Ejercicio2: Crear tablas y modificarlas. Crear las siguientes tablas en la base de datos que habeis creado en el punto anterior.

Transcripción

1 Ejercicio 1: Crear una base de datos. Arrancar el programa Microsoft Access y crear una base de datos en blanco. Dar un nombre y ubicación a vuestro gusto (p.ej: Nombre=gestión, Ubicación=C:/Mis documentos). Ejercicio2: Crear tablas y modificarlas. Crear las siguientes tablas en la base de datos que habeis creado en el punto anterior. Categorías IdCategoría (Clave Autonumérico 4 NombreCategoría Texto 15 Descripción Memo - Imagen Objeto OLE - Clientes IdCliente (Clave Texto 5 NombreCompañía Texto 40 NombreContacto Texto 30 CargoContacto Texto 30 Dirección Texto 60 Ciudad Texto 15 Región Texto 15 CódPostal Texto 10 País Texto 15 Teléfono Texto 24 Fax Texto 24 Compañías de envíos IdCompañíaEnvíos Número 4 (Clave NombreCompañía Texto 40 Teléfono Texto 24 Detalles de pedidos IdPedido (Clave Número 4 IdProducto(Clave Número 4 PrecioUnidad Moneda 8 Cantidad Número 2 (entero) Descuento Número (simple) 4

2 Empleados IdEmpleado (Clave Número 4 Apellidos Texto 20 Nombre Texto 10 Cargo Texto 30 Tratamiento Texto 25 FechaNacimiento Fecha/Hora 8 FechaContratación Fecha/Hora 8 Dirección Texto 60 Ciudad Texto 15 Región Texto 15 CódPostal Texto 10 País Texto 15 TelDomicilio Texto 24 Extensión Texto 4 Foto Objeto OLE - Notas Memo - Jefe Número 4 Pedidos IdPedido (Clave Número 4 IdCliente Texto 5 IdEmpleado Número 4 FechaPedido Fecha/Hora 8 FechaEntrega Fecha/Hora 8 FechaEnvío Fecha/Hora 8 FormaEnvío Número 4 Cargo Moneda 8 Destinatario Texto 40 DirecciónDestinatario Texto 60 CiudadDestinatario Texto 15 RegiónDestinatario Texto 15 CódPostalDestinatario Texto 10 PaísDestinatario Texto 15

3 Productos IdProducto (Clave Número 4 NombreProducto Texto 40 IdProveedor Número 4 IdCategoría Número 4 CantidadPorUnidad Texto 20 PrecioUnidad Moneda 8 UnidadesEnExistencia Número 2 (entero) UnidadesEnPedido Número 2 (entero) NivelNuevoPedido Número 2 (entero) Suspendido Sí/No 1 Proveedores IdProveedor (Clave Número 4 NombreCompañía Texto 40 NombreContacto Texto 30 CargoContacto Texto 30 Dirección Texto 60 Ciudad Texto 15 Región Texto 15 CódPostal Texto 10 País Texto 15 Teléfono Texto 24 Fax Texto 24 PáginaPrincipal Hipervínculo -

4 Indices Concepto de Indice Un índice es un campo o conjunto de campos de una tabla que ayuda a Microsoft Access a encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Microsoft Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar datos, busca primero la posición de los datos en el índice para posteriormente localizarlos más rápidamente en la tabla. Si una tabla contiene uno o varios índices, cada vez que insertamos o eliminamos un registro, Microsoft Access lo inserta o elimina y despues ordena los registros resultantes por el/los campo/s índice. Es posible crear índices basados en un solo campo o en varios campos, dependiendo de las búsquedas que pensamos realizar. Entre las características de un índice figura la de permitir valores duplicados o no para dicho índice. Obviamente, las búsquedas que utilicen índices con valores no duplicados suelen ser más eficientes. Concepto de Clave La clave de una tabla es su índice principal, es decir, aquel que nos permite localizar cualquiera de sus registros de forma individual de forma unívoca. Por esta razón, será un índice que no admite valores duplicados, es decir, estará formado por aquel campo o conjunto de campos que jamás se repite para cualquiera de los registros de la tabla. La existencia de una clave en una tabla nos permite, entre otras cosas, asegurar que no existen dos registros exactamente iguales (al menos son distintos en los campos que forman la clave ). Definición de clave Para definir la clave de una tabla debemos entrar en modo diseño a la definición de la tabla en cuestión. Una vez decidimos cual será el campo o conjunto de campos que formarán la clave principal, lo seleccionamos haciendo un click (o un arrastre en el caso de varios campos) sobre la botonera que se encuentra en la parte izquierda de dicha ventana.

5 Después de esta operación, el campo o campos implicados se muestran en fondo oscuro. Una vez lo hemos seleccionado de este modo, pulsamos el botón Clave principal. Después de hacer click en dicho botón, el programa marcará con una pequeña llave el campo seleccionado, indicando que dicho campo es la clave principal de la tabla. En todo momento podemos comprobar los índices que tiene definidos una tabla accediendo al menú Ver, opción Indices. Si la tabla tiene únicamente definida una clave, veremos una ventana similar a la siguiente:

6 En esta pantalla se informa del nombre del campo que compone el índice (IdCategoría) y en la parte inferior se indica si es la clave principal o no (en este caso si que lo es) y de si es única o no (todas las claves principales son únicas). Si decidimos crear un nuevo índice (que no sea clave ) sobre el campo NombreCategoría, tendremos una situación similar a la siguiente: En este caso, las características del nuevo índice creado son que no es la clave principal de la tabla y si que es un índice único (no se permiten nombres de categorías idénticos).

7 Ejercicio3: Indices. Definir los siguientes índices y claves s sobre la base de datos del ejemplo: Tabla: Categorías Clave IdCategoria Indice NombreCatego ría Ascendente, Tabla: Clientes Clave IdCliente Indice NombreCompañ Ascendente, ía Indice Ciudad Ascendente, No Indice CodPostal Ascendente, No Indice Region Ascendente, No Tabla: Compañías de envíos Clave Tipo Campo Propiedad es IdCompañiaEnvi os Tabla: Detalles de pedidos Clave IdPedido, IdProducto Indice IdPedido Ascendente, No Indice IdProducto Ascendente, No Tabla: Empleados Clave IdEmplead o Indice Apellidos Ascendente, No Indice CodPostal Ascendente, No

8 Tabla: Pedidos Clave IdPedido Indice IdPedido Ascendente, Indice FechaEnvio Ascendente, No Indice FechaPedid o Ascendente, No Tabla: Productos Clave IdProducto Indice IdCategoria Ascendente, No Indice IdProveedor Ascendente, No Indice NombreProduc to Ascendente, Tabla: Proveedores Clave IdProveedor Indice NombreCompa Ascendente, ñia Indice CodPostal Ascendente, No

9 Ejercicio 4: Relaciones. Definir en la ventana Relaciones todas las relaciones que se muestran en la figura siguiente. Ejercicio 5: Relaciones. Para la correcta realización de éste ejercicio, descargar de la web el archivo access.mdb. 1. Utilizando el asistente de consultas sencillas, crear las siguientes consultas: Lista de todas la Categorias ordenada por descripción (IdCategoria, Descripcion) Lista de todas las personas de contacto (tabla Clientes) indicando su nombre, cargo y numero de teléfono (NombreContacto, CargoContacto, Telefono) Lista de todos los Productos indicando el código de producto, nombre y precio unitario, ordenada por categorías (IdProducto, NombreProducto, PrecioUnitario, IdCategoria)

10 2. Sin utilizar el asistente: Diseñar una consulta que muestre los nombre de la persona de contacto y su cargo de aquellas compañías ubicadas en Londres. Diseñar una consulta que muestre el número de pedido y cliente de aquellos pedidos que se han enviado con posterioridad al 1/1/1994 y llevan un cargo superior a 80$. Diseñar otra consulta que nos informe de los nombre de las compañías (tabla Clientes) ubicados en Estados Unidos o en Londres. Diseñar una consulta que nos muestre el nombre y apellidos de los empeados nacidos en la década de los años 60. Diseñar una consulta que nos muestre los clientes ubicados en uno de los siguientes paises: España, Portugal o Francia. Diseñar una consulta que nos muestre el nombre de aquellos productos que comienzan por la letra P. Calcular valores mediante operadores aritméticos A veces es necesario obtener datos que no se encuentran expresamente almacenados como tales en las tablas de Access pero que pueden ser calculados a partir de otros que si que están almacenados en las tablas. En una consulta podemos obtener el resultado de sencillas operaciones basadas en dichos campos y mostrar el resultado de dicha operación como si se tratase de una campo de salida más de la consulta. Supongamos una tabla con datos de gastos domésticos que entre otros tenga campos reservados para almacenar los gastos de la luz, el gas y el agua. Mediante una consulta sencilla podríamos obtener un desglose de cada gasto de forma independiente, pero no la suma de todos ellos. Podríamos obtener una nueva columna de salida de la consulta que sumase las tres cantidades y mostrase el resultado como una columna más. Para ello en la siguiente columna de salida que se encuentre en blanco podríamos introducir la siguiente expresión: luz+gas+agua (suponiendo que esos fueran los nombres de los campos correspondientes de la tabla). En esta nueva columna de salida obtendríamos la suma de todos los gastos. Diseñar una consulta que valore cada una de las lineas de los distintos pedidos (precio unitario por cantidad de unidades pedidas). Mostrar en dicha consulta los siguientes datos: número del pedido, número de producto, precio unitario, cantidad y valoración (precio por cantidad). Modificar la consulta anterior, para que el campo que muestra la valoración muestre como cabecera de su columna el texto Valoración.

11 Consultas de totales Hasta ahora, hemos estado diseñando las consultas de forma que aquellas filas que aparecen como resultado de la misma después de aplicar los criterios de búsqueda, se corresponden directamente con filas de la tabla original, es decir, que si la consulta nos devuelve 7 filas, esas 7 filas están almacenadas en la tabla tal y como se nos muestran. Una consulta de totales (o de grupos) nos permite obtener grupos de filas, es decir, todas aquellas filas resultantes que sean idénticas (tener en cuenta que podemos sacar solo algunos campos de la tabla original) se compactan o agrupan de forma que solo se mostrará una fila con la información. Evidentemente, una fila que aparezca como resultado de la consulta, se corresponde con una o varias filas de la tabla original. Formar grupos (Agrupar): Para indicar que una consulta de selección se trata como una consulta de totales, hay que hacer click en un botón de la barra de herramientas que contiene un símbolo sumatorio. Si este botón está pulsado, la consulta será de totales. Si deseamos restaurar la situación original, bastará con desactivar este botón. Si el botón se encuentra pulsado, aparece en la parte inferior del diseñador una nueva fila que nos permite agrupar (posteriormente veremos que nos permite aplicar funciones de grupo) sobre cada una de las columnas de salida. En aquellas columnas de salida en las que figure la opción de agrupación, el programa genera un grupo (una fila en el resultado) por cada valor distinto que pueda encontrar en dicha columna. Si tenemos agrupación en varias columnas, genera un grupo (una fila en el resultado) por cada ocurrencia de valores distintos en todas las columnas seleccionadas. Cálculos en grupos (Suma, Media, etc...): Normalmente las consultas de grupos se diseñan para obtener resúmenes de la información contenida en las tablas. Por ejemplo, número de personas que cumplen una condición, suma de las facturas de un año concreto, media de edad de las personas que cumplen una condición, etc... Para realizar estos cálculos podemos aplicar funciones de grupo (cuenta, suma, media, etc...) sobre aquellas columnas de salida que nos interese. El resto de columnas de salida, o bien estarán agrupadas (se genera un resumen por dichas columnas) o bien se utilizan únicamente para establecer criterios de búsqueda. Selección de grupos específicos (Criterios): Si en una consulta de totales establecemos criterios de búsqueda, dichos criterios se aplican a los grupos resultantes, no a las filas originales de la tabla, por lo que primero se agrupa la información (y opcionalmente se realizan los cálculos mediante las funciones de grupo) y posteriormente se aplican los criterios a los grupos resultantes, eliminando aquellos grupos que no cumplan los criterios.

12 Modificar la consulta anterior para que nos muestre la valoración total de todas las lineas de cada uno de los pedidos (Sugerencia: grupo=numero de pedido, calculo=suma del campo valoración).