Elaboración y análisis de la sala

Transcripción

1 Elaboración y análisis de la sala situacional de gestión de medicamentos a) INTRODUCCIÓN La sala situacional tiene como finalidad desarrollar e implementar el análisis y uso de la información producida en los servicios de salud institucionales para identificar los problemas en salud, sus determinantes y aplicar las intervenciones costo/efectivas y mejor sustentadas para reorientar las decisiones de salud hacia la atención de las prioridades identificadas y así mejorar las condiciones de salud y de vida de la población con calidad y equidad. A continuación se describen los pasos a seguir para poder implementar la Sala Situacional de Gestión de medicamentos a nivel de Dirección de Área de Salud (DAS) y Distritos Municipales de Salud (DMS), y los indicadores a medir inicialmente. b) ALCANCE Logística de y Productos Afines del MSPAS Unidad de y Productos Afines de Área de Salud Encargado de Bodega y Logística de del DMS c) USUARIOS Coordinador de la unidad de medicamentos de la DAS Encargado de logística de DAS y DMS Comité de farmacoterapia de DAS Comité de farmacoterapia de DMS Logística de y Productos Afines del MSPAS d) DEFINICIONES INDICADOR: Se define como una escala utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto, programa o actividad. Los indicadores son herramientas que ayudan en su utilización a medir el nivel de cumplimiento, control y funcionamiento efectivo de una actividad. SALA SITUACIONAL: Es un ejercicio dinámico, flexible y sistemático que permite el análisis y la discusión de la situación de salud de un área de responsabilidad, y facilita la toma de decisiones

2 oportunas en el campo técnico y administrativo, implementando acciones que logren compromisos del personal en el abordaje de los principales problemas de salud en conjunto con la comunidad y todos los sectores. SALA SITUACIONAL DE GESTIÓN DE MEDICAMENTOS: Se puede definir una Sala Situacional de Gestión de como un espacio de convergencia de información e indicadores definidos para la evaluación de la gestión logística de los medicamentos, determinación de problemas o comportamientos irregulares de la misma y el análisis de los factores que provocan el débil funcionamiento del sistema logístico. e) REFERENCIAS Norma Técnica para la Gestión de y Productos Afines en Direcciones de Área de Salud. La evaluación de los indicadores permite realizar el diagnóstico del funcionamiento de la cadena de suministros en los diferentes niveles. A continuación se describen los pasos a seguir y los responsables para la elaboración, análisis y publicación de la Sala Situacional: f) FUENTES DE INFORMACIÓN: Para la construcción y análisis de indicadores se debe contar con la fuente de información respectiva de acuerdo al componente a analizar; las fuentes de información a considerar según el nivel que se esté trabajando son las siguientes: Balance de Servicios Balance Consolidado de DMS Balance Consolidado de DAS Reporte de trazadores Consolidado de DMS Reporte de trazadores de Servicios (Puestos y Centros de Salud, Unidades Mínimas, etc). Reporte de Trazadores Consolidado de DAS Calendario de información

3 g) DESCRIPCIÓN Para construir la Sala Situacional de Gestión de y Productos Afines en DAS y DMS se deben elaborar diferentes indicadores, los cuales se describen a continuación: g.1) MONITOREO DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN: Este componente evalúa la información logística generada por la DAS y el DMS y que la misma sea precisa, oportuna y completa. Siendo el Sistema de Información el centro del sistema logístico, es indispensable que su funcionamiento sea apropiado para su adecuada gestión. El valor de la calidad del dato se compone de 3 indicadores: o Información en tiempo o Información correcta o Información completa Estos se describen a continuación: INFORMACIÓN EN TIEMPO: Fuente de información: Calendario Logístico, Balance de Servicio y/o Distritos Definición: Se consideran servicios que reportan la información en tiempo todos aquellos que cumplieron con el calendario de entrega de informes Fórmula de cálculo en el DMS: % Servicios que reportan la información en tiempo = No. de servicios del DMS que cumplieron con el calendario de entrega de información x 100 No. Total de Servicios del DMS Fórmula de cálculo en la DAS: % Servicios que reportan la información en tiempo = No. de DMS que cumplieron con el calendario de entrega de información x 100 No. Total de DMS Interpretación: Valores menores de 100% significa que existen Servicios o Distritos que están entregando fuera de tiempo sus informes.

4 INFORMACIÓN CORRECTA Fuente de información: Balance de de Servicios y Distritos Definición: Tanto los Balances de Servicio como los consolidados de Distrito y DAS NO deben reportar ningún valor negativo (salvo en lo correspondiente a reajustes que tengan justificación). La existencia de valores negativos adicionales determina deficiencia en la calidad del dato. Así mismo si existe una diferencia negativa entre saldo mes siguiente y la existencia física en bodega cuando la primera representa un valor inferior a la segunda. Esta situación representa un error en la información del balance. Fórmula de cálculo: Conteo en el balance de servicios y DMS de valores negativos o errores de cálculo como diferencias entre el saldo mes siguiente y la existencia física en bodega (se excluyen los valores negativos en reajustes justificados y en Cantidad a Solicitar). Interpretación: Valores mayores que cero indica que por lo menos un DMS presenta saldos negativos y, por ende, la calidad de su información no sería la apropiada. Fórmula de cálculo en el DMS: % de medicamentos con información correcta (sin error) = No. de medicamentos del servicio con información correcta x 100 No. Total de medicamentos utilizados en el servicio Promedio de información correcta en los servicios Se calcula el promedio de los resultados del indicador de % de medicamentos con información correcta (descrito anteriormente) de todos los servicios Suma de porcentajes de información correcta No. de servicios Fórmula de cálculo en la DAS: % de medicamentos con información correcta (sin error) = No. de medicamentos del DMS con información correcta x 100 No. Total de medicamentos utilizados en el DMS Promedio de información correcta en los Distritos Se calcula el promedio de los resultados del indicador de % de medicamentos con información correcta (descrito anteriormente) de todos los distritos Suma de porcentajes de información correcta No. de distritos

5 INFORMACIÓN COMPLETA Fuente de información: Balance de de Servicios y Distritos Definición: El balance mensual debe incluir todos los medicamentos utilizados en el servicio o DMS, con los movimientos realizados durante el mes de reporte. Si hiciera falta un medicamento por reportar o algún movimiento por servicio, la información de ese producto se tomará como incompleta Fórmula de cálculo: Conteo en el balance de servicios y DMS si de los medicamentos que utiliza el servicio se cuenta con información de todos los insumos en todas las casillas del balance. Interpretación: Valores mayores que cero indican que por lo menos un servicio de salud o DMS presenta algún medicamento no está siendo reportado. Fórmula de cálculo en el DMS: % de servicios con información completa = No. de servicios con información completa x 100 No. Total de servicios del DMS Fórmula de cálculo en la DAS: % de Distritos con información correcta (sin error) = No. de DMS con información completa x 100 No. Total de DMS de la DAS VALOR DE LA CALIDAD DEL DATO: El valor de la calidad del dato se obtiene de la multiplicación de los porcentajes obtenidos en los 3 indicadores descritos anteriormente Calidad del dato= [(% Inf. en tiempo/100)* (% Inf. Correcta/100) * (% Inf. Completa/100)] *100 Este resultado indica el porcentaje de calidad de la información reportada en los Balances de. Este valor se debe representar mensualmente a lo largo del año en la sala situacional.

6 g.1.1) PRESENTACIÓN EN SALA SITUACIONAL En la siguiente tabla deberá tabular la información correspondiente, además de realizar una gráfica en donde se visualice los valores de validad del dato obtenidos a lo largo del año. Indicadores: Información en tiempo Información correcta Información completa No. LISTADO DE DMS Lo entrego a tiempo? A. Total de usados B. con error C. correctos % de información correcta? (C/A)*100 Lo entrego completo? Ejemplo: La DAS HH recibe el informe de balance de medicamentos consolidado de sus 5 DMS, de los cuales 3 lo entregaron en la fecha estipulada en el calendario de entrega de información y 2 lo entregaron después. Al revisar el Balance se encontraron algunos errores y se evidenció que hay información incompleta en un DMS. De acuerdo a los siguientes datos, se calculan los indicadores de calidad de la información: No. LISTADO DE DMS Lo entrego a tiempo? Total de usados con error Lo entrego completo? 1 El Campo SI SI 2 Cabañas NO SI 3 Las Luces SI SI 4 El Rancho NO NO 5 Los Cerritos SI SI INFORMACIÓN EN TIEMPO: 1. % Servicios que reportan la información en tiempo = No. de DMS que cumplieron con el calendario de entrega de información x 100 No. Total de DMS % Servicios que reportan la información en tiempo = (3 / 5) x 100 = 60%

7 INFORMACIÓN CORRECTA: 2. % de medicamentos con información correcta (sin error) = No. de medicamentos del DMS con información correcta x 100 No. Total de medicamentos utilizados en el DMS DMS 1 % de medicamentos con información correcta (sin error) = 119 / 125 = 96% DMS 2 % de medicamentos con información correcta (sin error) = 125 / 125 = 100% DMS 3 % de medicamentos con información correcta (sin error) = 123/ 125 = 98% DMS 4 % de medicamentos con información correcta (sin error) = 82/ 125 = 67% DMS 5 % de medicamentos con información correcta (sin error) = 124/ 125 = 99% 3. Promedio de información correcta en los Distritos Suma de porcentajes de información correcta No. Total de DMS % de DMS con información correcta (sin error) = ( )/5 = 92% INFORMACIÓN COMPLETA: 4. % de DMS con información completa = No. de DMS con información completa x 100 No. Total de DMS de la DAS % de DMS con información completa = (4 / 5) x 100 = 80% VALOR DE LA CALIDAD DEL DATO: 5. Valor de la calidad del dato = Calidad del dato= [(% Inf. en tiempo/100)* (% Inf. Correcta/100) * (% Inf. Completa/100)] *100 Valor de la calidad del dato = [(60/100)* (92/100) * (80/100)] *100 Valor de la calidad del dato = 0.60 x 0.92 x 0.80 = 0.22 x 100 = 44%

8 No. Indicadores LISTADO DE DMS Información en tiempo Lo entrego a tiempo? A. Total de usados Información correcta B. con error C. correctos % de información correcta? (C/A)*100 Información completa Lo entrego completo? 1 El Campo SI % SI 2 Cabañas NO % SI 3 Las Luces SI % SI 4 El Rancho NO % NO 5 Los Cerritos SI % SI Porcentaje: 60% 92% 80% Calidad del dato: 44% Monitoreo de la calidad de la información DAS HH

9 g.2) ABASTECIMIENTO Estos indicadores tienen como función la evaluación del abastecimiento y disponibilidad de medicamentos, tanto a nivel general de la DAS (análisis del Balance de Consolidado) como de las unidades o servicios del nivel inferior. Tomando en cuenta que la disponibilidad de medicamentos es un pilar fundamental de la atención de las personas en los servicios de salud, la evaluación de estos indicadores es vital para asegurar la prestación de los mismos. Los 4 indicadores de abastecimiento son: o Abastecimiento óptimo de medicamentos del consolidado de DAS y DMS o Desabastecimiento de medicamentos del consolidado de DAS y DMS o Alerta de abastecimiento de medicamentos de consolidado de DAS y DMS o Sobreabastecimiento de medicamentos de consolidado de DAS y DM ABASTECIMIENTO ÓPTIMO DE MEDICAMENTOS DEL CONSOLIDADO DE DAS Y DMS Fuente de información: Balance de Consolidado de la DAS o DMS. Definición: Se considera un abastecimiento óptimo cuando los medicamentos se encuentran dentro de los niveles máximos y mínimos establecidos. Fórmula de cálculo: % de abastecimiento óptimo: No. De medicamentos dentro de los niveles máximos y mínimos x 100 No. Total de que maneja la DAS o DMS Valor objetivo: Valor igual o mayor a 85%. Interpretación: Un valor menor a 85% significa que un porcentaje importante de medicamentos no se encuentran dentro de los niveles máximos y mínimos, un valor igual o mayor al 85% significa que la DAS se encuentra en niveles óptimos de abastecimiento.

10 DESABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS DEL CONSOLIDADO DE DAS Y DMS Fuente de información: Balance de medicamentos Consolidado de la DAS o DMS Definición: Se considera un desabastecimiento de medicamentos cuando los medicamentos se encuentran con existencias 0 a la fecha de corte. Fórmula de cálculo: % de desabastecimiento: No. De medicamentos con existencia cero x 100 No. Total de que maneja la DAS o DMS Valor objetivo: 0% Interpretación: Un valor mayor al 0% como resultado del cálculo del indicador determina que existen medicamentos desabastecidos para todo el sistema que representa la Unidad (la DAS y todos sus Distritos, o el DMS y sus servicios). ALERTA DE ABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS DEL CONSOLIDADO DE DAS Y DMS Fuente de información: Balance de Consolidado de la DAS o Distrito Definición: Se considera un subabastecimiento de medicamentos cuando los medicamentos se encuentran con existencias por debajo del nivel mínimo pero sin contar a los medicamentos con existencia 0 Fórmula de cálculo: % de subabastecimiento: No. De medicamentos con existencia debajo del mínimo No. De Mx en 0 x 100 No. Total de que maneja la DAS o DMS Valor objetivo: En combinación los medicamentos subabastecidos y sobreabastecidos no deberían de sumar más del 15%. Interpretación: Un valor mayor a 0 significa que existen medicamentos en riesgo latente de desabastecimiento y que es necesario realizar acciones para evitarlo.

11 SOBREABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS DEL CONSOLIDADO DE DAS Y DMS Fuente de información: Balance de Consolidado de la DAS o Distrito Definición: Se considera un sobrebastecimiento de medicamentos cuando los medicamentos se encuentran con existencias por encima de su nivel máximo de seguridad. Fórmula de cálculo: % de sobreabastecimiento: No. De medicamentos con existencia encima del máximo x 100 No. Total de que maneja la DAS o DMS Valor objetivo: En combinación los medicamentos subabastecidos y sobreabastecidos no deberían de sumar más del 15%. Interpretación: Un valor mayor a 0 significa que existen medicamentos sobreabastecidos en el sistema. En el presente cuadro se resumen las definiciones y los valores objetivos de los cuatro indicadores: Indicador Definición Valor Objetivo % Abastecimiento óptimo % medicamentos entre los niveles mínimos y máximos Igual o mayor al 85% % Desabastecimiento % medicamentos en cero 0% % Subabastecimiento % medicamentos debajo del nivel mínimo pero no en cero % Sobreabastecimiento % medicamentos arriba Juntos no deben sumar más del 15% g.2.1) PRESENTACIÓN EN SALA SITUACIONAL Los indicadores de consolidado de abastecimiento óptimo, desabastecimiento, subabastecimiento y sobreabastecimiento pueden ubicarse juntos en una gráfica de barras. Se pueden utilizar como referencia los últimos 3 o 6 meses. ANALISIS ABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS DIRECCION DE AREA DE SALUD DE MADEIRAS mar-14 abr-14 may-14 % abastecimiento óptimo 89.00% 84.00% 68.00% % desabastecido 0.00% 5.00% 8.00% % subabastecido 4.00% 5.00% 18.00% % sobreabastecido 7.00% 6.00% 6.00%

12 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Análisis de Abastecimiento DAS Quiché % 5% 8% 4% 5% 18% 89% 84% 68% 7% 6% 6% % sobreabastecido % abastecimiento óptimo % alerta de abastecimiento % desabastecido En esta gráfica podemos observar y analizar el comportamiento descendente del abastecimiento óptimo para la DAS, y el aumento de los medicamentos desabastecidos. NOTA: Se deben respetar estos colores en las barras: verde para abastecimiento óptimo, rojo para desabastecimiento, amarillo para alerta de abastecimiento y azul para sobreabastecimiento. h) SALA SITUACIONAL DE GESTIÓN DE MEDICAMENTOS 1. La elaboración, presentación y análisis de la Sala Situacional de Gestión de se realizará mensualmente y se analizaran en la reunión mensual del Comité de Farmacoterapia. 2. El coordinador de la unidad de medicamentos de la DAS y el encargado de logística de medicamentos en el DMS serán los responsables de la elaboración y presentación de la Sala Situacional de Gestión de. 3. La Sala Situacional deberá elaborarse de forma electrónica para su presentación ante el Comité de Farmacoterapia y para remitir los resultados de la misma al nivel superior (Subjefatura de Gestión de y Productos Afines de la UGL en el caso de DAS y Coordinador de la Unidad de Logística de DAS). Además, deben presentarse los resultados mediante una cartelera que se ubicará físicamente en el espacio que el Comité de Farmacoterapia designe (usualmente el área de Almacén de ) para su referencia continua. 4. Se deberá plasmar la discusión del análisis de la Sala Situacional de Gestión de en el libro de actas del Comité de Farmacoterapia. El análisis debe separarse de la siguiente manera: Hallazgos de problemas o debilidades dentro del sistema logístico. En este caso, se deberá determinar en el acta cuál es el hallazgo específico, la intervención que el Comité de Farmacoterapia determine para la solución del problema, el responsable de realizar la intervención y la fecha de realización. Se elaborará una matriz, como el siguiente ejemplo:

13 Hallazgo Intervención sugerida Responsable Fecha de realización de la intervención Desabastecimiento de Realizar análisis de Epidemiólogo de 28/6/2014 Sales de Rehidratación incidencia de DAS Oral en el Distrito A diarreas en el DMS por un consumo para determinar si irregular en el último corresponde al Farmacéutico o mes. alto consumo del encargado de 28/6/2014 medicamento; logística de DAS Reabastecimiento inmediato al DMS de Sales de Rehidratación Oral y vigilancia permanente de su consumo La matriz será remitida al Nivel Superior para el seguimiento pertinente así como los avances en el cumplimiento de lo allí indicado. En la elaboración de la Sala Situacional se incluirá el análisis de indicadores para Esenciales, Trazadores, Métodos de Planificación Familiar y Micronutrientes, incluidos en la Lista Básica de de la DAS. i) VACIADO DE DATOS Y PRESENTACIÓN DE SALA SITUACIONAL Para la construcción de cada indicador y su presentación en la Sala Situacional, se cuenta con una herramienta específica en formato Excel, que permite ingresar los datos recolectados de las fuentes de información y genera las tablas y gráficas que permiten realizar un análisis visual del comportamiento de cada indicador. Dicha herramienta es proporcionada por el Nivel Central para su utilización en DMS y DAS.