Banco Capítulo1 CONTROL DE BANCO DacEasy Contabilidad Versión 11

Transcripción

1 CAPÍTULO 1-BANCO Banco Capítulo1 CONTROL DE BANCO DacEasy Contabilidad Versión 11 Este capítulo explica como usar la opción Transacciones/Efectivo para ayudarle a mantener el seguimiento de los flujos de banco en sus negocios. Use la opción banco para registrar recibos de caja de sus clientes o suplidores. Usted puede también registrar un recibo y transferir una cuenta del Libro Mayor. Después de completar este capítulo usted sabrá como: Entrar recibos de caja. Configurar una cuenta de banco. Editar un número de depósito por defecto. Entrar un avance de un pago de un cliente. Reversar un recibo de caja asentado. 1-1

2 BANCO Recibos Use la opción Recibos para registrar dinero recibido. Esto incluye efectivo, pagos con cheques o tarjeta de crédito que usted recibe de clientes, interés ganados, dinero recibido de la venta de algún activo o ingresos misceláneos. Tip: Usted podría configurar cada cuenta de banco como conciliable. Seleccione el campo cuenta Conciliable con Banco de la pantalla de Editar Cuentas. Como entrar un recibo Para entrar un recibo, seleccione del menú principal Transacciones/Efectivo. Entonces seleccione Recibos del submenú de Efectivo. La pantalla de Recibo se desplegará. Figura 1-1: Pantalla de Recibos La información de esta pantalla es agrupada dentro de dos áreas principales, nosotros nos referimos a las áreas de encabezado y detalle. Cada área es explicada debajo. 1-2

3 CAPÍTULO 1-BANCO Campos de la pantalla de recibos Área de Encabezado. Esta identifica el recibo. Número Este es el Número de Transacción para el recibo. DacEasy automáticamente entra el Número cuando presione Enter. Editar una transacción existente. Usted puede editar una transacción existente de un recibo no posteado. Para accesar el recibo, entre el número que desea en este campo. Si no conoce el número presione para desplegar la mirada de los Recibos de Caja, Seleccione el recibo de la lista que se desplega. Fecha Use ese campo para registrar la fecha en que usted recibió el dinero. DacEasy usa esa fecha cuando postee las transacciones. DacEasy desplega la fecha corriente del sistema(fecha de hoy). Presione Enter en ese campo para aceptar la fecha del sistema. Banco/Caja Use ese campo para seleccionar el número de cuenta de banco que usted quiere afectar con ese depósito. Presione Enter en ese campo para aceptar la cuenta de caja por defecto de la pantalla de cuentas de interface o presione para seleccionar una cuenta diferente de la búsqueda. La búsqueda desplegará todas las cuentas reconciliables. Configurando por defecto la cuenta de banco. El número que entre en el campo banco es la cuenta con la cual usted quiere que DacEasy deposite el recibo. Ese número siempre estará por defecto pués fue designado en la pantalla de Cuentas de Interface. Puede cambiar el número si quiere que la transacción afecte otra cuenta. Escriba el Número de cuenta conciliable que quiera usar. Si no conoce el Número, presione F5 para accesar a la búsqueda. Cuando encuentre la cuenta que quiera usar, presione Enter. La cuenta usada debe estar marcada como conciliable. Nota: Para mayor información de como marcar una cuenta como conciliable, refiérase al Manual de Usuario o Manual Iniciando DacEasy Contabilidad V

4 BANCO No. Documento Entre el Número a asignar a este depósito. Si quiere aceptar el que asigna DacEasy, presione Enter. Agrupando depósitos. Use el campo Depósito para agrupar numerosos recibos dentro de un Número de depósito del banco. Todos los recibos usando este Número son agrupados en el Reporte de Recibos y en la pantalla de conciliación. Puede cambiar este Número si necesita usar un nuevo Número de recibo. DacEasy sólo incrementa el Número en este campo si acepta el Número del depósito que desplega y, entonces, salga y secuencialmente re-entre a la pantalla de Recibos. Por ejemplo, si quiere que en DacEasy el Número de depósito del banco sean el mismo, edite la contra cuenta (vea el aviso debajo). Ahora, cada vez que entre a la opción de Caja, procese un recibo y salga, DacEasy incrementará el Número por usted. Aviso: Puede incrementar el Número del depósito desde que aparece en la pantalla. Seleccione Edición/Cuentas y desplegue la cuenta de banco. Presione Shift+F5 para editar el Número del depósito. Escriba el próximo Número que quiera desplegar cuando entre recibos de caja. Presione para salvar el cambio. La próxima vez que accese la pantalla de Recibos, el nuevo Número aparecerá en el campo Depósito Tipo de Deposito Pagado Desde Seleccione el tipo de deposito a usar cuando introduzca los recibos de efectivo. Si imprime un deposito en DacEasy Contabilidad, el deposito incluye el total de todos los recibos, y luego lista cada cheque individualmente. Nota: Este campo muestra la opción seleccionada por omisión en el campo Tipo de Deposito por Defecto en la caja de dialogo Preferencia del Sistema. Utilice este campo para indicar la fuente del recibo. Cliente Recibos por clientes. Para clientes con crédito y balance adelante, aplique estos recibos contra facturas tecleadas en el módulo de facturación ó Cuentas por Cobrar. Para clientes de pago en efectivo, usted asignara una ó más cuentas de su catálogo de cuentas como la fuente de este recibo. 1-4

5 CAPÍTULO 1-BANCO LM Recibo de Libro Mayor. Teclee este tipo de recibo si no le interesa monitorear información específica de ventas para un cliente. En lugar de aplicar el recibo contra facturas tecleadas en otros módulos, asigne estos recibos a cuentas del catálogo de cuentas. Proveedor Reembolsos recibidos de proveedores. Para proveedores de crédito ó balance adelante, aplique estos reembolsos contra compras tecleadas en los módulos de Compras ó Cuentas por Pagar. Para proveedores que trabajan en efectivo, usted asignará una ó más cuentas del catálogo como fuente de este reembolso. Código Entre el código del cliente o el suplidor. Después de entrar el código, la dirección del cliente o suplidor automáticamente se desplegará. Encontrando un código. Si no conoce el código, presione en el campo código para accesar a la búsqueda. Muévase en la pantalla hasta que encuentre el código y presione Enter. DacEasy desplega una lista de facturas en la cuenta del cliente o suplidor cuando entre al cuerpo de la transacción. Puede también usar el campo Código cuando entre un recibo de caja o al balance general. DacEasy no desplega facturas para el cliente que seleccionó. Si entra un código cuando haga un recibo al Libro Mayor, DacEasy refiere al cliente. Por ejemplo, si recibe una devolución de dinero desde un suplidor, podría referenciar este suplidor, pero no es capaz de aplicar la devolución a una factura. Por entrar el código, sabe desde quien recibió el dinero. La transacción no afectará el balance del suplidor. Monto Entre el monto total del recibo en el campo Monto. Aviso: Presione en el campo monto para accesar una búsqueda de todas las facturas pendientes para un cliente. Aplicado DacEasy desplega el monto del recibo de caja aplicado a facturas pendientes. 1-5

6 BANCO A Aplicar DacEasy calcula el resto del dinero a la izquierda y lo aplica a la derecha. Ese es el campo monto menos el campo aplicado. Nota: Si un cliente envía un pago por más que el balance de la cuenta, puede crear un avance. Despúes de aplicar el pago para cada resto de la factura, presione F3 para crear un avance por el balance restante. Los avances sólo están disponibles para clientes con cuentas tipo abierto o acumulado. No puede crear un avance para clientes tipo Contado. Referencia Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción. La información en este campo es opcional. Nota: Presione en el campo Referencia para accesar la búsqueda de todas las facturas pendientes por Cliente o Suplidor. Area de Detalle para Clientes/Suplidores cuenta tipo Abierta (Open) y Acumulado(Balance Forward). Esa área identifica todas las facturas pendientes asociadas con ese cliente o suplidor. Presione Enter para avanzar al área de Detalle. Seleccione la factura a la cual quiere aplicar el pago y presione Enter otra vez. Factura Desplega el Número de la factura pendiente. Esas pueden ser facturas asentadas y no asentadas. Fecha Factura Referencia Desplega la fecha de transacción de la factura. No puede editar este campo. Este campo es para su información. Puede entrar una referencia para este recibo de caja. Podría querer entrar el Número de cheque usado para pagar una factura como una referencia. La información en este campo es opcional. Tip: Si presiona F7 con el cursor el campo referencia, DacEasy podría entrar el monto en el campo aplicado. Monto DacEasy desplega los montos pendientes para una factura. Este es el monto de la factura que el cliente todavía le debe 1-6

7 CAPÍTULO 1-BANCO Descuento Disponible DacEasy desplega los términos de monto de descuento disponibles para este cliente. Aplicado Escriba el monto del pago que quiera aplicar a esta factura y presione Enter. Puede aplicar todo o parte de el monto que está entrando en el campo monto. Si sólo aplica una parte usted puede aplicar el resto a otra factura o crear un avance. El monto entrado en este campo es adicionado para el campo aplicado en el encabezado. La transacción no puede ser procesada hasta que el monto del encabezado no sea igual al campo monto del detalle. Descuento tomado Use el campo Descuento Tomado para entrar todo descuento dado por pronto pago. Area de detalle para recibos de Clientes/Suplidores y LM. Esa área es usada para entrar la cuenta de Libro Mayor que está transfiriendo cuando crea un recibo de caja tipo cliente/suplidor o selecciona MG en el campo Pagado. Figura 1-2: Entrada de Detalles de Recibos para clientes o proveedores pagado desde el Libro Mayor Cuenta Entre la cuenta a compensar. Si el recibo es de un cliente tipo Caja o Efectivo la cuenta por defecto de ingreso se desplegará. Esa cuenta puede ser cambiada. 1-7

8 BANCO Descripción La descripción de la cuenta se desplegará. Ese campo puede ser editado. Monto El monto de la sección de encabezado se desplegará. Ese campo puede ser editado si el monto total va a ser dividido entre mas de una cuenta. Factura Entre el número de la factura del cliente que está pagando. Ese campo es opcional. Valor Factura En conclusión Entre el monto de la factura. Ese campo es opcional. Puede ejecutar cualquiera de las siguientes operaciones después de entrar la transacción. Presione para salvar la transacción. Si el asiento en línea está fijado como Yes en la pantalla Sistema de Preferencias, la transacción será asentada. Presione Esc para borrar la transacción 1-8

9 CAPÍTULO 1-BANCO Saldo Bancario Usted puede ver el saldo en efectivo para una cuenta bancaria, incluyendo actividad sin asentar, mientras teclea una transacción en el módulo de Efectivo. Para ver el saldo en efectivo desde las cajas de diálogo Recibos ó Pagos, haga clic en Opciones y seleccione Saldo Bancario o presione Shift+F3 desde la pantalla de recibos. Se desplegará la pantalla de Saldo de Efectivo Figura 1-3: Saldo de Efectivo. El número de cuenta tecleado en la transacción se muestra en el campo Cuenta; sin embargo, usted puede teclear una cuenta diferente ó hacer clic en Buscar y seleccionar otra cuenta. La actividad sin asentar se muestra para cada módulo. Esta cantidad se agrega al saldo actual para la cuenta y la cantidad neta se muestra. 1-9

10 BANCO Reversar un recibo asentado Si entra y asienta un recibo por error, necesitará reversar la transacción. Los siguientes pasos explican como reversar un recibo de caja asentado Pasos rápidos para reversar un asentado 1. Seleccione menú Transacción/Efectivo. Entonces seleccione Pagos. Figura 1-4: Pantalla para reversar un recibo asentado. 2. Presione Enter en los campos Número y Fecha. 3. En el campo Tipo de Cheque, seleccione Manual. 4. Entre la cuenta de banco usada para la transacción original en el campo Banco. 5. Entre el número de depósito original en el campo cheque. 6. En el campo Pagado A, seleccione Suplidor, Cliente o LM desde quien obtuvo el recibo original. 7. En el campo Código, entre el mismo código de cliente o suplidor como en la transacción original. 1-10

11 CAPÍTULO 1-BANCO 8. Avance al campo Monto y entre el mismo monto como en la transacción original. Es importante usar el mismo monto para mantener un completo rastro de auditoría de la transacción. 9. Digite Reversa en el campo referencia. 10. En el área de Detalle de la pantalla, aplique el monto a la misma factura como en la transacción original. La factura podría mostrarse en la pantalla con un monto cero. 11. Presione para salvar la transacción de reversa. Después que entre la reversa, vuelva a la pantalla de Recibos y entre el recibo otra vez usando el monto correcto, si es necesario. 1-11

12 BANCO Imprimir fichas de depositos Puede economizar tiempo y evitar errores cuando haga los depósitos bancarios ya que puede imprimirlos directamente desde DacEasy. La cantidad en efectivo, cada cheque individual y el total se imprime en la ficha deposito. (La opción Menos Efectivo Recibido siempre se muestra en cero). Para acceder a la caja de dialogo Imprimir Ficha de Deposito, seleccione Imprimir Efectivo desde el menú Transacciones y luego seleccione Ficha de Deposito. Figura 1-5: Pantalla para imprimir fichas de deposito. Nota: Las fichas de depósitos solo pueden imprimirse en un estilo laser y no puede editar la planilla. Usted puede comprar sus hojas de depósitos directamente a DacEasy para asegurarse que el formulario es compatible con DacEasy Contabilidad. Opciones en la caja de dialogo Imprimir Ficha de Deposito Cuenta de Cheques La cuenta de banco introducida en la caja de dialogo Cuentas de Interfaz se muestra aquí. Para imprimir depósitos para una cuenta diferente, teclee el numero de cuenta o presione Buscar y seleccione la cuenta. Nota: Solo puede seleccionar Cuentas conciliables. Fecha Es la fecha en la que se imprime la ficha de deposito. DacEasy tiene por defecto la fecha actual del programa, sin embargo, este campo puede editarse. 1-12

13 CAPÍTULO 1-BANCO Deposito desde/hasta Teclee un rango de numero o presione Buscar y seleccione los números de depósitos. El total de efectivo recibido para la selección se imprime en el cuadro Efectivo. Hasta 18 cheques individuales por deposito son listados. Si incluye mas cheques en el deposito, el total impreso y los cheques subsecuentes se listan en el próximo deposito. Nota: Los depósitos incluyen transacciones asentadas y no asentadas. Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los datos ejemplos. Entonces, complete las siguientes aventuras: Aventura 1, Entrando un recibo de caja Aventura 2, Entrada de un cheque sin fondo hecho a un suplidor Aventura 3, Recibiendo un cheque devuelto desde un suplidor dentro de una cuenta del Libro Mayor. 1-13

14 BANCO Notas 1-14