Guía Rápida del Usuario. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 1 de 35

Transcripción

1 Guía Rápida del Usuario Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 1 de 35

2 Consideraciones Especiales Pantalla Este sistema ha sido desarrollado para visualizarse en formato 800x600 Configuración Regional Antes de utilizar el sistema se deberá verificar que la configuración regional trabaje con los siguientes parámetros: Para llegar a configuración Regional : Inicio - Configuración -Panel de Control -Configuración Regional Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 2 de 35

3 Botón Personalizar Estos son los parámetros que se necesita que tenga cargados. Solapas Números y Moneda Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 3 de 35

4 Solapas Hora y Fecha Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 4 de 35

5 Sistema de Seguros Para el correcto uso del Sistema se recomienda seguir los pasos indicados en esta guía. El ingreso de datos deberá diagramarse de la siguiente manera: Archivos Se deben pensar y analizar con cuidado la carga de estos primeros pasos, debido a que todo el Sistema depende de éstos. Aquí se detallan algunos de los imprescindibles. Configuración La Carga del Menú de Configuración (Base de Datos, Instalación, Usuarios) Base de Datos: En este punto se determina donde se encuentra la base de datos. Instalación: Datos de la empresa y la configuración de las diferentes carpetas. Usuarios: Se da de alta a los usuarios del sistema Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 5 de 35

6 Renovación de Licencia : El sistema le ira avisando con unos días de anticipación, que debe renovar la licencia. Planes de Comisiones La Carga de comisiones es importante para la carga de las pólizas y para las liquidaciones. Planes de Comisiones: Se carga el Nombre de los diferentes planes de comisiones y se genera un maestro de Comisiones para cada plan cargado. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 6 de 35

7 Tablas Principales La Carga del Menú de Tablas Principales (Cobradores, Compañías,etc) Cobradores: Permite cargar a todas las personas que se encarguen de la cobranza. Compañías: El Sistema le permite cargar todas las Cías. con las que usted trabaje. Familias: Sirve para agrupar diferentes asegurados en una misma empresa, para facilitar la cobranza. Organizadores: En este punto se cargan los Organizadores para los que trabaja. Productores: En este punto se cargan los productores que tienen Matrícula. Sub-Productores: Productores no matriculados, a los cuales se les liquida comisión (Dateros) Anclas: En este punto se selecciona a partir de que número de solicitud comenzarán a cargarse los movimientos en el sistema. Sucursales: En el caso que maneje sucursales, se incorporan en este punto. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 7 de 35

8 Tablas Generales La Carga del Menú de Tablas Generales (Planes de Pago, Código de Productor,etc) Plan de pago Cliente: Se pueden armar todos los tipos de planes de pago que maneje en su cobranza con el asegurado. Plan de pago a la Compañía: Se pueden armar todos los tipos de planes de pago que maneje en su cobranza con la compañía. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 8 de 35

9 Copia de Seguridad Este punto es muy importante ya que de usted depende hacer la copia de Seguridad de sus archivos, el sistema lo ira guiando para realizarla y luego deberá copiar a un medio extraíble el archivo generado por el sistema. Recordatorios del Día Esta es una pantalla de ayuda para que usted pueda saber de una forma más ágil los clientes que cumplen años, las pólizas que se vencen, etc. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 9 de 35

10 Tareas En esta pantalla usted puede organizar su trabajo y el de sus empleados agregando las tareas a realiza. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 10 de 35

11 Emisión En el menú de Emisiones usted podrá cargar los endosos de Notas de Débito y de Crédito. Estos endosos se podrán grabar a la solicitud o a la póliza de dicho cliente, como así también se podrán grabar las solicitudes de Renovaciones. En la carga de las solicitudes se le pedirá que ingrese la Fecha de Recepción, (fecha en que realizó el seguro). Es muy importante colocarla correctamente ya que es la que figurará en el Libro de Superintendencia. NOTA: Como verá en este menú usted puede incorporar el asegurado y todas las pólizas y endosos. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 11 de 35

12 Clientes En este punto se cargan los datos personales de los asegurados, se puede buscar un cliente por nombre, productor, cobrador, etc. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 12 de 35

13 Botón Agregar Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 13 de 35

14 Ingreso de Solicitudes Una solicitud (o propuesta) es un pedido de póliza de seguro por parte del productor-asesor a la Compañía. Una solicitud puede ser una Emisión, una Renovación o los endosos de Notas de Débito y Notas de Crédito. NOTA: Es muy importante completar todos los datos. Ej.: el premio para la cobranza, las comisiones que de ellas depende el cálculo de las liquidaciones, etc. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 14 de 35

15 Segunda Pantalla (Automotores) NOTA: En esta pantalla usted incorpora los datos de el/los vehículos a asegurar. Con tan solo presionar el botón Nuevo Vehículo el sistema ya lo toma como Flota. También puede incorporar la foto de cada vehículo. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 15 de 35

16 Segunda Pantalla (Otros Riesgos ) NOTA: En esta pantalla usted incorpora los datos de el/los ítems a asegurar, con tan solo presionar el botón Nuevo ítem le permite grabar el nombre del ítem, su valor asegurado y la tasa con la que fue cotizado. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 16 de 35

17 Ingreso de Operaciones: En este punto usted puede incorporar todas las pólizas, endosos de nota de débito, crédito y las renovaciones que ya tenga emitidas, es lo que se conoce como vuelco inicial del sistema. Modificación de Pólizas: En este punto usted puede modificar los datos de la póliza. Renovaciones Automáticas: En esta pantalla usted podrá generar de forma automática todas las solicitudes de renovación. NOTA: Podrá seleccionar una, varias o todas las opciones de búsqueda. Baja de Operaciones : En este punto usted puede dar de baja las operaciones, borrarlas de la máquina como si nunca hubieran sido cargadas. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 17 de 35

18 Pasaje de Solicitud a Operación Es muy importante recordar que todas las solicitudes que mande por la computadora, cuando lleguen emitidas por la compañía deben hacer un PASAJE DE SOLICITUD A OPERACION, el cual le permitirá verificar, corregir y completar los datos solicitados. NOTA: En caso de necesitarlo, en este punto podrá modificar el plan de pago de la póliza. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 18 de 35

19 Impresión de Documentación : En este punto usted podrá imprimir toda la documentación para entregarle al asegurado y para mandar a la compañía. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 19 de 35

20 Cobranza En este menú usted podrá manejar toda la cobranza de la oficina, tiene la posibilidad de cargarla en forma manual o automática. Le iremos mostrando la pantalla de ingreso de pagos manual a los clientes y la de forma automática. También le mostraremos cual es la pantalla de carga de pagos a la compañía en forma manual y automática No se olvide que usted puede grabar los pagos de tarjeta de crédito y toda aquella cobranza que es cobrada por la compañía o por los bancos directamente. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 20 de 35

21 Cobranza Clientes Ingreso: En este punto usted carga los pagos de los asegurados en forma manual, pudiendo identificar el medio de pago. En este punto usted va aplicando los pagos uno a uno, una vez terminada la carga debe cerrar el lote para poder imprimir el grupo de pagos aplicados y si lo desea generar la Liquidación a Compañía. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 21 de 35

22 Cobranza Compañías En éste módulo, tiene además de la carga manual, la posibilidad de generar las preliquidaciones en forma automática. Preliquidación Automática En este punto puede generar la cantidad de preliquidaciones que desee, pudiendo liquidar una o las que necesite en el momento que usted determine. NOTA: En el caso de seleccionar una preliquidación de la grilla entrará a la pantalla de modificación donde podrá corregir, cambiar importes o eliminar pagos. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 22 de 35

23 Botón Nueva Preliquidación En esta selección usted puede marcar todas las opciones, una, mas de una o las que necesite. NOTA: Cuotas No PAGADAS por los clientes, las opciones son: Incluye, este punto incluye todas las cuotas que se vencen, dependiendo del plan de pago con la compañía, estén o no canceladas por los clientes a la organización, informándole de esos clientes cuales no cancelaron la cuota, No Incluye, son solo las cuotas que se vencen, dependiendo del plan de pago con la compañía, y que fueron canceladas por los clientes, y la tercer opción es Incluye solo lo pagado, me informa por diferencia de saldo que pago tengo que hacer a la compañía, se cancela a la compañía hasta nivelar el Saldo Cliente / Compañía. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 23 de 35

24 Botón Preliquidar o Botón Modifica Preliquidación Existente En esta Pantalla usted puede ordenar el listado en forma Alfabético o Numérico, también le permite modificar los importes de las cuotas a rendir. Puede ver el total de la liquidación, detalle de pago y si necesita ver información de la póliza con solo dar doble click sobre la grilla el sistema lo lleva a la consulta de la póliza marcada. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 24 de 35

25 Botón Generar Liquidación a Compañía Este botón le permite decidir con que fecha quiere aplicar los pagos. Al dar OK el sistema genera el listado para enviar a la compañía. Botón OK Puede seleccionar el tipo de impresión. NOTA: Si desea ver primero la liquidación en pantalla antes de imprimirlo puede hacerlo y también puede mandarla por mail. Baja de Lote: En este punto usted puede dar de baja los lotes (grupos de pagos) cargados a la Compañía y/o a la Organización. Cierre de Caja: Le informa los pagos que fueron grabados Consulta de Lotes: En este punto usted puede consultar los lotes cargados a la Compañía y a la Organización. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 25 de 35

26 Liquidación de Comisiones: En esta pantalla se liquida las comisiones a los Productores, Subproductores, etc, de los pagos grabados en los clientes. Recibos: Impresión de Recibos por cuotas Deudoras. Cartera de Cheques: En este menú se cargan los cheques recibidos que no fueron ingresados en la cobranza, también se puede hacer el listado de Rendición de cheques a Compañía. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 26 de 35

27 Consulta En esta consulta usted puede ubicar una póliza por numero de póliza, patente, código de cliente, Nombre, etc, lo importante para destacar es que los campos de búsqueda están subdivididos y se pueden combinar solo aquellos que pertenezcan a la misma subdivisión. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 27 de 35

28 Consulta de Póliza En el caso de elegir buscar por numero de póliza, también puede seleccionar la sección, la compañía, etc. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 28 de 35

29 Consulta rápida En este punto usted puede consultar de forma rapida por cliente o por numero de póliza. Claves Seleccionada: En este punto usted puede buscar una o varias pólizas que cumplan con los requisitos de búsqueda que usted necesite. Deuda por Cliente: Le informa la deuda de un cliente en particular con todas sus pólizas. Cuentas clientes: Se informa todos los movimientos de un cliente dependiendo del periodo de tiempo que usted seleccione. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 29 de 35

30 Cotizadores En este menú encontrará os diferentes cotizadores. Siniestros En este menú se cargan los Siniestros Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 30 de 35

31 Impresión Cobranza Auditoria: En esta pantalla se le informa todas las operaciones y pagos que fueron eliminados del sistema. En este menú de cobranza usted puede hacer los listados de deuda que tienen los clientes con la organización y la impresión de todos los pagos cargados en el sistema. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 31 de 35

32 Pólizas : En este punto usted podrá sacar los listados de las pólizas a vencer, las refacturaciones, solicitudes pendientes de emisión, etc. Estadísticas: Este programa permite la emisión de distintas estadísticas: primas producidas por sección, operaciones por cliente, operaciones por sección, comisiones producidas, pagos por sección y comisiones cobradas. Requerimientos Legales: Este programa permite emitir los datos para el libro de requerimientos legales y obtener un detalle de los ingresos y egresos del productor, así como también la rubricación de hojas para los libros. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 32 de 35

33 Histórico En este punto se van archivando las pólizas vencidas, para que no le salgan en el deudores. Ventana Es el punto donde puede ver las diferentes formas de ve las pantallas del sistema. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 33 de 35

34 Interfaz En este punto usted podrá enviar o recibir información de las diferentes Compañías. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 34 de 35

35 Puntos de acceso para el circuito de carga. Carga de Clientes: Los puntos son : Emisión ->Clientes Carga de Solicitudes: Los puntos son : Emisión ->Ingreso de Solicitudes ( Emisiones, Renovaciones, Endosos y Notas de Crédito). Impresión de Documentación: Los puntos son : Emisión -> Impresión de Documentación ( Propuestas, Constancias, Gestiones de cobranza, etc.) Carga de pagos Clientes: Los puntos son : Cobranza ->Cobranza de Clientes ->Ingreso (Carga manual) ->Preliquidación de pagos de Clientes (Carga automática) Carga de Pagos a Compañía: Los puntos son : Cobranza ->Cobranza Compañías ->Ingreso manual ->Preliquidación Automática. Rendición de Cheques a Compañía : Los puntos son : Cobranza ->Cartera de Cheques ->Rendición de Cheques a Compañía. Consultas : Los puntos son : Consulta ->Consulta de Póliza. Listados : Los puntos son : Impresión ->Cobranza ->Deudores por premio (etc.) ->Pólizas ->Pólizas Vigentes por Sección ->Solicitudes pendientes (etc.) ->Estadísticas ->Producción ->Comisiones (etc.) ->Requerimientos Legales ->Operaciones y pagos ->Rubrica de Hojas. Tec Sistemas Guía Rápida del Sistema Página 35 de 35