pedido individual de reasignación. El gerente de proyecto de RREM debe dar los siguientes pasos al procesar la reasignación de constructor: Reasignaciones iniciadas por propietario 1. Obtener por escrito el pedido del propietario sobre reasignación de constructor. 2. Evaluar la posible reasignación de expediente con el nuevo posible constructor. 3. Enviar el pedido de reasignación al DCA mediante el formulario C-18 Ruta C: Reasignación de Constructor. 4. Tras recibir la aprobación del DCA, emitir aviso de Orden de Suspensión de Trabajo al contratista actual. 5. Obtener C-3F del constructor original de la Ruta C. 6. Firmar nuevo Contrato de Diseño y Construcción con el nuevo constructor. Reasignaciones iniciadas por el gerente de proyecto de RREM 1. Evaluar posible reasignación de expediente con el nuevo posible constructor. 2. Obtener aprobación del propietario para reasignación. 3. Enviar pedido de reasignación al DCA mediante formulario C-18 Ruta C: Reasignación de Constructor. 4. Tras aprobación del DCA, emitir aviso de Orden de Suspensión de Trabajo al contratista actual. 5. Obtener C-3F del constructor original de la Ruta C. 6. Firmar nuevo Contrato de Diseño y Construcción con el nuevo constructor. Por favor, consultar la sección Reasignación de Constructor durante Construcción bajo la Ruta C para una guía paso por paso. El gerente de proyecto de RREM debe minimizar en lo posible la necesidad de duplicación de servicios de diseño cuando ocurra una reasignación de constructor al obtener todos los planos de diseño del constructor anterior y exhortar a los constructores reasignados a trabajar con el actual profesional de diseño. Si, en última instancia, se necesita un rediseño, como lo determina el DCA, será un costo permisible bajo el presupuesto de diseño de la Ruta C. Además, los propietarios que prefieran un cambio de ruta en lugar de la reasignación, deben proveer un formulario de Pedido de Cambio de Ruta. 9.6 Compensación de costos al propietario por retrasos en construcción El 24 de febrero de 2015 se emitió el Boletín Consultivo 15-RREM-10 al grupo de contratistas calificados para la Ruta C para aclarar el cumplimiento de lo estipulado en las Condiciones Generales y Suplementarias de Uniformidad y el Acuerdo de Diseño y Construcción con el fin de contrarrestar los costos del propietario vinculados a retrasos del contratista en la construcción. En primer lugar, el requisito para compensar los costos del propietario por asistencia de alquiler se establece en las secciones 7.5.7, 13.5, y 15.5 de las Condiciones Generales y Suplementarias de Uniformidad. Esto también se establece en el Acuerdo del Propietario y en el de Diseño y Construcción, que permite al gerente de proyecto de RREM y al DCA, como agente de fideicomiso, compensar los costos resultantes por incumplimiento del contratista de los plazos de construcción cuando la construcción requiera un plazo superior a noventa (90) días para su finalización. El período de noventa (90) días empieza el día que el gerente de proyecto de RREM firma la Orden de Proceder para construcción y termina en la fecha en que la vivienda recibe la aprobación tras la inspección final del Programa de RREM o cuando el propietario vuelve a ocupar la propiedad, lo que ocurra primero. Sin embargo, el período de 125 Pág. RREM P y P

133 noventa (90) días puede extenderse dependiendo de cualquier retraso razonable en la construcción, y deberá ser aprobado por el gerente de proyecto de RREM. Con el fin de evitar estas circunstancias adversas, los contratistas deberán notificar inmediatamente a los gerentes de proyecto de RREM cualquier retraso en la construcción usando el Formulario C-9 para Orden de Cambio de Contratista, citando la razón específica y justificación del retraso. Tras completarse la construcción, el gerente de proyecto de RREM determina el número total de días de retraso del proyecto vs el plazo de noventa (90) días, menos cualquier retraso razonable aprobado para construcción. Ese número de días se multiplica por una tasa de compensación diaria fijada para el condado de la propiedad dañada, así como el número de dormitorios de la propiedad dañada, según los costos de alquiler del Valor Equitativo de Mercado del HUD. Si, tras elaborarse este cálculo, se requiere que el contratista compense al propietario por los costos de alquiler, es posible que el contratista no pueda recibir ningún pago retenido hasta haber pagado esos costos de alquiler al propietario. Todos los propietarios que no tengan un acuerdo privado preexistente con sus contratistas sobre los costos de alquiler -asociados con retrasos en la construcción- deben cumplir con estas directrices. Finalmente, si un propietario fallece y se le adeudaba asistencia de alquiler, su patrimonio tendrá derecho a recibir asistencia de alquiler hasta la fecha de su deceso como propietario. Después de esa fecha determinante, el patrimonio del propietario fallecido ya no tendrá derecho a recibir asistencia de alquiler del contratista por retrasos en la construcción. 10 CONSTRUCCIÓN BAJO RUTA B PARA CONTRATISTA SELECCIONADO POR EL PROPIETARIO Las siguientes secciones se refieren a la Ruta B o a contratistas seleccionados por el propietario: Esta sección tiene el propósito de brindar protocolos, guías y marco general para la inclusión de contratistas generales seleccionados por el propietario para actividades de rehabilitación y elevación del Programa de RREM. El proceso de inclusión del actual contratista general o seleccionado por el solicitante consta de cuatro (4) pasos clave: 1. El propietario cumple con el proceso completo de firma del contrato de subsidio; 2. el propietario se reúne con el gerente de proyecto de RREM para evaluar los requisitos de construcción; 3. el solicitante de asistencia al Programa de RREM entrega al gerente de proyecto de RREM el nombre, los datos de contacto del contratista general, y el contrato de construcción formalizado, más el alcance del trabajo, y puede elegir un Pago de Adelanto del Subsidio de Construcción; 4. el propietario presenta las solicitudes de pago por los costos de construcción restantes, y solicita una inspección final para verificar la compleción de las obras de acuerdo con los estándares y las especificaciones del Programa. Si corresponde, se libera el monto de retención Descripción y propósito de la reunión del Paso 5A Tras la formalización de la Firma del Subsidio y que el propietario elija la Ruta B para selección del contratista, el gerente de proyecto de RREM programará la reunión 5A. El propósito es finalizar los ítems previos de construcción y de cumplimiento del Programa tras la firma del contrato de subsidio y la selección final de ruta. Se nombrará un gerente de proyecto de RREM que sirva de punto de contacto para que ayude al solicitante durante esta reunión con las preguntas sobre política de construcción y facturación. Las reuniones 5A pueden realizarse en la propiedad dañada, en un lugar alterno, en los centros de vivienda del Programa de RREM, o por vía telefónica. En general, los puntos de la agenda de la reunión del Paso 5A incluyen los siguientes: 126 Pág. RREM P y P

134 1. Aspectos introductorios 2. Revisión de actividades previas a construcción 3. Revisión de requisitos no vinculados a construcción 4. Revisión del alcance del trabajo 5. Revisión de requisitos de construcción 6. Revisión de proceso de pago 7. Revisión del Formulario de Validación del Contratista 8. Revisión de certificaciones y declaraciones Confirmar el estatus actual (p. ej. monto de concesión por subsidio, rehabilitación o reconstrucción, selección de Ruta B); explicar la transferencia del punto de contacto del asesor de vivienda al gerente de proyecto de RREM; dar información de contacto al solicitante; evaluar estatus de la construcción (p. ej. está el contratista incorporado?, empezó la construcción? Explicar responsabilidades del propietario sobre costos previos a construcción y diseño Revisar: Licencias del contratista/seguros/peticiones de inhabilitación Requisitos federales generales Revisar ECR si es proyecto de rehabilitación; analizar limitaciones de la reconstrucción si es proyecto de reconstrucción ECR (copia proporcionada) Riesgos de pintura a base de plomo y asbestos (confirmar recepción de copia de evaluaciones y proporcionar lista de contratistas certificados en LBP por el Estado, si corresponde) Condiciones de Nivel II (condiciones ambientales específicas por cumplir y entrega de copia del documento de evaluación del Nivel II) Estándares de edificios verdes (definir si corresponde ENERGY STAR o la Lista de Control sobre Adaptación de Edificios Verdes; entregar documentación de apoyo) Proveer copia del Formulario de Solicitud de Pago Seleccionado por Propietario Revisar documentación exigida de soporte para entrega de facturas Explicar estándar de costo razonable para pagos Explicar proceso para recepción de pagos Registrar historial del contratista, si está disponible Informar al solicitante que tras recibir validación del PM de RREM, tiene autorización para empezar a facturar al Programa Revisar y ejecutar los Requisitos de Certificación de Construcción Revisar y proveer copia del Anexo del Contratista Documentos de Ruta B Durante la reunión 5A, se proporcionará al solicitante un paquete de la Ruta B con múltiples documentos del Programa e instrucciones sobre los siguientes pasos. El paquete de Ruta B incluye lo siguiente: Datos de contacto del gerente de proyecto de RREM Folleto: Paso por Paso de RREM (contratista seleccionado por propietario) Elegibilidad, contratos y anexo del contratista 127 Pág. RREM P y P

135 o o o Certificación de requisitos de construcción (firmada por el solicitante tanto para reconstrucción como para rehabilitación); con esta certificación usted declara estar informado sobre los requisitos del Programa y su cumplimiento tanto para reconstrucción como rehabilitación. Anexo al Acuerdo con el contratista; es un suplemento requerido para cualquier contrato firmado. Ayuda a garantizar que su contratista esté informado de los requisitos del Programa. Formulario 7 del RREM-Verificación de Discapacidad (si corresponde) Lista de Modificaciones por Movilidad del Solicitante de RREM (si corresponde) Pagos y cierre o Formulario de Validación del Contratista y Anticipo de Pago para Construcción; firmado por el solicitante, que incluirá nombre y datos de la licencia del contratista seleccionado por el propietario. o Formulario de Solicitud de Pago (tanto para reconstrucción como rehabilitación; deberá estar firmado por el solicitante al procesar la solicitud de pago). o Solicitud de retiro de fondos por servicios de diseño e ingeniería. o Solicitud final de retiro de fondos. o Afidávit sobre pago final de facturas: Contratista seleccionado por el propietario (Se puede usar la exención al afidávit sobre pago final de facturas en lugar del afidávit sobre pago final de facturas (FBP, por sus siglas en inglés) como último recurso y sólo cuando el solicitante pueda demostrar que la compleción del FBP no es factible por circunstancias ajenas a su control). o Documento de Inspección Final. Documentos para los registros del solicitante o Informe sobre Pintura a Base de Plomo (LBP) (si corresponde) o o o o o o o o o o o Aviso de Pintura a Base de Plomo Recibo #1-4 (si corresponde, sin embargo, se requieren 2-3 si la rehabilitación corresponde a una propiedad anterior a 1978) Informe sobre ACM (si corresponde) Lista del Contratista sobre Pintura a base de Plomo y Reducción Informe de Evaluación Ambiental de Nivel II SOW e informe de estimación del costo de reparación Informe del costo de elevación Lista de Control de Adaptación de Edificios Verdes del HUD Diseño de Referencia Energy Star Estándares de rehabilitación del Programa de RREM Estándares de reconstrucción del Programa de RREM Hojas de consejos del Programa de RREM Aviso sobre línea directa para prevención del fraude 10.2 Ruta B: Paso a Paso (contratista seleccionado por propietario) La guía para la Ruta B: Paso a Paso proporciona al solicitante una visión general del punto en que se encuentra su expediente dentro del proceso general de RREM, tras la firma del subsidio y la elección de ruta. Es un diagrama de alto nivel que indica los ítems requeridos para el desembolso del subsidio y el cumplimiento final, así como para el cierre del Programa de RREM. Esta se proporciona como parte del paquete de materiales de la Ruta B y también se publica en el sitio web del Programa ReNew Jersey Stronger como referencia Formulario de certificación de requisitos de construcción para Ruta B 128 Pág. RREM P y P

136 Este Formulario de Certificación de Requisitos de Construcción tiene el propósito de servir de guía e informar al propietario que prefiere usar su propio o actual contratista (Ruta B) en el Programa de RREM, y hacerle conocer los requisitos federales para los fondos de subsidio de construcción. Tras la reunión para la Firma de la Concesión de Subsidio (reunión del Paso 5), los solicitantes deben evaluar y certificar que cumplen con todos los requisitos de elegibilidad para recibir fondos del Programa de RREM. En las siguientes certificaciones se resumen los requisitos generales bajo la Ruta B. El propietario deberá colocar sus iniciales junto a cada declaración, reconociendo que acepta la declaración y acuerda realizar el trabajo según las condiciones del Programa de RREM. Se requiere que los propietarios presenten los datos del contratista propuesto al gerente de proyecto de RREM (el formulario de Ruta B: Confirmación de Elegibilidad del Contratista permitirá que el gerente de proyecto de RREM evalúe y confirme que el/los contratista/s está/n autorizado/s por el Estado de Nueva Jersey para realizar trabajos de construcción y que no ha/n sido descalificado/s para trabajar en programas federales y estatales. Se requiere que los propietarios evalúen y acepten el ECR cuando emprendan trabajos de rehabilitación y/o elevación. El propietario debe asegurarse de que toda la construcción restante cumpla o supere las especificaciones indicadas en el ECR. Se requiere que los propietarios se aseguren de que el/los contratista/s seleccionado/s acepte/n y complete/n todos los requisitos de construcción ambientales y revisión histórica identificados en la Evaluación de Nivel II desarrollada por el DEP del Estado de Nueva Jersey. Además, en el caso de viviendas construidas antes de 1978 en las que se ha determinado la presencia de plomo a través de una evaluación de riesgo de plomo, el/los contratista/s del propietario deberá/n usar un Renovador de Plomo Designado por la EPA y personal Entrenado en Plomo por el HUD, y utilizar prácticas seguras en la remediación de riesgos del plomo. Se deberá entregar a los solicitantes una copia de las evaluaciones de Pintura a Base de Plomo (LBP) y asbestos hechas a la propiedad dañada, indicando todos los riesgos que deben abordarse para completar el alcance del trabajo en concordancia con los requisitos del Estado y el HUD. Según proceda, las propiedades sujetas a rehabilitación deben cumplir con los estándares de construcción de la Lista de Control sobre Adaptación de Edificios Verdes, los códigos de construcción estatales y locales, y los Estándares de Rehabilitación de la División Sandy de Recuperación del NJDCA para las obras necesarias para completar el proyecto. Cuando proceda para las propiedades sujetas a reconstrucción, los diagramas de los planos deben cumplir con los estándares de ENERGY STAR en la medida de lo posible, como lo requiere el Programa. El propietario acepta que toda construcción terminada tras la fecha de aprobación ambiental deberá cumplir los requisitos de los códigos de construcción estales y locales, y alcanzar o exceder los Estándares de Rehabilitación de Vivienda del RREM (en caso de una rehabilitación) y los Estándares de Calidad de Vivienda del HUD. Según la Política de Pagos Anticipados de Construcción, vigente desde marzo de 2014, un propietario puede recibir un anticipo del 50% sobre el monto de concesión para construcción, menos retenciones, tras presentar a un contratista validado, autorizado y registrado y no descalificado. A partir del 13 de octubre de 2014, el propietario debe proporcionar una copia de su contrato de construcción ejecutado para recibir el anticipo por construcción. Si el propietario actúa como su propio contratista general, deberá entregar una copia de un contrato de construcción formalizado con al menos uno de sus subcontratistas. El propietario 129 Pág. RREM P y P

137 acuerda entonces presentar no más de dos (2) solicitudes de pago por construcción, que tras evaluación, serán aprobadas y desembolsadas. Los costos sólo pueden presentarse para pago después de que hayan sido incurridos, y que se haya completado el trabajo cubierto por la factura. El propietario deberá haber recibido una factura por trabajo completo del contratista pero no necesita haber pagado aún esa factura. La construcción hasta el punto de la ocupación, y la elevación, cuando proceda, deberán terminarse en un año desde la fecha de concesión del subsidio, a menos que el DCA apruebe por escrito una prórroga. El propietario acepta que sólo recibirá fondos de subsidio de RREM para costos elegibles bajo las directrices del HUD. Todos los costos deben estar vinculados directamente a la rehabilitación, reconstrucción o elevación de la vivienda principal del propietario, dañada por Sandy. El propietario y el contratista conservarán los registros relacionados con los fondos para rehabilitación, reconstrucción o elevación de RREM, para que estén disponibles, y cooperarán con el HUD y el Estado de Nueva Jersey si se los solicita para llevar a cabo una auditoría sobre los fondos de RREM. El Programa de RREM se reserva el derecho de realizar inspecciones en el sitio y evaluar documentos para garantizar el cumplimiento de esta Certificación. El solicitante acuerda mantener registros que documenten todos los costos de construcción y otros ítems cubiertos por el formulario de Certificación de Requisitos de Construcción por un período de cinco (5) años desde la fecha de firma de la concesión de subsidio. Estos registros pueden ser solicitados por el Gobierno federal o estatal para garantizar el cumplimiento del Programa. Los propietarios que utilicen los servicios de un contratista general para realizar la construcción restante, son responsables de lograr que el contratista firme el Anexo Obligatorio para el Contratista con el fin de garantizar que toda obra completada después de la fecha de aprobación ambiental se desarrolle de acuerdo con los requisitos del Programa y federales. Los propietarios que elijan participar como su propio contratista general, como lo define el formulario de Certificación de Requisitos de Construcción, son directamente responsables de garantizar que todos los subcontratistas sean responsables de cumplir con los términos de la Certificación. Igualmente, los propietarios que prefieran realizar por sí mismos parte de su construcción, deberán cumplir estos requisitos establecidos y, también, aceptar que el Programa no pagará por costos de mano de obra por trabajos realizados directamente por el propietario. El solicitante también reconoce que el convenio restrictivo se colocará sobre la propiedad dañada hasta que los ítems siguientes pasen la Inspección Final del Programa de RREM, demostrando que se han cumplido todos los requisitos de ocupación y elevación: o Copia del Certificado de Ocupación (o equivalente) proporcionado por el departamento local de construcción; o copia del Certificado de Elevación Final, si corresponde; o o verificación de obra de construcción completa, según lo confirme una inspección del Programa de RREM; remoción de pintura a base de plomo y asbestos, si corresponde; y o aprobación de mitigaciones de la evaluación ambiental, si corresponde. Bajo la Ruta B, el solicitante asume todo riesgo asociado con las actividades previas de construcción y construcción propiamente dicha en la propiedad dañada. 130 Pág. RREM P y P

138 10.4 Resumen del proceso de pago al contratista general seleccionado por propietario (Ruta B) Si el propietario prefiere seguir contando con los servicios de su propio contratista ya comprometido, y validado como autorizado y no inhabilitado, el gerente de proyecto de RREM evaluará los requisitos federales de contratación; el modelo de enmienda al contrato para uso con el contrato de construcción entre el propietario y su contratista seleccionado; el proceso de facturación para los pagos de construcción; y, la cláusula restrictiva hasta el cumplimiento total de los requisitos del Programa. El propósito de esta sección es brindar los protocolos, la guía y el marco general para la inclusión de los contratistas generales seleccionados por el solicitante para las actividades de rehabilitación y elevación del Programa de RREM Pagos anticipados por subsidio a la construcción bajo la Ruta B Bajo la política del DCA, RREM Anticipo de Subsidio de Construcción bajo Ruta B, el propietario tiene la opción de recibir el 50% de la concesión de construcción disponible, menos retenciones, como Anticipo de Construcción tras la selección y compleción del proceso de validación del contratista. Para que el propietario obtenga un Anticipo de Construcción, el propietario y el gerente de proyecto de RREM llenarán el Formulario de Validación del Contratista y Anticipo de Construcción. A partir del 13 de octubre de 2014, el propietario deberá proporcionar una copia de su contrato de construcción ejecutado para recibir su anticipo de construcción. Si el propietario actúa como su propio contratista general, deberá entregar una copia de un contrato de construcción firmado con al menos uno de sus subcontratistas. El gerente de proyecto de RREM asegura de que el contratista cuente con la licencia estatal apropiada y que no esté inhabilitado en la lista federal o estatal. El propietario no recibirá un anticipo de fondos hasta que el contratista general sea identificado y validado, y se haya proporcionado una copia completa del contrato de construcción ejecutado. El pago del anticipo por construcción se considera un pago sobre el alcance del trabajo de construcción aprobado, por lo que el proceso de pagos del RREM permite hasta dos pedidos adicionales de pago en total por parte del propietario para completar el monto de la concesión. Estos dos pagos adicionales no incluyen el pago de reembolso ni el pago de Anticipo por Construcción. Todos los pagos adicionales deben estar fundamentados en documentación de soporte. Sección de pedido de pago bajo Ruta B Para solicitar un anticipo de pago de subsidio por construcción, el propietario debe llenar la sección de Solicitud de Pago en el Formulario de Validación del Contratista y Solicitud de Pago Anticipado, adjuntar una copia de su contrato de construcción firmado, y enviarlos directamente al gerente de proyecto de RREM para su evaluación. El propietario recibe instrucciones durante la reunión de firma de concesión del subsidio, y también se delinean directamente en el Formulario de Validación del Contratista y Anticipo por Construcción Elegibilidad del contratista Se requiere que los propietarios entreguen los datos sobre el contratista propuesto al gerente de proyecto de RREM para garantizar que el contratista cumple los requisitos mínimos del Programa para que sea considerado elegible para pagos por construcción bajo la Ruta B. Para poder fundamentar una solicitud de pago, el gerente de proyecto de RREM deberá haber validado que el contratista satisface los siguientes requisitos: 1. El/los contratista/s está/n autorizado/s por el Estado de Nueva Jersey para emprender trabajos de construcción, y que no ha sido inhabilitado para participar en programas federales y estatales. 2. El contratista cuenta con licencias vigentes bajo pedido, y que sus licencias de Contratista de Mejoras al Hogar, u otra licencia apropiada para la actividad de construcción, están validadas en el sitio web del DCA. 131 Pág. RREM P y P

139 3. Para los nuevos constructores de viviendas, la confirmación de licencia actual se realizará en el sitio web del DCA. La validación adicional requerida incluye un correo electrónico de confirmación de un representante del DCA que indique la fecha de expiración de la licencia, que se mantendrá como un registro oficial. No es recomendable que los solicitantes continúen adelante con un contrato específico hasta que el Programa confirme que todos los contratistas están validados. Si un solicitante procede a realizar reparaciones u obras de reconstrucción a la propiedad sin haber seleccionado un contratista/contratistas validado/s por el Programa, existe el riesgo de que pierda el derecho a que se le aprueben solicitudes subsiguientes de retiros de fondos por trabajar con contratistas inelegibles Participación del propietario como su propio contratista general: Manejo directo de múltiples contratistas Está permitido que un propietario sea su propio contratista general y que contrate directamente los servicios de múltiples contratistas y supervise componentes específicos de la construcción. En este caso en particular, es necesario que los gerentes de proyecto de RREM validen al menos a uno de los contratistas del propietario en relación a licencias e inhabilitación, y que obtengan una copia del contrato firmado de construcción antes del desembolso del pago de anticipo por construcción. Para cualquier pago restante por construcción, cada contratista que el propietario haya contratado directamente deberá ser validado antes del desembolso de pagos adicionales. Cada factura será evaluada y aprobada por el gerente de proyecto de RREM mediante la Lista de Control de Evaluación de Pago bajo Ruta B. Todas las facturas, la lista de control, y la documentación de respaldo se enviará al DCA para su aprobación a través del SIROMS. Como en el caso de todos los solicitantes (salvo por actividades elegibles bajo la política de reembolso), sólo se aprobarán las facturas por trabajos completados tras la firma del subsidio y la aprobación ambiental de Nivel II del DEP. La primera factura debe incluir copias de todos los permisos requeridos. Los propietarios que sean sus propios contratistas generales, de forma similar a otros solicitantes de la Ruta B, están exentos de emitir informes según la Sección 3. Los solicitantes bajo la Ruta B no necesitan fijar fianzas Participación del propietario como contratista general: Trabajo realizado por el mismo propietario Está permitido que un propietario sea su propio contratista general, y facturar al Programa de RREM por obras realizadas por sí mismo. El trabajo de construcción es considerado hecho por sí mismo si lo ejecuta directamente el propietario o es completado por una compañía de su propiedad y que opera como empresa con licencia autorizada para realizar tales trabajos en el Estado de Nueva Jersey. Además de los requisitos de la Sección , toda solicitud de pago por obras realizadas por sí mismo está sujeta a los siguientes requisitos: 1. Si realiza el trabajo con su propia empresa, el propietario deberá estar autorizado, y no inhabilitado, para llevar a cabo obras de construcción en el Estado de Nueva Jersey; 2. si el propietario no realiza directamente el trabajo pero lo hace con empleados autorizados de su misma empresa, los costos de mano de obra sólo serán elegibles si el propietario presenta documentación certificada de su nómina de pago; y 3. el Programa de RREM no financiará costos por desempeño propio, incluyendo, entre otros, márgenes de ganancia y costos generales. Todos los costos por desempeño propio están sujetos a evaluación y aprobación del DCA. Los propietarios que realicen obras por sí mismos pueden presentar facturas por costos de mano de obra sólo si demuestran con documentación que (i) el trabajador es un miembro verificado del personal del contratista general o subcontratista, y (ii) el costo de mano de obra en un formulario de nómina de pago certificada. 132 Pág. RREM P y P

140 Anexo del Contratista A partir del 13 de octubre de 2014, los propietarios que firmen un nuevo acuerdo de subsidio deberán presentar un Anexo del Contratista firmado por el contratista de su elección, validado por el Programa, en el que el contratista reconoce y acepta completar la construcción realizada durante o después de la aprobación ambiental en cumplimiento de los requisitos federales aplicables y las normas del Programa de RREM. El formulario del Anexo del Contratista tiene el propósito de garantizar que el trabajo realizado por el contratista financiado parcial o totalmente bajo el Programa de RREM, sea hecho bajo el conocimiento de los requisitos y las normas federales aplicables. Si el propietario usa los servicios de un contratista general, esa empresa debe representarlo por sí misma y a todos sus subcontratistas. Una vez completado, los propietarios deberán entregar la copia firmada del anexo del contratista a su gerente de proyecto de RREM. Si el propietario contrata profesionales directamente, o es su propio contratista general, entonces no se requiere el Anexo del Contratista. En el Anexo se indican los requisitos para todos los contratistas afiliados al RREM, que incluye: El/los contratista/s reconoce/n que el Anexo es ejecutable desde la fecha de aprobación ambiental al propietario. El/los contratista/s y todos los subcontratistas deberán estar autorizados y en regla con el Estado de Nueva Jersey para realizar obras de construcción. Todas las licencias deberán estar vigentes y ser presentadas a solicitud. El/los contratista/s deberá/n tener una póliza de Responsabilidad Civil (mínimo $500,000) y deben mantener otro seguro para proteger al propietario, tal como el de Riesgo del Constructor (recomendado por lo menos sobre el monto del contrato de construcción) y de Compensación del Trabajador (recomendado para todos los empleados que trabajan en el lugar). El contratista deberá mantener documentación de este seguro. El/los contratista/s acuerda/n evaluar el ECR si se realizan trabajos de rehabilitación y/o elevación para garantizar que la construcción restante se ajuste o exceda las necesidades del Programa. El/los contratista/s acuerda/n completar todos los requisitos de construcción de la evaluación ambiental e histórica de la evaluación ambiental desarrollada por el DEP de Nueva Jersey. En el caso de viviendas construidas antes de 1978 donde se ha determinado la presencia de plomo a través de una evaluación de riesgo de plomo, el/los contratista/s deberá/n utilizar los servicios de un Renovador de Plomo Designado por la EPA y Personal Capacitado en Plomo por el HUD, y utilizar prácticas seguras en la eliminación de riesgos de plomo. El/los contratista/s acuerda/n tomar medidas correctivas prescritas en la evaluación del riesgo de plomo, y deberán proporcionar prueba de calificación requerida para realizar de forma segura trabajos con plomo antes del desembolso final del Programa de RREM al propietario. Tras la finalización de la construcción, se requiere una prueba de terceros sobre eliminación de plomo. El contratista acuerda evaluar el peritaje de asbestos realizado por el Programa de RREM y remover y eliminar apropiadamente cualquier asbesto friable o que será alterado por la renovación o demolición en cumplimiento con las regulaciones federales y estatales. El contratista acuerda, en la medida de lo posible, cumplir con la Lista de Control sobre Adaptación de Edificios Verdes del CPD del HUD, y que las propiedades en proceso de reconstrucción deberán cumplir con los estándares de construcción de ENERGY STAR. Estos estándares deberán cumplirse en la medida 133 Pág. RREM P y P

141 de lo posible durante la construcción restante, pero no se requieren para proyectos de construcción ya completados, en construcción, o bajo contrato anteriores a la asistencia con subsidio. Si el contratista ha iniciado la construcción o está bajo contrato con el propietario antes de la fecha de recepción del subsidio de RREM, definida como la fecha en que el propietario firma el acuerdo de subsidio de RREM, estos estándares deberán cumplirse en la medida de lo posible durante el resto de la construcción, pero no se requieren para costos incurridos antes de la asistencia de subsidio. Si el contrato es formalizado después de la fecha de asistencia con el subsidio, el contratista hará que un evaluador del HERS determine si los planes de reconstrucción cumplen con los estándares de ENERGY STAR con base en el uso de la Lista de Control de Verificación del Plan ENERGY STAR, versión 3.0, y presente dicha documentación al propietario. o Toda construcción terminada tras la fecha de la aprobación ambiental deberá cumplir con los requisitos de los códigos de construcción estatal y local, y cumplir o exceder los Estándares de Rehabilitación de Vivienda de RREM (en caso de rehabilitación), y con los Estándares de Calidad de Vivienda del HUD. En caso de elevación, la propiedad será elevada como mínimo un pie sobre el Nivel de Inundación Base establecido en los mapas actuales, o según los estándares de construcción locales, si fuesen más estrictos. El/los contratista/s acuerda/n entregar al propietario la documentación necesaria para solicitar retiros de fondos para construcción y realizar inspecciones finales bajo el Programa de RREM, según se indica en el formulario de Solicitud de Pago del Propietario para Uso de Propio Contratista. El contratista acuerda proveer documentación que muestre que el trabajo fue completado antes de la presentación de todos los pedidos de retiro de fondos para construcción. Al finalizar la construcción, el gerente de proyecto de RREM llevará a cabo una inspección final. La propiedad debe superar esta inspección final para asegurar que todos los ítems dentro del alcance del trabajo y la factura fueron completados de forma profesional abordando los estándares de la propiedad. La propiedad también debe pasar cualquier inspección aplicable para verificar el cumplimiento de los códigos locales de construcción o zonificación, y el propietario debe recibir un Certificado de Ocupación. El/los contratista/s acuerda/n completar las tareas de construcción y elevación, si corresponde, dentro de un (1) año desde la fecha de la firma del Acuerdo de Subsidio por parte del propietario, a menos que el DCA apruebe por escrito una fecha alterna. El/los contratista/s acuerda/n poner a disponibilidad todos sus registros relacionados con la rehabilitación, reconstrucción o elevación con fondos de RREM, y cooperar con el HUD y el Estado de Nueva Jersey, si se solicita, para realizar una auditoría de fondos de RREM. El Programa de RREM se reserva el derecho de realizar inspecciones en el sitio y evaluar documentos para asegurar el cumplimiento. El contratista acuerda conservar los registros por un mínimo de cinco (5) años desde la fecha de la firma de la concesión de subsidio. El contratista general es responsable no sólo por el cumplimiento por parte de su empresa, sino también de parte de sus subcontratistas. El/los contratista/s y su/s subcontratista/s cumplirán con los requisitos de todas las leyes federales, órdenes ejecutivas, regulaciones y políticas que rigen el Programa de RREM. El Programa de RREM se basa en los requisitos de seguros -enumerados en el anexo del contratista- de la División de Asuntos del Consumidor de Nueva Jersey, la cual los actualiza periódicamente. Por lo tanto, es responsabilidad del contratista ajustarse a los requisitos vigentes de seguros de la División de Asuntos del Consumidor de Nueva 134 Pág. RREM P y P

142 Jersey o del Programa de RREM, los que sean más estrictos, desde la fecha de la firma del anexo. Esto incluye los requisitos de seguro para los contratistas de elevación, tales como seguros de carga y movimiento de carga Proceso de solicitud de retiro de fondos de subsidio y evaluación bajo la Ruta B El propietario puede presentar hasta dos (2) solicitudes de pago, además de las de Reembolso y Anticipo por Construcción, para pago de trabajo de construcción bajo la Ruta B del Programa de RREM. Los pagos se presentan al gerente de proyecto de RREM para evaluación y aprobación. A partir del 13 de octubre de 2014, los propietarios deberán presentar documentación fotográfica del trabajo realizado anexo a cada solicitud de pago. Los propietarios deben enviar toda la documentación de soporte requerida, como se indica en el formulario Solicitud de Pago del Programa de RREM. El DCA evaluará cada pedido de pago y la documentación fotográfica, y emitirá aprobación secundaria antes del desembolso de fondos. La evaluación para determinar el monto aprobado para la solicitud de pago se registra en la Hoja de Resumen de Pagos de la Ruta B. El Programa de RREM sólo puede considerar los pagos por construcción por obras realizadas a partir de la fecha de aprobación de la evaluación ambiental de Nivel II. La definición de trabajo realizado a partir de la fecha de aprobación de la evaluación ambiental de Nivel II, se determinará según la fecha de la factura presentada por el propietario, a menos que se proporcione otra documentación que indique otra diferente. Además, el Programa no puede pagar por obras consideradas inelegibles para financiamiento (p. ej. garajes independientes, cercas, jacuzzis, etc.). El Programa limitará sus solicitudes de pago bajo la Ruta B al monto restante de concesión para construcción, menos retenciones, indicado en el cálculo de concesión del propietario. Este monto refleja el monto de costo razonable para financiamiento que el Programa ha determinado necesario para abordar la rehabilitación, elevación o reconstrucción necesaria para lograr que la vivienda cumpla con los estándares de construcción requeridos por el Programa Ajustes al alcance Los solicitantes que prefieren seleccionar un contratista pueden justificar costos imprevistos que surjan durante la construcción al solicitar un ajuste al alcance de su concesión por subsidio. Los procedimientos para solicitar ajustes al alcance incluirán, entre otros, los siguientes requisitos de procedimiento según se indica en esta sección. Los solicitantes pueden solicitar hasta dos (2) ajustes al alcance. El monto del ajuste al alcance estará supeditado al menor costo entre los ítems imprevistos elegibles del alcance según la documentación requerida apropiada, o los costos estimados del Programa para el alcance del trabajo no considerado. Los pedidos de ajuste al alcance por un monto de $2, o inferior se considerarán de minimus. Los pedidos de ajuste al alcance de minimus no serán considerados por el DCA para evaluación y aprobación. Un pedido de ajuste al alcance no será considerado cuando el cálculo de la concesión por subsidio incluya contingencias y si el pedido de ajuste al alcance es inferior que el monto incluido para contingencias. Finalmente, los solicitantes que hayan recibido el máximo de concesión por subsidio del Programa, o $150,000, y que tengan una necesidad no cubierta no podrán recibir fondos adicionales de concesión por subsidio a través del proceso de ajuste al alcance debido a que en ese caso el pedido no afectará su concesión de subsidio. La documentación apropiada requerida incluye: Informes del arquitecto y/o los ingenieros; requisitos municipales; modificaciones por accesibilidad; condiciones ambientales e históricas; y/o 135 Pág. RREM P y P

143 sistemas fallidos mecánicos, eléctricos o de fontanería. En la inspección final, el gerente de proyecto de RREM evaluará el ECR del solicitante, incluyendo todos los ajustes aprobados al alcance, e inspeccionará la vivienda para verificar que se haya completado todo el trabajo del Programa de RREM. Cualquier variación en el costo entre el alcance del proyecto y el alcance final, según lo determine el gerente de proyecto de RREM, que supere el límite de minimus de $2, conllevará a la reprobación de la inspección final Consideraciones generales de la construcción Informe de alcance del trabajo y costo estimado de reparación Las propiedades clasificadas para rehabilitación durante la determinación inicial de viabilidad tendrán un documento preliminar sobre el alcance del trabajo que incluya los costos estimados de las reparaciones determinadas en la ISI. Los ítems enlistados como requeridos para reparación, deben servir de guía para los propietarios al presentar el formulario para Solicitud de Pago en la Ruta B y las facturas correspondientes. Las propiedades clasificadas para reconstrucción durante la determinación inicial de viabilidad, tienen alta probabilidad de no contar con un alcance del trabajo que incluya una estimación de los costos para los ítems de reparación, si, por ejemplo, la propiedad era un lote desocupado o que fue dañada severamente, sin un costo razonable para rehabilitación de la propiedad. Estándares de rehabilitación Los solicitantes que elijan la Ruta B tienen directa responsabilidad de garantizar que su/s contratista/s seleccionado/s cumpla/n los requisitos documentados en los estándares de rehabilitación aprobados por el DCA. Se entrega la Guía de Estándares de Rehabilitación a todos los solicitantes de la Ruta B que tienen una propiedad en rehabilitación dentro del Paquete de la Ruta B. Verificación de necesidades especiales Las verificaciones de necesidades especiales son documentadas en varios formularios del Programa de RREM en la media que se relacionen con las modificaciones de accesibilidad que pueda requerir un solicitante o miembro del hogar. Los siguientes formularios registran esta información y son archivados en el expediente del solicitante: Para indicar necesidad de los requisitos de accesibilidad, el solicitante llena el formulario sobre Duplicación de Beneficios en la etapa inicial de elegibilidad; para indicar necesidad de ítems importantes de accesibilidad, tales como ascensores y plataformas elevadoras, el solicitante llena el Formulario 7 del Programa de RREM. Este formulario es firmado por un profesional médico para autorizar el requerimiento; y para identificar pedidos adicionales para movilidad, el solicitante llena el Formulario para Modificación de Movilidad en la reunión del Paso 5ª. Evaluación Ambiental e Informe de Nivel 2 La Evaluación Ambiental de Nivel II será incluido en el paquete de materiales de la Ruta B y se entregará a los solicitantes en la reunión del Paso 5. Si corresponde, la Evaluación de Nivel II del DEP incluirá cualquier conclusión y acciones prescritas sobre la propiedad dañada. Los costos de mitigación ambiental indicados en la Evaluación de Nivel II del DEP son elegibles de pago dentro de la concesión existente del RREM al propietario. Informe sobre pintura a base de plomo 136 Pág. RREM P y P

144 Como parte de la reunión del Paso 5, con los materiales del Paquete de la Ruta B para todas las viviendas construidas antes de 1978, los solicitantes recibirán una copia de los resultados que indican si se detectó la presencia de plomo en la evaluación de riesgo de plomo. Los solicitantes deben firmar y devolver los formularios del Programa sobre Certificación de Requisitos de Construcción de la Ruta B y de Certificación de Plomo, que indican la recepción del informe de evaluación de plomo y que certifican que el contratista seleccionado mitigará o reducirá cualquier hallazgo de plomo identificado, según se indicó en el informe. El/los contratista/s contratado/s por el propietario debe/n usar los servicios de un contratista certificado por el Estado para reducción de la presencia de plomo para mitigar los riesgos del plomo, y de un renovador certificado en plomo designado por la EPA, emplear prácticas seguras en manipulación del plomo al realizar renovaciones en una propiedad que contenga pintura a base de plomo (LBP). Son elegibles los costos para tratar los riesgos de LBP y asbestos en la vivienda hasta el máximo del monto de la concesión, incluyendo la inspección para comprobar la remoción de plomo. Se deberá entregar a los solicitantes una copia de la evaluación de LBP y asbestos que indique todos los riesgos que deben abordarse para completar el alcance del trabajo según los requisitos del Estado y el HUD. Los solicitantes recibirán además en el paquete de materiales de la Ruta B una lista de contratistas certificados por el Estado para reducción del riesgo del plomo, quienes pueden ser contactados, si fuese necesario. Si un propietario emprende actividades de reducción de riesgos del plomo en su propiedad, no necesita tener la certificación en mitigación, o haber recibido entrenamiento en prácticas de trabajo seguras con plomo. Si un propietario contrata a un contratista que no está certificado en la reducción en mitigación ni entrenado en prácticas de trabajo seguras con plomo para actividades de reducción del riesgo de plomo, se requiere que el propietario acepte toda la responsabilidad y las obligaciones asociadas con la seguridad de la pintura a base de plomo dentro de la propiedad. En las dos instancias anteriores, será aún necesario que el propietario presente un Informe del Examen de Remoción de Plomo para la inspección final, pero el Programa de RREM no pagará por ningún costo especificado en el Informe del ECR asociado con la reducción de pintura a base de plomo. Los gerentes de proyecto del RREM harán que el propietario firme un formulario de Aceptación de Responsabilidad del Solicitante en la Reducción del Plomo para reconocer las circunstancias indicadas anteriormente. Informe de materiales con asbestos Documentación sobre Energy Star y edificios verdes del HUD El gerente de proyecto de RREM instruirá al solicitante sobre la necesidad de la Lista de Control sobre Adaptación de Edificios Verdes (rehabilitación) o de ENERGY STAR (reconstrucción) para las actividades de construcción. Si procede, se requiere que el solicitante incorpore estos ítems de eficiencia energética dentro del alcance del trabajo final. Los costos vinculados a Energy Star y Adaptación de Edificios Verdes son elegibles para facturación por el solicitante con fines de desembolso de fondos hasta el monto máximo de concesión por subsidio. Si durante la inspección final, se determina que se usaron materiales sin eficiencia energética en lugar de los ECR prescritos en las partidas de eficiencia energética, el Programa de RREM deducirá la totalidad del valor de las partidas de eficiencia energética prescritas de la concesión de subsidio final del solicitante. Por lo tanto, los solicitantes no recibirán financiamiento por ningún material que no sea eficiente observado durante la inspección final. Por favor, lea la discusión sobre el Anexo del Contratista, más arriba, para conocer los requisitos adicionales acerca de los estándares de Energy Star y/o Edificios Verdes. Construcción completa El Programa de RREM considerará que una construcción está completa tras la presentación del Certificado de Ocupación, o su equivalente. 137 Pág. RREM P y P

145 10.6 Firmas administrativas El propósito de esta sección es orientar al Programa cuando ante ciertos acontecimientos clave el propietario obstaculice, o se rehúse a participar de manera consistente según el acuerdo; en ese caso, el DCA puede tomar medidas adecuadas al plan de acción, las reglas de CDBG del HUD, y las directrices para cumplir los requisitos del Programa, según se indica en estas políticas y estos procedimientos. De vez en cuando un propietario puede rehusarse a firmar un documento clave requerido antes de que se pueda proceder con otros trámites del Programa. Esta decisión del propietario puede tener diversas razones y, por lo tanto, hay que identificar si la razón para no seguir adelante es válida dentro del alcance y requisitos del Programa. A partir del 30 de septiembre de 2015, cualquier enmienda y Cálculo de Reconciliación Final de Concesión en la Ruta B pueden ser firmados administrativamente siempre que las condiciones de la enmienda y la reconciliación final de concesión hayan sido comunicadas al solicitante, quien tuvo suficientes oportunidades para discutir las mismas con el personal de operaciones del DCA. En cuanto a todos los demás documentos, a menos que exista indicación específica de que no pueden ser firmados administrativamente, el gerente de proyecto de RREM puede referirlos al DCA para evaluación sobre la idoneidad de la firma administrativa. El DCA tomará la decisión final sobre los documentos que son elegibles para firma bajo esta política. 11 CIERRE DEL PROGRAMA 11.1 Inspecciones finales Inspección final (Ruta A) Los proyectos de la Ruta A tienen un ECR de cero o nominal en la ISI y no requieren la inspección final del sitio. El trabajo restante es nominal si el proyecto cumple con todos los Estándares de Rehabilitación de RREM y si el costo estimado de compleción es inferior a $5, Tras la recopilación de la documentación requerida, el proyecto puede ser cerrado con base en la ISI. Los expedientes clasificados para la Ruta A en la ISI pero que bajo la definición actual de la política serían considerados para la Ruta B al momento del cierre, estarán sujetos a los requisitos de la Ruta A a menos que tras al considerarlos caso por caso, el DCA determine que el alcance del trabajo es suficientemente significativo (más de $5,000.00) como para justificar que el archivo sea reclasificado para la Ruta B. Inspección final (Ruta B) Las Políticas y Procedimientos fueron actualizados el 24 de julio de 2014 para incluir el Trabajo Nominal Restante Estándar que sirvió para aclarar la definición de un solicitante en la Ruta A. Se usa el Trabajo Nominal Restante Estándar para diferenciar un proyecto de Ruta A de uno de Ruta B o C. Antes de contar con esta aclaración, los expedientes con un costo estimado de compleción inferior a $5,000 eran tramitados en la Ruta B. Estos expedientes de la Ruta B, ahora reclasificados como de Ruta A, serán procesados a través del flujo de trabajo de la Ruta A para facilitar el cierre. El solicitante iniciará el proceso de cierre mediante la presentación del Certificado de Ocupación (COO) o uno equivalente, aprobado por el Programa. Los solicitantes pueden entregar este documento a través de un miembro del Programa, si no fuese presentado directamente al gerente de proyecto de RREM. A partir del 30 de septiembre de 2015, si se ingresa una copia escaneada del COO o equivalente -aprobado por el Programa- en el sistema de registro, 138 Pág. RREM P y P

146 la notificación automática es enviada al gerente de proyecto de RREM para que la evalúe con el fin de garantizar su validez para fines del cierre. De ser válido, el gerente de proyecto de RREM puede realizar el cierre de esa solicitud. En el caso de los solicitantes para quienes el municipio local no requiere permisos por el monto del trabajo terminado y/o que no emita el COO, el gerente de proyecto de RREM se remitirá a los procedimientos operativos estándar para la Autocertificación del COO para RREM. El solicitante puede necesitar el formulario de autocertificación en lugar del COO. El gerente de proyecto de RREM es responsable de determinar si es apropiado usar el formulario de autocertificación. Cuando el gerente de proyecto de RREM verifique la compleción de la construcción para ocupación, y fuesen aprobados todos los pedidos de pagos, el gerente de proyecto de RREM trasladará el expediente de la etapa de construcción a la etapa de inspección final pendiente en la Ruta B. Los solicitantes que no puedan garantizar o cumplir exitosamente los estándares, p. ej., incapacidad de cumplir con la Lista de Control de Cumplimiento de Eficiencia de Energía Alterna, si procede, no podrán avanzar a la inspección final. La falta de presentación de todos los documentos requeridos para una propiedad, puede conllevar el retiro administrativo de la solicitud del Programa. El solicitante puede contactar al gerente de proyecto del RREM si tiene preguntas sobre la preparación de la documentación, incluyendo la requerida. Una vez que se verifiquen todos los documentos necesarios, el gerente de proyecto de RREM llevará la solicitud a la etapa de inspección final en proceso. La coordinación entre el gerente de proyecto de RREM y el solicitante supone la programación de una inspección final. El expediente permanecerá entonces en la etapa de inspección final en proceso hasta que la propiedad pase la inspección final del Programa de RREM. Un adulto autorizado de al menos dieciocho (18) años de edad deberá estar presente durante la inspección final. Los solicitantes deben trabajar con el gerente de proyecto de RREM asignado para informarle acerca de cualquier trabajo elegible que se haya completado, pero que no se refleja en el alcance del trabajo original. Los gerentes de proyecto de RREM tomarán esta información para cualquier revisión que sea necesaria para el cálculo del subsidio. Tras la realización de la inspección final, el gerente de proyecto de RREM entregará una fotocopia de los resultados de la inspección al solicitante o a un adulto autorizado en representación del propietario durante la inspección final, en la que se indicará si la propiedad aprobó o no la inspección. En caso de aprobación, el gerente de proyecto de RREM avanzará el expediente a la etapa siguiente tras preparar toda la documentación de cierre. Se enviará una notificación al propietario acerca de la aprobación de la inspección final. Sin embargo, si la propiedad no aprueba la inspección final, se enviará una notificación al solicitante indicándole todas las razones de la desaprobación de la inspección final, así como las medidas correctivas necesarias para resolver la/s deficiencia/s. Se avisa al solicitante que tiene un plazo de sesenta (60) días para corregirla/s y para contactar al gerente de proyecto de RREM para programar una nueva inspección. Si no lo hace, puede ocasionar el retiro administrativo de la solicitud del Programa. En la inspección final, el gerente de proyecto de RREM verifica la compleción de las partidas incluidas en el informe del ECR. Si esa partida cumple o excede las especificaciones del Programa, se considera Aprobado. Sin embargo, en caso contrario, si una partida constituye un riesgo para la seguridad, el costo de esa reparación se deducirá al cierre a través de un ajuste negativo del ECR. A continuación, se dan ejemplos de situaciones que, si son observadas en la inspección final, causarán que la propiedad sea Desaprobada y que requerirán la toma oportuna de medidas correctivas, como se estipula más arriba. Olor a gas o a aguas residuales; ventilación inadecuada del equipo de gas, calentador de agua, secadora o del sistema de fontanería; fugas aparentes de agua o en tuberías; 139 Pág. RREM P y P

147 falta de detectores de monóxido de carbón o humo; riesgos eléctricos aparentes, como cables expuestos o ausencia de cubiertas en tomas eléctricas o interruptores; o problemas aparentes en los circuitos eléctricos. Inspección final (Ruta C) Una vez que se finalice la construcción bajo la Ruta C, el contratista solicitará una inspección final del sitio por parte del gerente de proyecto de RREM para garantizar que todo trabajo contemplado en el contrato haya sido terminado satisfactoriamente según los códigos y estándares estatales y locales apropiados, confirmado el COO, y que la vivienda cumpla con los estándares del Programa de RREM. La inspección final del sitio comprueba que todo el trabajo ha sido completado y aceptado, incluyendo todos los ítems de una lista de cotejo. Se debe entregar la documentación que demuestre la realización y aprobación de estas inspecciones junto con el COO. El propietario y el inspector de RREM llenarán y firmarán un formulario de inspección final, el que se agregará al expediente del proyecto. Si el solicitante se rehúsa a firmar el formulario, el DCA puede considerar que la construcción está completa y firmar administrativamente a nombre del solicitante. Tras una inspección exitosa, el contratista solicitará el pago final y el gerente de proyecto de RREM avanzará el expediente desde la etapa de fase de construcción a la de liberación de retención en la Ruta C. El contratista puede solicitar el pago de la retención treinta (30) días después de la aprobación de la inspección final. Si no se aprueba el proyecto en la inspección final o si ciertas partidas del alcance del trabajo no cumplen con los estándares del Programa, el gerente de proyecto trabajará con el contratista para tomar medidas correctivas, según sea necesario. Lista de control para expediente del gerente de proyecto de RREM Tras el éxito de la inspección final en las rutas B y C, o de la ISI en la Ruta A, se realiza una evaluación administrativa del expediente para revisar toda la documentación. El gerente de proyecto de RREM también completa y evalúa internamente una lista de control de operaciones de GC/CC. El gerente de proyecto de RREM enviará el expediente a las etapas siguientes y, tras finalizar toda la documentación de cierre, lo enviará a través del interfaz idone a la etapa de GC/CC de Operaciones. Cada gerente de proyecto de RREM mantendrá todos los registros relacionados con los productos, las transacciones o los servicios bajo este contrato durante un período de cinco (5) años después que el HUD dé por terminado el subsidio del Estado en conformidad con el título 24, parte (d) del CFR. Dichos registros deberán estar disponibles, a solicitud, para el HUD, la División de Compras y Bienes (DPP, por su siglas en inglés), el DCA y la Oficina del Contralor del Estado de Nueva Jersey en conformidad con el título 17: del Código Administrativo de Nueva Jersey (NJAC, por sus siglas en inglés), o para otras partes autorizadas para auditoría y evaluación, durante un período de cinco (5) años desde la fecha del pago final o según las leyes estatales aplicables, el que sea más largo. Todos los documentos requeridos para verificar que la construcción está completa deberán ser conservados por el gerente de proyecto de RREM de acuerdo con la política de retención de registros Evaluación de garantía de control y control de calidad por personal de operaciones Una vez que el gerente de proyecto de RREM ha verificado que la construcción está completa y lista para ser ocupada, y que se hayan agregado todos los documentos requeridos al expediente, la solicitud será evaluada por el personal de operaciones de GC/CC para confirmar el cumplimiento de todos los requisitos de construcción del Programa. El personal de operaciones de GC/CC confirmará que la documentación necesaria se encuentra en el expediente en cumplimiento de los requisitos aplicables para construcción, inspección final, y verificará el desembolso adecuado de todas las solicitudes de pago menos retenciones, cuando corresponda. Tras la confirmación de que se completaron y 140 Pág. RREM P y P

148 documentaron adecuadamente -en el expediente del solicitante- todos los requisitos aplicables del Programa, el personal de operaciones de GC/CC trasladará el expediente a la etapa de reconciliación final del subsidio para tomar en cuenta cualquier cambio en la duplicación de beneficios y/o ajustes al alcance. El miembro del personal de operaciones de GC/CC usará una de las tres listas de control con base en la ruta, que fueron enviadas por el gerente de proyecto de RREM a través del Interfaz idone. El gerente de proyecto de RREM deberá indicar la necesidad o no de los documentos enlistados. Si el personal de operaciones de GC/CC identificase discrepancias y/o estableciese que el expediente no puede pasar la GC/CC, ellos rechazarán el expediente en el sistema y lo devolverán para que sea evaluado por el gerente de proyecto de RREM con el fin de completar el expediente. Sin embargo, si la evaluación de GC/CC arroja resultados positivos y el expediente es aprobado, el personal de operaciones de GC/CC hará avanzar el expediente a la etapa de reconciliación final del subsidio. Si en el caso de los solicitantes de la Ruta C, se registrase un exceso de pagos de los fondos de fideicomiso, el trámite del expediente no avanzará hasta que se devuelvan primero al solicitante los fondos pagados en exceso y se cierre la cuenta de reserva Conciliación final del subsidio Una vez que el personal de operaciones de GC/CC hubo evaluado el expediente para confirmar que la compleción de todos los requisitos aplicables de construcción del Programa, el personal de operaciones de GC/CC hará avanzar el expediente para que se realice la conciliación final de la concesión por subsidio. Durante esta evaluación, el personal de operaciones de conciliación del subsidio llevará a cabo un análisis preliminar de Duplicación de Beneficios, y revisará el cálculo de concesión por subsidio para incluir cualquier ajuste al alcance. Tras la presentación de la conciliación final del subsidio, el personal de operaciones de conciliación del subsidio debe justificar cualquier cambio realizado en las anotaciones sobre la concesión del subsidio en el sistema o registro. Se hará entonces un cálculo final de la concesión del subsidio para su evaluación por parte de la Oficina de Cumplimiento y Supervisión del DCA Evaluación de la conciliación final del subsidio y proceso de cierre final Antes de que el expediente de un proyecto sea trasladado al archivo, la Oficina de Cumplimiento y Supervisión del DCA deberá realizar una evaluación final para validar el cálculo final de concesión por subsidio, y asegurar que toda la documentación requerida se encuentre en el expediente. Durante esta evaluación final del cálculo de concesión por subsidio, el Programa hará una evaluación final de DOB, si es necesario, e incorporará cualquier ajuste final al alcance. Si, tras la aprobación de esta conciliación del subsidio, se identifica un exceso en el desembolso de fondos de subsidio, el personal de cumplimiento y supervisión no podrá entregar el cálculo final de concesión por subsidio a menos que se haya establecido una cuenta por cobrar para que ese solicitante pueda devolver al Programa el monto total adeudado. Una vez que la Oficina de Cumplimiento y Supervisión otorgue su aprobación, el expediente pasará a la etapa de firma del cálculo final de concesión por subsidio en el sistema de registro. Ya en esta etapa, se enviará una notificación al solicitante indicándole ya sea que debe devolver fondos al Programa, que se le adeudan fondos por subsidio, o que no se hubo cambios en la concesión por subsidio. El solicitante recibirá una comparación entre el último cálculo de concesión por subsidio y el cálculo final aprobado de la conciliación del subsidio. El solicitante deberá devolver una copia firmada de la Conciliación Final del Subsidio dentro de los treinta (30) días posteriores. El sistema de registro ha sido diseñado para acomodar a solicitantes que busquen cambiar el Alcance del Trabajo y/o la Duplicación de Beneficios. Si no hay una respuesta del solicitante dentro de treinta (30) días, el Programa puede firmar administrativamente la Conciliación Final del Subsidio a nombre del solicitante para facilitar el cierre del proyecto. 141 Pág. RREM P y P

149 Si el solicitante adeuda fondos al Programa de RREM y se encuentra abierta una Cuenta por Cobrar, el trámite del expediente no avanzará hasta que los fondos requeridos hayan sido devueltos al Programa. Si se le adeuda al solicitante un pago final o de retención, se emitirá el pago al solicitante tras la recepción de la Conciliación Final del Subsidio firmada. Finalmente, tras conciliar cualquier desembolso o exceso de desembolso, el expediente está listo para el cierre final y archivo. Se notifica entonces al solicitante que la Oficina de Cumplimiento y Supervisión del DCA ha solicitado la remoción de la Declaración de Convenios y Restricciones a la oficina del secretario del condado en el que se encuentra ubicada la propiedad. Además, en esta correspondencia se notifica al solicitante que ya no tiene ninguna obligación con el Programa. Se le indica que debe mantener todas las facturas y la documentación durante al menos cinco (5) años en caso de que su expediente sea auditado o evaluado. La Oficina de Cumplimiento y Supervisión enviará entonces el expediente al personal de operaciones para que valide todos los documentos antes de ser archivados. Una vez completo, el expediente pasará a la etapa solicitud completa para archivo. 142 Pág. RREM P y P

150 GLOSARIO Acuerdo de subsidio - Acuerdo entre el propietario de la vivienda y el Departamento de Asuntos Comunitarios (DCA, por sus siglas en inglés) acerca de los términos y las condiciones que se han establecido para recibir ayuda financiera del Estado de Nueva Jersey y del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD, por sus siglas en inglés). Alcance del trabajo (SOW, por sus siglas en inglés) - Descripción de las actividades que serán realizadas por el contratista general durante el proceso de rehabilitación o de reconstrucción de la vivienda del solicitante. Área de alto riesgo designada por FEMA - Áreas señaladas por la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA, por sus siglas en inglés) como vulnerables a vientos fuertes y/o a daños por marejadas ciclónicas de tormenta, y áreas situadas en llanuras aluviales de 100 años. Estas áreas serán identificadas durante los procesos de estudio de los efectos ambientales. Área especial con peligro de inundación (SFHA, por sus siglas en inglés) - Área que presenta riesgos especiales de inundación, avalancha de lodo, o erosión por inundación, y que se muestra en un Mapa de Demarcación de Riesgos por Inundación o un Mapa Digital de Tasas de Seguros contra Inundaciones como zona A, AO, A1-A30, AE, A99, AH, AR, AR/A, AR/AE, AR/AH, AR/AO, AR/A1-A30, V1-V30, VE o V. Área homogénea - Un área con material de revestimiento, sistema de aislamiento termal (TSI, por sus siglas en inglés) o material misceláneo que es uniforme en color y textura. Arquitecto o ingeniero responsable (AOR, por sus siglas en inglés) - El arquitecto o ingeniero responsable (AOR) es un reconocido profesional de diseño con licencia, a cargo de la obra en general. El AOR es responsable de preparar cualquier Orden de Cambio en los dibujos técnicos y especificaciones del Alcance del Trabajo, que definan cambios técnicos en los documentos originales del contrato, y de firmar y sellar el/los documento/s que se elabore/n. El AOR es también responsable de preparar y procesar las notificaciones de cambios en la obra (FCN, por sus siglas en inglés) para revisión y aprobación expeditas por los gerentes de proyecto del RREM y/o de la autoridad jurisdiccional, como sea necesario. Asbesto - Variedades de asbesto en forma de crisotilo (serpentina), crocidolita (riebeckita), amosita (gruneritacummingtonita), antofilita, tremolita y actinolita. Asbesto friable - Cualquier material que contenga asbesto en más del 1 por ciento, según lo determinado por microscopia de luz polarizada (PLM, por sus siglas en inglés), y que en estado seco se puede desmenuzar, pulverizar o reducir a polvo con la presión de la mano. Si el contenido del asbesto es inferior al 10 por ciento según sea determinado por un método diferente al de conteo de puntos por PLM, verifique el contenido de asbestos por conteo de puntos usando PLM. Asignación - Proceso por el cual se conceden proyectos de rehabilitación o de reconstrucción a contratistas generales a partir del análisis y monitoreo de métricas estándar de desempeño creadas para proporcionar una descripción exacta de las habilidades y capacidad para realizar el trabajo en el marco del programa. Autocertificación sobre daño sustancial - Determinación de daños sustanciales o no sustanciales con base en una evaluación hecha por el propietario mismo sin usar una metodología aceptable de la FEMA ni cumplir los requisitos del Programa Nacional de Seguro por Inundaciones (NFIP, por sus siglas en inglés) para las determinaciones de daños sustanciales. 143 Pág. RREM P y P

151 Autorización ambiental de nivel II - Es una evaluación sobre las condiciones específicas del sitio para establecer si la actividad de construcción propuesta tendrá impacto significativo en el medio ambiente con base en la Revisión de Temas según el Título 24, Parte 58 del Código de Regulaciones Federales. Aviso sobre exenciones del HUD - Aviso que indica las aclaraciones y exenciones comunes publicadas el 19 de abril de 2013 en el volumen 78, número 43, del Registro Federal. Aviso sobre financiamiento del HUD - Aviso sobre distribución de fondos publicado el 15 de marzo de 2013, en el volumen 78, número 43, del Registro Federal. Características de diseño universales- Conceptos amplios concebidos para el desarrollo de edificios, productos y ambientes que son intrínsecamente accesibles tanto por personas mayores, personas discapacitadas y no discapacitadas. Certificación comunal de daño sustancial - Determinación de daño sustancial o no sustancial que es hecha por la comunidad mediante una metodología aceptable por la FEMA que también cumple los requisitos del NFIP para determinaciones de daños sustanciales. Circular de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés) - Sobre las reglas federales que rigen los gastos de concesión. Código - Se refiere al Código Uniforme de Construcción de Nueva Jersey (UCC, por sus siglas en inglés), las normas de rehabilitación del RREM, los estándares de calidad de vivienda (HQS, por sus siglas en inglés) del HUD (cuando sea aplicable) según el Código Internacional Residencial (IRC, por sus siglas en inglés) de 2009, el contrato de construcción pertinente, y los manuales sobre lineamientos, política y procedimientos del programa. Componente - Un elemento arquitectónico en una unidad de vivienda o área común, identificado por tipo y localización, tal como una pared del dormitorio, un alféizar exterior de la ventana, un zócalo en la sala de estar, un piso de la cocina, un alféizar interior en la ventana de un cuarto de baño, un piso en el pórtico, y peldaños en una escalera común, o una pared exterior. Comunicación de riesgos - Normas de comunicación de riesgos de la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA, por sus siglas en inglés) según el Título 29, , del Código de Regulaciones Federales. Consejo de Calidad Ambiental del Presidente - La Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos (NEPA, por sus siglas en inglés) estableció el Consejo de Calidad Ambiental del Presidente (CEQ, por sus siglas en inglés), bajo la supervisión de la NEPA para todas las agencias federales y las regulaciones creadas para la implementación de dicha legislación. Estas regulaciones se encuentran en el Título 40, , del Código de Regulaciones Federales. Contención - Separación física y controles técnicos requeridos para prevenir la contaminación de materiales indemnes y áreas ocupadas. El nivel de contención varía según el grado de contaminación. Contratista general (GC, por sus siglas en inglés)/constructor - Empresa adjudicada con el contrato de construcción por completar en las viviendas del solicitante con el Programa de RREM. Los GC pueden participar solamente en el programa de RREM tras ser seleccionados entre el Grupo de Contratistas Precalificados con la aprobación del DCA. Contratista general vigente - Contratista general previamente seleccionado y bajo contrato de construcción con un solicitante, para realizar obras de rehabilitación en una vivienda dañada en donde se han efectuado obras de construcción. Contrato - Se refiere al contrato de construcción entre el propietario y el contratista o al acuerdo de diseño y construcción que establece una relación contractual entre el propietario y el contratista con respecto al tipo, costo y 144 Pág. RREM P y P

152 plazo del proyecto de reparación o reconstrucción y/o el acuerdo de subsidio entre el propietario y el Estado Nueva Jersey sobre los fondos de subsidio. Control de calidad adecuado - Plan o diseño que asegura la autenticidad, integridad y exactitud de las muestras, incluyendo las de polvo, suelo y astillas de pintura o película de pintura. El control de calidad adecuado también incluye las disposiciones sobre muestreo representativo. Controles provisionales - Conjunto de medidas diseñadas para reducir la exposición temporal o probable de los seres humanos a los peligros de la pintura a base de plomo. Los controles provisionales incluyen, entre otros, reparaciones, pintura, contención temporal, limpieza especializada, depuración, actividades permanentes de mantenimiento de la pintura a base plomo, y establecimiento y manejo de la administración y los programas de educación para residentes. Costo total de desarrollo (TDC, por sus siglas en inglés) - Costo total del alcance del trabajo aprobado al solicitante y que será realizado por el programa. Daño sustancial (SD, por sus siglas en inglés) Se refiere a un daño de cualquier origen ocurrido en una estructura, cuyo costo de restauración conforme a su condición anterior, es inferior al 50 por ciento del valor comercial de la estructura antes del daño. Directiva de construcción (CD, por sus siglas en inglés) - Una directriz escrita emitida por el gerente del programa que ordena al contratista general cómo proceder con respecto a un punto de controversia, o que exige al contratista general la aplicación de una medida especifica con respecto al trabajo, el proyecto y/o el contrato. Una directiva de construcción puede conllevar, pero no siempre, una adición, una supresión, y/o a una revisión del trabajo, y puede contener una propuesta básica para hacer ajustes, si fuese el caso, al monto, las metas y/o al plazo del contrato. Diseños prototípicos - Planes y especificaciones estandarizados de vivienda desarrolladas por los gerentes de proyecto del RREM y entregados a la División de Códigos y Normas de Nueva Jersey para revisión y aprobación. Los diseños deben ser construidos bajo aprobación estatal en cualquier condado elegible para participar en el RREM. Disminución del moho - Limpieza o remoción del material afectado por el moho para controlar el riesgo de presencia de moho. Documentos sobre construcción - Conjunto de documentos preparados por los gerentes de proyecto de RREM o constructores, con datos sobre la correcta elaboración de documentos para fijar precios sobre el proyecto y su entrega a los funcionarios responsables del código de construcción local para revisión y obtención del permiso de construcción. Duplicación de beneficios (DOB, por sus siglas en inglés) Mediante la Ley Robert T. Stafford sobre Manejo de Desastres y Asistencia de Emergencia (Ley Stafford) se prohíbe a cualquier persona, negocio u otra entidad recibir ayuda financiera del Bloque de Subsidios para el Desarrollo de la Comunidad y Recuperación por Desastres (CDBG-DR, por sus siglas en inglés) vinculada a cualquier pérdida por un desastre importante y ayuda financiera cuando ya se han proporcionado otras fuentes de ayuda (seguros, etc.). El programa de RREM admitirá la más permisiva interpretación vigente proporcionada por el HUD en la determinación de duplicación de beneficios. Elevación - Elevación de una vivienda según el aviso sobre nivel de inundación base (ABFE, por sus siglas en inglés), incluyendo la elevación de existentes propiedades dañadas por la tormenta y la reconstrucción de viviendas a una altura apropiada según lo determinado por los certificados de elevación y los requisitos de la FEMA. Espacio ocupado actual - Área de terreno que está o fue ocupada por la estructura original del propietario antes del daño sustancial causado por el huracán Sandy a dicha estructura. 145 Pág. RREM P y P

153 Estabilización de la pintura - Reparación de cualquier defecto físico en el sustrato de una superficie pintada que sea la causa del deterioro de la pintura; remoción de pintura suelta y de otro material en la superficie por tratar, y aplicación de una nueva capa protectora o pintura. Estándares de rehabilitación - Cumplimiento de los códigos, normas y ordenanzas de construcción estatales y locales; los requisitos contra vientos huracanados; la lista de control sobre adaptación de edificios verdes del HUD en el planeamiento y desarrollo de la comunidad; los códigos locales sobre salubridad y seguridad; y los estándares de calidad de vivienda del HUD. Al término de las obras, las propiedades deben también cumplir con las normas mínimas de construcción y diseño que han sido establecidas por el Manual de Construcción para Obras de Rehabilitación en Nueva Jersey, y aprobadas por el DCA. Estimación de costo razonable (FCE, por sus siglas en inglés) - Costo probable de un trabajo determinado de manera independiente según la cuantificación del volumen de trabajo, materiales y equipo requeridos para realizar el trabajo, y aplicación de costos unitarios para lograr un valor para una orden de cambio de trabajo. La FCE puede servir de base para las negociaciones del costo y la emisión de una orden de cambio expedita. Estimación de daños sustanciales (SDE, por sus siglas en inglés) - Herramienta para la estimación de daños sustanciales (versión 2.0.2) desarrollada por la FEMA para ayudar a los funcionarios estatales y comunales a calcular un daño sustancial en las estructuras residenciales y no residenciales. La herramienta de SDE permite que los funcionarios comunales con conocimientos limitados para valoración o construcción desarrollen estimaciones razonables sobre el valor y los daños a la estructura de acuerdo con los requisitos del NFIP. Evaluación del riesgo - Investigación in situ para identificar e informar sobre la existencia, naturaleza, severidad y localización de los peligros de la pintura a base de plomo en viviendas residenciales, incluyendo la recopilación de datos sobre la antigüedad e historial de la vivienda y su ocupación por niños menores de 6 años; inspección visual; muestreo limitado en paño u otras técnicas de muestreo ambientales; otra actividad apropiada; y entrega de un informe sobre los resultados de la investigación. Examen de aprobación - Actividad posterior a las de reducción del peligro por pintura a base de plomo para establecer la total compleción de las actividades de reducción de ese riesgo y de que no existen peligros por plomo en el suelo o de polvo de plomo asentado, según lo definido en esta parte, en la unidad de vivienda o el sitio de las obras. El proceso de aprobación incluye el análisis visual, la recolección y el examen de las muestras ambientales. Expediente electrónico - Todo expediente cuyo contenido informativo está codificado y registrado en medios informáticos relacionados, tales como tarjetas o cintas perforadas, cintas o discos magnéticos, discos ópticos, u otros medios electrónicos, de los cuales es recuperable la información codificada solamente por máquina. Fijación de precios en promedio - Fijación de precios competitivos creada para diseños prototípicos mediante la solicitud de cotizaciones a contratistas generales y el análisis detallado de las que se reciban para elaborar un modelo de fijación de precios que pueda utilizarse de manera igualitaria y justa a través del programa de RREM. Filtro HEPA - Un filtro con alta eficacia para partículas del aire (HEPA, por sus siglas en inglés), capaz de interceptar y atrapar el por ciento de todas las partículas mayores que 0.3 micrones. Firma administrativa - Cuando el DCA representa al propietario y firma los documentos en su nombre que permiten la realización de acciones subsecuentes en el programa. Friable - Material seco que se puede desmenuzar, pulverizar o reducir a polvo haciendo presión con la mano; e incluye material previamente no friable pero que dañado se seca y puede ser desmenuzado, pulverizado o reducido bajo presión con la mano. 146 Pág. RREM P y P

154 Garantía de calidad (QA, por sus siglas en ingles) - Revisión posterior de campo de los datos recogidos con la herramienta de estimación de daños sustanciales (SDE) para garantizar la exactitud de los datos. Gerente de proyecto (PM, por sus siglas en inglés) - Persona asignada al proyecto por el gerente responsable del programa de RREM para administrar el contrato entre el propietario y el contratista general. Higienista industrial (IH, por sus siglas en inglés) - Se refiere a un individuo designado y provisto por el contratista, quien es un profesional calificado por educación, entrenamiento y experiencia que puede prever, reconocer, evaluar y desarrollar controles sobre los peligros ocupacionales y calidad del aire interior. Su educación debe incluir un mínimo de 12 horas por semestre o cuarto de la hora equivalente en química, y 18 horas adicionales por semestre, o cuarto de la hora equivalente en cualquier combinación de cursos en química, física, ingeniería, física sanitaria, salud ambiental, bioestadísticas, biología, fisiología, toxicología, epidemiología o higiene industrial. El higienista industrial estará bajo supervisión de un higienista industrial certificado. Infraestructura - Cualquier construcción o estructura o grupo de edificios o estructuras en una sola demolición o sitio de renovación bajo el control del mismo propietario u operador (o propietario u operador bajo control común). Inspector - Es el inspector contratado por los gerentes del programa de RREM para garantizar la calidad y el cumplimiento de las reparaciones o reconstrucción de la vivienda del propietario. Instalación - Toda estructura, instalación, o edificio ya sea institucional, comercial, público, industrial, o residencial (incluyendo cualquier construcción, estructura, o edificio que albergue condominios o unidades de vivienda individuales que funcionan como cooperativa residencial, pero excluyendo los edificios residenciales con cuatro o menos unidades de vivienda); cualquier bote; y cualesquiera vertederos activos o inactivos de desechos. Para fines de esta definición, todo edificio, estructura o instalación que posea un desván que sea usado como vivienda, no es considerado como construcción, estructura o edificio residencial. La Ley - Ley de Asignaciones de Asistencia por Desastres de 2013 que proporcionó fondos del CDBG-DR al Estado de Nueva Jersey. Laboratorio acreditado- Laboratorio ambiental acreditado por la EPA, conforme al Artículo 405 (b) de la Ley sobre Control de Sustancias Toxicas para el análisis de compuestos de plomo en pintura, suelo y polvo. Ley Nacional de Políticas Medioambientales (NEPA) - Promulgada el 1 de enero de 1970, la NEPA fija la política nacional para la protección del medio ambiente en los Estados Unidos. La NEPA requiere que todas las agencias federales evalúen las consecuencias en el medio ambiente de sus acciones propuestas antes de que sean ejecutadas, incluyendo la emisión de permisos o el dispendio de fondos federales. Lineamientos - Normas generales del Programa de RREM. Mapa Digital de Tasas de Seguros contra Inundaciones (DFIRM, por sus siglas en inglés) - Creado por la FEMA para señalar las zonas especiales con riesgo de inundación (SFHA) en la comunidad. Material con asbesto no friable - Todo material que contenga asbesto sobre el 1 por ciento determinado por el método especificado en el apéndice F, subparte E, Título 40, parte 763, sección 1 del Código de Regulaciones Federales, y por PLM, que en forma seca no puede ser desmenuzado ni pulverizado ni reducido a polvo con presión manual. Material con contenido de asbesto - Cualquier material o producto que contenga más del 1% de asbesto. Material con contenido de asbesto regulado (RACM, por sus siglas en inglés) - (a) Material friable con asbesto; (b) ACM de categoría I no friable devenido en friable; (c) ACM categoría I no friable lijado, molido, cortado o esmerilado; o (d) ACM categoría II ACM no friable con elevada probabilidad de ser o que ha sido desmenuzado, pulverizado o 147 Pág. RREM P y P

155 reducido a polvo mediante fuerzas propias de las operaciones de demolición o de renovación reguladas por esta subparte. Material con contenido potencial de asbesto (PACM, por sus siglas en inglés) - Sistema de aislamiento térmico y material de revestimiento identificados en construcciones; en algunos componentes de construcción anteriores al año 1980 y en los que se asume un contenido de asbesto superior al uno por ciento pero que no ha sido muestreado o analizado para verificar o denegar la presencia de asbesto. Materiales y acabados - Artículos ubicados en el ámbito de una vivienda que modificados no afectan las dimensiones del plano de la unidad o espacio ocupado. Mejoras del propietario - Toda elección de mejora del propietario que difiere en gran medida de los materiales y acabados estándar según la lista de especificaciones y estándares de diseño del Programa de RREM para diseños prototípicos. Metodologías certificadas - Métodos o protocolos usados para demostrar presencia de plomo en pintura, polvo y suelo. Mitigación- Actividad para proteger una vivienda de futuros daños por tormentas (por ejemplo, elevación, obturadores, elevación del equipo de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC, por sus siglas en inglés), reforzamiento de puertas, estabilización de suelos, amarre de techos, etc.). Moho - El moho es un tipo de hongo que se encuentra en forma natural en el medio ambiente. Existen especies muy diversas de moho en Nueva Jersey. Se puede encontrar en cualquier lugar y puede desarrollarse en todo tipo de material si las condiciones le son favorables. Para desarrollarse, el moho necesita nutrientes, tales como oxígeno y humedad y un material en donde crecer. Necesidad no cubierta - Monto requerido después de sustraer la duplicación de beneficios de la necesidad total del propietario antes de recibir cualquier ayuda. No friable - Material seco que no puede ser desmenuzado, pulverizado o reducido a polvo con presión manual. No hablantes del idioma inglés - Individuos que carecen del nivel de conocimiento del idioma inglés para comunicarse por sí mismos en forma verbal y escrita en el proceso del programa de RREM. Normas de reconstrucción De acuerdo con las normas de construcción identificadas en el Código Uniforme de Construcción de Nueva Jersey (UCC), los códigos residenciales internacionales de 2009, la lista de control sobre adaptación de edificios verdes de Planificación y Desarrollo Comunitarios del HUD, las características de diseño universales; con las normas de construcción ecológica del HUD, y los estándares de calidad de vivienda del HUD; con las disposiciones para vientos huracanados; y Energy Star. La construcción de viviendas nuevas debe cumplir con la edición vigente del Modelo del Código de Energía publicado por el Consejo de Funcionarios Estadounidenses de la Construcción. En caso de discrepancias con los códigos, prevalecerá la norma más estricta. Notificación sobre cambio en obra (FCN) - Documento preparado por el contratista general o el AOR para aprobación expedita, que define (en detalle) cualquier cambio de materiales en la obra establecido por códigos o sin costo previamente a su ejecución. Nueva construcción - Reemplazo de la vivienda que excede sustancialmente el espacio ocupado original en el sitio dañado original (si se permite) o la construcción de una nueva vivienda en un lugar alterno. Número de Actividad y de Orden de Compra - Número oficial de seguimiento emitido por el DCA que sirve para notificar formalmente al RREM y a los contratistas de la construcción que se ha creado un proyecto en el sistema de contratos y que se han obligado fondos del programa de RREM para el proyecto. 148 Pág. RREM P y P

156 Orden de cambio (CO, por sus siglas en inglés) - Instrumento escrito que autoriza adiciones, remociones y/o revisiones en el contrato, monto, metas o tiempo del contrato, según lo definido originalmente en los documentos contractuales. Orden de proceder (NTP, por sus siglas en inglés) - Comunicación enviada al contratista de las obras por el gerente de proyecto de RREM, que indica la fecha en que puede comenzar el trabajo conforme a las condiciones del contrato de construcción. El plazo de ejecución del contrato empieza con la fecha de la NTP. Peligro de la pintura a base de plomo - Cualquier condición que cause exposición al plomo desde los peligros del polvo con plomo, peligros del suelo con plomo, o pintura a base de plomo deteriorada o presente en superficies masticables, superficies de fricción, o superficies de impacto, y que daría lugar a efectos adversos para la salud humana según lo establecido por la debida agencia federal. (Véase Título del Código de Regulaciones Federales para obtener una explicación detallada del peligro por pintura con plomo, por polvo con plomo y por suelos con plomo). Persona calificada - Higienista industrial; higienista industrial certificado (CIH, por sus siglas en inglés) según lo establecido por la Junta Americana de Higienistas Industriales; profesional de seguridad (CSP, por sus siglas en inglés) según lo certificado por la Junta de Profesionales Certificados en Seguridad; o ingeniero (PE, por sus siglas en inglés). Además, se requiere experiencia de un año en la ejecución de investigaciones microbianas. Pintura a base de plomo - Pintura u otras capas superficiales que contengan plomo igual o superior a 1.0 miligramos por centímetro cuadrado o más del 0.5 por ciento por peso. Pintura en deterioro - Pintura interior o exterior u otra capa que se encuentre pelada, astillada, quebrada o agrietada, o cualquier pintura o capa situada en una superficie o acabado interno o externo que esté dañada o separada del sustrato de otra manera. Plan de Acción - El Plan de Acción del Estado de Nueva Jersey para el huracán Sandy según lo aprobado por el HUD el 29 de abril de Plan de valores unitarios - Precios competitivos fijados para las condiciones específicas del sitio que varían de un sitio a otro para una vivienda prototípica reconstruida. Poblaciones vulnerables - Aquellas poblaciones con deficiencias de la salud, tales como personas con inmunodeficiencias. Las instalaciones donde se encuentran incluyen los pabellones de los hospitales y las clínicas médicas. Los niños en centros de guardería o las personas de la tercera edad en clínicas de reposo son también ejemplos de poblaciones vulnerables. Política y procedimientos - Manual de políticas y procedimientos. Procedimiento Operativo Estándar (SOP, por sus siglas en inglés) - Un documento escrito que indica las etapas, las decisiones y los resultados o entregables requeridos para terminar una labor o un proyecto señalado. Programa de Vivienda Estándar - Vivienda ofrecida por el programa de RREM que es igual en cuanto al número de dormitorios y ubicada dentro de 300 pies cuadrados de la vivienda de un solicitante, la que fue dañada por el huracán Sandy. Propietario - Persona o personas que han firmado un acuerdo de subsidio con el Estado de Nueva Jersey para reparar o reconstruir una vivienda con fondos de un programa. 149 Pág. RREM P y P

157 Propietario no resolutivo - Propietario que no muestra interés ante cinco (5) o más intentos de comunicación en un período de 3 días con el fin de programar una inspección inicial del sitio (ISI, por sus siglas en inglés) o cualquier otra reunión urgente o pedido de información. Propietario u operador de una actividad de demolición o renovación - Toda persona que posee, arrienda, opera, controla o supervisa la infraestructura por demoler o renovar, o toda persona que posee, arrienda, opera, controla o supervisa la operación de demolición o renovación, o ambas. Propuesta de orden de cambio (COP, por sus siglas en inglés) - Instrumento escrito, preparado y entregado por el CONTRATISTA GENERAL en la que se establecen ajustes propuestos al trabajo, monto, metas y lapso del contrato en respuesta a una adición, remoción o revisión autorizada y/o propuesta al alcance del trabajo o las condiciones del proyecto observadas por el CONTRATISTA GENERAL. Recolección de datos sobre los daños sustanciales (SDDC, por sus siglas en inglés). Reconstrucción - Demolición y reconstrucción de una unidad sin pre-ensamblaje sobre el mismo terreno y sustancialmente en el mismo espacio ocupado y de la misma forma. La actividad también incluye el reemplazo de una unidad de vivienda prefabricada (MHU, por sus siglas en inglés) existente en malas condiciones por una nueva MHU u otra unidad de vivienda sin pre-ensamblaje. Las viviendas modulares serán reemplazadas con una unidad estándar sin pre-ensamblaje del programa. El número de unidades sobre el terreno no puede aumentar, y la superficie cuadrada total de la estructura original de la residencia principal por reconstruir no puede aumentar de manera sustancial; pero puede aumentar o disminuir el número de habitaciones en una unidad. Sin embargo, no se puede aumentar el número de dormitorios. Reducción - Se refiere al conjunto de medidas/técnicas para realizar el "permanente'' retiro de los riesgos por plomo. Las técnicas de reducción incluyen: (1) Eliminación de los riesgos por pintura a base de plomo y por polvo con plomo; (2) aislamiento permanente de la pintura a base de plomo; (3) blindaje de la pintura a base de plomo; o (4) reemplazo de componentes o accesorios con pintura a base de plomo, y remoción o cubierta permanente de los peligros del plomo en el suelo. La reducción incluye todas las actividades de preparación, limpieza, eliminación y muestreo de ausencia de plomo posterior a la reducción en vinculación a dichas medidas. Reducción del riesgo - Medidas diseñadas para reducir o eliminar la exposición humana a los peligros de la pintura a base de plomo con métodos que incluyen controles provisionales y/o reducción. Reglas del HUD sobre CDBG - Normas regulatorias del programa de CDBG-DR que, por lo general, se encuentran en el Título 24, Sección 570, del Código de Regulaciones Federales. Rehabilitación - Mejora de una estructura existente mediante modificaciones, adiciones fortuitas o realces. La rehabilitación incluye las reparaciones necesarias para corregir los resultados del mantenimiento diferido, el reemplazo de accesorios y componentes principales, las mejoras para aumentar el uso eficiente de energía, y la instalación de dispositivos de seguridad. Revisión de nivel II - Una revisión ambiental específica por observación de nivel II que fomenta la mitigación ambiental necesaria antes de la construcción de la vivienda. Salario/s prevaleciente/s - Reglas y requisitos vinculados a la Ley del Salario Prevaleciente de Nueva Jersey y a la Ley Davis-Bacon de índole federal. Sección 3 La porción de la Sección 3 de la Ley del HUD de 1968 referida a la contratación de servicios de la población local con ingreso bajo y muy bajo para realización de obras en el marco de los contratos que utilizan fondos federales. El Estado de Nueva Jersey revisa y adopta un plan para la Sección 3 dentro de este programa. Como mínimo, se 150 Pág. RREM P y P

158 requerirá que los contratistas generales del grupo de contratistas calificados se ajusten a la política de la Sección 3 en la medida de lo posible. La expresión "en la medida de lo posible" significa que los contratistas generales harán esfuerzos sustanciales para cumplir los requisitos reguladores de la Sección 3. Esto incluye las siguientes metas de contratación: Treinta (30) por ciento del número agregado de nuevas contrataciones y oportunidades de entrenamiento anuales; Una meta mínima de al menos el diez por ciento (10%) de la cantidad total en dólares de todos los contratos cubiertos por la Sección 3 en labores de construcción para rehabilitación de viviendas, construcción habitacional y otras construcciones públicas; y Un mínimo del tres por ciento (3%) del monto total en dólares de todos los otros contratos cubiertos por la Sección 3 (servicios profesionales, de mantenimiento, de ingeniería, arquitectónicos, jurídicos, contables, de comercialización, etc.) (Código de Regulaciones Federales ). Sin daño sustancial - Daño de cualquier origen ocurrido en una estructura, cuyo costo de restauración conforme a la condición anterior al daño es menor que el 50 por ciento del valor comercial de la estructura antes del daño. Sistema de gestión de información (MIS, por sus siglas en inglés) - Flujo de trabajo del personal, almacenamiento de registros y herramienta interfaz del programa de RREM. Solicitud de aclaración (RFC, por sus siglas en inglés) - Instrumento escrito emitido por el CONTRATISTA GENERAL y dirigido al ARQUITECTO y al RREM en el que se solicita la aclaración o interpretación de la intención de los documentos del contrato. La respuesta al RFC aclara solamente la intención de los documentos del contrato y no autoriza cambios en el monto del contrato, ni en las metas y/o en el plazo del contrato. Solicitud de ofertas (IFB, por sus siglas en inglés) - Documento desarrollado por el gerente de proyecto del RREM y entregado al grupo de contratistas precalificados donde se detallan las especificaciones de un proyecto individual y se proporcionan los requisitos, las políticas y el cronograma del proceso de licitación. Suelo desnudo- Tierra o arena no cubierta por hierba, césped, otras cubiertas vivas, troceados de madera, grava, pasto artificial o cobertura similar. Superficie habitable - Cualquier área de una vivienda residencial usada por uno o más niños hasta de 6 años de edad, incluyendo, entre otros, salas de estar, áreas de cocina, cuartos de estudio, cuartos de juego y dormitorios de los niños. Superficie pintada por tratar - Superficie pintada que será raspada, lijada, cortada, penetrada o manipulada de otra manera por medio de las obras de rehabilitación de forma tal que podría potencialmente generar un peligro por pintura a base de plomo al producir polvo, emanaciones o astillas de pintura. Tasador de daños - Persona calificada para evaluar daños por tormenta y quien conoce los medios y métodos de construcción residencial. El tasador tendrá conocimiento práctico del Código Uniforme de Construcción de Nueva Jersey (UCC), los códigos residenciales internacionales de 2009, la lista de control sobre adaptación de edificios verdes de Planificación y Desarrollo Comunitarios del HUD, las normas de construcción ecológica del HUD, los estándares de calidad de vivienda del HUD, y sobre la preparación de informes sobre tasación de daños. Unidad de vivienda prefabricada (MHU) - También conocida como casa prefabricada según lo definido por el Título 24, Parte 3280, del Código de Regulaciones Federales (Código del HUD). Una casa prefabricada es una estructura que es transportable en una o más partes. En desplazamiento, la vivienda mide ocho pies o más de ancho, y cuarenta pies 151 Pág. RREM P y P

159 o más de longitud. Mide por lo menos 320 pies cuadrados; está construida sobre un chasis permanente, y diseñada para ser utilizada como vivienda con o sin cimientos permanentes cuando está conectada a los servicios públicos requeridos, e incluye plomería, calefacción, aire acondicionado y sistemas eléctricos. La estructura debe estar diseñada para su ocupación como residencia principal unifamiliar. Todas las viviendas prefabricadas deben tener colocada la etiqueta de la certificación del HUD y deben cumplir los requisitos del Código para Viviendas Prefabricadas del HUD, como lo establece la National Manufactured Housing and Construction Safety Standards Act de 1974 y el Código de Normas del HUD en el Título 24, partes 3280 y 3282, del Código de Regulaciones Federales. La MHU debe ser construida según los códigos de construcción local y regional, incluyendo los requisitos para vientos huracanados. Vivienda de interés - Toda vivienda construida antes de 1978, excepto la destinada a los ancianos o a las personas discapacitadas (a menos que sea un infante menor de 6 años de edad quien reside o residirá en dicha vivienda para ancianos o personas discapacitadas) o cualquier vivienda sin dormitorios. Vivienda modular (MH, por sus siglas en inglés) - También conocida como vivienda industrial. La vivienda industrial es una estructura residencial, diseñada para ocupación como estructura residencial permanente cuando el módulo o componente modular es llevado a un lugar permanente, y erigido o instalado sobre un sistema permanente de cimientos. La estructura de la vivienda industrial incluye sistemas de plomería, calefacción, aire acondicionado y de electricidad. La construcción de viviendas modulares debe ajustarse a las normas del IRC y a otros pertinentes códigos de construcción estatales, locales y regionales, incluyendo requisitos contra vientos huracanados. Una vez montada, la vivienda modular estará permanentemente emplazada en un sitio. 152 Pág. RREM P y P

160 ANEXOS 153 Pág. RREM P y P

161 ANEXO A: Certificación de ingresos del Programa de RREM C E R T I F I C AC I Ó N D E I N G R E S O S NOMBRE DEL SOLICITANTE: NÚMERO DE SOLICITUD: DIRECCIÓN DE VIVIENDA DAÑADA: MIEMBROS DEL GRUPO FAMILIAR: Enliste a todos los miembros del grupo familiar y proporcione la información solicitada. Se define como grupo familiar a todas las personas que ocupan la misma unidad de vivienda, independientemente de su parentesco. Número de personas que actualmente viven en mi casa y que tienen 18 años de edad o más: Número de personas que actualmente viven en mi casa y que tienen menos de 18 años de edad: Número total de miembros del grupo familiar: Indique el INGRESO ANUAL de todos los adultos del grupo familiar en Es adulto cualquier miembro del grupo familiar con 18 años de edad o más. Nombre del miembro del grupo familiar Fuente de ingreso #1 Fuente de ingreso #2 Fuente de ingreso #3 TOTAL Tipo (por ejemplo, nombre del empleador, seguro social/ingreso suplementario, pensión, Monto Tipo Monto Tipo Monto Monto TOTAL Si algún miembro del grupo familiar tiene ingresos adicionales, haga una copia de esta página e ingrese los datos de esas otras fuentes. INGRESO TOTAL ANUAL ESTIMADO DEL GRUPO FAMILIAR EN 2014: Cuando haga esta estimación, sólo incluya los montos confirmados por recibir en Por ejemplo, si no hay seguridad de que su salario aumentará en 2014, o si desconoce los montos por intereses o propinas/bonificaciones, use el monto correspondiente a 2013 para la estimación de FIRMA DEL JEFE DE FAMILIA: Certifico que esta información sobre los ingresos de mi grupo familiar en 2013 y 2014, es completa y exacta. Acepto proporcionar al Estado de Nueva Jersey o a su contratista designado la información y documentación adicionales sobre todas las fuentes de ingresos, cuando se requieran. Autorizamos al Estado de Nueva Jersey y a sus contratistas designados a verificar la declaración sobre los datos de ingresos de terceras fuentes. Firma del jefe de familia Nombre en letras de imprenta Fecha ADVERTENCIA: Los datos proporcionados en este formulario están sujetos a verificación por parte del Estado de Nueva Jersey y del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD).. En el Artículo 1001 del Título 18 del Código de los Estados Unidos, se establece que una declaración falsa o fraudulenta de manera intencional y voluntaria a un departamento del Gobierno de los E stados Unidos, puede resultar en la conclusión de la asistencia y en sanciones civiles y penales. 1 de julio de Versión Pág. RREM P y P

162 DOCUMENTOS REQUERIDOS SOBRE INGRESOS CUÁLES DOCUMENTOS PUEDO ENTREGAR? INCORPORACIÓN DE INGRESOS (Usted no necesita entregar todos los documentos incluidos en la lista, sólo aquel documento que explique mejor su ingreso previsto en 2014, que se indica en su Formulario de Certificación de Ingreso). Salarios Comprobante de pago Interés tributable Ingresos por dividendos, ganancias (o pérdidas) de capital; otras ganancias (o pérdidas) Reembolsos tributables/ créditos/compensaciones de los impuestos al Estado/ impuestos locales a la renta Estado de cuenta bancario; Y/O Declaración de corretaje Declaración de corretaje Declaración de la entidad tributaria estatal y/o local Pensión alimenticia recibida Registros de pagos efectivamente recibidos Ganancia (o pérdida) empresarial Si tiene una empresa y se otorga a sí mismo un salario, indíquelo más arriba en Ingresos y proporcione registros de pago apropiados; O Si tiene la misma empresa que en 2012 y espera el mismo nivel de ingreso neto, proporcione su declaración de impuestos de 2012, O Si empezó una nueva empresa en 2013, proporcione información sobre ganancias y pérdidas, así como su estimación de ingreso neto de fin de año. Ingresos por jubilación: Monto tributable de distribuciones de IRA, pensiones y anualidades Ingresos por alquiler de propiedades, regalías, sociedades, fondos fiduciarios, etc. Ganancia (o pérdida) agrícola Por cada ingreso por jubilación por pensiones o cuentas de jubilación, proporcione una declaración del fondo de pensiones o de la institución que administra la inversión para mostrar los ingresos que recibe. Si alquiló la propiedad en 2012 y espera recibir el mismo monto de ingreso por alquiler en 2013, proporcione la declaración de impuestos de 2012; O Contratos de alquiler o nómina de alquileres que indiquen el monto recibido por alquileres y gastos relacionados con la propiedad de alquiler. Si administró por sí mismo un negocio agrícola, indique sus ganancias o pérdidas con un estado de cuenta bancario. Una declaración de pérdidas y ganancias que indique ingreso y gastos relacionados con las actividades agrícolas. 155 Pág. RREM P y P

163 Ingresos por beneficios: Compensación por desempleo, monto tributable por beneficios de seguridad social Proporcione carta de concesión o declaración de ingresos que recibió del proveedor del beneficio. Deberá mostrar el monto recibido y la frecuencia con que lo recibe. Otros ingresos Si recibe regularmente ingresos que no están cubiertos más arriba, indíquelos y provea documentos que muestren el monto recibido. Límites de Ingresos del Programa de RREM Año Fiscal 2014, Límites del 80% del Ingreso Medio del Área (AMI) en los Nueve Condados Más Afectados (Revisado 4/2014) CONDADO 1 persona 2 personas 3 personas 4 personas 5 personas 6 personas 7 personas 8 personas Atlantic $38,150 $43,600 $49,050 $54,500 $58,900 $63,250 $67,600 $71,950 Bergen $49,000 $56,000 $63,000 $70,000 $75,600 $81,200 $86,800 $92,400 Cape May $41,200 $47,050 $52,950 $58,800 $63,550 $68,250 $72,950 $77,650 Essex $49,150 $56,150 $63,200 $70,200 $75,800 $81,450 $87,050 $92,650 Hudson $42,150 $48,150 $54,150 $60,150 $65,000 $69,800 $74,600 $79,400 Middlesex $56,300 $64,300 $72,350 $80,400 $86,850 $93,250 $99,700 $106,150 Monmouth $48,850 $55,850 $62,800 $69,800 $75,400 $80,950 $86,550 $92,150 Ocean $48,850 $55,850 $62,800 $69,800 $75,400 $80,950 $86,550 $92,150 Union $49,150 $56,150 $63,200 $70,200 $75,800 $81,450 $87,050 $92,650 Año Fiscal 2014, Límites del 80% del Ingreso Medio del Área (AMI) fuera de los Nueve Condados Más Afectados Condado 1 persona 2 personas 3 personas 4 personas 5 personas 6 personas 7 personas 8 personas Burlington $44,150 $50,450 $56,750 $63,050 $68,100 $73,150 $78,200 $83,250 Camden $44,150 $50,450 $56,750 $63,050 $68,100 $73,150 $78,200 $83, Pág. RREM P y P

164 Cumberland $35,350 $40,400 $45,450 $50,500 $54,550 $58,600 $62,650 $66,700 Gloucester $44,150 $50,450 $56,750 $63,050 $68,100 $73,150 $78,200 $83,250 Hunterdon $49,000 $56,000 $63,000 $70,000 $75,600 $81,200 $86,800 $92,400 Mercer $53,500 $61,100 $68,750 $76,400 $82,500 $88,600 $94,750 $100,850 Morris $49,150 $56,150 $63,200 $70,200 $75,800 $81,450 $87,050 $92,650 Passaic $49,000 $56,000 $63,000 $70,000 $75,600 $81,200 $86,800 $92,400 Salem $44,150 $50,450 $56,750 $63,050 $68,100 $73,150 $78,200 $83,250 Somerset $56,300 $64,300 $72,350 $80,400 $86,850 $93,250 $99,700 $106,150 Sussex $49,150 $56,150 $63,200 $70,200 $75,800 $81,450 $87,050 $92,650 Warren $49,300 $56,300 $63,350 $70,400 $76,050 $81,650 $87,300 $92, Pág. RREM P y P

165 CONDADO Atlantic Bergen Cape May Essex DEPARTAMENTO DE ASUNTOS COMUNITARIOS DIVISIÓN SANDY DE RECUPERACIÓN LIMITES DE INGRESO DEL HUD (REVISADO) LÍMITES DE INGRESO NO NIVELADO POR CONDADO Y TAMAÑO DE FAMILIA (Validez - 29 de abril de 2013) Nivel de Una (1) Dos (2) Tres (3) Cuatro (4) Cinco (5) Seis (6) Siete (7) Ocho (8) ingreso persona personas personas personas personas personas personas personas 50% AMI* 80% AMI 50% AMI 80% AMI 50% AMI 80% AMI $24,000 $27,400 $30,850 $34,250 $37,000 $39,750 $42,500 $45,250 $38,400 $43,900 $49,400 $54,850 $59,250 $63,650 $68,050 $72,450 $31,850 $36,400 $40,950 $45,450 $49,100 $52,750 $56,400 $60,000 $50,900 $58,150 $65,450 $72,700 $78,500 $84,350 $90,150 $95,950 $26,150 $29,850 $33,600 $37,300 $40,300 $43,300 $46,300 $49,250 $41,800 $47,800 $53,750 $59,700 $64,500 $69,300 $74,050 $78,850 50% AMI $31,200 $35,650 $40,100 $44,550 $48,150 $51,700 $55,250 $58,850 80% AMI $49,900 $57,050 $64,150 $71,300 $77,000 $82,700 $88,400 $94,100 Hudson 50% AMI 80% AMI $27,000 $30,850 $34,700 $38,550 $41,650 $44,750 $47,850 $50,900 $43,200 $49,400 $55,550 $61,700 $66,650 $71,600 $76,550 $81,450 Middlesex Monmouth Ocean Union 50% AMI $36,400 $41,600 $46,800 $51,950 $56,150 $60,300 $64,450 $68,600 80% AMI $58,150 $66,500 $74,800 $83,100 $89,750 $96,400 $103,050 $109,700 50% AMI $32,150 $36,750 $41,350 $45,900 $49,600 $53,200 $56,950 $60,600 80% AMI $51,400 $58,700 $66,050 $73,400 $79,250 $85,150 $91,000 $96,900 50% AMI $32,150 $36,750 $41,350 $45,900 $49,600 $53,250 $56,950 $60,600 80% AMI $51,400 $58,700 $66,050 $73,400 $79,250 $85,150 $91,000 $96,900 50% AMI $31,200 $35,650 $40,100 $44,550 $48,150 $51,700 $55,250 $58,850 80% AMI $49,900 $57,050 $64,150 $71,300 $77,000 $82,700 $88,400 $94, Pág. RREM P y P

166 ANEXO B: Cuestionario sobre Duplicación de Beneficios 159 Pág. RREM P y P

167 160 Pág. RREM P y P

168 161 Pág. RREM P y P

169 162 Pág. RREM P y P

170 ANEXO C: Proceso de selección del Programa de RREM PRIORIDADES Y CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD DEL PLAN DE ACCIÓN DE NUEVA JERSEY Se establecen prioridades para garantizar que el enfoque de esta primera partida de fondos del CDBG-DR se ubique en donde los daños de la tormenta fueron mayores. Meta general del programa: se reservará el 70% de los fondos asignados al RREM para beneficiar a hogares con LMI, de acuerdo con las directrices para el ingreso fijadas por el HUD. El 30% restante estará reservado para hogares con ingresos brutos ajustados de $250,000 o menos. Dos prioridades de selección: Prioridad 1: Las viviendas con daños sustanciales según lo determinen los administradores de terrenos de inundación de NJ o del DCA, independientemente de la zona. Prioridad 2: Las viviendas con daños severos o mayores. IMPLEMENTACIÓN DEL CRITERIO DE SELECCIÓN De acuerdo con estas prioridades y el criterio descrito en el Plan de Acción, el Estado ha desarrollado un proceso detallado que garantiza equidad y un proceso claro de evaluación y procesamiento. El proceso de selección fue diseñado para garantizar cuatro resultados primarios: Acceso equitativo: El proceso de selección fue diseñado para dar acceso equitativo a todos los solicitantes elegibles sin importar su ubicación, estatus de incapacidad, o acceso a la tecnología. Cumplimiento de las metas de LMI: El proceso garantizará que el 70% de todos los fondos sea orientado hacia hogares con LMI. Esto se logra primero con los fondos de esta cubeta de asistencia y, después, con el financiamiento proporcional de hogares sin LMI en una partición de 30% - 70%. Orientación a viviendas más dañadas: El proceso de selección da prioridad a hogares con daños sustanciales localizados en uno de los nueve condados impactados, antes que los hogares con daños mayores o severos. Para lograr los cuatro resultados, y según el método de selección y priorización declarados en el Plan de Acción aprobado del Estado, el grupo de solicitudes recibidas entre el 24 de mayo y el 30 de junio de 2013 se considerarán como parte del Grupo 1, que será evaluado primero. Cualquier solicitud recibida a partir del 1 de julio se considerará del Grupo 2. El grupo elegible de solicitantes del Grupo 1 seguirá un proceso de aleatorización (ordenamiento aleatorio) para determinar el orden de trámite. La aleatorización de todos los solicitantes del Grupo 1 garantiza que tengan la oportunidad equitativa de ser seleccionados para procesamiento sin importar el método que utilizaron para presentar su solicitud durante el período inicial. CÓMO FUNCIONA EL PROCESO DE SELECCIÓN 1. Se evalúan las solicitudes del Grupo 1 para determinar su elegibilidad. 2. Se asigna un número aleatorio a los solicitantes elegibles con aleatorización computarizada de todos los solicitantes del Grupo Se organizan las solicitudes del Grupo 1 mediante aleatorización, en dos cubetas: LMI o sin LMI. Todas las solicitudes por daños sustanciales de cada cubeta se procesarán primero en el orden de selección aleatoria. Las solicitudes del Grupo 1 se procesarán en orden numérico aleatorizado hasta que el DCA determine el número máximo por cada cubeta: 70% de todos los fondos del proyecto de RREM para LMI, y 30% para no LMI. Tras la verificación de estas solicitudes y, luego, que se proporcione toda la documentación requerida sobre la duplicación de beneficios, las solicitudes serán referidas al contratista de RREM. 163 Pág. RREM P y P

171 4. Si quedasen fondos de RREM después de procesar todas las solicitudes por daños sustanciales del Grupo 1, toda solicitud por daños sustanciales que sea elegible del Grupo 2, se procesará a continuación en el orden cronológico de recepción. La distribución proporcional de LMI se manejará y mantendrá y se hará un seguimiento e informará sobre el avance en la distribución del 70% - 30%. 5. Si hubiera un número insuficiente de solicitudes por daños sustanciales del Grupo 1 y quedasen fondos de RREM, las solicitudes elegibles del Grupo 1 para viviendas con daños severos o mayores en las zonas A/V, se procesarán en el orden aleatorizado, con la distribución proporcional de LMI. o Las solicitudes nuevas por daños sustanciales del Grupo 2 se procesarán según sean presentadas y pasarán a encabezar la lista de espera antes de otras solicitudes por daños severos o mayores (en concordancia con las prioridades del Plan de Acción). 6. En el futuro -y si hubieren fondos disponibles de RREM- el DCA concluirá la prioridad dada a los daños sustanciales sobre los daños severos y mayores. El Estado determinará, con base en las solicitudes y el financiamiento disponible, la fecha en que los fondos dejarán de estar reservados para solicitudes posteriores por daños sustanciales. Desde ese momento, las solicitudes por daños sustanciales o severos y mayores se procesarán en el orden de arribo. Esta información se distribuirá ampliamente para confirmar que el Estado ha proporcionado plazo para cumplir con la prioridad de agotar las necesidades sustancialmente dañadas. 7. Como se indicó antes, una de las prioridades del Estado es garantizar la equidad geográfica en la distribución de fondos, con base en el nivel de daños. Esto se fijará por el proceso siguiente: o Al aplicar el porcentaje del nivel de daños mayores y severos por condado, con el uso de datos de la FEMA (incluidos en el Plan de Acción del Estado, páginas 2-15, al 100%). o A partir de julio, y en forma semanal, el DCA evaluará los hogares aprobados por condado como porcentaje del total de concesiones hechas hasta la fecha. o El DCA comparará el porcentaje de hogares que reciben subsidio vs los porcentajes de niveles de daños para cada condado. o Si algún condado se encuentra por debajo del porcentaje de daños a hogares, los siguientes hogares del condado poco atendido según el orden numérico prioritario recibirán financiamiento hasta que se alcance el porcentaje (según el criterio establecido de priorización, p. ej. daños sustanciales), o hasta que haya un número insuficiente de solicitantes elegibles por daños sustanciales. o Si el trámite del Grupo 1 resulta en un déficit entre el porcentaje de daños del condado y las solicitudes seleccionadas inicialmente, el DCA reducirá el número de solicitudes seleccionadas en los condados con exceso de asistencia hasta que el nivel de cada uno alcance un porcentaje mínimo de daños en concordancia con el Plan de Acción. Esto se logrará al reducir el número de personas asistidas en los condados con exceso de asistencia en proporción a su déficit porcentual. Los siguientes hogares con daños sustanciales -en orden numérico- recibirán financiamiento en los condados marginados hasta alcanzar el mínimo para su condado o hasta que no haya solicitantes elegibles con daños sustanciales para ese condado. Durante ese proceso, se mantendrá la meta del 70% para LMI. o Si restan fondos tras el Grupo 1, se evaluará el estatus geográfico de forma semanal. RAZONES DEL PROCESO ALEATORIZADO Garantiza acceso equitativo a personas con LMI, discapacitadas y de la tercera edad: El propósito del enfoque propuesto es abordar temas importantes sobre vivienda justa al permitir el acceso equitativo de las personas mayores, con LMI y discapacitadas que podrían tener dificultades para presentar directamente sus 164 Pág. RREM P y P

172 solicitudes en línea por falta de acceso a la tecnología. Se denota que el centro de llamadas recibirá solicitudes vía telefónica y las presentará en línea a nombre de los solicitantes. El Programa inició la presentación de solicitudes en línea y mediante el centro de llamadas el 24 de mayo de 2013; se abrieron centros para atención personal el 8 de junio, mientras que hubo eventos de inscripción móvil en las comunidades hasta el 30 de junio de Aborda problemas de seguridad y conveniencia al no requerir la presencia de los solicitante (y potencialmente filas de espera) en los centros: El proceso propuesto evita los problemas de seguridad al tener personas en filas de espera en línea para ser las primeras en presentar sus solicitudes en los centros, los que se abren después del inicio de atención en línea con lo que se pondrían poner en desventaja a esas personas. Es probable que en estos centros se atienda a un porcentaje más alto de personas desamparadas, mayores y discapacitadas que podrían requerir atención más personalizada al presentar sus solicitudes. Las experiencias iniciales con el proceso de admisión de solicitudes a los programas de vivienda, apoyan la necesidad de este enfoque. Como resultado de las noticias incorrectamente divulgadas al inicio en una publicación local acerca de fondos limitados y del enfoque de atención por orden de llegada, más de 600 individuos llamaron en los primeros 30 minutos de operación de los centros de llamadas. Algunos de ellos indicaron que habían esperado por horas para asegurarse de ser los primeros. Se ajusta a propósito del Plan de Acción de abordar las metas de vivienda justa y de LMI: El proceso propuesto es una implementación razonable del Plan de Acción en el contexto de los problemas mencionados antes. El proceso modificado no conlleva un cambio en el tipo o la preferencia de beneficiario previstos. El proceso planeado, en concordancia con el Plan de Acción, garantiza que los beneficiarios prioritarios y las personas con LMI, reciban atención en los porcentajes fijados. Si se procesaran solicitudes sólo en el orden de arribo, eso no podría garantizarse. ANEXO Prioridad en el proceso de selección: En el gráfico siguiente se muestra la priorización del ordenamiento de todos los solicitantes al Programa de RREM. Las determinaciones sobre el financiamiento se realizan según la priorización prescrita en el aprobado Plan de Acción del Estado y en el Enfoque de Selección del Solicitante del Programa de RREM, aprobado por el HUD en junio de Grupo 1 Grupo 2 LMI Sin LMI LMI Sin LMI 1. Daño sust. 2. Daño No sust. 3. Daño sust. 4. Daño No sust. 5. Daño sust. 6. Daño No sust. 7. Daño sust. 8. Daño No sust. 165 Pág. RREM P y P

173 Grupo 1. Se asigna un Número de Orden por Aleatorización mediante un sistema de ordenamiento electrónico. Estas asignaciones se realizan antes de la evaluación de elegibilidad. Todas las solicitudes recibidas hasta el 30 de junio de 2013, recibieron un Número de Orden de Aleatorización. Grupo 2. Se asigna un Número de Orden según la fecha de presentación. Los Números por Orden de Fecha empiezan en una cifra especificada sobre el total del Grupo 1 (p. ej. 10,000) y continúan secuencialmente desde ese punto. El orden de prioridad corresponde a la formula siguiente para la selección de las cubetas numeradas indicadas más arriba, garantizando que LMI conserve la prioridad del 70% frente al 30% sin LMI, y que las solicitudes por daños sustanciales tengan prioridad sobre las sin daños sustanciales. FINANCIADAS = 1+s(3)+5 LISTA DE ESPERA = 2+s(3) Por ejemplo: Para la lista con financiamiento se selecciona primero de la cubeta 1 (LMI/Sustancial) el 70% y de la cubeta 3 (Sin LMI/Sustancial) el 30%. Para seleccionar otras adicionales, se toman de la cubeta 3 siempre que la cubeta 1 esté totalmente vacía; entonces, es cuando la cubeta 5 tiene la siguiente prioridad. La Lista de Espera sigue el orden indicado. Proceso de ponderación por condado: En concordancia con el Paso 7 del Enfoque de Selección, el Estado hará una ponderación geográfica según daños al tomar la decisión del financiamiento. Esto se aplicará inicialmente y se espera hacerlo a medida que se tomen decisiones de Financiamiento. Aunque la directriz requiere la ponderación geográfica continua, el Estado optó por razones operacionales ajustar la lista de financiamiento solo en grandes incrementos cuando el financiamiento esté disponible. Con un exceso de suscripciones tan alto, no hubo necesidad de realizar ajustes constantes a la decisión de financiamiento. Por lo tanto, los ajustes sólo se realizaron en los dos puntos principales de las decisiones de financiamiento. Julio de 2013 Ponderación geográfica El enfoque de selección destaca el uso de las estimaciones de daños en el Plan de Acción del Estado, páginas 2-15, normalizadas al 100%. Tras la definición del primer grupo financiado en julio de 2013, el Estado anticipó financiamiento para cerca de 3,500 solicitantes. Las metas se determinaron según el cálculo de daños, y fueron limitadas por el número real de solicitantes disponibles en el grupo de solicitantes de financiamiento. Ver el cuadro en el Anexo A. Enero de 2014 Segunda ronda de ponderación geográfica Con la aprobación del HUD para transferir fondos del programa de subsidios a empresas al Programa de RREM (Enmienda Núm. 4 al Plan de Acción), el Estado incrementó el financiamiento del Programa de RREM a $710 millones. Esto permitió el pase de alrededor de 1000 a 1300 solicitantes de la lista de espera a la lista con financiamiento. El Estado aplicó los límites de ponderación geográfica. Nota: En este momento, el Estado identificó un cuadro de daños más preciso al utilizar los datos que sirven de base al Cuadro 2-4 (Páginas 2-11). Se evidenció que en el Cuadro 2-8 (páginas 2-15) se incluían tanto unidades de vivienda de alquiler como las ocupadas por el propietario. En el Cuadro 2-4 se brinda un ajuste más preciso, por lo que en esta segunda ronda el Estado buscó equilibrar la ponderación de daños consecuentemente. Ver el Anexo B. Agosto de 2014 Procedimientos para la lista de espera del Plan de Acción Tres: A partir de agosto de 2014, se extrajo a los solicitantes bajo el Plan de Acción Tres de la lista de espera y recibieron financiamiento según el orden de llegada, y se les dio trámite según la información que presentaron en su 166 Pág. RREM P y P

174 formulario de Derecho de Entrada. El Programa de RREM otorgó prioridad a los solicitantes que presentaron primero el formulario Derecho de Entrada, en lugar de utilizar los protocolos delineados anteriormente, ya que los solicitantes que permanecían en la lista de espera no tenían LMI, ni registraban daños sustanciales y, por lo tanto, no existía una variación de la necesidad bajo los procedimientos originales. El Programa de RREM garantiza además la priorización de los solicitantes con base en la fecha en que presentaron su formulario de Derecho de Entrada puesto que: Todos los solicitantes restantes en el Plan de Acción Tres tienen la misma necesidad según los procedimientos originales de priorización; el Programa distribuye el formulario Derecho de Entrada y completa el proceso de aprobación ambiental antes que estos solicitantes reciban financiamiento; por lo tanto, es lógico dar prioridad a los solicitantes con la misma necesidad con base en la rapidez de respuesta; y el Programa ha recibido fondos federales suficientes para financiar a todos los solicitantes de la lista de espera. 167 Pág. RREM P y P

175 ANEXO D: Acuse de recibo de avisos sobre pintura a base de plomo Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) Acuse de Recibo #1: Aviso sobre Pintura a Base de Plomo Instrucciones: Al recibo del folleto enlistado en el casillero 1., firme para hacer acuse de recibo de su Aviso sobre Pintura a Base de Plomo. Nombre del solicitante: Solicitud RREM #: Dirección de propiedad dañada: Acuse de recibo de notificación sobre pintura a base de plomo: He leído el folleto titulado "Proteja a su familia contra el plomo en el hogar" que explica los peligros de la presencia de plomo en la pintura y los pasos necesarios para proteger a mi familia. Firma del participante en el programa: Fecha: Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) Acuse de Recibo #2: Aviso sobre Pintura a Base de Plomo Instrucciones: Los gerentes de proyecto de RREM pedirán al solicitante firmar el recibo enlistado en el casillero 2 (si es necesario) después de entregarle al solicitante los documentos indicados en el casillero 2. Nombre del solicitante: Solicitud RREM #: Dirección de propiedad dañada: 1. Acuse de recibo de evaluación sobre pintura a base de plomo (si se requiere la evaluación) He recibido y entiendo el aviso sobre la evaluación de pintura a base de plomo. La evaluación se completó el (fecha) y recibí la notificación el (fecha). Firma del participante en el programa: Fecha: 168 Pág. RREM P y P

176 Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) Acuse de Recibo #3: Aviso sobre Pintura a Base de Plomo Instrucciones: Los gerentes de proyecto de RREM pedirán al solicitante firmar el recibo enlistado en el casillero 3 (si es necesario) después de entregarle al solicitante los documentos indicados en el casillero 3. Nombre del solicitante: Solicitud RREM #: Dirección de propiedad dañada: 1. Acuse de recibo de aviso sobre reducción de riesgo de pintura a base de plomo (si se requiere la reducción de riesgo) He recibido y entiendo el aviso sobre reducción de riesgo de pintura a base de plomo. La reducción de riesgo se completó el (fecha) y recibí la notificación el (fecha). Firma del participante en el programa: Fecha: Programa de Reconstrucción, Rehabilitación, Elevación y Mitigación (RREM) Acuse de Recibo #4: Aviso sobre Pintura a Base de Plomo Instrucciones: Los gerentes de proyecto de RREM pedirán al solicitante firmar el recibo enlistado en el casillero 4 (si es necesario) después de entregarle al solicitante los documentos indicados en el casillero 4. Nombre del solicitante: Solicitud RREM #: Dirección de propiedad dañada: 1. Acuse de recibo de aviso de remoción de pintura a base de plomo (si se requiere la evaluación) He recibido y entiendo la notificación de remoción de pintura a base de plomo. La aprobación se completó el (fecha) y recibí la notificación el (fecha). Firma del participante en el programa: Fecha: 169 Pág. RREM P y P

177 ANEXO E: Procedimientos para cumplimiento de requisitos sobre pintura a base de plomo Procedimientos para la ejecución de la evaluación del riesgo de plomo (Pb) Fijación de la fecha de construcción. Antes de contactar al propietario, el gerente de proyecto de RREM o su empresa de evaluación del riesgo de plomo, intentarán confirmar la fecha de construcción de la propiedad en cuestión. Las propiedades con fecha de construcción posterior al 1 de enero de 1978 están exentas del Título X de la Ley de Vivienda y Desarrollo Comunitario de 1992 (Ley de Reducción del Riesgo Residencial del Riesgo de Pintura a Base de Plomo) y de todas las regulaciones de implementación (CFR 24, Parte 35; CFR 40, Parte 745). Los métodos aceptables para verificar la fecha de construcción de la propiedad en cuestión serán usados según la priorización siguiente (en orden): 1) Búsqueda de Registros de Evaluación en Nueva Jersey bin/prc6.cgi? menu=index&ms_user=monm&passwd=data&district=1301&mode=11 2) Revisión con funcionarios locales de construcción y zonificación 3) Informe del título o escritura o documentos sobre hipoteca 4) Endoso del seguro de los solicitantes 5) Zillow 6) Información sobre egrants 7) Año de construcción de la estructura según lo informado por el solicitante en egrants o en forma verbal El gerente de proyecto de RREM debe mantener en el expediente la documentación de la fuente identificada usada para determinar la antigüedad de la estructura. Al momento de la inspección inicial del sitio, si se determina con un alto nivel de la certeza que la propiedad requiere reconstrucción, ya sea por estar destruida, estructuralmente insegura para ingresar en ella, o en condiciones que no permiten la rehabilitación del edificio, no se realizará la evaluación del riesgo de pintura a base de plomo a menos que la determinación de reconstrucción cambie a la de rehabilitación. Cita y visita del sitio. Una vez que el grupo de admisión determine que el propietario es elegible, el coordinador de logística o la firma encargada de la evaluación de riesgos de plomo se pondrá en contacto con el propietario para programar una cita para realizar una evaluación de riesgo de plomo (Pb) en el sitio (generalmente en un plazo de 3 días). Si el propietario no responde a las comunicaciones a través de su método elegido de comunicación (por teléfono o correo electrónico o correo postal) durante 3 días, el gerente de proyecto de RREM lo notificará al equipo de operaciones del DCA. Se documentarán en forma completa estas tentativas por programar la evaluación del riesgo de Plomo (Pb) en el sitio. Si el contacto tiene éxito, se programa una cita para realizar la evaluación del riesgo de plomo (Pb). Tras recibir la asignación para realizar una evaluación del riesgo de plomo (Pb), el inspector o evaluador de riesgo (IRA, por sus siglas en inglés) de Nueva Jersey viajará a la dirección proporcionada por el propietario para realizar las tareas asignadas. El IRA verificará que la dirección proporcionada por el propietario sea correcta. Se alentará al propietario a que acompañe al IRA durante la evaluación del riesgo de plomo (Pb) y a que proporcione acceso a todas las áreas habitables dentro de la/s unidad/es principal/es de vivienda para la cual o las cuales el Programa de RREM proveerá asistencia para rehabilitación. Protocolos para la Evaluación del Riesgo de Plomo (Pb). El IRA debe realizar la evaluación del riesgo de plomo (Pb) según los estándares regulatorios aplicables establecidos por la EPA (CFR 40, Parte 745 Subparte L). El IRA hará determinaciones para todos los riesgos de pintura a base de plomo (p. ej., plomo en el polvo y plomo en el suelo) según las determinaciones del CFR (h). Todas las actividades relacionadas con la pintura a base de 170 Pág. RREM P y P

178 plomo se realizarán de acuerdo con los estándares aplicables para la práctica de trabajo para una evaluación del riesgo del plomo (Pb) (CFR y CFR ). Los métodos de muestreo para establecer las determinaciones de riesgos de pintura a base de plomo se hacen usando metodologías documentadas. Todos los laboratorios que procesan o evalúan muestras serán reconocidos bajo el Programa Nacional de Acreditación de Laboratorios del Plomo de la EPA, o un programa equivalente independiente de acreditación nacional para analizar el plomo en pintura, polvo y muestras del suelo. El contratista de evaluación del riesgo del plomo implementará un protocolo adecuado del control de calidad que será seguido por cada IRA mientras realiza actividades relacionadas con la pintura a base de plomo, incluyendo la Evaluación del Riesgo de Plomo (Pb). Debe desarrollarse un plan escrito del control de calidad que asegure la autenticidad, integridad y exactitud de las muestras, incluyendo polvo, suelo y astillas de pintura o muestras de la película de la pintura. El control de calidad adecuado también incluye disposiciones para el muestreo representativo. No se requieren determinaciones sobre plomo en la pintura como parte de la Evaluación del Riesgo del Plomo (Pb) CFR (a). Si se realizan determinaciones del contenido de pintura a base de plomo, el contratista para la evaluación del riesgo del plomo utilizará el analizador de espectro de fluorescencia de rayos X (XRF) o una muestra de astillas de pintura en los análisis de laboratorio. Los analizadores de XRF (si se utilizan) deben operarse de acuerdo con el Capítulo 7 (revisión de 2012) sobre Directrices del HUD para la Evaluación y el Control de los Riesgos de Pintura a Base de Plomo en la Vivienda", la guía y las recomendaciones del fabricante, los requisitos aplicables de la Hoja de Características de Desempeño de los instrumentos. La recolección de astillas de pintura (si se realiza) debe hacerse de acuerdo con la Designación E , Práctica Estándar para la Recolección en el Campo de Muestras de Pintura Seca para Determinación Subsecuente de Plomo de la Sociedad Americana para Pruebas y Materiales (ASTM, por sus siglas en inglés), o su equivalente aprobado por el HUD. El muestreo de polvo se realizará siguiendo los requisitos de la Designación 1728, Práctica Estándar para la Recolección en el Campo de Muestras de Polvo Usando Métodos de Muestreo con Paño de la ASTM para la Determinación de Plomo mediante técnicas de espectrometría atómica, o su equivalente aprobado por el HUD. Un mínimo de ocho muestras recogidas con paño debe recolectarse cerca de áreas de ingreso a las habitaciones o al edificio, las áreas de fricción o las de impacto, o en áreas ubicadas lo más cerca posible de pintura deteriorada. El IRA debe documentar en sus notas de registro de campo -incluidas como parte del informe final- cuando existan condiciones que impidan la recolección con paño del número mínimo de muestras de polvo. Las muestras de polvo recogidas con paño serán recolectadas por el IRA en las unidades de vivienda y áreas comunes siguientes: Piso de entrada; equivalentes selectivos de la habitación: piso o alféizar de ventana; y combinaciones de prueba del travesaño del piso o alféizar de ventana en áreas seleccionadas donde se identifique pintura defectuosa. El muestreo del suelo se realizará usando los siguientes requisitos de la Designación E 1727, Práctica Estándar para la Recolección en el Campo de Muestras de Suelo de la ASTM para la Determinación de Plomo mediante Técnicas de Espectrometría Atómica, o su equivalente aprobado por el HUD. Las áreas muestreadas por plomo en el suelo incluyen las siguientes: Cada área de juego para niños en el exterior donde haya suelo desnudo; Línea de goteo o cimientos donde haya suelo desnudo. Se documentarán los componentes del edificio que tengan pintura deteriorada, más la causa de su deterioro, y se incluirán dentro del resultado del Informe Final de Evaluación del Riesgo de Plomo (Pb). Todas las superficies pintadas deterioradas serán corregidas por el contratista general asignado durante el proyecto de rehabilitación de 171 Pág. RREM P y P

179 RREM. En la conclusión de todas las actividades de rehabilitación, todas las superficies pintadas requeridas estarán intactas. Las recomendaciones de la Evaluación del Riesgo de Plomo (Pb), incluyendo la reparación de pintura deteriorada y los controles del riesgo del plomo, serán incluidas en el ECR. Los cuestionarios del ocupante o propietario no se incluirán como parte de la visita al sitio para la Evaluación de Riesgo del Plomo (Pb). La Evaluación del Riesgo del Plomo (Pb) del Programa de RREM incluye lo siguiente: 1. Presunción de que toda la pintura, la tintura, la laca y el barniz existente en la vivienda objetivo (construida antes de 1978, vivienda con fecha desconocida de construcción, o sin fecha proporcionada de construcción), es pintura a base de plomo y que está regida por reglas federales y estatales. 2. Realización de la evaluación de riesgo del plomo (Pb) sólo por el contratista de Nueva Jersey para evaluación del plomo (NJAC 5:17) que emplee los servicios de un inspector/es o IRA certificados por Nueva Jersey (NJSA 26:2 Q y N.J.A.C. 8:62). 3. Generación del resultado final o resultados finales completos dentro de cinco (5) días laborales desde la conclusión en el sitio. Informe de Evaluación de Riesgo del Plomo (Pb) Aviso sobre Evaluación de Riesgo con sumario ( del CFR) Versión XLS de los datos "sin procesar" de la inspección (es decir, hoja de cálculo), según proceda o Evaluación visual de las condiciones de la pintura o Resultados de la prueba del XRF o Análisis de plomo en el polvo o Análisis de plomo en el suelo 4. Proporcionar copia digital de todos los resultados enumerados en el ítem 2) arriba y confirmación de entrega en el ítem 4) abajo, para documentación inserta en la herramienta de gerencia del Programa de RREM, dentro de los cinco (5) días laborales desde la conclusión en el sitio. 5. Entregar al propietario una copia impresa del informe final de Análisis de Evaluación de Riesgo del Plomo (Pb) y del Aviso de Evaluación del Riesgo, mediante un servicio de entrega comercialmente disponible en un plazo de 15 días desde la confirmación de la entrega dentro de los 15 días desde la fecha del informe de los Resultados Finales. Mitigación de Riesgos de Pintura a base de Plomo y por Pintura Deteriorada. El Programa de RREM incluye la rehabilitación de la vivienda objetivo, la cual es toda vivienda construida antes de 1978 (incluyendo aquellas con fecha de construcción desconocida), a excepción de viviendas para ancianos o personas con discapacidades (a menos que un menor de seis años de edad resida o va a residir en dicha vivienda para ancianos o discapacitados) o cualquier vivienda sin dormitorios. Cada proyecto de rehabilitación que sea una vivienda objetivo, tendrá una evaluación del riesgo de pintura a base de plomo para determinar riesgos existentes (tales como plomo en el polvo y plomo en el suelo). Todos los riesgos y las áreas con pintura defectuosa que se vinculen a la presencia de plomo, se corregirán en el curso del proyecto de rehabilitación usando opciones apropiadas de control de riesgos de pintura a base de plomo. Los proyectos de rehabilitación podrían crear o exponer a través de operaciones normales riesgos adicionales de pintura a base de plomo durante la actividad. Las paredes y los techos originales que hayan sido pintados y que estén debajo de nuevas capas de materiales, como paneles de yeso, por ejemplo, que eran inaccesibles durante la evaluación de riesgo, pueden ser alterados durante el trabajo de rehabilitación. El Programa de RREM, por lo tanto, requiere (en concordancia con las regulaciones federales y estatales aplicables enumeradas en la sección 1.3) el uso de servicios de firmas acreditadas que empleen a individuos correctamente entrenados para completar todo el trabajo de rehabilitación, incluyendo el control del riesgo de pintura a base de plomo. 172 Pág. RREM P y P

180 El ECR vigilará el uso de servicios de firmas autorizadas o acreditadas que empleen individuos autorizados o certificados para realizar tareas de control del riesgo de plomo. Toda fijación de precios incluirá estimaciones de costos incrementales asociados a opciones de control del riesgo de plomo. Todos los proyectos de rehabilitación realizados en viviendas objetivo incluirán tales costos incrementales estimados, los que asegurarán que el contratista de construcción posea los medios para tratar con eficacia todos los riesgos identificados, asumidos, o potencialmente creados en relación con la pintura a base de plomo según regulaciones publicadas y/o parte de las directrices aplicables del sector. El ECR incluirá un alcance del trabajo que se ajuste a los requisitos del Programa en cada proyecto de rehabilitación determinado como vivienda objetivo. Se harán ajustes a varias partidas en el ECR para que reflejen un costo incremental asociado a medidas de control del riesgo del plomo, que incluyen, entre otras, estabilización de la pintura, remoción de componentes, reparación de material de base, garantía de superficies lisas y lavables, instalación de césped para tratamiento de los riesgos de plomo en el suelo, y limpieza especializada de las áreas de trabajo con el uso de una aspiradora HEPA para tratar riesgos de plomo en el polvo. El ECR incluirá una disposición para un Examen de Aprobación tras las actividades de mantenimiento y renovación rutinarios para documentar que la propiedad está libre de pintura deteriorada, polvo con plomo, y suelo con plomo tras la conclusión de las actividades de restauración. Estas acciones se pueden formar parte de la actividad de rehabilitación, de reducción, o de ambas - según se determine sobre una base individual. De acuerdo con (c) del CFR, cuando la propiedad residencial reciba ayuda federal en promedio un monto de $5,000 más, y que incluya $25,000 por unidad en ayuda federal para rehabilitación, el ECR incluirá un alcance de trabajo para realizar controles interinos de todos los riesgos identificados en la Evaluación de Riesgo de Plomo (Pb), para implementar prácticas seguras de trabajo durante las tareas de rehabilitación, y para reparar cualquier pintura que haya sido alterada o que presumiblemente sea pintura a base de plomo. En referencia a (d) del CFR, cuando la propiedad residencial reciba ayuda federal en promedio un monto superior a $25,000 por unidad en ayuda federal del rehabilitación, el ECR incluirá un alcance de trabajo para reducir todos los riesgos de pintura a base de plomo identificados en la Evaluación de Riesgo del Plomo (Pb), para implementar prácticas seguras de trabajo las obras de rehabilitación, y para reparar cualquier pintura alterada y cuando se conozca o se presuma que se basa en plomo. Los controles interinos son aceptables en superficies exteriores pintadas que no sean alteradas por la rehabilitación. La reducción se requiere solamente para superficies que tengan condiciones peligrosas. Propiedades Históricas y Reducción del Riesgo de Pintura a Base de Plomo. Cuando sea necesaria la reducción de riesgos de pintura a base de plomo según (d) del CFR Propiedad residencial con un promedio superior a $25,000 por unidad en asistencia federal para rehabilitación, y cuando la propiedad esté registrada o sea elegible para ser incluida en el Registro Nacional de Lugares Históricos o contribuye a un Distrito del Registro Histórico Nacional, el gerente de proyecto de RREM puede implementar controles provisionales en vez de la reducción, si lo solicita la Oficina de Preservación Histórica del Estado. Riesgos y reducción de plomo en el suelo: De acuerdo con (d) (f) (1) y (2) del CFR se utilizarán controles provisionales para los riesgos de plomo en el suelo. Las concentraciones de plomo en el suelo identificadas como iguales o superiores a 5,000 μg/g de plomo se reducirán de acuerdo con 40 del CFR (e). Requisito de uso de firmas e individuos certificados Rehabilitación. Todas las empresas que realicen, ofrezcan, o afirmen haber realizado renovaciones a cambio de compensación en viviendas objetivo, deben cumplir con la regla RRP y la regla de Previa Educación sobre Renovación con Plomo de la EPA. Los requisitos reguladores se pueden encontrar en el Título 40, Parte 745, 173 Pág. RREM P y P

181 Subparte E del CFR sobre Renovación de Propiedad Residencial. Esto significa que todos los contratistas generales que brinden asistencia de rehabilitación en este programa de recuperación por desastres del CDBG- DR, deben ser firmas certificadas por la EPA. La EPA ha publicado una lista de preguntas frecuentes a las que se puede acceder en el sitio web: Las empresas de renovación certificadas y los renovadores certificados por la EPA, deberán cumplir además con los requisitos adicionales de la Regla de Viviendas sin Plomo del HUD al desempeñar controles provisionales o tratamientos estándar. Todos los trabajadores deben completar exitosamente un curso de un día sobre RRP u otro curso de prácticas seguras de trabajo con plomo, aprobado por el HUD, a menos que sean supervisados por un Supervisor de Reducción de Plomo aprobado por el Departamento de Salud de Nueva Jersey y que además esté certificado por la EPA. Renovador. Existe una lista de cursos aprobados en el siguiente enlace: Reducción de riesgo de plomo en la pintura. Según el título (d) del CFR, para las viviendas residenciales que reciban en promedio más de $25,000 por unidad en asistencia federal para rehabilitación, se incluirá en el ECR la disminución de todos los riesgos de plomo identificados en la pintura a partir de la evaluación del riesgo de plomo (Pb). Todo trabajo de reducción de riesgos de plomo en la pintura deberá cumplir con el Código de Evaluación y Reducción del Riesgo de Plomo de Nueva Jersey (NJAC 5:17). Si se requiere la reducción de plomo según lo determine el gerente de proyecto de RREM, el contratista general de construcción asignado es responsable de contratar una empresa de reducción de plomo certificada por el estado de Nueva Jersey para ejecutar el trabajo de reducción de plomo usando los servicios de supervisores y trabajadores certificados por el Estado para reducción de plomo. Para los solicitantes que mantengan contratistas preexistentes, ese contratista general debe asegurarse de que (1) un supervisor de reducciones -certificado por el Estado- vigile el proyecto, o que (2) cada trabajador haya recibido entrenamiento en prácticas seguras de trabajo con plomo del HUD y la EPA, y que la empresa esté registrada con la EPA para el manejo de plomo. Se verificará que los contratistas generales que forman parte del grupo de contratistas previamente aprobados cumplan con este requisito. Examen de aprobación. Todos los proyectos de rehabilitación en este Programa son financiados con ayuda federal. Por lo tanto, se requiere el examen de aprobación en todas las estructuras identificadas como vivienda objetivo que no se consideren libres de pintura a base de plomo (título del CFR). Tras la conclusión de todas las actividades de rehabilitación, incluyendo (si procede) la reducción del riesgo de pintura a base de plomo, el contratista general de construcción asignado solicitará un examen de aprobación del gerente de proyecto de RREM. Este último será responsable de ejecutar y obtener un examen de aprobación independiente. Cuando el alcance del trabajo (documentado dentro del ECR) no altere superficies pintadas en un área total superior a lo dispuesto en (d) (niveles de porcentajes mínimos del HUD), y no se identifiquen riesgos de pintura a base de plomo (tales como, polvo y suelo con plomo) o que las áreas de pintura deteriorada en componentes de construcción en que se presume hay pintura a base de plomo identificados durante la Evaluación de Riesgo del Plomo (Pb) inicial, el proyecto de asistencia de rehabilitación está exento del requisito de realizar un examen de aprobación. Las evaluaciones de aprobación posteriores a la reducción de riesgos de pintura a base de plomo se realizarán de acuerdo con el Código de Evaluación y Reducción de Riesgos de Plomo de Nueva Jersey (NJAC 5:17). Las evaluaciones de aprobación tras otras actividades, como rehabilitación de viviendas objetivo, se realizarán de 174 Pág. RREM P y P

182 acuerdo con el título , párrafos (b) al (g) del CFR. Todos los exámenes de aprobación serán realizados por una empresa de evaluación de riesgos del plomo de Nueva Jersey que utilice los servicios de un inspector o IRA certificado por el Estado de Nueva Jersey. El Contratista de Evaluación del Riesgo de Plomo implementará un protocolo adecuado de control de calidad que será cumplido por todos los IRA mientras realizan actividades relacionadas con pintura a base de plomo, incluyendo los exámenes de aprobación. Deberá desarrollarse un plan escrito del control de calidad que asegure la autenticidad, integridad y exactitud de las muestras, incluyendo el polvo, el suelo y las astillas de pintura o muestras del descascarado de la pintura. El control de calidad adecuado también incluye disposiciones para el muestreo representativo. Se hará el muestreo de polvo siguiendo los requisitos de la Designación E 1728, Práctica Estándar para la Recolección en el Campo de Muestras de Polvo Asentado con Métodos de Muestreo con Paño para la Determinación de Plomo mediante Técnicas de Espectrometría Atómica de la ASTM, o su equivalente aprobado por el HUD. El muestreo del suelo se realizará siguiendo los requisitos de la Designación E 1727, Práctica Estándar para la Recolección en el Campo de Muestras de Suelo para la Determinación de Plomo mediante Técnicas de Espectrometría Atómica de la ASTM, o su equivalente aprobado por el HUD. Las áreas muestreadas de plomo en el suelo, incluyen: 1. Cada área exterior de juego para niños donde haya suelo desnudo. 2. Línea de goteo o cimientos donde haya suelo desnudo. El examen de aprobación del Programa de RREM incluye: 1 Realización del examen de aprobación sólo por un contratista de evaluación del plomo de Nueva Jersey (NJAC 5:17) que emplee los servicios de un inspector o IRA con certificación de Nueva Jersey (NJSA 26:2 Q y NJAC 8:62). 2 Generación de resultado/s final/es completo/s dentro de cinco (5) días laborales desde la conclusión en el sitio : a. Informe de evaluación de aprobación del examen; b. aviso de reducción y remoción del riesgo de plomo con resumen (título del CFR); c. versión del XLS de los datos sin procesar de la inspección (es decir, hoja de cálculo), según proceda; d. evaluación visual de las condiciones de pintura; e. análisis del plomo en el polvo, cuando sea necesario; y f. análisis del plomo en el suelo, cuando sea necesario. 3 Entrega de una copia digital de todos los resultados enumerados en el ítem 2) arriba, y de la confirmación de entrega indicada en el ítem 4) abajo, para su documentación dentro de la herramienta de gerencia del Programa de RREM dentro de los cinco (5) días laborales desde la conclusión en el sitio. 4 Entrega al propietario de una copia impresa del informe final del examen de aprobación y del aviso de reducción y remoción del riesgo de plomo mediante un servicio de entrega comercialmente disponible dentro de los 15 días desde la fecha del informe final de resultados. Resultados de Pintura a base de Plomo. El financiamiento para recuperación por desastres del CDBG usado para la rehabilitación de una vivienda objetivo, cuyos costos directos superan los $5,000 por propietario, requiere que la parte designada (DCA de Nueva Jersey) realice una Evaluación del Riesgo de Plomo (Pb). Los resultados de dicha evaluación se utilizarán para determinar el nivel de cumplimiento regulador cuyo fin es reducir o eliminar riesgos de pintura a base de plomo con recomendaciones al propietario o su representante 175 Pág. RREM P y P

183 para corregir los riesgos de pintura a base de plomo. Estos son definidos por la EPA. Una definición detallada de un riesgo de pintura a base de plomo se puede encontrar en el título del CFR. Todos los proyectos del rehabilitación en este programa son financiados con ayuda federal; por lo tanto, se requiere un examen de aprobación para toda vivienda objetivo, la cual no haya sido declarada como libre de pintura a base de plomo, (24 del CFR ). Tras la conclusión de todas las actividades de rehabilitación, incluyendo (si procede) la reducción del riesgo de pintura a base de plomo, el contratista general de construcción asignado solicitará un examen de aprobación del gerente de proyecto de RREM. Avisos requeridos para ocupantes. El gerente de proyecto de RREM o su empresa de evaluación del riesgo del plomo preparará todos los avisos requeridos para los ocupantes según el título : Aviso de Actividades de Evaluación y Reducción de Riesgo del CFR. Los avisos serán incluidos como parte de los resultados finales descritos en esta sección sobre pintura a base de plomo. Se enviará cada aviso al propietario con un servicio de entrega comercialmente disponible con acuse de recibo dentro de los 15 días de la fecha del informe final de resultados. El Aviso de Evaluación de Riesgo de Plomo (Pb) incluirá lo siguiente: 1. Resumen de la naturaleza, fechas, alcance y resultados de la evaluación. 2. Nombre, dirección y número de teléfono de contacto para más información y para obtener acceso al informe real de evaluación. 3. Fecha del aviso. El Aviso sobre la Actividad de Reducción y Remoción de Riesgo incluirá lo siguiente: 1. Resumen de la naturaleza, fechas, alcance y resultados (incluyendo, la remoción) de las actividades de reducción del riesgo. 2. Nombre, dirección y número de teléfono de contacto para obtener para más información. 3. Datos disponibles sobre la ubicación de cualquier pintura restante a base de plomo en las habitaciones, espacios o áreas en donde se realizaron actividades de reducción del riesgo sobre una base de superficie por superficie. 4. Fecha del aviso. 176 Pág. RREM P y P

184 ANEXO F: Requisitos de la encuesta sobre asbesto Alcance de la Inspección bajo la Ley de Respuesta ante Emergencias por Riesgos de Asbesto (AHERA) Los aspectos técnicos de una inspección según la AHERA incluirán lo siguiente: Clasificación del material: Hay tres tipos principales de materiales según las normas de muestreo de la EPA. Estas son materiales de superficie, TSI y misceláneos. La clasificación tiene implicaciones para el número de tomas de muestras. Para los materiales de superficie, se tiene la regla 3-5-7, que significa que se toman 3 muestras en un área inferior a 1,000 pies cuadrados; 5 muestras en un área entre 1,000 y 5,000 pies cuadrados; y 7 muestras en un área superior a 5,000 pies cuadrados. Para TSI, con algunas excepciones, se deben tomar 3 muestras en cada área homogénea. Para los materiales misceláneos, se debe tomar por lo menos una muestra de cada material homogéneo. Reconocimiento de áreas homogéneas: Material homogéneo se refiere a un área de material de superficie, TSI o misceláneo que sea uniforme en color y textura. Debe indicarse que los materiales que parecen ser homogéneos y adyacentes entre sí, pueden tener realmente diversos contenidos en términos de asbestos y sólo una prueba de laboratorio indicará si realmente se trata de la misma área homogénea. Diferenciación entre friable y no friable: Un material que contiene asbesto es friable si dicho material, cuando está seco, se puede desmenuzar, pulverizar, o reducir a polvo con la presión de la mano, y esto incluye material previamente no friable pero que posteriormente fue dañado hasta el punto en que cumple con el criterio de material friable. La propuesta siguiente para el procedimiento de inspección se basa en el protocolo de muestreo de la AHERA, según el título 40, : Muestreo del CFR. Propósito La guía siguiente sobre muestreo deberá ser específica para el Programa de RREM de Nueva Jersey. El plan de muestreo propuesto busca abordar y minimizar el impacto potencial y la exposición medioambiental y humana. La meta de la guía de muestreo propuesta, es ayudar a la compleción de las inspecciones de asbestos de las viviendas dañadas por el huracán Sandy a la vez que se cumplen las regulaciones aplicables. El plan de muestreo siguiente cumple con los requisitos reguladores para una inspección bajo la AHERA. 1. Un inspector acreditado en asbestos ejecuta una inspección visual de la instalación y asume que todos los materiales SACM son del tipo ACM. No se efectúa ningún muestreo. Esta opción sería inicialmente la menos costosa; sin embargo, tiene un costo estimado significativamente más alto para reducción y eliminación. 2. Un inspector acreditado en asbestos ejecuta una inspección y toma el número necesario de muestras de todos los SACM para el análisis de laboratorio. Esta opción sería inicialmente la más costosa por el tiempo que necesita el inspector para terminar el muestreo, el costo del laboratorio, la carga para el propietario debido al mayor tiempo de inspección, las preocupaciones potenciales por pruebas intrusivas y reparaciones del techo y varios espacios. Esta opción resultará en una estimación precisa del costo de reducción. 3. Un inspector acreditado en asbestos ejecuta una inspección visual y asume que ciertos SACM no friables y friables son ACM (ejemplo: techos y TSI) según el Cuadro 1, y toma muestras de algunos otros materiales sospechosos (ejemplo: azulejos del piso y yeso), según el Cuadro 2. Esta opción sería menos disruptiva y menos invasiva para el propietario a la vez que brinda datos para una estimación bastante exacta del costo de reducción. 177 Pág. RREM P y P

185 Los gerentes de proyecto de RREM implementarán la Opción 3 en aras de controlar el costo de evaluación a la vez que dar protección al ambiente y al personal. Protocolo de muestreo Según la AHERA, es necesario que un inspector tome el número siguiente de muestras: 1. TSI: 3 muestras como mínimo. 2. Materiales misceláneos: 3 muestras como mínimo. 3. Materiales de superficie: 3 muestras para un área de hasta 1,000 pies cuadrados; 5 muestras para un área entre 1,000 y 5,000 pies cuadrados; y 7 muestras para áreas de 7,000 pies cuadrados o más. En los cuadros siguientes se presenta el protocolo de muestreo propuesto de los gerentes de proyecto de RREM. Se asumirá que son materiales ACM, tales como la mayoría de los TSI sospechosos. La inspección de asbestos incluirá los materiales que el inspector pueda observar visualmente sin una prueba destructiva. Los SACM se someterán a muestreo con el protocolo de muestreo según se indica en los cuadros 1 y 2. El protocolo de muestreo consistirá en recoger 2 muestras de los SACM enumerados más abajo, excepto el yeso. Las muestras recogidas se enviarán al laboratorio con la instrucción de primera parada positiva. Nuestra propuesta consiste en lo siguiente: 1. TSI: Se presume que todo TSI es ACM, excepto la fibra de vidrio y el caucho. 2. Materiales misceláneos: Tomar una muestra de cada uno de los materiales enumerados en el Cuadro Se deberá presumir que son ACM el material para techos, el enmasillado de ventanas y los SACM en los sistemas eléctricos. 4. Materiales de superficie: Tomar muestras de cada material de superficie con base en el número de pies cuadrados de cada área homogénea. 5. Se excluirán del muestreo los SACM inferiores a 3 pies lineares o 3 pies cuadrados por tipo de material. Guía del muestreo La siguiente guía de muestreo deberá ser específica para el Programa de RREM de Nueva Jersey. El plan de muestreo propuesto tiene el propósito de abordar y minimizar el potencial impacto y exposición ambientales y sobre el personal. Materiales sospechosos y PACM La naturaleza de la inspección de asbestos en una vivienda es para determinar la localización y el grado de ACM que será alterado durante las actividades de construcción o demolición. Se deberá asumir que ciertos materiales son ACM con base en la experiencia de los inspectores y las pautas que se indican más abajo. Además, se deberá asumir como sospechoso todo material en un sistema energizado (tal como, cable eléctrico de aislamiento). Los materiales siguientes se presumirán como ACM y no serán muestreados. 1. Se deberá presumir como ACM todo aislamiento de tuberías que no sea de fibra de vidrio o caucho. Esto incluye células de aire, ladrillos de magnesia, aislante cementoso, etc. 2. Aislante del racor de tuberías pero que no sea de fibra de vidrio o caucho, se presumirá como ACM. Esto incluye accesorios para tubería con sedimento, ladrillos de magnesia, etc. 3. Todo aislante textil para cable eléctrico se presumirá como ACM. El aislante de cable ahulado no es SACM. 4. Tableros de respaldo para paneles eléctricos y/o platinas para barras colectoras de baquelita o material similar. Los paneles más nuevos con materiales plásticos, no son SACM. 178 Pág. RREM P y P

186 Si el inspector calificado de asbestos concluye que los materiales que se presumen ACM (PACM) según las pautas establecidas, tienen alta probabilidad de no ser ACM, se podría optar por tomar muestras de esos PACM para determinar la solución de remediación al menor costo para la vivienda. En el cuadro siguiente se detallan los materiales sospechosos característicos que pueden estar presentes en una vivienda residencial: Anexo 5-2: Materiales sospechosos potencialmente presentes en una vivienda residencial Repello acústico Adhesivos Baldosa de asfalto para pisos Vierteguas inferior Aislante soplado Aislante de caldera Aislante de tragante Estopa o masilla de calafateo Placas para cielo raso y paneles por gravedad Tuberías de cemento Cemento para paneles de revestimiento Paredes de hormigón Pizarra Masillas de construcción (baldosa de piso, alfombra, baldosa de techo, otros Yeso decorativo Calafateo de puertas Conexiones para estructura flexible de tuberías Aislante para cableado eléctrico Paño para contacto eléctrico Tabiques para panel eléctrico Material refractario para envolturas de acero Mampostería para pisos Ductos para calefacción y electricidad Aislante de ductos del HVAC Compuestos para juntas Materiales para empaque (para perforaciones en pared/piso) Aislante de tuberías Compuestos de relleno Aislante de aplicación por aerosol Compuestos para encintado (térmico) Pinturas/revestimientos texturizados Productos de papel térmico Barreras de vapor en cavidades de pared Baldosa y masilla para piso de vinilo Láminas de vinilo para piso Cubiertas de vinilo para pared Tablero Glaseado y calafateo de ventanas (interior y/o exterior) * Esta lista no tiene un propósito integral y se asumirá que es ACM -o muestreado como corresponda- todo material sospechoso identificado que no sea parte de esta lista. Anexo 5-3: Sugerencia de supuestos materiales ACM (PACM) mediante inspección visual solamente* Material Aislante de tela para cable eléctrico S N Presente? Descripción y localización Cantidad (ft 2 o lf) Tablero o terminales no plásticos de barra colectora de panel eléctrico S N Aislante del sistema térmico diferente de fibra de vidrio, tal como Aislante de tuberías con colchón de aire o S N 179 Pág. RREM P y P

187 ladrillos de magnesia Cualquier tipo de aislante de conexiones de tuberías Empaquetaduras Otros Materiales para caldera S N Materiales para techos S N Calafateo de ventanas y puertas S N *No se aplicarán técnicas de muestreo o investigación no inocuas. Anexo 5-4: Sugerencia de muestreo de SACM Material Friable/no friable Baldosa de piso de 9 x 9 NF 2 Masilla para baldosa de piso de 9 x 9 NF 2 Baldosa de piso de 12 x12 NF 2 Masilla para baldosa de piso de 12 x12 NF 2 Adhesivos NF 2 Aislante soplado, protocolo para vermiculita, profundidad de muestra. Muestras múltiples dentro de una muestra compuesta. F 2 Placas para cielo raso F 2 Panel de yeso F 2 Compuesto para juntas F 2 Piso de linóleo NF 2 Masilla para piso de linóleo NF 2 Yeso F Barrera de vapor NF Material de construcción para revestimiento NF 2 No. de muestras por área homogénea Descripción y localización Cantidad (ft 2 o lf) 180 Pág. RREM P y P

188 Procedimientos para cumplimiento de inspección de asbestos Cita y visita del sitio 1. Una vez que el equipo de operaciones del DCA determina que un propietario es elegible, la firma principal de programación de la evaluación/coordinador logístico contactará al propietario para programar una cita para una inspección del asbesto (generalmente en un plazo de 3 días laborales). 2. En caso que el propietario no responda a las comunicaciones vía su método preferido de comunicación (teléfono/correo electrónico/correo postal) durante 3 días, el contratista del RREM notificará al equipo de operaciones del DCA. Estas tentativas para programar la inspección del asbesto en el sitio serán documentadas completamente. Si se logra el contacto, se programará una cita para la Evaluación de Riesgos del Plomo (Pb) y la inspección de asbestos al mismo tiempo. 3. Tras recibir la asignación para realizarla inspección de asbestos, el inspector certificado en asbesto acudirá a la dirección proporcionada por el propietario para realizar las tareas asignadas. El inspector verificará que la dirección proporcionada por el propietario sea correcta. Se pedirá al propietario que acompañe al inspector durante la inspección de asbesto y que proporcione acceso a todas las áreas habitables dentro de la/s unidad/de vivienda principal/es en las que el Programa de RREM dará asistencia de rehabilitación. 4. El inspector acreditado realizará la inspección de asbesto con el uso de estándares reguladores aplicables establecidos por la EPA en el título (requisitos de muestreo de AHERA) del CFR. El inspector de asbesto acreditado hará las determinaciones sobre el riesgo de asbesto según el título del CFR. Las actividades relacionadas con asbesto se realizarán en concordancia con las normas de prácticas para la tarea de inspección de asbestos. Los laboratorios que procesan o evalúan muestras serán reconocidos bajo el Programa Nacional de Acreditación Voluntaria (NVLAP, por sus siglas en inglés) de la EPA por la Asociación Americana de Higiene Industrial para el análisis de muestras de asbesto. 5. El contratista para inspección de asbestos implementará un protocolo adecuado de control de calidad que será seguido por todos los inspectores cuando desempeñen actividades con asbesto, incluyendo la inspección visual y el muestreo. Deberá desarrollarse un plan escrito del control de calidad que asegure la autenticidad, integridad y exactitud de las muestras, incluyendo varios tipos de muestras. El control de calidad adecuado también incluye disposiciones sobre el muestreo representativo. 6. Las determinaciones acerca del contenido de asbesto se realizarán, según sea necesario, mediante PLM y Conteo de Puntos y Microscopia Electrónica de Transmisión (TEM, por sus siglas en inglés). Los procedimientos analíticos usados deben ser realizados según las regulaciones y recomendaciones de la EPA, del Estado, y locales, así como los requisitos aplicables a las especificaciones de los instrumentos. El análisis del asbesto se hará con los métodos siguientes: i. Material a granel por PLM- EPA 600/R-93/116 ii. PLM- EPA 600/R-93/116 (conteo de 400 puntos) iii. PLM NOB- EPA 600/R-93/116 (conteo de 400 puntos) con reducción gravimétrica iv. TEM- EPA NOB- 600/R-93/116b v. Tope positivo : El laboratorio detendrá el análisis de las muestras a granel del área homogénea en busca de contenido de asbesto una vez que se identifique que un ACM mayor o igual al 10% por PLM o mayor o igual al 1% por el Método de Conteo de Puntos. 181 Pág. RREM P y P

189 ANEXO G: Proceso de solicitud de retiro de fondos para construcción: Servicios de contratista asignado por Programa Reconstrucción: Conjunto de documentos necesarios para solicitar retiro del 33% de fondos. Cada documentación para solicitud de retiro de fondos deberá contener lo siguiente: Formulario de Inspección de Avance: Este informe es hecho por el inspector de construcción de RREM y es entregado al contratista general al momento de la inspección. Se indicará el nombre del propietario, dirección, número de contrato, nombre y dirección del contratista. Se marcará la casilla de inspección del 33%. Todos los ítems examinados durante este período serán marcados como ítems inspeccionados. El inspector de construcción de RREM determinará si los ítems evaluados aprobaron o no la inspección, y firmará y fechará la Declaración de Verificación del inspector antes de la entrega al contratista. Formulario de Solicitud de Pago al Contratista: Este formulario es llenado por el contratista. Se indicarán nombre y dirección del propietario, y el número del contrato; así como nombre y dirección del contratista. Se marcará la casilla de solicitud de retiro de fondos del 33%. Toda la información será verificada por el inspector de construcción. La Sección I contendrá la Certificación del Contratista y la Declaración de Solicitud de Pago será firmada y fechada por el representante del contratista. La Sección II contendrá la Declaración de Verificación del gerente de proyecto de RREM y la fecha de inspección. El gerente de proyecto de RREM firmará y fechará esta sección; esta fecha deberá coincidir con la del informe de inspección de avance. Factura: La factura deberá indicar lo siguiente: nombre y dirección del contratista, así como nombre y dirección del propietario. El nombre del gerente de construcción de RREM más la información sobre la solicitud de retiro de fondos. Las facturas tendrán la fecha del contrato hasta la fecha de inspección. La porción de facturación de la factura tendrá cuatro secciones: detalle del presupuesto, cantidad facturada previamente, cantidad facturada este período y saldo restante. Para este retiro de fondos, el detalle del presupuesto (valor total del contrato), la cantidad facturada en este período, y el saldo restante deberán estar completos y ser exactos. La cantidad facturada no puede exceder el 33% del valor total del contrato. La factura reflejará una retención del 10%. Reconstrucción: Conjunto de documentos necesarios para solicitar el retiro del 66% de fondos. Verifique los documentos siguientes: Formulario de Inspección de Avance: Es llenado por el inspector de construcción de RREM y entregado al contratista general al momento de la inspección. Se indicarán nombre y dirección del propietario, número de contrato, así como nombre y dirección del contratista. Se marcará la casilla de inspección del 66%. Todos los ítems examinados durante este período serán marcados como ítems inspeccionados. El inspector de construcción de RREM determinará si los ítems evaluados aprobaron o no la inspección, y firmará y fechará la Declaración de Verificación del inspector antes de la entrega al contratista. Formulario de Pedido de Pago del Contratista: Este formulario es llenado por el contratista. Se indicará el nombre y dirección del propietario, y el número del contrato; así como el nombre y dirección del contratista. Se marcará la casilla de pedido de retiro del 66%. Toda la información será verificada por el inspector de la construcción. La Sección I contendrá la Certificación del Contratista, y la Declaración de Pedido de Pago será firmada y fechada por el representante del contratista. La sección II contendrá la Declaración de Verificación del gerente de proyecto de RREM y la fecha de inspección. El gerente de proyecto de RREM firmará y fechará esta sección; esta fecha debe coincidir con la del informe de la inspección sobre el avance. 182 Pág. RREM P y P

190 Factura: La factura debe indicar lo siguiente: nombre y dirección del contratista, así como nombre y dirección del propietario. El nombre del gerente de construcción de RREM más la información sobre la solicitud de retiro de fondos. Las facturas tendrán la fecha del contrato hasta la fecha de inspección. La porción de facturación de la factura indicará cuatro secciones: detalle del presupuesto, cantidad facturada previamente, cantidad facturada este período, y saldo remanente. Para este retiro, el detalle del presupuesto (valor total del contrato), la cantidad facturada este período, y el saldo remanente deberán estar completos y ser exactos. La cantidad facturada no puede exceder el 66% del valor total del contrato. La factura reflejará una retención del 10%. Reconstrucción: Conjunto de documentos necesarios para solicitud de retiro final de fondos. La documentación necesaria para el retiro final de fondos es como sigue: Formulario de Inspección Final de Vivienda: Este formulario debe ser llenado por el inspector de construcción y sustituye al formulario de inspección de avance en los paquetes de documentos anteriores. Se indicarán nombre y dirección del propietario, así como número de contrato. También se indicarán los nombres del contratista, del gerente de proyecto de RREM y de los inspectores de construcción. Todos los ítems inspeccionados deben ser marcados como aprobados. El propietario firmará y fechará la sección de la Certificación de Propietarios de este formulario, por la cual reconoce la finalización satisfactoria de su proyecto. El inspector de construcción debe firmar y fechar la sección de Certificación del Inspector de este formulario en el que acepta la compleción del proyecto. Formulario de Solicitud de Pago al Contratista: Este formulario es llenado por el contratista. Se indicarán nombre y dirección del propietario, y número del contrato; así como nombre y dirección del contratista. Se marcará la casilla de solicitud de retiro final. Toda la información será verificada por el inspector de construcción. La Sección I contendrá la Certificación del Contratista y la Declaración de Solicitud de Pago será firmada y fechada por el representante del contratista. La Sección II contendrá la Declaración de Verificación del gerente de proyecto de RREM y la fecha de la inspección. El gerente de proyecto de RREM firmará y fechará esta sección, la cual deberá coincidir con la del informe de la inspección de avance. Factura: La factura debe indicar lo siguiente: nombre y dirección del contratista y del propietario. El nombre del gerente de construcción de RREM y la información sobre la solicitud de retiro de fondos. Las facturas tendrán la fecha del contrato a la fecha de inspección. La porción de facturación de la factura indicará cuatro secciones: detalle del presupuesto, cantidad facturada previamente, cantidad facturada en este período y saldo remanente. Para este retiro, el detalle del presupuesto (valor total del contrato), la cantidad facturada en este período, y el saldo remanente deben estar completos y ser exactos. La factura reflejará una retención del 10%. Afidávit de Pago Final de Facturas: Los primeros dos párrafos incluyen el nombre del contratista y del representante, el cargo del representante, y la dirección. El tercer párrafo contiene el nombre y la dirección del propietario, y la naturaleza del proyecto (residencia unifamiliar). La firma del representante del contratista debe estar presente y notariada. La fecha notarial deberá ser la misma que en la firma del contratista. HUD 2516: Este formulario indica el monto total del contratista y los montos pagados a cada subcontratista. Se deberá marcar el casillero 4. En la columna 7a, se enlistarán el número de contrato y de la actividad en cada línea llena del formulario. En la columna 7b, en la primera línea, se mostrará el valor del contrato total; y en las líneas restantes, el monto pagado a cada subcontratista. En la 7f, sólo se deberá mostrar el número del contratista general; en la columna 7h, la primera línea permanecerá vacía, pero todos los campos relacionados con los subcontratistas deberán estar completos. La 7i deberá estar 183 Pág. RREM P y P

191 completa y se deberá enlistar la información sobre el contratista y subcontratista correspondiente en la columna 7j. Certificación Energy Star: Cumplimiento de la evaluación del plan. Garantías: El contratista general emitirá una garantía con el nombre y la dirección completos del cliente. Las garantías deberán estar firmadas por el propietario para asegurar el recibo. Reconstrucción: Requisitos de la documentación para solicitud de retiro del pago de retención. El retiro del pago de retención puede presentarse 30 días después de la aprobación de la inspección final. Formulario de Pedido de Liberación de Retención del Contratista: Este formulario es llenado por el contratista. Se indicará el nombre y dirección del propietario, y el número del contrato; así como el nombre y dirección del contratista. Toda la información será verificada por el inspector de la construcción. La Sección I contendrá la Certificación del Contratista y la Declaración de Liberación de Retención será firmada y fechada por el representante del contratista. La Sección II contendrá la Declaración de Certificación de Propietarios. El propietario firmará y fechará esta sección, reconociendo la aceptación de todo el trabajo realizado por el contratista. Factura: Se requieren nombre y dirección del contratista, y número del vendedor, además del nombre del gerente de proyecto de RREM, número del contrato, dirección del propietario, información sobre retiro de fondos y número de actividad. Las fechas del servicio indicadas en la factura serán la del día posterior de la anterior inspección hasta la fecha de la inspección actual. La porción de facturación de la factura indicará cuatro secciones: detalle del presupuesto, monto facturado previamente, monto facturado en este período y saldo remanente. Para este retiro de fondos, se deberán indicar el detalle del presupuesto, la cantidad facturada previamente y la cantidad facturada en este período; el saldo remanente será cero. La cantidad facturada será el 10% del valor total del contrato o el saldo remanente adeudado. Rehabilitación y Vivienda Modular: Requisitos de la documentación para solicitud de retiro del 50% de fondos. Las solicitudes de retiro de fondos para viviendas rehabilitadas son muy similares a las requeridas para las viviendas reconstruidas. La solicitud de retiro del 50% corresponde a la primera inspección que los contratistas pueden solicitar pago durante los proyectos de rehabilitación. Formulario de Inspección de Avance: Este informe es hecho por el inspector de construcción de RREM y es entregado al contratista general al momento de la inspección. Se indicarán nombre y dirección del propietario, número de contrato, así como nombre y dirección del contratista. Se marcará la casilla de inspección del 50%. Todos los ítems examinados durante este período se marcarán como "ítems inspeccionados. El inspector de construcción de RREM determinará si los ítems evaluados aprobaron o no la inspección, y firmará y fechará la Declaración de Verificación del inspector antes de la entrega al contratista. Sólo para Viviendas Modulares: El costo de entrega de la vivienda en el sitio del trabajo puede incluirse como factura de costo en la solicitud de retiro del 50% de los fondos. Formulario de Solicitud de Pago al Contratista: Este formulario es llenado por el contratista. Se indicarán nombre y dirección del propietario, y número del contrato; así como nombre y dirección del contratista. Se marcará la casilla de solicitud de retiro del 50%. Toda la información será verificada por el inspector de construcción. La Sección I contendrá la Certificación del Contratista, y la Declaración de Solicitud de Pago será firmada y fechada por el representante del contratista. La sección II contendrá la Declaración de la Verificación del gerente de proyecto de RREM y la fecha de inspección. El gerente de proyecto de RREM firmará y fechará esta sección, la cual debe coincidir con la fecha del informe de inspección de avance. 184 Pág. RREM P y P

192 Factura: La factura deberá indicar lo siguiente: nombre y dirección del contratista y del propietario. El nombre del gerente de construcción de RREM más la información sobre la solicitud de retiro de fondos. Las facturas tendrán la fecha del contrato hasta la fecha de inspección. La porción de facturación en la factura indicará cuatro secciones: detalle del presupuesto, monto facturado previamente, monto facturado este período y saldo remanente. Para este retiro de fondos, el detalle del presupuesto (valor total del contrato), el monto facturado en este período y el saldo remanente deberán estar completos y ser exactos. El monto facturado no puede exceder el 50% del valor total del contrato. La factura reflejará una retención del 10%. Rehabilitación y Viviendas Modulares: Requisitos de la documentación para solicitud de retiro final de fondos. La solicitud de retiro final de fondos para rehabilitación, es similar a la de reconstrucción. El papeleo requerido para el retiro final de fondos, es como sigue: Formulario de Inspección Final de Vivienda: Este formulario llenado por el inspector de construcción, sustituye aquel de la inspección del avance en las documentaciones anteriores. Se indicarán nombre y dirección del propietario, y el número de contrato. También se indicarán los nombres del contratista, del gerente de proyecto de RREM y de los inspectores de construcción. Todos los ítems inspeccionados deberán ser marcados como aprobados. El propietario firmará y fechará la sección de Certificación de Propietarios de este formulario, donde acepta la terminación satisfactoria de su proyecto. El inspector de construcción debe firmar y fechar la sección de Certificación del Inspector en este formulario, donde reconoce la compleción del proyecto. Formulario de Solicitud de Pago al Contratista: Este formulario es llenado por el contratista. Se indicarán nombre y dirección del propietario, y el número del contrato; así como el nombre y la dirección del contratista. Se marcará la casilla de solicitud de retiro final. Toda la información será verificada por el inspector de construcción. La Sección I contendrá la Certificación del Contratista, y la Declaración de Solicitud de Pago será firmada y fechada por el representante del contratista. La Sección II contendrá la Declaración de la Verificación del gerente de proyecto de RREM y la fecha de la inspección. El gerente de proyecto de RREM firmará y fechará esta sección; la cual deberá coincidir con la fecha del informe de la inspección de avance. Factura: La factura debe indicar lo siguiente: nombre y dirección del contratista y del propietario. El nombre del gerente de construcción de RREM más la información sobre la solicitud de retiro de fondos. Las facturas tendrán la fecha del contrato hasta la fecha de inspección. La porción de facturación en la factura indicará cuatro secciones: detalle del presupuesto, monto facturado previamente, monto facturado en este período y saldo remanente. Para este retiro de fondos, el detalle del presupuesto (valor total del contrato), el monto facturado en este período y el saldo remanente deben estar completos y ser exactos. La factura reflejará una retención del 10%. Afidávit sobre Pago Final de Facturas: Los primeros dos párrafos incluyen el nombre del contratista y del el representante, así como el cargo del representante y la dirección. El tercer párrafo contiene el Concejo de Gobierno, el nombre y la dirección del propietario, y la naturaleza del proyecto (residencia unifamiliar). La firma del representante del contratista debe estar presente y notariada. La fecha notarial deberá ser la misma que la de la firma del contratista. HUD 2516: Este formulario indica el monto total del contratista y los montos pagados a cada subcontratista. La casilla 4 debe estar marcada. En la columna 7a, los números de contrato y de la actividad se incluirán en cada línea llena del formulario. En la columna 7b, la primera línea mostrará el valor total del contrato; las líneas restantes mostrarán la cantidad pagada a cada subcontratista. En la 7f, 185 Pág. RREM P y P

193 sólo el número del contratista general debe estar presente; en la columna 7h, la primera línea permanecerá vacía, pero todos los campos relacionados con los subcontratistas deben estar completos. La 7i debe estar completa; y la información sobre el contratista y subcontratista correspondiente debe constar en la columna 7j. Garantías: El contratista general emitirá una garantía con el nombre y la dirección del cliente a la finalización. Las garantías deben ser firmadas por el propietario para confirmar el recibo. Rehabilitación y Vivienda Modular: Conjunto de requisitos para la solicitud del retiro de fondos de retención. El retiro de fondos de retención puede presentarse 30 días después de la aprobación de la inspección final. Formulario de Solicitud del Contratista de Liberación de Retención: Este formulario es llenado por el contratista. Se indicarán nombre y dirección del propietario, así como número del contrato; y el nombre y la dirección del contratista. Toda la información será verificada por el inspector de construcción. La Sección I contendrá la Certificación del Contratista, y la Declaración de Liberación de Retención será firmada y fechada por el representante del contratista. La Sección II contendrá la Declaración de Certificación de Propietarios. El propietario firmará y fechará esta sección, donde reconoce la aceptación de todo el trabajo realizado por el contratista. Factura: Se requieren nombre y dirección del contratista, y número del vendedor, además del nombre del gerente de proyecto de RREM, el número del contrato, la dirección del propietario, la información sobre el retiro y el número de actividad. Las fechas de servicios otorgados en la factura serán la de la fecha posterior a la inspección anterior a la fecha de la inspección actual. La porción de facturación en la factura indicará cuatro secciones: detalle del presupuesto, monto facturado previamente, monto facturado en este período y saldo remanente. Para este retiro, deben llenarse el detalle del presupuesto, el monto facturado previamente y el monto facturado en este período; el saldo remanente será cero. El monto facturado será el 10% del valor total del contrato o el saldo remanente adeudado. 186 Pág. RREM P y P

194 ANEXO H: Diagrama Paso por Paso del Programa de RREM 187 Pág. RREM P y P