INFORME DEL TERCER CUATRIMESTRE CONTROL INTERNO. Diciembre 30 de 2016

Transcripción

1 INFORME DEL TERCER CUATRIMESTRE CONTROL INTERNO Diciembre 30 de 2016

2 1. Cumplimiento de las actividades contempladas en el Plan de Trabajo 1.Acompañar y asesorar: Entendiendo la función de Control Interno como la actividad que debe ayudar a la Corporación Ruta N Medellín a cumplir con sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de riesgos, control y gobierno; la Oficina de Control Interno (OCI), participó en calidad de miembro del Comité de Contratación de la Corporación en 49 reuniones de aprobación con seguimiento a la aplicación del Manual de Contratación; presentando 138 justificaciones comentadas para igual numero de solicitudes presentadas al comité. 2. Valoración de riesgos: La Oficina de Control Interno, dentro de la herramienta: Modelo evaluación matriz de riesgos_v3, integró en el archivo base de información 122 riesgos comunes en las entidades descentralizadas del sector publico para que desde la Gerencia Administrativa y Financiera; se realice el trabajo de identificación de los riesgos que podrían afectar a la Corporación. Con esta información; el modelo de evaluación corre una macro que permite como producto final la graficacion en una matriz de riesgos antes y después de la aplicación de controles con la incorporación de las medidas de respuesta a la nueva valoración después de aplicar los controles respectivos.

3 3. Realizar evaluación y seguimiento: El plan de auditorias del año 2016, se cumplió al 100% y consideró los siguientes temas: Auditoría Interna al Proceso de Gestión Financiera en el 2015 en las actividades de: Pago proveedores (Tesorero), Manejo bancos, caja menor, chequera, Pagos moneda extranjera y Manejo de inversiones RIESGO: Escasez recursos/desde: 01/Mar/2016 Hasta: 31/Mar/2016 Auditoría Interna a la Gestión Administrativa en el 2015 del manejo documental RIESGO: Limitaciones para el uso de la información y sistemas de proceso/desde: 01/Abr/2016 Hasta: 15/Abr/2017 Auditoría Interna a la Contratación de las Convocatorias Publicas abiertas en pagina WEB RIESGO: Seguimiento equivocado a la ejecución de contratos/desde: 02/May/2016 Hasta: 31/May/2016 Auditoría al proyecto Laboratorios de Creación RIESGO: Seguimiento equivocado a la ejecución de contratos/desde: 01/Jun/2016 Hasta: 30/Jun/2016 Auditoria a la Gestión en la Infraestructura de 2015 en los procesos: -Administrar áreas de Ruta N: Auditorios, salas, oficinas, landing, Torre C, locales, parqueaderos, Ingresos inmobiliarios, Mantenimiento bienes inmuebles y muebles (mobiliario) de Ruta N y Adecuaciones (obras civiles, interventoría) RIESGO: Bajo nivel de adaptabilidad de los recursos necesarios para la gestión de la entidad/desde: 01/Jul/2016 Hasta: 30/Jul/2016 Auditoria al Modelo Estándar de Control Interno de la entidad RIESGO: Incomprensión de obligaciones legales/desde: 01/Ago/2016 Hasta: 30/Ago/2016

4 Auditoria a la implantación del ERP de contabilidad pública y IPSAS (NIIF) RIESGO: Cambios en la gobernabilidad de la Corporación /Desde: 01/Sep/2016 Hasta: 30/Sep/2016 Auditoría al proyecto Gran Pacto por la Innovación RIESGO: Falta de un mecanismo eficiente para el seguimiento, control y ejecución del plan./desde: 01/Oct/2016 Hasta: 31/Oct/2016 Auditoria al proyecto: "Consolidar el Parque E como un Centro de desarrollo de negocios en el Distrito Medellinnovation RIESGO: No obtención de los resultados esperados en la ejecución de recursos/desde: 02/Nov/2016 Hasta: 30/Nov/2016 Auditoria al proyecto: "Plataforma de Innovación abierta SUNN RIESGO: Incumplimiento de metas corporativas/desde: 01/Dic/2016 Hasta: 31/Dic/2016 Auditorias Adicionales: Ordenes de Servicio/Compra-1er Semestre y 2do.Semestre RIESGO: Escasez recursos/desde: 26/Jul/2016 Hasta: 30/Jul/2016 Auditoria Adicional: Cumplimiento del software legal RIESGO: Registro inadecuado en el sistema/desde: 20/Nov/2016 Hasta: 30/Nov/2016 Auditoria Adicional: Cierre Caja Menor RIESGO: Incumplimiento de metas corporativas/desde: 01/Dic/2016 Hasta: 31/Dic/2016

5 4.Fomentar la cultura del autocontrol: La OCI de la Corporación Ruta N Medellín adelanto la campaña de AUTOCONTROL en la cual presentó la estrategia de fortalecimiento del autocontrol que se sustenta en el plan de fomento de la cultura del control. Se compartieron las técnicas de optimización del trabajo: -Evaluar las conductas problemáticas e intentar solucionarlas. -Planear objetivos concretos a corto plazo. -Controlar los estímulos que pueden generar respuestas indeseadas. -Realizar una lista de acciones que contribuyen a mejorar la gestión. En este se apoya el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión y visión institucional, mediante estrategias que buscan sensibilizar a los empleados de la Corporación para abordar los procesos de auditoria planeados por la Oficina de Control Interno y los solicitados por la Dirección Ejecutiva y las diferentes Gerencias, resultados de asesorías y consultorías; además del acompañamiento y asesoría a los procesos estratégicos, misionales y de apoyo a la Corporación.

6 5. Relación con entes externos: La OCI atendió con el equipo ejecutor la auditoria de la Contraloría General de Medellín a la ejecución de los recursos del Fondo Medellín asignados al proyecto de Sapiencia. Del Informe Preliminar del ente de control que presentó dos observaciones administrativas con incidencia disciplinaria para la Corporación y mediante la presentación de las respectivas evidencias; se logró que las mismas fueran consideradas únicamente como observaciones administrativas; habiendo realizado la corrección respectiva que dá respuesta a las acciones de mejoramiento planteadas.

7 2. Efectividad de las acciones formuladas y ejecutadas en el plan de mejoramiento Institucional. La totalidad de los planes de mejoramiento vigentes para el año 2016, se cerraron el 22 de diciembre de 2016 con un 100% de ejecución de las tareas y acciones de los mismos. 3. Nivel de cumplimiento del Plan general de Auditorías. De las catorce(14) auditorias realizadas en el año 2016; diez(10) de ellas habían sido programadas con antelación y las mismas fueron cubiertas en su totalidad. Se realizaron cuatro(4) auditorias adicionales por solicitud de la Dirección Ejecutiva; cubriendo las mismas en un 100%

8 4. Contribución de las auditorias que realiza la Oficina de Control Interno al mejoramiento de la gestión y el control de la entidad. Se inició con el reporte de la contratación de la entidad en el SECOP y así mismo se acompañó a la responsable de su manejo a la Contraloría General de Medellín con el fin de iniciar la capacitación en el reporte de la rendición de la cuenta mediante el software de Gestión Transparente. Se logró la publicación en la pagina WEB de la Corporación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Se acompañó la liquidación de contratos y convenios con operadores internacionales como la Universidad de Purdue y Socialatom 5. Cambios significativos a partir de la oficina de Control Interno. Se logró intervenir la cultura de la Corporación mediante una estrategia que mostró y reafirmó el cumplimiento de las obligaciones como responsables del manejo de recursos públicos; aún bajo la consideración del régimen de los actos y contratos de derecho privado, sin perjuicio de la aplicación de los principios generales de la contratación pública

9 6. Casos de éxito, premios, reconocimientos, buenas prácticas. El seguimiento y verificación de avance en cinco(5) diferentes momentos a lo largo del año 2016 del Modelo Estándar de Control Interno; ha conllevado que la Corporación entienda y cumpla con las expectativas que desde el Departamento Administrativo de la Función Publica se establecen para las entidades que como para el caso de la Corporación Ruta N Medellín, con entidades descentralizadas indirectas del orden municipal. El acompañamiento al equipo ejecutor de regalías de la Corporación en la Auditoria de la Contraloría General de la Nación, determinó según el organismo de control ubicar a la Corporación Ruta N como una de las mejores practicas en el país en los procesos de control a la ejecución de recursos públicos y así mismo, ser la segunda entidad a nivel nacional en el indicador de eficacia.

10 7. Logros de la oficina de Control Interno. -Consolidación de la representación de la Corporación Ruta N Medellín en el Comité de Enlace de Jefes de Control Internos de las entidades descentralizadas del Municipio de Medellín. -Legitimación de los responsables de la presentación de los informes de gestión antes los organismos nacionales de control: Contraloría General de la Nación, Contaduría de la Nación, Sistema Nacional de Regalías, Departamento Administrativo de la Función Publica. -Acompañamiento en los procesos de inducción y reinducción a los empleados y contratistas de la Corporación. -Acompañamiento en la claridad de las etapas, actividades y responsabilidades en los flujos del proceso de contratación mediante el software SICOF/ERP. -Acompañamiento al equipo de presupuestos en la claridad de la generación de vigencias futuras con el apoyo del ViceContador de la Nación.

11