INFOTECH CURSO MÓDULO 4. Uso de herramientas de base de datos. Manejo de Bases de Datos con Microsoft Access Professional

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1 INFOTECH CURSO Manejo de Bases de Datos con Microsoft Access Professional MÓDULO 4 Uso de herramientas de base de datos

2 INFOTECH CAPACIDADES ESPECÍFICAS ACTITUDES Y VALORES DURACIÓN NOMBRE DEL MÓDULO -4 CONTENIDOS RECURSOS Comprensión e información Indagación y experimentación Juicio crítico Creatividad Módulo 4 Uso de herramientas de base de datos 4.1 Herramientas de base de datos (Parte I) 4.2 Herramientas de base de datos (Parte II) 4.3 Importar y exportar datos 4.4 Ejercicios complementarios Fichas de Aprendizaje Aplicaciones en la plataforma Paideia. Computadora Analiza los bene cios del uso de cada una de las herramientas de base de datos. Analiza los bene cios del uso de las copias de respaldo y las versiones ejecutables. Reconoce la importancia de importar o exportar información de una base de datos. Utiliza las herramientas de bases de datos disponibles en MS Access. Genera copias de respaldo y versiones ejecutables de la base de datos. Aprende a importar objetos y datos de MS Access. Exporta una base de datos a MS Excel y MS Word Valora la potencialidad de las herramientas para la elaboración de sus trabajos Modi ca su trabajo, aplicando las herramientas aprendidas. Personaliza sus trabajos haciendo uso de de diferentes herramientas de de access. Utiliza diversas herramientas para aplicarlo en su trabajo. Asume una actitud responsable cuando elabora las actividades de las aplicaciones. Muestra una actitud responsable al aplicarle las diversas herramientas a su trabajo. 4 Sesiones (1 mes) Utiliza el administrador para obtener MÓDULO 4: Uso de herramientas de base de datos

3 Tema: Herramientas de base de datos (Parte 1) Ficha de aprendizaje 13 n Logro Usa las herramientas de base de datos disponibles en Microsoft Access. Analiza los beneficios del uso de cada una de las herramientas de base de # Conocimientos previos Javier observa que al abrir la base datos que ha generado esta se encuentra dañada. Él desea recuperarla, ya que tiene información muy importante. Crees que es posible que Javier recupere la información de su base de datos? Cómo podría recuperarla? Conversa con tu profesor y con tus compañeros para responder a las interrogantes planteadas. 1

4 Mapa de contenidos Herramientas de Bases de datos puedes Compactar y reparar base de datos Documentar tu base de datos Analizar tablas Contenidos de aprendizaje A continuación estudiaremos algunas herramientas de Access que nos permiten gestionar, optimizar y mejorar el rendimiento de nuestra base de datos. Estas herramientas nos ayudarán a corregir errores del diseño, reparar, documentar o hacer copias de seguridad de la base de datos, entre otras opciones. 2

5 1 COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS Para compactar una base de datos, realiza lo siguiente: 1 En la pestaña Herramientas de base de datos, grupo Herramientas, tienes el ícono Compactar y reparar base de datos. Al pulsarlo, puedes compactar y reparar para evitar y corregir problemas con los archivos de tu base de datos. Esta herramienta también está disponible en el menú Archivo, opción Información, ícono Compactar y reparar base de datos. Figura 1. Compactar y reparar base de datos desde Herramientas de base de datos Figura 2. Iniciar el proceso de compactar y reparar Al realizar acciones como insertar, modificar o eliminar objetos y datos, el archivo.accdb se va degradando, creciendo en tamaño y volviendo lento el trabajo con tiempos de espera cada vez mayores. Este efecto es notorio cuando se van almacenando volúmenes grandes de información. Por ello luego de compactar y reparar la base de datos, se libera el espacio innecesario que se fue creando. La reparación de la base de datos permite reorganizar la información internamente, lo que hará que la base de datos funcione más rápido. Esta herramienta puede compararse con el Defragmentador de Windows; además, detecta si un archivo Access ha sufrido algún tipo de daño intentará repararlo. 3

6 2 También se puede configurar la base de datos para compactarla cada vez que se cierre. Para ello, desde Archivo > Opciones > Base de datos actual, activa la casilla Compactar al cerrar. Luego pulsa Aceptar. Figura 3. Compactar y reparar base de datos al cerrar la base de datos 2 DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS Documentar una base de datos permite centralizar toda la información sobre la estructura de las tablas, de los campos, de las relaciones entre tablas, etcétera. Al generar el documento, debemos definir qué objetos y cuáles de sus características deben documentarse. Microsoft Access dispondrá toda la información en un formato que se podrá archivar, exportar o imprimir. 1 En la pestaña Herramientas de base de datos, grupo Analizar, encontramos el Documentador de base de datos, como se muestra en la imagen. Figura 4. Documentador de base de datos 4

7 2 Al ejecutarlo se abre la ventana Documentador, en la que podrás seleccionar los objetos de la base de datos que deseas documentar. Figura 5. Ventana de selección de objetos 3 Cada tipo de objeto tiene sus propias características. Pulsando el botón Opciones, podrás especificar qué características deseas documentar. Por ejemplo, si estás en la pestaña Tablas y pulsas Opciones, se abrirá la ventana Imprimir definición de tabla. Figura 6. Ventana definición de tabla 4 Luego de seleccionar los objetos que deseas documentar, pulsa el botón Aceptar para que Microsoft Access genere una vista previa del documento que se solicita. 5

8 Figura 7. Vista previa del documento Como puedes apreciar, la ficha Vista preliminar tienes los siguientes grupos: Tamaño de página, Diseño de página, Zoom y Datos. En este último grupo dispones de opciones para exportar el documento a otros formatos como Excel, PDF, entre otros. 2 ANALIZAR TABLAS Como sabes, una base de datos almacena datos organizándolos en tablas, las cuales deben tener un diseño previo. Un mal diseño de las tablas y de sus relaciones entre ellas dará lugar a una serie de problemas, tales como: Recuperación deficiente de datos y consultas. Problemas de redundancia (datos repetidos innecesariamente) que pueden generar resultados e informes incorrectos. 1 1 La herramienta de Access Analizar tabla la encuentras en la pestaña Herramientas de base de datos, grupo Analizar. Figura 8. Analizar tabla de la base de datos 6

9 2 Se abrirá la ventana Asistente para analizar tablas; en ella se explica el tipo de problema que buscará. Figura 9. Asistente para analizar tablas 3 Al pulsar Siguiente > se mostrará la forma cómo se resolverán los problemas. Figura 10. Asistente para analizar tablas 7

10 4 Selecciona la tabla que se considerará para el análisis. En este caso la tabla Alumnos de la base de datos Colegio.accdb que hemos venido trabajando anteriormente. Lee atentamente las indicaciones que va dando el asistente a fin de poder tener una base de datos optimizada. Figura 11. Selección de tablas para analizar Figura 12. Selección de análisis de tablas con el asistente 8

11 Aplica lo aprendido Ingresa a Paideia y lee las instrucciones detalladas para que realices las siguientes aplicaciones: Aplicación 4.1 Realiza la reparación y compactación de la base de datos Biblioteca.accdb y adjunta las imágenes del proceso que has realizado. Aplicación 4.2 Utilizando la base de datos Biblioteca.accdb crea la documentación de la tabla Autor y adjunta las imágenes del proceso que has realizado. Amplía tus Aprende más sobre cómo documentar e imprimir una base de datos en el siguiente enlace: 9