Protocolo de evaluación de riesgo comercial:

Transcripción

1 Protocolo de evaluación de riesgo comercial: 1. Garantía Limitada 1.1 Definición: Este producto permite consultar los cheques al momento de realizar una venta, recibiendo solo un código de aprobación o el rechazo de la operación, esto luego de realizar las consultas a las bases de datos Orsan y respetando las condiciones establecidas en el contrato Orsan emitirá una factura mensualmente, cobrando un porcentaje de los montos consultados. El comercio podrá enviar a comprar un % previamente pactado en un 50% 60,70 y 80% del neto de la factura Se comprará la cartera de cheques siniestrados secuencialmente, según orden de llegada, con un tope máximo según % del costo Mensual del servicio o según cuadratura pactada con el cliente, más el % de sobre-consulta del mes anterior si hubiera. El resto de los documentos ingresarán al proceso de cobranza. 1.2 Cobro: El valor de este producto se realiza en función de la cuadratura pactada con el cliente según tabla adjunta: Cuadratura 80/20 Mensual 70/30 Trimestral ** 60/40 Semestral ** 50/50 Anual ** Monto Máximo Cheque Monto Efectivo ** En el evento, que hubiera saldos a favor no comprados se acumularan, según el plan por periodos anuales, semestrales, trimestrales o mensuales.

2 1.3 Comisión de Venta: Tipo de Contrato 80/20 Mensual 70/30 Trimestral ** 60/40 Semestral ** 50/50 Anual ** Monto Neto Efectivo % Comisión de Efectivo 20 20% 30 35% 40 50% 50 65% 1.4 Documentación Contrato: a) Contrato de Evaluación de Riesgo Comercial b) Contrato de Compra c) Mandatos (Santiago) o Poderes (Regiones) d) Mandato Interno (Solo para Regiones) e) Anexos Varios (Condiciones Especiales) f) Anexo Garantía Ltda. g) Anexo de Sucursales h) Anexo de Comisión de Cobranzas 2. Pago Garantía 2.1 Definición: Este producto una vez realizada la verificación del medio de pago, garantiza el monto de todas aquellas ventas autorizadas por Orsan que cuenten con el código de autorización interno correspondiente y que resulten protestadas solo por las causales indicadas por contrato o anexo correspondiente. Se comprará los cheques siniestrados secuencialmente, según orden de llegada, con un tope máximo según % del costo Mensual del servicio o según cuadratura pactada con el cliente, más el % de sobre-consulta del mes anterior si hubiera. El resto de los documentos ingresarán al proceso de cobranza. 2.2 Cobro: El valor de este producto se realiza en función del monto total consultado aplicando el % indicado en la tabla de riesgo por giro vigente. 2.3 Comisión de Venta: La comisión de ventas será calculada en relación a la tabla de comisiones y tasas de cobro al clientes, las cuales fluctúan entre:

3 Tasa : 0.5% al 2.8% Comisiones 50% al 150% VERIFICACION DE CHEQUES 2.4 Flujo Comercial (Garantía Limitada) SI I Área de Ventas Captación de Cliente (1) Área de Ventas Recopilación de Antecedentes (2) Facturación Asignación Correlativo y Claves (3) Sales Manager Área Comercial Confección Contrato (4) Normalización (5) NO Ejecutivo de Venta Rectificación (6) NO FIN SI Firman Ambas Partes (7) Facturación Recepción, Configuración y Activación (8) SAC Implementación y Capacitación (9) II Comercio Codificación de Documento(1) Área de Riesgo ** Creación de Claves IMAKER**(7.1) CLAVES DE ACCESO FIN Detalle de las Etapas del Flujo Comercial A. Área de Ventas: Captación de Cliente: La captación de cliente significa atraer la atención de un potencial cliente identificando sus necesidades y procurar cubrirlas con algún producto Orsan Recopilación de Antecedentes: La recopilación de antecedentes es una etapa de la metodología clásica de diseño; sin embargo, en este caso se trata de recoger todos los antecedentes previos y obligatorios para la confección del contrato. Individualización del cliente: corresponden a los antecedentes de identificación de las partes que celebran y conforman el contrato de servicio. a. Nombre del cliente b. Giro y Rut del cliente c. N de cuenta corriente y banco del cliente d. Teléfonos del cliente e. del cliente f. Domicilio del cliente g. Comuna y ciudad h. Representante(s) i. Rut del representante j. k. Contacto o representantes l. Teléfonos m. de los mismos

4 Nota: Todos los datos anteriormente Condiciones a convenir para la prestación del servicio: Corresponden a una serie de especificaciones técnicas, tales como, cantidad de ventas y monto de ventas con cheque, las que ayudarán a configurar el servicio de evaluación de riesgo comercial. Precio: valor acordado para cobro del servicio prestado. B. Área de Facturación Asignación de Correlativo y Claves: el área comercial, enviará vía correo electrónico solicitud de creación de clave y correlativo al área de facturación, para este efecto el área comercial debe llenar previa ficha comercial con los antecedentes anteriormente descritos del cliente y del servicio. Sistemas Operativos: Mantenedor de contrato C. Área Comercial / Sales Maneger Confección de Contrato: Una vez creado el correlativo y claves de acceso correspondientes al requerimiento descrito en la actividad anterior, el departamento de facturación devolverá al área comercial la ficha correspondiente con los antecedentes solicitados. El área comercial procederá a confeccionar el contrato físico. Este deberá ser entregado al área de normalización para su revisión. D. Área Normalización Revisión V B : El área de normalización deberá velar porque todos los antecedentes que forman parte del contrato se encuentren en su totalidad debidamente ingresados en el contrato y que sus condiciones contractuales estén dentro de los parámetros establecidos para el tipo de producto. De cumplir a cabalidad con todas las condiciones el departamento de Normalización entregará al área comercial contrato con V B para la respectiva firma de las partes. Rectificación :De no cumplir con alguno de los puntos anteriormente descritos en el punto 5, el área de normalización devolverá el contrato al área comercial a modo que reingrese una vez normalizado. Firmas de la partes:el ejecutivo comercial procederá a obtener las firmas correspondientes y entregará documentación firmada al área de facturación.

5 De poseer el contrato los servicios de Evaluación de Cupos Especiales incorporados, el ejecutivo deberá entregar al departo de riesgo de crédito copia firmada del contrato e individualizar al usuario a quién se le generarán las claves de acceso. Una vez creadas las claves el área de riesgo de crédito enviará correo a SAC para la implementación y capacitación del cliente. E. Área Facturación Recepción, configuración y Activación: El área de facturación recepcionará el contrato firmado por ambas partes y revisará si las condiciones contractuales corresponden a las indicadas en la ficha comercial entregada al momento de la creación de claves y correlativo, de ser las mismas se procederá a activar el servicio contratado, de haber cambio de condiciones el área de facturación configurara los sistemas en función de lo descrito en el contrato firmado. Una vez activados servicios el área de facturación enviará correo al Departamento de Atención a Clientes (SAC) solicitando Implementación y capacitación de los servicios contratados. Registro de Parámetros en Mantenedor de Contratos: a) Contrato b) Parámetros c) Configuración del contrato

6 Sistemas operativos: Mantenedor de contrato, Orsan 2000 F. SAC / Implementación y capacitación El Área de Servicio al cliente procederá a implementar y capacitar al comercio una vez que el área de facturación envíe un mail informando la incorporación de los clientes a la empresa. El ejecutivo de turno SAC tendrá 6 hrs. desde recepcionado el correo por parte de facturación para dar la bienvenida telefónica al cliente. Esta consta en contactar telefónicamente la casa matriz y/o a todas las sucursales para así comunicar las claves, password, sitio WEB de consulta, teléfonos de Callcenter y mesa de ayuda. Además el ejecutivo de turno confeccionará minutas y valijas preparando el material para la capacitación en terreno y regiones. Descripción Flujograma Operacional

7 Detalle de las Etapas del Flujo Operacionall 1. Comercio codifica cheques según medio de consulta 2. Comercio bloqueo Rut del titular según contratos de cheques protestados 3. Cliente envía cheque protestados 4. Custodia decepciona cheque protestados, escanea cheque y genera folio 5. Custodia genera proceso de bloqueo en los sistemas Se genera proceso para área de cobranza 8. Área de evaluación: evalúa cheque determina pago de garantía según parámetros del contrato 9. Cheques que no cumplen condiciones contractuales se devuelven al cliente o quedan en comisión de cobranza si tiene anexo de comisión de cobranza 10. Área de evaluación revisa cartolas del cliente para ver saldos del cliente 11. El proceso de pago tiene dos fecha de corte para rendir al cliente (los 10 y 25 de cada mes) 12. Envía nomina de cheque a tesorería para pago de garantía 13. Tesorería emite cheque o transferencia según contrato 9. Documentación Contrato: a) Contrato de Evaluación de Riesgo Comercial b) Contrato de Compra c) Mandatos (Santiago) o Poderes (Regiones) d) Mandato Interno (Solo para Regiones) e) Anexos Varios (Condiciones Especiales) f) Anexo de Sucursales g) Anexo de Comisión de Cobranzas 10. Condiciones Contractuales Las condiciones contractuales obligatorias que deben ser señaladas en el contrato físico para su configuración en sistemas Orsan son las siguientes: a. Parámetros del servicio:

8 i Número máximo de efectos por transacción por venta ii Número de ventas diarias por girador: Definición que se debe estipular con el cliente; iii Monto máximo de ventas diarias por girador: Definición que se debe estipular con el cliente; iv Plazo máximo de vencimiento de cheques: Definición que se debe estipular con el cliente v Monto mínimo que hace aplicable cupos especiales de evaluación: Definición que se debe estipular con el cliente, siempre y cuando el contrato tenga este servicio; vi Monto hasta el cual son aplicables cupos especiales de evaluación: Definición que se debe estipular con el cliente, siempre y cuando el contrato tenga este servicio Medios de Transacción Página WEB En caso de emergencia Call Center Terminales H2H 2.12 Tablas Precio, Comisión y Coberturas Véase en Anexo N 2 Tablas de Valor

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10 CHECK LIST POR AREA Área de Normalización(Revisión Contrato) VB Nombre del cliente Giro y Rut del cliente N de cuenta corriente y banco del cliente Teléfonos del cliente del cliente Domicilio del cliente Comuna y ciudad Representante(s) Rut del representante Contacto o representantes Teléfonos de los mismos Área de Facturación Contrato firmado por ambas partes Ingreso parámetros de acuerdo a contratos VB

11 Tipo de validación Fecha inicio Fecha de termino Ingreso de sucursales IP T Fono Tipo de validación Monto IVR Numero ventas diaria por girado Numero de ventas por periodo por girador Numero de ventas a fecha por girador Monto de ventas con Facturas a diario Días y horas del periodo IP T Fono Tipo de validación Revisar cuadratura del cliente Área de Evaluación de Riesgo Revisión según parámetros contrato Firma disconforme a cheques no personalizados siempre que el Rut anotado corresponda al titular Cheques adulterados Cheques de terceros Cheques de hasta xx venta diaria por girad Cuente Cerrada Falta de Fondos Orden de no pago por robo hurto o extravío Orden de no pago sin causal Orden de no pago por incumplimiento de contrato o comercial Cheques de terceros Facturas de terceros Diferencia entre facturas con consulta Modalidad de pagos VB Revisar Cobertura dependiendo del contrato Monto máximo diario girador Monto máximo por girador Monto máximo compra cheques Monto máximo mensual $80

12 Monto máximo cheques por operación Anexo Comisión de cobranza