Principios de contabilidad

Transcripción

1 Principios de contabilidad

2 COLECCIÓN Publicaciones del Departamento de Contabilidad XXI Los ingresos obtenidos por la venta de esta obra serán donados en su totalidad al CUCEA de la Universidad de Guadalajara

3 Principios de contabilidad JOSÉ ANTONIO IBARRA CERVANTES MANUEL GRANADO CUEVAS MA. EUGENIA AMADOR MURGUÍA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas División de Contaduría Departamento de Contabilidad

4 Primera edición, 2004 D.R Universidad de Guadalajara Centro Universitario de Ciencias Económico Administrativas División de Contaduría Departamento de Contabilidad Núcleo Los Belenes, 45100, Zapopan, Jalisco ISBN Impreso y hecho en México Printed and made in Mexico

5 Contenido Introducción 9 Unidad I. La contaduría pública como profesión 11 Unidad II. Nociones preliminares 25 Unidad III. Principios de contabilidad 31 Unidad IV. El estado de situación financiera (balance) 35 Unidad V. Estado de resultados o de pérdidas y ganancias 41 Unidad VI. Registro de operaciones 47 Unidad VII. El control de mercancías 55 Bibliografía 103

6 8

7 Introducción El presente libro de texto ha sido concebido como material de apoyo para el estudio de principios de la contabilidad o contabilidad básica. Está orientado a cubrir aspectos relacionados con la asignatura de Contabilidad I. Se pretende que el alumno adquiera una base de conocimientos fundamentales, los cuales son indispensables para su preparación profesional. Su contenido se basa en la revisión de muy diversos autores todos ellos destacados profesionistas, con reconocimiento en el ámbito nacional en el campo de la contaduría pública y tiene por objeto ser un instrumento de apoyo para el curso, que despierte el interés y la conciencia de los alumnos sobre la importancia de la contabilidad en cualquier entidad económica, sea esta pública o privada, con fines de lucro o sin ellos, así como también para la toma de decisiones en el ámbito gerencial o de otro tipo. Agradecemos a los compañeros directivos, profesores y alumnos por sus amables aportaciones y sugerencias para el mejoramiento del presente libro. Esperamos que este trabajo sea de utilidad para alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto. Los autores 9

8 10

9 Unidad I La contaduría pública como profesión Entidad Requiere Control e información financieros Se obtiene con Contabilidad Que produce Estados financieros 11

10 Sinopsis de la contabilidad Principios Reglas Particulares Criterio prudencial Elementos aplicables a la contabilidad Postulados de ética profesional Normas de actuación profesional Técnicas de contabilidad Tecnología específica La contabilidad y sus principios La definición de contabilidad parte de que es una técnica. Esto implica la posición teórica de que los principios de contabilidad son guías de acción y no verdades fundamentales a las que se les adjudique poder explicativo y de predicción. Esta posición se refuerza al considerar a la contabilidad como algo diseñado por el hombre para satisfacer necesidades individuales y sociales que no existen en la naturaleza. La evolución constante de la contabilidad debe estar auspiciada por la apertura a diferentes corrientes teóricas, con sus diferentes enfoques y metodologías, y con criterios sobre la naturaleza de la contabilidad sustancialmente distintos. 12

11 Reglas particulares Constituyen procedimientos específicos de valuación de operaciones y presentación de información financiera, con el fin de facilitar la aplicación de los principios de contabilidad. Se dividen en: Reglas de valuación Procedimientos específicos para cuantificar transacciones financieras. Reglas de presentación Procedimientos específicos para presentar información financiera. Criterio prudencial Este criterio se aplica a nivel de las reglas particulares. Es la opción para ejercer un juicio profesional basado en la preparación, experiencia y pericia del licenciado en Contaduría, cuando los principios de la contabilidad y sus reglas no proporcionan guías que resuelvan con relativa sencillez una determinada situación. Cuando se presenten dos o más alternativas para aplicar un criterio, deberá elegirse aquel que menos optimismo refleje, cuidando que la decisión sea equitativa para quien utilizará la información financiera. 13

12 Postulados de ética profesional Representan principios de ética aplicables al ejercicio de la contaduría pública. Aplicación universal Alcance de código Independencia de criterio Calidad profesional Preparación y capacidad Responsabilidad personal Responsabilidad hacia la sociedad Secreto profesional Rechazar servicios amorales Lealtad al cliente Retribución económica Relaciones de trabajo y de servicios profesionales Respeto a la profesión Dignificación de la profesión Difusión y enseñanza Responsabilidad hacia la profesión Normas de actuación profesional Los postulados se aplican concretamente a través de las normas generales de actuación profesional. Las cuales se encuentran contenidas en el propio Código de Ética Profesional de los Contadores Públicos Mexicanos. Dichas normas se encuentran expresadas en cinco capítulos Normas Generales Del contador público como profesional independiente Del contador público como profesional dependiente Del contador público en la enseñanza Sanciones 14

13 Técnicas de contabilidad La contabilidad, al igual que la auditoría, aplica la teoría contable a través de técnicas específicas de actuación, las cuales están integradas por procedimientos y reglas que finalmente determinan el modo particular de alcanzar los objetivos del ejercicio profesional. Terminología específica Léxico propio, el cual conforma la terminología técnica especializada y utilizada por la contaduría pública. 15

14 Utilidad Es la cualidad de adecuarse al propósito del usuario Los propósitos son diferentes en detalle para cada usuario, pero todos tienen un interés económico específico Principales usuarios - Administradores - Inversionistas - Accionistas - Trabajadores - Proveedores - Acreedores - Gobierno Utilidad de la información Está en función de su: Contenido informativo Característica de la información financiera que se refiere básicamente al valor intrínseco que posee dicha información. Oportunidad Aspecto esencial de que la información llegue a manos del usuario, cuando éste pueda usarla para tomar decisiones a tiempo para lograr sus fines. 16

15 Definición de contabilidad financiera La definición de contabilidad como técnica utilizada para producir información cuantitativa que sirva de base para tomar decisiones económicas a los usuarios de la misma, implica que la información y el proceso de cuantificación deben cumplir con una serie de requisitos para que satisfagan adecuadamente las necesidades vigentes de utilidad. Características de la información contable La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica. 17

16 a) Concepto de entidad Entidad contable. Es un conjunto de recursos materiales y humanos para la consecución de fines determinados. Una empresa es una entidad? Empresa: Concepto económico: La empresa es una unidad económica, constituida por un conjunto de elementos materiales y humanos, para la consecución de determinados fines. Concepto jurídico: La empresa es una unidad jurídica de destino, de un conjunto de cosas económicamente coordinadas. Concepto contable: Es un negocio en funciones. b) Diversos tipos de entidades 1. Entidades físicas: son aquellas representadas por una sola persona. 2. Entidades colectivas: son las que se encuentran representadas por varias personas físicas que constituyen un grupo identificado o sociedad. 3. Entidades con fines de lucro: son aquellas que independientemente de que sean físicas o colectivas, tienen como objetivo primordial la obtención de utilidades. 4. Entidades sin fines de lucro: son aquellas que independientemente de ser físicas o colectivas, persiguen exclusivamente fines sociales, culturales, deportivos, etcétera. c) Los recursos Conjunto de bienes y derechos con que cuenta una entidad para alcanzar sus objetivos. Toda entidad necesita recursos para su existencia y consecución de sus fines. Clasificación de los recursos Pueden ser: materiales y humanos. 18

17 Los recursos materiales son: Dinero. Mercancías. Edificios. Mobiliario y equipo de oficina. Maquinaria y equipo industrial. Moldes y troqueles Los recursos humanos son: Obreros. Empleados. Accionistas. Consejeros, etcétera. d) Obtención de los recursos Cómo se obtienen los recursos materiales? Con trabajo. Con la producción. Con el dinero. Con el intercambio, etcétera. Fuentes de los recursos Los recursos de una entidad provienen de dos fuentes: 1. Propios. Los recursos (dinero, mercancía, mobiliario y equipo) que aportan los miembros de una entidad. 2. Ajenos. Los recursos (dinero, mercancías, préstamos) que aportan personas ajenas a la entidad (bancos, proveedores, etcétera). Concepto de finanzas A la obtención y aplicación de los recursos materiales se le llama finanzas. Recursos materiales Origen y aplicación. 19

18 e) Necesidad de información y control financieros En cualquier entidad (grande o pequeña, simple o compleja), dado el dinamismo de las finanzas, se necesitan información y control financieros. Toda entidad debe controlar sus finanzas y tener información acerca de las mismas. f) Necesidades que dan origen a la profesión La necesidad que toda entidad tiene de control e información financieros para tomar decisiones, es lo que da origen a la profesión. El licenciado en Contaduría es un profesional cuyos servicios serán requeridos en la medida en que éstos sean de alto nivel. Tanto el control como la información financieros que proporciona la contabilidad a través de los estados financieros, deben estar a cargo de un profesional. g) Requisitos de una profesión Académicos a) Bachillerato previo o estudios equivalentes. b) Conocimientos especializados adquiridos en una universidad o instituto autorizado. c) Título profesional. Sociales a) El ejercicio de la profesión debe ser en interés y beneficio de la colectividad. b) Existencia de normas de conducta que se deben acatar en el ejercicio profesional (código de ética profesional). c) Cumplir con el servicio social. 20

19 Legales a) Estar reconocida como una profesión en la Ley Reglamentaria del Artículo 5 constitucional. b) Obtener la patente para ejercer (cédula profesional), para las profesiones que así lo requieran. Intelectuales a) Capacidad de observación. b) Capacidad de juicio. c) Capacidad de comunicación d) Capacidad para tomar decisiones. h) Campo de actuación profesional 1. Preparación y control de la información financiera. (Contabilidad propiamente dicha.) Comprende el establecimiento de sistemas de contabilidad, su operación y la preparación de la información financiera. 2. Crítica de la información y control financieros (auditoría). Se realiza a través de: a) Auditoría externa, llamada también dictaminación de estados financieros. Esta crítica contable-financiera tiene por objeto opinar sobre la razonabilidad de la información financiera; b) La auditoría interna. Tiene por objeto la vigilancia constante de la información financiera y de los controles establecidos. 3. Interpretación de la información financiera. Tiene por objeto analizar técnica y racionalmente la información financiera para la toma de decisiones. 4. Consultoría fiscal y financiera. Consiste en realizar planeaciones fiscales para cualquier entidad, asesoría en el campo fiscal, para que la entidad obtenga mayores rendimientos y aproveche todas las exenciones y ventajas que las leyes tributarias permitan. i) Práctica profesional Los conocimientos técnicos que en forma teórica se adquieren en un aula no son suficientes para realizar un trabajo profesional. Hay que aplicar la 21

20 teoría al ejercicio práctico de la profesión. Por tanto, es indispensable la práctica profesional que se adquiere en el desempeño de actividades, lo que le dará al profesional un cúmulo de experiencias y amplio criterio. La preparación de un profesional nunca termina. j) Ética profesional El profesional no es sólo una persona que alcanza sus metas en forma eficiente, a través de la teoría y la práctica, sino que debe lograr estos fines de una manera ética. El licenciado en Contaduría cuenta con un código de ética profesional, elaborado por la Comisión de Ética Profesional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos. a) Contenido del código de ética profesional Capítulo I. Normas Generales. Capítulo II. Del contador público como profesional independiente. Capítulo III. Del contador público como profesional dependiente. Capítulo IV. Del contador público en la enseñanza. Capítulo V. Sanciones. b) Postulados del código de ética profesional 1. Alcance del código. Aplicación universal 2. Responsabilidad hacia la sociedad. Independencia de criterio. Calidad profesional de los trabajos. Preparación y calidad profesional. Responsabilidad personal. 3. Responsabilidad frente a quien patrocina los servicios. Secreto profesional. Obligación de rechazar tareas que no cumplan con la moral. Lealtad hacia el patrocinador de los servicios. Retribución económica. 4. Responsabilidad hacia la profesión. Respeto a los colegas y a la profesión. Dignificación de la imagen profesional a base de calidad. Difusión y enseñanza de conocimientos técnicos. k) Áreas de conocimiento de apoyo a la contaduría. Son disciplinas auxiliares de la contaduría las siguientes: economía, administración, finanzas, derecho, estadística, informática, psicología y otras. 22

21 l) Organización La contaduría pública se encuentra organizada por medio de la reunión de sus miembros en cuerpos colegiados que velan por el progreso y bienestar de la profesión. 23

22 24

23 Unidad II Nociones preliminares Antecedentes históricos 1. Desde tiempos remotos, todos los pueblos y culturas han practicado la contabilidad, aunque en forma muy rudimentaria, por necesidad de control e información financieros. 2. Podríamos afirmar que el inicio fue: a) La división del trabajo. b) La invención de la escritura. c) La utilización de una medida de valor. 3. La cultura egipcia, una de las más antiguas, practicó la contabilidad, pues había que controlar los tributos, los bienes que poseía el faraón, sus gastos, etc. Y así todas las culturas de la antigüedad. 4. En la Edad Media, con el desarrollo de los centros comerciales, las cruzadas, las guerras de conquista etc., continúo el avance y aplicación de la contabilidad, aunque en forma todavía rudimentaria, y sólo como medio de información. En el siglo VI, con el desarrollo de la actividad mercantil, es cuando la contabilidad aparece como una técnica muy parecida a la que se utiliza actualmente. 5. Con el Renacimiento, la invención de la imprenta y los descubrimientos, se propaga el conocimiento de la contabilidad. 6. Benedetto Cotrugli Rangeo es considerado como pionero en el estudio de la partida doble. En su obra específica el uso de tres libros: un mayor, un diario y un recordatorio. 7. Pero la obra más conocida es la de fray Lucas de Paciolo, quien en 1492 redactó un tratado de contabilidad llamado Summa, donde establece los libros principales y las reglas para su manejo, con lo que definió el aspecto mecánico de la contabilidad. 25

24 8. A partir del siglo XIX la contabilidad sufre transformaciones en diferentes áreas, a saber: Naturaleza de las cuentas. Depreciaciones. Amortizaciones. Reservas. Contenido de la información. Mecanización de la contabilidad. Se definen los principios que permiten la confiabilidad de la contabilidad. Sistema de costos de producción. Se reglamente la profesión. La reglamentación, por parte del Estado, de la información financiera que deben proporcionar las entidades. a) Objetivos de la contabilidad La contabilidad es un medio para conocer los resultados y la situación financiera de una entidad y base para la toma de decisiones. El objetivo de la contabilidad es: Controlar e informar para la toma de decisiones. En resumen, podemos decir que la contabilidad: 1. Capta operaciones financieras. 2. Las registra. 3. Produce información. 4. En los estados financieros 5. Y... analizados e interpretados 6. Se toman decisiones. 26

25 b) Definición de contaduría La contaduría es una disciplina social de carácter científico que, fundamentada en una teoría específica a través de un proceso, obtiene y comprueba información financiera sobre transacciones celebradas en entidades económicas. La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir, sistemática y estructuralmente, información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, a fin de facilitar a los diversos interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica. Contabilidad es la ciencia que enseña las normas y procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por unidades económicas individuales o constituidas bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles. Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como la interpretación de los resultados. c) Disposiciones legales Código de Comercio. Capítulo III. De la contabilidad mercantil: Artículo 33. El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de Contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos: a) Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas. b) Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa. c) Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio. d) Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, la acumulación de las cuentas y las operaciones individuales. 27

26 e) Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes. Artículo 34. Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante. Artículo 35. En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o créditos a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrán llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad. Artículo 36. En el libro o los libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración. Artículo 37. Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el comerciante incurrirá en una multa no menos de 25, pesos, no excederá del cinco por ciento de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por medio de perito traductor debidamente reconocido siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha traducción. Artículo 38. El comerciante deberá conservar debidamente archivados los comprobantes originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y el registro que de ellas se haga y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años. Ley del Impuesto Sobre la Renta. Título II, capítulo V. De las obligaciones de las sociedades mercantiles Artículo 58. Fracción I. Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su reglamento y el reglamento de esta Ley y efectuar los registros en los mismos. Cuando se realicen operaciones en moneda extranjera, deberán registrase al tipo de cambio oficial vigente en la fecha en que se concierten. 28

27 Artículo 58. Fracción II. Expedir comprobantes por las actividades que realicen y conservar una copia de los mismos a disposición de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Artículo. 58. Fracción VII. Valuar sus inventarios por cualquiera de los siguientes métodos: a) Costos identificados. b) Costos promedios. c) Primeras entradas primeras salidas. d) Últimas entradas y primeras salidas. e) Detallistas. Los contribuyentes que lleven el método de valuación de detallistas, lo podrán combinar con cualquiera de los otros permitidos en esta fracción. Código Fiscal de la Federación. Título II, capítulo único. De los derechos y obligaciones de los contribuyentes Artículo 28. Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas: I. Llevarán los sistemas y registros contables que señale el reglamento de este Código, los que deberán reunir los requisitos que establezca dicho reglamento. II. Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas. III. Llevarán la contabilidad en su domicilio. Dicha contabilidad podrá llevarse en lugar distinto cuando se cumplan los requisitos que señale el reglamento de este Código. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Capítulo VII. De las obligaciones de los contribuyentes Artículo 32. Fracción I. Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de esta Ley, y efectuar conforme a este último la separación de los actos o actividades de las operaciones por las que deba pagarse el impuesto por las distintas tasas, de aquellos por los cuales esta Ley libera de pago. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Capítulo VII. De las obligaciones de los contribuyentes Artículo 46. Para los efectos del artículo 32 de la Ley, los contribuyentes del impuesto al valor agregado llevarán los libros de contabilidad y registros a que estén obligados para efectos del Impuesto Sobre la Renta. Cuando el contribuyente no cause este último impuesto, llevará como mínimo los diarios, mayor y el de inventarios y balance, debidamente autorizados. 29

28 30

29 Unidad III Principios de contabilidad Principios de contabilidad Constituyen conceptos fundamentales que establecen bases adecuadas para identificar y delimitar a las entidades económicas, valúan sus operaciones, regulan la presentación de información financiera y representan requisitos generales aplicables a la contabilidad. Entidad Realización Periodo contable Identifican y delimitan a la entidad económica Valor histórico Negocio en marcha Dualidad económica Establecen bases para valuación de operaciones Revelación suficiente Establecen bases para la presentación de información Importancia relativa Consistencia Presentan requisitos generales 31

30 Entidad La actividad económica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad. Realización La contabilidad cuantifica, en términos monetarios, las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan Periodo contable Las entidades dividirán su vida en periodos convencionales para conocer su situación financiera y resultados. Cualquier información contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere. En términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que los originó, independientemente de la fecha en que se paguen. 32

31 Valor histórico original Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afectan o su equivalente, o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste en forma sistemática que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios y se aplican a todos los conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados financieros, se considerará que no ha habido violación de este principio; sin embargo, esta situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca. Negocio en marcha La entidad se presume en existencia permanente, salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus estados financieros representarán valores históricos o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. 33

32 Dualidad económica Debe considerarse, por una parte, los recursos de que dispone la entidad para la realización de sus fines y por la otra, las fuentes de dichos recursos. Revelación suficiente La información contable presentada en los estados financieros debe contener, en forma clara y comprensible, todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad. Importancia relativa La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad, susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Consistencia La información contable debe obtenerse mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación para, mediante la comparación de los estados financieros de la entidad, conocer su evolución y, mediante la comparación con estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa. 34

33 Unidad IV El estado de situación financiera (balance) Concepto El estado de situación financiera muestra en unidades monetarias la situación financiera del ente económico en una fecha determinada, por lo que se dice que es un estado estático. Tiene el propósito de mostrar los recursos económicos, los derechos que tienen los acreedores y la participación de la propiedad que poseen los accionistas o dueños. Por lo tanto, la situación financiera está representada por la relación que tienen los activos con el pasivo y el capital. Activo Igual Pasivo + Capital Activo, pasivo y capital El activo. Está integrado por los bienes y derechos que son propiedad de un ente económico, como el efectivo, las cuentas por cobrar a clientes, inventarios, propiedades muebles y enseres que poseen un valor monetario. El pasivo. Representa las deudas y obligaciones a cargo del ente económico y está compuesto por la suma de dinero que se debe a proveedores, bancos, acreedores diversos y algunas provisiones que se establezcan, 35

34 por ejemplo: para el pago de impuestos, gratificaciones, etcétera. El capital. Está representado por la propiedad que tienen los accionistas o propietarios en el ente económico o, dicho de otra manera más simple, por la diferencia entre los activos y pasivos del ente económico. El estado de situación financiera tiene tres elementos básicos que están unidos por una relación fundamental denominada ecuación contable, la cual expresa el equilibrio o balance entre el activo y la suma de los pasivos más el capital Activo = Pasivo + Capital 100,000 = 40, ,000 Clasificación del activo No todos los valores del activo son de la misma naturaleza ni su inversión tiene los mismos fines. En términos generales, el activo puede clasificarse en tres grandes grupos: 1. Activo circulante. Está formado por los valores con los cuales trabaja el empresario y mediante su cambio le producen utilidades. Entre ellos se cuenta principalmente el efectivo y las mercancías, debiendo contarse también las deudas a su favor, porque son consecuencia de las transacciones. 2. Activo fijo. Está formado por bienes que no se emplean en transacciones porque son necesarios como base fundamental para la existencia del negocio, tales como los edificios, mobiliario y equipo, o maquinaria si es fabricante. 3. Cargos diferidos. Denominados también como activo diferido, son aquellas inversiones que con el transcurso del tiempo se convierten en gastos, pero que por el momento tienen un verdadero valor, que en caso de venta del negocio puede recuperarse. Citaremos como ejemplo los gastos de instalación del negocio, que a veces pueden ser cuantiosos y que con el transcurso del tiempo se amortizan; y los pagos anticipados, como por ejemplo la renta de un inmueble, que se paga por adelantado cubriendo un periodo de varios años en que se irá amortizando también a medida que vaya transcurriendo el periodo de su vigencia. 36

35 Clasificación del pasivo De igual forma, no todos los valores del pasivo son de la misma naturaleza. Se distinguen los siguientes tres grupos generales: 1. Pasivo circulante. Son aquellas deudas del empresario que provienen de compras o préstamos que deben reembolsarse a corto plazo, comúnmente dentro de un año como límite. 2. Pasivo fijo. Son aquellas deudas que se contraen para hacer inversiones en el negocio con el fin de fortalecerlo, y que tienen vencimiento a plazos mayores de un año. 3. Créditos diferidos. También llamados pasivo diferido, son todos los productos cobrados por anticipado. Paralelamente a los cargos diferidos existen los créditos diferidos, pues si a su vez a la empresa se le cubre el alquiler de un edificio, adelantado por varios años, hasta que no transcurren éstos y se mantenga el contrato de arrendamiento, el cobro no podrá considerarse como producto, debiendo ser mientras tanto un pasivo o responsabilidad que se difiere. Otro ejemplo de créditos diferidos es el cobro de suscripciones que hace una empresa periodística, por un semestre. Este cobro es un crédito diferido, y a medida que se vaya cumpliendo con la entrega del periódico podrá considerarse como producto. Por tal causa la noción de créditos diferidos indica la idea de cobro de productos por adelantado, antes de prestar el servicio, prestado el cual se convierten en producto, así como los cargos diferidos se convierten en gasto. Formas de presentación del balance general Existen dos formas de presentación del balance, que corresponden a las dos primeras fórmulas expuestas antes: a) A = P + C Y se denomina forma de cuenta, cuya disposición es la siguiente: 37

36 Lego, SA de CV. Balance general al 31 de julio de 2001 Activo Circulante Caja 2,500 Mercancías 80,700 Clientes 12,600 95,800 Fijo Mobiliario y equipo 30,600 Cargos diferidos Gastos de instalación 12,500 Suma del activo 138,900 Pasivo Circulante Proveedores 6,700 Fijo Documentos por pagar 10,000 Créditos diferidos Intereses cob ,900 por anticipado Capital Capital social 100,000 Utilidad del ejercicio 22, ,000 Suma pasivo y capital 138,900 Fórmula: A 138,900 = P 16,900 + C 122,

37 b) La que corresponde a la fórmula A P = C y que se conoce como fórmula de reporte: Lego, SA de CV. Balance general al 31 de julio de 2001 Activo Circulante Caja 2,500 Mercancías Clientes 12,600 95,800 Fijo Mobiliario y equipo 30,000 Cargos diferidos Gastos de instalación 12,500 Suma del activo 138,900 Pasivo Circulante Proveedores 6,700 Fijo Documentos por pagar 10,000 Créditos diferidos Intereses cobrados por anticipado 200 Suma del pasivo 16,900 Capital Capital social 100,000 l Utilidad del Ejercicio 22, ,000 Fórmula: A 138,900 - P 16,900 = C 122,

38 Balance comparativo Si se compara la situación financiera de una empresa mediante dos balances consecutivos de ella, pueden apreciarse aumentos o disminuciones en los grupos tanto del activo como del pasivo y consecuentemente en el capital, llegándose a las siguientes conclusiones: Si durante el lapso hubo en total un aumento del activo sobre el pasivo, el capital actual será mayor que el anterior, indicando la diferencia una utilidad. Si hubo en total un aumento del pasivo sobre el activo, el capital actual será menor que el anterior, indicando la diferencia una pérdida. Si en total aumentó el activo y disminuyó el pasivo, habrá necesidad de sumar ambas diferencias que repercuten como aumento del capital, existiendo por lo tanto utilidad. Si en total disminuyó el activo y aumentó el pasivo habrá que sumar esas diferencias, las que repercutirán sobre el capital actual disminuyéndolo, y su suma representa una pérdida. Esto nos demuestra que habiéndose obtenido durante el periodo bien sea utilidad o pérdida, ella no debe estar precisamente representada por aumento o disminución en igual suma del efectivo en caja, que es solamente un renglón del activo, sino que tal resultado es la consecuencia de la diferencia que haya en cifras totales entre todas las partidas de activo y pasivo de ambos balances. Lego, SA de CV. Balance comparativo Concepto Agosto 01 Julio 01 + (-) Activo Caja 2,500 1, Mercancías 80,700 77,700 3,000 Clientes 12,600 6,528 6,072 Mobiliario y equipo 30,600 24,600 6,000 Gastos de instalación 12,500 11,000 1,500 Total 138, ,408 17,492 Pasivo Proveedores 6,700 8,900 (2,200) Documentos por pagar 10,000 12,400 (2,400) Créditos diferidos Total 16,900 21,408 (4,508) Capital 122, ,000 22,000 40

39 Unidad V Estado de resultados o de pérdidas y ganancias Concepto Documento que muestra los resultados obtenidos por la empresa en determinado periodo (generalmente un año) como consecuencia de sus operaciones, y su resultado final refleja un beneficio o una pérdida en dicho periodo. En las operaciones de la entidad hay una distinción muy clara entre los ingresos, costos y gastos y así deben ser presentados sus resultados. Los ingresos son las cantidades percibidas por la entidad como consecuencia de sus operaciones. Los costos y gastos, por el contrario, son las cantidades requeridas para la consecución del objetivo de sus actividades. El estado de resultados es un estado dinámico, por lo que sus cifras se expresan en forma acumulativa durante un periodo determinado, generalmente no más de un año. La utilidad o pérdida que muestra el estado de resultados modifica el patrimonio de los dueños o accionistas (capital), la primera incrementándolo y la segunda reduciéndolo. Elementos integrantes del estado de resultados Tanto en las compras como en las ventas, puede haber rebajas y devoluciones. Por ejemplo, a un buen cliente se le hace una rebaja en el precio de venta debido a la importancia de sus operaciones; y otro cliente puede devolver parte de lo comprado por resultarle defectuoso o en desacuerdo con su pedido. 41

40 Debido a esto, para determinar la utilidad en mercancías deben tomarse tanto las compras como las ventas en su cantidad neta, esto es, restándoles tanto las rebajas como las devoluciones. La utilidad en mercancías, a la cual también se le denomina utilidad bruta, no representa el aumento neto al capital, pues resulta modificada por los siguientes conceptos: a) Disminuida por los gastos de venta, o sea sueldos y comisiones a vendedores, gastos de publicidad y propaganda, toda clase de gastos de la tienda y, en general, las erogaciones que se hagan con el fin de vender. b) Disminución por los gastos de administración, o sea lo que implica la dirección del negocio, tales como sueldos de la gerencia y contaduría, papelería y útiles de escritorio, y en general todos los gastos que ocasiona la oficina, como su renta, alumbrado, teléfonos, telégrafos, correo, depreciación de equipo, etcétera. c) Aumentada con los productos y disminuida por los gastos financieros. Estos conceptos no provienen directamente de las transacciones con mercancías, pero son incidentales al negocio, y están representados por intereses cobrados y pagados, descuentos en compras y ventas por pronto pago, castigo de cuentas malas y, en general, por todo aquello que proceda del manejo del dinero, o sea la retribución por el uso del crédito. d) Aumentada con los productos y disminuida con los gastos diversos, o sea todos aquellos que provienen de transacciones con valores que, si bien figuran en la contabilidad, en realidad no forman parte del giro principal de la empresa, rentas y gastos en edificios que se alquilan, dividendos sobre acciones y bonos que posea la empresa. e) Después de efectuar todas estas operaciones se llega a determinar la utilidad neta obtenida, o el aumento al capital, que en algún caso podría ser pérdida neta o disminución de dicho capital. Clasificación de las utilidades Es la combinación de los conceptos que forman el estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados. Ventas menos costo de ventas es igual a utilidad bruta. Utilidad bruta menos gastos de venta es igual a utilidad sobre ventas. Utilidad sobre ventas, menos gastos de administración más productos financieros menos gastos financieros es igual a utilidad en operación. 42

41 Utilidad en operación más productos diversos menos gastos diversos es igual a utilidad neta. Forma del estado de resultados El estado de resultados (anexo 1) se conoce como forma de reporte, o por deducciones, y ofrece la ventaja de mostrar las diferentes clases de resultados parciales obtenidos antes de determinarse la utilidad neta, siendo esta forma la que más se usa. Existe otro medio de presentación, denominado forma equilibrada o de cuenta (anexo 2) en la cual se colocan a la izquierda los conceptos de gasto y a la derecha los conceptos de productos, pero que no se emplea con frecuencia por carecer de información sobre los diversos conceptos de la utilidad. Relación con el balance general Las relaciones o puntos de coincidencia del estado de resultados con el balance general son: 1. El inventario final de mercancías figura en ambos estados; en el estado de resultados, como elemento para determinar el costo de ventas, y en el balance, como partida de activo. 2. La utilidad neta también es una partida que figura en ambos documentos: en el estado de pérdidas y ganancias, como resultado final de las operaciones, y en el balance, como acumulación al capital original para determinar el capital actual. Balanza de comprobación Concepto Documento contable que tiene por objeto registrar la suma del movimiento y saldos, comprobando con ello si se respetó la Teoría de la partida doble. Se puede elaborar en cuatro o seis columnas (anexo 3). 43

42 Anexo 1 Lego, SA de CV. Estado de resultados por el ejercicio del 01 de enero al 31 de diciembre de 2001 Ventas Ventas totales 210, Menos: bonificaciones 1, Devoluciones , Ventas netas 209, Costo de ventas Inventario inicial 77, Compras totales 149, Menos: bonificaciones 2, Devoluciones 1, , Compras netas 144, Suma de entradas de almacén 222, Menos: inventario final 80, Costo de lo vendido 141, Utilidad bruta en mercancías 67, Gastos de operación Gastos de venta 19, Utilidad en ventas 47, Gastos de administración 25, Gastos financieros 2, Productos financieros 1, Pérdida financiera , Utilidad en operación 20, Otros gastos y productos Otros productos 2, Otros gastos 1, Utilidad ajena a la operación 1, UTILIDAD NETA 22,000.00

43 Anexo 2 Lego, SA de CV. Estado de resultados por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2001 Costos y gastos Costo de las ventas (detalle) 141,970 Ventas totales Menos: bonificaciones 1, ,800 Gastos de operación Devoluciones 600 1,800 Gastos de venta (detalle) 19,530 Ventas netas 209,000 Gastos de administración (detalle) 25,851 Gastos financieros (detalle) 2,037 47,418 Productos financieros (detalle) Otros productos (detalle) 1,152 2,348 Otros gastos 1,112 Utilidad neta 22,000 SUMA 212,500 Suma 212,500 Anexo 3. Lego, SA de CV. Balanza de comprobación al 31 de julio de 2001 Cuentas Movimientos Saldos Debe Haber Deudor Acreedor Caja 303,000 80, ,000 Bancos 352, , ,000 Inventario 1 640, ,000 Clientes 290,000 35, ,000 Equipo de transporte 300, ,000 Mobiliario y equipo de oficina 255, ,000 Gastos de instalación 115, ,000 Seg. pagados x anticipado 85,000 85,000 Proveedores 80, , ,000 Acreedores 30,000 60,000 30,000 Documentos por pagar 30, , ,000 Capital social 2 330,000 2,330,000 Compras 320, ,000 Ventas 350, ,000 Sumas 3 800, , , ,000 45

44 46

45 Unidad VI Registro de operaciones La cuenta La cuenta en general Las cuentas son el conjunto de registros donde se va a describir, en forma detallada y ordenada, la historia de cada uno de los conceptos que integran el estado de situación financiera y el estado de resultados. También se pueden definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los estados de situación financiera y el estado de resultados. Las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y resultados. Las cuentas de resultados, o de operación, se van a referir a los ingresos, costos y gastos del ente económico. En las cuentas se suma y se resta el monto de las operaciones, y para hacerlo es necesario establecer varias reglas que indiquen la historia de cada uno de los conceptos que integran los estados financieros, como sigue: 1. El nombre de la cuenta debe corresponder al concepto cuya historia o relación se van a llevar; por ejemplo, la cuenta efectivo se asignará al dinero que estará en la caja de la empresa; banco, al dinero que estará en la cuenta de cheques; clientes, a las facturas pendientes de cobro de los clientes de la empresa; inventario de productos terminados o almacén, a las existencias de productos listos para su venta; cuentas por pagar a proveedores, a las compras pendientes de pago que tengamos con nuestro proveedores; capital social, a las aportaciones que han efectuado los accionistas; ventas, a las operaciones que hemos realizado con los clientes; gastos de venta, a los que se hayan generado en razón de las ventas, etcétera. 47

46 2. A cada cuenta se le destinará una hoja separada por la mitad, como sigue: Nombre de la cuenta Al espacio izquierdo se le llama Debe. A la suma de las cantidades anotadas en este espacio se le llama Movimiento deudor. Al espacio derecho se le llama Haber. A la suma de las cantidades en este espacio se le llama Movimiento acreedor. 1. La diferencia entre movimiento deudor y movimiento acreedor se llama saldo. 2. Si el movimiento deudor es igual al movimiento acreedor el saldo es cero y se dice que la cuenta esta saldada. Nombre de la cuenta Si el movimiento deudor es mayor que el acreedor, se llama saldo deudor. Los registros que se hacen el lado izquierdo se llaman cargo o débito. Si el movimiento acreedor es mayor que deudor, se llama saldo acreedor. Los registros que se hacen en el lado derecho se llaman abono o crédito. Generalmente se usa el siguiente rayado para las cuentas: Nombre de la cuenta Fecha Concepto Debe Haber Saldo Las cuentas pueden ser de naturaleza deudora o acreedora. Recordemos la ecuación contable de: 48 Activo = Pasivo + Capital

47 Esta igualdad se debe conservar en el registro de las cuentas, las cuentas de activo las registraremos en el debe (lado izquierdo) y las cuentas de pasivo y capital en el haber (lado derecho). Cuenta Debe activo Haber pasivo + capital Por tanto, las cuentas de activo son de naturaleza deudora, y su saldo natural debe ser deudor. Las cuentas de pasivo y capital son de naturaleza acreedora y su saldo natural debe ser acreedor. Qué sucede con las cuentas de resultados? Si el capital es de naturaleza acreedora y si las utilidades lo incrementan y las pérdidas lo reducen, debemos continuar guardando la igualdad de la ecuación. Por lo tanto, las cuentas de ingreso que producen un incremento en el capital son de naturaleza acreedora y se registran en el haber (lado derecho) y las cuentas de costos y gastos que producen un decremento al capital son de naturaleza deudora y se registran en el debe (lado izquierdo), como sigue: Cuentas de resultados Debe Costos y gastos Haber Ingresos Si el saldo de la cuenta de resultados es acreedor, representa una utilidad; por el contrario, si es deudor representa una pérdida. Las cuentas de naturaleza deudora inician su saldo con un cargo o débito, registrándose éste en el debe o lado izquierdo de la cuenta. Las cuentas de naturaleza acreedora inician su saldo con un crédito o abono, registrándose éste en el haber o lado derecho de la cuenta. Esquemas de cuenta o de mayor Para hacer ejercicios o determinar el resultado de una o varias operaciones en forma de apunte, se manejan las llamadas T (léase tés ) o esquemas de cuenta de mayor, que representan una cuenta, destinándose 49

48 también el espacio del lado izquierdo al debe y el lado derecho al haber. Para las T o esquemas de cuenta de mayor, no se requiere destinar una hoja a cada cuenta sino simplemente un espacio apropiado, dependiendo de la cantidad de operaciones que se anotarán. Catálogo de cuentas Al conjunto de cuentas que se manejan en un ente económico se le conoce bajo el nombre de catálogo de cuentas. Es importante tener un catálogo de cuentas que ofrezca flexibilidad para poder crecer cuando la empresa se expanda o se desarrolle. Recordemos que la contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones, mide, clasifica, registra y resume con claridad. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un catálogo acorde a la operación del negocio, con flexibilidad para irse adecuando ordenadamente según las necesidades del negocio. Esto es indispensable para el registro de las operaciones en sistemas electrónicos de procesamiento de datos, ya que de no contar con un catálogo y un código, la computadora no puede procesar las operaciones ni producir la información requerida. Un catálogo de cuentas debe tener un orden y es preciso que las cuentas se agrupen por su naturaleza: cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingresos, cuentas de costos, cuentas de gastos. Esto facilita su localización al clasificar la operación al hacer el registro y el resumen. Dentro de su naturaleza también debe haber un orden que atienda a diferentes propósitos, a saber: Las cuentas de activo también deben clasificarse en dos grandes grupos. El primero atiende a su convertibilidad en efectivo y se denomina activo circulante; por tanto, la primera cuenta será la de caja, que representa el efectivo con que cuenta la empresa. El segundo grupo reúne las inversiones o adeudos a favor de la empresa que transformarán en efectivo en un plazo mayor de un año, como los documentos por cobrar a más de un año, inversiones a largo plazo, etc. Así como los activos que se han adquirido y representan bienes tangibles para la producción, venta de mercancías y servicios propios del negocio cuyo tiempo de uso o consumo se estime que se ha prolongado, como las inversiones en terrenos, maquinaria, muebles, etc., y que se denominan activos no circulantes. Dentro de este grupo existen conceptos que representan gastos de la 50

49 empresa y que deben diferirse para participar en varios ejercicios, con frecuencia se les denomina cargos diferidos. Las cuentas de pasivo también se clasifican en dos grandes grupos: las que tienen vencimiento en un lapso de un año se denominan pasivos circulantes o a corto plazo, las que tienen vencimiento a más de un año se denominan pasivos no circulantes. Dentro de estos grupos se muestran, en primer lugar, los conceptos que tienen un mayor grado de exigibilidad, como los documentos por pagar antes de las cuentas por pagar a proveedores. De estos dos anteriores nace un tercer grupo de conceptos que pueden considerarse como un pasivo, pero que se convierten en ingresos con el transcurso del tiempo. Entre ellos figuran los intereses cobrados por anticipado, que son un pasivo si nuestro deudor liquida su adeudo anticipadamente o se transformará en ingreso si nos paga al vencimiento de la deuda. A este grupo se le denomina créditos diferidos. Las cuentas de capital se agrupan principiando con las aportaciones de los accionistas y dueños para continuar con las reservas y las cuentas de utilidades o pérdidas. Las cuentas de ingresos se separan también en dos grupos. El primero agrupa las cuentas que se establecen como consecuencia de sus operaciones normales, y el segundo grupo atiende a los ingresos esporádicos, no relacionados directamente con las operaciones de su objeto social, a las que se les denomina otros ingresos. Los conceptos de costos agrupan las cuentas necesarias para determinar el costo de los productos o servicios vendidos. Por último, las cuentas de gastos también se clasifican en dos grandes grupos. El primero reúne las cuentas de gastos que representan erogaciones normales del negocio como consecuencia de su operación normal, y el segundo grupo incluye los gastos esporádicos no relacionados directamente con las operaciones de su objeto social y que se denominan otros gastos. También se acostumbra a mostrar en un grupo especial el Impuesto Sobre la Renta y la participación de las utilidades de los empleados. Para construir el catálogo y darle orden y flexibilidad se destina el primer código a: 0 Activos. 1 Pasivos. 2 Créditos diferidos. 3 Capital. 4 Ingresos. 51