PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION Y ORGANIZACION INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 1

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1 TEORIA GENERAL DE SISTEMA PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION Y ORGANIZACION INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 1 ORIGEN: Surge con los trabajos del biólogo alemán Ludwing von Bertalanffy, publicados entre En las últimas décadas, el desarrollo general de las teorías de sistemas ha servido de base para la integración del conocimiento a través de un amplio campo. En las sociedades complejas con una acelerada expansión del conociendo, los diversos campos científicos están cada vez mas diferenciados y especializados, en muchos campos científicos la atención en las últimas décadas ha sido pues enfoques analíticos, de obtención de datos y enfoques experimentales. Las raíces históricas del pensamiento de sistemas relacionado con la organización y la administración se remontan a muchos años atrás. Mary Parker Follet, en sus escritos de la época de los teóricos de la administración clásica, expresó muchos puntos de vista indicativos en un enfoque de sistema. Consideró los aspectos psicológicos de la administración., describió la admón., como un proceso social, y consideró la organización como un sistema social. El enfoque de sistemas ha sido adaptado y utilizado ampliamente en la administración. Al principio los modelos eran cerrados. Más recientemente, técnicas como el análisis de decisiones han adoptado un enfoque de sistemas abiertos. La teoría general de sistemas no busca solucionar problemas ni proponer soluciones prácticas pero si producir teorías y formulaciones conceptúales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. También podemos decir que es un punto de vista global desde el que se deberá analizar todos los tipos de sistema. Un sistema es como una cadena por ej. Las moléculas existen dentro de las células, las células en tejidos, etc. El agua es diferente del hidrógeno y el oxigeno que la constituye. La teoría de sistemas se introdujo por: La necesidad de sintetizar las teorías que la procedieron. Inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas por la tecnología, informática y la cibernética. La teoría general de sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden separar sus elementos, ya que la comprensión de un sistema se da sólo cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes. La TGS se fundamenta en tres premisas básicas: 1. Los sistemas existen dentro de los sistemas. 2. Los sistemas son abiertos. 3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. CONCEPTO: Un sistema por definición está compuesto de partes o elementos interrelacionados. Esto se aplica a todos los sistemas mecánicos, biológicos y sociales. Todos los sistemas deben tener más de dos elementos y estos a su vez estar interconectados. El sistema es un tubo unitario organizado, compuesto por dos o más partes componentes o su sistema interdependiente y delineado por límites identificables de su suprasistema ambiente. El sistema es en

2 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 2 términos como un todo, una entidad propia, con propiedades únicas comprensibles en términos del todo especialmente frente al tradicional enfoque reduccionista o mecanicista sobre las partes separadas y una noción simplista de la forma en que estas partes se integran entre sí. El punto clave está constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo; puede existir un conjunto de objetos, pero si estos no están relacionados no constituyen un sistema La palabra sistema tiene muchas connotaciones conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta de varios órganos o miembros, solo cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz de igual manera se puede pensar que la organización es un sistema que consta de varias partes interactuantes. En realidad el sistema es un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. La teoría de sistemas penetró rápidamente en la teoría administrativa por dos razones fundamentales: a) Debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías que la precedieron, llevándose con éxito cuando se aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la organización. b) La cibernética y la tecnología informática, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS Propósito u objetivo.- Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. Globalismo.- Todo sistema tiene naturaleza orgánica. Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia. Entropía.- Es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. Es decir, a medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía 1, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema. Homeostasis.- Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente. O sea la homeostasis son procesos cuyo objetivo es mantener en equilibrio de forma constante el medio interno, que es aquel espacio donde tiene lugar toda la actividad Equifinalidad.- Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que reciba, el resultado es el mismo. Es una característica de los SISTEMAS ABIERTOS, y se entiendo como la propiedad de conseguir determinados objetivos por caminos muy diferentes, con independencia de las condiciones individuales que 1 La negentropía es el proceso inverso de la entropía, y está definido por el paso de un estado de desorden aleatorio a otro estado de orden previsible

3 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 3 posea el sistema. Es decir que un sistema puede alcanzar por distintos caminos el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iníciales. Esta definición es contraria con la relación de causa y efecto de un SISTEMA CERRADO. En las organizaciones Equifinalidad se puede entender como flexibilidad y adaptabilidad. TIPOS DE SISTEMAS: Existe una gran diversidad entre los tipos de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos: De acuerdo a su constitución estos pueden ser físicos o abstractos. Sistemas físicos o concretos: estos son los que componen los equipos, maquinaria y objetos y elementos reales, esto quiere decir que están compuestos por un hardware. Sistemas abstractos: estos son los que se componen de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces existen en los pensamientos de las personas, esto quiere decir que se componen de un software. De acuerdo a su naturaleza. Sistemas cerrados: son los que no presentan intercambio con el ambiente que los rodean pues son impenetrables a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en este. No reciben ningún recurso externo ni produce algo para enviar afuera. Los autores denominan sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es completamente determinista y programado y operan con un pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. Los sistemas mecánicos y físicos pueden ser considerados cerrados con su ambiente. Sistema abierto: Presentan intercambio con el ambiente, estos son los sistemas biológicos y sociales que están en constante interacción con el medio que los rodea, estos intercambian información, energía o material con su medio ambiente. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Estos son evidentemente adoptivos pues para sobrevivir deber readaptarse constantemente a las condiciones del medio. PARÁMETROS DEL SISTEMA: AMBIENTE ENTRADA (INSUMO) PROCESAMIENTO SALIDA (PRODUCTO) AMBIENTE RETROALIMENTACIÓN Entrada: es aquella que se enfoca en los insumos, la materia prima. Es la fuerza de impulso, de arranque, de partida o entrada de un sistema, es decir material-energía para operar el sistema. Procesamiento: Es la elaboración o transformación de dicho objetivo, es el que produce el cambio, es el proceso en el que la entrada cambia a salida, este procesamiento es la acción de un sistema.

4 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 4 Salida: es el resultado del sistema, es aquella en la cual se ha creado el propósito o masa, ya está listo para lanzarlo, venderlo o tramitarlo a su debido objetivo. Retroalimentación: su objetivo es controlar el estado del sistema, también mantiene o perfecciona el desempeño del proceso. Ambiente: es el que rodea externamente el sistema, el ambiente es un recurso para el sistema pero también una amenaza para su supervivencia. SISTEMA ABIERTO Este mantiene un intercambio de transacción con el ambiente y conforma constantemente el mismo estado, a pesar de que la materia y la energía que lo integran se renuevan de modo continuo (equilibrio dinámico u homeostasis). El sistema abierto como el organismo es influenciado por el medio ambiente e influye sobre este alcanzando un estado de equilibrio dinámico en este medio. La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos, muchos autores establecen analogías entre la empresa y los organismos vivos destacando que la empresa aumenta en tamaño por el crecimiento de las partes, recibe elementos y los procesa en productos o servicios. Competir con otros sistemas es una característica del sistema abierto, la cual no se presenta en el sistema cerrado. Este sistema abierto siempre interactúa con el ambiente mientras que el sistema cerrado no. Las empresas tienen seis funciones primarias que mantiene estrecha relación entre sí: Ingestión: Se puede decir que es la entrada de un sistema, es la compra de materia prima para procesarlos y conseguir dinero, máquinas y personas para este fin. Procesamiento: es la transformación de los materiales existentes en la relación de entradas y salidas, el exceso equivale a la energía necesaria para la supervivencia de la empresa. Reacción ante el ambiente: esto se da cuando la empresa cambia sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Los cambios pueden efectuarse en el producto, el proceso o la estructura. Alimentación de las partes: En la empresa el dinero es la sangre, es la que permite la subsistencia de esta. Regeneración de las partes: esta consiste en que los miembros de la organización se pueden enfermar, pueden jubilarse, dejar de pertenecer a ella y no solo en el caso de personas esto también se refleja en la maquinas pues están quedan obsoletas o inútiles y de igual forma son reemplazados por otro más productivo. Organización: Las funciones anteriores deben ser controladas, la administración coordina diversas funciones de producción, la planeación asegura el ajuste de la planeación. En un ambiente en constante cambio la previsión, la planeación, la investigación y el desarrollo son necesarios para que la administración pueda asegurar el ajuste de la organización.

5 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 5 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: En el crecimiento. En el hecho de volverse más complejo a medida que crece. En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes. Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad" Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos. Características de las organizaciones como sistemas abiertos Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son: Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: La organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y nodeterminísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: Las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque: La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social. La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés por la consecución de determinado tipo de meta sistemática. Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad. INTERDEPENDENCIA DE LAS PARTES Un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía. HOMEOSTASIS O ESTADO DE EQUILIBRIO La organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de

6 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 6 progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso. FRONTERAS O LÍMITES Es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente. MORFOGÉNESIS El sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora. MODELOS DE ORGANIZACIONES Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización La organización debe ser considerada como un sistema abierto. ENTRADAS Material Dinero Esfuerzo Humano Información ORGANIZACIÓN Transformación de Recursos Y suma de utilidades SALIDAS Productos Servicios Satisfacción Humana Supervivencia y Crecimiento de la Organización Beneficio Social RETROALIMENTACIÓN La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples. La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros. Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás. La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas. Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización MODELO DE KATZ Y KAHN

7 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 7 Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo mediante la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones. Luego compararon las posibilidades de aplicación de las principales corrientes sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional, proponiendo que la teoría de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de los enfoques previos y utilice la teoría general de sistemas. Según el modelo propuesto por ellos, la organización presenta las siguientes características típicas de un sistema abierto: a) La organización como sistema abierto Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características: 1. Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni autocontenida. 2. Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. 3. Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente. 4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación- transformaciónexportación. 5. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico para reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. 6. Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo informativo que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relación con éste. 7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía y las relaciones entre las partes siguen siendo los mismos. 8. Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de roles y diferenciación interna. 9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. 10. Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con relación al ambiente.

8 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 8 LAS ORGANIZACIONES COMO CLASE DE SISTEMAS SOCIALES Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación, debido a su propia dinámica. Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como negentropía. CARACTERÍSTICAS DE PRIMER ORDEN Para Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes: Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no estén interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes físicas. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un resultado productivo. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.

9 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 9 Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social: las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones. El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes. La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve. CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo. Dinámica de sistema Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Mientras que en la Teoría de Sistema se habla de homeostasis dinámica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y anticipación), se usa el término dinámica de sistema en las organizaciones sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez más aquello que básicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropía), la organización social debe asegurarse de una provisión continua de materiales y hombres (entropía negativa). CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos). Organización como un sistema de papeles Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles.

10 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 10 Modelo sociotécnico de Tavistock Fue propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de carbón inglesas y empresas textiles hindúes. Concibe la organización como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas: El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización. El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las exigencias de la organización tanto formal como informal. Transforma la eficiencia potencial en eficiencia real. Estos dos subsistemas presentan una íntima interrelación, son interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como una combinación de tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos procesos de conversión, convierte en productos, servicios, etc., para exportar. La tarea primaria de la organización es algo que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de: Importación: adquisición de materias primas. Conversión: transformación de las importaciones en exportaciones. Exportación: colocación de los resultados de la importación y de la conversión. El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de producción requiere tanto una organización tecnológica como una organización de trabajo. La tecnología limita la especie de organización de trabajo posible, aunque la organización presenta propiedades sociales y sicológicas propias pero independientes de la tecnología. Las organizaciones tienen una doble función: y técnica (relacionada con la coordinación del trabajo e identificación de la autoridad) social (referente a los medios de relacionar las personas, para lograr que ellas trabajen juntas). El subsistema técnico es determinado por los requisitos típicos de las tareas que son ejecutadas por la organización. La tecnología determina el tipo de entrada humana necesaria a la organización. También es el factor determinante de la estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Pero este subsistema no puede ser visualizarse aisladamente, ya que es el responsable por la eficiencia potencial de la organización. Los subsistemas técnico y social coexisten, si uno se altera, el otro tendrá repercusiones. Según Kast los cinco subsistemas que conforman una organización son: Esto autores concibe la organización como un sistema abierto que intercambia información, energía y materiales con el medio o suprasistema, el cual influye en la forma en que el sistema organizacional efectúa sus actividades.

11 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 11 Consideran a la organización como un subsistema del sistema del sistema ambiental o medio, de que obtiene recursos para sus trabajos de transformación. Los límites de las organizaciones no está claramente definidos y están abiertos a un intercambio constante de información. Los factores que influyen en las organizaciones son: 1. culturales 2. tecnológicos 3. educativos 4. políticos 5. legales 6. recursos naturales 7. demográficos 8. sociológicos 9. económicos. Sistema Ambiental Subsistema de Objetivos y Valores Cultura Filosofía Objetivos Generales Objetivos de Grupo Objetivos Individuales Subsistema Administrativo Subsistema Técnico Conocimiento Técnicas Instalaciones Equipo Subsistema Psicosocial Recursos humanos Actitudes Percepciones Motivación Dinámica de Grupo Liderazgo Comunicación Relaciones Interpersonales Fijación de Objetivos Planeación Integración Organización Instrumentación Control Subsistema Estructural Tareas Flujo de trabajo Grupos de trabajo Autoridad Flujo de Información Procedimientos Reglas 1. Subsistema de Objetivos y Valores: Es uno de los más importantes. La organización toma muchos de estos valores de un medio ambiente sociocultural mas amplio. Una premisa básica es que la organización como subsistema de la sociedad debe lograr ciertos objetivos determinados por el sistema que la envuelve. La organización cumple con una función para la sociedad, y si quiere tener éxito en recibir entradas, debe responder a los requerimientos sociales. 2. Subsistema Técnico: Se refiere al conocimiento requerido para el desempeño de las tareas, incluyendo las técnicas utilizadas en la transformación de entradas en productos. Esta determinado por los

12 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 12 requerimientos de trabajo de la organización, y varia dependiendo de las actividades particulares. La tecnología para fabricar automóviles difiere sustancialmente de la utilizada en una refinería de petróleo o una compañía electrónica. De la misma manera, los requerimientos de trabajo y la tecnología en un hospital son diferentes a los de una universidad. El subsistema técnico adquiere su forma de acuerdo con la especialización de conocimiento y habilidades requeridas, los tipos de maquinaria y equipo implicados, y la disposición de las instalaciones. La tecnología afecta la estructura de la organización, así como sus subsistema psicosocial. 3. Subsistema Psicosocial: Integrado por individuos y grupos en interacción. Consiste en el comportamiento individual y la motivación, relaciones de función y posición, dinámica de grupos y sistemas de influencia. Se ve afectado también por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organización. Estas fuerzas crean el "clima organizacional" dentro del que los participantes humanos realizan sus actividades y desempeñan su función. Por tanto, se prevé que los sistemas psicosociales difieren significativamente entre las diversas organizaciones. Ciertamente, el clima para la persona en la línea de ensamble es diferente del de un científico en el laboratorio o el de un medico en el hospital. 4. Subsistema Estructural: Se refiere a las formas en que las tareas de la organización están divididas (diferenciación) y son coordinadas (integración). En un sentido formal, la estructura esta determinada por los estatutos de la organización, por descripciones de puesto y posición, y por reglas y procedimientos. Tiene que ver también con esquemas de autoridad, comunicación y flujo de trabajo. La estructura de la organización representa la formalización de relaciones entre los subsistemas técnico y psicosocial. Sin embargo, debe aclararse que esta vinculación de ninguna manera es completa y que entre los subsistemas técnico y psicosocial ocurren muchas interacciones y relaciones que rebasan la estructura formal. 5. Subsistema Administrativo: Abarca toda la organización al relacionarla con su medio ambiente, fijar los objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y establecer procesos de control. Modelo Mecanicista y organicistas La clasificación de las concepciones sobre la organización, como mecanicistas y organicistas, se debe a Burns y Stalker (1961). Evidentemente se trata de un marco referencial muy amplio, en el que caben muchas tendencias. Las que se han concretado como más significativas son tres: 1. La Escuela de las Relaciones Humanas y los Teóricos del Grupo. 2. Los Modelos Humanistas y las Teorías del Individuo. 3. Los Sociotécnicos.

13 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 13 Organización orgánica: alienta a los jefes y subordinados a trabajar en equipo y comunicarse abiertamente. Se exhorta a los empleados a que se comuniquen con cualquiera que pueda ayudarles a resolver un problema. La toma de decisiones suele centralizarse. La autoridad, la responsabilidad y al rendición de cuentas giran en torno de los empleados que cuentan con la experiencia necesaria para solucionar los problemas conforme se presentan. Una organización orgánica es ideal para un entorno cambiante. Organización mecanicista: la administración divide las actividades en tareas separadas y muy especializadas, depende en gran medida de reglas estandarizadas y centraliza la toma de decisiones en la cúspide. Este tipo de organización puede ser más adecuado cuando el entorno de una empresa es estable y predecible. El DISEÑO ORGANIZACIONAL, se basa fundamentalmente en el enfoque Organicista de la organización (Sistema Orgánico como antagónico al Sistema Mecanicista), donde los integrantes de la organización están conscientes de sus destinos, quienes desarrollan una nueva conciencia social, que conjuntamente con sus experiencias (Vivencias y pasados personales) definen su rol en la organización. No debemos olvidar que el Sistema Orgánico, pone énfasis en la confianza-credibilidad, interdependencia y responsabilidad compartida, participación y responsabilidad intergrupal. El proceso de la toma de decisiones se descentraliza y la RESPONSABILIDAD/CONTROL es compartida. Forma de organización "estable-mecánica" y cuando la "adaptable-orgánica" Características Organizacionales Tipos de Estructura Estable-Mecánica Adaptable-Orgánica

14 Apertura a las influencias del medio. Formalización de Actividades PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION Y ORGANIZACION INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 14 Relativamente cerrada. Intentos por seleccionar y minimizar las fuerzas ambientales y reducir la incertidumbre. Más formalmente basada en la estructura. Diferenciación y especialización de actividades Coordinación Funciones y departamentos específicos y mutuamente excluyentes. Relativamente abierta. Diseñada para adaptarse a las influencias del medio y manejar la incertidumbre. Menos formal basada en la estructura. General, en ocasiones con actividades que se sobreponen. Estructura de autoridad Primordialmente a través de la Por medios múltiples y la jerarquía y de procedimientos interacción interpersonal. administrativos claramente definidos. Fuente de autoridad Concentrada, jerárquica Dispersa, múltiple. Responsabilidad Puesto Conocimiento y/o experiencia Tareas, Roles y funciones Atribuida a puestos específicos Compartida por muchos y/o roles participantes Patrones de interacción-influencia Claramente definidos y Definidos muy vagamente y especificados en los determinados por las organigramas, las descripciones circunstancias, expectativas de puestos y otros mutuas y así sucesivamente. Procedimientos y reglas Superior-subordinado, Superior-subordinado y jerárquica subordinado-superior, horizontal y diagonal. Estratificación (en términos de Muchos y específicos, Pocas y generales, por lo regular poder, status, compensación y generalmente estrictos y no escritas e informales. asuntos semejantes) formales. Mayor diferencia entre los Menor diferencia entre los niveles. niveles. Toma de decisiones Centralizada, concentrada hacia Descentralizada, compartida en niveles altos toda la organización. Permanencias de la forma estructural Tiende a estar relativamente fija. Continuamente adaptándose a nuevas situaciones. La tabla anterior resume las características de los sistemas adaptables-orgánicos y los estables-mecanicistas. En lugar de ofrecer puestos permanentes y estructurados, como características del sistema estable-mecanicista, el sistema adaptable-orgánico tiene menos estructuración, cambios más frecuentes en los niveles y puestos, y una interacción más dinámica entre las diversas funciones. El sistema orgánico requiere más tiempo y esfuerzos para lograr la integración de las diversas actividades. La forma estable-mecanicista proporciona la coordinación a través de la estructura jerárquica. En la forma adaptableorgánica, se establecen mecanismos para la integración horizontal y diagonal. La forma orgánica, que requiere de una estructura dinámica y cambiante, no es viable en todas las organizaciones. Muchas organizaciones pueden funcionar de manera más eficiente con una estructura más mecanicista. Estas dos formas organizacionales representan puntos opuestos de un proceso continuo. En muchas de estas agrupaciones podría ser necesario operar ciertas secciones, como la de investigación y desarrollo, utilizando un sistema orgánico y otras secciones (las operaciones de producción) con un sistema más mecanicista. Características de cada una de las funciones del Proceso Administrativo La labor administrativa puede ser descrita en términos de funciones básicas que son realizadas a fin de que la organización alcance sus fines. Estas funciones son:

15 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 15 a) Fijación de Objetivos: Identificar los objetivos organizacionales es una función básica del administrador. Siempre hay objetivos, por lo menos implícitamente. El sistema de objetivos hace hincapié en las condiciones futuras deseadas que la organización trata de alcanzar. Las metas específicas incluyen cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas límite para la terminación del trabajo. b) Planeación: Una vez que se tienen los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los medios de alcanzarlos; decidir de antemano qué se va a hacer y cómo. Esto implica el desarrollo de una estrategia global y políticas generales más programas específicos y procedimientos. La integración de la toma de decisiones a través de la organización y en el tiempo. La planeación ofrece un medio a los administradores y a las organizaciones para enfrentar los cambios en su medio ambiente. El ritmo acelerado del cambio en los factores políticos, tecnológicos, económicos y otros, destaca la necesidad de una atención permanente a la estrategia de reformulación. c) Integración de Recursos: Los resultados del proceso de planeación son planes operativos para la realización de las tareas. Los recursos son necesarios para realizar los planes, y es responsabilidad de la administración integrar los recursos requeridos y vigilar que se utilicen eficientemente. d) Organización: Reunir a la gente y los recursos adecuados no asegura la efectividad y eficiencia organizacional. La labor administrativa incluye también el desarrollo y mantenimiento de una estructura para la realización de los planes establecidos y el logro de los objetivos relevantes. Los diagramas de flujo de trabajo muestran el proceso de transformación utilizado en producir bienes o servicios. La labor administrativa incluye dividir el trabajo en componentes sustanciales y luego integrar los resultados. La estructura y procesos de la organización están diseñados para adecuarse a situaciones particulares. e) Aplicación (Implementación): Los objetivos, planes, recursos y diseños son parte de la preparación; desarrollar la capacidad para actuar. Sin embargo, nada ocurre hasta que se utiliza el esfuerzo para alcanzar los resultados deseados. Los administradores con frecuencia dirigen las actividades en los planes y procedimientos de aplicación. Medir y evaluar los resultados son pasos necesarios a fin de sopesar el desempeño organizacional y determinar qué tan bien ha realizado su labor el administrador. f) Control: Controlar es la función administrativa referente a mantener la actividad organizacional dentro de los límites permitidos, de acuerdo con las expectativas. Está muy interrelacionado con y depende de la planeación. Los planes ofrecen el marco de referencia en el que funciona el proceso de control. Al mismo tiempo, la retroalimentación de la fase de control generalmente identifica la necesidad de nuevos planes o cuando menos ajustes a los existentes. Las organizaciones controlan cuando evalúan el desempeño general en comparación con el plan estratégico a 5 años, o comparan resultados específicos con una cuota de producción de veinticinco unidades por hora. Las funciones administrativas básicas son altamente interdependientes. Tradicionalmente no se realizan paso por paso. Ni tampoco se llevan a cabo en bloques de tiempo mutuamente excluyentes. Formal o informalmente, los administradores desempeñan estas funciones que son los medios para alcanzar el desempeño organizacional y para asegurar una capacidad continua para hacerlo.

16 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 16 MEDIO AMBIENTE EXTERNO SUBSISTEMAS INTERNOS Psicosocial Metas y Valores Control Fijación de Objetivos Explícitos Implícitos Tecnología Planeación Estructura Medición Evaluación Ajuste Toma de decisiones administrativas con respecto al Estratégica Operativa Implementación Dirección Liderazgo Motivación Desempeño Organizacional Equilibrio Dinámico Estabilidad/continuidad Adaptación/innovación Organización División del trabajo Coordinación del esfuerzo Integración de resultados Integración de Recursos Materiales Financieros Técnicos Humanos Interacciones y flujo de Información informal Flujo formal típico de Actividades e información Las organizaciones son sistemas dinámicos?. Por qué? Nosotros creemos que las organizaciones si son sistemas dinámicos, puesto que no permanecen fijas, siempre hay cambios para que no se estanque la producción de la misma. Además afectan diversos factores, por ejemplo, la tecnología. Las empresas van evolucionando y por lo tanto también lo hace su tecnología, esto es, pasan de una tecnología estable básica hacia una compleja y dinámica. Así sucede con todos los factores de la empresa. No pueden quedarse estáticos o produciendo un mismo modelo, ya que si esto se hace, se llegará a un punto en el cual la gente se hartará de lo mismo y eso ya no funcionará. EVALUACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS De todas las teorías, la TS es la menos criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente tiempo para su análisis más profundo. Sin embargo, una apreciación crítica de la TS, lleva a los siguientes aspectos: Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado: Hay varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de vista administrativo, están las siguientes del sistema abierto: La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de la organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las transformaciones del ambiente. Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose al entorno.

17 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 17 Un sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el necesitados o crearle necesidad de tales productos. El sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el sistema es indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida. Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes distorsiones: Conduce el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad organizacional y por ende, énfasis en procedimientos y no en programas. La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Soluciones, instrumentos y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no hace la diferencia. La perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas de la organización al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las organizaciones desaparecerán si no se adaptan al cambio. CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL ANÁLISIS SISTEMICO Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisis sistemático son las siguientes: Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso, retroalimentación y ambiente. Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización. Multidimensional y multinivelado: se considera a la organización desde un punto de vista micro y macroscópico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, país); es macro cuando se analizan sus unidades internas. Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas. Probabilístico: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en términos predictivos y no con certeza. Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. La teoría moderna presenta una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos. Descriptivo: buscar describir las características de las organizaciones y de la administración. Se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo.

18 INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR ALFREDO COVIELLO 18 Multicausal: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podrían ser generados por la retroalimentación. Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organización debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalización en los resultados en lugar del énfasis sobre el proceso o las actividades de la organización. CARÁCTER INTEGRATIVO Y ABSTRACTO DE LA TEORÍA DE SISTEMAS La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemático es básicamente una teoría general comprensible, que cubre todos los fenómenos organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una síntesis integradora. EL EFECTO SINÉRGICO DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto sinérgico, es decir, en el resultado de una organización pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo en conjunto. Cada participante de la organización espera que los beneficios personales de su participación, sean mayores que sus costos personales de participación. Existe sinergia cuando dos o más causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de efectos que producirían actuando individualmente. EL HOMBRE FUNCIONAL La TS se basa en la teoría del hombre funcional. El individuo desempeña un papel dentro de la organización, interrelacionándose con los demás individuos, como un sistema abierto. En sus acciones basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de los demás y envía a los demás sus expectativas. Esa interacción altera o refuerza el papel. Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y organizadores. Teoría de Contingencia Se manifiesta al respecto, que centra su foco de atención en el ambiente externo de la empresa, dando prioridad a lo que ocurre fuera de la organización antes de indagar en los elementos internos de la estructura organizacional. Dicho enfoque busca un equilibrio entre ambos contextos, donde la organización obtenga el mayor beneficio de sus circunstancias ambientales para garantizar su éxito como empresa. Se considera los factores externos que pueden dividirse, según (Hall, 1973), en condiciones generales e influencias específicas. Las primeras constituyen aspectos como las variables tecnológicas, económicas, legales y políticas, mientras que los segundos están compuestos por aspectos que afectan particularmente a dicha organización, tales como otras organizaciones o individuos claves. Dos de los elementos más importantes que componen las condiciones generales son la tecnología y el ambiente (Koontz y Weihrich, 2004), cuyo intercambio con los factores internos de la organización hace que esta adopte ciertas formas de estructura y comportamiento para su adaptación al medio externo. Espinoza nos señala, que otro de los principios fundamentales que diferencia a la teoría contingencia de otros enfoques, es su tendencia a no establecer un tipo ideal de organización para todas las circunstancias. Al