MANUAL DE EJECUCIÓN DE GASTOS

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1 REPUBLICA DE HONDURAS SECRETARIA DE ESTADO EN EL DESPACHO DE FINANZAS PROGRAMA DE APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA GESTION FISCAL SF/ HO 1546 BID Y CONVENIO DE CREDITO AL DESARROLLO 3414-HO-BM SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA MANUAL DE EJECUCIÓN DE GASTOS Tegucigalpa Agosto de 2005

2 INDICE I PRESENTACIÓN 3 II DISEÑO CONCEPTUAL 5 III MOMENTOS DE REGISTRO DE GASTOS a) - Precompromiso 6 b) - Compromiso 6 c) - Devengado 7 d) - Pagado 7 IV TIPOS DE REGISTRO DE GASTOS a) - Devengado sin imputación presupuestaria 8 b) - Precompromiso y compromiso simultáneos 8 c) - Compromiso y devengado simultáneos 8 d) - Precompromiso, compromiso y devengado simultáneos 9 e) - Regularización 9 f) - Resumen Mensual de Gastos 14 V CAMBIOS AL REGISTRO DE GASTOS a) - Aumento/Disminución 15 b) - Reversión 19 c) - Corrección 29 d) - Cambio de imputación de gastos 34 e) - Anulación de medio de Pago 34 VI VII REGISTRO DE PAGOS DE F-01 CON MULTA o DEDUCCIONES Y RETENCIONES 36 REGISTROS EN EL SIAFI NUMERACION AUTOMATICA DE LAS OPERACIONES 38 VIII REGISTROS EN EL SIAFI EL DOCUMENTO CONSOLIDADO 40 IX. X IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS FUENTE DEL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES 44 PROCESO DE REGISTRO EN EL SIAFI PARA PROYECTOS CON CÓDIGO BIP 53 XI PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO 55 2

3 I. PRESENTACION El Gobierno de la República de Honduras ha iniciado un programa de mejoramiento de los procesos de la Administración Pública con el desarrollo e implantación del Nuevo Sistema de Administración Financiera Integrada SIAFI, para dar cumplimiento a la Ley Orgánica de Presupuesto No , cuyos objetivos se exponen a continuación: Artículo 3. Objetivos de la Ley. Son objetivos de la presente Ley: a) Garantizar el cumplimiento del Principio de Legalidad, así como los criterios de eficiencia y eficacia en la obtención y aplicación financiera y económica de los recursos públicos; b) Sistematizar las operaciones de programación, administración, evaluación y control de los recursos financieros del Estado, sin perjuicio de las acciones que correspondan a sus Entes Fiscalizadores; c) Desarrollar sistemas que proporcionen información oportuna y confiable sobre el comportamiento financiero del Sector Público, que sea útil para la conducción de los Órganos u Instituciones correspondientes y para evaluar la gestión de los funcionarios responsables; d) Establecer como responsabilidad propia del Poder Ejecutivo, por medio de los Órganos competentes, según lo previsto en esta Ley, el mantenimiento y operación de: 1. Un sistema contable adecuado a las necesidades del registro e información de todos los actos con incidencia patrimonial, financiera o económica, acorde con la naturaleza jurídica y características operativas; 2. Un eficiente y eficaz control interno, previo, simultáneo o posterior, según el caso, de las operaciones de los distintos subsistemas que conforman la Administración Financiera del Sector Público; 3. Procedimientos adecuados que aseguren la conducción eficiente y eficaz de las actividades de los distintos Órganos u Instituciones que intervienen en la administración financiera y la evaluación de los resultados de los correspondientes programas, proyectos o actividades; y, 4. Normas operativas que deberán cumplir obligatoriamente los Órganos u Instituciones del Sector Público en cuanto ejecuten actividades propias de la administración financiera. Artículo 4. Conformación del Sistema de Administración Financiera del Sector Público. La Administración Financiera del Sector Público comprende los subsistemas de presupuesto, crédito público, tesorería y contabilidad así como los mecanismos y elementos del sistema de control interno incorporados en los mismos. El sistema de administración financiera del Sector Público funcionará en forma articulada con los sistemas y/o subsistemas de Inversión Pública, Contratación Administrativa y Administración de Recursos Humanos, así como con todo otro sistema horizontal de administración que incida en la gestión financiera de las instituciones públicas, todo ello con el fin de lograr la integración sistémica de la gestión de las finanzas públicas. 3

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5 II. DISEÑO CONCEPTUAL En cumplimiento a lo expuesto en la Ley No se explican a continuación los elementos componentes, la secuencia básica del proceso de integración de la información y las responsabilidades de los diferentes organismos públicos relacionados a la ejecución del gasto. Asimismo se relacionan las normas que tienden a uniformar los trámites en el ámbito público, definiendo y estandarizando los elementos base para la entrada de la información al sistema, los momentos de cada registro y su responsable, como así también la estructura periodicidad y destino de los estados que se generen, tanto para la institución como para el ente coordinador del sistema. El proceso de ejecución de gastos prevé la existencia de procedimientos, formularios, reportes y tablas específicas, cuyo desarrollo se encuentra en el presente manual. Los procedimientos se enmarcan dentro de un proceso estructurado, que parte de una orientación programática en la formulación del presupuesto, seguida de una programación de la ejecución, que tiene por objeto establecer límites financieros por períodos. La ejecución está, en consecuencia, limitada y controlada, tanto por las asignaciones presupuestarias como por las autorizaciones periódicas. Con estos mecanismos, el sistema permite que la ejecución presupuestaria sea más dinámica y eficiente, sin necesidad de mayores controles específicos por cada transacción, salvo los referidos a las disponibilidades de créditos y de los soportes documentales de cada trámite. Para efectuar los registros se disponen de Clasificadores Presupuestarios, aprobados para cada gestión por la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas, que cumplen diferentes objetivos para lo cual se los dota de determinadas características. Constituyen la llave con la que opera el sistema. Asociado a los clasificadores presupuestarios, se dispone de un Plan de Cuentas contables único para el Sector Publico. El sistema hace posible la integración de la información presupuestaria, financiera, patrimonial y económica de las instituciones públicas y su procesamiento es automático a través de matrices y a partir del registro único de cada transacción que se realice y que tenga incidencia económico-financiera. Dentro de este entorno, el manejo de la información financiera constituye a su vez, el elemento que permite articular el funcionamiento de los distintos sistemas, como ser: compras, contrataciones y otros gastos, que interactúa con sus propios procedimientos operando en tiempo real, mediante una red de comunicación inteligente que enlaza a cada entidad con la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas. 5

6 III. MOMENTOS DEL REGISTRO DE GASTOS La ejecución de un gasto en el SIAFI implica el registro de un formulario F-01 Ejecución de Gastos. Sus diferentes momentos se describen a continuación a) PRECOMPROMISO El registro del precompromiso es un acto de administración interna, útil para dejar constancia, certificar o verificar la disponibilidad de créditos presupuestarios y efectuar la reserva de los mismos al inicio de un trámite de gastos, de una compra o de una contratación. El precompromiso no constituye un momento contable, es un registro presupuestario auxiliar de la administración de créditos para las Gerencias Administrativas y Unidades Ejecutoras. No incide en la contabilidad general porque no modifica la composición del patrimonio. b) COMPROMISO El registro del compromiso implica: Un acto de administración interna que confirma el registro del precompromiso de un crédito presupuestario aprobado por Ley, por un concepto determinado y que disminuye la disponibilidad de cuota de compromiso para la clase de gasto y periodo que se produzca. La identificación de la persona natural o jurídica que interviene en la operación, de la clase y cantidad de los bienes y servicios a recibir y del carácter de los gastos sin contraprestación (transferencias). El origen de una relación jurídica con terceros, que dará lugar en el futuro, a una eventual salida de fondos. La aprobación por parte del personal competente, de la aplicación de recursos por un concepto e importes determinados y de la tramitación administrativa cumplida. El compromiso es un registro presupuestario, no afecta a la contabilidad general porque no modifica la composición del patrimonio. Es un acto de administración interna, útil para dejar constancia, certificar o verificar la disponibilidad de créditos presupuestarios y el uso de los mismos. Cuando se registra el compromiso, el sistema verifica que exista una operación de precompromiso anterior relacionada con éste, y saldo disponible de crédito presupuestario y cuota de compromiso, entonces procede a incrementar el monto por comprometer, por lo que disminuye el saldo disponible de crédito presupuestario y también el de cuota de compromiso. En caso que el registro del compromiso corresponda a una transacción en moneda extranjera, el SIAFI procederá a la conversión a moneda nacional, al tipo de cambio del día del registro. Este 6

7 monto ejecutará el presupuesto y la cuota de compromiso correspondiente y en caso que haya tenido un registro de precompromiso previo, lo actualizará 1. c) DEVENGADO El devengado implica: Una modificación cualitativa y cuantitativa en la composición del patrimonio, originada por transacciones con incidencia económica y financiera. El surgimiento de una obligación de pago inmediata o diferida por la recepción de bienes y servicios o por haberse cumplido los requisitos administrativos dispuestos para los casos de gastos sin contraprestación. La afectación definitiva de los créditos presupuestarios correspondientes. En el momento del registro del devengado, el sistema efectuará lo siguiente: verificará que exista registro de compromiso anterior, ejecutará el gasto en el presupuesto y actualizará el nivel de deuda exigible, al comparar este monto con el de los pagos efectuados. La conversión de partidas de Ejecución Presupuestaria a Cuentas de Contabilidad se inicia en esta etapa, ya que el registro del devengado produce automáticamente el asiento de partida doble por el devengado en la contabilidad general. d) PAGADO El pagado representa la liquidación de obligaciones exigibles, se realizará mediante la emisión de medios de pago, como ser: Transferencias bancarias, (cheque electrónico) Cheques Oficios de Servicio de Deuda Pública Electrónicos (OSDE) Oficios de Servicio de Deuda Pública Impresos (OSDI) Otros Oficios Efectivo Pagos entre Libretas CUT Títulos o Bonos La entrega de efectivo reduce la disponibilidad de la caja y disminuye la deuda exigible. La emisión de un cheque, una transferencia bancaria o un Oficio de Deuda Pública, reducen la disponibilidad en bancos y disminuyen la deuda exigible. El pago por medio de títulos o bonos, disminuye la deuda flotante y aumenta la deuda a largo plazo, esta operación no registra movimiento de fondos es una transferencia de deuda entre cuentas del pasivo. 1 Ver Capítulo IX Registros de Operaciones en Moneda Extranjera 7

8 El registro de este momento permitirá conocer el grado de cumplimiento de compromisos contraídos como obligaciones, saldos disponibles en bancos, órdenes de transferencia, cheques u oficios emitidos, entregados y pagados. El sistema efectuará lo siguiente: Verificará, en el momento de la generación de medio de pago, la disponibilidad de cuota de pago y la disponibilidad en el libro Caja o en el libro Banco. Registrará la ejecución presupuestaria en el momento del pagado. Registrará el débito en el libro Caja o Banco y en la libreta, si se utiliza la operatoria de cuenta única; y Generará automáticamente el asiento de partida doble para la imputación indicada en el formulario F-01 Ejecución de Gastos. En caso de que al efectuar el pago, se emplee una cuenta distinta a la registrada en el devengado, el sistema modificará el campo Cuenta Origen, insertando el código de la cuenta y de la libreta que realmente se utiliza para el pago. Si el F-01 tiene registros de retenciones, se deberá consultar su proceso en el Manual de Ejecución de Recursos y en el Capítulo VI del presente anual. e) DEVENGADO SIN IMPUTACION PRESUPUESTARIA Existen operaciones que por su naturaleza no tienen registro presupuestario, sino solamente contable, como ser anticipos, apertura de Fondos Rotatorios y Cajas Chicas, fondos de terceros, etc. En estos casos, para la generación de asientos de partida doble se utilizarán las cuentas del Plan de Cuentas contable en la columna correspondiente del formulario F-01. Estas operaciones podrán incluir registros de deducciones y retenciones. f) PRECOMPROMISO Y COMPROMISO SIMULTÁNEOS El registro del precompromiso y compromiso simultáneos se dará en los casos en que haya necesidad de afectar preventivamente un crédito presupuestario por un concepto determinado. Este es el caso del registro del servicio de la deuda. Cuando se registre el precompromiso y compromiso el sistema verificará que exista crédito presupuestario disponible y cuota de compromiso. El registro del precompromiso y compromiso simultáneos disminuirá los créditos presupuestarios aprobados por Ley, sin afectar la contabilidad, además de afectar el saldo de la cuota de compromiso. g) COMPROMISO Y DEVENGADO SIMULTANEOS El registro del compromiso y devengado simultáneos, se dará en los casos en que exista un registro de precompromiso y se presente una factura para su pago por un concepto determinado, por ejemplo el registro de pasajes. En estos casos el sistema operará del siguiente modo: verificará que exista registro de precompromiso por el un importe mayor o igual al del compromiso y devengado, 8

9 verificará saldo disponible de cuota de compromiso para la imputación contenida en el documento, registrará la ejecución presupuestaria en los momentos de compromiso y devengado, disminuirá el saldo de cuota de compromiso, generará automáticamente el asiento de partida doble de devengado en la contabilidad general y permitirá contar con información actualizada del nivel de deuda flotante, al comparar este monto con el de los pagos efectuados. h) PRECOMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO SIMULTANEOS El precompromiso, compromiso y devengado simultáneos, registra la ejecución presupuestaria en los tres momentos al mismo tiempo, debido a que existen operaciones de las que se toma conocimiento cuando se reciben las facturas por el gasto realizado, sin contar con registro previo del compromiso ni solicitud de gastos. (Ejemplo: energía eléctrica, agua, teléfono, etc.) En estos casos el sistema efectuará lo siguiente: Verificará que exista saldo de crédito y cuota de compromiso disponible para la imputación contenida en el documento, confirmará la ejecución del presupuesto y disminuirá saldo de cuota de compromiso, generará automáticamente el asiento de partida doble de devengado en la contabilidad general y i) REGULARIZACION El tipo de registro de Regularización se emplea en el caso que se lleven a cabo transacciones que generen modificación económica patrimonial, sin registro en el SIAFI. Esta omisión se debe a que el sistema toma conocimiento de las operaciones cuando recibe la información de las mismas y debe registrarlas mediante el tipo de registro Regularización. Es necesario aclarar que todos los formularios F-01 cuyo tipo de registro sea Regularización deben registrar obligatoriamente la cuenta origen excepto los siguientes: 1. F-01 que se generen a partir de un cambio de imputación o legalización, 2. F-01 que se generan para el registro en especies. 3. F-01, cuyo pago es de compensación con un F-02 y por tanto no existe movimiento financiero. Los casos indicados como excepción no deben permitir el registro de la cuenta origen. Por dicho motivo la tabla que filtra las cuentas y libretas de los F-01 deberá indicar, en todos los casos, que cuando el tipo de registro es Regularización debe registrar obligatoriamente la cuenta origen a excepción de los casos indicados en el párrafo anterior. En caso que la operación de pago se haya realizado mediante una cuenta bancaria 9

10 de moneda extranjera, el F-01, cuyo tipo de registro sea Regularización debe anotar, además de la cuenta origen, la fecha y tipo de cambio del día de pago real, de manera que no existan diferencias de importes en el momento de la conciliación bancaria del libro banco con el extracto bancario de dicha cuenta. Existen seis formas de regularización: 1) Regularización automática 2) Regularización manual y registro en libro banco y libreta 3) Regularización manual 4) Regularización de pago 5) Regularización de pago de compensación 6) Regularización de especies 7) Modificaciones a la regularización en especies 1) Regularización automática Cuando se recibe el extracto bancario en el proceso de conciliación bancaria y en el anexo de la información de recaudación tributaria, el sistema generará el registro de regularización en forma automática. (Ver Proceso Conciliación Bancaria) Cuando se trate de débitos por gastos y comisiones bancarias, inicialmente no tienen registro en el libro banco porque los realiza directamente el Banco, la tesorería los conoce al recibir los respectivos extractos. El proceso de conciliación bancaria leerá en los extractos, los códigos de movimiento que corresponden a débitos por gastos y comisiones bancarias, verificará que no exista registro para estos movimientos en el libro banco de la misma cuenta y efectuará lo siguiente: Buscará en las tablas básicas de vinculación de códigos, la imputación presupuestaria de gastos Elaborará un formulario F-01 Ejecución de Gastos cuyo tipo de registro será Regularización y la cuenta origen, la que corresponda al extracto bancario. Registrará la ejecución presupuestaria de gastos en los momentos de Precompromiso, Compromiso, Devengado y Pagado, previa verificación de existencia de saldo disponible de crédito y cuota de compromiso para la imputación que corresponde al cargo, consumiendo saldo de cuota de compromiso. Generará los asientos de partida doble de devengado y pagado en la contabilidad general. Por otra parte la metodología del asiento de pagado, es similar a la expuesta en el mismo capítulo, punto d) Pagado, afectando la cuenta Bancos que corresponde al extracto. Registrará los movimientos en el libro banco y en caso que la cuenta bancaria sea la CUT, además en la libreta que corresponda. Conciliará los movimientos del extracto con los registros del libro banco y la libreta 10

11 2) Regularización manual y registro en libro banco y libreta Esta operación procede a registrar en el SIAFI, una transacción que se realizó sin el registro correspondiente en el sistema. Tal el caso que se presenta cuando el Proceso de Conciliación Bancaria Automática muestre inconsistencias por debitos bancarios, significa que no existe el registro correspondiente en el SIAFI y es necesario elaborar el o los F-01 respectivos cuyo tipo de registro será Regularización. En este caso es obligatoria la carga de la cuenta origen donde se generó el pago. Si se trata de una cuenta en moneda extranjera, se indicará la fecha y tipo de cambio de la operación real, que será siempre de compra. La aprobación correspondiente generará los siguientes efectos en el sistema: Registrará la ejecución presupuestaria de gastos en el Precompromiso, Compromiso, Devengado y Pagado previa verificación de existencia de saldo disponible de crédito y cuota de compromiso para la imputación e importe que corresponda, consumiendo saldo de cuota de compromiso. Generará los asientos de partida doble en la contabilidad general. (Ver Manual de Contabilidad) Registrará los movimientos en el libro banco y en caso que la cuenta bancaria sea la CUT, además en la libreta que corresponda. Conciliará los movimientos del extracto con los registros del libro banco y la libreta. 3) Regularización manual Esta operación aplica cuando el Proceso de Conciliación Bancaria Automática, presente como resultado inconsistencias por debitos bancarios sin conciliar, lo que significa que no encontró los registros correspondientes en el SIAFI, aunque pueden existir F-01 de Regularización aprobados en el sistema y pendientes de conciliación. Ambos registros se relacionan en el proceso de conciliación bancaria manual. La aprobación de este proceso generará los siguientes efectos: a) Cuando la cuenta origen y libreta del o los F-01 es igual a la cuenta y libreta con la cual se conciliaron, se marcan ambos registros como conciliados y no se genera ningún asiento de partida doble en la contabilidad porque este ya se elaboró en el momento de la aprobación del F-01. b) Cuando la cuenta origen y libreta del o los F-01 es diferente a la cuenta y libreta con la cual se conciliaron, se reemplaza esta información en el o los F-01, se marcan ambos registros como conciliados 4) Regularización de Pago Esta operación cuando un pago haya sido efectuado. Por ejemplo la cancelación de vencimientos del Servicio de Deuda Pública. 11

12 El proceso se inicia en la DGCP, (Ver Manual de Procedimientos de la CUT Pagos) donde por medio de la interfase se genera el F-01 correspondiente al vencimiento. Continúa con la emisión de los OSDE u OSDI, que posteriormente se remiten al BCH por medio de la TGR, con antelación a la fecha de vencimiento. El día de vencimiento de la operación, el pago se prioriza y aprueba en la TGR, aunque sin generar medio de pago por que ya ha sido remitido en el paso anterior. En esta instancia se efectúan las siguientes operaciones: Registrará la ejecución presupuestaria de gastos en el momento del Pagado Generará el asiento de partida doble en la Contabilidad General. Registrará los movimientos en el libro Banco y en la libreta si la cuenta es la CUT. La operación se conciliará mediante el procedimiento de conciliación bancaria, al recibirse el extracto de la cuenta correspondiente. 5) Regularización de pago de especies, Corresponde al tipo de registro de recursos sin movimiento de fondos, es decir no tiene expresión en el libro Banco, debido a que configura una compensación entre ingresos y gastos. El usuario y elaborará el comprobante F-02 Ejecución de Recursos. El sistema identificará a la entidad y solicitará anotar lo siguiente: Elegir el 1) Tipo de Formulario, 2) Tipo de Documento y 3) Tipo de Ejecución Elegir el Tipo de registro que en este caso será solamente Especies El sistema en forma automática marcará como Medio de Percepción Especies Continuará con el registro del Documento de Respaldo, Tipo, Número y Fecha. Deberá anotar la Fuente de Financiamiento y el Organismo Financiador. En caso que se trate de desembolsos de financiamiento externo además registrará el Código SIGADE y Tramo, el sistema automáticamente anotará el Código BIP y el Número de convenio de financiamiento Indicará la Moneda de la transacción que podrá ser moneda nacional o moneda extrajera. Si se trata de moneda extranjera debe registrar el tipo de cambio compra y la fecha, el sistema mostrará el valor que corresponde al tipo de cambio y convertirá el importe en moneda nacional, de esta forma se registrarán los importes en moneda nacional y en moneda extranjera. Rubro de Ingresos. Si se trata de un registro sin imputación presupuestaria anotará Cuenta Contable del Plan de Cuentas. 3) Beneficiario de Transferencia (si corresponde) 4) importe por rubro en moneda nacional o extranjera. En este caso no se registrarán los datos de cuenta Bancaria. En documentos el sistema habilitará la pantalla de carga directa del F-01 del procedimiento denominado Registro de Gastos Una Fuente de Financiamiento y el usuario deberá registrar los datos que correspondan al bien o servicio que se recibe, como una regularización del registro de gastos. En este punto se anotará un Resumen de la transacción 12

13 Concluido el proceso el usuario deberá marcar el botón VERIFICAR el sistema efectuará lo siguiente: 1) generará los documentos F-01 que correspondan a los datos cargados, el detalle de los mismos se mostrarán en el punto L), 2) asignará un número correlativo único al formulario F-02 y registrará, el nombre y apellido del usuario y la fecha de verificación en los espacios correspondientes a los puntos C) y N) Posteriormente se procederá a la aprobación si corresponde. Si el registro es presupuestario, la aprobación generará: El registro presupuestario de recursos en las etapas de devengado y percibido, El registro presupuestario de gastos en las etapas de precompromiso, compromiso, devengado, pago y, El asiento de partida doble. Si el registro es sin imputación presupuestaria, solamente se generará el asiento de partida doble. Es necesario hacer notar que en este tipo de registro, se podrá utilizar indistintamente un F-02 presupuestario con un F-01 sin imputación presupuestaria y viceversa o ambos presupuestarios o sin imputación presupuestaria, en todos los casos el tipo de registro siempre será Especie Esta opción de registro en especie, no permitirá que el F-01 tenga deducciones y tampoco retenciones. 7) Modificaciones al registro en especies Se debe aclarar que las modificaciones a estos registros con F-01 o F-02, no tienen ninguna restricción a excepción de la reversión, dado que cuando se solicite revertir un F-02 o un F-01 de especie, necesariamente se deben revertir ambos documentos, por que están relacionados entre si. En cambio las correcciones o los cambios de imputación, se pueden efectuar en forma independiente a cada uno porque solamente modifican la imputación presupuestaria o la cuenta contable pero no la relación entre los dos. 13

14 FORMULARIO RESUMEN FORMULARIO F-12 El formulario F-12 Resumen de Gastos es el reporte transitorio de ejecución de gastos que se elaborará en las Instituciones Descentralizadas y se enviará en forma mensual, a la Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas para su registro, durante el período previo a la incorporación de las instituciones al SIAFI. En la medida que estas se incorporen al sistema, su generación no será necesaria, por cuanto la información se elaborará automáticamente. En el formulario se detallarán los montos totales de las operaciones del mes, por estructura presupuestaria o cuenta contable, según corresponda, referidos a: La información del presupuesto anual vigente, actualizado con las variaciones que puedan haber sufrido hasta fin de mes La ejecución presupuestaria de gastos en los momentos de Precompromiso, Compromiso, Devengado y Pago por las operaciones efectuadas entre el primer y último día de cada mes. Los gastos sin imputación presupuestaria El saldo de devengados pendientes de pago a fin de cada mes. Esta información no generará en ningún caso, asientos de partida doble en el sistema, dado que se elaborarán en los registros de dichas entidades. 14

15 V. CAMBIOS AL REGISTRO DE GASTOS Las operaciones de cambio de un registro de gastos previamente incorporado al SIAFI se llevarán a cabo de acuerdo a las indicaciones siguientes. a) AUMENTO / DISMINUCION El aumento/ disminución significará incrementar o disminuir parcialmente los importes de las imputaciones presupuestarias de un documento original. Estas modificaciones podrán presentarse en los siguientes tipos de transacciones: 1) procesos de compras 2) operaciones en moneda extranjera 1) Aumento / Disminución en Procesos de Compras Se incrementará o disminuirá el registro del precompromiso cuando el resultado de los procesos de compra determina un importe mayor o menor en los contratos u órdenes de compra que dan lugar al registro del compromiso. Se incrementa o disminuye el compromiso y por ende el precompromiso cuando es necesario efectuar un ajuste de cantidades o precios a los ítems de los contratos u órdenes de compra por decisiones de las autoridades competentes. En casos de incrementos de compromiso generados por los procesos de compra, el sistema validará que exista saldo presupuestario y cuota de compromiso para la imputación contenida en los documentos, por el importe a incrementar. En casos de disminución por los mismos procesos, el sistema habilitará saldo presupuestario y, siempre y cuando esta operación se realice dentro del mismo periodo del registro consolidado aumentará la cuota de compromiso. Si la disminución se registra en un periodo posterior al registro consolidado, solamente habilita saldo presupuestario. El sistema no permitirá el uso de esta opción en los momentos de devengado, pago o reversión global. Para registrar un aumento o disminución, el sistema requerirá los siguientes datos: Elaborar el formulario F-07 y marcar el tipo de modificación aumento/ disminución y el momento o momentos del gasto que se solicita modificar. Indicar en el espacio denominado documento consolidado el Número del Formulario F-01 Ejecución de Gastos a aumentar o disminuir Imputación de gastos Importe a aumentar o disminuir El aumento o disminución aumentará o disminuirá el registro presupuestario del precompromiso y/ o del compromiso en el importe indicado. 15

16 2) Aumento / Disminución en operaciones de moneda extranjera Por normas legales vigentes, las transacciones del Gobierno deben ser registradas en moneda nacional, sin excepción. Esto incluye a las operaciones que deben procesarse en moneda extranjera, por aplicación de cláusulas contractuales o por convenios de financiamiento externo. Los registros presupuestarios y los estados contables deberán registrar los gastos en moneda nacional, tomando como referencia el tipo de cambio relacionado con la moneda de la transacción y el sistema mantendrá internamente los valores en moneda local y extranjera. Adicionalmente debe tenerse en cuenta que el SIAFI mantiene, entre otros, un control de montos en los sucesivos momentos de una operación. Por dicho control, el monto del devengado que se registre, no puede superar el monto registrado del compromiso y a su vez, el monto del pagado no puede ser superior al del devengado. Por lo tanto, en caso de diferenciales cambiarios en aumento, con momentos del gasto en diferentes fechas sucesivas, hace obligatorio que, si los momentos del gasto se van efectuando en diferentes fechas, se registren estos ajustes. Para estos casos exclusivamente, el SIAFI aplicará el proceso de ajuste automático aumento / disminución en todos los momentos de un proceso de gasto. Estos ajustes no se deberán producir cuando los diferentes momentos de registro sean simultáneos. 1) Registro del Compromiso con tipo de cambio distinto al Precompromiso En este caso, cuando se registre un compromiso relacionado con un precompromiso anterior, el sistema comparará el tipo de cambio actual con el que se registró en el precompromiso. En caso que difiera, se actualizará automáticamente el registro en lempiras del precompromiso en más o en menos según corresponda, con el tipo de cambio del día, aplicado exclusivamente al monto en moneda extranjera de la operación. Para ello seguirá el procedimiento de aumento / disminución del formulario F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos. a) Si se trata de un aumento, el sistema verificará que se disponga de saldo de crédito presupuestario. En este caso el sistema operará del siguiente modo: o Si se cuenta con crédito presupuestario, el sistema efectuará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de aumento de precompromiso, tomando el diferencial cambiario del día que se está operando y el SIAFI lo comparará con respecto al que registró el precompromiso. Dicho diferencial se aplicará al importe del compromiso que se ejecuta. El monto resultante incrementará el total del precompromiso, afectando crédito presupuestario. o Si no cuenta con saldo suficiente de crédito presupuestario, el usuario responsable deberá gestionar una modificación presupuestaria para proceder posteriormente a la ejecución del compromiso. b) Si se trata de una disminución, generará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de disminución y aplicará la diferencia de cambio resultante de compararla con la etapa anterior y disminuir la ejecución del precompromiso, liberando crédito presupuestario 2) Registro del Devengado con tipo de cambio distinto al Precompromiso / Compromiso 16

17 En este caso, cuando se registre un devengado relacionado con un precompromiso y compromiso anterior, el sistema comparará el tipo de cambio actual y el que se registró en el precompromiso y compromiso. En caso que difiera, se actualizará automáticamente el precompromiso y compromiso en más o en menos según corresponda, con el tipo de cambio del día, aplicado al monto en moneda extranjera de la operación. Para ello seguirá el procedimiento de aumento / disminución del formulario F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos. a) Si se trata de un aumento, el sistema verificará que se disponga de saldo de crédito presupuestario y cuota de compromiso, operando del siguiente modo: o Si se cuenta con crédito presupuestario y cuota de compromiso, el sistema efectuará un F- 07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de aumento de precompromiso y compromiso, tomando el diferencial cambiario del día con respecto al que registra el precompromiso y compromiso y aplicándolo al importe del devengado en moneda extranjera que se ejecuta. El monto resultante incrementará la ejecución del precompromiso y compromiso, afectando el crédito presupuestario y la cuota de compromiso. o Si no se cuenta con cuota de compromiso suficiente y la transacción se está efectuando en el primero, segundo o tercer trimestre del ejercicio, el sistema permitirá igualmente la generación del F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de aumento y marcará el exceso de cuota de compromiso, debido a operación automática. o Si no cuenta con saldo suficiente de crédito presupuestario o la insuficiencia de cuota de compromiso se presenta en el cuarto trimestre del ejercicio, el usuario responsable deberá gestionar un incremento de cuota de compromiso y/o una modificación presupuestaria para proceder posteriormente a la ejecución del devengado. b) Si se trata de una disminución, generará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de disminución y aplicará la diferencia de cambio resultante de compararla con la etapa anterior y disminuir la ejecución del precompromiso y compromiso, liberando cuota de compromiso y crédito presupuestario. 3) Registro del Pagado con tipo de cambio distinto al Precompromiso / Compromiso / Devengado En este caso, cuando se registre un pagado relacionado con un precompromiso, compromiso y devengado anterior, el sistema comparará el tipo de cambio actual con el que se registró en el precompromiso, compromiso y devengado. En caso que difiera, se actualizará automáticamente el precompromiso, compromiso y devengado en más o en menos según corresponda, con el tipo de cambio del día, aplicado al monto en moneda extranjera de la operación. Para ello seguirá el procedimiento de aumento / disminución del formulario F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos. El SIAFI elaborará un formulario F-07 Modificaciones al Registro de Ejecución de Gastos automático, que generará la operación pertinente. a) Si se trata de un aumento, el sistema verificará que se disponga de saldo de crédito presupuestario y cuota de compromiso, operando del siguiente modo: o Si se cuenta con crédito presupuestario y cuota de compromiso, el sistema efectuará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de aumento de precompromiso, compromiso y devengado, tomando el diferencial cambiario del día con respecto al que se registra en la etapa del precompromiso, compromiso y devengado y aplicándolo al 17

18 importe en moneda extranjera del pago. El monto resultante incrementará la ejecución del precompromiso, compromiso y devengado, afectando crédito presupuestario y cuota de compromiso. Además generará un asiento contable. o Si no se cuenta con cuota de compromiso suficiente y la transacción se está efectuando en el primero, segundo o tercer trimestre del ejercicio, el sistema permitirá igualmente la generación del F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de aumento y marcará el exceso de cuota de compromiso, debido a operación automática. b) Si se trata de una disminución, generará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de disminución y aplicará la diferencia de cambio resultante de compararla con la etapa anterior y disminuirá la ejecución del precompromiso, compromiso y devengado, liberando cuota de compromiso y crédito presupuestario. Generará además un asiento contable. 4) Registro del Pagado de un F-01 sin imputación presupuestaria con tipo de cambio distinto al Devengado En este caso, cuando se registre un pagado relacionado con un devengado anterior, el sistema comparará el tipo de cambio actual con el que se registró en el devengado. En caso que difiera, se actualizará automáticamente el devengado en más o en menos según corresponda, con el tipo de cambio del día, aplicado al monto en moneda extranjera de la operación. Para ello seguirá el procedimiento de aumento / disminución del formulario F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos que se trata en el punto a) del capítulo V del presente manual. a) Si se trata de un aumento, el sistema operará del siguiente modo: El sistema efectuará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de aumento de devengado, tomando el diferencial cambiario del día con respecto al registrado en el devengado aplicándolo al total de moneda extranjera del pago. El monto resultante incrementará la ejecución del devengado. Generará un asiento contable b) Si se trata de una disminución, generará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de disminución y aplicará la diferencia de cambio resultante de compararla con el tipo de cambio del momento anterior y disminuirá la ejecución devengado, generando además un asiento contable. 5) Ajuste al registro del Pagado de un F-01 originado por un tipo de cambio diferente, informado en el extracto bancario, respecto del utilizado en la generación del pago En este caso, cuando la conciliación bancaria procese el débito por el pago efectuado correspondiente a un pago generado, el sistema comparará el tipo de cambio que se empleó en el momento de la generación, respecto del que se registra en el extracto bancario. En caso que difiera, el registro del pagado se actualizará automáticamente en más o en menos según corresponda, con el diferencial cambiario aplicado al monto en moneda extranjera de la generación de pago y simultáneamente se actualizará el precompromiso, compromiso y devengado, en más o en menos según corresponda. Para ello seguirá el procedimiento de aumento / disminución del formulario F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos. El SIAFI elaborará un formulario F-07 Modificaciones al Registro de Ejecución de Gastos automático, que generará la operación pertinente. 18

19 a) Si se trata de un aumento, el sistema verificará que se disponga de saldo de crédito presupuestario y cuota de compromiso, operando del siguiente modo: Si se cuenta con crédito presupuestario y cuota de compromiso, el sistema efectuará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de aumento de precompromiso, compromiso, devengado y pago, tomando el diferencial cambiario del registro en el extracto bancario, con respecto al ejecutado en la generación del pago y aplicándolo al monto en moneda extranjera de la transacción. El monto resultante incrementará la ejecución del precompromiso, compromiso, devengado y pago afectando crédito presupuestario y cuota de compromiso, ajustando el monto en lempiras del libro banco y, si corresponde, de la libreta respectiva. Generará además asientos contables Si no se cuenta con cuota de compromiso suficiente y la transacción se está efectuando en el primero, segundo o tercer trimestre del ejercicio, el sistema permitirá igualmente la generación del F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de aumento. En este caso el sistema registrará el exceso de cuota de compromiso, debido a la operación automática. Si no cuenta con saldo suficiente de crédito presupuestario o la insuficiencia de cuota de compromiso se presenta en el cuarto trimestre del ejercicio, el usuario responsable deberá gestionar un incremento de cuota de compromiso y/o una modificación presupuestaria para proceder posteriormente a la ejecución del devengado. b) Si se trata de una disminución, generará un F-07 Modificaciones al registro de ejecución de gastos de disminución y aplicará la diferencia de cambio resultante de comparar el registro del extracto con el de la generación del pago y disminuirá la ejecución del precompromiso, compromiso, devengado y pago, ajustando el registro en lempiras del libro banco y libreta si corresponde y liberando cuota de compromiso y crédito presupuestario. Generará además asientos contables. b) REVERSION La reversión significará la anulación del registro consolidado, se realiza por errores o cambios en las decisiones de las Gerencias Administrativas y/o devoluciones de recursos no utilizados. Los montos correspondientes se consideran cantidades negativas respecto del registro consolidado, para lo cual se registrarán en el F-07 con signo negativo. Existen las siguientes clases de reversiones: 1) Reversión de precompromiso, 2) Reversión de compromiso, 3) Reversión de devengado, 4) Reversión de pago, 5) Todas las posibles combinaciones de Reversión con los momentos mencionados en los puntos anteriores 6) Reversión global, 7) Reversión de cambio de imputación y 8) Reversión sin boleta de depósito. En ningún caso la reversión modificará el registro del Beneficiario. Reversión de Precompromiso Se solicitará reversión de precompromiso de un formulario F-01 Ejecución de Gastos, cuando se desea anular el registro del precompromiso por el importe total o parcial del mismo. El sistema aceptará el registro de una reversión de precompromiso si no existe compromiso para el importe que se solicita revertir 19

20 Para registrar una reversión, el sistema requerirá los siguientes datos: Elaborar el formulario F-07 y marcar el tipo de modificación reversión y el registro del gasto precompromiso. Indicar en el espacio denominado documento consolidado el Número del Formulario F-01 Registro de Ejecución de Gastos a revertir, cuyo importe a revertir sea positivo y no cuente con registro de compromiso por el monto a revertir. Imputación de gastos Importe a revertir La reversión producirá los siguientes efectos en el sistema: Disminuirá el registro presupuestario en el momento del precompromiso por el importe indicado. Incrementará el saldo presupuestario para la imputación que se revierte, dejando sin efecto la reserva del presupuesto en el registro del precompromiso anterior. Si en el sistema de compras se anularan solicitudes de gastos relacionadas al registro del precompromiso, se generará la reversión del precompromiso correspondiente. Reversión de Compromiso Se solicitará reversión de compromiso de un formulario F-01 de Ejecución de Gastos, cuando se desea anular el registro del compromiso por el importe total o parcial del mismo El sistema aceptará el registro de una reversión de compromiso si no existe registro de devengado para el importe que se solicita revertir. Para registrar una reversión, el sistema requerirá los siguientes datos. Elaborar el formulario F-07 y marcar el tipo de modificación reversión y el momento del gasto compromiso. Indicar en el espacio denominado documento consolidado el Número del Formulario F- 01- Ejecución de Gastos, cuyo importe a revertir sea positivo y no cuente con registro de devengado por el monto a revertir. En ningún caso la reversión modificará el registro del Beneficiario. Imputación de gastos Importe a revertir La reversión producirá los siguientes efectos en el sistema: Disminuirá el registro de la ejecución del presupuesto en el momento del compromiso por el importe indicado. Incrementará el monto por comprometer. Incrementará la cuota de compromiso, siempre y cuando esta operación se realice dentro del mismo trimestre de efectuado el documento original. Si la operación se registra en un trimestre posterior, no modifica la cuota de compromiso del trimestre vigente, solamente habilita saldo presupuestario. Si en el sistema de compras, se anularan las solicitudes de gastos y la orden de compra o contrato relacionado a la operación, se generará la reversión del compromiso correspondiente. 20

21 Reversión de Devengado Se solicitará reversión de devengado de un formulario F-01 de Ejecución de Gastos cuando se desea anular el registro del devengado de una operación por el total del importe o por una parte del mismo. Para ejecutar una reversión, el sistema requerirá los siguientes datos: Elaborar el formulario F-07 y marcar el tipo de modificación reversión y el momento del gasto devengado. Indicar en el espacio denominado documento consolidado el Número del Formulario F-01 Registro de Ejecución de Gastos a revertir, cuyo importe a revertir sea positivo y no cuente con registro de pago por el monto a revertir. En ningún caso la reversión modificará el registro del Beneficiario. Imputación de gastos o cuenta contable Importe a revertir El sistema validará que el formulario F-01 esté habilitado y aceptará una reversión de devengado, si no tiene registro de pago por el importe de la reversión. Es decir, el formulario F- 01 a revertir no debe tener cheque, transferencia bancaria u oficio emitido por el importe solicitado. La reversión de devengado no modificará el registro del compromiso. La reversión de devengado producirá los siguientes efectos en el sistema: Si se trata de un comprobante de imputación presupuestaria, disminuirá el registro de la ejecución del presupuesto en momento del devengado y generará el contrasiento de partida doble. Si se trata de un formulario F-01 de registro en cuenta contable, solamente generará el contrasiento de partida doble, que será el inverso del asiento original del devengado. Reversión de Pago Se solicitará reversión de pago de un formulario F-01 de imputación presupuestaria o de registro de cuentas contables, cuando exista una devolución de dinero en efectivo por el total del importe o una parte del mismo. Para registrar una reversión el sistema requerirá: Elaborar el formulario F-07 y marcar el tipo de modificación reversión y el momento del gasto pago. Número del formulario F-01 a revertir Medio de pago igual al F-01 original. Si tiene un solo pago, el sistema lo copiará automáticamente. En caso de que tenga varios pagos y con distinto medio de pago, el F-07 que revierte un pago, debe ingresarse manualmente el medio de pago. Imputación de gastos o cuenta contable Importe a revertir Banco, número de cuenta y número de la boleta de depósito por el efectivo devuelto. 21

22 Si el depósito se efectuó en una cuenta bancaria en moneda extranjera deberá anotar la fecha y tipo de cambio de la operación real que se refleja en el extracto bancario para efectos de la Conciliación Bancaria. En caso que esta información se pueda extraer del extracto bancario o se genere el F-01 de manera automática, el sistema la anotará también automáticamente. El sistema validará que la imputación o la cuenta contable se encuentre en el formulario consolidado F-01, que el monto a revertir sea menor o igual al registro del pagado confirmado existente y que exista registro en el libro banco o en el extracto bancario de la boleta de depósito citada en el documento. Un F-07 puede tener múltiples boletas de depósito, siempre y cuando estas afecten a una misma cuenta y libreta y al aprobarse un F-07 de reversión de pago la cuenta y libreta de la o las boletas reemplaza la cuenta origen y libreta del F-07. En caso que se tenga múltiples boletas de depósito y afecten a distintas libretas, deberá efectuarse un F-07 de reversión de pago por cada libreta. En caso que se tenga múltiples boletas de depósito y afecten a distintas libretas, deberá efectuarse un F-07 de reversión de pago por cada libreta. En caso que se tenga múltiples boletas de depósito y afecten a distintas libretas, deberá efectuarse un F-07 de reversión de pago por cada libreta. El proceso de reversión de pagado generará en el sistema los siguientes efectos: Si se trata de un F-01 de imputación presupuestaria, disminuirá el registro del pagado en la ejecución presupuestaria, repondrá la deuda flotante y generará el contrasiento de partida doble. Si se trata de un F-01 de registro en cuentas contables, generará el contrasiento de partida doble. Reversión de Pago de Instituciones Descentralizadas que operan con la Cuenta Unica del Tesoro En caso que la reversión se efectúe de F-01 que correspondan a Instituciones Descentralizadas que operan con la Cuenta Única del Tesoro, el proceso de reversión explicado en el punto anterior producirá los siguientes efectos: Si se trata de un F-01 de imputación presupuestaria, disminuirá el registro del pagado en la ejecución presupuestaria, repondrá la deuda flotante en la ejecución correspondiente a la Institución Descentralizada y generará dos contrasientos de partida doble, uno en los registros de la institución descentralizada y el otro en los de la Administración Central, por la utilización de la operatoria de Cuenta Unica. Si se trata de un F-01 de registro sin imputación presupuestaria o en cuentas contables, generará dos contrasientos de partida doble, uno en los registros de la institución descentralizada y el otro en los de la Administración Central por la utilización de la operatoria de Cuenta Unica. Reversión de Precompromiso y Compromiso 22

23 Se solicitará reversión de precompromiso y compromiso de un comprobante F-01 de Ejecución de Gastos, cuando se desea anular el registro del precompromiso y del compromiso por el importe total o parcial del mismo. El sistema aceptará el registro de una reversión de precompromiso y compromiso si no existe registro de devengado para el importe que se solicita revertir. Para registrar una reversión, el sistema requerirá los siguientes datos: Elaborar el comprobante F-07, marcar el tipo de modificación reversión y el momento del gasto, precompromiso y compromiso. Indicar en el espacio denominado documento consolidado el número del comprobante F- 01 Ejecución de Gastos a revertir, cuyo importe sea positivo y no cuente con registro de devengado por el monto a revertir. Imputación de gastos Importe a revertir La reversión producirá los siguientes efectos en el sistema: Disminuirá el registro presupuestario en los momentos de precompromiso y compromiso por el importe indicado. Incrementara el saldo presupuestario para la imputación que se revierte. Incrementará la cuota de compromiso, siempre y cuando esta operación se realice dentro del mismo trimestre de efectuado el documento original. Si la operación se registra en un trimestre posterior al registro consolidado no modifica la cuota de compromiso del trimestre vigente, solamente habilita saldo presupuestario. En el caso de compras, se anularán o dejarán sin efecto las solicitudes de gastos y la orden de compra o contrato relacionado a la operación. Reversión de Precompromiso, Compromiso y Devengado Se solicitará reversión del precompromiso, compromiso y devengado de un comprobante F-01 de Ejecución de Gastos, cuando se desea anular el registro del precompromiso, compromiso y devengado de una operación por el total del importe o por una parte del mismo. Para ejecutar una reversión de precompromiso, compromiso y devengado, el sistema requerirá los siguientes datos: Elaborar el comprobante F-07, marcar el tipo de modificación reversión y el momento del gasto, precompromiso, compromiso y devengado. Indicar en el espacio denominado documento consolidado el número del comprobante F- 01 Ejecución de Gastos a revertir, cuyo importe sea positivo y no cuente con registro de pago por el monto a revertir. Imputación de gastos Importe a revertir El sistema validará que el comprobante F-01 esté habilitado y aceptará una reversión de precompromiso, compromiso y devengado si no tiene registro de pago por el importe de la reversión. Es decir, el comprobante F-01 a revertir no debe tener cheque, transferencia bancaria u oficio emitido por el importe solicitado. 23