Tempus - Manual d usuari Racó gestor. Tempus. Manual d usuari Racó gestor

Transcripción

1 Tempus Manual d usuari Racó gestor 18 de setembre de

2 1. Introducció Finestres Àrees comuns Capçalera Menú de navegació Àrea de selecció a finestres de consulta Àrea de cerca a finestres de consulta Àrea de selecció a finestres de gestió Consulta de marcatges Gestió de marcatges pendents Gestió de permisos per hores Gestió de permisos per dies Consulta d absències Consulta de dies gaudits Consulta d hores extres Consulta de saldos Consulta d horaris personals Quadre de permisos per dies

3 1. Introducció Tempus és l aplicació de gestió de presència del PAS de la Universitat Politècnica de Catalunya. El present manual té la finalitat d ajudar a l usuari gestor a la seva utilització. 2. Finestres 2.1. Àrees comuns A continuació es presenten unes àrees que podem trobar a les diferents finestres de l aplicació Capçalera Conté un enllaç al lloc web de la Universitat Politècnica de Catalunya, un enllaç a una pàgina amb informació de contacte, un enllaç al present manual d usuari gestor, un enllaç a la pàgina d inici de l aplicació Tempus per a gestors, el nom de l usuari autenticat i un enllaç per sortir de l aplicació. En cas que l usuari connectat també sigui usuari no gestor, a la barra de la capçalera apareix un enllaç cap al Racó personal de l aplicació Tempus Menú de navegació El menú de navegació està localitzat a la part esquerra de les finestres. Permet navegar per les diferents opcions de l aplicació. 3

4 Àrea de selecció a finestres de consulta L àrea de selecció a les finestres de consulta de dades permet seleccionar entre les persones de qui l usuari connectat és gestor. En primer lloc, es troba un àrea de cerca formada pels següents camps: Nom: Nom de la persona a cercar. Primer cognom: Primer cognom de la persona a cercar. Segon cognom: Segon cognom de la persona a cercar. Tots els camps de cerca són opcionals. Els dos botons tenen la finalitat següent: Cerca fa efectiva la cerca a la taula de selecció. Inicialitza elimina la cerca, esborrant les dades dels camps de cerca. A la taula de selecció es mostraran totes les persones de qui l usuari connectat és gestor. A continuació es troba una taula de selecció on apareixen les persones cercades de qui l usuari connectat és gestor. Per defecte, si no s ha realitzat cap cerca, apareixen totes les persones de qui l usuari connectat és gestor. Consta dels següents camps: Pernr: Nombre d identificació de la persona a gestionar. Primer cognom: Primer cognom de la persona a gestionar. Segon cognom: Segon cognom de la persona a gestionar. Nom: Nom de la persona a gestionar. En cas de clicar sobre la fila de la persona a gestionar desitjada apareixerà la informació sol licitada a l àrea de consulta de les diferents finestres. Aquesta taula de selecció es pot ordenar de forma ascendent o descendent clicant sobre el títol de les diferents columnes Àrea de cerca a finestres de consulta L àrea de cerca està present a gran part de les finestres de consulta de l aplicació. 4

5 Permet limitar el rang de dates de les dades que volem consultar. En clicar sobre qualsevol dels dos camps apareixerà un calendari que permetrà seleccionar la data desitjada. També es pot introduir una data vàlida de forma manual en format dd/mm/aaaa. Els dos camps de selecció són opcionals. Els dos botons tenen la finalitat següent: Fa efectiu el filtrat de dates. Elimina el filtrat i esborra les dates Àrea de selecció a finestres de gestió L àrea de selecció a les finestres de gestió permet seleccionar entre les sol licituds de les quals l usuari connectat és gestor. Està formada pels següents camps: Estat: Desplegable que permet seleccionar l estat en que es troba l autorització de la sol licitud. Té els següents valors: Pendents, Acceptats, Denegats, ViP (Vist-iplau) Responsable, Tots. El valor seleccionat per defecte és Pendents, i selecciona les sol licituds en estat Pendent i ViP (Vist-i-plau) Provisional. Sol licitant: Desplegable que permet seleccionar entre les persones gestionades per l usuari connectat que han realitzat sol licituds. El valor seleccionat per defecte és TOTS. Responsable: Desplegable que permet seleccionar l usuari responsable de l autorització de la sol licitud. Es pot seleccionar entre l usuari connectat i Tots. El valor seleccionat per defecte és l usuari connectat. El botó de Cerca fa efectiva la selecció a l àrea de gestió de la finestra Consulta de marcatges Aquesta finestra permet a l usuari consultar els marcatges de les persones a qui gestiona, tant els realitzats des de l ordinador com des dels diferents terminals. 5

6 A l àrea de consulta de marcatges es mostra, en primer lloc, el nom de la persona seleccionada per fer la consulta, i a continuació una taula amb els següents camps: Data: Data i hora del marcatge en format dd-mm-aaaa hh:mm. Codi: Codi del terminal que s ha utilitzat al realitzar el marcatge. Terminal: Descripció del terminal que s ha utilitzat al realitzar el marcatge. Aquesta taula de consulta de dades es pot ordenar de forma ascendent o descendent clicant sobre el títol de les diferents columnes. Això és extensible a la resta de finestres de l aplicació. També podem veure més marcatges navegant pel menú inferior de paginació mostrat a la imatge: Això és extensible a la resta de finestres de l aplicació Gestió de marcatges pendents Aquesta finestra permet a l usuari consultar i gestionar les sol licituds de marcatges pendents de les persones a qui gestiona. 6

7 A l àrea de consulta/gestió de marcatges pendents es mostra una taula amb els següents camps: Nom: Nom i cognoms del sol licitant. Tipus: Descripció del tipus d incidència de la sol licitud. Estat: Estat en què es troba l autorització de la sol licitud, pot tenir els següents valors: Pendent, ViP(Vist-i-plau) Provisional, ViP (Vist-i-plau) Responsable, Acceptat, Denegat. Responsable: Usuari encarregat de l autorització de la sol licitud. Sol licitud: Data i hora per la qual es sol licita el marcatge en format dd-mm-aaaa hh:mm. Data petició: Data en què es fa la sol licitud en format dd-mm-aaaa. Últim estat: Data en què s ha modificat l estat de la sol licitud per últim cop, en format dd-mm-aaaa. Accions: Accions que es poden executar sobre la sol licitud. Es permet fer el Visti-plau provisional, Acceptar i Denegar la sol licitud, només en el cas que aquesta estigui en estat Pendent o ViP Provisional. Es permet Esborrar la sol licitud només si no han passat dos mesos des de la data del marcatge sol licitat. A continuació es fa una descripció més detallada de les accions que es poden realitzar sobre les sol licituds: Vist-i-plau provisional: En executar aquesta acció la sol licitud passa a l estat ViP (Vist-i-plau) Provisional, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable de la sol licitud passa a ser l autoritzador de nivell superior. S envia un correu electrònic al sol licitant i a l autoritzador de nivell superior per tal de notificar que s ha acceptat provisionalment la sol licitud. Per poder fer el ViP provisional d una sol licitud és necessari que el sol licitant tingui un autoritzador de nivell superior a l usuari gestor connectat. Acceptar: En executar aquesta acció la sol licitud passa a l estat Acceptat, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable de la sol licitud passa a ser l usuari gestor connectat. S envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha acceptat la sol licitud. 7

8 Denegar: En executar aquesta acció la sol licitud passa a l estat Denegat, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable de la sol licitud passa a ser l usuari gestor connectat. S envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha denegat la sol licitud. Esborrar: En executar aquesta acció s esborra la sol licitud i s envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha esborrat la sol licitud. Es permet esborrar una sol licitud només en el cas que la data del marcatge sol licitat com a màxim sigui dos mesos anterior a la data actual Gestió de permisos per hores Aquesta finestra permet a l usuari consultar i gestionar les sol licituds de permisos per hores de les persones a qui gestiona. A l àrea de consulta/gestió de permisos per hores es mostra una taula amb els següents camps: Nom: Nom i cognoms del sol licitant. Tipus: Descripció del permís. Estat: Estat en què es troba l autorització del permís, pot tenir els següents valors: Pendent, ViP(Vist-i-plau) Provisional, ViP (Vist-i-plau) Responsable, Acceptat, Denegat. Responsable: Usuari encarregat de l autorització del permís. Sol licitud: Data i nombre d hores del permís en format dd-mm-aaaa hh:mm. Data petició: Data en què es fa la sol licitud en format dd-mm-aaaa. Últim estat: Data en què s ha modificat l estat del permís per últim cop, en format dd-mm-aaaa. Doc: Icona que permet descarregar/visualitzar el fitxer que s ha aportat com a documentació, en cas que s hagi aportat. Com: Icona que enllaça amb una nova finestra on es pot visualitzar el comentari i el motiu de denegació associats al permís, en cas que en tingui. Accions: Accions que es poden executar sobre el permís. Es permet fer el Vist-iplau provisional, Acceptar i Denegar el permís, només en el cas que aquest estigui 8

9 en estat Pendent o ViP Provisional. Es permet Esborrar el permís només si no han passat dos mesos des de la data del permís sol licitat. A continuació es fa una descripció més detallada de les accions que es poden realitzar sobre els permisos: Vist-i-plau provisional: En executar aquesta acció el permís passa a l estat ViP (Vist-i-plau) Provisional, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable del permís passa a ser l autoritzador de nivell superior. S envia un correu electrònic al sol licitant i a l autoritzador de nivell superior per tal de notificar que s ha acceptat provisionalment el permís. Al correu electrònic s indica si resta pendent la revisió administrativa i la revisió de la documentació justificativa en cas que el tipus de permís ho requereixi. Per poder fer el ViP provisional d un permís és necessari que el sol licitant tingui un autoritzador de nivell superior a l usuari gestor connectat. Acceptar: En executar aquesta acció es distingeixen dos casos: 1. El permís requereix autorització per part de l administrador del sistema: El permís passa a l estat ViP Responsable, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable del permís passa a ser l usuari gestor connectat. S envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha realitzat el vist-iplau del permís, que resta pendent la revisió administrativa i, en cas que el tipus de permís ho requereixi, la revisió de la documentació justificativa 2. El permís no requereix autorització per part de l administrador del sistema: El permís passa a l estat Acceptat, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable de la sol licitud passa a ser l usuari gestor connectat. S envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha acceptat el permís. Denegar: En executar aquesta acció apareix una nova finestra amb un formulari que conté les dades del permís i permet introduir el motiu de la denegació: Mitjançant el botó Actualitzar s emmagatzema el motiu de denegació, el permís passa a l estat Denegat, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable de la sol licitud passa a ser l usuari gestor connectat. S envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha denegat la sol licitud. 9

10 Mitjançant el següent botó es recupera la vista anterior: La columna Com permet veure la informació completa associada al permís. Quan es clica sobre la icona s accedeix a la finestra següent: Mitjançant el següent botó es recupera la vista anterior: Esborrar: En executar aquesta acció s esborra el permís i s envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha esborrat el permís. Es permet esborrar un permís només en el cas que la data permís com a màxim sigui dos mesos anterior a la data actual Gestió de permisos per dies Aquesta finestra permet a l usuari consultar i gestionar les sol licituds de permisos d un o més dies de les persones a qui gestiona. A l àrea de selecció, a més a més dels camps habituals, es troben els següents camps, que permeten seleccionar entre les sol licituds de les quals l usuari connectat és gestor: Tipus de permís: Desplegable que permet seleccionar entre els diferents tipus de permís dels quals hi ha alguna sol licitud de les persones gestionades per l usuari connectat. El valor seleccionat per defecte és Tots. Any: Desplegable que permet seleccionar entre els diferents anys dels quals hi ha alguna sol licitud de les persones gestionades per l usuari connectat. El valor seleccionat per defecte és Tots. Les dades seleccionades també es poden exportar a format Excel mitjançant el següent botó: 10

11 A l àrea de consulta/gestió de permisos per dies es mostra una taula amb els següents camps: Nom: Nom i cognoms del sol licitant. Tipus: Descripció del permís. Estat: Estat en què es troba l autorització del permís, pot tenir els següents valors: Pendent, ViP(Vist-i-plau) Provisional, ViP (Vist-i-plau) Responsable, Acceptat, Denegat. Responsable: Usuari encarregat de l autorització del permís. Data inici: Data d inici de gaudiment del permís en format dd-mm-aaaa. Data fi: Data de fi de gaudiment del permís en format dd-mm-aaaa. Data petició: Data en què es fa la sol licitud en format dd-mm-aaaa. Últim estat: Data en què s ha modificat l estat del permís per últim cop, en format dd-mm-aaaa. Doc: Icona que permet descarregar/visualitzar el fitxer que s ha aportat com a documentació, en cas que s hagi aportat. Com: Icona que enllaça amb una nova finestra on es pot visualitzar el comentari i el motiu de denegació associats al permís, en cas que en tingui. Accions: Accions que es poden executar sobre el permís. Es permet fer el Vist-iplau provisional, Acceptar i Denegar el permís, només en el cas que aquest estigui en estat Pendent o ViP Provisional. Es permet Esborrar el permís només si no han passat dos mesos des de la data del permís sol licitat. A continuació es fa una descripció més detallada de les accions que es poden realitzar sobre els permisos: Vist-i-plau provisional: En executar aquesta acció el permís passa a l estat ViP (Vist-i-plau) Provisional, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable del permís passa a ser l autoritzador de nivell superior. S envia un correu electrònic al sol licitant i a l autoritzador de nivell superior per tal de notificar que s ha acceptat provisionalment el permís. Al correu electrònic s indica si resta pendent la revisió administrativa i la revisió de la documentació justificativa en cas que el tipus de permís ho requereixi. Per poder fer el ViP provisional d un permís és necessari que el sol licitant tingui un autoritzador de nivell superior a l usuari gestor connectat. 11

12 Acceptar: En executar aquesta acció es distingeixen dos casos: 1. El permís requereix autorització per part de l administrador del sistema: El permís passa a l estat ViP Responsable, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable del permís passa a ser l usuari gestor connectat. S envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha realitzat el vist-iplau del permís, que resta pendent la revisió administrativa i, en cas que el tipus de permís ho requereixi, la revisió de la documentació justificativa. 2. El permís no requereix autorització per part de l administrador del sistema: El permís passa a l estat Acceptat, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable de la sol licitud passa a ser l usuari gestor connectat. S envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha acceptat el permís. Denegar: En executar aquesta acció apareix una nova finestra amb un formulari que conté les dades del permís i permet introduir el motiu de la denegació: Mitjançant el botó Actualitzar s emmagatzema el motiu de denegació, el permís passa a l estat Denegat, s actualitza la data de l últim estat i l usuari responsable de la sol licitud passa a ser l usuari gestor connectat. S envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha denegat la sol licitud. Mitjançant el següent botó es recupera la vista anterior: La columna Com permet veure la informació completa associada al permís. Quan es clica sobre la icona s accedeix a la finestra següent: 12

13 Mitjançant el següent botó es recupera la vista anterior: Esborrar: En executar aquesta acció s esborra el permís i s envia un correu electrònic al sol licitant per tal de notificar que s ha esborrat el permís. Es permet esborrar un permís només en el cas que la data d inici del permís com a màxim sigui dos mesos anterior a la data actual Consulta d absències Aquesta finestra permet a l usuari consultar l històric d absències personals de les persones a qui gestiona. Aquesta informació no es gestiona a l aplicació de gestió de presència, sinó que prové del sistema d informació de recursos humans de la UPC. A l àrea de consulta d absències es mostra, en primer lloc, el nom de la persona seleccionada per fer la consulta, i a continuació una taula amb els següents camps: Data inici: Data d inici de l absència en format dd-mm-aaaa. Data fi: Data de fi de l absència en format dd-mm-aaaa. Tipus: Codi de l absència. Descripció: Descripció de l absència. 13

14 2.7. Consulta de dies gaudits Aquesta finestra permet a l usuari consultar el nombre total de dies gaudits d un tipus de permís i any determinats de les persones a qui gestiona. En aquest nombre de dies s inclouen els permisos autoritzats, així com els que estan en procés d autorització. A aquesta finestra l àrea de cerca consta d un selector de tipus de permís i un altre d any de consulta. Per fer efectiva la selecció cal prémer el botó següent: 2.8. Consulta d hores extres Aquesta finestra permet a l usuari consultar les hores extres de les persones a qui gestiona. 14

15 A l àrea de consulta d hores extres es mostra, en primer lloc, el nom de la persona seleccionada per fer la consulta, i a continuació una taula amb els següents camps: Data registre: Data de registre de les hores extres en format dd-mm-aaaa. Hores extres realitzades: Hores extres realitzades en format hh:mm. Hores extres autoritzades: Hores extres autoritzades en format hh:mm. Observacions: Observacions del registre d hores extres. A continuació es mostra el saldo d hores extres autoritzades pendent de gaudir en forma de permís Consulta de saldos Aquesta finestra permet a l usuari consultar el saldo mensual, així com el còmput d hores mensuals i anuals de les persones a qui gestiona. També es pot accedir a visualitzar el detall del saldo de cada mes. A aquesta finestra l àrea de cerca consta d un selector d any de consulta, que permet seleccionar l any del qual es vol consultar el saldo mensual. Per fer efectiva la selecció cal prémer el botó següent: A l àrea de consulta de saldos es mostra, en primer lloc, el nom de la persona seleccionada per fer la consulta, i a continuació una taula amb els següents camps: Mes: Mes al que fa referència el saldo, clicant a sobre es visualitza el detall del saldo diari d aquest mes. H. teo.: Hores teòriques de treball del mes. H. treb.: Hores reals treballades del mes. H.p.n.r: Hores de permís no recuperables del mes. 15

16 H.p.r: Hores de permís recuperables del mes. S.m: Saldo mensual total. En cas de clicar a sobre del nom d un mes es mostrarà la vista de detall del mes seleccionat: A l àrea de consulta de saldos diaris es mostra, en primer lloc, el nom de la persona i el mes seleccionats per fer la consulta, i a continuació una taula amb els següents camps: Data: Dia al qual fa referència el saldo de temps. H. teo.: Hores teòriques de treball del dia. 1r: Primer marcatge del dia, en cas que s hagi produït. 2n: Segon marcatge del dia, en cas que s hagi produït. 3r: Tercer marcatge del dia, en cas que s hagi produït. 4t: Quart marcatge del dia, en cas que s hagi produït. 5è: Cinquè marcatge del dia, en cas que s hagi produït. 6è: Sisè marcatge del dia, en cas que s hagi produït. 7è: Setè marcatge del dia, en cas que s hagi produït. 8è: Vuitè marcatge del dia, en cas que s hagi produït. H. treb.: Hores reals treballades del dia. H.p.n.r.: Hores de permís no recuperables del dia. H.p.r.: Hores de permís recuperables del dia. S.d. teo.: Saldo diari teòric total. 16

17 Mitjançant el següent botó es recupera la vista anterior: Consulta d horaris personals Aquesta finestra permet a l usuari consultar els horaris personals de les persones a qui gestiona. A l àrea de consulta d horaris personals es mostra, en primer lloc, el nom de la persona seleccionada per fer la consulta, i a continuació una taula amb els següents camps: Data de vigència: Data de vigència de l horari en format dd-mm-aaaa. Accions: Accions que es poden executar sobre l horari. Es permet visualitzar l horari seleccionat, accedint a la finestra següent: 17

18 Està formada pels següents camps: Data de vigència: Data de vigència de l horari en format dd-mm-aaaa. Jornada: Tipus de jornada de l horari. Horari aplicat: Tipus d horari aplicat. Conciliació: Tipus de conciliació, si s escau. Horari: Tipus d horari. Tipus: Tipus de reducció de jornada o similar aplicat a l horari, si s escau. Dedicació setmanal: Dedicació setmanal efectiva en format hh:mm. Dedicació nominal: Dedicació nominal en format hh:mm. % Dedicació: Percentatge de dedicació respecte a la dedicació del contracte. També apareixen els següents camps, per cadascun dels dies de la setmana, de dilluns a dissabte: 18

19 Presència obligatòria: o o Matí: Hora d entrada al matí a Hora de sortida al matí, a la presència obligatòria, en format hh:mm. Tarda: Hora d entrada a la tarda a Hora de sortida a la tarda, a la presència obligatòria, en format hh:mm. Inici flexibilitat: Hora d inici de la flexibilitat horària en format hh:mm. Fi flexibilitat: Hora de fi de la flexibilitat horària en format hh:mm. Hores teòriques dia: Hores teòriques de treball al dia en format hh:mm. Teletreball: Indicador de si aquest dia de la setmana es considera com a dia de teletreball. Mitjançant el següent botó es recupera la vista anterior: Quadre de permisos per dies Aquesta finestra permet a l usuari consultar de manera gràfica les sol licituds de permisos d un o més dies de les persones a qui gestiona per a un mes determinat. A l àrea de selecció es troben els següents camps, que permeten seleccionar entre les sol licituds de les persones de les quals l usuari connectat és gestor: Tipus de permís: Desplegable que permet seleccionar entre els diferents tipus de permisos. El valor seleccionat per defecte és Vacances. Any: Desplegable que permet seleccionar entre els diferents anys. El valor seleccionat per defecte és l any en curs. Mes: Desplegable que permet seleccionar entre els diferents mesos. El valor seleccionat per defecte és el mes en curs. 19

20 A l àrea de consulta de permisos per dies es mostra una taula amb els següents camps: Nom: Cognoms i nom del sol licitant. Calendari del mes: Dies del mes seleccionat. En aquesta taula es mostren els permisos del tipus seleccionat per l any i mes seleccionat de totes les persones gestionades, tot indicant l estat en que es troba l autorització del permís: Acceptat Denegat Pendent, ViP(Vist-i-plau) Responsable o, ViP (Vist-i-plau) Provisional 20