Seguimiento, Revisión y Mejora de la Política y Objetivos de Calidad

Transcripción

1 Seguimiento, Revisión y Mejora de la Política y Objetivos de Calidad PA.01.04

2 Universidad Continental S.A Av. San Carlos N Urb. San Antonio - Huancayo - Perú Teléfonos: Fax: Derechos Reservados Diana Chipana Gago Oficina de Certificación de Calidad Gilmer Palma Rojas Oficina de Gestión por Procesos Todos los derechos reservados. Este documento no puede ser reproducido, en todo ni en parte, ni registrada en o transmitida por un sistema de recuperación de información, en ninguna forma ni por ningún medio sea mecánico, fotoquímico, electrónico, magnético, electroóptico, por fotocopia, o cualquier otro sin el permiso previo por escrito de la Universidad.

3 Seguimiento, Revisión y Mejora de la Política y Documentación de procesos El Proceso de, forma parte del Sistema de Garantía Interna de Calidad de la Universidad Continental, propietaria de los derechos de autor de este documento y que no debe ser usado para otro propósito distinto al que se destina. Elaboración Revisión Aprobación Comité Técnico del Programa AUDIT Rafael Valero Mallma Analista de Calidad Esaú Caro Meza Rector de la Universidad Continental Esaú Caro Meza Rector de la Universidad Continental Fecha: 19/01/2015 Fecha: 03/02/2015 Fecha: 03/02/2015 Resumen de revisiones Versión Fecha Actualizó Motivo de la modificación 01 25/11/2013 Diana Chipana Gago- Coordinador del Programa AUDIT Documentación Inicial 02 03/02/2015 Rafael Valero Mallma- Analista de Calidad Implementación del SGIC

4 Tabla de contenidos 1.1. FINALIDAD ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS Externas Internas Otras referencias DEFINICIONES DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO GRUPOS DE INTERÉS MECANISMOS Mecanismos para garantizar el proceso Mecanismos que permitan valorar y contratar la información del proceso Mecanismos de rendición de cuentas a los principales grupos de interés que permitan informar sobre el proceso Mecanismos para el seguimiento, medición, revisión periódica y mejora del proceso INDICADORES DE GESTIÓN ARCHIVO... 5

5 1.1. Finalidad Este proceso tiene como objetivo establecer cómo la Universidad Continental realiza el seguimiento, revisión y mejora de la política y objetivos de calidad cuando éstos han sido previamente implementados Alcance Este proceso es de aplicación a toda la Universidad Referencias normativas Externas Constitución Política del Perú Ley Universitaria N Resolución CONAFU - Autorización definitiva de funcionamiento. Resolución N CONAFU (Cambio de denominación UCCI por UC). Modelo Licenciamiento SUNEDU Internas Estatuto de la Universidad Continental Reglamento General de la Universidad Continental Reglamento Estudiantil de la Universidad Continental Otras referencias Directrices del Programa AUDIT Plan Estratégico de la Universidad Continental 1.4. Definiciones Término Política de Calidad Definición Conjunto de intenciones globales y orientaciones de una organización relativas al compromiso con la calidad del servicio hacia el usuario (estudiante) y hacia las partes interesadas (grupos de interés) Objetivos de calidad Relación de aspectos, propuestas e intenciones que se pretenden alcanzar con el propósito de mejorar la institución. Programa de Gobierno sobre Calidad Modelo construido que sirve como directriz para que la Universidad pueda implementar los proyectos de calidad (Modelo Continental) [1]

6 1.5. Desarrollo Periódicamente, la Universidad Continental realiza el seguimiento, revisión y mejora de las políticas y objetivos de calidad definidos. Para tal efecto es necesario recopilar información que apoye la valoración de la pertinencia de las políticas de calidad actuales y se identifiquen los aspectos que requieren ser mejorados. El proceso se inicia cuando el comité de calidad analiza los resultados de los objetivos de calidad al finalizar un periodo académico, así como los resultados de la aplicación del plan de mejora de un periodo anterior. Los resultados obtenidos otorgan elementos de valoración que hacen posible que la Oficina de certificación de calidad, junto al comité de calidad pueda diagnosticar la pertinencia de las políticas y objetivos de calidad existentes, esto diagnóstico de pertinencia se realiza cada 3 años, cuando se evalúa también las carreras profesionales, sin embargo, existe una posibilidad de que la redefinición podría darse por un aspecto legal sin considerar los 3 años mencionados. El proceso en esta instancia puede tomar dos posibles caminos: su actualización y mejora o su redefinición. Si se continúa con el desarrollo de las políticas existentes la Oficina de Certificación de la calidad, el Comité de Calidad y los jefes de área hacen un análisis de las sugerencias y recomendaciones provenientes de los grupos de interés para enriquecer la propuesta existente con mejoras en las políticas de calidad. El resultado de estas acciones se documenta en un plan de propuestas de mejora que es sometido a aprobación por el comité de calidad para su posterior implementación en cuya puesta en marcha participan los jefes de área con el acompañamiento de la Oficina de Certificación y calidad. Finalizada la implantación de las mejoras los resultados son documentados como evidencia de las lecciones aprendidas. Si se decide reformular la política y objetivos de calidad éstos siguen el flujo completo del proceso y su consecuente implementación. Previamente se identifican oportunidades de mejora que puedan enriquecer la redefinición. [2]

7 1.6. Diagrama de flujo Nivel 4: PA Seguimiento, Revisión y Mejora de la Política y Inicio Resultados de gestión Resultados de mejora continua Análisis de resultados del SGIC Comité de Calidad Resultados Diagnóstico de la pertinencia de las políticas y objetivos de calidad Dirección de Planeación y Calidad / Comité de Calidad NO Siguen siendo apropiados? Comité de Calidad SÍ Sugerencias y recomendaciones de los grupos de interés (PA01.05) Elabora plan de mejora y acciones correctivas Dirección de Planeación y Calidad/Oficina de Certificación de calidad/comité de Calidad/ Jefes Propuestas de mejora NO Identificación de oportunidades de mejora Dirección de Planeación y Calidad/Oficina de Certificación de calidad/comité de Calidad/ Jefes Propuestas de mejora Se aprueba? Dirección de Planeación y Calidad SÍ PA01.01 Definición y Revisión de las Políticas de Calidad Implementación de planes de mejora Dirección de Planeación y Calidad/Oficina de Certificación de calidad / Comité de Calidad / Jefes Resultados del plan de mejora PA09 Gestión de comunicación Fin Evidencias de condiciones básicas de calidad licenciamiento. Evidencias normales del proceso. [3]

8 1.7. Grupos de Interés El grupo de Interés implicado en el desarrollo del proceso se detalla en el siguiente cuadro: Grupos de interés Participación Evidencia Docente Participa en el despliegue de las política y objetivos de calidad Emiten opiniones y sugerencias sobre las políticas de calidad Resultados del proceso de gestión del personal docente Acta de evaluación de la política de calidad Estudiante Dan su percepción, respecto a la calidad de los servicios de la Universidad Emiten opiniones y sugerencias sobre las políticas de calidad Encuestas de satisfacción Acta de evaluación de la política de calidad Egresado Empleador Emiten opiniones y sugerencias sobre las políticas de calidad Acta de evaluación de la política de calidad Autoridades 1.8. Mecanismos Mecanismos para garantizar el proceso Los mecanismos que garantizan el Proceso de Seguimiento, Revisión y Mejora de la Política y, se basa en: Mecanismo Objetivo Evidencia Aplicación de herramienta de evaluación Revisar semestralmente los resultados de los objetivos de calidad, así como los resultados de la gestión de todos los procesos del SGIC. Evaluar cada 3 años la pertinencia de la política de calidad, conjuntamente con la pertinencia de la viabilidad de las carreras profesionales Herramientas de evaluación de pertinencia de la política y objetivos de calidad [4]

9 Mecanismos que permitan valorar y contratar la información del proceso Mecanismo Objetivo Evidencia Reuniones de análisis de oportunidades de mejora Valorar objetivamente las oportunidades de mejora a incorporar en las políticas de calidad Actas de evaluación de oportunidades de mejora Mecanismos de rendición de cuentas a los principales grupos de interés que permitan informar sobre el proceso Se detalla a continuación el mecanismo y las evidencias de rendición de cuentas: Mecanismo Objetivo Evidencia Publicación de políticas de calidad actualizadas Dar a conocer a los grupos de interés las mejoras aplicadas en la definición de la política de calidad Declaración Pública de la política de calidad (versionada) Mecanismos para el seguimiento, medición, revisión periódica y mejora del proceso Mecanismo Objetivo Evidencia Evaluación de los resultados del SGIC Medir los resultados obtenidos luego de implementarse el SGIC Resultados de los objetivos de calidad Análisis de sugerencias y recomendaciones de los grupos de interés Identificar elementos que permitan introducir mejoras de calidad en los procesos existentes Acta de evaluación de la política de calidad 1.9. Indicadores de gestión Pertinencia de la Política de Calidad Archivo [5]

10 Evidencia Tiempo de conservación Resultados Propuestas de mejora (rediseño de la política) Propuestas de mejora (a la mejora continua) Resultados del plan de mejora Permanente Permanente Permanente Permanente Nota: las evidencias citadas pertenecen a el diagrama de procesos del presente manual Rango Intervalo de tiempo Día 1-6 Semanal 1-3 Mensual 1-11 Permanente 1 a más años [6]