REGLAMENTO ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE PORTOVIEJO

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1 REGLAMENTO ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE PORTOVIEJO 2012

2 EL DIRECTORIO DE LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE AGUA CONSIDERANDO: Que, el artículo 225 de la Constitución de la República señala que el sector público comprende, entre otros, a: 3) Los organismos y entidades creados por la Ley para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado; y, 4) Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos; Que, el Artículo 315 de la Constitución de la República dispone que el Estado constituirá empresas públicas para la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y el desarrollo de otras actividades económicas; Que la Asamblea Nacional expidió la Ley Orgánica De Empresas Publicas y cuyo ámbito según lo establecido en su artículo 5 Constitución y jurisdicción, manifiesta que: La creación de empresas públicas se hará: Numeral 2 Por acto normativo legalmente expedido por los gobiernos autónomos descentralizados; Que la Ley Orgánica De Empresas Publicas en su Disposición Transitoria primera manifiesta: Empresas públicas o estatales existentes.- Las empresas públicas o estatales existentes, tales como Empresa Estatal Petróleos del Ecuador, PETROECUADOR; Empresa de Ferrocarriles Ecuatorianos (EFE); Correos del Ecuador; las empresas municipales, entre otras, para seguir operando adecuarán su organización y funcionamiento a las normas previstas en esta Ley en un plazo no mayor a ciento ochenta días contados a partir de su expedición, sin que en el proceso de transición se interrumpa o limite su capacidad administrativa y operativa; para cuyo efecto, una vez que la Presidenta o 1 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

3 Presidente de la República o la máxima autoridad del gobierno autónomo descentralizado, según sea el caso, emita el decreto ejecutivo, la norma regional u ordenanza de creación de la o las nuevas empresas públicas, aquellas dejarán de existir y transferirán su patrimonio a la o las nuevas empresas públicas que se creen; Que en virtud de la Disposición Transitoria primera de la Ley Orgánica de Empresas Publicas, el Gobierno Municipal de Portoviejo Expide la Ordenanza Reformatoria A La Ordenanza Sustitutiva De Creación De La Empresa Municipal De Agua Potable Y Alcantarillado De Portoviejo; Que, de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica de Empresas Publicas en su artículo 1 Las disposiciones de la presente Ley regulan la constitución, organización, funcionamiento, fusión, escisión y liquidación de las empresas públicas que no pertenezcan al sector financiero y que actúen en el ámbito internacional, nacional, regional, provincial o local; y, establecen los mecanismos de control económico, administrativo, financiero y de gestión que se ejercerán sobre ellas, de acuerdo a lo dispuesto por la Constitución de la República.; Que, la Ley Orgánica de Empresa Públicas en su artículo 4.- Definiciones.- Las empresas públicas son entidades que pertenecen al Estado en los términos que establece la Constitución de la República, personas jurídicas de derecho público, con patrimonio propio, dotadas de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión. Estarán destinadas a la gestión de sectores estratégicos, la prestación de servicios públicos, el aprovechamiento sustentable de recursos naturales o de bienes públicos y en general al desarrollo de actividades económicas que corresponden al Estado. Que, se deben elaborar normas adecuadas a las necesidades de la empresa y su entorno aplicadas a la estructura y organización, lo cual permitirá una gestión empresarial basada en el beneficio de la población, y lo que dispone la Ley Orgánica de Empresas Públicas. 2 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

4 Que, se requiere simplificar los procedimientos que ha venido utilizando la Empresa, para de esta forma agilitarlos y convertirlos en procesos empresariales que tiendan hacia una mejor atención al cliente; Que, es fundamental determinar los parámetros de autoridad y responsabilidad en los distintos niveles y funciones de cada una de las estructuras de la organización, debe también inscribirse en torno a los sistemas de información, reduciendo el número de niveles administrativos a fin de asegurar el mejor cumplimiento de los objetivos y metas empresariales; y, Que, la Ley Orgánica de Empresas Públicas en su artículo 9.- Atribuciones del directorio.- Son atribuciones del Directorio las siguientes: 7. Aprobar y modificar el Orgánico Funcional de la Empresa sobre la base del proyecto presentado por el Gerente General; En uso de sus atribuciones y facultades concedidas por la Ley Orgánica de Empresas Públicas la EPMAPAP, RESUELVE: EXPEDIR EL REGLAMENTO ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA EMPRESA PUBLICA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE PORTOVIEJO, -EPMAPAP- CAPITULO I GENERALIDADES PRIMERA.- CONCEPTO El Reglamento Orgánico y Funcional es el principal instrumento para establecer productos y procesos, que le permitan a la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Portoviejo proceder a la asignación del trabajo a cada una de sus dependencias. 3 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

5 SEGUNDA.- FINALIDADES Permitir que los directivos, ejecutivos, funcionarios, empleados y trabajadores de la Empresa tengan una visión clara, global y detallada de las funciones y estructura de la misma; Definir y difundir las funciones a cada dependencia responsable de su cumplimiento; e informar a los servidores y usuarios, las líneas formales de comunicación, la jerarquía y las relaciones de línea y de asesoría existentes en la empresa. TERCERA.- RESPONSABILIDAD El Reglamento Orgánico Funcional establece los productos y procesos que deberán ser cumplidos por todos y cada uno de los funcionarios, empleados y trabajadores de la Empresa, por lo tanto ninguno de ellos estará exento del cumplimiento de los mismos. CUARTA.- PROPUESTA PARA MODIFICACIONES Todas las propuestas de modificación de la Estructura Orgánica y Funcional, deben ser dirigidas a la Dirección Administrativa. QUINTA.- DETERMINACION DE GRUPOS OCUPACIONALES Y DE PUESTOS Para la aprobación de nuevos grupos ocupacionales y la creación de nuevos puestos que se incluyan en el Orgánico Funcional, se requerirá de aprobación del Directorio, mediante Ordenanza expresa; previo informe de disponibilidad presupuestaria emitido por el Departamento Financiero e informe técnico favorable a la Dirección Administrativa. SEXTA.- APROBACIÓN La aprobación del presente Reglamento y sus modificaciones hasta el nivel Dirección, son potestad del Directorio de la Empresa; y las de los niveles dependientes de las funciones Departamentales hacia abajo, serán atribución del Gerente. 4 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

6 CAPITULO II LA EMPRESA La Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Portoviejo, se encuentra constituida, como persona jurídica de derecho público, dotada de autonomía administrativa, económica, financiera y técnica, con patrimonio propio y domicilio en la ciudad de Portoviejo, provincia de Manabí, siendo su plazo de duración de carácter indefinida. La presente ordenanza regulará la constitución, organización básica y funcionamiento de los órganos de dirección y de gestión de la empresa, establecerá los alcances de la autonomía legal, competencias, funciones y responsabilidades de la EPMAPAP requeridas para cumplir con sus objetivos, La EPMAPAP se regirá por los siguientes principios; 1. Contribuir en forma sostenida al desarrollo humano y buen vivir de la población ecuatoriana; 2. Promover el desarrollo sustentable, integral, descentralizado y desconcentrado del Estado, y de las actividades económicas asumidas por éste. 3. Actuar con eficiencia, racionalidad, rentabilidad y control social en la exploración, explotación e industrialización de los recursos naturales renovables y no renovables y en la comercialización de sus productos derivados preservados el ambiente; 4. Propiciar la obligatoriedad, generalidad, uniformidad, eficiencia, universalidad accesibilidad, regularidad, calidad, continuidad, seguridad, precios equitativos y responsabilidad en la prestación de los servicios públicos; 5. Precautelar que los costos socio-ambientales se integren a los costos de producción; y, 6. Preservar y controlar la propiedad estatal y la actividad empresarial pública. 5 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

7 El objetivo de la EPMAPAP, es la prestación de los servicios públicos de agua potable y de alcantarillado sanitario y pluvial del cantón Portoviejo, constituido por las parroquias urbanas y rurales que lo conforman, basados en los principios de universalidad de los servicios, calidad, eficiencia y eficacia en su gestión, así como los principios de responsabilidad, rendición de cuentas y solidaridad. La prestación de los servicios de manera eficiente y los demás principios anotados, cobija a todos los que directamente intervienen en la gestión de la empresa, incluyendo por tanto, al Directorio de la Empresa. Directorio que será responsablemente solidario con la administración y desarrollo de la EPMAPAP (en lo que le competa). Son funciones de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Portoviejo, las siguientes: Servicios de agua potable que comprende: sistema de producción, captación, reserva y conducción de agua cruda, tratamiento y conducción de agua tratada; Sistema de distribución; almacenamiento, redes de distribución y proceso de tratamiento de agua; Normativos, entrega al usuario, conexiones domiciliarias, considerando medición, control de clandestinos y otros. Servicios de alcantarillado sanitario y pluvial, que comprende: Sistema de recolección, conexiones domiciliarias, sumideros, redes y emisores; Sistema de Tratamiento y disposición de las aguas servidas; Sistema de recolección y disposición de aguas lluvias. Servicios de disposición sanitaria de excretas, sistema de letrinas y fosas sépticas, unidades sanitarias y en general infraestructura sanitaria y en general infraestructura sanitaria Acciones de protección del medio ambiente vinculada a los proyectos que ejecuta la empresa para el cumplimiento de sus objetivos 6 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

8 MISIÓN Servir a la colectividad en el abastecimiento de agua potable y alcantarillado, preservando la salud de la población y el medio ambiente. VISIÓN Ser una empresa eficiente y eficaz, que genere rentabilidad social en sus inversiones, capaz de dotar de un servicio de agua potable y alcantarillado continuo, oportuno y de calidad al Cantón Portoviejo. VALORES CORPORATIVOS Orientación hacia el servicio. Respeto integral por las personas. Transparencia en el manejo de recursos públicos. Excelencia en nuestra gestión. Responsabilidad social y ambiental. 7 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

9 POTABLE Y ALCANTARILLADO DE PORTOVIEJO 8 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

10 ÍNDICE 1.- NIVEL DIRECTIVO 1.1. EL DIRECTORIO AUDITORIA INTERNA 2.- NIVEL EJECUTIVO 2.1. GERENCIA GENERAL ASESORIA JURIDICA SECRETARIA GENERAL COMUNICACIÓN SOCIAL SERVICIO INFORMÁTICO 3.- NIVEL DIRECCION 1.1.DIRECCION ADMINISTRATIVA RECURSOS HUMANOS COMPRAS PÚBLICAS BODEGA SERVICIOS GENERALES 3.2. DIRECCION TECNICA INGENIERIA PLANIFICACION Y PROYECTOS 9 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

11 FISCALIZACION OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO AGUA POTABLE SANEAMIENTO MANTENIMIENTO MECANICO ELECTRONICO DE REDES DEPARTAMENTO AMBIENTAL 3.3.DIRECCION COMERCIAL ATENCION AL CLIENTE CATASTRO Y FACTURACION CATASTRO DE CLIENTES Y MEDIDORES LECTURAS E INCONSISTENCIAS EMISION Y DISTRIBUCION CARTERA Y COBRANZA RECAUDACION CORTE Y RECONEXION COACTIVA 3.4. DIRECION FINANCIERA CONTABILIDAD PRESUPUESTO TESORERIA 10 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

12 1.1. EL DIRECTORIO INTEGRACIÓN DEL DIRECTORIO El Directorio estará integrado por los siguientes miembros: a) El Alcalde de la Ciudad o su delegado, quien lo presidirá; b) Dos Concejales Principales o sus respectivos suplentes designados por el Concejo Municipal. c) Un Funcionario Municipal; d) Un Delegado de la Ciudadanía (usuarios y usuarias del Servicio). Actuará como secretario, El Gerente de la empresa, con voz pero sin voto. FUNCIONES a) Establecer las políticas y metas de la Empresa, en concordancia con las políticas nacionales regionales, provinciales o locales formuladas por los órganos competentes y evaluar su cumplimiento; b) Aprobar los programas anuales y plurianuales de inversión y reinversión de la Empresa Pública de conformidad con el Plan Nacional de Desarrollo c) Aprobar de desinversión de la empresa pública en sus filiales o subsidiarias 11 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

13 d) Aprobar las políticas aplicables a los planes estratégicos, objetivos de gestión, presupuesto anual, estructura organizacional y responsabilidad social corporativa; e) Aprobar el presupuesto general de la Empresa y evaluar su ejecución f) Aprobar el Plan Estratégico de la Empresa, elaborado y presentado por la Gerencia General, evaluar su ejecución; g) Aprobar y modificar el Orgánico Funcional de la Empresa sobre la base del proyecto presentado por el Gerente General. h) Aprobar y modificar el Reglamento de Funcionamiento del Directorio. i) Autorizar la contratación de los créditos o líneas de crédito, así como las inversiones que se consideren necesarias para el cumplimiento de los fines y objetivos y empresariales, cuyo monto será definido en el Reglamento General de la Ley Orgánica de Empresas Publicas con sujeción a las disposiciones de la Ley y a la Normativa interna de la Empresa. Las contrataciones de crédito, líneas de crédito o inversiones inferiores a dicho monto serán autorizadas directamente por el Gerente General de la Empresa j) Autorizar la enajenación de bienes de la empresa de conformidad con la normativa aplicable desde el monto que establezca el directorio, k) Conocer y resolver sobre el informe Anual de la o el Gerente General, auditores internos o externos, así como los Estados Financieros de la Empresa Pública cortados al 31 de diciembre de cada año; l) Resolver y aprobar la fusión, escisión, o liquidación de la Empresa Pública; 12 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

14 m) Nombrar a la o al Gerente General, de una terna propuesta por la presidenta o presidente del directorio, y sustituirlo; n) Aprobar la creación de filiales o subsidiarias, nombrar a sus administradoras o administradores con base a una terna presentada por la o el Gerente General, y sustituirlos ; o) Disponer el ejercicio de las acciones legales, según el caso, en contra de ex administradores de la Empresa; y, p) Las demás que le asigne la Ley, su reglamento General y la reglamentación interna de la empresa q) Revisar oportunamente la tarifa de agua potable, en base a estudios técnicos, financieros y de costos reales. r) Modificar el pliego tarifario existente del cobro de la tarifa de agua potable y alcantarillado. s) Nombrar a los Directores de Áreas como Director Financiero, Director Administrativo, Director de Comercialización, Director Técnico, Asesor Jurídico, Secretario General, Comunicación Social Además de las atribuciones anotadas, el directorio deberá: 1. Conocer los proyectos de reforma a la ordenanza de la empresa, previo a la resolución del Concejo Municipal; 2. Presentar al Concejo Municipal el informe semestral y anual con los resultados de la gestión de la empresa 13 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

15 3. Conceder licencia al Gerente o declararle en comisión de servicios, por un periodo máximo de sesenta días. PRESIDENTE DEL DIRECTORIO FUNCIONES a) Cumplir y hacer cumplir el marco regulatorio aplicable a la EPMAPAP b) Convocar y presidir las sesiones del Directorio y suscribir las actas conjuntamente con el Secretario; c) Informar periódicamente al Concejo Municipal sobre los asuntos de importancia de la EPMAPAP d) Proponer, negociar y suscribir los convenios de gestión con el Gerente en representación del Directorio; e) Conceder licencia al Gerente o declararle en comisión de servicios, por un periodo máximo de 30 días continuos y un máximo de 60 días discontinuos durante un año f) Proponer para la aprobación del Directorio, 3 (tres) ofertas de compañías privadas de auditoría debidamente calificadas por la Contraloría General del Estado, para la realización de la auditoría externa de la empresa. En los casos de auditorías externas requeridas por entidades financieras internacionales se aplicarán las disposiciones previstas en los convenios de financiamiento; y g) Otras atribuciones que sean delegadas expresamente por el Directorio. 14 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

16 SESIONES Las sesiones del Directorio son ordinarias y extraordinarias. Las primeras serán cada quince días y las segundas cuan las convoque el Presidente por propia iniciativa y/o a petición del Gerente General; y a solicitud de más de la mitad de los miembros, por lo menos con veinte y cuatro horas de anticipación, exponiendo los motivos de la convocatoria. Para que el Directorio pueda sesionar legalmente el quórum deben estar presentes, por lo menos la mayoría (3) de sus miembros. Las resoluciones se tomarán por mayoría absoluta de votos de los miembros del Directorio, los votos en blanco se suman a la mayoría, está prohibido retirarse de la sesión una vez dispuesta la votación. Los miembros del Directorio percibirán una dieta por cada sesión ordinaria y extraordinaria a la que asisten. La dieta se cancelará según la normativa legal aplicable. El Presidente del Directorio ejercerá su derecho al voto en todas las resoluciones del directorio, y tendrá voto dirimente en las resoluciones que reflejen un empate AUDITORÍA INTERNA AUDITORIA INTERNA ASISTENTE DE AUDITORIA AUDITOR TECNICO 15 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

17 ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Dirección de Auditoría Interna; b) Elaborar el Plan Anual de Actividades de Auditoría Interna; y, controlar y evaluar su ejecución; c) Efectuar auditorias de gestión a las diferentes unidades técnicas y administrativas; d) Efectuar auditorías y exámenes especiales solicitados por el Directorio y/o Gerencia. e) Presentar a Contraloría General del Estado, con copia al Directorio los informes de los exámenes realizados, para que la Gerencia tome acciones correctivas adecuadas; y, f) Promover mejoras en las actividades de la Empresa a través de las recomendaciones pertinentes. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, normas y procedimientos en que ha de basar su gestión la auditoría interna, a cuyo efecto deberá: - Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones del Directorio y Gerente, que regulan las actividades de la Empresa; - Difundir entre las unidades administrativas involucradas en la Auditoría Interna, leyes, reglamentos, normas, procedimientos y disposiciones relacionadas con la misma; 16 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

18 - Elaborar y proponer en colaboración con la Dirección de Institucional, cambios y modificaciones a las leyes y reglamentos, que regulan las actividades de la Empresa, acoplándolos a los cambios del entorno; b) Colaborar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control de gestión, y en la elaboración de las normas conjuntamente con las otras funciones de la Empresa; c) Definir el grado de colaboración que debe prestar Auditoría Interna a la Dirección de Desarrollo Institucional, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función; d) Revisar y evaluar los sistemas de control interno, financiero y administrativo y de información gerencial; e) Examinar y evaluar el cumplimiento de la planificación, la aplicación de la estructura orgánico funcional, la efectividad de la dirección y la eficiencia de la operación; f) Revisar y evaluar la eficiencia, efectividad y economía con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, con oportunidad de verificar las transacciones, registros, informes y estados financieros correspondientes al período examinado; g) Revisar y evaluar los resultados de las operaciones programadas a fin de determinar si se han alcanzado las metas propuestas, emitiendo informes que contengan comentarios, conclusiones y recomendaciones, y realizar el correspondiente seguimiento para verificar su cumplimiento; 17 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

19 h) Formular y proponer al Directorio las estrategias y acciones a seguir por la Empresa, en aspectos relacionados con el control interno, para un correcto manejo de los recursos financieros, administrativos, técnicos e informáticos de la misma; i) Informar al Directorio y a la Gerencia sobre los resultados de la auditorías y/o exámenes especiales, así como del cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas; j) Evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de las políticas, objetivos, metas, estrategias, leyes y reglamentos, normas y procedimientos de la Empresa, efectuando las recomendaciones de mejoramiento, así como el seguimiento para la implantación de los mismos; k) Absolver las consultas provenientes de los distintos órganos de la Empresa, referentes a las disposiciones legales y administrativas, así como del manejo de los recursos humanos, materiales, financieros e informáticos; l) Planificar las labores de auditoría, supervisar su ejecución y controlar la calidad de los informes; m) Preparar y mantener actualizado el Manual de Auditoría Interna Específico, que norme el funcionamiento de la unidad; n) Realizar exámenes y auditorías solicitados por el Directorio de la Empresa y por el Gerente. ASISTENTE DE AUDITORIA a) Coordinar con el Auditor Interno las actividades de la unidad. b) Preparar y efectuar las visitas previas a las unidades que van a ser evaluadas 18 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

20 c) Evaluar el control interno de las demás unidades de la entidad cuando sean sometidas a examen. d) Elaborar los planes específicos de trabajo. e) Brindar asistencia profesional al Auditor Interno. f) Brindar asistencia al Auditor. AUDITORIA TECNICA a) Verificar que la Empresa lleve los registros en la forma, cantidad y calidad adecuada y suficiente para el cumplimiento de sus obligaciones legales, contractuales y reglamentarias garantizando la veracidad de la información presentada. b) Aplicar las metodologías, sistemas y procedimientos o las investigaciones necesarias para la recopilación de información o realización de estudios y análisis, velando por la aplicación de los instrumentos adecuados para el logro de los fines perseguidos. c) Coadyuvar a que la EPMAPAP cumpla con el análisis y evaluación de metas y objetivos propuestos. d) Dar su opinión profesional e independiente a la EPMAPAP. e) Realizar inspecciones a las operaciones técnicas y los servicios a los usuarios, sin interferir en su desarrollo del giro del negocio y dar su opinión profesional e imparcial y de verificación del cumplimiento de normas técnicas. f) Realizar auditorías de las operaciones que implican costo, gasto o inversión relacionados con la operación de los sistemas y con los servicios a los usuarios sin interferir en su desarrollo y presentar su opinión profesional e imparcial y de verificación del cumplimiento de normas técnicas y contables. 19 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

21 g) Velar porque la información sectorial requerida por la EPMAPAP sea presentada periódica y puntualmente a objeto de permitir el seguimiento a los indicadores de gestión establecidos. h) Es función del Auditor igualmente verificar en la Empresa el cumplimiento de las disposiciones legales de orden técnico o económico - financiero que rigen el funcionamiento del sector. i) Auditar la calidad, eficiencia, eficacia y economía en la gestión operativa. j) Presentar su opinión profesional e imparcial sobre la calidad del servicio de agua potable, tomando en cuenta las fuentes, los materiales, la gestión y otros aspectos inherentes al igual que del servicio de alcantarillado sanitario. k) Presentar su opinión profesional sobre la estructura y sistema organizacional de la Empresa. l) Analizar los aspectos técnicos y financieros de las inversiones realizadas, las que están en curso y las proyectadas. m) Hacer seguimiento al gradual logro de los resultados esperados, conforme establecen los Planes y Programas (como el Plan Estratégico de Desarrollo del Servicio o el Programa Operativo Anual) n) Realizar auditorías de la gestión administrativa y financiera de la Empresa. o) Presentar todos los informes, reportes, certificaciones y otros que elabore y que estén relacionados con la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado, conforme a lo establecido en el Contrato. p) Verificar y hacer seguimiento a los indicadores Administrativos, financieros, Técnicos y Comerciales 20 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

22 2.1. GERENCIA GENERAL ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES 1. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la empresa; 2. Cumplir y hacer cumplir la ley, reglamento y demás normativa aplicable, incluidas las resoluciones emitidas por el directorio 3. Suscribir las alianzas estratégicas aprobadas por el directorio 4. Administrar la empresa, velar por su eficiencia empresarial e informar al directorio trimestralmente o cuando sea solicitado por este, sobre los resultados de la gestión, de aplicación de las políticas y de los resultados de los planes, proyectos y presupuestos, en ejecución o ya ejecutados; 5. Presentar al Directorio las memorias anuales de la empresa y los estados financieros; 6. Preparar para conocimiento y aprobación del Directorio el Plan General de Negocios, Expansión e inversión y el Presupuesto General de la Empresa; 7. Aprobar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) En los plazos y formas previstos en la ley; 8. Aprobar y modificar los reglamentos internos que requiera la empresa, excepto el señalado en el numeral 8 del artículo 11 de la Ordenanza Reformatorio a la ordenanza Sustitutiva de Creación de la EPMAPAP 9. Iniciar, continuar, desistir y transigir en procesos judiciales y en los procedimientos alternativos solución de conflictos, de conformidad con la ley y los montos 21 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

23 establecidos por el Directorio. El gerente procurará utilizar dichos procedimientos alternativos antes de iniciar un proceso judicial, en todo lo que sea materia transigible; 10. Designar al Gerente General Subrogante; 11. Resolver sobre la creación de agencias y unidades de negocios; 12. Designar y remover a los administradores de la agencias y unidades de negocios, de conformidad con la normativa aplicable; 13. Nombrar, contratar y sustituir al talento humano, respetando la normativa aplicable; 14. Otorgar poderes especiales para el cumplimiento de las atribuciones de los administradores de agencias o unidades de negocios, observando para el efecto las disposiciones de la reglamentación interna; 15. Adoptar e implementar las decisiones comerciales que permitan la venta de productos o servicios para atender las necesidades de los usuarios en general y del mercado, para la cual podrá establecer condiciones comerciales especificas y estratégicas de negocios competitivas; 16. Ejercer la jurisdicción coactiva en forma directa o a través de su delegado; 17. Actuar como secretario del Directorio; y, 18. Las demás que le asigne la Ley, su Reglamento General y las normas internas de la Empresa. 19. Entregar en listado a cada Director de los ingresos por rubro que hubiere tenido la empresa en cada mes, igualmente los egresos por rubro y partida presupuestarias sin incluir nominas del personal administrativo vigente, con excepción de algún caso de contratación nueva. Además tendrá los siguientes deberes y atribuciones: a) Autorizar los traspasos, aumentos y reducciones de créditos en el presupuesto general de la empresa y las respectivas reformas presupuestarias según lo establecido en la Ley, en concordancia con la normativa presupuestaria que para el efecto expida el Ministerio de Finanzas y la Contraloría General del Estado, b) Informar trimestralmente al Directorio de la gestión de la empresa en función de los indicadores de gestión aprobados al inicio de cada año fiscal; 22 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

24 c) Supervisar y evaluar los planes de inversiones, los programas de ejecución de obras y los convenios de fortalecimiento institucional que suscriba la empresa con entidades públicas y privadas en el marco de programas de financiamiento nacional e internacional; d) Celebrar contratos en representación de la EPMAPAP, previa autorización del Directorio; e) Presentar al Directorio la proforma de presupuesto anual de la empresa, solicitar las reformas y transferencias más trascendentales; f) Formular los proyectos de reglamentos internos y generales de la empresa y someterla a consideración y aprobación del Directorio; g) Aprobar el pago de horas extras y suplementarias de trabajo de los empleados y obreros de la empresa, en los casos que estas horas extras se originen por situaciones de emergencia o establecidas con la finalidad de brindar un mejor servicio. h) Suscribir el respectivo convenio de gerencia por resultados. ASISTENTE DE GERENCIA a) Llevar la agenda de gerencia. b) Coordinar reuniones con delegaciones c) Asistir al gerente en los diferentes actos o reuniones. d) Preparar informes a la gerencia de las diferentes reuniones y datos de prensa. e) Coordinar con comunicación social las diferentes reuniones con barrios. f) Coordinar y organizar todas las acciones, actividades y trabajos relacionados con la Secretaria General. 23 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

25 g) Supervisar todas las acciones inherentes a la Gerencia. h) Realizar seguimientos y funciones que le asigne el Gerente. i) Coordinar todas las actividades de la Gerencia ASESORIA JURIDICA ESTRUCTURA ORGANICA ASESORIA JURIDICA ABOGADO ASISTENTE JURIDICO ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Asesoría Jurídica y de los equipos a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la Asesoría Jurídica en coordinación con los equipos a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente; d) Llevar una recopilación de las normas y disposiciones legales actualizadas de la Empresa en coordinación con el Departamento de Desarrollo Institucional, 24 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

26 e) Adoptar oportunamente las medidas correctivas necesarias para el cumplimiento de los planes y programas; y, f) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Gerente y con aquellas establecidas por la Ley para su jurisdicción; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Asesorar jurídicamente a nivel directivo, ejecutivo, apoyo y operativo de la institución. b) Patrocinar a la entidad de los procesos de carácter laboral, penal, asuntos civiles, mercantiles y otros que tengan que afrontar. c) Autorizar minutas definitivas y suscribir los contratos de cualquier cuantía que realice la EPMAPAP. d) Participar en los comités o grupos de trabajo que señalen las leyes, reglamentos o nivel directivo de la institución. e) Emitir los informes y dictámenes de carácter jurídico que sean solicitados por los superiores jerárquicos y/o jefes departamentales de la EPMAPAP. f) Presentar a la Gerencia los proyectos de ordenanzas, reglamentos, acuerdos relacionados con la EPMAPAP para el trámite respectivo. g) Intervenir en asesoría de los juicios y más acciones legales que la EPMAPAP tenga que asumir y además suscribir los escritos de defensa, por delegación del Gerente. 25 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

27 h) Ejercer las demás funciones que por ley, reglamento o disposición superior se le encomendare ABOGADO a) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de Control, y en la elaboración de las normas correspondientes; b) Presta servicios de seguimiento de causas informando al Asesor Jurídico en forma permanente y oportuna de los escritos presentados y plazos correspondientes. c) Colaborar en la preparación de manuales y la documentación para la aplicación de leyes y reglamentos en relación con la Empresa; d) Elaborar proyectos de ordenanzas y reglamentos bajo las directrices proporcionadas por el inmediato superior, tendentes a reformar el marco legal; e) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la Asesoría Jurídico, f) Realizar las actividades asignadas por el Asesor Jurídico ASISTENTE JURÍDICO a) Brindar soporte administrativo y funcional al Asesor Jurídico de acuerdo con las políticas y normas corporativas. b) Elaboración y revisión de contratos, convenios y documentos normativos internos. c) Orientar e instruir acerca de los temas o trámites que le competen a esa oficina o dependencia. 26 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

28 d) Elaborar informes y demás documentación relacionada al Área Jurídica. e) Mantener en orden el archivo del Asesoría Jurídico. f) Realizar las actividades asignadas por la Asesoría Jurídica SECRETERIA GENERAL ESTRUCTURA ORGÁNICA. SECRETARIA GENERAL GESTION DE ARCHIVO GESTION DE DOCUMENTACION ASISTENTE DE SERVICIOS VARIOS ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a. Organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la función de la Secretaría General y el equipo a su cargo. b. Diseñar las actividades a cumplir la Secretaría General en coordinación con el equipo que la componen, dentro del Plan Operativo Anual, y evaluar su ejecución. c. Organizar, supervisar y ejecutar las labores de administración de la documentación y archivo. 27 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

29 d. Presentar informes periódicos de actividades, y lo que solicitare el Gerente. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Dar fe de los actos administrativos de la Empresa. b) Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de Secretaría General. c) Participar en el proceso de planificación, control y la elaboración de las normas correspondientes a su equipo de trabajo. d) Elaborar los borradores de las actas de las sesiones de Directorios. e) Formar un archivo encuadernado, sellado y numerado de las actas del Directorio de la Empresa; y, conferir copia de los documentos a sus integrantes, conforme lo determina la Ley. f) Custodiar el archivo general y mantener actualizadas los registros de control de comunicaciones. g) Realizar anualmente, la depuración del archivo activo como paso previo del traslado de documentos al archivo general. h) Informar a los interesados sobre el estado de sus trámites. i) Colaborar en la atención de los trámites de competencia del Gerente j) Preparar la correspondencia y demás comunicaciones dispuestas y a ser suscritas por el Gerente. 28 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

30 k) Direccionar la correspondencia, tanto interna como externa. l) Coordinar el mantenimiento de archivos. m) Coordinar con las funciones pertinentes, para el cumplimiento de las disposiciones del Gerente y del Directorio. n) Convocar y supervisar que la elaboración de convocatorias, a los miembros del Directorio para sesiones, sean oportunas y proporcionen a los participantes la información concreta y suficiente sobre el temario a tratarse. o) Conferir copias, certificaciones a solicitud de público de acuerdo con los reglamentos internos y autenticar documentos, previamente autorizados por el Gerente. p) Supervisar el desempeño de la Secretaría General, en lo relacionado a la recepción, enrutamiento, seguimiento y archivo de los documentos, internos y externos de la Empresa GESTION DE ARCHIVO a) Recibir periódicamente y archivar los documentos provenientes de los archivos específicos de todas las dependencias. b) Coordinar la implantación y utilización de técnicas modernas de archivo y gestión documentaria, para mejorar la eficiencia en el mantenimiento, conservación y manipulación de documentos. c) Conocer el marco legal e institucional, así como las normas y procedimientos en que ha de basar su gestión. 29 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

31 d) Informar a la Secretaría General, sobre el desarrollo y estado de los trámites documentados. e) Manejar el archivo de documentos, internos y externos de la Empresa, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos; f) Controlar y custodiar el archivo activos y pasivo de los documentos originales tanto del directorio, como de las diferentes funciones de la Empresa, g) Proponer al Secretario General la adopción de técnicas modernas de archivo, para mejorar la eficiencia en el mantenimiento, conservación y manipulación de documentos. h) Realizar las actividades asignadas por su inmediato superior y aquellas dispuestas por el Gerente GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN a) Asiste en el desarrollo de las actividades de la unidad. b) Atiende llamadas telefónicas c) Interactúa con clientes internos y externos. d) Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. e) Brinda apoyo logístico en actividades especiales. f) Coordina y hace seguimientos a las acciones administrativas emanadas por los diferentes Departamentos. g) Lleva y mantener actualizado el archivo activo de Secretaria General. 30 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

32 h) Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. i) Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. j) Realizar las actividades asignadas por su inmediato superior ASISTENTE DE SERVICIOS VARIOS a. Realizar las entregas de correspondencias dentro y fuera de la Empresa. b. Fotocopiar, escanear, los documentos y direccionar los mismos. c. Realizar servicios de mensajería. d. Ayudar al ordenamiento de las oficinas. e. Realizar las actividades asignadas por su inmediato superior y aquellas dispuestas por el Gerente COMUNICACIÓN ESTRUCTURA ORGANICA COMUNICACIÓN PERIODISTA COMUNICADOR SOCIAL 31 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

33 ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Comunicación Social y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; b) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente c) Apoyar al proceso Directivo y Gerencial para el establecimiento de mecanismos de información que vinculen la acción de la EPMAPAP con la opinión pública en general y con los medios especializados de difusión en particular. d) Efectuar la comunicación externa e interna que permita dar a conocer e interiorizar en la opinión pública y en la organización, un conocimiento claro, preciso y positivo de la misión, visión, objetivos estratégicos y resultados de la gestión de la EPMAPAP. e) Elaborar mediante el empleo de técnicas modernas de comunicación, programas demostrativos de las actividades y proyectos que realiza la empresa y fomentar su difusión. f) Proporcionar los servicios de relaciones públicas y protocolo. g) Monitorear a la opinión pública sobre servicios que presta la empresa, e informar al Gerente en los casos de que el pronunciamiento sea en contra de la bondad del servicio para la implementación de correctivos. h) Dar seguimiento a los indicadores de gestión establecidos por la empresa i) Las demás funciones que le asigne el Gerente. 32 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

34 FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Análisis de la información interna de todos los departamentos de la Empresa para fundamentar la información al público y las acciones al interior de la Empresa. b) Análisis de la información que se produce para situar alertas y sugerir acciones que mejoren la imagen de la Empresa ante el público. c) Calificación de los medios de comunicación social por su incidencia en la opinión pública. d) Planificación de los proyectos generales de comunicación y específicos para cumplir objetivos especiales. e) Establecer una interacción permanente entre el personal de la Empresa para lograr un cruce constante de información, trasmitiendo mensajes como: carteles, boletines, periódicos y murales, etc.; f) Dirigir las campañas que se consideren necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la Empresa. g) Desarrollar las relaciones de la Empresa con la comunidad y defender las tesis de la Empresa en los foros que sea necesario. h) Procurar que todos los departamentos mantengan un sistema adecuado de atención al público. i) Las demás que determine el Gerente. 33 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

35 PERIODISTA a) Analizar los informes internos de la Empresa y originar información para los medios impresos y alternativos, y para las autoridades de la Empresa. b) Elaborar y distribuir boletines diarios de información para los medios impresos. c) Mantener actualizada la agenda de medios impresos y aplicar formas rápidas de comunicación con ellos. d) Mantener un registro de la frecuencia de las publicaciones en cada uno de los medios impresos. e) Calificar a los medios impresos que circulan en el área de influencia de la Empresa por su incidencia en la opinión pública. f) Sugerir el uso de medios alternativos cuando sea necesario y en la forma adecuada. g) Mantener actualizado el archivo de información del departamento. h) Organizar ruedas de prensa, seminarios para reporteros y más eventos de información, y elaborar los materiales para ellos. i) Dirigir la producción gráfica para medios impresos y alternativos. j) Informar los cambios que se produzcan en la actitud de los medios y/o sectores de opinión de la comunidad. k) Las demás que determinen el superior inmediato. 34 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

36 COMUNICADOR SOCIAL a) Actualizar constantemente su información sobre las actividades de la Empresa y documentar su producción de información para los medios electrónicos. b) Dirigir la producción gráfica y de audio para esos medios. c) Preparar y redactar guiones de spot de las campañas de la empresa d) Organizar encuentros rápidos de los medios electrónicos con las autoridades de la Empresa y sus técnicos para destacar la información diaria. e) Mantener actualizada la agenda de medios electrónicos y aplicar formas rápidas de comunicación con ellos. f) Elaborar un registro actualizado de las menciones que los medios electrónicos hagan de temas de agua potable y alcantarillado en sus informativos y preparar respuestas cuando sea necesario. g) Fortalecer la relación de la Empresa y sus autoridades con esos medios. h) Calificar a los medios electrónicos por su incidencia en la opinión pública y sugerir la utilización de más acuerdos en los casos en que la Empresa requiera servicios específicos y/o difundir la información diaria. i) Llevar un control de la actitud de los medios electrónicos y los periodistas frente a la Empresa y sugerir acciones para mejorarla. 35 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

37 j) Actuar en equipo con sus compañeros en los eventos de planificación y en realizaciones específicas. k) Las demás que determinen el superior inmediato DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INFORMÁTICOS ESTRUCTURA ORGANICA RECURSOS INFORMATICOS BASE DE DATOS Y SISTEMA DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACION REDES Y COMUNICACIONES ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento de Recursos Informáticos, y de las unidades a su cargo; b) Elaborar el Plan anual de actividades del Departamento de Recursos Informáticos, en coordinación con las unidades a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y las que solicitare el Director de Desarrollo Institucional; y, 36 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

38 d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Director de Desarrollo Institucional; y, con aquellas establecidas por el Marco Regulatorio Institucional para su jurisdicción administrativa. FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Administrar de los servicios y recursos informáticos de la empresa b) Realizar estudios de análisis de los requerimientos de asistencia técnica y diseño de sistemas informáticos de las diferentes áreas. c) Planificar y programar las actividades de análisis, diseño, programación y prueba, implementación y mantenimiento del sistema integrado de la empresa. d) Asesorar a los ejecutivos y operativos en las diferentes áreas en la organización sobre los métodos y sistemas de información. e) Realizar estudios de factibilidad técnicos económicos y elaborar especificaciones para la selección de equipos, programas, suministros y demás servicios o dispositivos informáticos. f) Establecer normas para el uso de equipos, programas y suministros informáticos. g) Coordinar la ejecución de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e instalaciones. h) Dirigir y controlar la elaboración de manuales del departamento. i) Elaborar el presupuesto del Departamento de Informática. 37 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

39 j) Establecer medios de seguridad tanto física como virtual de los sistemas de información automatizada (software y hardware). k) Resguardar y custodiar la información de los sistemas de información automatizados. l) Definir la base tecnológica requerida para la implementación de los sistemas de información. m) Presentar proyectos e ideas innovadoras que fortalezca la gestión administrativa e institucional de la EPMAPAP. n) Calificación de proveedores y exigir el cumplimiento de contratos en todo lo referente a la parte Informática BASE DE DATOS Y SISTEMAS a) Administrar la estructura de las Bases de Datos de desarrollo y en producción. b) Responsable de definir y documentar el diseño y estructura de las Bases de Datos que serán utilizadas por los desarrolladores de software en la construcción de aplicaciones informáticas. c) Administrar la actividad de los datos almacenados. d) Administrar y controlar el Sistema Manejador de Base de Datos (DBMS). e) Establecer el Diccionario de Datos en conjunto con los desarrolladores de software que se aplicarán para la construcción de nuevas aplicaciones o las que impliquen cambios en las ya elaboradas. f) Asegurar la confiabilidad de la Base de Datos de desarrollo y producción. 38 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

40 g) Administrar y custodiar los respaldos de información electrónica a nivel institucional; h) Definir los perfiles de usuarios para acceso a las bases de datos en coordinación con el Departamento de Informáticas; i) Asignar claves a usuarios de los sistemas en producción; j) Gestionar el Plan de Seguridad Informática y mantenerlo actualizado. k) Dirigir los proyectos de seguridad basados en las leyes y normas estándar que permiten a las organizaciones públicas validar su cumplimiento y obtener las acreditaciones de seguridad exigidas por ley. l) Presentar estadísticas de la actividad de la base de datos en todas sus dimensiones y de todos los sucesos. m) Registrar e informar al Jefe de Informática los eventos que se presenten en las Bases de Datos y las acciones tomadas para su resolución DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN a) Desarrollar de acuerdo a especificaciones previas los sistemas informáticos que apoyan a los procesos de la EPMAPAP. b) Dar soporte y mantenimiento a los sistemas informáticos que apoyan a los procesos de la EPMAPAP. c) Brindar asesoría técnica a los proyectos de desarrollo informático de las dependencias de la EPMAPAP. 39 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

41 d) Coordinar con el Jefe de Informática los aspectos técnicos de los proyectos informáticos. e) Mantener actualizada la documentación técnica y usuaria para cada uno de los sistemas desarrollados por el departamento y en caso de un futuro mantenimiento a los mismos se hagan las correcciones o incorporaciones adicionales a dicha documentación. f) Analizar y recomendar la factibilidad de los proyectos de sistemas de información, en lo que respecta a la definición tecnológica, relacionado con los procesos de implantación. g) Capacitar al usuario sobre los sistemas informáticos para que pueda ejecutarlos y operarlos en forma segura y adecuada. h) Velar por la seguridad e integridad de la información almacenada en los medios magnéticos. i) Establecer una política de capacitación y actualización en materia informática para los funcionarios de todos los departamentos. j) Mantener actualizada y en custodia la documentación técnica y del usuario de los sistemas de información en operación y desarrollo. k) Proponer al Jefe de Informática la contratación de tecnologías para el desarrollo de sistemas de información y programar su utilización. l) Cumplir con los lineamientos establecidos en la metodología para el desarrollo de sistemas de información. 40 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

42 REDES Y COMUNICACIÓN a) Instalación y configuración de paquetes informáticos de propósito general y aplicaciones específicas a todos los computadores de la empresa. b) Implantar y administrar redes locales y extensas. c) Direccionamiento IP a todos los computadores de la empresa. d) Mantenimiento e implementación de cableado estructurado en todas las oficinas de la EPMAPAP. e) Instalación y configuración de computadores, impresoras, y demás equipos informáticos a cargo del Departamento de Informática. f) Responsable del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos del parque informático de la EPMAPAP. g) Soporte y asesoramiento técnico continúo en sitio a todos los funcionarios de la EPMAPAP en lo referente a redes, computadores, impresoras y demás dispositivos informáticos. h) Controlar las redes privadas virtuales, la implantación de firewall, dominios NT, y demás tipos de seguridades. i) Proponer y coordinar cambios para el mejoramiento del parque informático de la empresa. 41 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

43 3.1. DIRECCION ADMINISTRATIVA ESTRUCTURA ORGANICA 3.1. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA TALENTO HUMANO COMPRAS PUBLICAS SERVICIOS GENERALES ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES ESPECÍFICAS Diseñar, programar y dirigir los sistemas y procedimientos administrativos Autorizar los movimientos relacionados con el área Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad Desarrollar y presentar anualmente a la gerencia general, los objetivos y planes de acción correspondientes al área administrativa y de gestión del talento humano. Establecer los índices de gestión necesarios para el control y evaluación de los resultados del área Participar en la elaboración del presupuesto anual de la unidad Elaborar los manuales de políticas, normas y procedimientos administrativos de la dependencia Representar a la unidad ante el comité de compras Realizar seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales Coordinar y controlar el área de desarrollo del talento humano 42 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

44 Revisar y aprobar las facturas, órdenes de pago, órdenes de compra y otros. Coordinar y controlar los inventarios de los bienes de la Institución Velar por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad. Representar a la institución en el área de su competencia Rendir cuenta a la Gerencia General, sobre la gestión administrativa y la gestión del talento humano de la institución. Dirigir los procesos de adquisición y provisión de bienes y servicios. Mantener contacto permanente con los proveedores y velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos por la institución Evaluar periódicamente al personal a su cargo Asistir y participar en reuniones de la unidad Supervisar, controlar y distribuir las actividades del personal a su cargo. Redactar informes, correspondencia, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas Las demás funciones asignadas por el Gerente General DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO ESTRUCTURA ORGANICA TALENTO HUMANO ANALISTA DE NÓMINA CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN 43 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

45 ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha del Departamento. b) Elaborar el plan anual de actividades del Departamento de Desarrollo Humanos, en coordinación con el equipo a su cargo; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Director Administrativo; y, d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Director Administrativo y con aquellas establecidas por el Gerente. FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Planificar, coordinar, dirigir y controlar las funciones del Departamento, optimizando la utilización periódica de los recursos. 2. Controlar que se cumplan las políticas establecidas para la contratación del personal de acuerdo a la legislación vigente. 3. Coordinar la organización de los concursos de oposición y méritos para ingreso a la Institución de los casos que aplique de acuerdo a la legislación vigente. 4. Entrevistar al personal por ingreso, ajuste, revisión periódica y salida. 5. Proporcionar orientación y consejo al personal de la Institución. 44 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

46 6. Responsable final por la contratación, ajuste de remuneraciones, traslados y salida del personal de la Institución. 7. Coordinar los controles de personal, incluyendo la integridad de los expedientes, los índices de rotación, seguridad, movilidad y demás aplicables. 8. Realizar auditoria periódicas de personal. 9. Coordinar y controlar el proceso y pago de las nóminas del personal y aportaciones al IESS de acuerdo al régimen laboral y legislación vigente. 10. Controlar la puntualidad, el ausentismo y las faltas del personal. 11. Coordinar el control y aplicación de las políticas de la institución en general. 12. Planificar y coordinar programas de capacitación anualmente para el personal de la Institución. 13. Elaborar Informe mensual de actividades. 14. Controlar que se efectúen las evaluaciones periódicas para el personal de la Instrucción que dictamine la legislación vigente. 15. Controlar las estadísticas sobre riesgos ocupacionales que mantenga la Institución. 16. Planificar y Organizar Sistemas de mejoramiento que contribuyan a crear un clima laboral y de salud optimo para los colaboradores de la Institución. 45 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

47 17. Determinar las necesidades de la organización en lo que se refiere a registros, archivos, información comunicaciones y otros servicios comunes. 18. Participar en reuniones o comités, para atender los planteamientos de los trabajadores y resolver los conflictos que pudieren existir entre el personal y la Institución. 19. Ejecutar proyecciones de la nómina en porcentajes a fin de tomar decisiones en los incrementos de remuneración tanto para el personal a nombramiento como para el sujeto al Contrato; en coordinación con el personal de Nómina Coordinar y participar con la Gerencia General, Directores de división y los jefes de otros departamentos en la elaboración y mejoramiento de las políticas administrativas ANALISTA DE NÓMINA a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de Procedimientos, en que basa su gestión el equipo de trabajo responsable de la Nómina; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas; d) Ejecutar la nómina y elaborar los roles de pago mensual del personal, roles de pago del Décimo Tercer Sueldo y Décimo Cuarto Sueldo. e) Coordinar la provisión de información sobre ingresos y descuentos que se aplican al cálculo de las remuneraciones; 46 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

48 f) Mantener actualizado el distributivo de personal de la Empresa; g) Elaborar los cuadros estadísticos por concepto de remuneraciones; h) Ejecutar los procesos de liquidación de horas suplementarias y extraordinarias y descuentos por fallos judiciales y demás beneficios; i) Ejecutar los programas de concesión de anticipos de acuerdo con los reglamentos e instructivos vigentes; j) Emitir certificados solicitados por los empleados y trabajadores; k) Mantener actualizados los respaldos que se generan por los procesos de nómina; l) Realizar las actividades asignadas por el Jefe Inmediato CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión el Departamento de Desarrollo Humanos; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Realizar el seguimiento al cumplimiento de leyes, reglamentos, y demás disposiciones en las actividades ejecutadas dentro de la unidad; d) Detectar las necesidades de capacitación del personal; 47 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

49 e) Elaborar, ejecutar y evaluar el plan y los programas anuales y actividades de capacitación; f) Mantener actualizado el sub-sistema de capacitación; g) Desarrollar actividades que ayuden a incrementar las capacidades y destrezas del recurso humano; h) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de Capacitación i) Realizar la programación de vacaciones de los empleados y obreros de la empresa j) Participar con el jefe inmediato en las evaluaciones periódicas y seguimiento del desempeño del personal de la empresa k) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Desarrollo Humano RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y EVALUACIÓN a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos, en que basa su gestión la Jefatura Recursos Humano b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes a su área de responsabilidad; c) Programar y supervisar el desarrollo y mantenimiento de los subsistemas de ingreso de personal a la Empresa y su contratación; 48 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

50 d) Definir los perfiles psicológicos de los posibles candidatos, en coordinación con Dirección Administrativa; e) Administrar el subsistema de contratos de personal de la Empresa y elaborar los proyectos de contratos en sus diferentes modalidades en coordinación con Asesoría Jurídica; f) Analizar y efectuar el trámite reglamentario sobre cambios y traslados administrativos de personal, de acuerdo con la normatividad vigente; g) Establecer los requisitos mínimos, funciones, ponderación de factores de selección para elaborar la convocatoria; h) Ejecutar el proceso de selección interno y externo del personal; i) Elaborar informes de los elegibles, en coordinación con el correspondiente Jefe de Área; j) Mantener un banco de datos sobre posibles candidatos; k) Programar y ejecutar el sistema de inducción del nuevo personal de la Empresa y realizar el seguimiento para evaluar el grado de adaptación laboral y del nivel de productividad de la persona seleccionada y/o contratada; l) La evaluación del desempeño deberá estar acorde a las políticas, metodología y etapas de aplicación que determine el Ministerio de Relaciones Laborales. m) La evaluación del desempeño programado y por resultados es un proceso permanente, los responsables de unidades, áreas o procesos deberán computar las valoraciones de los indicadores de gestión en periodos, trimestrales o semestrales según el requerimiento 49 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

51 del plan operativo institucional, como mecanismo de retroalimentación y aprendizaje constante del servidor. n) Evaluar el desempeño todos los servidores que prestan servicios en la empresa. o) Preparar informes estadísticos de procesos selectivos e ingresos; p) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de la selección y Contratación q) Mantener el seguimiento y control de los contratos para elaborar notificaciones de término de los mismos; y, r) Elaboración de normas, técnicas, métodos y procedimientos que sistemáticamente se orientan a evaluar mediante indicadores cuantificados y objetivos el desempeño de las funciones con el fines de la institución, en orden a identificar sus niveles y resultados de gestión y determinar los procesos de mejoramiento continuo de sus labores y el desarrollo profesional. s) Los resultados de la evaluación serán notificados al Jefe inmediato y al Gerente, t) Colaborar en la administración del sistema integrado de Talento Humano, en lo concerniente a selección, capacitación, evaluación del desempeño, proceso de inducción u) Mantener actualizado el sistema de archivo de la unidad en todos sus aspectos. v) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad. 50 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

52 COMPRAS PÚBLICAS ESTRUCTURA ORGÁNICA COMPRAS PUBLICAS ANALISTA DE ADQUISICION ANALISTA DE COMPRAS PUBLICAS BODEGA ASISTE DE COMPRAS PUBLICAS ANALISTA DE BODEGA ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Programar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la unidad y de los equipos que lo conforman; b) Elaborar el plan anual de actividades de la unidad de Abastecimientos, en coordinación con las unidades relacionadas a sus funciones; y, controlar y evaluar su ejecución para proceder a la toma de decisiones oportunas; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Director Administrativo; y, 51 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

53 d) Cumplir con las demás actividades que le encomendare el Director Administrativo y el Gerente. FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Conocer y aplicar las leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos, relacionados con la gestión de la unidad de Compras Públicas ; 2. Consolidar el plan anual de abastecimientos y supervisar la elaboración, ejecución y evaluación del mismo, en coordinación con las demás unidades; 3. Administrar el proceso de adquisiciones sujeto a los procedimientos comunes previstos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Pública y su Reglamento General, de acuerdo con las políticas y normatividad vigente y proponer los cambios necesarios para su actualización; 4. Supervisar los procesos de compra local; 5. Coordinar y/o supervisar con las distintas unidades las actividades de: abastecimiento, stock de bodega, adquisiciones, bodegas e importaciones relacionadas, así como también con instituciones proveedoras de servicios; 6. Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la unidad Abastecimientos, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas para el mejoramiento de las técnicas de abastecimientos, que garanticen una eficiente gestión administrativa; 7. Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la unidad de Abastecimientos, y que contribuyen la Información Gerencial, y; 52 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

54 Demás funciones asignadas por el Jefe Administrativos ANALISTA DE COMPRAS PÚBLICAS 1. Recibir y atender las solicitudes de bienes, materiales, suministros y servicios requeridos de los procesos de compras públicas; 2. Coordinar con las diferentes unidades de la Empresa las especificaciones y condiciones de los materiales requeridos de procesos de compras públicas; 3. Actualizar los registros de proveedores; 4. Mantener un registro estadístico de las adquisiciones que sirva de base para la toma de decisiones al nivel gerencial; 5. Cotizar proformas de proveedores para solicitar partida y elevar al portal de compras públicas ; 6. Recopilar la información idónea para proceder a elaborar los pliegos de cada proceso; 7. Cumplir con los cronogramas establecidos en el portal de compras públicas; 8. Tramitar las órdenes de gasto, de pago y compromiso presupuestario; 9. Elaborar informes de cumplimiento de actividades dentro de una política de rendición de cuentas; 10. Las demás actividades que le disponga el Jefe de la unidad. 53 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

55 ANALISTA DE ADQUISICIONES a) Realizar los procesos de importación de equipos y materiales que requiera la Empresa para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo con las leyes. b) Coordinar con las diferentes unidades de la Empresa las especificaciones y condiciones de los materiales requeridos de los procesos de ínfima cuantía c) Recibir y atender las solicitudes de bienes, materiales, suministros y servicios requeridos de ínfima cuantía. d) Mantener un registro estadístico de las adquisiciones que sirva de base para la toma de decisiones al nivel gerencial de ínfima cuantía ; e) Actualizar los registros de proveedores f) Cotizar proformas de proveedores. g) Contabilizar los registros de las adquisiciones y documentar h) Tramitar las órdenes de gasto, de pago y compromiso presupuestario i) Elaborar informes de cumplimiento de actividades dentro de una política de rendición de cuentas j) Las demás actividades que le disponga el Jefe de la unidad ASISTENTE DE COMPRAS PÚBLICAS 1. Recibir y atender las solicitudes de bienes, materiales, suministros y servicios requeridos. 54 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

56 2. Elaborar los pliegos de,los nuevos procesos que se van a contratar a través del portal de compras públicas. 3. Elaborar los documentos que se necesitan durante los procesos como; resolución de inicio de proceso, calificación, adjudicación, etc. 4. Contabilizar los registros de las adquisiciones y documentar 5. Elaboración de reportes de ínfima cuantía mensualmente y elevar al portal de compras publicas 6. Elaborar informes de cumplimiento de actividades dentro de una política de rendición de cuentas 7. Las demás actividades que le disponga el Jefe de la unidad 8. Archivo de documentos 9. Elaboración de memorando, oficios, informes BODEGAS BODEGA ANALISTA DE BODEGA a) Generar las requisiciones necesarias, de acuerdo con el plan anual de abastecimientos, que garanticen su provisión oportuna a las diferentes unidades de la Empresa y que aseguren su operación normal; 55 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

57 b) Ingresar las adquisiciones al módulo de bodega e inventarios al sistema informático contable; c) Realizar la recepción física de los bienes y materiales adquiridos, y verificar conjuntamente con el delegado o comisión técnica respectivos, la cantidad, la calidad, la propiedad y conformidad de los bienes recibidos con las condiciones y especificaciones técnicas contractuales y, legalizar las actas de entrega recepción; d) Administrar, custodiar y conservar en forma adecuada los inventarios físicos de las bodegas; e) Participar en la toma física de inventarios; f) Realizar el ingreso de los químicos a la planta de tratamiento. g) Determinar con base en criterios técnicos, de utilidad y funcionamiento, los materiales obsoletos que deben someterse al trámite de baja; h) Coordinar las entregas y devoluciones de materiales en obras que se realizan por administración directa; i) Preparar los datos a ser procesados, inherentes a la gestión de Bodegas, contribuyendo al esquema de Información Gerencial; y, j) Participar y mantener el control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad a otra; k) Mantener, para fines de control interno los bienes que no reúnan las condiciones para contabilizarlos como activo fijo, pero que tengan duración superior a un año, que permita la fácil identificación de los mismos y de los responsables; 56 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

58 l) Elaborar un catastro de los bienes inmuebles, así como fichas individuales de las propiedades de la Empresa, donde conste: ubicación, planos, avalúos, fotografías, etc.; m) Coordinar con la Asesoría Jurídica la legalización sobre la transferencia de dominio de los bienes inmuebles que se encuentran en uso de la Empresa; n) Codificar los bienes adquiridos por la Empresa y verificar las especificaciones técnicas y la calidad de los mismos; o) Entregar los bienes muebles a los custodios finales mediante actas debidamente legalizadas, y mantener un registro y control de los mismos; p) Reportar a la unidad de Servicios Generales, toda la documentación e información necesaria de los bienes muebles adquiridos, a fin de lograr su incorporación en la póliza de seguros; q) Entregar los certificados de preexistencia de los bienes de la empresa, a los custodios de los bienes para fines de reclamos que se presentaren a las compañías de seguros; r) Informar periódicamente al Jefe de Abastecimiento sobre la existencia de bienes en mal estado y fuera de uso, a fin de iniciar los procesos de enajenación; s) Participar en los procesos de remate; t) Preparar informes periódicos sobre la administración y control físico de bienes muebles e inmuebles de la Empresa y los que requieran las autoridades de la Empresa, para toma de decisiones; y, u) Todas las demás tareas que se le asigne por parte de la Jefatura de Abastecimiento. 57 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

59 ANALISTA DE BODEGA a) Recibir los materiales que ingresa a bodega. b) Despachar los materiales a las diferentes dependencias de la Empresa; c) Mantener archivos actualizados de las adquisiciones, movimientos y bajas de los activos de la empresa. d) Ingresar las adquisiciones al módulo de contabilidad e) Las demás actividades que le disponga el Jefe de Abastecimiento SERVICIOS GENERALES ESTRUCTURA ORGANICA SERVICIOS GENERALES MANTENIMIENTO Y SERVICIOS TRANSPORTES ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Supervisar y vigilar el cumplimiento de las actividades de servicios generales, de seguridad física, de mantenimiento de las instalaciones y seguros, de la Empresa; b) Verificar el cumplimiento de los contratos suscritos por el departamento para la prestación de los servicios generales requeridos, y que son de su competencia; 58 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

60 c) Vigilar el control, uso y funcionamiento del parque automotor; d) Comprobar el cumplimiento de la aplicación de Reglamentos internos, instructivos para la compra de bienes muebles, activos fijos, y servicios en general, así como de su administración, a fin de precautelar su uso y destinos. e) Controlar el uso y destino adecuado de los vehículos de la Empresa; y mantener un control estadístico individual por vehículo, del consumo de repuestos, combustible, lubricantes y de los siniestros ocurridos en cada uno de ellos; f) Preparar y tramitar las bases en coordinación con Asesoría Jurídica y la Dirección de Ingeniería, para la contratación de pólizas de seguros de activos fijos, personal de la Empresa, cauciones, rotura de maquinaria, responsabilidad civil, robo y asalto, riesgos especiales, vehículos, equipo electrónico, incendio, transporte de dinero, accidentes personales, riesgos especiales y transporte de importaciones; g) Realizar un reconocimiento, avalúo comercial y evaluación de todos los bienes asegurables, tanto materiales de daño emergente, lucro cesante y personales; FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Identificar con el personal del área correspondiente la máxima pérdida probable de mercado y la pérdida catastrófica en un predio asegurable; b) Identificar con el personal del área correspondiente los principales peligros y amenazas a que está expuesto el interés asegurable y recomendar las coberturas adecuadas para proteger debidamente el riesgo; c) Realizar el debido análisis de eventos incidentales o accidentales que se presentan y establecer si gozan del amparo del seguro; 59 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

61 d) Realizar estudios respecto de siniestros negados por la aseguradora, o los no amparados para la adopción de medidas correctivas; e) Investigar las causas de todos los siniestros importantes; f) Tramitar ante la aseguradora el pago por los siniestros que se presentan, estableciendo una política de comités de una manera periódica; g) Establecer un calendario de re-inspecciones al predio y su contenido, ya sea para constatar si se han cumplido recomendaciones anteriores o para ratificar el estado de riesgo; h) Establecer las mejores alternativas económicas y de coberturas para los seguros del personal que labora en la Empresa y determinar la suma asegurable del conjunto; i) Definir la modalidad de los valores asegurables, el valor de reposición o el valor real comercial; j) Incorporar a las coberturas de seguros los activos que se adquieran y el personal que ingrese a la Empresa; k) Mantener una política fija de revalorización de activos y sumas aseguradas a fin de evitar infra-seguros; l) Participar en la elaboración de proformas en lo que respecta a seguridad externa, industrial y mantenimiento; m) Coordinar con la unidad de Contabilidad en la actualización y mantenimiento de la base de datos en lo que respecta a los costos de activos fijos, maquinaria y equipos; 60 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

62 n) Administrar las pólizas de seguros en coordinación con la empresa asesora de seguros; o) Controlar, monitorear y manejar los siniestros que se presenten en la vigencia de los programas de seguros de la EPMAPAP., así como también todos los trámites que sean necesarios para el buen manejo del programa; p) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la unidad de Servicios Generales, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de servicios generales que, garanticen una eficiente gestión administrativa; q) Coordinar con la Departamento de Desarrollo Humano la organización de conferencias sobre seguridad y los amparos de las principales coberturas de seguros contratados; MANTENIMIENTO Y SERVICIOS a) Coordinar las actividades relacionadas con el traslado y mantenimiento de los bienes muebles propiedad de la Empresa; b) Coordinar, supervisar y hacer el seguimiento de los trabajos de mantenimiento del edificio matriz y de todos los inmuebles de la Empresa, sean éstos por contrato o por administración directa; c) Supervisar e inspeccionar los trabajos ejecutados por contratistas, en el ámbito de su actividad; d) Revisar y controlar el cumplimiento de los contratos y de las planillas telefónicas, de energía eléctrica y de radiofrecuencias de la Empresa, para optimizar éstos servicios; 61 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

63 e) Velar por la seguridad, buen uso, conservación, mantenimiento y reparación de muebles y máquinas de oficina; f) Controlar el desempeño del personal de aseo y limpieza y guardias privados asignados a las diferentes dependencias de la Empresa; g) Revisar, controlar y tramitar el pago de planillas por servicios que la Empresa recibe de otras instituciones estatales o privadas y reportar las novedades, con el objeto de optimizar éstos servicios; h) Controlar el desempeño del personal de choferes y operadores de equipos asignados a las diferentes dependencias de la Empresa; i) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad TRANSPORTE a) Establecer los mecanismos adecuados para realizar el mantenimiento preventivo de los vehículos, maquinaria, equipo pesado y otros medios de transporte de la Empresa, que propendan a incrementar su vida útil; b) Verificar que el personal responsable del manejo de los medios de transporte, maquinaria, equipo pesado; del uso y mantenimiento adecuado a los mismos; c) Cumplir y hacer cumplir el reglamento de movilización de la Empresa; d) Mantener registros actualizados y adecuados de la plantilla de conductores, accidentes ocurridos y adquisiciones de vehículos, maquinaria y equipo pesado; e) Emitir los informes correspondientes para rematar o dar de baja aquellos bienes muebles que por sus condiciones o necesidades de trabajo así lo precisan; 62 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

64 f) Controlar el abastecimiento de combustibles en las gasolineras particulares de acuerdo con los cupos y disposiciones determinadas por la unidad; g) Efectuar el control y registro periódico del kilometraje de cada vehículo para establecer parámetros comparativos de rendimiento por recorrido, uso y destino de cada automotor; h) Tramitar oportunamente la matriculación del parque automotor; i) Verificar, controlar e informar a la unidad de Servicios Generales sobre la circulación j) Contratar y controlar los vehículos arrendados a terceros, sobre el uso de los mismos; k) Verificar la calidad y cantidad del combustible utilizado por el parque automotor, maquinaria y equipo pesado; l) Realizar las actividades asignadas por el Jefe de Unidad DIRECCION TÉCNICA ESTRUCTURA ORGANICA TECNICO INGENIERIA OPERACION Y MANTENIMIENTO AMBIENTE 63 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

65 ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Planificar, organizar, coordinar y controlar la buena marcha de la Dirección y de las dependencias a su cargo; b) Elaborar el plan anual de actividades de la Dirección de Técnica en coordinación con las dependencias a su cargo; y, controlar su ejecución; c) Presentar informes periódicos de actividades y los que solicitare el Gerente; d) Cumplir con las demás disposiciones que le encomendare el Gerente FUNCIONES ESPECÍFICAS a) Conocer el marco legal e institucional, normas y procedimientos en que ha de basar su gestión de los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado, a cuyo efecto deberá: Mantener archivos codificados de leyes, reglamentos, resoluciones y disposiciones del Directorio y Gerente, que regulan las actividades de la función de técnica. Difundir entre las unidades operativas involucradas en la Dirección de Técnica, leyes, reglamentos, normas, procedimientos y disposiciones relacionadas con las funciones. b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como el de control, y en la elaboración de las normas conjuntamente con los otros departamentos de la Empresa 64 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

66 c) Coordinar la colaboración que debe prestar la Dirección de Técnica a la Jefatura de Desarrollo Administrativo, para la elaboración de reglamentos internos, manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para facilitar la gestión a cargo de la mencionada función. d) Administrar la Operación y el Mantenimiento de los sistemas de producción de agua potable, recolección y disposición de aguas servidas y lluvias; así como la conservación y mantenimiento de las cuencas hidrográficas y el de las laderas. e) Administrar los sistemas de apoyo necesario para la operación y mantenimiento de los sistemas y controlar la eficiencia y calidad del servicio entregado a los clientes; f) Proponer acciones y programas a mediano plazo con relación a la prestación de servicio de agua potable y alcantarillado, drenaje de aguas lluvias, disposición sanitaria y demás servicio a cargo de la Empresa; g) Participar junto con la Gerencia en la definición de objetivos, estrategias, recursos necesarios y elaboración del Plan Anual de Contratación de acuerdo a las necesidades de expansión de los servicios así como de la optimización de la capacidad de producción, conducción y distribución de agua potable y de la recolección, tratamiento y disposición oficial para aguas servida; h) Evaluar la factibilidad de los programas de inversión y operación a mediano plazo para la operación y el mantenimiento de los sistemas de agua potable y alcantarillado; i) Formular con base en los programas a mediano plazo establecidos por la Gerencia objetivos, metas y programas de corto plazo, cuantificando y organizando los recursos a nivel de unidades operacionales, así como controlando y evaluando su desempeño; j) Realizar inspecciones a las actividades de operación y mantenimiento de las diferentes unidades de esta Dirección; como también en función de las inspecciones realizadas, 65 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

67 determinar las obras emergentes, prioritarias o rutinarias, con el fin de aprovechar al máximo los recursos existentes; k) Recopilar y analizar la información necesaria de problemas específicos de las diferentes unidades y presentar recomendaciones claras de las posibles soluciones; l) Coordinar con el Departamento de Recursos Humano en los programas de capacitación para el personal de las dependencias y grupos de trabajo del área m) Realizar el seguimiento del cumplimiento de los reglamentos estructurales, funcionales y posicionales en el área de su competencia; n) Manejar los datos a ser procesados, inherentes a la unidad Operación y Mantenimiento, y al sistema de información al usuario; o) Evaluar los resultados obtenidos, confrontándolos con las normas y estándares establecidos, obteniendo los índices de gestión en el desarrollo de la función Operación y Mantenimiento; p) Analizar e indexar causales de orden interno y externo que pudieran incidir en los índices de cumplimiento presentados por la unidad de Operación y Mantenimiento, obteniendo los niveles reales de desempeño para la mencionada función, sugiriendo y adoptando medidas correctivas para mejorar del área; y, q) Realizar las demás actividades asignadas por el Gerente. 66 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

68 DEPARTAMENTO DE INGENIERIA ESTRUCTURA ORGANICA INGENIERIA PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS FISCALIZACIÓN ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Asegurar la ejecución de proyectos para obras de infraestructura de acuerdo con normas y especificaciones técnicas y económicas previamente aprobadas. b) Coordinar disponer y aprobar los proyectos de expansión y mejoramiento de redes de los servicios hidrosanitario, y la elaboración de los análisis de factibilidad relacionados con la ampliación de los sistemas de abastecimiento de agua potable y alcantarillado. c) Coordinar la elaboración de documentos técnicos de contratación para determinados tipos de proyectos. d) Liderar el trabajo de profesionales y del personal administrativo. e) Elaborar informes de cumplimiento de objetivos-metas estratégicas. 67 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

69 f) Dar seguimiento a los indicadores de gestión establecidos por la empresa para su área PLANIFICACION Y PROYECTOS a) Colaborar con la unidad Desarrollo Organizacional, en la elaboración de reglamentos internos manuales de funciones, de procedimientos y de responsabilidades, para su aplicación dentro de la unidad de Estudios y Diseños, controlando su aplicación; b) Supervisar el control al cumplimiento de leyes, reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos y responsabilidades, dentro de la unidad Estudios y Diseños; c) Programar el desarrollo de los proyectos: urgentes, inmediatos, a mediano y largo plazos para conseguir el incremento de la cobertura de los servicios; d) Coordinar y supervisar las actividades de los estudios y diseños juntamente con las unidades de Agua Potable y Saneamiento; e) Atender las solicitudes de los usuarios, organismos gubernamentales, no gubernamentales y seccionales, que mediante hojas de control, darán como resultado la programación e implementación de proyectos que serán puestos en consideración al Departamento de Ingeniería; f) Suscribir los planos y demás documentos, como memorias técnicas, formularios. g) Aprobar los presupuestos de los proyectos, previo al envío a la unidad de Contrataciones; h) Aprobar todas las factibilidades de servicio, documento que requiere la Municipalidad de la ciudad, previo a la aprobación de anteproyectos de urbanizaciones o conjuntos habitacionales, así como para el cobro de los impuestos dispuestos por el Municipio; 68 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

70 i) Elaborar el plan anual de actividades de esta función en coordinación con las dependencias del Departamento de Ingeniería y controlar su ejecución; j) Atender los pedidos de los usuarios referentes a las ampliaciones de los sistemas de agua potable y alcantarillado, en coordinación con las unidades de Agua Potable y Saneamiento; k) Medir los resultados obtenidos en las actividades desarrolladas por la unidad de Estudios y Diseños obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de las técnicas de Estudios y Diseños, que garanticen una eficiente gestión. l) Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la unidad de Estudios y Diseños, y que contribuyen a la integración del Sistema de Información Gerencial. m) Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente TECNICO SANITARIO - HIDRAULICO a) Recopilar la información Técnica. b) Diseñar redes de agua potable y alcantarillado, junto con las especificaciones, memorias de cálculo y presupuestos respectivos, c) Utilizar software de diseño y modelación de agua potable y alcantarillado, d) Realizar inspecciones en campo, 69 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

71 e) Proponer soluciones eficientes, f) Realizar las demás actividades asignadas por el Jefe de la unidad TOPOGRAFO a) Inspeccionar los sectores motivos de estudios. b) Revisa las condiciones de los instrumentos y material topográfico a requerirse. c) Efectúa las mediciones, nivelaciones y esquemas topográficos de terrenos, calles y otras zonas geográficas. d) Señala los puntos de referencia importantes para el replanteo y ubicación de cotas en el terreno. e) Registra los datos de ángulos, distancias y niveles. f) Calcula y determina con precisión la superficie, distancia y otras características del terreno. g) Dibuja levantamientos y perfiles topográficos. h) Interpreta cartas topográficas. i) Obtiene medidas de nivelación para el tendido de redes de alcantarillado. j) Cumple con las demás disposiciones que le asigne el Jefe de la Unidad. 70 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

72 CADENERO a) Transporta los equipos e instrumentos de topografía. b) Coloca las estacas para señalar los puntos de referencia. c) Sostiene la mira cuando se efectúa nivelaciones. d) Obtiene las medidas de superficies del terreno. e) Colabora con el topógrafo en la comprobación de las medidas. f) Sitúa las señales de prevención a los conductores de vehículos, cuando se trabaja en vías transitadas. g) Desbroza y limpia el terreno, donde se hará el estudio topográfico. h) Efectúa otras tareas equivalentes ASISTENTE DEPARTAMENTAL (DIBUJANTE) a) Dibujar planos técnicos topográficos, estructurales, arquitectónicos e hidráulicos, de acuerdo a instrucciones recibidas, b) Ejecutar trabajos de copias de planos, formatos y cuadros, y administrar el archivo proporcionando información en forma adecuada y oportuna. c) Colaborar con actividades de oficina, relacionadas con rotulación, codificación e identificación. 71 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

73 d) Realiza otras actividades equivalentes. e) Cumple con las demás disposiciones que le asigne el Jefe de la unidad FISCALIZACIÓN a. Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como en el de control, y en la elaboración de las normas correspondientes al área de su competencia; b. Coordinar con el Departamento de Servicio al Cliente el cronograma de instalaciones a desarrollar. Detallar en las órdenes de trabajo correspondientes, para realizar una fiscalización adecuada c. Cumplir y hacer cumplir las obligaciones contractuales estipuladas en los contratos de ejecución de obras a fin de que los proyectos se ejecuten de acuerdo a diseños definitivos, especificaciones técnicas, programas de trabajo y el reglamento de determinación de etapas del proceso de ejecución de obras y prestación de servicios públicos; d. Coordinar con el Departamento de Ingeniería o a través de ella las supervisiones de obra que realicen las entidades de control; e. Detectar oportunamente errores y/u omisiones de los diseñadores, así como imprevisiones técnicas que requieran de acciones correctivas inmediatas que conjuren la situación; f. Garantizar la buena calidad de los trabajos ejecutados; g. Revisar los parámetros fundamentales utilizados para los diseños contratados, así como la elaboración o aprobación de "planos de construcción", de ser necesario; 72 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

74 h. Evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de los programas de trabajo; i. Exigir al contratista el cumplimiento de leyes laborales y de seguridad del trabajo; j. Registrar en el libro de obra las observaciones, instrucciones o comentarios que sean razonables k. Verificar que el contratista disponga de todos los diseños, especificaciones, programas, licencias y demás documentos contractuales; l. Participar como observador en las recepciones provisional y definitiva informando sobre la calidad y cantidad de los trabajos ejecutados, su legalidad y exactitud; m. Preparar memorias técnicas sobre los procedimientos y métodos a emplearse en la construcción de la obra n. Expedir certificados de aceptabilidad de personal, equipos, materiales y obras o partes de ellos; o. Elaborar conjuntamente, con la función Planificación la programación anual de las actividades de fiscalización de proyectos de agua potable y alcantarillado, en coordinación con las dependencias relacionadas a estas funciones, a fin de determinar la ruta crítica y controlar eficientemente su ejecución; p. Evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de los programas de trabajo, disponiendo los correctivos necesarios, con base en los índices de gestión; q. Coordinar con la función Planificación la presentación de informes periódicos de la situación y avance de proyectos u obras, o a petición del Gerente. r. Elaborar el plan anual de actividades de fiscalización de las obras de agua potable y 73 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

75 alcantarillado, y controlar su ejecución; s. Participar en los procesos de fiscalización externa y coordinar las decisiones que sean necesarias en proyectos en ejecución t. Examinar cuidadosamente los materiales a emplear en la obra y/o a través de ensayos de laboratorio y rubros de trabajo correspondiente u. Exigir al contratista el cumplimiento de leyes laborales y de seguridad del trabajo; v. Aprobar las planillas de obra y presentar el informe correspondiente, que incluya: Evaluación del estado del proyecto en ejecución, atendiendo a los aspectos contractuales, económicos, financieros, técnicos y de avance de obra; Medición y cálculo de cantidades de obra y volúmenes a planillar; Informes de resultados de ensayos de laboratorio; Informe sobre decisiones importantes, en la ejecución del proyecto; y, Referencia de las comunicaciones cursadas con el contratista. w. Realizar las labores de fiscalización aplicadas a los contratos de conexiones domiciliarias; x. Medir los resultados obtenidos en las actividades por la unidad de Fiscalización, obteniendo los índices de desempeño para cada actividad, al confrontar dichos resultados con las normas y estándares establecidos; y, proponer las medidas correctivas, para el mejoramiento de la técnica de intervención, que garanticen una eficiente gestión fiscalizadora; y. Preparar los datos a ser procesados y generar la información, inherentes a la función Fiscalización, y que contribuyen a la integración de la Información Gerencial; y, 74 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

76 z. Realizar las actividades asignadas por el Jefe del Departamento, y aquellas dispuestas por el Gerente TECNICO DE FISCALIZACION a) Realizar los seguimientos de contratos relacionados con la obra pública. b) Realizar acta de inicio de obra y coordinar la elaboración de actas provisionales y definitivas de obra, c) Controlar en avance de la obra. d) Controlar la cantidad y calidad de material a utilizarse, especificaciones y controles técnicas. e) Efectuar liquidaciones de obras, el caso en que el contratista no presente planillas. f) Elaborar informes de cumplimiento de objetivos-metas estratégicas dentro de las políticas de rendiciones de cuenta. g) Realizar las demás actividades asignadas por el Jefe de la unidad DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO ESTRUCTURA ORGANICA OPERACION Y MANTENIMIENTO AGUA POTABLE SANEAMIENTO MANTENIMIENTO MECANICO ELECTRONICO Y DE REDES 75 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

77 ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Elaborar el presupuesto para operación, mantenimiento y reparación de los elementos de los sistemas de agua potable, alcantarillado y otras obras complementarias, que sean de su competencia. b) Controlar, operar y mantener las estaciones de bombeo de los sistemas de agua potable y alcantarillado pluvial y sanitario, incluido sus herramientas y equipos de mantenimiento. c) Elaborar las normas y procedimientos de operación de los equipos utilizados en los procesos de potabilización, bombeo y distribución de agua potable de Portoviejo y sus áreas de influencia. d) Controlar la correcta operación del sistema de tratamiento de aguas residuales y servidas en las lagunas de oxidación con los tratamientos aeróbicos y anaeróbicos convencionales hasta su total oxidación. e) Coordinar y Controlar el mantenimiento de los equipos mecánicos, eléctricos de estaciones de bombeo de los sistemas de agua potable y alcantarillado. f) Dar seguimiento a los indicadores de gestión establecidos por la empresa. 76 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011

78 AGUA POTABLE ESTRUCTURA ORGANICA AGUA POTABLE PRODUCCION DE AGUA DISTRIBUCION DE AGUA POTABLE AGUA NO CONTABILIZADA ESTRUCTURA FUNCIONAL FUNCIONES GENERALES a) Aplicar las leyes, los reglamentos, los instructivos y los manuales de procedimientos en que basa su gestión la unidad Agua Potable; b) Participar en el proceso de planificación a mediano y largo plazos, así como el de control y la elaboración de las normas correspondientes a su unidad de responsabilidad; c) Programar proyectos a largo plazo y preparar los términos de referencia para que mediante consultoras internas y/o externas se pueda llegar a su implementación; d) Supervisar las actividades de los consultores y del personal interno, a fin de que se cumpla con las programaciones, y con la calidad de los productos establecidas en los respectivos contratos; e) Elaborar el plan anual de actividades de agua potable en coordinación con las dependencias relacionadas a este Departamento y controlar su ejecución; f) Coordinar y controlar la realización de estudios preliminares y diseños definitivos de proyectos de agua potable: captación, conducción, tratamiento y distribución, en la 77 Reglamento Orgánico Funcional de la EPMAPAP ENERO/2011