SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO

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1 SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de conformidad con los principios de transparencia para la contratación, convoca públicamente a todos los interesados en proporcionar información para consolidar el estudio de mercado del presente proceso con las siguientes condiciones. OBJETO Compra e instalación de cuatro (4) archivadores rodantes, compra y armado de 15 estantes metálicos fijos y el mantenimiento y reparación de un archivador rodante del archivo central. VALIDEZ DE PRECOTIZACIÓN TREINTA (30) DIAS FECHA LÍMITE DE RECEPCION DE PRECOTIZACIONES 15 DE MARZO DE 2016 REMITIR LA PRECOTIZACIÓN nnaranjo@sen.edu.co 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD En cumplimiento de lo establecido en los artículos 12, 19 y 46 de la Ley 594 de 2000, la Dirección General tiene la obligación de cuidar y salvaguardar la documentación que produce y recibe en cumplimiento de su misión y conservarla en las mejores condiciones de organización, físico ambientales y de seguridad, se hace necesario la compra e instalación de cuatro (4) archivadores rodantes y el suministro de 15 estantes metálicos y el mantenimiento y reparación de un archivador rodante del archivo central. Con el fin de mantener la estantería rodante en perfectas condiciones de funcionamiento y accesibilidad a la documentación ubicada en archivo central, a cargo del Grupo de Administración Documentos, con el fin de cumplir con el mandato que le impone el Estado Colombiano de salvaguardar la documentación institucional. Por lo tanto, la Secretaria General, a través del Grupo de Administración de Documentos, requiere contratar la compra e instalación de cuatro (4) archivadores rodantes y el suministro de 15 estantes metálicos y el mantenimiento y reparación de un archivador rodante del archivo central, para asegurar la adecuada organización, conservación y consulta de la documentación que se encuentra a cargo del Grupo de Administración de Documentos. La Entidad debe garantizar el mobiliario que se requiere para la conservación del patrimonio documental y el correcto funcionamiento de los archivadores y muebles existentes en el archivo central. 2. Compra de Archivadores Rodantes. Los cuatro (4) archivadores rodantes objeto de compra dentro del proceso de selección, serán instalados en las siguientes áreas de acuerdo con las dimensiones que se describen a continuación: a) Área 3:00 Mt de largo X 2: 70 Mt de fondo. b) Área 3:80 Mt de largo X 270 Mt de fondo. c) Área 7:00 Mt de largo X 2:70 Mt de fondo. d) Área 7:50 M de largo X 2:70 Mt de Fondo No obstante las anteriores dimensiones los oferentes podrán solicitar una visita guiada al área en mención para tomar sus propias mediciones.

2 CANTIDAD DE ARCHIVADORES CARROS MOVIBLES POR ARCHIVADOR ESTANTES POR CARRO MOVIL CARROS FIJOS POR ARCHIVADOR ESTANTES FIJOS POR ARCHIVADOR UNIDADES DE ALMACENAMIENTO a Entre 2 y 3 6 Entre 1 y 2 Entre 3 y 6 Mínimo 15 b 3 6 Entre 1 y 2 3 Mínimo 21 c Entre 3 y 6 Entre 45 y 48 d Entre 3 y 6 Entre 45 y 48 TOTAL: Entre 19 y Entre 6 y 8 Entre 12 y 21 Mínimo Compra de Estantería Fija Las siguientes son las cantidades y capacidad de almacenamiento de los estantes a adquirir. CANTIDAD DE ESTANTES ALTURA ANCHO PROFUNDIDAD ENTREPAÑOS ÚTILES 15 2 metros 0,92 cent cent 5 por estante 4 Mantenimiento y Reparación de Archivador Rodante. El mantenimiento y reparación se realizara sobre un archivador rodante existente con la siguiente descripción. CANTIDAD DE ARCHIVADORES CANTIDAD DE CARROS MOVIBLES CARROS FIJOS UNIDADES DE ALMACENAMIENTO CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS ARCHIVADORES RODANTES Y ESTANTERIA Los oferentes interesados en el presente proceso de contratación, deberán garantizar que los archivadores rodantes cumplan con las siguientes características técnicas de fabricación e instalación. 5.1 Características Técnicas de Archivadores Rodantes Las características de los archivadores rodantes deberán cumplir con las condiciones de fabricación que se describen a continuación así: TIPO DE ARCHIVADOR: Archivador Rodante. MODULOS FIJOS: En ángulo estructural de 1 1/2 X 3/16 resistencia de dos toneladas por unidad. MODULOS RODANTES: En ángulo estructural de 1 1/2 X 3/16 o ¼ una resistencia de dos toneladas por unidad, de desplazamiento MANUAL si es sencillo o MECANICO si es doble, triple. DESPLAZAMIENTO: Carros ANTIVUELCO se desplazamiento MANUAL con una relación de cadena y piñones entre 14 a 30 dientes, con ejes y ruedas de tracción hasta el último estante para mayor estabilidad y desplazamiento sin esfuerzo. Las ruedas son acero maquinado de 4 con rodamientos sellados 6202 zz, ejes en acero de 5/8 montados sobre chumaceras en acero cold rolled. RIELES: Elaborados en ANGULO mínimo de de 1 X ¼, con dos ángulos estructurales de 1 x

3 3/16 soldados, que garantizan la estabilidad y el fácil desplazamiento del carro ANTIVUELCO. MANIJA PARA DESPLAZAMIENTO MANUAL: Elaborada en platina de 1½ x 3/16 rolled maquinado de 1¼ x 55mm. en acero cold TERMINADOS EXTERIORES: Acabados y fachadas frontales, (incluyendo la puerta) y laterales en lámina Cold Rolled calibre 22; de acuerdo con lo establecido en el artículo 1º literal B numeral 1.5., del acuerdo 37 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación. VISORES: Cada fachada frontal incluye visores con un área de suficiente para permitir la identificación de la información almacenada en cada módulo; en lámina cold rolled con ventana en vidrio. CERRAMIENTO (PUERTA): Llave de seguridad y pasadores internos con la suficiente capacidad para que la inercia generada por el movimiento de los carros no los desprenda de sus agarres al módulo fijo. PARAL O COLUMNA: lámina Cold Rolled calibre 18 punzonada con sistema de soporte tipo cremallera o troquelado de tipo uña con posibilidad de graduación de los entrepaños a la altura deseada; Con templetes en diagonal en Platina de 1/8 x ¾ con tensor de ajuste a un extremo. DIMENSIONES. Los espacios están distribuidos así: altura de estante 2.00 mts 6 bandejas y 5 espacios útiles para conservar carpetas. Ancho de las bandejas 94 cm y 40 cm de profundidad. PARAL TIPO "U": El paral fabricado en lámina de Acero tipo Cold Rolled calibre 16 punzonado a ambos lados de tal forma que se comparte hacia atrás en los. ENTREPAÑOS, PISOS Y TECHOS: Modulares (sin tornillos) en Lámina Cold Rolled, con una resistencia mínima de 55/120kgs., repartidos uniformemente con doblez frontal de 2cm que funciona como estructura para evitar deformaciones. COLODE PINTURA: Pintura electrostática horneado industrial en cabina, color gris. INSTALACIÓN: Los archivadores deben ser instalados en las áreas asignadas para ello, por el Grupo de Administración de Documentos del SENA Dirección General. 5.2 Características de Estantes Sueltos Las características técnicas, dimensiones y demás condiciones que deben cumplir los oferentes de la estantería fija son las siguientes: TIPO: Estantes fijos ALTURA: Dos (2.00) metros ANCHO: Noventa y cuatro (92) centímetros FONDO: Cuarenta (40) centímetros ENTREPAÑOS: Seis (6) BANDEJAS: Útiles Cinco (5). FABRICACIÓN: En Cid, calibre 18 para los parales y los entrepaños en lámina de calibre 22, con refuerzos en ángulos de hierro de 1x1 y 1/8 de pulgada, pintura electrostática color gris. 5.3 Características Técnicas del Mantenimiento y Reparación de un Archivador Rodante del Archivo Central.

4 El mantenimiento y reparación del archivador rodante, se debe tener en cuenta las siguientes características: Desmonte de cinco (5) carros móviles y siete (7) fijos revisión interna de los mecanismos y sistemas de rodamiento y montaje de nuevo. Corregir las fallas técnicas y los problemas de funcionamiento que presente el archivador rodante. Suministro y cambio de mecanismos de rodamiento y del sistema de cadenas en los carros. El mantenimiento correctivo debe cubrir todas las partes físicas y los ascensores que se requieran en los carros del archivador Remplazar los accesorios y repuestos en mal estado de funcionamiento, los repuestos que se remplacen deberán ser nuevos y originales. Revisión de funcionamiento de los carros, estantes, sistemas rodantes, cadenas, ajuste mecánicos y de alineamiento de estantería y acabados. 6. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Podrán participar en el presente proceso de selección todas las personas naturales o jurídicas, plenamente capaces que cumplan con las condiciones exigidas en el presente proceso. 6.1 Personas Jurídicas Las Personas Jurídicas interesadas en participar en el presente proceso de selección, deberán aportar la siguiente documentación. Carta de Presentación, suscrito por el representante legal. Deberán aporta el certificado de existencia y representación legal, con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario. En el certificado se verificará. Objeto Social, el cual debe ser coherente al objeto del presente proceso contractual y se verifica en el certificado de existencia y representación. Calidad del Representante Legal, autorización para contratar, facultades para presentar las ofertas y suscribir contratos. En caso de que el representante legal no cuente expresamente en el certificado de existencia y representación con la facultad para contratar, debe presentar la autorización del órgano que lo faculte. Inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones de la persona jurídica para contratar con el Estado. Se verificará con una declaración de la persona jurídica en la cual certifica que ni la persona jurídica ni el representante legal están incursos en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones. Antecedentes judiciales. procuraduría general de la Nación y Contraloría General de la República se verificará que el proponente persona jurídica y el representante legal no presente sanciones judiciales, disciplinarias o fiscales. Copia de la cédula de ciudadanía al 150% del representante legal.

5 Rut de la Persona Jurídica y del Representante legal expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en donde conste el régimen tributario a que pertenece el oferente. Certificación de cuenta Bancaria habilitada, emitida por la Entidad financiera. Aportes al Sistema General de Seguridad Social de la persona Jurídica acreditando el pago de los aportes al sistema. Pago de parafiscales si a ello está obligado mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal, Copia de libreta militar del representante legal de la persona jurídica y solo en caso de que sea hombre y tenga menos de 50 años. 6.2 Personas Naturales Las Personas Naturales deberán aportar la siguiente documentación. Para Nacionales copia de la cédula de ciudadanía al 150%. Para extranjeros copia cédula de extranjería al 150%. Declaración de la persona natural en la cual certifica que no están incursos en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar con el Estado. Certificación de antecedentes judiciales, de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República La Entidad verificará que el proponente (persona natural) no presente sanciones judiciales, disciplinarias o fiscales. Copia del RUT y copia del RIT. Carta de Presentación: La propuesta se deberá presentar firmada por la oferente persona natural. Copia de pagos al sistema general en seguridad social de conformidad con el artículo 50 del decreto 789 de 2002 ("La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. ). Con base en la anterior disposición la Entidad verificará que el proponente persona natural se encuentre afiliado y a paz y salvo en el sistema general de seguridad social. Certificado de cámara de comercio. Copia de la libreta militar al 150%, solo en caso de que sea hombre y tenga menos de 50 años. 6.3 Consorcios o Uniones Temporales: Los requisitos jurídicos señalados anteriormente, deberán acreditarlos todos los integrantes que conforman el consorcio o unión temporal proponente. El RUT del Consorcio será exigible únicamente al proponente adjudicado, que deberá hacer el trámite ante la DIAN respecto al consorcio o unión temporal. Pagos de los aportes al Sistema General de Seguridad Social. Cuando se trate de este requisito

6 se exigirá a cada una de las personas jurídicas o naturales que lo conforman el consorcio o unión temporal y deberá presentar por escrito y suscribir el compromiso consorcial, atendiendo el artículo 7 de la ley 80 de Todos los proponentes deben suscribir el compromiso anticorrupción contenido en el Formato indicado, en el cual manifiestan su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado colombiano contra la corrupción. Si se comprueba el incumplimiento del proponente, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en el proceso de contratación actúe en su nombre, es causal suficiente para el rechazo de la oferta o para la terminación anticipada del contrato, si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación del contrato. VISITA AL ÁREA DE INSTALACIÓN DE LOS ARCHIVADORES Las personas naturales y jurídicas interesadas en participar en el presente proceso de contratación, podrán solicitar una visita guiada al sito en el cual se deben instalar los archivadores rodantes, con el fin de tomar las medidas del área física, cuantificar el número de unidades de almacenamiento y demás requisitos técnicos que le permitan hacer una propuesta técnica y económica consistente con los requerimientos de la Entidad. 6.4 Acreditación de Ejecución de Contratos y Experiencia Específica Solicitada El proponente deberá acreditar la ejecución de por lo menos dos (2) contratos, relacionados directamente con la venta de estantería y archivadores rodantes, reparación y mantenimiento de los mismos, aportando cualquiera de los siguientes documentos: Certificación de ejecución y cumplimiento contractual. Acta de liquidación contractual suscrita por las partes contratantes. Acta de terminación y cumplimiento de las obligaciones adquiridas mediante acuerdo comercial. Cada documento que acredite la experiencia debe contener el nombre de la Entidad o Empresa contratante, nombre del contratista, Objeto contractual, valor del contrato ejecutado y fecha de inicio y de terminación del contrato. 6.5 Cuantía a Acreditar en la Sumatoria de la Experiencia Específica El valor de los contratos con los que se pretenda acreditar la experiencia específica, deberá dar como resultado en la sumatoria como mínimo el valor igual o superior al presupuesto oficial de la presente contratación. 7. OBLIGACIONES 7.1 Obligaciones del Contratista a). Archivadores Rodantes Hacer entrega de la estantería, materiales y componentes de los archivadores rodantes, con las características técnicas solicitadas. Asumir los costos de transporte he instalación de los elementos a suministrados. La estantería y los demás componentes de los archivadores rodantes, deberán ser nuevos y

7 originales. Remplazar la estantería y/o componentes que resultaren defectuosos sin costo alguno para el SENA, dentro del término de garantía de calidad de los bienes suministrados Armar e instalar los archivadores rodantes de acuerdo con las condiciones técnicas y en el sitio indicado por el supervisor del contrato y entregarlo en perfecto estado de funcionamiento. Corregir las fallas de funcionamiento que presente el archivador rodante una vez instalado dentro del término de garantía de calidad de los bienes suministrados. Ejecutar con plena autonomía técnica y administrativa el objeto contractual. Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las instrucciones y lineamientos que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte del Supervisor del contrato. El contratista se hace responsable de las herramientas y/o equipos de su propiedad o a su cargo, de la mano de obra que en función del objeto del contrato requiera para cumplir con las obligaciones contratadas, en ningún caso el SENA Responderá por equipos o herramientas que el contratista ingrese o utilice en su labor. Responsabilizarse de cualquier daño o perjuicio que cauce el contratista al SENA, su personal o instalaciones, ocasionado por el personal del contratista que utilice en el desarrollo del objeto del contrato y que sea con ocasión del desarrollo del mism. Mantener indemne a la entidad contratante de cualquier perjuicio que se derive de la ejecución del contrato. Informar oportunamente al supervisor del contrato, de cualquier situación que pueda afectar la correcta ejecución del mismo. Asumir los costos de reparación si se llegase a presentar un daño en las instalaciones del SENA Dirección General. Cumplir a cabalidad el objeto del contrato. b). Estantería Metálica Fija Hacer entrega de la estantería materiales con las características técnicas solicitadas. La estantería y los componentes de los mismos deben ser nuevos y de primera calidad. Asumir los costos de transporte he instalación de los elementos a suministrados. Informar oportunamente al supervisor del contrato, cualquier situación que pueda afectar la instalación de la estantería o las obligaciones contractuales. Armar e instalar los estantes en los sitios indicado por el supervisor del contrato y entregarlo en perfecto estado funcional. c). Mantenimiento y Reparación de Archivador Rodante El servicio de reparación y rodante mantenimiento debe realizarse en el sitio de ubicación del archivador Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo en la totalidad de los carros y estantes indicados en el contrato, en el plazo y bajo las condiciones económicas y técnicas estipuladas en la propuesta presentada por el oferente, la cual forma parte integral del contrato

8 Garantizar la calidad del servicio, repuestos y componentes cambiados al archivador y si ellos resultaren defectuosos, deberá remplazarlos sin costo adicional para el SENA. Corregir las fallas de funcionamiento que presente el archivador rodante. Remplazar los elementos y repuestos en mal estado de funcionamiento, los repuestos que se remplacen en los equipos deberán ser nuevos y originales. Revisar el correcto funcionamiento de los carros, sistemas de rodamiento, cadenas y condiciones operativas. Cumplir todas aquellas obligaciones inherentes al contrato que sean necesarias para la correcta ejecución del objeto del mismo. a. Obligaciones del SENA Tramitar oportunamente el registro presupuestal del contrato suscrito. Tramitar en forma oportuna el pago del valor del contrato en la forma pactada. Poner a disposición del Contratista toda la información que sea de vital ayuda de tal manera que facilite su labor. Designar un supervisor para la coordinación del objeto del presente contrato. Ejercer la supervisión de conformidad con las normas vigentes para la correcta ejecución del contrato. Poner a disposición del contratista las áreas físicas destinadas para la instalación de los archivadores rodantes y la estantería fija. Las demás derivadas de la naturaleza del Contrato, que se requieran para su debida ejecución. 8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El cumplimiento de las obligaciones específicas derivadas del contrato, relacionadas con la entrega e instalación de los archivadores rodante, la entrega y armado de la estantería metálica, la reparación y mantenimiento del archivador rodante existente, se debe realizar en las instalaciones del SENA Dirección General, en la ciudad de Bogotá D. C, ubicadas en la calle 57 No archivo central. 9. GARANTIAS EXIGIBLES De acuerdo al Estudio del Sector, la matriz de riesgos y lo dispuesto en el artículo del Decreto 1082, se observa que el incumplimiento a las obligaciones contractuales y la calidad de los bienes y servicios prestados constituyen el mayor riesgo para el normal desarrollo del objeto contractual por lo que el contratista se obliga a constituir dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del contrato, a favor del SENA, la Garantía Única de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, y De conformidad con lo establecido en el numeral 7 del Artículo y el artículo , del decreto 1082 de 2015, los amparos son que avale el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión de la celebración del contrato y que se ajuste a los límites, existencia y extensión de los siguientes amparos. Cumplimiento: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de duración del mismo y cuatro (4) meses más, contados a partir del perfeccionamiento del contrato. Al presente amparo podrá imputarse tanto el valor de la cláusula penal pecuniaria como las multas o los perjuicios

9 derivados de la declaratoria de caducidad. Calidad de los Bienes suministrados: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de duración del mismo y dos (2) años más, contados a partir del perfeccionamiento del contrato. Al presente amparo podrá imputarse tanto el valor de la cláusula penal pecuniaria como las multas o los perjuicios derivados de la declaratoria de caducidad. Calidad del servicio: Equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de duración del mismo y cuatro (4) meses más, contados a partir del perfeccionamiento del contrato. Pagos de Salarios y Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales: Equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con vigencia igual al término de duración del contrato y tres (3) años más, contados a partir del su perfeccionamiento. 10. FORMATO PRECOTIZACIÓN: la oferta económica (pre-cotización) deberá incluir todos costos directos e indirectos, así como los gastos que incurra el proveedor para ejecutar el objeto contractual. FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PRECOTIZACIÓN NOMBRE DEL OFERENTE: ITEM DESCRIPCIÓN Compraventa e instalación de archivadores rodantes suministro y armado de 15estantes metálicos Mmantenimiento y reparación de un archivador rodante del archivo centra ARCHIVADOR RODANTE ESTANTERÍA FIJA $ $ $ $ $ $ $ $ $ SUMATORIA POR ITEM $ $ $ VALOR SIN IVA $ VALOR DE IVA. $ VALOR TOTAL DE OFERTA. $ MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN ARCHIVADOR RODANTE ADVERTENCIA La información remitida servirá de base para la elaboración de un estudio de mercado y, por tanto, no constituye en sí misma una oferta y consecuentemente NO obliga a las partes. En la cotización debe constar el NIT, dirección, teléfono, Fax y Correo Electrónico.

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