Funciones Periódicas 14-1

Transcripción

1 Capítulo 14 Funciones Periódicas El menú de funciones Periódicas incluye todas aquellas funciones que no han sido ejecutadas como parte de sus procesos diarios. Este menú incluye opciones para cierre de período y de fin de año, y funciones relativas tales como generador de cargos financieros, calcular futuras ventas, depurar los datos viejos y entrar cifras de presupuestos. Además incluye funciones que le permite cambiar múltiple registros en sus archivos de datos a la vez. Esto incluye resignar precios, ajuste de lista de componentes y entrar cambios globales a los archivos de Cliente, Suplidor, Producto o Vendedor. Este capítulo además incluye información acerca de la impresión de formularios 1099 para contratar Suplidor. Esta función disponible desde el menú Reporte, es usada al final de cada año calendario. 14-1

2 DacEasy Contabilidad Cerrando Períodos La siguiente lista de chequeos detalla cada paso envuelto en el cierre de mes. Nota : Las rutinas de Fin de Período son opcionales. Refiérase a la sección apropiada en este capítulo para determinar si el cierre de período está bien hecho. Lista de chequeo de fin de período Postear todos los Módulos para el período que está cerrando. Backup los Archivos de Datos. (Ver capítulo 3, Iniciando.) Generar cargos financieros a los Clientes. Imprimir Estados de Clientes. Correr la rutina de Fin de Período Cuentas por Cobrar. Correr la rutina de Fin de Período Cuentas por Pagar. Corra la rutina de Fin de Período Mayor General. Correr Utilitario a todos los Archivos. (Ver capítulo 3, Iniciando ) Generando Cargos Financieros Puede generar cargos financieros automáticamente para los clientes. DacEasy calcula estos cargos basados en la tasa de cargos financieros en el registro de cliente y el número de días vencidos en la factura del cliente. 14-2

3 Capitulo 14: Funciones Periódicas DacEasy crea una entrada separada de cargos financieros en el archivo de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar para cada factura vencida. En un reporte de Cuentas por Cobrar y estados, se imprime los cargos financieros por separados. En adición, DacEasy genera los cargos financieros por la fecha de las facturas vencidas. La fórmula de prorratear la tasa de los cargos financieros es en un ciclo de 30 días. Por ejemplo, si una factura tiene mas de 30 días de vencida, DacEasy fija el cargo total de porcentaje de cargo financiero. Si una factura tiene 10 días de vencida, DacEasy usa la siguiente fórmula para determinar el cargo financiero: Cantidad Vencida*(10/30* % Cargo Financiero). Después de calcular los cargos financieros, DacEasy crea una transacción sumarizada en el Mayor General. El código de diario para la transacción es AR. Mientras DacEasy genera cargos financieros, este imprime un Diario de Cargos Financieros. Este diario proporciona la prueba de auditoria necesaria para verificar las entradas hechas el Mayor General y archivo de Clientes. Recomendamos generar cargos financieros justo después de correr la rutina de fin de período de Cuentas por Pagar. Este ajusta los balances acumulados a clientes; El fin de período recopila el detalle de facturas abiertas para esos clientes en una suma. Para generar cargos financieros 1. Seleccione Cuentas por Cobrar del menú Periódicos y después seleccione Generando Cargos 12-3

4 DacEasy Contabilidad Financieros. La caja de diálogo Generando Cargos Financieros aparecerá. Nota: Es relevante que usted haga un respaldo ya que esta rutina no es reversible una vez que ha sido llevada a cabo. Pulse Respaldo para respaldar su fichero de datos. 2. Introduzca la fecha que será utilizada para determinar cuáles facturas son deudas pasadas y el monto del cargo financiero. Los cargos financieros son prevalorados basados en un periodo de 30 días. Si una factura tiene más de 30 días, el cargo financiero completo es calculado. Si una factura tiene 10 días de atraso, se multiplica por un porcentaje prevalorado ((10/30) * % cargo financiero) para llegar al saldo del cargo financiero. Sugerencia: Haga clic en Ayuda del caja de diálogo Generando Cargos Financieros para una descripción detallada de cada campo. 14-4

5 Capitulo 14: Funciones Periódicas 3. Haga clic en Aceptar para generar cargos financieros para todos los clientes. Un Diario de Cargo Financiero imprime y un sumario de transacciones es plasmado en el Libro Mayor con un código de diario CxC. Sugerencia: Para generar cargos financieros para un rango de clientes, seleccione Rango e introduzca el rango de códigos de los clientes. Para generar cargos financieros a clientes que no quedan al alcance del rango sucesivo, elija Seleccionar como el Alcance. Cuando usted presiona Aceptar, usted puede seleccionar los clientes a los cuales va a generar cargos financieros. Cerrando el Período de Cuentas por Cobrar La rutina de Fin de Período Cuentas por Cobrar hace lo siguiente: Elimina todas las facturas pagadas desde el archivo de facturas abiertas de Cuentas por Cobrar. Esta información se despliega en el Reporte por Antigüedad y Estados. Las facturas deben estar posteadas y fechadas antes de correr la rutina de Fin de Período. 12-5

6 DacEasy Contabilidad Actualiza la información de balance para sus clientes. Este Período es eliminado y el monto es agrado al campo Inicial. Para los clientes con balance Tipo Acumulado, todas las transacciones restantes posteadas son consolidadas en una factura. La fecha se hace en una factura número YYYYMMDD. Nota: Puede generar cargos financieros justamente antes de correr la rutina de fin de período de Cuentas por Pagar. Esto es para ajustar el balance de cliente tipo acumulado, porque la factura abierta de detalle para cliente con balance tipo acumulado es compilada en una factura abierta durante el fin de período. La rutina de fin de período de Cuentas por Cobrar no le impide entrar transacciones a clientes para el período cerrado. Para ejecutar la rutina de Fin de Periodo Cuentas por Cobrar 1. Seleccione Por Cobrar del menú Periódico, y seleccione Fin de Periodo. La caja de diálogo CxC Fin de Periodo aparecerá. Nota: Es relevante crear un respaldo ya que esta rutina es irreversible una vez que ha sido efectuada. 14-6

7 Capitulo 14: Funciones Periódicas 2. Introduzca una fecha correspondiente al periodo que usted desea cerrar. El periodo se desplegará bajo la fecha. 3. Haga clic en Aceptar para cerrar el periodo de Cuentas por Cobrar. Un mensaje de confirmación aparecerá una vez que el proceso se complete. 4. Haga clic en Continuar para regresar al menú principal. Cerrando el período Cuentas por Pagar La rutina de Fin de Período de Cuentas por Pagar hace lo siguiente: Elimina todas las facturas pagadas desde el archivo de facturas abiertas de Cuentas por Pagar. Esta información se despliega en el Reporte por Antigüedad y Estados. Las facturas deben estar posteadas y fechadas antes de correr la rutina de Fin de Período. Actualiza el balance en el área de información de cada Suplidor. Este Período es limpiado y el monto es agregado al campo Inicio. 12-7

8 DacEasy Contabilidad Para los suplidores con balance Tipo Acumulado, todas las transacciones restantes posteadas son consolidadas en una factura. La fecha se hace en una factura número YYYMMDD. Nota: La rutina de fin de período de Cuentas por Pagar no le impide entrar transacciones a clientes para el período cerrado. Para ejecutar Por Pagar Fin de Periodo 1. Seleccione Por Pagar del menú Periódicos, en seguida seleccione Fin de Periodo de Cuentas por Pagar. La caja de diálogo Fin de periodo de Cuentas por Pagar aparecerá. Nota: Es relevante que usted haga un respaldo, ya que esta rutina es irreversible una vez realizada. 2. Tecleé una fecha correspondiente al periodo que desea cerrar. El periodo aparece bajo la fecha. 14-8

9 Capitulo 14: Funciones Periódicas 3. Haga clic en Aceptar para cerrar el periodo para cuentas Por Pagar. Un mensaje de confirmación parecerá cuando el Proceso esté completo. 4. Haga clic en Continuar para regresar al menú principal. Entrando cifras a la cuenta Presupuesto Puede entrar cifras de presupuesto en su catálogo de cuentas, y entonces ver la información en reportes y listados financieros. Solo puede entrar cantidades de presupuesto para cuentas de detalle. DacEasy pasa automáticamente la cantidad entrada de cada cuenta de detalle para la cuenta general o cuenta madre. Puede entrar cifras de presupuesto para sus cuentas usando dos métodos diferentes. Entre cifras de presupuesto a una cuenta una vez en el cuadro de diálogo Historial de Cuenta. Entre cifras de presupuesto para todas las cuentas al mismo tiempo desde el menú Período. Referir a la Ayuda en línea para más información en el cuadro d diálogo Historial de Cuenta. Los siguientes pasos se requieren para entrar cifras de presupuesto desde el menú Período Para introducir cifras de presupuesto de Estimar Presupuesto del Estado de Cuenta 1. Seleccione Libro Mayor del Menú periódico y a continuación seleccione Presupuesto. La caja de diálogo Estimar Presupuesto del Estado de Cuenta. 12-9

10 DacEasy Contabilidad 2. Haga doble-clic dos veces una cuenta y la caja de diálogo Presupuesto de Cuenta aparecerá. 3. Introduzca el monto del presupuesto en el periodo apropiado. Puede presionar Duplicar para repetir el monto en cada periodo. Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo Presupuesto de Cuenta para una descripción detallada de cada campo. 4. Haga clic en Aceptar para actualizar la información del presupuesto de cuenta 14-10

11 Capitulo 14: Funciones Periódicas Temas de Ayuda relacionados Ver y editar figuras de cuenta e historial de presupuesto. Cerrando el período de Mayor General El proceso de fin de período de Mayor General cambia el estatus en la tabla de período para cerrar el período seleccionado y todos los períodos previos. No puede hacer entradas en un período cerrado y un período cerrado no puede volver a factura abierta o período activo. No puede cerrar el período previo y entrar transacciones de él en el próximo período. El único tiempo requerido para cerrar el período es antes de cerrar el año. Puede cerrar un período contable, primero, después de entrar y postear toda la actividad contable para el período dado y segundo imprima todos los reportes, diarios y reportes financieros asociados. Sin embargo, use discreción cuando cierre un período. Una vez cierre un período en el Mayor General, no puede entrar una transacción para fechas que caigan dentro o antes del período cerrado. Nota: cerrando un período cierra todos los períodos antes del período seleccionado, en adición al período seleccionado

12 DacEasy Contabilidad Para ejecutar la rutina de Fin de Periodo para el Libro Mayor 1. Seleccione Libro Mayor del menú Periódicos, a continuación seleccione Fin de Periodo. La caja de diálogo Fin de periodo de LM aparecerá. Nota: Si usted no tiene un respaldo, respalde su archivo de datos antes de proceder. 2. Introduzca la fecha correspondiente al periodo que usted desea cerrar. El periodo desplegará por debajo de la fecha. 3. Haga clic en Aceptar. Si algunos periodos anteriores no han sido cerrados, un mensaje de advertencia le dirá que usted estará cerrando mas de un periodo. Seleccione Si para cerrar el periodo actual y todos los demás. Un mensaje de confirmación aparecerá cuando el Procesó sea completo. Nota: Si existen transacciones no asentadas, será un error. Usted deberá poner el módulo especificado antes de cerrar el periodo. 4. Haga clic Continuar para regresar al menú principal

13 Capitulo 14: Funciones Periódicas Pronóstico Puede planificar para el próximo año pronosticando las cifras de sus compras para sus suplidores y las cifras de ventas para sus clientes, productos y servicios. Antes de correr la rutina de Fin de Año, corra la rutina Calcular Pronostico para pronosticar esas cifras. Ejecute la siguiente tarea para usar la rutina Pronóstico: Antes de correr la rutina Calcular Pronostico, imprima el Reporte de Estadística YTD para ver las cifras de pronostico para el año actual y compare esos números con la cifra actual. Corra la rutina Pronosticar antes de correr la rutina de fin de año. DacEasy coloca la cantidad pronosticada en la columna Presupuesto en el cuadro de diálogo Información Histórica de cada registro. Imprima el Reporte Pronostico para ver las cifras pasadas con las cifras presupuestadas para el nuevo año. Para imprimir el reporte estadístico YTD. 1. Seleccione Cuenta por Cobrar, Cuentas por Pagar o Inventario desde el menú Periódico, y seleccione Imprimir Estadística ALF. El cuadro de diálogo Imprimir Reporte Estadístico YTD se despliega. 2. Seleccione el método de sorteo y entre el rango si quiere imprimir el reporte por rango de registros. Si 12-13

14 DacEasy Contabilidad no entra el rango, por defecto es desde el Primero hasta el Ultimo. 3. Haga clic Aceptar y la pantalla de Disposición de Reportes se desplega. 4. Seleccione la disposición de salida y pulse Aceptar para ver el reporte. Para pronosticar cifras de ventas por cobrar. 1. Seleccione Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar o Inventario desde el menú Periódico, y seleccione Calcular Pronostico. El cuadro de diálogo Calcular Pronostico se despliega. 2. Seleccione el método por el cual calcular las cifras pronosticada y complete el campo Porciento (%) si escogió el método de porcentaje. 3. Para calcular el pronostico por un rango de registro, seleccione Sortear Por y entre un rango. Si no entra un rango, por defecto es desde el primero hasta el Ultimo y el pronóstico es calculado para todos los registros

15 Capitulo 14: Funciones Periódicas Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Calcular Pronostico para una descripción mas detallada de cada campo. 4. Pulse Aceptar para calcular el pronostico. Para imprimir el pronóstico 1. Seleccione Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar o Inventario desde el menú Periódico, y seleccione Imprimir Pronostico. El cuadro de diálogo Imprimir Pronostico se despliega. 2. Seleccione el método por el cual sortear el reporte. Escoja un rango si quiere limitar el registro que se despliega en el reporte. 3. Pulse Aceptar y el cuadro de diálogo Disposición de Reporte se despliega. Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Imprimir Pronostico para una descripción mas detallada de cada campo. 4. Seleccione la salida del reporte y pulse Aceptar para ver el reporte

16 DacEasy Contabilidad Cerrando el Año Hay cuatro diferentes rutinas de cierre de año en DacEasy: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventario y Mayor General. Hay dos reglas de manejo cuando cierre el año: Correr Fin de Año Mayor General. Correr todas las rutinas de Fin de Año consecutivamente (Por Ej. :, no correr Fin de Año Inventario; entonces espere una semana para correr Fin de año de Cuentas por Pagar). La siguiente lista de chequeo le ayudará a planificar la- tarea - fin de- año. Aún cuando todos los artículos en la lista no apliquen para usted, es en general una lista para ayudarle a mantener los archivos de datos en orden. Lista de Chequeo de Fin de Año Complete cada paso en la lista de Chequeo de fin de período. Cierre todos los periodos antes de correr el procedimiento de fin de año. Si tiene algún ajuste de fin de año, entre estos antes de cerrar el ultimo período. Nota: Las rutinas de fin de período de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar son opcionales. Refiérase a la sección apropiada en este capítulo para determinar si correr esas rutinas es correcto para usted. Imprima el reporte estadístico YTD antes de pronosticar sus cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y/o Inventario

17 Capitulo 14: Funciones Periódicas Corra Cálculo de Pronostico para cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y/o inventario. Imprima el reporte Pronostico para cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y/o inventario para ver las cifras pronosticadas. Imprime todos los reportes financieros que necesite (e. g., Balance de comprobación Estado de Ingreso, Balance en libro y reporte de actividad detallada del mayor general) Imprima el formulario 1099 para contratar la labor de suplidores. Haga backup de sus Archivos de datos. Corra fin de período de Cuentas por Cobrar. Corra Fin de Año de Cuentas por Pagar Corra Fin de Año de Inventario Corra Fin de Año para el Mayor General Si escoge, depurar sus archivos de datos para el año previo Correr el utilitario de archivo en todos los archivos de datos si escogió depurar. Cerrando el año de Cuentas por Cobrar. La rutina de Fin de Año Cuentas por Cobrar actualiza la información financiera para cada cliente. DacEasy transfiere las cifras del año a la fecha para los montos del año anterior para el año antes pasado. Se pierden balances del año antes pasado durante esta rutina. Para retener la información en los campos Año Anterior, hacer y restaurar un backup de sus archivos de datos para fines de archivos

18 DacEasy Contabilidad Nota: Corra la rutina pronostico de Cuentas por Cobrar antes de correr la rutina de Fin de Año de Cuentas por Cobrar. Para correr la rutina de fin de período de Cuentas por Cobrar 1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú periódico, y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup antes de proceder. Refiérase al capítulo 3 Empezando para más información haciendo backup. Nota: Es importante que todas las transacciones del año corriente estén posteadas antes de cerrar el año. Corra la rutina de fin de período de Mayor General para el ultimo período del año para asegurarse que las transacciones no están posteadas antes de correr la rutina de Fin de Año Cuentas por Cobrar. 2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de diálogo de confirmación se despliega cuando el proceso es completado. 3. Pulse Continuar para regresar al menú principal

19 Capitulo 14: Funciones Periódicas Imprimir formularios 1099 DacEasy sigue la información de Suplidor requerida para emitir un formulario 1099 al final de año. Seleccione Si, en el campo Labor Directa en el cuadro de diálogo Editar Proveedor para Suplidor que requiere un Este formulario indica el monto pagado al Suplidor durante el año. DacEasy obtiene esta información desde el archivo Pago Suplidor. Para ver esta información, pulse Opciones desde el registro de Suplidor, y entonces seleccione Información Imprimir formularios Seleccione Cuentas por Pagar del menú Reportes, y seleccione 1099s. La caja de diálogo 1099s aparecerá. 2. Introduzca su Número de Identificación de Impuesto Federal. El valor establecido en la caja de diálogo Información de la Compañía es desplegado, pero lo puede editar si es necesario. 3. Introduzca su número de Identificación de Impuesto Estatal. El valor establecido en la caja de diálogo Información de Compañía es desplegado, pero puede editarlo si es necesario. 4. Introduzca el año para el cuál imprime el

20 DacEasy Contabilidad 5. Introduzca el mínimo del monto del dólar que debe ser pagado a un proveedor para recibir un 1099 en el campo de Mínimo. Este monto suele ser $600. Si $600 es el valor mínimo, un 1099 es impreso para todos los proveedores que: (1) están establecidos como vendedores con un contrato de trabajo; y (2) poseen $600 o más en el campo de Monto de Pago en la caja de diálogo Información de Haga clic en Aceptar para acceder a la caja de diálogo Disposición de Reporte. 7. Seleccione el destino, edite la disposición si es necesario, entonces haga clic en Aceptar para imprimir el Reporte de Pagos. Temas de Ayuda relacionados Imprimir una página de prueba

21 Capitulo 14: Funciones Periódicas Cerrando el año de cuentas por pagar La rutina de fin de período de Cuentas por Pagar actualiza la información histórica para cada Suplidor. DacEasy transfiere las cifras del año a la fecha para los montos del año anterior para el año antes pasado. Se pierden balances del año antes pasado durante esta rutina. Para retener información los campos Año Antes Pasado, haga y almacene un backup de sus archivos de datos para fines de archivo. Debe correr la rutina pronostico de Cuentas por Pagar antes de correr la rutina de Fin de Año. Para correr la rutina de Fin de Año de Cuentas por Pagar 1. Seleccione Cuentas por Pagar desde el menú periódico, y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup antes de este procedimiento. Refiérese al capítulo 3 Empezando para más información haciendo backup. Nota: Es importante que todas las transacciones del año corriente estén posteadas antes de cerrar el año. Corra la rutina de fin de período de Mayor General para el ultimo período del año para asegurarse que las transacciones no están posteadas antes de correr la rutina de Fin de Año Cuentas por Pagar

22 DacEasy Contabilidad 2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de diálogo de confirmación se despliega cuando el proceso es completado. 3. Pulse Continuar para regresar al menú principal. Cerrando el Año para Inventario La rutina de Fin de Año Inventario actualiza la información histórica en los campos Producto y Servicio. DacEasy transfiere los balances del año a la fecha para los balances del año anterior y para el año antes pasado. Se pierden balances del año antes pasado durante esta rutina. Para retener información de los campos Año Antes Pasado, haga y almacene un backup de sus archivos de datos para fines de archivo. Nota: Si está usando la función Pronosticar, corra la rutina Pronosticar Inventario antes de correr Fin de Año Inventario. Para correr la rutina de Fin de Año inventario 1. Seleccione Inventario desde el menú periódico, y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup antes de este procedimiento. Refiérase al capítulo 3 Empezando para más información haciendo backup

23 Capitulo 14: Funciones Periódicas Nota: Es importante que todas las transacciones del año corriente estén posteadas antes de cerrar el año. Corra la rutina de fin de período de Mayor General para el último período del año para asegurarse que las transacciones no están posteadas antes de correr la rutina de Fin de Año Fin de Año Inventario. 2. Pulse Inicio Cierre de Fin de Año. Un cuadro de diálogo de confirmación se despliega cuando el proceso es completado. 3. Pulse Continuar para regresar al menú principal. Cerrando el Año para el Mayor General Cuando corra la rutina de Fin de Año Mayor General sus archivos de datos son actualizados como sigue: El área de información de período en el cuadro de diálogo Información de la Compañía es actualizada para reflejar el nuevo año (Los periodos de años pasados pasan al primer período de año y el siguiente año es agregado al segundo año). Todas las transacciones para el año deben estar completas antes de correr la rutina de fin de año. Después de cerrar el año, no puede entrar transacciones para el año

24 DacEasy Contabilidad El cuadro de diálogo Historial de Cuenta para cada cuenta es actualizado para reflejar la estructura del nuevo periodo. DacEasy transfiere el balance al campo Este Año para el balance Ultimo Año para cada período, proporcionando información histórica para el año previo. El cuadro de diálogo Historial de Vendedor es actualizado para reflejar la estructura de los nuevos períodos. Los cuadros de diálogos Historial Impuesto en Ventas e Historial Impuesto en Compras son actualizados para reflejar la estructura de nuevos períodos. Las cuentas de ingresos y gastos se ponen en cero y las próximas ganancias o perdidas es transferida para la cuenta de ganancia actual en el cuadro de diálogo Cuenta Interface. Después de correr la rutina de Fin de Año de cuentas por cobrar, Cuentas por Pagar y /o inventario, esta listo para cerrar el año de Mayor General. Nota: Antes de correr la rutina de Fin de Año, debe correr la rutina de fin de período de Mayor General para el último mes del año. Para correr la rutina de Fin de Año de Mayor General 1. Seleccione Libro Mayor desde el menú Periódico, y entonces seleccione Fin de Año. Un mensaje de advertencia se despliega: debe hacer backup antes de este procedimiento. Refiérase al capítulo 3 Iniciando para más información haciendo backup

25 Capitulo 14: Funciones Periódicas 2. Pulse Inicio Cierre de Año para cerrar el año. Se despliega un cuadro de diálogo de confirmación cuando el; proceso es completado. Si no ha cerrado cada período, se despliega un error. Si no ha entrado una cuenta Ganancias Actuales en el cuadro de diálogo Cuenta Interface, es cuestionado que entre una cuenta nueva. Entre la cuenta de ganancia actual o pulse Mirada y seleccione la cuenta. 3. Pulse Continuar para regresar al menú principal. Idea: Después de correr el Fin de Año del Mayor General, la primera transacción para el nuevo año puede ser una transacción transferida. La transacción transferida mueve la ganancia actual (para el año ya cerrado) para la cuenta ganancia retenida

26 DacEasy Contabilidad Depurando archivos de datos Use la rutina Depurar para eliminar la información no deseada de sus archivos de datos. DacEasy elimina todas las transacciones desde el archivo especificado en el rango fecha. En adición puede depurar clientes, suplidores, productos y servicios que no necesitará mas adelante. Después de depurar las transacciones de sus archivos, no puede volver a ver sus transacciones o imprimir reportes de listado para ver esas transacciones. Por esta razón, debe escoger no eliminar transacciones hasta haber cerrado el año. Adicionalmente, debe escoger no depurar el Mayor General hasta que le sirva como prueba de auditoria. Es importante hacer un backup de sus archivos de datos antes de eliminar información. Una vez que los datos sean eliminados, sólo pueden ser recuperados restaurando un backup hecho antes de correr la rutina Depurar. Idea: Para aumentar el espacio disponible en disco duro, corra el proceso Recobrar en el archivo después de correr la rutina Depurar. Para más información en el proceso Recobrar, refiera al capítulo 3, Iniciando. Para purgar archivos 1. Seleccione Purgar del menú Periódicos. La caja de diálogo Purgar Archivos aparecerá

27 Capitulo 14: Funciones Periódicas 2. Seleccione el archivo a eliminar. 3. Si un archivo de transacciones es seleccionado, introduzca el rango de transacciones a eliminar basadas en la fecha de transacción. Todos los registros anteriores e incluyendo la fecha introducida serán eliminados. Si un archivo de no transacción es seleccionado, introduzca la fecha para eliminar el último registro. Todos los registros anteriores e incluyendo la fecha introducida serán eliminados. Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo Purgar Archivos para una detallada descripción de cada campo. 4. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmación se desplegará cuando el Proceso de eliminación esté completo. 5. Haga clic en Continuar para regresar a la caja de diálogo Purgar Archivos 12-27

28 DacEasy Contabilidad Entrando cambios globales Con la función de Cambios Globales, DacEasy le permite cambiar el valor de múltiples registros al mismo tiempo. Para introducir cambios globales 1. Seleccione Cambios Globales del menú Periódico. La caja de diálogo Cambios Globales aparecerá. 2. Escoja el archivo que contenga el campo a modificar. 3. Seleccione el campo a cambiar e introduzca el nuevo valor. 4. Escoja el rango de valores que serán afectados por el cambio. Sugerencia: Haga clic en Ayuda de la caja de diálogo de Cambios globales para una descripción más detallada de cada campo. 5. Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmación se desplegará cuando el Proceso esté completo

29 Capitulo 14: Funciones Periódicas 6. Haga clic en el botón Continuar para volver al menú principal