CAPÍTULO 4 Cómo dirigir una

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1 CAPÍTULO 4 Cómo dirigir una ESCUELA FINANCIERAMENTE AUTOSUFICIENTE 75

2 INTRODUCCIÓN El objetivo de este capítulo es proporcionarle las herramientas que le permitirán dirigir una Escuela Financieramente Autosuficiente. La autosuficiencia financiera es la condición de no necesitar ayuda externa, apoyo o interacción para mantenerse, tal como lo hemos establecido en los capítulos anteriores. Podríamos definirlo como una autonomía personal o colectiva, en cuyo caso la escuela no sólo genera los fondos sino que también se vuelve independiente mediante el uso de estos fondos para su propia administración. En un mundo que se debate en dificultades económicas, las sociedades han comenzado a confiar en el sector privado para hacer el trabajo que los gobiernos, a menudo, no hacen. En el mundo en desarrollo, la mayoría de las veces, los gobiernos no pueden, o no creen importante, dar apoyo financiero a áreas como la educación cuando hay otros sectores en crisis que requieren su atención y que tienen un impacto directo. Las organizaciones, por lo tanto, se han embarcado en la lucha contra la pobreza y muchas han encontrado que los proyectos financieramente autosuficientes son una gran herramienta para salir adelante. Ya se trate de emprendimientos o escuelas, el modelo está siempre basado en la misma premisa: si se puede ser financieramente autosuficiente, el éxito no dependerá de la ayuda financiera del mercado. La administración de una escuela agrícola autosuficiente puede no ser muy diferente de la de un emprendimiento comercial o industrial, pero sí tiene una característica única: el hecho de que la escuela trabaja con estudiantes quienes son simultáneamente los actores de su éxito, ya que la excelencia educativa es su meta última. En este capítulo encontrará información valiosa que lo ayudará a entender y desglosar las áreas vitales de la administración de su escuela, que le permitirán dirigir con éxito la institución y los negocios elegidos. 76

3 1. ADMINISTRACIÓN El objetivo de esta sección es darle un panorama de qué significa dirigir una escuela agrícola autosuficiente y de los elementos necesarios para una administración eficiente y eficaz. a. POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE LA ADMINISTRACIÓN? La administración es el componente humano que dirige las actividades de una organización y pone todo su empeño en cumplir con los objetivos elegidos. Una buena infraestructura, el mejor equipamiento y la mejor ubicación no serán suficientes sin una buena administración. La administración es un proceso universal: la encontramos en cualquier tipo de sociedad, capitalista o socialista, y en todo tipo de negocio, ya sea grande o pequeño. En honor a la verdad, siempre que exista una institución social, existirá una administración. En los países en desarrollo, la productividad y el nivel de vida pueden elevarse mediante la administración. Ésta hace que el esfuerzo humano sea efectivo y ayuda a obtener mejor personal, equipamiento, financiación, mejores materiales y alienta las relaciones interpersonales. Aún más importante, se mantiene al tanto de los cambios y proporciona técnicas de previsión y creatividad. b. QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN? La administración es el proceso de asegurar que el grupo tiene: Un plan de acción para alcanzar la meta común. Una organización efectiva. Un esquema adecuado para delegar tareas. Un sistema bien integrado de recompensas. Una dirección y un control claros. Una administración exitosa crea y mantiene un ambiente en el cual los integrantes del grupo pueden: Desempeñarse con entusiasmo. Desarrollar su potencial. Funcionar efectiva y eficientemente. c. QUÉ SIGNIFICA SER UN ADMINISTRADOR? Un administrador es una persona que: Toma decisiones que aumentan las ganancias. Aprovecha los recursos disponibles. Logra alcanzar los objetivos establecidos. 77

4 Por lo tanto, los dos roles principales de un administrador son: Establecer los objetivos de la escuela. Identificar la manera de obtener los mejores resultados con los recursos disponibles. El administrador debe saber que hay dos maneras de aumentar el cociente de rendimiento/riesgo: 1. Aumentar el numerador (ingresos) tratando de mantener el denominador (gastos) lo más bajo posible. 2. Mantener el numerador (ingresos) constante para que el denominador (gastos) disminuya. Un administrador eficiente debe utilizar cualquiera de estas estrategias para cumplir con el objetivo de ser financieramente autosuficientes. Son muchos los administradores que manejan exitosamente todos los aspectos de sus escuelas, pero estamos convencidos, también, que muchos de ellos necesitan esforzarse para mantenerse actualizados a fin de poder garantizar la permanencia y crecimiento de sus instituciones. 1. ESTABLEZCA LOS OBJETIVOS DE LA ESCUELA Los objetivos le sirven de guía al administrador y se los debe tener presente en el momento de tomar decisiones, a fin de considerar si los efectos de ciertas medidas conducirán al cumplimento de los objetivos mejor que otras. Una escuela cuya dirección no tiene presente lo que se quiere lograr es como un barco sin timón: no se puede controlar hacia dónde va. Cuando establezca objetivos, es muy importante que tenga en cuenta los siguientes puntos: Deben estar por escrito: De esta manera todos pueden revisarlos y compararlos luego con los resultados obtenidos para decidir si han sido cumplidos. Deben ser específicos: Incrementar los ingresos en $5.000 por año es mejor que decir incrementar ingresos. Deben ser medibles: El objetivo de incrementar los ingresos en $5.000 por año es medible y, por consiguiente, el administrador puede ver fácilmente hasta qué punto se han alcanzado los objetivos. Deben fijárseles un plazo: Incrementar los ingresos en $5.000 por año para los próximos dos años es mejor que no establecer un plazo para alcanzar el objetivo. Si bien es cierto que el fin de cada negocio es ganar dinero, hay distintas maneras de expresarlo. En las actividades agrícolas podemos tener objetivos adicionales. A continuación presentamos una lista de posibles objetivos: Autosuficiencia Financiera para la escuela en cuántos años? Aumentar los ingresos netos cuál es el porcentaje esperado? Maximizar las ganancias lograr el mayor rendimiento posible sobre la inversión. Mantener o mejorar el nivel de vida de acuerdo a requisitos establecidos 78

5 Reducir deudas o subsidios cuáles serán los planes de pago? Mantener ingresos estables establecer ingresos mínimos para cada año. Incrementar el tamaño de la operación, agregar tierra cuánto y cuándo? Mantener la fertilidad del suelo y las fuentes de agua controles estándar mensuales. Normalmente se establecen objetivos múltiples, por eso es necesario fijar prioridades. Algunos de ellos pueden estar en conflicto con otros por lo que priorizar es aún más importante. Ninguna escuela puede perdurar si no genera los recursos necesarios para ser autosuficiente. Por lo tanto este objetivo, necesario para cumplir con los demás, se convierte en el más importante. 2. IDENTIFIQUE CÓMO OBTENER LOS MEJORES RESULTADOS CON LOS RECURSOS DISPONIBLES Debe considerar los recursos de que dispone para cumplir los objetivos y en el momento de establecerlos, debe tener en cuenta la cantidad de tierra, empleados y capital disponible. Esto es vital para que los objetivos estén basados en la realidad específica de cada escuela y no en una expresión de deseos. Otra fuente que hay que tener en cuenta es la capacidad administrativa de la escuela. Identificar los recursos existentes y la posibilidad de expandirlos es una de las responsabilidades principales del administrador, que debe concentrar todos sus esfuerzos en lograr la mejor combinación de dichos recursos a fin de aplicarlos efectivamente para el cumplimiento de los objetivos. Es importante plantearse las siguientes preguntas: Trabajar en agricultura, ganadería o una mezcla de ambas? Qué porcentaje de la tierra se dedicará a la agricultura? Qué cultivos se debe elegir? Con qué ganado se trabajará? Qué tecnología se usará para la producción? Cuál será la estrategia de mercado? Cómo es estructurarán las finanzas de la escuela? Responder a estas preguntas y a muchas otras que se plantean en una escuela es, sin duda, una tarea compleja. Por lo tanto, el administrador debe estar familiarizado con diferentes herramientas que le permitan identificar problemas y tomar las mejores decisiones, en el momento justo. d. CUÁLES SON LAS FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR? Éstas son algunas de las funciones del administrador: Planificación Control Organización Dirección Coordinación Supervisión e Implementación 79

6 De esta lista podemos extraer las tres funciones básicas de un administrador: 1. PLANIFICACIÓN Ésta es la función más importante, mediante la cual se establece el curso de acción más efectivo que se debe seguir. No es mucho lo que se puede hacer sin un plan. 2. IMPLEMENTACIÓN Una vez desarrollado el plan, hay que llevarlo a cabo! Esta función, que abarca también la coordinación, dirección y supervisión, incluye la adquisición de los recursos necesarios y la implementación del proceso planificado. 3. REVISIÓN Esta función incluye el seguimiento de los resultados, la generación de información nueva y la aplicación de medidas correctivas. De esta manera podemos ver si los resultados de nuestras actividades guardan relación con lo planificado y podemos tomar las medidas necesarias para corregir cualquier desviación que se hubiera detectado. e. QUÉ RECURSOS HUMANOS NECESITA EL ADMINISTRADOR? Los recursos humanos pueden clasificarse en las siguientes categorías: académicos, de producción y administrativos. 1. RECURSOS HUMANOS ACADÉMICOS Los instructores y los empleados académicos deben enfocar sus esfuerzos en el Plan Educativo/Productivo, en el cual los objetivos finales de una Escuela FAS son convertir estudiantes pobres en ciudadanos exitosos, ejerciendo plenamente sus derechos y conscientes de sus responsabilidades. 2. RECURSOS HUMANOS DE PRODUCCIÓN Los empleados deben conocer suficientemente el área para la cual han sido contratados y concentrar sus esfuerzos en las metas de producción y mercadeo para cada producto. Por ejemplo, si la escuela tiene un tambo, el responsable de la producción lechera debe estar orientado no sólo hacia la producción sino que también debe satisfacer la demanda interna (comedor de los estudiantes) y la externa (procesamiento y venta de leche). Es más, deben entender las funciones de producción y mercadeo necesarias para que la escuela cumpla con las metas de autosuficiencia. 3. RECURSOS HUMANOS ADMINISTRATIVOS Los administradores son fundamentales porque permiten que la escuela funcione de manera organizada y garantizan que la información estará disponible, y en el formato adecuado, cuando se la necesite. Archivos de cada empleado Descripción de funciones 80

7 Organigrama A continuación damos un ejemplo de organigrama, de una escuela autosuficiente, en el cual se puede notar el énfasis en la meta de autosuficiencia. Director de la Escuela Responsable de las Ventas y la Asistencia Técnica Vice Director Responsable de la autosuficiencia Equipo de Producción Ayuda también con el programa de enseñanza Docentes Ayudan también con la producción y la autosuficiencia Administración e Internado Promueve el bienestar de los estudiantes 81

8 2. CONTABILIDAD El objetivo de este capítulo es proporcionarle la información necesaria sobre contabilidad, su importancia y los beneficios de tener un sistema contable que le permita obtener, al instante, información relevante, clara y en el formato adecuado. a. QUÉ ES LA CONTABILIDAD? La contabilidad es una ciencia económica cuyo objetivo es proporcionar información sobre la situación económica pasada, presente y futura, a fin de facilitar las decisiones, la planificación y el control financieros. El mundo de los negocios avanza a grandes pasos y el sistema contable de la escuela debe mantenerse a la par a fin de conservar la ventaja competitiva de sus empresas. b. POR QUÉ LA CONTABILIDAD ES IMPORTANTE? En la vida diaria todos necesitamos tener un cierto control sobre nuestros ingresos y egresos. Necesitamos saber qué necesidades debemos atender y qué recursos usar. Sin este control, por ejemplo, corremos el riesgo de agotar nuestros recursos antes de fin de mes y, sin saber cuánto debemos pagar al banco por un préstamo, podemos darnos cuenta que no tenemos los fondos necesarios para pagar el crédito. Esta tarea puede ser simple en el contexto de una familia (es suficiente tener lápiz y papel para anotar los gastos y calcular cuánto dinero queda), pero todo depende de cuántas operaciones se vayan a realizar. En una Escuela FAS hay una inmensa cantidad de información que requiere un sistema de asientos estructurado para asegurar la eficiencia financiera. La escuela puede llegar a mover mucho dinero en un sólo día y realizar múltiples operaciones que deben ser registradas. Estos registros deben hacerse de manera clara, organizada y metódica para que el director, o cualquier otra persona, pueda revisarlos y entenderlos sin problemas, en cualquier momento. El administrador de una escuela agrícola necesita un sistema para asentar y mantener registros que le permita conocer, en todo momento, la situación de la escuela y sus operaciones comerciales y tener la información disponible para tomar decisiones. c. CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS REGISTROS? Los registros contables deben ser: 1. Exactos. Los registros contables no pueden tener errores u omisiones. Si así fuera, debe existir un mecanismo dentro del sistema que facilite su localización y corrección. 82

9 2. Simples. Los registros deben ser fáciles de entender y manejar por la persona responsable y de rápida interpretación. Si el sistema es complicado requerirá una inversión de tiempo y esfuerzo injustificados. 3. Completos. Si se olvida de incluir algún dato vital, los registros perderán todo su valor pues la información que contienen no será una representación completa y podrá conducir a errores en la administración de la escuela. 4. Diseñados con anticipación. Antes de ser utilizados, deben ser planificados y evaluados cuidadosamente para evitar duplicar la información. Además, se los debe poner a prueba para asegurarse que son adecuados para el propósito deseado. d. QUÉ FACTORES INTERVIENEN EN LA CREACIÓN DE REGISTROS CONTABLES? La manera de encarar la creación de los registros contables dependerá mayormente de lo siguiente: El nivel de educación de los responsables de la administración de la escuela. El interés de los directores de la escuela en tener información útil y fidedigna para tomar decisiones. El tamaño de la granja y la organización planeada. El tipo de registros puede variar desde el más simple en contabilidad de asiento único al más complejo en contabilidad de asiento doble. La decisión acerca de qué sistema debe utilizarse estará determinada por los negocios que desee integrar su escuela, abarcando todas las actividades que incluyen el uso de la tierra, ya sean agrícolas o ganaderas en todas sus formas. e. QUÉ ES CONTABILIDAD DE LA PRODUCCIÓN? La contabilidad en cualquier industria, incluyendo la agrícola, debería: Proporcionar información confiable sobre el proceso de producción. Ayudar a establecer controles financieros. Permitir que se tomen buenas decisiones mediante la provisión de información. Proporcionar la información necesaria para cumplir con los requisitos impositivos. Ayudar al granjero a planificar mejoras en la estructura de su granja. Permitir un mayor conocimiento de la administración y rentabilidad del negocio. Permitir comparaciones entre diferentes períodos y la posibilidad de corregir errores anteriores. Proporcionar la información necesaria para obtener un crédito. Es por esto, que todos los negocios agrícolas deben utilizar sistemas de contabilidad, sin importar el tamaño de las operaciones. 83

10 f. QUÉ DIFICULTADES EXISTEN EN LA CONTABILIDAD DE LA PRODUCCIÓN? La aplicación de los principios contables a la producción y a las actividades agrícolas genera una serie de dificultades únicas para este tipo de actividad económica. A continuación se describen algunos desafíos contables relacionados a la industria agropecuaria: 1. El crecimiento normal de los animales, que implica un cambio en el valor de los mismos, debe ser considerado en términos de su propósito final, según lo cual pueden ser considerados como factores de producción o productos. Si una ternera se vende para carne es un producto, si se la conserva y cría como vaca lechera es un factor de producción. También pueden cumplir distintos propósitos cuando envejecen. Por ejemplo, luego de una vida útil como vaca lechera, ésta puede convertirse en producto si se la vende para carne. 2. Puede haber dificultades en distinguir ingresos y egresos familiares de los correspondientes al negocio familiar. 3. La actividad agropecuaria depende de ciertos factores más allá del control humano, como ser el clima. 4. La evaluación de los costos de producción para cultivos que están creciendo o están siendo procesados depende de la etapa de desarrollo del cultivo. 5. En vez de recibir una compensación monetaria por su trabajo, los dueños de un emprendimiento agropecuario pueden consumir sus productos directamente. 6. La combinación de actividades agrícolas y ganaderas complica el proceso contable pues cada actividad debe calcularse por separado. 7. La presencia de estudiantes como fuente de mano de obra es también un factor único que debe ser tenido en cuenta. g. CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD AGROPECUARIA? La administración de una Escuela FAS busca responder a las siguientes preguntas: 1. QUÉ debemos producir? 2. CÓMO lo vamos a producir? 3. CUÁNDO lo vamos a producir? Para desarrollar una visión general con respecto a estas tres preguntas y a los efectos de planificar qué producirán y a qué costo, los directores necesitan información precisa y actualizada acerca de los movimientos de los mercados interno y externo. La administración obtiene los datos de los registros de la contabilidad agropecuaria y los pone a disposición del director para que éste tome las decisiones correctas y oportunas. Debido a los cambios frecuentes en el mercado de productos agropecuarios, el productor debe tener técnicas para investigar y hacer proyecciones que le permitan realizar los cambios necesarios en el proceso de producción. Conocer los respectivos costos de producción, proyección y diversificación de nuevos cultivos lo ayudarán a tomar mejores decisiones en cuanto a la opción más rentable. 84

11 h. CUÁLES SON LOS FACTORES DE LA PRODUCCIÓN AGROPECUARIA? La producción, en el sector agropecuario, depende de cuatro factores fundamentales: 1. TIERRA La tierra tiene un valor fijo. Es el factor base de la actividad agropecuaria porque todos los otros factores de la producción, como ser animales, materiales y minerales dependen de ella. 2. TRABAJO Trabajo humano (profesores y alumnos) Trabajo animal Trabajo mecánico Trabajo técnico y de investigación 3. CAPITAL El capital consiste en los recursos económicos y financieros que una Escuela FAS tiene disponibles para llevar a cabo la producción. Los mismos pueden incluir: dinero, propiedades, maquinarias, equipos, etc. 4. ADMINISTRADOR El administrador es responsable de la combinación eficiente de los tres elementos anteriores para generar producción e ingresos en una escuela agrícola. El administrador debe buscar siempre los mejores resultados para lograr el objetivo final, o sea la autosuficiencia. 85

12 3. CONTABILIDAD Y COSTOS AGROPECUARIOS El objetivo de esta sección es proporcionarle información sobre los costos de producción, la variedad de las actividades agropecuarias y cómo registrarlas utilizando principios contables. a. QUÉ SON LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN? Los costos de producción son los gastos necesarios para mantener el proyecto o la unidad operativa, por ejemplo el tambo en una escuela. La diferencia entre los ingresos por ventas y otras fuentes y los costos de producción es el ingreso bruto de una unidad operativa. El costo total de la producción de leche incluye los costos de forraje para el ganado, sanidad y mano de obra directa. b. QUÉ SON LOS COSTOS AGROPECUARIOS? Todas las escuelas agrícolas necesitan recursos financieros para adquirir suministros e insumos para la producción tales como semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas, animales y forraje, maquinarias y equipos, instalaciones y estructuras, contratar mano de obra, etc. Los costos de las escuelas agrícolas pueden agruparse en las siguientes categorías: 1. TIERRA El costo del agotamiento del suelo si es propia o arrendada cuando el productor no es el propietario. 2. TRABAJO El pago realizado a los trabajadores permanentes o temporales y el valor del trabajo proporcionado por dichos trabajadores o por los estudiantes de la escuela agrícola. 3. BIENES DE PRODUCCIÓN A LARGO PLAZO Maquinarias y otros equipos; instalaciones y estructuras. 4. INSUMOS DE PRODUCCIÓN Semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas y fungicidas. 5. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS Molinos y mezcladoras de granos para hacer forraje, transporte de productos / animales y servicios mecánicos tales como arado y rastrillado. 6. COSTOS OPERATIVOS Electricidad y comunicaciones (teléfono, radio). Combustible y lubricantes. Materiales (para reparar caminos, instalaciones, cercas, etc.). 86

13 Mantenimiento (de las instalaciones, maquinaria, equipos, etc.). Depreciación. Es sumamente Insurance importante distinguir entre gastos y costos. Los costos son recursos utilizados directamente para la producción, mientras que los gastos son pagos que pueden aplicarse a uno o más períodos de la producción y pueden darse aún cuando no se está produciendo. El siguiente caso es ilustrativo de costos: Una escuela compra maquinaria nueva que será de ayuda para la producción por varios años. El pago se hace en el momento de la adquisición, y no se realizan otros desembolsos mientras la maquinaria se usa para el proceso de producción. Sin embargo, a cada período de operación se le debe asignar parte del costo de la maquinaria a fin de calcular la ganancia o pérdida real de dicho período. NOTA IMPORTANTE SOBRE COSTOS DE MANO DE OBRA EN UNA ESCUELA AGRÍCOLA: En la actividad agropecuaria de los pequeños granjeros, los miembros de la familia no tienen establecido un pago por el trabajo que realizan en el campo, ni tampoco recibe un salario el productor. Si la granja no tiene esa fuente de mano de obra, debe contratar trabajadores externos. Una Escuela FAS es una granja que pertenece a una escuela agrícola en la cual los estudiantes practican en el campo las técnicas que aprenden y por lo tanto no reciben una retribución monetaria. Por lo tanto, para conocer el costo real de la producción, la escuela debe tener en cuenta los salarios no pagados, si no los costos resultantes de la operación serán engañosos. También es cierto que en una granja convencional no es necesario tener mucha mano de obra, porque el proceso de producción puede realizarse con sólo unos pocos trabajadores profesionales. Por lo tanto le sugerimos que tome los salarios de los técnicos y docentes, que trabajan en cada unidad productiva, como el costo del trabajo. Esto contribuirá a fijar de manera precisa el costo del producto. c. CÓMO CLASIFICAR SUS COSTOS Para tener una idea de la rentabilidad de la escuela es de suma importancia poder identificar y familiarizarse con el comportamiento de los costos de las actividades que desarrolla. Estos costos pueden clasificarse de la siguiente manera: 87

14 Costos fijos o variables. Costos directos o indirectos. Costos totales y unitarios. 1. COSTOS FIJOS Son aquellos costos que no varían según el volumen de la producción. Ejemplos: depreciación, seguros. 2. COSTOS VARIABLES Son aquellos costos directamente relacionados con el volumen de la producción, o sea que aumentan cuando aumenta la producción. Ejemplos: forraje, combustible, fertilizantes, trabajo. 3. COSTOS DIRECTOS Son los costos directamente relacionados con el proceso de producción o con un producto específico. Ejemplos: el costo de semillas y fertilizantes está directamente relacionado con la producción de maíz. 4. COSTOS INDIRECTOS Son aquellos que no tienen relación con la producción de un producto en particular, son necesarios para el proceso de producción pero no se los puede identificar como un costo específico de un producto. Ejemplo: la electricidad es necesaria para todas las actividades productivas, pero es difícil determinar cuánto corresponde a cada producto. 5. COSTOS TOTALES El costo total de una hectárea de sésamo es una información importante, pero no es suficiente para evaluar la eficiencia del proceso de producción si no se tiene en cuenta el nivel de producción por hectárea. 6. COSTOS UNITARIOS El costo total por kilo de sésamo toma en cuenta los costos y el nivel de producción, y por lo tanto representa una información más útil para comparar la eficiencia del proceso de producción. El siguiente es un ejemplo de costo unitario: Un granjero produce kilos de sésamo con un costo de $ Si dividimos $ por la cantidad de unidades producidas (4.000), obtenemos un costo unitario de $ 0,625. Esto es lo mismo que decir que cada kilo de sésamo cuesta $ 0,

15 Los costos unitarios son una información extremadamente importante porque nos permiten lo siguiente: Fijar un precio de venta razonable. Localizar los cambios en el costo de un producto a través del tiempo. Comparar los costos de distintos productos. Comparar su nivel de producción con otros negocios agropecuarios involucrados en la misma operación. d. CÓMO CALCULAR EL COSTO DE UN PRODUCTO Para calcular el costo de un producto debe tener en cuenta todos los gastos necesarios en los que incurrirá para que sea comercializable. Con estos costos el administrador tendrá los datos sobre la rentabilidad de cada producto y podrá así tomar decisiones acerca de cómo comercializarlos. Recuerde incluir los siguientes costos en sus cálculos: SUMINISTROS Son los costos de los insecticidas, fertilizantes y fungicidas que se aplican a los cultivos. TRABAJO HUMANO Incluye el trabajo de preparación del suelo, plantación y cosecha. Se deben diferenciar las horas estimativas del trabajo de los estudiantes pues este costo no representa un desembolso en efectivo. DEPRECIACIÓN Se calcula tomando como base la vida útil de cada activo. OTROS COSTOS Son aquellos gastos cuyo valor es tan pequeño que no vale la pena detallarlo, por ejemplo, la compra de ciertos utensilios o materiales para la cosecha como bolsas, canastas, etc. ARRENDAMIENTO Si la escuela no es la propietaria de la maquinaria, se debe incluir el monto anual que paga para arrendarla. SEGUROS Esta categoría se refiere a las pólizas de seguro anuales de ciertos bienes como instalaciones, maquinaria agropecuaria, edificios, equipos, etc. Estos bienes se usan en diversas actividades, por lo que se debe determinar la proporción que corresponde a cada una basándose en el valor y uso relativo. MANTENIMIENTO DE LOS BIENES Esta categoría incluye el costo de reparación y mantenimiento de las instalaciones, estructuras, maquinaria, equipamientos, etc., necesario para mantenerlos en buen estado. 89

16 ELECTRICIDAD, COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES Los costos de estos rubros son el precio que la escuela paga por ellos. En el caso de combustibles y lubricantes, sólo se incluye la cantidad utilizada durante el año fiscal correspondiente. INTERESES Los únicos intereses a considerar en el costo del proceso de producción son los correspondientes a créditos obtenidos para financiar el proyecto. TRANSPORTE INTERNO Si son camiones, vehículos, tractores con tráiler, etc., ya sean propiedad de la escuela o arrendados, entonces deben ser agrupados en esta categoría. Si el transporte lo realizan personas sin utilizar medios mecánicos ni vehículos tirados por animales, este trabajo debe colocarse en la categoría de trabajo humano. 90

17 4. ESTADOS CONTABLES El objetivo de esta sección es dar una explicación de por qué los estados contables son importantes para monitorear los avances de la escuela agrícola. a. QUÉ SON LOS ESTADOS CONTABLES? Los estados contables son los productos finales de la contabilidad. Básicamente, son tablas y notas aclaratorias que resumen la situación económica y financiera de un emprendimiento. Esta información es útil para los administradores y otras personas como los accionistas, entidades crediticias y propietarios b. CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DE UN ESTADO CONTABLE? Un estado contable debe ofrecer la siguiente información sobre una entidad: Su patrimonio neto a la fecha del estado contable. Un resumen de las causas de la situación financiera en ese momento. El desarrollo del patrimonio neto durante un período dado. El desarrollo de la situación financiera durante ese mismo período. Otros hechos que ayudan a evaluar los montos, plazos e incertidumbre de pagos futuros que la institución debe hacer a inversores y entidades crediticias por diversas razones. c. QUÉ ES UN BALANCE O ESTADO DE LA SITUACIÓN FINANCIERA? Un balance muestra los activos de una entidad, es decir los bienes que posee, y el pasivo que incluye sus compromisos y obligaciones con terceras partes. La diferencia entre activo y pasivo se llama capital o patrimonio neto de la entidad. d. QUÉ ES UN ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS? El estado de pérdidas y ganancias muestra las variaciones en el capital o patrimonio neto a lo largo de un período de un año. Tiene en cuenta los ingresos por venta de mercaderías o servicios y los costos y gastos relacionados, incluyendo los impuestos. La línea al final del balance muestra las ganancias y pérdidas generales. A pesar de ser la última línea, a menudo es la primera y, algunas veces, la única que se lee. El estado de pérdidas y ganancias proporciona información sobre el por qué de los resultados para ese período, ya sean ganancias o pérdidas. En primer lugar provee una lista del total de los ingresos derivados de las diferentes actividades productivas de la escuela agrícola, por ejemplo: venta de leche, huevos, vegetales, lácteos, etc., y luego enumera los costos relativos a dichas actividades. La diferencia de ambas cifras es el resultado general. 91

18 e. QUÉ ES UN ESTADO DE FLUJO DE CAJA? Una de las cosas más importantes para mantener una escuela en funcionamiento es tener una tabla actualizada del flujo de caja, porque si el efectivo se acaba usted estará en SERIOS problemas. Un estado de flujo de caja es un estado de pérdidas y ganancias que cubre períodos futuros y que ha sido modificado para mostrar solamente los ingresos y egresos en efectivo. Es una herramienta excelente porque sirve para predecir cuándo se necesitará el efectivo. Para asegurarse de que siempre tendrá suficiente efectivo, debe realizar cálculos estimativos conservadores, con cifras bajas para ingresos y altas para egresos. Las proyecciones deben ser para los próximos 12 meses. f. CÓMO ESTRUCTURAR UNA TABLA DE FLUJO DE CAJA Siga nuestro ejemplo de la Tabla 1 al final de esta sección. En la primera parte tenemos Ingresos. En este ejemplo tenemos ingresos provenientes de ganadería, cultivos, hotel y actividades académicas. Luego, se asientan los egresos correspondientes al funcionamiento de la escuela que incluyen: salarios, electricidad, teléfono, seguros, etc. El resultado de restar los egresos de los ingresos se llama flujo de caja de las operaciones. Luego, se restan del flujo de caja de las operaciones los gastos correspondientes a inversiones, realizados durante el período en cuestión, tales como construcciones, reparaciones, compra de equipos y animales, etc. Luego de esta resta tenemos el flujo de caja total, un registro de todo el efectivo que entra y sale durante ese período. El resultado muestra el balance de efectivo correspondiente a las actividades realizadas durante ese período. El balance inicial registrado en la penúltima línea de la Tabla 1 es el monto de dinero disponible al inicio del período. En el primer mes puede asentar manualmente el monto del capital que posee para comenzar el emprendimiento, y luego le resta o suma el flujo de caja total correspondiente al período en cuestión. Esto le dará el balance final que debe ser transferido al período subsiguiente como balance inicial y así sucesivamente. XXXX Escuela Agrícola Flujo de Caja (Dólares) Tabla 1 Ingresos Tambo ,000 Cerdos ,064 92

19 Gallinero ,731 Colmenas ,750 Vivero ,219 Alojamiento y Comida ,790 Matrícula y donaciones ,600 familiares Subtotal de Ingresos (1) 36, ,154 Egresos (2) 184, , , , ,021 Salarios 96, , , , ,299 Electricidad 8,603 9,033 9,485 9,959 10,457 Teléfono e Internet Seguros ,891 8,285 8,700 9,135 Mantenimiento 4,700 4,935 5,182 5,441 5,713 Químicos p/agricultura 0 15,027 30,055 45,082 60,109 Químicos p/ganadería 2,600 3,220 4,340 4,710 5,580 Comida estudiantes 8,486 8,910 9,356 9,823 10,314 Forraje 33,897 39,624 61,015 69,372 82,931 Combustible y aceite 1,800 1,890 1,985 2,084 2,188 Insumos de oficina 1,200 1,260 1,323 1,389 1,459 Costos de vivienda 1,500 1,575 1,654 1,736 1,823 Impuestos 1,500 1,575 1,654 1,736 1,823 Costos de viajes 1,500 1,575 1,654 1,736 1,823 Papel y costos de impresión 1,200 1,260 1,323 1,389 1,459 Fotocopias y encuadernados Limpieza 1,000 1,050 1,103 1,158 1,216 Publicidad 3,500 3,675 3,859 4,052 4,254 Transporte 1,500 1,575 1,654 1,736 1,823 Costos de hotel 2,588 15,117 18,220 20,880 30,570 Costos bancarios Arrendamiento de la tierra 1,050 1,050 1,050 1,050 1,050 Otros costos 2,000 2,200 2,420 2,662 2,928 Flujo de caja de las operaciones 148,677 89,345 53,308 21,521 32,133 (3) = (1) (2) Inversión en infraestructura (4) 175,900 97,900 18,700 26,000 5,000 Edificio nuevo de la escuela 29,000 58, Equipos de escuela y laboratorio 10,000 15, Reparaciones en el edificio del hotel Chalets nuevos (hotel) 18, Equipamiento del hotel 10, Instalaciones del tambo 20,000 3, Equipamiento del tambo 10, Instalaciones del gallinero 0 12,500 12,500 12,

20 Equipamiento del gallinero 2,500 2, Instalaciones de la porqueriza Equipamiento de la porqueriza Adquisición de animales 0 4,500 6,200 1,500 5,000 Cajones de abejas Vehículo Herramientas y equipos Biblioteca, Internet 10,000 Informática ,000 0 Instalación del vivero 5, Instalación de la huerta 2, Pastura 2,000 2, Compra de tierra y pasturas 10, Asistencia técnica 46, Flujo de caja para el período 324, ,245 72,008 47,521 27,133 (5) = (3) (4) Balance inicial 1,000, , , , ,648 Balance final 675, , , , ,781 94

21 5. PRESUPUESTO El objetivo de esta sección es guiarlo para utilizar un presupuesto que servirá de ayuda para la planificación y control que realiza la administración. a. QUÉ ES UN PRESUPUESTO? Un presupuesto es un plan de acción dirigido a alcanzar una meta predeterminada, expresado en términos financieros, que debe ejecutarse dentro de un cierto plazo y bajo ciertas condiciones predeterminadas. b. CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE UN PRESUPUESTO? Un presupuesto es un plan para generar ingresos y realizar gastos. Al crear un presupuesto es importante que siga los siguientes pasos: Cree su presupuesto para un período de tiempo específico. Exprese el presupuesto en términos financieros. Identifique todos los ingresos y egresos. A fin de crear un presupuesto es importante entender lo siguiente: El proceso para confeccionar un presupuesto. Los beneficios de un presupuesto. Los factores que influyen en un presupuesto. Cómo presupuestar un ítem en particular. Cómo revisar y realizar cambios en el presupuesto. c. POR QUÉ DEBERÍA HACER UN PRESUPUESTO? Un presupuesto es un elemento importante para el éxito de cualquier emprendimiento, ya que el mismo identifica: Ingresos el dinero del que se dispone para cubrir los costos operativos. Egresos cuánto se gastará. El presupuesto debe ser considerado como una herramienta financiera que lo ayudará en lo siguiente: Fijar metas futuras. Evaluar actividades. Decidir cuánto dinero gastará y cuándo. Medir los resultados. Identificar áreas con problemas que deben ser atendidas. 95

22 d. QUÉ FACTORES INFLUYEN EN LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO? Son varios los elementos que debe considerar para elaborar un presupuesto: 1. Tendencias financieras anteriores. 2. Cambios en la consumición del producto en la escuela. 3. Aumento o disminución del número de alumnos. 4. Incorporación de nuevas unidades productivas. 5. Cambios en los niveles de ingresos. 6. Cambios en las ayudas estatales o cualquier otro subsidio que pudiera recibir. 7. Cambios operativos y programáticos. 8. Nueva legislación impositiva que pudiera causar un aumento en los costos. 9. Inflación anual. 10. Cualquier plan que pudiera tener para disminuir los costos de mano de obra. 11. Aumento o disminución en el costo de los programas. 12. Aumento o disminución en el precio de los alimentos, suministros o servicios. 13. Aumentos de salarios que debieran tenerse en cuenta. 14. Aumento en los beneficios, o beneficios adicionales, como ser seguro de vida para los estudiantes y empleados. e. CÓMO PRESUPUESTO LAS DIFERENTES ÁREAS? Algunas áreas, por ejemplo los alimentos, deben basarse en la cantidad que se necesitará. Los costos de mano de obra, seguros, contratos y otros pueden ser ajustados según la fluctuación de los precios. f. DE QUÉ MANERA COMIENZO A ELABORAR UN PRESUPUESTO? Para que el presupuesto sea una herramienta útil es importante seguir los siguientes pasos: Manténgalo dentro de la realidad! Antes de terminarlo revíselo con el personal de cada unidad operativa. Deje en claro con sus empleados que el presupuesto será utilizado para evaluar el éxito del programa. A continuación se exponen los pasos clave del proceso de planificación: 1. ESTABLEZCA METAS A LARGO PLAZO Establezca metas para los próximos 3 a 5 años. 2. DESARROLLE UN PLAN PARA EL PRESUPUESTO Decida las categorías presupuestarias para los ingresos y egresos. Decida qué información utilizará para elaborar y analizar su presupuesto. Decida cuánto presupuestar para cada área o categoría. 96

23 3. PRONOSTIQUE SUS INGRESOS BASÁNDOSE EN ESTOS FACTORES La cantidad de dinero disponible proveniente de fuentes locales. Determine cómo afectará sus ingresos la fluctuación de las tasas de interés. Identifique otras fuentes de ingresos como ser subsidios, descuentos y ventas de equipos. 4. CALCULE CUIDADOSAMENTE LOS GASTOS La clave para elaborar un presupuesto es calcular los gastos de todo el año. Ponga todo su empeño en ser preciso a fin de administrar las expectativas financieras. Diseñe una tabla de trabajos con los detalles de cada categoría y sus gastos. 5. PRESUPUESTE PARA TODO EL AÑO La mejor opción es hacer un presupuesto detallado para cada mes, luego sumarlos todos juntos y obtener así el presupuesto para todo el año. Recuerde que algunos meses tienen más feriados que otros. Los distintos períodos del año tendrán un efecto en el costo de los alimentos. g. CÓMO PUEDO SABER SI ESTOY EN EL CAMINO CORRECTO AL ELABORAR UN PRESUPUESTO? Debe revisar su presupuesto y compararlo con los costos mensuales reales. Las comparaciones por categoría pueden mostrar tendencias o cambios, por ejemplo: La cantidad de leche vendida o de inscripciones, es la esperada? El costo real de los alimentos, fue mayor o menor a lo presupuestado? El consumo de electricidad y teléfono, es la cantidad estimada? h. CUÁNDO DEBO AJUSTAR MI PRESUPUESTO? Es importante revisar y ajustar el presupuesto mensualmente, no espere a que termine el año. Lo mejor es identificar un problema con rapidez y así poder solucionarlo. A continuación damos una guía de preguntas que debe hacerse: 1. Revisé los costos del programa según sus categorías (costos de alimentos, materias primas y suministros, trabajo)? 2. Permití que todo el personal participara en la elaboración del presupuesto? 3. Saben cuán importante es el control de los costos para que la operación sea exitosa? Un presupuesto efectivo lo convertirá en un mejor administrador y lo ayudará a mejorar y ampliar su programa. La siguiente tabla muestra la producción y las ventas mensuales del tambo en el sector ganadero de una escuela agrícola. En la misma se pueden apreciar las variables que afectan 97

24 los cálculos de producción e ingresos mensuales. Producción Animal Enero 07 Febrero 07 Marzo 07 Abril Vacas lecheras Producción Vacas productivas Producción Total del Tambo Producción de leche mensual, vacas 12,462 11,340 12,555 12,150 de alto rendimiento Producción mensual de leche, vacas de bajo rendimiento Producción de leche diaria Producción promedio de leche de vacas de bajo rendimiento Producción promedio de leche de vacas de alto rendimiento Cantidad de días en el mes Producción total bruta mensual Asignación de la Producción Consumo en el comedor 1,240 1,120 1,240 1,200 Consumo de terneros Ventas a la industria 7,750 7,000 6,200 6,000 Ventas diarias al público Total de ventas al público 2,542 2,380 4,185 4,050 Producción neta de leche por día Precio de venta 1,800 1,800 1,800 1,800 Ingresos de ventas a la industria 13,950,000 12,600,000 11,160,000 10,800,000 Ingresos de ventas al público 4,575,600 4,284,000 7,533,000 7,290,000 Total de ingresos (industria + ventas 18,525,600 16,884,000 18,693,000 18,090,000 al público) El próximo ejemplo realiza una comparación entre lo presupuestado y el desempeño real para un mes específico, la cual permite al administrador observar los niveles de producción y ventas para dicho mes. La columna 1 muestra las áreas incluidas en el presupuesto. La columna 2 muestra las cifras reales para el mes. Esta información se toma de los registros contables. La columna 3 representa los cálculos estimativos del presupuesto original. La columna 4 indica, en términos de porcentaje, las diferencias entre lo que sucedió en el mes y lo que se presupuestó. La columna 5 muestra las diferencias en términos monetarios. 98

25 Escuela Agrícola Comparación para el mes: 30/09/ /09/2007 Presupuesto % Variación Set (+/ ) ESTADO DE INGRESOS GANADERÍA 15,975,349 9,506, % 6,468,649 LECHE 8,892,267 5,400, % 3,492,267 CARNE VACUNA 0 0 0% 0 CARNE DE CERDO 2,238,09 0 0% 2,238,095 HUEVOS, POLLOS 4,124,695 3,229, % 895,495 LECHE DE CABRA 639, ,500 0% 237,534 CONEJOS 57, % 57,143 MIEL 23, % 23,183 CULTIVOS 1,701,991 10,755,000 16% 9,053,009 HUERTA 1,348,889 5,930,000 23% 4,581,111 CAMPO 353,102 4,825,000 7% 4,471,898 HOTEL 49,818,281 41,189, % 8,628,736 ALOJAMIENTO 49,818,281 41,189, % 8,628,736 ENSEÑANZA 4,730,000 4,670, % 60,000 MATRÍCULA/CUOTAS 4,730,000 4,670, % 60,000 PARADOR 464,145 8,892,314 5% 8,428,168 MERCADERÍAS 464,145 8,892,314 5% 8,428,168 PLANTA LÁCTEA 1,706,438 10,655,455 16% 8,949,017 PRODUCTOS LÁCTEOS 1,706,438 10,655,455 16% 8,949,017 ASISTENCIA TÉCNICA 19,585,772 10,733, % 8,852,439 ASISTENCIA TÉCNICA 19,585,772 10,733, % 8,852,439 OTROS INGRESOS 1,232,692 13,920,000 9% 12,687,308 OTROS INGRESOS 741,419 1,620,000 46% 878,581 ALQUILER DE CHALETS 0 0 0% 0 ARTESANÍAS 0 1,200,000 0% 1,200,000 SUVENIRES 127,273 1,100,000 12% 972,727 MAQUINARIAS Y 364,000 10,000,000 4% 9,636,000 HERRAMIENTAS TOTAL DE INGRESOS 95,214, ,322,347 86% 15,107,678 En el siguiente ejemplo se compara el presupuesto acumulado con el desempeño real hasta un mes determinado, enfocándose nuevamente en los ingresos. Esta comparación permite al administrador observar el comportamiento de la producción y las ventas del año fiscal hasta la fecha fijada. La columna 1 muestra el área incluida en el presupuesto. La columna 2 detalla los resultados hasta ese momento, obtenidos del registro contable. 99

26 La columna 3 contiene el presupuesto acumulado para el período según lo planificado inicialmente. La columna 4 muestra, en términos de porcentaje, la diferencia entre el desempeño a la fecha y lo que se había presupuestado. La columna 5 muestra la diferencia en términos monetarios. Las columnas 6 y 7 muestran el monto total presupuestado para el año y el porcentaje de lo ejecutado a la fecha. Siempre se debe indicar el período al que corresponde la comparación, en este caso 30/9/2007. Escuela Comparación para el período: 30/09/2007 Agrícola Ingresos Presupuesto % Variación Presupuesto % acumulativos acumulativo (+/ ) 2007 hasta 09/30/07 Set ESTADO DE INGRESOS GANADERÍA 85,800, ,202,715 81% 20,402, ,240,595 44% Leche 39,764,612 43,585,281 91% 3,820,669 60,145,281 66% Carne vacuna 1,500,000 1,500, % 0 10,500,000 14% Carne de cerdo 14,379,746 16,827,146 85% 2,447,400 31,227,146 46% Huevos, pollos 20,833,003 31,709,729 66% 10,876,726 61,976,609 34% Leche de cabra 5,716,427 6,083,014 94% 366,587 8,774,014 65% Conejos 2,183,974 5,246,900 42% 3,062,926 17,246,900 13% Miel 1,422,466 1,250, % 171,821 7,370,645 19% CULTIVOS 16,428,777 29,120,238 56% 12,691,461 52,515,238 31% Huerta 3,384,466 12,125,111 28% 8,740,645 29,595,111 11% Campo 13,044,311 16,995,127 77% 3,950,816 22,920,127 57% HOTEL 173,887, ,743,838 79% 46,856, ,486,565 45% Alojamiento 173,887, ,743,838 79% 46,856, ,486,565 45% ENSEÑANZA 46,278,778 47,530,278 97% 1,251,500 64,712,778 72% Matrícula 46,278,778 47,530,278 97% 1,251,500 64,712,778 72% PARADOR 6,365,378 38,092,234 17% 31,726,857 70,449,175 9% Mercaderías 6,365,378 38,092,234 17% 31,726,857 70,449,175 9% PLANTA 6,048,540 30,636,140 20% 24,587,601 61,637,049 10% LÁCTEA Productos 6,048,540 30,636,140 20% 24,587,601 61,637,049 10% lácteos ASISTENCIA 39,019,105 40,899,999 95% 1,880,894 73,099,998 53% TÉCNICA Asistencia 39,019,105 40,899,999 95% 1,880,894 73,099,998 53% Técnica OTROS 23,277,612 65,915,970 35% 42,638, ,393,113 21% 100

27 INGRESOS Otros ingresos 7,668,580 10,301,685 74% 2,633,105 17,321,685 44% Alquiler de 10,285,713 13,714,285 75% 3,428,572 20,571,428 50% chalets Artesanías 0 3,600,000 0% 3,600,000 6,000,000 0% Suvenires 381,819 3,300,000 12% 2,918,181 5,500,000 7% Maquinaria y 4,941,500 35,000,000 14% 30,058,500 60,000,000 8% herramientas TOTAL DE INGRESOS 397,105, ,141,413 69% 182,035,421 1,018,534,512 39% 101

28 6. CONTROL INTERNO El objetivo de esta sección es mostrarle las ventajas de un sistema de control interno para proteger los bienes de la escuela agrícola y minimizar los posibles riesgos que podrían plantear empleados corruptos. a. QUÉ SON LOS CONTROLES INTERNOS? Los controles internos salvaguardan y preservan los bienes de la escuela, minimizan los riesgos de robo, uso impropio de los fondos y garantizan que no se asuman obligaciones sin la debida autorización. b. CONTROL INTERNO EN UNA ESCUELA AGRÍCOLA En una escuela agrícola, donde se realizan actividades productivas muy diversas con la participación de empleados y estudiantes, es especialmente importante tener controles internos establecidos de manera que el administrador pueda asegurarse que los bienes están siendo usados correctamente. c. QUIÉN REALIZA LOS CONTROLES INTERNOS Y POR QUÉ? Los controles internos los realiza el Consejo, los gerentes, los administradores y todos los empleados de la institución, a fin de lograr los siguientes objetivos: Promover operaciones de negocios eficientes y efectivas. Cumplir con las leyes y reglamentaciones correspondientes. Proteger los bienes de la organización evitando pérdidas por fraude o negligencia. Garantizar la exactitud de la información contable y de otros datos utilizados por la administración para tomar decisiones. Promover el cumplimiento de las prácticas presentadas por la gerencia. Promover la seguridad, la calidad de la producción y la superación constante. d. CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL INTERNO? Un plan organizativo que delega autoridad y responsabilidad adecuadamente. Un plan de autorizaciones, de registros contables y procedimientos necesarios para mantener registros contables correctos de los bienes, obligaciones, ingresos y egresos. Los empleados, que han recibido la instrucción necesaria con respecto a sus derechos y obligaciones, los cuales son proporcionales a sus responsabilidades. 102

29 e. QUÉ DEBE CONTROLAR? Si bien todo debe ser controlado, en primer lugar está todo aquello relacionado a la producción de las unidades productivas, porque los ingresos de la escuela agrícola, y por lo tanto su autosuficiencia, dependen de ello. El comedor también es un centro de costos importante y justifica un control meticuloso de los suministros que se utilizan para preparar las comidas diarias. f. CÓMO SE REGISTRAN Y CONTROLAN LAS ACTIVIDADES PRODUCTIVAS? Las tablas son el elemento principal de control interno. En ellas debe enumerar todas las actividades que se llevan a cabo en cada unidad productiva, registrando la cantidad de suministros utilizados y la cantidad de materia prima cosechada o producida, tales como vegetales, huevos, leche, etc. Debe también especificar quién está a cargo de cada unidad y llevar la firma de los responsables de la producción y el almacenamiento. Estos registros deben realizarse diariamente sin excepción y deben ser entregados a la administración, donde el administrador procesa y utiliza la información que los mismos contienen. g. QUÉ SON TABLAS DE CONTROL? Las tablas de control sirven como herramientas para documentar los controles realizados en las diversas actividades que conforman el funcionamiento de la escuela agrícola. Debe adaptarlas a las necesidades y características de cada actividad. A continuación ofrecemos varios ejemplos de tablas de control para distintos rubros de la escuela agrícola. Para el administrador son una fuente de información, cuyos datos son cargados en el software de contabilidad. Los estudiantes son los que llenan las tablas y los responsables de la producción las controlan. EJEMPLOS DE TABLAS DE CONTROL PARA PRODUCCIÓN ANIMAL En la siguiente tabla se puede apreciar el registro de la producción de cada vaca para cada uno de los dos ordeñes. Por lo tanto, al igual que los demás ejemplos subsiguientes, esta tabla no sólo se usa para control interno sino que también proporciona información útil para el administrador. 103