ANÁLISIS DE ESTUDIO, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN DE CUANTIA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA CONTRATO DE COMPRA

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1 ANÁLISIS DE ESTUDIO, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE UN PROCESO DE SELECCIÓN DE CUANTIA INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA CONTRATO DE COMPRA OBJETO: COMPRA DE PAPELERÍA Y ELEMENTOS DE OFICINAS PARA LAS DEPENDENCIAS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 se presenta a continuación el Estudio de Conveniencia y Oportunidad para la contratación de la Compra de Papelería y Elementos de de Oficina para las dependencias de la Contraloría General de Santander. 1. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION: a. Definición de la Necesidad: La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. Para el cumplimiento de su misión este organismo de control en su plan estratégico requiere consolidar los procesos de gestión de talento humano, la asignación de los recursos físicos y financieros, los sistemas de comunicación interna y externa y la modernización de los elementos tecnológicos como la búsqueda de la mejora continua en los procesos de la entidad. De acuerdo a la Resolución No del 01 de Septiembre de 2004, que estableció la estructura orgánica de la Contraloría General de Santander, se determinó como objetivo de la Secretaría General la coordinación, supervisión y control del talento humano de la entidad, custodia, conservación de documentos y la gestión administrativa en los servicios de apoyo, coordinación de presupuesto, tesorería y contabilidad, desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos inherentes a la entidad, acorde con las funciones constitucionales y legales que le corresponden. La Contraloría General de Santander para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y de control fiscal originan que las dependencias de la entidad cuenten oportuna y eficientemente con elementos esenciales de trabajo que requieren para su

2 adecuado funcionamiento, de tal forma, que puedan cumplir con ese cometido misional. Es por ello que la adquisición de todos y cada uno de éstos elementos resulta ser de vital importancia para el correcto desarrollo de las funciones de las dependencias que conforman la estructura de la entidad, y por ende la carencia de los materiales de papelería, imprescindibles pueden provocar retardo en el ejercicio del control fiscal, así como demora en los trámites administrativos que deben adelantarse para el adecuado funcionamiento de la institución. Para la Contraloría General de Santander es conveniente llevar a cabo el proceso de contratación correspondiente a la adquisición de papelería y elementos de oficina, en concordancia con el Plan de Compras aprobado para la Vigencia De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el proveedor de éstos materiales, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 3576 de b. Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de proveer a cada una de sus dependencias de manera oportuna y eficiente los utensilios de oficina necesarios para su normal funcionamiento a fin de apoyar las labores, actividades y funciones que desarrollan las mismas, teniendo en cuenta que actualmente las existencias de dichos elementos son insuficientes, para atender las necesidades que ellas demandan, suscribiendo contrato de compraventa que permitan el cumplimiento y satisfacción de la necesidad presentada. 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: a. Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la Contraloría General de Santander. La Contraloría General de Santander necesita contratar la adquisición de papelería y elementos de oficina constituidos por resmas de papel, bolígrafos, lápices, carpetas, sobres, cosedoras, sacaganchos, ganchos, cintas pegantes, expografos, carpetas A-Z, libros tres (3) columnas, sellos, entre otros, teniendo en cuenta las condiciones legales, técnicas, económicas y financieras señaladas en la respectiva relación.

3 El contrato de compra de papelería y elementos de oficinas a celebrarse con el contratista, atenderá las siguientes características y condiciones que se describen a continuación: Nº DESCRIPCION MEDIDA CANTIDAD REQUERIDA 1 Pita en rollos - cabuya Unid 10 2 Legajo hojas de Papel Unid cuadriculado 15 3 Bolígrafos negros Unid Bolígrafos rojos Unid 60 5 cajas de ligas Caja 12 6 Borrador Nata Unid 36 7 Borrador de escobilla Unid 12 8 Cajas de Carton para Archivo Unid Carpeta Legajadora Cartón Unid Cartulina Celeste Unid Cinta Pegante Angosta Unid Cinta Pegante transparente Ancha x 100 mts. Unid Cinta impresora Epson Fx 1050 Unid Cinta impresora Epson Lx 300 Unid Corrector Líquido Unid Cuchillas para bisturi Unid Lápices Negros Unid Lápices colorchek rojos Unid Marcadores Unid Apógrafos Unid Caja portaminas x 12 und Caja Ganchos clips Caja Ganchos legajador plásticos Caja Ganchos Cosedora Caja Ganchos Cosedora Caja 12 industrial 26 Ganchos Mariposa Grande Caja Ganchos Mariposa mediano Caja Pega Stick Unid Libros de 200 folios tres Unid 18 columnas 30 Libros Radicadores de 400 folios rayado Unid Libro Actas x100 Folios Unid 8 32 Resma papel oficio blanco Unid Resma papel carta blanco Unid 300 VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

4 34 Papel Formas Continuas Caja Resaltadores Unid Tinta para sellos Unid CDS Unid Reglas de 30 cm. Unid Rollo papel Para Fax Unid Post it - tacos Unid Almohadilla para sellos Unid Huelleros Unid 8 43 Cosedora Unid Cosedora industrial Unid 4 45 Fechadores Unid 8 46 Numeradores Unid 6 47 Perforadora Unid Sacaganchos Unid Sobre de manila oficio Unid Sobre de manila carta Unid Sobre de manila Extra oficio Unid Sobre de manila media carta Unid Sobre carta blanco Unid Sobre oficio blanco Unid LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El Artículo 25 de la Ley 80 de 1993, establece en su numeral 7 la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso. El mismo Artículo en su numeral 12 determina que con antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia. A su vez, el parágrafo del articulo17 del decreto 2474 de 2008, por el articulo 1º del decreto 3576 de 2009, establece que el procedimiento para la celebración de contrato cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efectos del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; lo que se regirá exclusivamente por las siguientes previstas en este articulo.

5 4. FACTORES DE SELECCIÓN PARA LA OFERTA MÁS FAVORABLE. Que el Artículo 2 del Decreto 3576 del 17 de Septiembre de 2009, establece el procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, el cual se realizara mediante invitación publica formulada atreves de la pagina Web de la entidad o, en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes, así como los criterios de selección que aplicara para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. 5. PLAZO DEL CONTRATO Y LUGAR DE EJECUCIÓN: El contrato de la compra de de papelería y elementos de oficina tendrá una duración de Diez (10) días, contados a partir de la fecha de Aprobación de la póliza, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización. Lugar de ejecución: en las instalaciones de la Contraloría General de Santander ubicada en la Calle 37 No Tercer y Cuarto Piso del Edificio de la Gobernación de Santander. 6. VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: El valor del contrato de compra será la suma de CATORCE MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS MCTE. ($ oo) La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato, inmediatamente contra entrega y con recibido a satisfacción por parte de la entidad, según Acta de entrega y recibido suscrita por el supervisor del contrato, quien verificará que los elementos cumplan con las especificaciones contratadas, procediendo la Subdirección Financiera una vez compruebe la existencia de dicho documento, al pago. 7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El contratista se compromete a entregar la papelería y elementos de oficina en el tiempo en que sea requeridos. Amparar a la entidad contra los riesgos que impliquen menoscabo o deterioro de los mismos. Presentar la factura de cobro. Presentar oportunamente los pagos de Salud y Pensión de sus empleados. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato.

6 8. RUBRO PRESUPUESTAL AFECTADO: El pago a que se obliga la Contraloría General de Santander, se ajustará a las apropiaciones presupuestales correspondientes al rubro ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS MATERIALES Y SUMINISTROS, según consta en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 21 de enero de 2011, código expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander. 9. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. Para efectos de la determinación del valor del presupuesto oficial de la contratación, se tuvo en cuenta las necesidades de los elementos a adquirir según el almacén de la Contraloría General de Santander (cantidades de bienes requeridos actuales por la administración, los recursos apropiados para el efecto en el plan de compras de la presente vigencia, la consulta en el Sistema de Información de Contratación Estatal SICE y la averiguación del valor de los bienes en el mercado. En consideración a lo anterior, se concluye que el presupuesto asignado es de TREINTA Y UN MILLÓN DE PESOS MCTE. ($ oo) atiende adecuadamente las necesidades económicas para desarrollar el presente proceso de contratación para la compra de papelería y elementos de oficina para las dependencia de la Entidad. Una vez realizado el análisis de la necesidad se determinó el valor del contrato será de CATORCE MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS MCTE ($ oo) incluyendo IVA y los costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. No obstante, la Contraloría General de Santander será autónoma para fijar el monto del mismo. 10. SUPERVISIÓN Y COORDINACIÓN: La vigilancia del presente contrato será ejercida por la FUNCIONARIA ENCARGADA DE LA OFICINA DE RECURSOS FISICOS de la Contraloría General de Santander. 11. OBLIGACIONES A CARGO DEL SUPERVISOR: Exigir del contratista la ejecución idónea del objeto contratado. Adelantar revisión periódica del bien adquirido en el trascurso del mismo, para verificar que cumpla con las condiciones del servicio ofrecidas por el

7 contratista y promover las acciones de responsabilidad contra éste, cuando dichas condiciones no se cumplan. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufra la Contraloría General de Santander en el desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones necesarias para su cumplimiento. Verificar el pago de la seguridad social por parte del contratista. 12. GARANTIAS QUE DEBE PRESENTAR EL CONTRATISTA: En el presente procedimiento de selección del contratista no se requiere presentar garantía de seriedad de la oferta. El contratista se obliga a constituir a favor y a satisfacción de la Contraloría General de Santander, de acuerdo con el Decreto 4828 de 2009 y el Decreto 2493 de 2009, una garantía expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, cuyas pólizas matrices estén aprobadas por la Superintendencia Financiera. En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución del contrato resultante, o en cualquier otro evento, el contratista se obliga a modificar la garantía única de acuerdo con las normas legales vigentes. El contratista deberá mantener vigente durante la ejecución del contrato la garantía única y serán de su cargo el pago de todas las primas y demás erogaciones de constitución. La garantía deberá amparar los siguientes riesgos: a) Cumplimiento del objeto contractual: Por un valor equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. b) Calidad del servicio: Por un equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. c) Salarios y prestaciones del personal empleado por el Contratista: por un equivalente al cinco (5%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más. d) Responsabilidad Civil frente a terceros: por el amparo autónomo que garantice la responsabilidad civil frente a terceros derivada de la ejecución de este contrato, por un equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo. 13. OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN:

8 Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores se estima oportuno y conveniente desarrollar el presente proceso de contratación, dejando constancia que el proceso se desarrollará mediante Invitación pública, de conformidad con el Decreto 3576 del 17 de Septiembre de 2009, y demás normas concordantes. Que, con relación a la naturaleza del contrato a celebrase es preciso señalar que el mismo se configura como Contrato de COMPRA. 14. CONCLUSION: Por lo expuesto, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER concluye la necesidad, conveniencia y oportunidad de celebrar un contrato de compra de elementos y útiles de papelería para las diferentes dependencias de la entidad. VICTOR JULIO TAMI JAIMES Secretario General Proyectó: EA/ VJTJ