Tratamiento Tributario y Contable de los Gastos de Viaje al Exterior

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1 RE TRBUTR T U Tratamiento Tributario y ontable de los Gastos de Viaje al Exterior.P.. Josué Bernal Rojas - Miembro del Staff nterno de la Revista ctualidad Empresarial L n muchas ocasiones las empresas tienen la necesidad de enviar a sus funcionarios o trabajadores al exte- Erior con diversas finalidades relacionadas con las actividades de la empresa que tienen que ver con las relaciones comerciales, de capacitación, representación u otros que contribuyen a la generación de ingresos o mantenimiento de la fuente productora. El presente artículo explica el tratamiento tributario y contable de los gastos realizados por las empresas relacionados con los viajes al exterior que pudieran ser necesarios para el desarrollo de sus operaciones. Deducción por gastos de viaje. Para que los gastos realizados por motivos de viaje sean aceptados tributariamente, estos deben cumplir el principio de causalidad, es decir, deben ser necesarios para la generación de ingresos gravados y/o contribuyan con el mantenimiento de la fuente productora de dichos ingresos. La necesidad del viaje debe acreditarse con la documentación pertinente, inclusive con correspondencia y documentacion comercial que pudiera existir relacionada con la necesidad del viaje. simismo, debe tenerse en cuenta que dichos gastos deben ser sustentados con el respectivo comprobante de pago que reuna los requisitos establecidos por el Reglamento de omprobantes de Pago. Por otro lado, es de indicarse que no es deducible para fines tributarios los gastos de viaje que correspondan a la persona acompañante de quien la empresa encomendo su representación. Base Legal: rtículo 37º inciso r) del TUO de la Ley del mpuesto a la Renta y rtículo 21º inciso n) del Reglamento de la Ley del mpuesto a la Renta. Deducción por gastos de viáticos. En cuanto a los gastos por viáticos se acepta un monto diario que no podrá exceder del doble que por ese concepto concede el gobierno central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía, entendiéndose por viáticos sólo a los gastos de alojamiento y alimentación. Base Legal: rtículo 37º inciso r) del TUO de la Ley del mpuesto a la Renta y rtículo 21º inciso n) del Reglamento de la Ley del mpuesto a la Renta. Máximo deducible por gastos de viáticos en el exterior del país. fin de determinar el máximo deducible por concepto de viáticos por viajes al exterior nos remitimos al Decreto Supremo Nº PM ( ) que aprueba las normas reglamentarias sobre autorización de viajes al exterior de servidores y funcionarios públicos en el que podemos ver la escala por zonas geográficas que el gobierno central concede de la manera siguiente: Zona Geográfica Monto $ frica 200 mérica entral 200 mérica del Norte 220 mérica del Sur 200 sia 260 aribe 240 Europa 260 Oceanía 240 Por cuanto la Ley del mpuesto a la Renta establece que el máximo deducible es el S EGUND QUNEN - OTUBRE 2004 D D Y PL Ó N P R Á T TULDD EMPRESRL N 73-7

2 TULDD Y PLÓN PRÁT S EGUND QUNEN - OTUBRE 2004 doble de lo que el gobierno central concede a sus funcionarios elaboramos el siguiente cuadro: Tope máximo deducible por concepto de viáticos en el exterior Zona Geográfica Monto $ frica 400 mérica entral 400 mérica del Norte 440 mérica del Sur 400 sia 520 aribe 480 Europa 520 Oceanía 480 Los montos determinados son el tope máximo deducible, si el gasto real fuera menor sólo será deducible hasta por el monto efectivamente realizado y así mismo la empresa está en la facultad de entregar un monto mayor, en este caso dicho exceso es adicionado para determinar la renta neta del ejercicio. Exigibilidad de comprobantes de pago por viáticos en el exterior. Hasta el ejercicio 2003 los gastos realizados por concepto de viáticos en el exterior no requerían ser sustentados con comprobantes de pago, pero a partir del ejercicio 2004 los gastos incurridos en el exterior deben sustentarse con los correspondientes comprobantes emitidos de conformidad con las disposiciones legales del país respectivo, debiendo constar en dicho comprobante por lo menos el nombre, denominación o razón social y el domicilio del transferente o prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operación, la fecha y monto. En caso que la SUNT lo requiera el contribuyente deberá presentar una traducción al castellano del comprobante en caso se haya emitido en idioma distinto. Base Legal: rtículo 51º.- del TUO de la Ley del mpuesto a la Renta y rtículo 21º inciso o) del Reglamento de la Ley del mpuesto a la Renta. Sustento de viáticos en el exterior para funcionarios y servidores públicos Para el caso de servidores y funcionarios públicos que realicen viajes al exterior deberán sustentar con comprobantes hasta por lo menos el 70 % del monto de viáticos y el 30% restante podrá sustentarse mediante declaración Jurada. Base Legal: rtículo 6º del Decreto Supremo Nº PM(06/06/2002) SO PRÁTO N 1 Viaje al exterior del país relacionado con futura venta. La empresa La Galaxia S.. por motivos de contactar con un cliente del exterior y poder concretar una venta en España, conviene en enviar a su gerente de ventas a dicho país a fin de que se encargue de realizar las gestiones respectivas con el potencial cliente. Transporte aéreo Lima - España - Lima ( ): $ 1, (ncluido GV e EPDTN) Viáticos (uenta con comprobantes de pago): - lojamiento 5 días (del 20 al 24 de Set. 2004): 2, /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ limentación 5 días (del 20 al 24 de Set. de 2004): $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ Tarifa Unificada de uso de eropuerto ( ): $ Movilidad local con comprob.: $ /09/04 $ /09/04 $ /09/04 $ ( ): $ $ 4, EPDTN = mpuesto Extraordinario para la Promoción y Desarrollo Turístico Nacional - Ley Nº La empresa entrega al gerente que realizará el viaje con cargo a rendir cuenta la suma de $ 4,500 el día 15/09/2004 y rinde cuentas del gasto realizado a su retorno el 27/09/2004. Se pide determinar el tratamiento tributario y contable de los gastos relacionados al viaje mencionado. Solución Tratamiento Tributario: Pasaje éreo El pasaje aéreo se acepta como gasto por ser necesario y contar con comprobante omo podemos apreciar en el presente cuadro hay un exceso de viáticos por un total de $ , luego para efectos de contabilización se efectúa la conversión a moneda nacional de acuerdo al tipo de cambio promedio venta publicado por la Superintendencia de Banca y Seguros vigente a la fecha de la operación. Determinamos el total de viáticos incurridos en moneda nacional: incurridos T.. 20/09/2004 $ , /09/ , /09/ , /09/ , /09/ , Total 3, , $ T.. Val. del pasaje , GV EPDTN Dif. de cambio Total 1, , Viáticos En el presente caso como el motivo del viaje es la necesidad de concretar una venta, los gastos incurridos en dicho viaje representan gasto para la empresa, pero debe tenerse en cuenta el límite diario de acuerdo a la zona geográfica del viaje para los gastos de viáticos que comprende alojamiento y alimentación de acuerdo el siguiente cuadro: Límite diario de viáticos al exterior en US$ Zona Geográfica Gasto de Gasto de Total alojamiento alimentac. viáticos de pago, para la conversión a moneda nacional se considera el tipo de cambio promedio venta vigente en la fecha de la operación (15/09/2004) para fines del mpuesto a la Renta y para fines del GV el tipo de cambio promedio venta publicado en la fecha de nacimiento de la obligación.(15/09/2004). Escala para Escala para funcionarios el sector del Gobierno privado frica mérica entral mérica del Norte mérica del Sur sia aribe Europa Oceanía Siendo España un país ubicado en Europa, se acepta como gastos diarios de viáticos hasta un importe máximo de $ diarios, para lo cual elaboramos el siguiente cuadro: Determinamos el total de viáticos aceptados para efecto tributario en moneda nacional. aceptados Límite T.. Exceso 20/09/ /09/ /09/ /09/ /09/ Total $ 2, , , /09/2004 $ , /09/ , /09/ , /09/ , /09/ , Total 2, , Determinación del exceso de viáticos: Gastos incurridos 10, Gastos ceptados -8, Exceso 1, Tarifa Unificada de Uso de eropuerto ( ): Dicho gasto cumple con -8 NSTTUTO DE NVESTGÓN EL PÍ O

3 RE TRBUTR el requisito de causalidad y además se cuenta con el comprobante de pago, por lo tanto es gasto aceptable. $ T Movilidad en el exterior con comprobantes omo el gasto cumple con el requisito de causalidad y cuenta con comprobantes de pago de conformidad con las disposiciones del país respectivo, éste último requisito exigible a partir del año 2004 el gasto si es aceptable para efectos tributarios. $ T.. 21/09/ /09/ /09/ Total ( ): Si bien es cierto que reune el requisito de causalidad, a partir del año 2004 es necesario que los gastos realizados en el exterior cuenten con comprobantes de pago de conformidad con las disposiciones del país respectivo, por lo que dicho gasto no es aceptado para efectos tributarios. $ T Resumen de gastos aceptables y no aceptables para efectos tributarios Monto Monto no Total gasto acept. acept. incurr. Pasaje aéreo V.V. 3, , EPDTN Viáticos 8, , , Tarifa Unificada de uso de aeropuerto Movilidad local con comprob Gastos varios sin comprob Sub total 12, , , GV del pasaje aéreo (rédito iscal) Total 14, Menos Ganancia por dif. de camb Tot. a rendir cta. 14, Determinamos el monto a devolver: Monto entregado ($ 4,500 x 3.35) 15, Gasto total -14, Monto a devolver De total de 14, se acepta como gasto la suma de 12, para efectos tributarios, la diferencia de 1, conformada por la suma de exceso de viáticos y gastos varios sin comprobantes no son aceptables como gasto para efectos tributarios, por lo cual la empresa deberá adicionar dicho monto para efectos de determinar la renta neta del ejercicio. Tratamiento ontable 38 RGS D ERDS 15, Entregas a rendir cuenta 10 J Y BNOS 15, aja 15/09 Por la entrega de $ 4,500 al T al gerente de ventas para viaje de trabajo a España. 63 SERVOS PRESTDOS POR TEREROS 3, Transp. y almacenam Pasaje aéreo 64 TRBUTOS Otros tributos 6491 EPDTN 40 TRBUTOS POR PGR Tributos por pagar 4011 GV 77 NGRESOS NNEROS Ganancia por diferencia de cambio 38 RGS D ERDS 4, x/x Por la contabilización del pasaje aéreo a España para el gerente de producción. 95 GSTOS DE VENTS 3, RGS MPUTBLES UENT DE OSTOS 3, RGS DVERSS DE GESTÓN Otras cargas diversas de gestión 6591 TUU 38 RGS D ERDS x/x Por la contabilización de la Tarifa por uso de aeropuerto. 95 GSTOS DE VENTS RGS MPUTBLES UENT DE OSTOS SERVOS PRESTDOS POR TEREROS 10, Otros servicios 6391 Viáticos 38 RGS D ERDS 10, Entregas a rendir cta. x/x Por la contabilización de los gastos de viáticos del gerente de producción. 95 GSTOS DE VENTS 10, RGS MPUTBLES UENT DE OSTOS 10, SERVOS PRESTDOS POR TEREROS Transporte y almacenam Movilidad 65 RGS DVERSS DE GESTÓN Otras cargas diversas de gestión 38 RGS D ERDS x/x Por la contabilización de la movilidad local y gastos varios durante el viaje del gerente de producción según liquidación de gastos con comprobantes de pago. 95 GSTOS DE VENTS RGS MPUTBLES UENT DE OSTOS J Y BNOS aja 38 RGS D ERDS Entregas a rendir cuenta x/x Por la rendición de cuentas de gastos de viaje del gerente de ventas. SO PRÁTO N 2 Viaje al exterior del país relacionado con compra de un activo. La empresa La Magnífica S.. por motivos de renovar su maquinaria de producción contacta con un proveedor de anadá, a fin de verificar los requerimientos técnicos de la maquinaria la mencionada empresa conviene en enviar al gerente de producción a realizar dicha labor, para lo cual se incurre en los siguientes gastos: Transporte aéreo Lima - anadá - Lima ( ): $ (ncluido GV e EPDTN) Viáticos (uenta con comprobantes de pago): - lojamiento 5 días (del 20 al 24 de Set. 2004): 1, /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ limentación 5 días (del 20 al 24 de Set. de 2004): $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ /09/2004 $ Tarifa Unificada de uso de eropuerto ( ): $ Movilidad local sin comprob.: $ /09/04 $ /09/04 $ /09/04 $ ( ): $ $ 3, EPDTN = mpuesto Extraordinario para la Promoción y Desarrollo Turístico Nacional - Ley Nº S EGUND QUNEN - OTUBRE 2004 TULDD EMPRESRL N 73-9

4 TULDD Y PLÓN PRÁT S EGUND QUNEN - OTUBRE 2004 La empresa entrega al gerente que realizará el viaje con cargo a rendir cuenta la suma de $ 4,000 el día 15/09/2004 y rinde cuentas del gasto realizado a su retorno el 27/09/2004 y da la aprobación para la adquisición de la maquinaria. Se pide determinar el tratamiento tributario y contable de los gastos relacionados al viaje mencionado. Solución Tratamiento Tributario: Pasaje éreo El pasaje aéreo se acepta como gasto por ser necesario y contar con comprobante de pago, para la conversión a moneda nacional se considera el tipo de cambio promedio venta vigente en la fecha de la operación para fines del mpuesto a la Renta (15/09/2004) y para fines del GV el tipo de cambio promedio venta publicado en la fecha de nacimiento de la obligación.(15/09/2004). aceptados $ T.. Val. del pasaje , GV EPDTN Dif. De cambio -0.4 Total , T.. 20/09/ , /09/ , /09/ , /09/ , /09/ , Total 2, , En el presente caso como el motivo del viaje es la necesidad de renovar la maquinaria de la empresa, los gastos incurridos en dicho viaje representan gasto para la empresa, pero debe tenerse en cuenta el límite diario de acuerdo a la zona geográfica del viaje para los gastos de viáticos que comprende alojamiento y alimentación de acuerdo al siguiente cuadro: Límite diario de viáticos al exterior en US$ Zona Geográfica Gasto de Gasto de Total alojamiento alimentac. viáticos Escala para Escala para funcionarios el sector del Gobierno privado frica mérica entral mérica del Norte mérica del Sur sia aribe Europa Oceanía Siendo anadá un país ubicado en mérica del Norte, se acepta como gastos diarios de viáticos hasta un importe máximo de $ diarios, para lo cual elaboramos el siguiente cuadro: Límite Determinación del exceso de viáticos: Gastos incurridos 8, Gastos ceptados -7, Exceso 1, Tarifa Unificada de Uso de eropuerto ( ): Dicho gasto cumple con el requisito de causalidad y además se cuenta con el comprobante de pago, por lo tanto es gasto aceptable. $ T.. Exceso 20/09/ /09/ /09/ /09/ /09/ Total $ 1, , , omo podemos apreciar en el presente cuadro hay un exceso de viáticos por un total de $ , luego para efectos de contabilización se efectúa la conversión a moneda nacional de acuerdo al tipo de cambio promedio venta publicado por la Superintendencia de Banca y Seguros vigente a la fecha de la operación. Determinamos el total de viáticos incurridos en moneda nacional Total Viát. incurridos T.. 20/09/2004 $ , /09/ , /09/ , /09/ , /09/ , Total 2, , Determinamos el total de viáticos aceptados para efecto tributario en moneda nacional Movilidad en el exterior sin comprobantes: Si bien es cierto que reune el requisito de causalidad, a partir del año 2004 es necesario que los gastos realizados en el exterior cuenten con comprobantes de pago de conformidad con las disposiciones del país respectivo, por lo que dicho gasto no es aceptado para efectos tributarios. $ T.. 21/09/ /09/ /09/ Total ( ): Si bien es cierto que reune el requisito de causalidad, a partir del año 2004 es necesario que los gastos realizados en el exterior cuenten con comprobantes de pago de conformidad con las disposiciones del país respectivo, por lo que dicho gasto no es aceptado para efectos tributarios. $ T Resumen de gastos aceptables y no aceptables para efectos tributarios Monto Monto no Total gasto acept. acept. incurr. Pasaje aéreo V.V. 2, , EPDTN Viáticos 7, , , Tarifa Unificada de uso de aeropuerto Movilidad local sin comprob Gastos varios sin comprob Sub total 9, , , GV del pasaje aéreo (rédito iscal) Total 12, Menos Ganancia por dif. de camb Tot. a rendir cta. 12, Determinamos el monto a devolver: Monto entregado ($ 4,000 x 3.35) 13, Gasto total -12, Monto a devolver 1, De total de 11, se acepta como costo atribuible a la maquinaria a importar la suma de 9, para efectos tributarios, la diferencia de 1, conformada por la suma de exceso de viáticos, movilidad local y gastos varios sin comprobantes no son aceptables como costo de la maquinaria para efectos tributarios, por ende la depreciación de dicho monto debe adicionarse cada año a fin de determinar la renta neta de cada ejercicio. Tratamiento ontable 38 RGS D ERDS 13, Entregas a rendir cuenta 10 J Y BNOS 13, aja 15/09 Por la entrega de $ 4,000 al T al gerente de producc. para viaje de trabajo a anadá. -10 NSTTUTO DE NVESTGÓN EL PÍ O

5 RE TRBUTR Los desembolsos realizados para el viaje se consideran gastos o costo de la maquinaria? fin de responder a la interrogante planteada nos remitimos a la N 16 párrafo 18 que establece que los gastos generales y de administración vinculados directamente a la adquisición del activo forman parte de su costo, por lo tanto los gastos incurridos en el viaje del gerente de producción deben ser considerados como costo de la maquinaria adquirida. sientos contables 33 NMUEBLES, MQU- NR Y EQUPO 2, TRBUTOS POR PGR Tributos por pagar 4011 GV 77 NGRESOS NNEROS Ganancia por diferencia de camb. 38 RGS D ERDS 2, Entregas a rendir cta. x/x Por la contabilización del pasaje aéreo a anadá para el gerente de producción. 33 NMUEBLES, MQU- NR Y EQUPO RGS D ERDS x/x Por la contabilización de la Tarifa por uso de aeropuerto. 33 NMUEBLES, MQU- NR Y EQUPO 8, RGS D ERDS 8, x/x Por la contabilización de los gastos de viáticos del gerente de producción. 33 NMUEBLES, MQU- NR Y EQUPO RGS D ERDS x/x Por la contabilización de la movilidad local y gastos varios durante el viaje del gerente de producción según liquidación de gastos sin comprobantes de pago. 10 J Y BNOS 1, aja 38 RGS D ERDS 1, x/x Por la rendición de cuentas de gastos de viaje del gerente de producción. Una vez recibida la maquinaria importada debe realizarse el siguiente asiento: 33 NMUEBLES, MQU- NR Y EQUPO 11, Maq., equipo y otras unidades de explot. 33 NMUEBLES, MQU- NR Y EQUPO 11, x/x Por la recepción de la maquinaria importada. Nota mportante: Es preciso mencionar que los gastos que no cuentan con comprobantes de pago implican disposición indirecta de rentas no susceptibles de control tributario y por lo tanto se consideran dividendos, por lo que la empresa está sujeta a la tasa adicional de 4.1%. Base Legal: rtículo 24 -, inciso g) y rtículo 55 de la Ley del mpuesto a la Renta rtículo 13 -B, numeral 5 del Reglamento de la Ley del mpuesto a la Renta. S EGUND QUNEN - OTUBRE 2004 TULDD EMPRESRL N 73-11