Orgánico funcional. La construcción de una institución

Transcripción

1 Orgánico funcional La construcción de una institución Patricio Beltrán Coordinador de planificación y TIC pbeltran@flacso.org.ec Desde 1996 la FLACSO se planteó reconstruir la institucionalidad. Para ello hacía falta voluntad de trabajar en la reorganización institucional y sobre todo, se requería de un grupo de personas dispuestas a emprender la tarea. En una primera instancia, la meta principal fue la de mantener con vida a la organización que, en ese momento, era una institución falta de recursos, carente de conceptos estructurales y para la que había que crear nuevas oportunidades. Con estos propósitos claros, la gestión fue tomando forma, y la fuerza de trabajo se concentró en reconstruir la institucionalidad. La gestión de la organización ha ido tomando forma y consolidándose durante cada etapa evolutiva. Partió desde una estructura jerárquica vertical y enfocada únicamente a los programas académicos hasta llegar, hoy, a una estructura horizontal, consensuada, orientada a los procesos de mejoramiento continuo. A fines del 1995 y durante el 1996, la estructura era más bien vertical e iba desde la Dirección, a la Subdirección. A partir de allí se establecían las áreas académicas dependientes directas de esta unidad de toma de decisiones: el Área de Relaciones Internacionales, Área de Economía y Desarrollo, Área de Coyuntura, Área de Antropología e Historia, Área Urbana, Área de Sociología y De- Gráfico 13: Orgánico Estructural en 1995 En esta primera etapa se formaron estructuras de trabajo, el clima organizacional empezó a tener forma.además, se estudió la manera cómo las tecnologías pueden apoyar a la gestión y se definió la misión institucional. Así, estos conceptos se difundieron e hicieron parte de cada uno de los integrantes de la institución. 195

2 Memoria de una gestión Gráfico 14: Orgánico Estructural de 1997 mocracia y Área de Desarrollo Sustentable. En esta estructura, toda la gestión tenía en la Coordinación Administrativa Financiera. Esta se encargaba de realizar la gestión en lo concerniente a los procesos financieros y logísticos. Liderando cada una de las áreas existía un responsable comprometido con la institución y con la idea principal de resurgir a la Sede. Para 1997 la organización había crecido y las necesidades eran mayores y apremiantes, el gobierno de la FLACSO mantenía la línea jerárquica entre la Dirección y la Subdirección, la gestión operativa había evolucionado, se adicionó a la anterior un área más para el apoyo quedó dividida en Área Académica, Área de Apoyo y Área Administrativa Financiera, en donde el Área Académica tenía a su cargo los Programas Académicos de Estudio en Relaciones Internacionales, Estudios Ecuatorianos, Estudios Urbanos, Economía y Desarrollo, Desarrollo Sustentable, Coyuntura, Antropología e Historia y el programa de Género. El área de apoyo estaba constituida por Relaciones Públicas, Biblioteca y Librería. Y el área Administrativa Financiera conformada por las unidades de Contabilidad y Servicios Generales. La organización y la entereza de trabajo empezó a dar los frutos deseados. Las decisiones empezaron a descentralizarse hacia comités y comisiones con fines específicos. Se inauguró el concepto de Consejo Académico como una unidad de apoyo a la Dirección y conformada por todos los Coordinadores de Programa, conjuntamente el concepto de planificación toma fuerza. El 15 de diciembre de 1998 se realiza el primer taller de planificación Estratégica, y como producto de este trabajo se tienen varios productos que sirvieron de apoyo para organizar a la institucionalidad. El Orgánico Estructural se plantea como documento público y muestra claramente la nueva realidad.además se elaboró el primer Manual Or- 196

3 FLACSO de la A a la Z Gráfico 15: Orgánico Estructural de1999 gánico Funcional, dando paso así a la primera versión estructurada y con funciones. Para esta nueva estructura aparecen unidades de gestión que demuestran el crecimiento que ha tenido la organización, como la Procuraduría o Relaciones Internacionales. Se crea la Subdirección Administrativa Financiera: toman fuerza la Oficina de estudiantes y la Biblioteca y se crean adicionalmente unidades de apoyo a la gestión Financiera como la Tesorería y la de Recursos Humanos, los programas de definen es Estudios Políticos, Estudios de Género,Antropología,Andino de Ciencias Sociales, Estudios Urbanos y de Economía y Medio Ambiente. A partir de la estructura diseñada para 1999 los cambios en cuanto a la gestión como a la toma de decisiones han sido enmarcados en buscar consensos y horizontalizar la institución. La toma de decisiones se descentraliza en un nuevo Consejo Académico tomando éste otra connotación más representativa,; La Subdirección Académica se ve fortificada con la creación del Comité Académico, de los Consejos Docente y de Investigación cada uno de ellos manejando áreas específicas de la academia, La Biblioteca y la Oficina de Estudiantes se posicionan, de igual manera se fortifica la estructura y la funcionalidad en las Publicaciones, se crean los Comités Editoriales 197

4 Memoria de una gestión Gráfico 16 Orgánico Estructural de 2002 de la revista Íconos y de las Publicaciones. El área de gestión institucional se centraliza en la Subdirección Administrativa Financiera; se crean las unidades de Informática y Presupuesto que conjuntamente con Contabilidad, Tesorería, Servicios Generales y Recursos Humanos consolidan la gestión institucional. Para el 2003 las actividades encargadas a cada una de las unidades académicas y de gestión se consolidan: el Comité Académico sube un nivel y se crea el Claustro de Profesores como una instancia horizontal en donde profesores pueden expresar sus opiniones libre, abierta y horizontalmente. La Subdirección Académica cambia sus unidades de apoyo de consejos Docente y de Investigación en Coordinación Docente y Coordinación de Investigación, en donde las áreas temáticas, a diferencia de años anteriores, son compartidas por ellas y cada uno de los programas debe 198

5 FLACSO de la A a la Z Gráfico 17: Orgánico Estructural de 2003 manejar los productos pertinentes a docencia y a investigación. Se ven de manera más clara los Eventos y los cursos Abiertos como productos propios de la entidad académica. La gestión institucional enfocada al resurgimiento de la FLACSO se puede notar en cada una de las etapas mostradas en los cuadros del Orgánico Funcional. La construcción del nuevo edificio, el advenimiento de nuevas tecnologías y el gran avance que se ha tenido en el campo académico la institución, demandan la búsqueda de nuevos derroteros en el campo de la estructura organizacional. La Sede ha crecido en estos últimos años y ha creado estructuras fuertes tanto en lo Académico como en lo Administrativo. Hoy caminamos hacia la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad y al enfoque de Procesos y con ellos, hacia una nueva estructura enfocada a la que hoy se conoce como la Calidad Total. Hoy, el Orgánico Funcional de la Sede no solo que muestra su crecimiento sino que ha sido pública y transparente, horizontalizándose cada vez más. Además, evidencia que los programas son las células básicas de la estructura institucional y se definen por actividades de docencia, investigación, publicaciones y debates. 199