Version 3.0. Administración: - Arqueo de Caja. Configuración:

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1 Version 3.0 Administración: - Arqueo de Caja Configuración: - Cerrar ficha del Paciente Automáticamente - Documentos por Defecto - Generación Automática de Factura - Tarifa Obligatoria en el Alta del Paciente Pacientes: - Circuito de Cobro Listados: - Informes Financieros

2 Arqueo de Caja Con este nuevo sistema, en Gesden Evo podremos llevar un absoluto control del dinero que queda en caja en la clínica, incluyendo hasta el número de monedas y billetes de que dispone la clínica a o largo del día. Para poder llevar un arqueo de caja correcto es necesario tener configuradas varias opciones en Gesden. Una de ellas son las monedas y billetes, que se realiza desde Sistema Gestión de Monedas. Desde aquí, lo único que introduciremos son las monedas existentes en curso legal y billetes, indicando su valor monetario para un posterior desglose de la caja. En Descripción colocaremos el nombre de la moneda; en Unidad, el valor; en Tipo distinguiremos entre moneda y billete; y en Imagen podremos cargar una imagen de la moneda o billete correspondiente. Una vez hecho esto, tendremos que crear la caja de la clínica como si se tratara de un banco. Para ello, iremos a Administración Cuentas Bancarias de Clínica y agregaremos desde la pestaña superior Añadir un banco llamado, por ejemplo, Caja Clínica.

3 Ahora, ya solo nos faltará configurar las formas de pago, que se realiza desde Sistema Formas de Pagos. Desde aquí, configuraremos que todos los pagos que sean en efectivo vayan ingresados a Caja Clínica e incluso que los gastos que introduzcamos con forma de pago en efectivo también se descuenten de Caja Clínica. Una vez configurado todo, ya podremos realizar el Arqueo de caja. El funcionamiento es el siguiente: Desde Accesorios Arqueo de Caja accederemos al arqueo de caja

4 Desde aquí, podremos Abrir caja, Modificar la forma de pago de la caja o la fecha de cierre, Borrar la caja, en caso de equivocación, e incluso realizar ingresos desde Entrada Caja que no sean por entradas medicas o pagos a cuenta. Además podremos realizar extracciones de la caja desde Salida Caja que no fueran gastos introducidos en Gesden y podremos dar un cierre de caja al finalizar la jornada e incluso imprimir, tanto por pantalla como por impresora, un documento con todos los movimientos desglosados de la caja. Lo primero de todo será la apertura de caja, marcaremos la opción Abrir Caja Desde esta ventana, marcaremos qué caja estamos abriendo, el periodo temporal a contabilizar por el arqueo (por defecto es el día en curso, pudiéndolo ampliar por semanas, quincenas e incluso meses) y marcando la forma de pago del arqueo, que siempre será en efectivo. En el saldo inicial, pondremos la cantidad de dinero que tenemos cuando abrimos caja en la caja de la clínica, desglosándolo por billetes y monedas y colocando la cantidad de cada uno de los billetes y monedas que tenemos, lo que nos dará automáticamente el total de dinero disponible.

5 Podremos incluso cargar la caja del día anterior al cierre de la misma o del último cierre habido en la clínica, simplemente marcando la pestaña de refrescar en la casilla del saldo inicial. Lo aceptamos y nos colocará el último saldo que haya disponible en la caja de clínica, con el mismo número de monedas y billetes que dejamos en el cierre anterior, por lo que nos quedará la Caja Abierta.

6 A partir de ahora, cada cobro que realicemos en efectivo irá a parar a caja de clínica, quedando registrado en el arqueo de caja para cuando cerremos la caja. Lo mismo ocurrirá cuando realicemos algún gasto en el Gesden Evo y le coloquemos la forma de pago en efectivo Aquellos gastos que no introducimos desde gastos, por tratarse por ejemplo de compras menores, pero que implican pagos con dinero efectivo de la caja, los introduciremos desde el propio arqueo de caja, desde la opción Salida de Caja.

7 Colocaremos el importe efectivo que retiramos para cubrir dicho gasto, seleccionaremos la forma de pago (obviamente en efectivo) y podremos colocar el motivo en Concepto. Al aceptarlo, ya hemos introducido la salida de efectivo de la caja, justificándolo a su vez sin la necesidad del gasto en el Gesden Evo. Al finalizar la jornada, procederemos al Cierre de Caja, que partiendo del importe inicial, sumará los pagos en efectivo y restará los gastos en efectivo, dando así con exactitud el efectivo al finalizar el día. Iremos a Arqueo de Caja de nuevo y seleccionaremos Cerrar Caja Aquí nos aparecerá el saldo inicial, los pagos efectivos y gastos efectivos, que podremos controlar desde la parte superior. Para cerrar caja, lo que nos interesará será la parte inferior

8 Tendremos varias opciones: - Importe Calculado: Es la suma del saldo inicial de caja más los ingresos efectivos menos los gastos pagados en efectivo. - Importe Arqueado: En esta opción indicaremos la cantidad de billetes y monedas que tenemos en caja. - Diferencia y %Diferencia: En caso de que al realizar el recuento de dinero de caja, no tengamos el mismo importe entre el Importe Calculado y el Importe Arqueado, nos dará el importe de diferencia y el porcentaje de la diferencia con respecto al Importe Calculado inicial. - Importe a Ingresar: Si antes de cerrar caja, por ejemplo el Doctor o el Contable van a realizar un ingreso de parte o el total del importe recaudado en la clínica, entonces marcaremos el importe a ingresar en el banco de la recaudación del día, indicando los billetes que vamos a llevar al banco. - Banco a Ingresar: Marcaremos el nombre del banco al cual hemos hecho este ingreso anterior.

9 Ejemplo: En este arqueo de caja, tenemos calculado un saldo efectivo en caja de 986,79 y en el Importe Arqueado hemos contado en efectivo un total de 986,79 en caja, por lo que nos da una diferencia de 0. Ingresaremos 700 del efectivo de la caja al Banco Santander, por lo que en la caja, al cerrarla en esta ocasión habrá la diferencia del Importe Arqueado menos el Importe a Ingresar. Si marcamos la opción Imprimir podremos sacar un informe con el detalle desde que hemos abierto la caja hasta que la hemos cerrado

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11 Book Múltiple Con esta versión de Gesden Evo, en la Agenda, podremos seleccionar el Book Múltiple ordenado primero por Grupos de Usuarios y después, dentro de cada Grupo, ordenarlo alfabéticamente por Usuarios.

12 Cerrar ficha del Paciente Hay una opción en Gesden Evo para cerrar la ficha abierta del anterior paciente cada vez que seleccionemos otro paciente distinto. Activamos dicha opción desde Sistema Configuración Configuración Filiación (1) Así, cuando vayamos abriendo fichas de pacientes, evitaremos que queden marcadas en la pestaña lateral de Pacientes conforme hemos abierto su ficha A efectos, sería lo mismo que marcar la pestaña superior Cerrar antes de seleccionar la ficha de otro paciente.

13 Copias para Informes En esta versión de Gesden Evo, desde la pestaña de Imprimir, podremos hacer una copia de lo que tenemos en pantalla y guardarla en el portapapeles del ordenador, de modo que quede disponible para pegarla a posteriori en un documento de Word, en un Excel, etc. Por ejemplo, si tenemos un Word que estamos realizando con datos de un paciente y queremos incluir en forma de texto su historial, iríamos desde el historial del paciente, seleccionaríamos la flecha de imprimir Salida por Copiar para Informe. De esta manera, quedaría guardado en el portapapeles y si lo pegáramos directamente en un Word, quedaría de la siguiente manera:

14 Esta función no sólo la podremos realizar desde el Historial del Paciente, sino que desde cualquier área de Gesden, podremos copiar la información para después pegarla donde más nos interese: un presupuesto, un historial, listado de gastos, etc.

15 Documentos por Defecto El nuevo Gesden Evo nos permite preconfigurarlo con los documentos por defecto que queremos crear. Podremos activar / desactivar esta opción desde Sistema Configuración Configuración Docs Administ. En la parte superior de la ventana de configuración encontraremos estas opciones: Podremos configurar: - Emisor por Defecto: Con esta opción, por defecto siempre saldrá el emisor que marquemos en la ventana. Si tuviéramos varios, podríamos seleccionar el que usemos normalmente, mientras que los demás quedarían disponibles para seleccionar a la misma hora de generar el documento. Esta opción será válida tanto para Recibos, Facturas, Comprobantes y Notas de tratamiento como para los presupuestos - Documentos por defecto en Generación de Documentos: Aquí marcaremos si queremos realizar el documento administrativo desde la opción normal de REC-FAC o desde la pestaña inferior en el historial del paciente de Facturar en el circuito de cobros. - En Gestión de Pagos: Dejaremos predeterminado qué documento administrativo realizaremos por defecto cuando realicemos la facturación desde la pestaña de REC-FAC Gestión de Pagos

16 - En Gestión de Pagos (Anticipos): Con esta opción podremos Generar Facturas de los anticipos que realicemos desde Gestión de Pagos

17 Generación Automática de Facturas Si activamos la opción desde Sistema Configuración Configuración Docs. Administ aparecerá la opción de generar la factura en el momento que realicemos una entrada médica o le cambiemos el estado de Previsto a Realizado. Marcaremos la opción y cuando realicemos una entrada médica, automáticamente nos aparecerá la ventana para poder facturar el tratamiento. También, en esta nueva versión, podremos marcar que la factura es obligatoria en cuanto realizamos la entrada médica, eliminando dicha entrada médica si no realizamos su correspondiente Factura. Esta opción sólo tendrá validez siempre que esté marcada la opción Generación Automática de Factura Activaremos la casilla desde la misma ventana que en la opción anterior

18 Tarifa obligatoria en alta del Paciente Si tenemos activada esta opción en nuestro Gesden Evo, será siempre obligatorio a la hora de dar de alta a un nuevo paciente indicarle la tarificación o mutua que le pertenece. Esta opción es muy recomendable para aquellas clínicas que trabajan con mutuas y/o las que la tarifa privada de la clínica la gestionan como un sistema de tarificación. Marcaremos esta opción desde Sistema Configuración Configuración Filiación (1) Así, cuando demos de alta un paciente nuevo será obligatorio dicho campo

19 Informe Financiero Con este nuevo listado, podremos sacar todos los movimientos económicos que se hayan producido en la clínica. Habremos de ir a Informes Listados de Control Informe Financiero. Allí, se nos abrirá una ventana con múltiples opciones a filtrar en dicho informe. El periodo temporal será por defecto de un mes, pudiendo elegir en todo momento el rango de fechas que deseemos. La casilla de producción siempre será obligatoria para que, como mínimo, nos muestre la producción entre fechas

20 Dicho listado, nos dará la siguiente información: - Fecha: La fecha del movimiento - Movimiento: si se trata de Producción, Depósito (pago a cuenta), Cobro (pago directo del tratamiento), Conciliación (asociar pago a cuenta con entrada médica) o Liquidación Depósito (equilibrado del adeudo con el adeudado). - Identificación: Nos dará el número correlativo con el movimiento correspondiente en el registro de apuntes. - Paciente - Descripción: Anotación del movimiento junto con el tipo, si se trata de tarifa privada u otra tarifa o mutua. - Producido: El adeudo de la entrada médica producida - Facturado: Importe facturado - Nº Factura - Abonado: Cantidad abonada - Nº Abono:

21 - Depósito: Cantidad en depósito - An. Depósito - Cobro: Cantidad cobrada - An. Cobro: Anticipo de cobro - Ligado: Conciliado - Desligado - Forma de Pago

22 Circuito de Cobros En esta nueva versión, ha cambiado la manera de cobrar al paciente los tratamientos e introducir anticipos en su ficha. Esta opción es visual e intuitiva, permitiéndonos gestionar todos los cobros del paciente de una forma muy sencilla. Lo primero que tendremos que realizar es la configuración pertinente para que el sistema del circuito de cobros sea efectivo. Para ello, iremos a Sistema, Configuración y seleccionamos la opción Configuración. Ahora, seleccionaremos en la ventana emergente la pestaña Gest. Económ. y desmarcaremos la opción Equilibrar Cobro/Anticipo con las entradas médicas pendientes de forma automática. Así, cualquier anticipo no recalculará las entradas médicas pendientes. Una vez hecho esto, ya podremos usar el circuito de cobros de Gesden Evo. Ahora, en el historial del paciente, justo debajo del detalle del saldo, nos encontraremos una nueva ventana.

23 En esta ventana encontraremos varias opciones, que son: - : marcaremos el tratamiento en el historial, y pulsando esta opción se nos abre la ventana de REC-FAC de Gesden, para facturar dicho tratamiento - : seleccionando la opción de cobrar se abre la opción para seleccionar la entrada médica realizada y darle el pago, de modo muy parecido a como se hacía desde la pestaña de REC FAC Gestión de Cobros en las anteriores versiones de Gesden.

24 Esto nos creará un pago a cuenta con el importe que le marquemos, quedando el propio pago a cuenta marcado en su detalle, conforme se paga dicho tratamiento - : Seria a efectos anteriores lo mismo que introducir un pago a cuenta, es decir, con este botón podremos crear los pagos anticipados del paciente. - : Cuando tenemos un anticipo del paciente y se realiza la entrada medica de éste, podremos conciliar el tratamiento con el saldo que el paciente tiene a cuenta. De esta manera, asignaremos la cantidad que le pertenezca al tratamiento del pago que le corresponda con un sencillo click.

25 Para indicar que dicho pago a cuenta salda la totalidad del tratamiento o una parte del mismo, habría que marcar la cantidad a conciliar en el apartado A Conciliar. De este modo, siempre se nos indicará cuanto hay disponible del pago a cuenta para saldar las entradas médicas, lo que permitirá llevar un control exhaustivo de los pagos de los pacientes. - : con esta pestaña, podremos anular pagos de los pacientes, bien por devolución total o bien porque se le devuelve parte del dinero que tiene el paciente a cuenta. En la ventana emergente de anulaciones podremos indicar la cantidad a anular, creando un pago a cuenta en negativo, que se resta del saldo total del paciente. Desde la pestaña de Añadir también tendremos las opciones de Crear Anticipo y Cobrar Entrada Medica.

26 Poblaciones de Pacientes En esta versión de Gesden Evo, se ha cambiado la forma de dar de alta las poblaciones de los pacientes, una gestión que antes se hacía desde Sistema Gestión de tablas, creando los países, provincias y asociando las correspondientes poblaciones. Ahora lo realizaremos desde la propia filiación del paciente, sin la necesidad de tener que crear antes su población. Simplemente, seleccionaremos el País, Provincia y escribiremos la población. Para darlo de alta marcamos la opción Añadir y ya tenemos la población creada, disponible para los demás pacientes.