MANUAL DE RECTIFICATIVAS

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1 MANUAL DE RECTIFICATIVAS INDUSTRIA Y COMERCIO, RURAL, SERVICIO DOMESTICO, CIVIL CONCEPTOS GENERALES Qué es rectificar? Es un procedimiento para modificar o agregar información, tanto de seguridad social como de IRPF, que ya fuera presentada a través de la Nómina correspondiente. Luego de validada la nómina, solamente mediante Rectificativa puede modificarse la información Sr. Contribuyente: Es importante que tenga en cuenta que la información que intente modificar mediante una rectificativa, debe ser consistente con lo declarado en los distintos sistemas del BPS (Registro de Empresas, Exoneraciones, Gafi, etc.). Cómo se confecciona una Rectificativa? Puede realizarse a través del programa ATYRO mediante el módulo Rectificativas, donde la misma se genera, se guarda, y se exporta a un archivo, que será enviado por la web. También pueden generarse a través de un programa propio de la empresa, en cuyo caso dicho archivo debe respetar el formato establecido por el BPS. Qué NO puedo rectificar a través de la web? No se pueden restar montos de seguridad social (conceptos 21, 22 y 23). Si la empresa debe procesar una rectificativa restando montos, debe presentarse en las oficinas del BPS con la rectificativa, adjuntando la documentación probatoria correspondiente (por ejemplo, el recibo de sueldo, etc.) Cómo proceder si la Rectificativa no valida y queda en ERROR? Al igual que con la nómina, se deben corregir los errores en el mismo archivo y volverlo a enviar, hasta que valide la información. A partir de ese momento, podrá imprimirse la factura correspondiente. Toda la información contenida en la rectificativa debe validar, aunque ésta involucre a varios trabajadores y algunos tengan la información consistente. Dos veces por mes, el sistema del BPS eliminará, en forma automática, aquellos archivos de rectificativas que se encuentren en error MESA DE AYUDA RNOM El Sistema de Recaudación Nominada (RNOM) cuenta con una mesa de ayuda para las empresas, que le brinda asesoramiento en el horario de 8:00 a 20:00 de lunes a viernes, a través del mail o del Esta asistencia cubre dudas de Nóminas, Deducciones y Rectificativas. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 1 de 13

2 DESCRIPCIONES DE LOS DISTINTOS CODIGOS QUE SE APLICAN EN UNA NÓMINA O EN UNA RECTIFICATIVA Tipo de Aportación: Se refiere al tipo de actividad que desarrolla la empresa. Valores posibles: 1- Industria y comercio 2- Civil 3- Rural 4- Construcción 6- Bancarios Tipo Contribuyente: Define la naturaleza jurídica de la empresa, y dentro de ésta, sus distintas variantes. Ejemplo: 1 - Propietario Individual o Empresa Unipersonal Unipersonal Con hasta un dependiente con cuota mutual Unipersonal con hasta un dependiente sin cuota mutual. 3 - Sociedad Anónima. Mes de cargo: Se ingresa el mes al cual se le quiere modificar algo. Si se desea modificar más de un mes de una misma persona, se deberá crear una línea por cada mes. Acumulación Laboral (AL): Por medio de la acumulación laboral se identifica las distintas actividades de una persona dentro de una misma empresa, por las que recibe distintas remuneraciones o por las que tiene un tratamiento diferencial. Por ejemplo: un director sin remuneración de una SA, que además percibe un sueldo como empleado. En este caso, con acumulación laboral 1 vendrá como director sin remuneración, y con la acumulación laboral 2 como empleado. Para definir cual es la AL 1 y cual es la 2, dependerá de la fecha de ingreso en cada una de las actividades en la empresa. Código País (CP): Indica el país que expidió el documento de identidad. Tipo de Documento (TD): Existen dos tipos de documento: DO - Documento: cédula. PA - Pasaporte. Documento: Se ingresara el Número del documento del trabajador. Apellidos y Nombres: Indica los datos personales del trabajador BPS - Manual de Rectificativas Pág. 2 de 13

3 Concepto: Se ingresa el código que identifica el concepto y/o la operación suma o resta, que involucran la rectificativa. Estos son los conceptos originales: 1. Monto Imponible mensual. 2. Aguinaldo. 3. Complemento de laudo / pago de haberes posteriores al cese. 5-Monto Imponible Adicional IRPF. 6-Retroactividad Monto Imponible Adicional IRPF. 8-Partidas exclusiva de Contribuciones Especiales de Seguridad Social. No gravadas para el IRPF A su vez, cuando se desea sumarle o restarle montos a dichos conceptos, se les agrega un numero adicional. El numero 1 delante del concepto original significa suma: 11. Rectificación que suma Monto Imponible mensual. 12. Rectificación que suma Aguinaldo. 13. Rectificación que suma Complemento por Laudo. 15. Rectificación que suma Monto Imponible adicional para IRPF. 16. Rectificación que suma Retroactividad Monto Imponible adicional (IRPF) 18. Rectificación que suma partidas exclusivas de Contribuciones especiales de seguridad social no gravadas para el IRPF En cambio, el numero 2 delante del concepto original, implica una resta al concepto original. Recordar que por la WEB sólo se habilita a restar montos a partidas de IRPF (conceptos 25, 26 ) Días Trabajados (DT): Se ingresaran los días trabajados en dicho mes. En rectificativas se debe declarar los días verdaderamente trabajados, pues esta información sustituirá a la información original. Horas Trabajadas (HT): Solo se completará en casos de trabajadores temporarios o zafrales, ambos en calidad de jornaleros y de personal a la orden. Deben anotarse una cifra entera de horas, redondeando medio hora o más hacia arriba y menos de media hora, hacia abajo. Nunca puede ser mayor a 7 porque de serlo correspondería aumentar los días trabajados Remuneración Imponible: En las rectificativa, se completa con la diferencia (entre lo declarado y lo que efectivamente percibió el trabajador) de las remuneraciones que constituyen materia gravada, conforme a la normativa reglamentaria vigente. Seguro de Salud (SS): Deben respetarse las codigueras establecidas por GAFI Fecha de Ingreso: Si debe modificar, se ingresa el día, mes y año correctos correspondientes a la fecha en la cual el trabajador ingresó (o reingresó) a la empresa. Categoría (Ca): Se utiliza únicamente para las aportaciones Rural y Construcción. A cada actividad (capataz, peón, sereno, etc.) le corresponde un código de Categoría que lo identifica. Dichos códigos aparecen en el codificador Único. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 3 de 13

4 Tipo de Remuneración (TR): Se indica la forma en que el trabajador percibe sus remuneraciones, codificada de acuerdo a: 1. Mensual: cobra por mes. 2. Jornalero: cobra por jornal. Se incluye a quien cobra por hora. 3. Destajista: cobra por tarea realizada. 4. A comisión: cobra exclusivamente por comisiones. 5. Mixta: compuesto por un sueldo básico mensual más una comisión. 6. Sin remuneración. Horas semanales (HS): Se registra el total de horas trabajadas semanalmente. Vinculo Funcional (VF): Es la constancia de la relación de trabajo que tiene la persona con la empresa: Por ejemplo, para el tipo de aportación I Industria y Comercio. 1. Patrón unipersonal. 2. Socio con actividad. 3. Socio sin actividad. 12. Empleado. Exoneración (EX): Este código determina si la empresa tiene algún tipo de exoneración de aportes por el o los trabajadores. Si la empresa no tuviera exoneración, debe informar en el alta del trabajador el código 9. Computo Especiales (CE): Este código determina que la tarea realizada por el trabajador tiene un cálculo jubilatorio diferente, por ejemplo: docente, radiólogo, etc. Si el trabajador no se encuentra comprendido en ninguna situación especial, se asigna el código 99 Causal Baja(CB): Las bajas permiten consignar a aquellos trabajadores que en el transcurso del mes de cargo objeto de la modificación, egresaron de la empresa (desvinculación funcional). En el causal de baja se indica el código determinante de la baja, por ejemplo: 1. Voluntario. 2. Despido. 3. Fallecimiento. 4. Término de contrato. Día de Baja: (DB) Se ingresa el día en el que se produjo la baja. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 4 de 13

5 EJEMPLOS DE LOS CASOS MAS COMÚNES DE RECTIFICATIVAS (se muestran las pantallas correspondientes al programa ATYRO) 1. RECTIFICATIVAS RELACIONADAS CON LA SEGURIDAD SOCIAL Si omití declarar un trabajador en la nómina cómo lo informo? Cómo declaro un aguinaldo que se omitió en la nómina? Cómo aumento los montos informados en la nómina? Cómo declaro un incremento retroactivo provocado por los Consejos de Salario? Cómo modifico los días trabajados? Cómo modifico el seguro de salud? Cómo elimino una baja informada en la nómina? Cómo modifico vínculos funcionales y /o tipo de remuneración? Cómo modifico la exoneración? Cómo modifico las horas semanales y los cómputos especiales? Rectificativas relacionadas con el IRPF Qué significa el concepto 8? Cómo modifico el monto declarado de IRPF? BPS - Manual de Rectificativas Pág. 5 de 13

6 1. RECTIFICATIVAS RELACIONADAS CON LA SEGURIDAD SOCIAL 1.1. Si omití declarar un trabajador en la nómina cómo lo informo? Para declarar el alta de un trabajador, se deben completar todos los campos, utilizando los mismos códigos que se utilizan en la nómina. Deben completarse obligatoriamente los campos de Días Trabajados (DT), Remuneración Imponible (aunque esta sea cero), Seguro de Salud (SS), Fecha de Ingreso, Categoría (solo para aportación Rural y Construcción), Tipo de Remuneración (TR), Horas Semanales (HS), Vínculo Funcional (VF), Exoneraciones (EX) y Cómputos Especiales (CE). En el caso que el trabajador haya egresado en el mes de alta se deben completar los campos de Causal de Baja (CB) y Día de Baja (DB). IMPORTANTE: Si se trata de un alta retroactiva, se deberá declarar en la misma rectificativa, la información correspondiente a todos los meses, hasta la última nómina validada o hasta la fecha de baja en caso de que esta fuera anterior. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 6 de 13

7 1.2. Cómo declaro un aguinaldo que se omitió en la nómina? Aunque el trabajador no perciba monto por concepto de Aguinaldo (esto puede ser consecuencia de una licencia sin goce de sueldos o por estar certificado en los meses asociados al cálculo del aguinaldo) el mismo siempre debe declararse en los meses 06 y12 de cada año y obviamente en el mes de egreso de la actividad. Para rectificar se debe utilizar el concepto original de aguinaldo (2) y junto con el monto (aunque el mismo sea 0), serán los únicos campos a informar. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 7 de 13

8 1.3. Cómo aumento los montos informados en la nómina? (Se tratará en otro ejemplo las diferencias por Consejos de Salarios) Para aumentar el monto de la remuneración en alguno de los conceptos declarados en la nómina (sueldo o aguinaldo) se deben utilizar los siguientes conceptos: 11 si quiero sumar sueldo y 12 si quiero sumar aguinaldo. En el campo de Remuneración Imponible, se debe colocar solo la diferencia correspondiente (éste monto es la diferencia entre lo declarado originalmente en la nómina y lo que hubiera correspondido declarar) BPS - Manual de Rectificativas Pág. 8 de 13

9 1.4. Cómo declaro un incremento retroactivo provocado por los Consejos de Salario? Se debe tener especial cuidado al confeccionar esta rectificativa, ya que estas diferencias probablemente afecten el aporte a la Seguridad Social y al IRPF. En la rectificativa, sólo debe informarse el concepto y el monto correspondiente. Seguridad Social: Debe utilizarse el concepto 3 y confeccionar una rectificativa por cada MES de CARGO involucrado, informándose el incremento para cada mes. IRPF: Si el aumento provocado por el Consejo de Salarios afecta también las partidas gravadas exclusivamente para el IRPF (en la nómina se había informado concepto 5) se deberá rectificar esta diferencia utilizando el concepto 6 (De verse también afectado el concepto 8, por favor ver página 12 de éste manual.) Los únicos casos en donde se permite declarar retroactividades en el mes de pago (es decir, que en la nómina del mes se informen concepto 1 y 3 para el mismo trabajador) son aquellos en donde no se puede determinar el mes al cual se debería imputar (ésta nunca es la situación de los Consejos de Salarios!) ya que la partida que se está abonando no tiene directa relación con la actividad remunerada mensual que percibe normalmente el trabajador (por ejemplo una productividad que se abona al personal al cierre del ejercicio económico de la empresa). Respecto al vencimiento de éstas rectificativas: El vencimiento de los Consejos de Salarios es en el mes siguiente al mes de publicación del Decreto en el Diario Oficial, o de la firma del Acta de Homologación correspondiente, salvo que el MTSS determine un vencimiento diferente. Por ejemplo, si el Acta se homologó el 08/08/2008, la retroactividad vence junto con el aporte del mes 08/2008 en el mes de setiembre. IMPORTANTE: Es responsabilidad de la EMPRESA controlar cuándo se homologa su grupo en el MTSS. Estas facturas se emiten sin multas y recargos, por lo tanto en caso de presentar o querer abonar la rectificativa fuera de fecha, es de responsabilidad exclusiva de la empresa solicitar a la Mesa de Ayuda RNOM, la emisión de una nueva factura con las multas y recargos correspondientes, Situación Especial que provoca multas y recargos: Al incrementarse el sueldo de la persona mediante el concepto 3, puede ocurrir que se pase de franja y deba aportar el Adicional al SNIS (código 108) que corresponde legalmente. En la factura aparecerá, entre otros, el código 108 y el 85 (multas y recargos). En este caso, y siempre que la rectificativa haya sido presentada en fecha, la empresa debe comunicarse con la Mesa de Ayuda RNOM para que se le emita una nueva factura sin multas, para la fecha de vencimiento correspondiente. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 9 de 13

10 1.5. Cómo modifico los días trabajados? A diferencia de los montos, este campo opera por sustitución, por lo que se debe informar el dato REAL: si en la Nómina se había informado 10 días, pero debían ser 30, en la rectificativa se declarará 30 días, para que sustituya ( pise ) la información que se encuentra validada en el sistema del BPS Cómo modifico el seguro de salud? Si debe cambiar el seguro de salud, lo único a completar en la rectificativa es el campo correspondiente (SS), colocando el código que corresponda. Las rectificativas solo modifican el dato para él o los meses involucrados. Si corresponde que el trabajador mantenga el seguro de salud que se está cambiando, también se debe realizar la modificación en GAFI, para que el mismo aplique en forma continua. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 10 de 13

11 1.7. Cómo elimino una baja informada en la nómina? Si por error dio de baja a un trabajador, y el mismo continúa vinculado a la empresa, lo que debe hacer es: 1) Ingresar, en el mes que se le dio de baja, el código 98 en el campo Causal de Baja. 2) Agregar las líneas de los meses posteriores de corresponder (ejemplo: si se declaró la baja en el mes 03/2008, se debe completar los montos correspondientes hasta la última nómina presentada, que en el ejemplo es mes 06/2008) 1.8. Cómo modifico vínculos funcionales y /o tipo de remuneración? Se debe completar solo el casillero de vínculo funcional en todos los meses que desea modificarlo (recordar que por rectificativas solo se modifican los meses involucrados), el cual tiene que ser coherente con el tipo de remuneración. Por ejemplo, si la persona esta declarada con vínculo 7, que significa director / administrador sin remuneración, el código del tipo de remuneración debe ser 6 Sin remuneración Cómo modifico la exoneración? Es el mismo procedimiento que para el vínculo funcional, pero se debe tener en cuenta que para validar este cambio, la exoneración debe esta otorgada por el BPS y cargada en el Registro de Exoneraciones del BPS Cómo modifico las horas semanales y los cómputos especiales? Sólo se debe completar el campo de lo que quiera modificar con el código correcto, por ejemplo si tenia 40 horas semanales y eran 44, se ingresa en el casillero el número 44. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 11 de 13

12 2. RECTIFICATIVAS RELACIONADAS CON EL IRPF La gran diferencia con las rectificativas de Seguridad Social, es que para las partidas el IRPF no existen restricciones en cuanto a poder restar montos del impuesto. La única restricción que existe es la establecida por la DGI, en el sentido de no emitir ninguna factura de un ejercicio ya cerrado. Es decir, la empresa podrá SIEMPRE modificar la información correspondiente a este impuesto, sin importar el mes o meses de cargo que involucren, pero no se emitirán las facturas correspondientes, si los meses corresponden a ejercicios fiscales cerrados. Si la rectificativa generara deuda o crédito para un ejercicio fiscal cerrado, el mismo debe ser tramitado en la propia DGI Qué significa el concepto 8? Por regla general, todo lo que esta gravado para la Seguridad Social (sueldo, aguinaldo, complemento por laudo) lo está también para el IRPF. Sin embargo, una de las excepciones la constituyen las partidas que hubiesen sido generadas con anterioridad a la vigencia del IRPF (07/2007). Por ejemplo, licencia gozada generada antes de la aplicación de la Reforma Tributaria. Para poder identificar estos montos y restarlos del cálculo correspondiente al IRPF, los mismos deben ser informados en al nómina con el concepto Cómo modifico el monto declarado de IRPF? En nómina se informó el concepto 5 por lo tanto si quiero SUMAR utilizo el concepto 15, si quiero RESTAR utilizo el concepto 25. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 12 de 13

13 Si informé incorrectamente el concepto 8 debo entender que éste concepto aplica al revés que todos los demás: si quiero RESTAR monto al cálculo del IRPF utilizo el concepto 18 y si quiero SUMAR monto al IRPF utilizo el concepto 28 Recordar que ante cualquier duda en la confección de una Rectificativa cuenta con la MESA DE AYUDA RNOM para brindarle la asistencia necesaria, la forma de contactarnos la encuentra en la primer página de éste Manual. BPS - Manual de Rectificativas Pág. 13 de 13

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